Definicija in vrste poslovnih procesov

Definicija procesa in poslovnega procesa

• Proces je skupek opravil oz. aktivnosti, ki se izvajajo po določenem vrstnem redu in pretvarjajo vhode v izhode.
• Poslovni proces je zbirka medsebojno povezanih dogodkov, dejavnosti in odločitev, ki vključujejo akterje in predmete, z namenom ustvarjanja rezultata, ki ima vrednost za stranko.

Vrste poslovnih procesov

• Vodstveni procesi nadzirajo in vodijo izvajanje sistema oz. organizacije, v kar spada spremljanje kakovosti in nadzorovanje upravljanja projekta.
• Operativni procesi predstavljajo osnovno dejavnost in ustvarjajo primarni tok vrednosti, kot so nabava, proizvodnja, trženje in prodaja.
• Podorni procesi podpirajo osnovne procese, v kar spada računovodstvo, zaposlovanje, tehnična podpora in izobraževanje.

Definicija upravljanja poslovnih procesov

• Upravljanje poslovnih procesov je skupek načel, metod in orodij za načrtovanje, analiziranje, izvajanje in spremljanje poslovnih procesov z namenom izboljšanja njihovega delovanja.

Faze upravljanja procesov

• Identifikacija procesov je prva faza.
• Sledi odkrivanje procesov.
• Nato pride na vrsto analiza procesov.
• Implementacija sledi analizi.
• Sledi prenova procesov.
• Zadnja faza pa je nadzorovanje procesov.
• Določitev procesa, ki se izvaja v organizaciji oz. določitev procesa, ki ga želimo v nadaljevanju upravljati/izboljšati, je ključnega pomena.
• Rezultat identifikacije procesa je nova ali posodobljena arhitektura procesov, ki zagotavlja celotno sliko procesov v organizaciji in njihovih odnosov.
• Ta arhitektura se nato uporabi za izbiro procesa ali niza procesov za upravljanje v preostalih fazah življenjskega cikla.
• Običajno se identifikacija procesa izvede vzporedno z identifikacijo meril uspešnosti.
• Pri odkrivanju procesov se ugotovi trenutno stanje vsakega izbranega procesa, znano kot as-is model.
• Nastane model s pomočjo preučitve podrobnosti izbranega procesa, ki je lahko predstavljen opisno in/ali z diagramom.
• Uporabi se najbolj primerno diagramsko tehniko za izdelavo diagrama.
• Preučevanje procesov, da se ugotovi, kako se le-ti izvajajo, kakšni so njihovi vplivi in kako jih je mogoče izboljšati, se izvaja v fazi analize.
• V tej fazi se identificirajo in dokumentirajo težave povezane z izbranim procesom in podkrepijo z uporabo meril uspešnosti.
• Na osnovi identificiranih težav se izvede analiza izvedbe procesa in opredelijo se vsi deli procesa, kjer prihaja do kakršnih koli odstopanj.
• Cilj faze prenove je opredeliti spremembe v procesu, ki bi pomagale odpraviti težave in omogočiti organizaciji, da doseže svoje cilje uspešnosti.
• V ta namen se analizira in primerja več možnosti sprememb glede na izbrana merila uspešnosti.
• Izbrana je najboljša možna rešitev za težavo, se pripravi prenovljen model.
• Iz izboljšanega procesa v izboljšan proces se pripravijo in izvedejo spremembe potrebne za prehod.
• Implementacija procesov zajema upravljanje organizacijskih sprememb in avtomatizacijo.
• Upravljanje organizacijskih sprememb se nanaša na nabor aktivnosti, potrebnih za spremembo načina delovanja vseh udeležencev, ki sodelujejo v procesu.
• Avtomatizacija procesov se nanaša na razvoj in uvajanje sistemov IT, ki podpirajo izboljšane procese.
• Potrebno je sledenje procesov, da se zagotovi izvedba procesov v skladu z modelom in da se dosežejo želeni poslovni rezultati.
• Če se pojavijo nove težave, se jih lahko reši s korektivni ukrepi.
• Če težave niso odpravljive s korektivnimi ukrepi, se cikel upravljanja poslovnega procesa ponovi.

Predstavitev poslovnih procesov

• Lahko se opišejo besedno
• Grafično se jih prikaže

Naloga 1

Šudent konec junija na sistemu e-študij preveri, če ima opravljene vaje. V kolikor jih nima, se proces zaključi. V nasprotnem primeru študent kontaktira profesorja glede termina ustnega izpita. Profesor analizira svoj urnik in v kolikor nima prostih terminov, se proces zaključi. Če pa ima proste termine, opredeli datum izvajanja ustnega izpita ter sporoči študentu svoj odgovor. Nato si študent splanira učenje, nato ga tudi izvede. Profesor po sporočitvi termina študentu, obvesti tudi referat, kjer analizirajo predlagan termin, ter v kolikor v tistem roku ni možno izvesti preverjanja, se proces zaključi.

Notacija BPMN

• Je grafična notacija na področju modeliranja poslovnih procesov
• BPMN (Business Process Model and Notation) je poznan tudi kot ISO/IEC 19510:2013 standard.
• De-facto standard
• Spada pod Object Management Group (OMG).

Glavni gradniki v BPMN 2.0

• Osnovni gradniki diagrama poteka (ang. Flow Chart). se uporabljajo
• Vsak osnovni gradnik ima različne podtype gradnikov.
• Spadajo sem aktivnost (activity), dogodek (event), prehod (gateway) in tok zaporedja (sequence flow)

Sestavni deli jezika za modeliranje

• Slovar: nabor elementov jezika modeliranja (BPMN: dejavnosti, prehodi, dogodki...)
• Sintaksa: nabor pravil, ki urejajo, kako se lahko ti elementi med seboj povezujejo oz. kombinirajo (BPMN: začetni dogodki imajo samo izhodne tokove zaporedja, končni dogodki pa samo vhodne tokove zaporedja).
• Semantika: uporaba pravilnih elementov glede na pomen (v BPMN: aktivnosti modelirajo nekaj, kar se aktivno izvaja med poslovnim procesom, medtem ko prehod XOR modelira odločitve in preproste točke združevanja).
• Notacija: nabor grafičnih simbolov za vizualizacijo elementov (v BPMN: zaobljeni pravokotniki - prikaz dejavnosti, krogi s tanko obrobo - prikaz začetnih dogodkov).

Kategorije BPMN elementov

• Tokovni elementi (Flow Objects)
• Povezovalni elementi (Connecting Objects)
• Steze in bazeni (Swimlanes & Pools)
• Podatki (Data)
• Artefakti (Artifacts)

Tokovni elementi

• Tokovni elementi so glavni grafični elementi za opredelitev obnašanja poslovnega procesa
• Ločimo: dogodke, aktivnosti, prehode

Dogodki

• Dogodki dovoljujejo opis dogodkovno usmerjenih procesov.
• Tipi so: začetni (start event), končni (end event) in vmesni (intermediate event)

Glavni tipi elementa dogodki

• Začetni dogodki nakazujejo začetek procesa.
• Končni dogodki nakazujejo konec procesa.
• Vmesni dogodki nakazujejo, kaj se zgodi med začetkom in koncem procesa.

Prožilci za začetni dogodek

• Neopredeljen začetni dogodek nima definiranega prožilca
• Sporočolnil - sporočilo prispe iz strani udeleženca in sproži začetek procesa
• Časovni - Specifični čas-datum oz. specifični cikel lahko sproži začetek procesa
• Pogojni - Ta tip dogodka se sproži, ko postane veljaven pogoj
• Signalni - Signal se odda izven procesa, prispe in začne proces.

Prožilci za končni dogodek

• / - Neopredeljen končni dogodek nima definiranega rezultata
• Sporočilo - Ob zaključku procesa se pošlje sporočilo drugemu udeležencu
• Signalni - Ob zaključku procesa se odda signal.
• Prekinitveni - Ob zaključku procesa se končajo vse aktivnosti.

Prožilci za vmesni dogodek

• Določamo Sporočilo, Časovni (date-time), Pogojni (pogoj postane veljaven) in Signalni

Aktivnosti

• Aktivnost predstavlja opravljeno delo znotraj poslovnega procesa.
• Aktivnosti predstavljajo izvajalne elemente BPMN procesov.
• Tipa sta : Opravilo (Task) – atomarna oz. nedeljiva in Podproces (Sub-process) – sestavljena

Tipi aktivnosti

• Opravilo pošiljanja, prejemanja, uporabniško, storitveno, ročno

Prehodi

• Prehodi so uporabljeni za nadzor ločitve (divergence) in spajanja (konvergence) zaporednih tokov v procesu.
• Tipi obnašanja tokov zaporedja poslovnih procesov: vejitve (ekskluzivna, inkluzivna in kompleksna), spajanje (merging), vejenje (forking), stikanje (joining).
• Tipa prehodov sta Ekskluzivni in Paralelni
• Razdelilni ekskluzivni prehod se uporablja za ustvarjanje alternativnih poti v procesnem toku.
• Za posamezno instanco procesa se lahko izbere samo ena izmed podanih poti
• Izvedejo se lahko ena, dve ali vse tri poti
• Modeliramo: Dogodkovnega (Event-Based Gateway)

Povezovanje

-Se uporabljajo za povezovanje tokovnih elementov

• Tok zaporedja in sporočil je potrebno za prikazovanje vrstnega reda izvajanja aktivnosti oz. prikazovanje toka sporočil med dvema udeležencema.
• Associacije povezujejo s informacijami

Bazeni

• Bazen se grafično predstavi
• Bazenu ni ptpotrebe vsebovati podrobnosti

Steze

Steze kategorizirajo aktivnosti Omogočeno je tudi gnezdenje steza

Današnja vsebina so tudi

• Vmesni dogodki Opravila Aktivnosti Podprocesi in Podatki