Kahulugan at Gamit ng Agenda

Kahulugan at Gamit ng Agenda

• Ang salitang "agenda" ay nagmula sa pandiwang Latin na "agere," na nangangahulugang "gagawin."
• Ang agenda ay isang listahan ng mga paksa at gawain na dapat talakayin sa isang pulong o pagpupulong.
• Ginagamit ito upang gabayan ang mga kalahok sa pag-uusap at matiyak na lahat ng mahahalagang isyu ay napag-usapan.

Mga Dapat Isama sa Agenda

• Saloobin ng mga Kalahok: Mahalaga ang saloobin ng mga kalahok upang maging proaktibo ang pulong at malaman ang mga nais nilang talakayin.
• Paksang Mahalaga sa Buong Grupo: Ang mga paksa ay dapat may kaugnayan sa buong grupo at sumasalamin sa interes ng mga kalahok.
• Estruktura ng Tanong: Mas maganda kung ang mga paksa ay nasa anyong tanong, dahil ito ay nag-uudyok sa mas aktibong pakikilahok at diskusyon.
• Layunin ng Bawat Paksa: Mahalaga ang malinaw na layunin para sa bawat paksa; ito ba ay para sa pagbabahagi ng impormasyon, pagkuha ng panukala, o paggawa ng desisyon?
• Oras para sa Bawat Paksa: Ang oras para sa bawat paksa ay dapat isaalang-alang upang maging maayos ang daloy ng pulong.

Mga Hakbang sa Pagbuo ng Agenda

• Alamin ang Layunin ng Pagpupulong: Ang layunin ay batayan ng akmang agenda.
• Isulat ang Agenda Tatlo o Higit pang Araw Bago: Bigyan ng sapat na panahon ang mga kalahok upang paghandaan ang mga paksang nakatala.
• Simulan sa Mga Simpleng Detalye: Ipakita ang petsa, oras, lugar ng pulong at mga inaasahang kalahok.
• Limitahan ang Paksa: Itala ang hindi hihigit sa limang paksa upang maiwasan ang information overload.
• Ilaan ang Oras sa Bawat Paksa: llista ang oras na nakalaan sa bawat paksa.
• Mga Kakailanganing Impormasyon: Magdagdag ng mga detalye, kung sino ang magtatalakay sa bawat paksa at mga dokumento na kailangan.

Ang Pulong

• Ang isang maayos na pulong ay nagmumula sa maayos na agenda. Ito ay pagtitipon ng dalawa o higit pang indibidwal para sa isang karaniwang layunin.
• Mga Kondisyon para sa Balidong Pulong:
  • Ang nagpapatawag ay may awtoridad.
  • Nabatid ng mga kalahok ang pulong.
  • Naroon ang quorum (sapat na bilang ng mga kalahok).
  • Nasunod ang alituntunin ng organisasyon.

Mga Hakbang sa Pagsasagawa ng Pulong

• Pagbubukas ng Pulong: Ipinapatawag ng tagapangulo ang pulong.
• Pag-check ng Attendance: Inaayos ang mga hindi nakadalo, at kinukuha ang attendance.
• Adapsyon sa Katitkan ng Nakaraang Pulong: Binabasa at tinatanggap ang katitkan ng nakaraang pulong.
• Paglilinaw mula sa Katitkan: Pinag-uusapan ang mga isyu na naisantabi o hindi natapos.
• Pagtalakay sa Mga Liham/Email: Tinatalakay ang mga liham at email.
• Pagtalakay sa mga Ulat: Tinatalakay ang mga ulat.
• Pagtalakay sa Agenda: Tinutukoy at pinagdedebatehan ang mga paksa sa agenda.
• Mga Paksa na Hindi Nasa Agenda: Pinapayagan ang mga kalahok na magdagdag ng paksa sa pulong.
• Pagtatapos ng Pulong: Ipinapatapos ng tagapangulo ang pulong.

Ang Katitkan ng Pulong

• Ang opisyal na tala ng mga napag-usapan at napagkasunduan sa pulong.

Mga Detalye na Hindi Kailangan sa Katitkan

• Mga mosyon na hindi sinusugan.
• Mga mosyon para sa pagbabago na hindi sinang-ayunan.
• Bilang ng boto, maliban kung hilingin.
• Paraan ng pagboto, maliban kung hingin.

Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitkan

• Mahalaga ang tumpak na pagdodokumento ng katitikan ng pulong.
• Ang katitikan ay dapat masagot ang sumusunod:
  • Mga desisyon.
  • Mga napagkasunduan.
  • Sino ang responsable at kailan ito matatapos.
  • Kung mayroon pang susunod na pulong at ang detalye nito.

Pormat ng Katitkan ng Pulong

• Walang pamantayang pormat ngunit ang sumusunod na detalye ay dapat isama:
  • Petsa,oras,lugar ng pulong.
  • Agenda.
  • Mga desisyon.
  • Mga napagkasunduan.
  • Pangalan ng nagpanukala at sumang-ayon.
  • Pangalan ng tagapangulo.
  • Pangalan ng kalihim.

Pagbuo ng Portfolio ng mga Sulatin

• Ang portfolio ay koleksyon ng mga awtput.

Mga Bahagi ng Portfolio

• Pabalat.
• Pamagatang Pahina.
• Prologo.
• Talaan ng Nilalaman.
• Mga Sulatin.
• Epilogo.
• Rubrics.
• Bionote.

Paggawa ng Portfolio

• Pumili ng maliwanag na pamagat.
• Ilagay ang mga detalye (pamagat,pangalan, panko,guroy araw ng pagpapasa) sa pamagat na pahina.
• Ipaliwanag ang dahilan sa pagpili ng pamagat at ilarawan ang mga nilalaman sa Prologo.
• Iayos ang mga sulatin ayon sa pagkakasunod-sunod sa Talaan ng Nilalaman.
• I-type o i-rewrite ang mga ito sa computer.
• Isama ang mungkahi sa Talaan ng Nilalaman.
• Gumawa ng replektibong talataan sa Epilogo.