Digitalisation RH et SIRH - Module CDRH 1.C

Introduction à la Digitalisation RH et au SIRH

• Le sujet porte sur la digitalisation des processus RH et la gestion d'un Système d'Information Ressources Humaines (SIRH).
• Le module CDRH 1.C couvre ces points.

Objectifs

• Analyse du Système d'Information (SI):
  • Définir les rôles et la fonction du SI
  • Identifier la contribution du SI aux besoins et performances
  • Déterminer les besoins en compétences pour les RH
• Digitalisation d'un processus RH:
  • Définir les informations nécessaires aux processus RH
  • Faire un audit des processus RH
  • Identifier des solutions numériques (SIRH)
• Pilotage d'un SIRH:
  • Créer un cahier de charges et paramétrer les droits d'accès
  • Lancer le projet et gérer le changement
  • Communiquer sur le processus

L'information en entreprise

• La performance d'une entreprise dépend de la qualité de ses informations.
• L'information est une donnée interprétée par un acteur, définie par son contenu, sa forme et ses actions (informer, décider, etc.).
• L'information est réutilisable à long terme, ce qui augmente la performance organisationnelle (gestion de la connaissance).
• La traçabilité des actions est importante pour le contrôle et les audits.

Qualité de l'information

• L'information est jugée selon cinq axes clés :
  • Exactitude/Fiabilité : elle doit refléter fidèlement la réalité.
  • Accessibilité : elle doit être disponible au bon moment et lieu.
  • Pertinence : elle doit être appropriée au contexte et non redondante.
  • Actualité : elle doit être mise à jour régulièrement.
  • Exhaustivité : elle doit contenir toutes les données nécessaires.
• La valeur de l'information : elle permet de réduire l'incertitude et d'améliorer la prise de décision.
• Les coûts liés à gérer l'information: la collecte, le stockage, le traitement, la diffusion et la destruction figurent parmi ces coûts.

Exemples de plans d'actions

• Des exemples de plans d'actions sont présentés pour illustrer comment les objectifs sont atteints

Le Système d'Information (SI)

• Le SI est un ensemble de ressources qui collecte, traite, stocke et communique des informations.
• Collecter: saisir des informations manuellement ou automatiquement (formulaires, questionnaires, interactions, etc.).
• Traiter: transformer les données en informations de qualité (vérification, rédaction, codage).
• Stocker: enregistrer les informations sur des supports numériques ou physiques (bases de données, disques durs, Cloud).
• Communiquer: diffuser et rendre accessibles les informations (mails, courriers, affiches, etc.).

Le SI dans la performance

• Le SI joue un rôle crucial dans la performance organisationnelle.
• Les éléments clé d'un SI sont les fichiers, les papéis, les logiciels et les ressources humaines et matérielles ainsi que la capacité d'échanger des informations
• Les utilisateurs, les informaticiens (gestionnaires de réseau), les ressources humaines et matérielles jouent un rôle clé dans la transmission des informations.
• Le SIRH et les logiciels de gestion sont importants car ils permettent ces échanges.

Activités

• Des activités sont proposées pour associer chaque élément du SI à sa fonction et à ses acteurs.

Le rôle du SI

• Le SI joue deux rôles clés : stratégique et opérationnel.
• Le rôle stratégique du SI : améliorer la prise de décision et réduire l'incertitude, maîtriser la complexité de l'organisation, être un vecteur d'innovation.
• Le rôle opérationnel du SI : soutenir les services, améliorer la communication, faciliter le suivi et le contrôle opérationnel.

Les flux d'informations

• Les flux d'informations internes et externes passent entre les systèmes d'information d'une organisation.
• Ils permettent des échanges d'informations entre le système de décision et les différents systèmes opératoires.
• Les échanges se font avec différents agents de l’entreprise, les clients, les fournisseurs

Moyens humains

• La Direction du SI (DSI) : élabore la stratégie, gère les ressources, coordonne les équipes et contrôle la performance.
• L'équipe Etudes SI : conçoit des projets applicatifs, effectue des tests et assure la maintenance des logiciels.
• Les utilisateurs : expriment les besoins, utilisent les logiciels, remontent les problèmes.

Exemple d'organigramme du SI

• Un exemple d'organigramme est donné pour montrer la structure du SI dans une entreprise type.

Moyens matériels

• L'architecture client-serveur facilite l'accès aux informations par les utilisateurs.
• Les terminaux : les outils d'interface pour se connecter au réseau.
• Les serveurs : hébergent les services et applications pour les clients.
• Les bases de données : stocks les informations que les serveurs fournissent aux clients.

Les serveurs et bases de données

• Classification et fonction des serveurs et bases de données dans un architecture informatique d'entreprise
• Les serveurs applicatifs et serveurs de fichiers.
• Le rôle des serveurs d'authentification et des serveurs web (proxy).
• La gestion de messagerie.
• Le rôle de la communication entre les données et les serveurs.
• L'importance des bases de données pour stocker et gérer les informations gérés par les serveurs

Les réseaux

• Description et classification des trois types de réseaux.
• Le réseau local (LAN).
• Le réseau étendu (WAN / MAN).
• Le réseau Internet.
• Fonctionnement et organisation des réseaux informatiques (commutateurs, routeurs, pare-feu).

Les services en cloud

• Intégration de Services cloud dans la gestion des activités RH.
• Avantages (allègement des coûts, flexibilité, accessibilité) et limites d'utilisation des services en cloud.
• Considérations sur les risques liés à l'utilisation de cloud.

Audits opérationnels du SI

• Objectifs des audits opérationnels du SI.
• Vérification des données, des ressources, et des performances du SI
• Vérification du respect des normes et réglementations en vigueur.
• Audit de la sécurité du SI et de la conformité règlementaire.
• Audit de la Gouvernance du SI
• Aspects liés à la continuité des activités.

Les compétences nécessaires

• Importance des compétences numériques des acteurs pour une utilisation et gestion du SI.
• Compétences des acteurs clés : infrastructure, études et utilisateurs.

Activité

• Exercice pratique pour associer des éléments clés à leurs composants respectifs.

La démarche de digitalisation RH

• 5 étapes pour la digitalisation des processus RH
• Audit des processus RH, besoins et diagnostic des données, choix de solution, Indicateurs et évaluation des bénéfices, Communication

La Digitalisation RH

• L'intégration d'outils numériques dans la fonction RH
• Numérisation des documents existants et nouveaux
• Dématérialisation des activités RH (workflow, automatisation, collaboration)

Avantages de la digitalisation

• Amélioration des performances, gain de temps, diminution des erreurs, meilleure relation entre services, sécurité des données, expérience utilisateur meilleure.
• L'expérience des employés : meilleur communication, accès 24/24, personnalisation
• E-réputation, Qualité de vie au travail
• Conformité légales

Points d'attention et risques

• Délicatesse du passage de l'analogique au numérique et résistance au changement.
• Risques: peur de l'inconnu, fuite des données, coûts, perte de compétences
• Importance de l'accompagnement au changement.

Exemples de processus digitalisés

• Exemple de processus RH digitalisés (paie, recrutement, formation, contrats, QVT, analyse de données).