Empresa de transporte de mercancías: claves

Cómo identificar una buena empresa de transporte de mercancías

• Para que una empresa de transporte de mercancías sea óptima, debe responder a las demandas del cliente en rapidez y puntualidad
• Es importante que la tasa de incidencia sea baja y que ofrezca garantías como seguros o penalizaciones en caso de no entregar la mercancía
• Se debe observar su política de calidad de transporte y su cumplimiento de la normativa vigente
• Al pagar demasiado por la distribución de productos o materias primas, se encarece el costo del proceso y se reducen los beneficios
• Se debe fijar un presupuesto según el tipo de mercancías, la cantidad y la distancia a transportar y se debe comparar con el costo final del servicio
• Se deben buscar descuentos por volumen y bonificaciones para abaratar el costo del transporte
• Una buena empresa de distribución debe estar siempre disponible para informar al cliente sobre la ubicación de su mercancía, el tiempo estimado de llegada y las incidencias encontradas en el camino
• La comunicación sincera y transparente es crucial para que el cliente confíe
• Es importante verificar las opiniones de otros clientes sobre la eficiencia y el compromiso de la empresa
• Una empresa socialmente responsable ayuda a conocer cómo trabajan y cuáles son sus valores

Responsabilidad Social

• Hay que fijarse en la calidad de vida de los trabajadores y su compromiso medioambiental
• Es importante que los empleados tengan una buena conciliación laboral y familiar, condiciones de trabajo óptimas y que la empresa utilice tecnología y vehículos verdes para reducir las emisiones de CO2

Los KPI en logística y transporte

• Los KPI son indicadores numéricos que sirven para analizar el desempeño en las distintas áreas de la cadena de suministro
• Los indicadores logísticos son datos o conjuntos de datos que sirven para:
  • Medir objetivamente la evolución de un proceso o actividad
  • Comparar lo que sucede en realidad respecto a los objetivos empresariales establecidos
  • Tomar decisiones basadas en datos y son un mecanismo fundamental en metodologías de mejora continua como Lean Logistics

Organización de Indicadores Logísticos

• Se organizan según las principales áreas: aprovisionamiento, almacenaje y transporte o distribución de mercancías
• Siempre se relacionan con:
  • El coste operacional: generar productos al menor coste posible
  • Tiempo: ganar rapidez en los procesos
  • Productividad: producir más con menos recursos
  • Calidad o nivel de servicio: cumplir con las expectativas del cliente

Ejemplos de KPI de aprovisionamiento o compras

• Plazo de confirmación del pedido: mide la agilidad de los proveedores
  • Fórmula: tiempo transcurrido entre recepción y confirmación / plazo objetivo de confirmación del pedido
• Plazo de aprovisionamiento o lead time de compra: calcula el tiempo que transcurre desde que se solicita un pedido al proveedor hasta que llega al almacén
  • Fecha de recepción de pedido - fecha de emisión de la orden de compra
• Reclamaciones: mide la efectividad del proveedor al enviar la mercancía
  • Fórmula: cantidad de productos conformes / cantidad total de productos recibidos

Ejemplos de KPI de transporte

• Puntualidad del transporte: mide las entregas que han llegado a tiempo en porcentaje
  • Fórmula: Número de entregas a tiempo / Número de entregas totales realizadas x 100
• Seguridad del transporte: mide la calidad del servicio
  • Fórmula: cantidad de mercancías dañadas y pérdidas en el transporte / Cantidad total de mercancía transportada x 100
• Coste por kilómetro: es un KPI habitual para envíos recurrentes
  • Fórmula: Coste total del envío / Kilómetros totales recorridos
• Envíos urgentes: mide el porcentaje de envíos no planificados respecto al total
  • Fórmula: Número de envíos no planificados / Número de envíos totales x 100

Ejemplos de Indicadores en Transporte Terrestre de Mercancías

• Kilómetros sin avería en ruta: promedio de kilómetros recorridos sin incidentes por vehículo
• No conformidades según tipología: total de incidentes o fallos categorizados por tipo y frecuencia
• Quejas, sugerencias y reclamaciones: número total y categorizado de feedback del cliente
• Edad de la flota: media, desviación, edad máxima y mínima de los vehículos
• Presupuesto destinado a limpieza: gasto total en limpieza de instalaciones y vehículos
• Frecuencia: número de servicios realizados en un período determinado
• Puntualidad: cumplimiento de los horarios establecidos
• Consumo energético: Eficiencia en el consumo de combustible
• Accesibilidad: facilidad de acceso y uso de los servicios por parte del cliente

Lean Logistics

• Es un enfoque de gestión empresarial que se centra en maximizar el valor para el cliente minimizando desperdicios
• Busca identificar y eliminar actividades que no agregan valor al producto o servicio final
• Los desperdicios pueden darse en forma de tiempo, recursos, movimientos innecesarios o mermas, entre otros

Medición del Desempeño en Logística y Transporte

• Hay que tener en cuenta cuatro grandes pasos:
  • Definición de objetivos empresariales y de área: fija el marco de referencia donde se encuadran los KPI logísticos
  • Selección de indicadores: se establece cómo se van a calcular (fórmula y fuentes de información), el nombre y cómo se va a representar (un porcentaje, número…)
  • Implantación del sistema de KPI: abarca la puesta en práctica, que debe ajustarse a cada área de trabajo
  • Seguimiento de los KPI logísticos: se controla el rendimiento de las áreas para poder comparar y ver la evolución de la actividad en el tiempo

Procedimiento para Gestionar Reclamaciones en Transporte de Mercancías

• Seguir los siguientes pasos:
  • Escuchar activamente al cliente con atención y mostrar empatía
  • Reformular la reclamación para asegurar la comprensión del problema del cliente
  • Aceptar y agradecer la reclamación como una oportunidad para mejorar el servicio
  • Solucion el problema de manera eficiente y satisfactoria para el cliente
  • Confirmar la satisfacción del cliente con la solución proporcionada

Costes de la Calidad

• Son los desembolsos que tiene la empresa para asegurar y garantizar la calidad de sus productos o servicios, así como las pérdidas sufridas cuando no se logra la calidad

Clasificación de los Costes de la Calidad

• Costes de conformidad: costes producidos para detectar o evitar que se produzcan defectos; son gastos voluntarios para evitar los costes de no conformidad
• Costes de detección/Costes de prevención: costes de inspección y control para evitar que se produzcan defectos, como instalar un laboratorio o comprar equipos de control
• Costes de no conformidad: costes producidos como consecuencia de defectos o fallos

Costes de Anomalías Internas

• Costes incurridos mientras el producto está dentro de la empresa o bajo su control, cuando el producto o servicio no cumple las exigencias de calidad
• Los principales costes de este tipo son:
• Rechazos y mermas: coste de los productos o piezas eliminados por defectuosos
  • Incluye: coste de las materias primas, coste de la mano de obra, coste de almacenamiento
• Retoques y reparaciones: coste de las operaciones para hacer que un producto no conforme cumpla las especificaciones
  • Incluye: coste de la mano de obra y materiales, coste de las operaciones de control, tiempos perdidos por otras secciones
• Compras inutilizables: coste de productos o materias primas que no pueden utilizarse por errores de aprovisionamiento o cambios en el diseño
• Averías de los equipos: coste de las paradas de máquina por mal uso
  • Incluye: tiempo del personal parado, pérdida de producción, mano de obra y materiales para la reparación
• Desvalorización del producto: disminución del precio de venta por defectos de fabricación
  • Incluye: diferencia de precio y gastos extras para comercializar los productos
• Rotura de stock: se produce cuando la empresa se queda sin producto
  • Implica: parar la producción o perder ventas
• Contaminación: inversiones y gastos de descontaminación, multas por contaminación o vertidos ilegales

Costes de Anomalías Externas

• Costes producidos después de la entrega
• Reclamaciones de clientes: costes ligados al tratamiento de las reclamaciones
  • Incluye: gastos de desplazamiento y reembolsos al cliente
• Garantías: coste de los productos entregados gratuitamente a los clientes por estar en garantía
• Campañas de sustitución de productos defectuosos: coste del personal, de las piezas y de las campañas de publicidad
• Indemnizaciones: pago por daños causados a terceros debido a la mala calidad

Implementación de un Sistema de Gestión Medioambiental del Transporte de Mercancías

• ¿Qué es la Gestión Medioambiental (todos las actuaciones que contribuyen a:
  • cumplir los requisitos de la legislación medioambiental vigente
  • mejorar la protección ambiental y reducir los impactos de la propia organización
• Sistema de Gestión Medioambiental (SGMA): metodología estructurada dirigida hacia la mejora continua
• Finalidad principal del SGMA: determinar qué elementos deben considerar las organizaciones en materia de protección medioambiental
• Existen diferentes grados de desarrollo:
• SGMA formal, auditable por terceros y certificable (norma ISO 14001)
• SGMA informal o no referenciado

Aportaciones de un SGMA a una Organización de Transporte

• Optimizar la utilización de los recursos y ahorrar dinero
• Mejorar el conocimiento y el control de las actividades y aumentar la eficiencia
• Motivar a los empleados a participar en las mejoras
• Promocionar la imagen de la organización
• Poder anticiparse a las exigencias de los clientes

Estructura y Responsabilidades de la Dirección

• Definir y documentar la estructura y responsabilidades que regulan el funcionamiento del SGMA Proporcionar los recursos necesarios para la implantación y control
• Designar un Representante de la Dirección
  • Asegurar el establecimiento, la implantación y el mantenimiento del sistema
  • Informar del funcionamiento del sistema a la Alta Dirección

Formación, Sensibilización Medioambiental e Implicación de los Trabajadores

• Identificar los trabajos con incidencia medioambiental
• Asegurarse de que estos requisitos son tenidos en cuenta en los procesos de selección
• Elaborar Planes de Formación para los empleados de la empresa relacionados con la gestión del medio ambiente
• Impartir la formación apropiada a los empleados
• Hacerles conscientes de:
• El cumplimiento de la política y objetivos medioambientales
• Las responsabilidades y funciones del personal
• La reducción de los aspectos medioambientales de la actividad
• Los beneficios para el medio ambiente de su mejor comportamiento
• Las posibles consecuencias de la falta de seguimiento de las tareas indicadas

Comunicación

• Tener mecanismos de comunicación medioambiental:
• Comunicación interna (diferentes niveles y funciones de la empresa)
• Comunicación externa (partes interesadas externas)