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Questions and Answers
¿Qué es un archivo digital?
¿Qué es un archivo digital?
Un archivo digital es todo fichero elaborado mediante un programa informático que se ejecuta en un medio electrónico.
¿Cuáles son algunas de las necesidades que cubre el archivo digital? (Selecciona todas las que apliquen)
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La digitalización de documentos no puede restringir el acceso a la información.
La digitalización de documentos no puede restringir el acceso a la información.
False
¿Qué característica NO pertenece a los documentos digitales?
¿Qué característica NO pertenece a los documentos digitales?
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Menciona un beneficio de la digitalización en relación al medio ambiente.
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Los documentos digitales permiten ________ con compañeros de trabajo en tiempo real.
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¿Qué permite el carácter multimediático de los documentos digitales?
¿Qué permite el carácter multimediático de los documentos digitales?
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Study Notes
Archivo Digital
- La tecnología ha impulsado a las empresas a adoptar formatos electrónicos para mejorar la accesibilidad y seguridad de la información.
- Un archivo digital es un fichero creado mediante programas informáticos, que se ejecuta en medios electrónicos.
- Puede almacenarse en varios tipos de medios y variar en su capacidad de modificación.
- La gestión documental implica la manipulación de archivos digitales, actuando como sustituto del papel.
- Los archivos digitales incluyen documentos modificables, no modificables, fotos, videos y audios, entre otros.
- Su principal objetivo es facilitar el acceso a la documentación, evitar duplicidades y ahorrar tiempo y dinero.
Características de los Documentos Digitales
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Los documentos digitales no poseen un formato físico; por ejemplo, una factura en formato PDF.
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Permiten fácil acceso a la información tanto para remitentes como destinatarios, facilitando su ingreso en sistemas ERP.
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Las características únicas incluyen ser procesables, reutilizables, interactivas, actualizables, navegables y recuperables.
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La digitalización proporciona beneficios significativos, tales como:
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Seguridad: Protege la información, restringe accesos y minimiza riesgos de pérdida o robo.
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Acceso Remoto: Posibilita el acceso y edición de documentos desde cualquier lugar, incluso en tiempo real por múltiples personas.
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Medio Ambiente: Contribuye a la eliminación del uso de papel, ayudando a cuidar el planeta.
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Ahorro: Reduce costos de almacenamiento y materiales como papel o tinta.
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Compartir: Facilita el intercambio de documentos en tiempo real desde diversas ubicaciones.
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Durabilidad: Los documentos digitales no se deterioran con el tiempo, garantizando la seguridad de la información a largo plazo.
Funciones de los Documentos Digitales
- Carácter Interactivo: Permite a los usuarios realizar consultas, agregar comentarios y modificar contenidos, ajustándose a las necesidades del lector.
- Carácter Multimediático: Integra información en diversas formas, combinando texto, imágenes, videos y sonidos en un solo documento.
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Description
Este cuestionario explora el concepto de archivo digital y su importancia en la migración de documentos a formatos electrónicos. Conocerás las definiciones y aplicaciones de esta tecnología en las empresas modernas. ¡Descubre cómo la digitalización mejora la accesibilidad y seguridad de la información!
