Concepto y Clasificación de Documentos

Concepto de Documento

• Un documento es un soporte material que contiene información en lenguaje natural o convencional, o cualquier expresión gráfica, sonora o en imagen.
• Su finalidad es transmitir conocimientos o ideas y permite la comunicación humana, formación y docencia.
• Ejemplos de documentos incluyen hojas de papel, libros, fotografías, cintas de seguridad, DVDs, archivos de procesadores de textos, bases de datos y páginas web.
• Aunque el papel era el medio más común, los avances tecnológicos han introducido nuevos tipos de documentos como fotografías, discos, películas y soportes magnéticos.
• La revolución informática ha dado lugar a los documentos electrónicos.

Clasificación de Documentos

• Los documentos se pueden clasificar según el soporte material, las características del mensaje, y la forma de transmisión o difusión.

Características del Soporte Material

• Textuales: Contienen información escrita en papel (libros, revistas).
• No textuales: Se encuentran en soportes diferentes al papel y pueden incluir información escrita. Están hechos para verse, oírse o manipularse (CDs, DVDs, discos duros, memorias USB).

Características Informacionales

• Se relacionan con el carácter informativo, la expresión del contenido y su transformación.
• Primarios: Contienen información original del autor sin tratamiento previo (libros, tesis doctorales, revistas, periódicos, actas de congresos).
• Secundarios: Resultado del tratamiento de documentos primarios (bibliografías, índices, catálogos, revistas de resúmenes, bases de datos).
• Terciarios: Resultado del tratamiento de documentos secundarios o reproducciones mecánicas (diccionarios, enciclopedias, léxicos, tesauros).

Forma de Transmisión o Difusión

• Social:
  • Documentos públicos (periódicos, artículos, libros, revistas, páginas web).
  • Documentos reservados (informes secretos clasificados).
  • Documentos inéditos (poemas, libros o artículos no publicados).
• Temporal:
  • Documentos periódicos (revistas mensuales, prensa).
  • Documentos no periódicos o monográficos (libros, artículos).

Documento Electrónico

• Es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético.
• Su contenido está codificado mediante un código digital que puede ser leído, interpretado o reproducido.
• Desde la informática, es un archivo con atributos que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario mediante un programa.
• Se guarda con un nombre y formato en un directorio o carpeta y se puede abrir para modificar, imprimir o eliminar su contenido.

Compatibilidad

• El desarrollo tecnológico abarató los costos de la información y aumentó la velocidad de comunicación.
• Esto generó problemas de incompatibilidad entre múltiples formatos.
• Incluso los documentos de texto plano no están libres de este problema.
• Este problema se agrava en documentos editados mediante procesadores de texto y hojas de cálculo.
• Para resolver la incompatibilidad, se utilizan visores gratuitos y códigos estándar y abiertos.
  • Visor gratuito: Las compañías de software distribuyen visores gratuitos que pueden leer los documentos electrónicos generados por sus programas (ej. Adobe Acrobat Reader).
  • Código estándar y abierto: Se desarrollan formas de código estandarizadas y abiertas (ej. HTML).

Documento Digital de Texto: Elementos

• Cabecera: Elemento opcional que resalta el encabezado de una página de texto (ej. título de una novela en la parte superior de cada página).
• Pie de página: Elemento opcional usado para indicar el número de página actual.
• Título: Define el tema del documento, debe ser corto y conciso (se recomienda usar un subtítulo para delimitar el título).
• Párrafos de texto: Contienen la información escrita del documento, separados por punto y aparte.
• Otros elementos: Imágenes, símbolos, tablas, índices, etc.

Procesadores de Textos

• Son programas o aplicaciones informáticas para crear o modificar documentos de texto en un ordenador.
• Es la versión moderna de la máquina de escribir, con más funciones y versatilidad.
• Permiten la creación, modificación y almacenamiento de documentos escritos que pueden incluir gráficos, imágenes, fórmulas y tablas.

Funciones

• Ofrecen funcionalidades tipográficas, semánticas, organizativas y estéticas.
• Se puede trabajar con distintos tipos de letra, tamaños, colores, formatos de texto, efectos e insertar imágenes y tablas.
• Los trabajos pueden guardarse en archivos en distintos medios y pueden ser impresos.
• Incorporan correctores de ortografía y gramática, diccionarios multilingües y de sinónimos.

Funciones principales

• Facilidad para escribir texto.
• Agregar, borrar o mover texto.
• Corrección de errores.
• Cambio del aspecto del texto.
• Impresión del contenido.
• Capacidad de almacenamiento permanente de información.

Formatos de Archivos

• Los procesadores de texto almacenan los documentos en formatos específicos propios del programa.
• También permiten archivar documentos en múltiples formatos estandarizados o abrir ficheros de otras aplicaciones.

Formato OpenDocument (ODF)

• Es un formato de archivo abierto y estándar (ISO/IEC 26300) para documentos de texto, hojas de cálculo, gráficas y presentaciones.
• La extensión .ODT representa el estándar para documentos de texto.

Ficheros de Texto Plano (TXT)

• No tienen formato ni efectos tipográficos y no pueden incluir imágenes ni tablas.
• Se utilizan para archivos de configuración, datos estadísticos y migraciones de datos.
• Tienen extensión .TXT.

Formato de Texto Enriquecido (RTF)

• Desarrollado por Microsoft en 1987 para el intercambio de documentos multiplataforma.
• Permite añadir elementos de formato al texto, como cursiva, negrita, tipo de letra, etc.
• Tiene extensión .RTF.

Formato HTML

• Es un lenguaje de programación basado en etiquetas para la elaboración de páginas web.
• Define una estructura básica y un código para el contenido de una página web (texto, imágenes, vídeos).
• Permite formato en textos, colores, imágenes, tablas y vínculos en el propio documento o en Internet.
• Tiene extensión .HTML.

Formato Microsoft Word (DOC y DOCX)

• DOC es el formato nativo de MS Office Word, propiedad de Microsoft.
• Debido a la gran difusión de Microsoft Word, se ha convertido en un "estándar de facto" para transferir textos con formato o sin formato, o imágenes.
• La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) eligió el formato Open XML como estándar para el intercambio de texto con formato, por lo que Microsoft hizo evolucionar su formato .doc para que pasase a estar basado en el XML, resultando en el formato .docx.
• Los documentos DOCX están basados en un estándar abierto y pueden ser leídos por otras aplicaciones ofimáticas. Además, los archivos DOCX pueden llegar a ocupar hasta un 75% menos que los DOC, ya que el formato Open XML utiliza la tecnología de compresión zip para almacenar los documentos.
• Tiene extensión .DOC o .DOCX (a partir de Word 2007).

Tipos de Procesadores de Texto

• WYSIWYG (What You See Is What You Get): Muestra el aspecto final del documento mientras se edita. Utilizan formatos de archivo propios o estándares (ej. LibreOffice Writer, Microsoft Word).
• TeX: Procesa texto plano para crear archivos con formato en forma de PDF o PostScript (ej. Kile, Texmaker).
• WYSIWYM (What You See Is What You Mean): Integra las características de los editores de TeX y los procesadores WYSIWYG (ej. LyX).

Aplicaciones de Procesador de Textos

LibreOffice Writer

• Es un paquete ofimático libre y de código abierto desarrollado por The_Document_Foundation desde 2010.
• Creado como bifurcación de OpenOffice.org.
• Programado en C++, Java y Python.
• Compatible con los principales paquetes ofimáticos (ej. Microsoft Office).
• Disponible en más de 120 idiomas y para GNU/Linux, Microsoft Windows, macOS, Android e iOS.
• LibreOffice Online es la suite ofimática predeterminada en las distribuciones Linux más populares.
• Incluye:
  • Procesador de textos (Writer)
  • Editor de hojas de cálculo (Calc)
  • Gestor de presentaciones (Impress)
  • Gestor de bases de datos (Base)
  • Editor de gráficos vectoriales (Draw)
  • Editor de fórmulas matemáticas (Math)

Microsoft Office Word

• Es una suite ofimática que abarca el mercado completo en Internet e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios.
• Lanzada por Microsoft el 1 de agosto de 1989 para Apple Macintosh, seguido por una versión para Windows en 1990.
• Incluía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint; la versión "Pro" incluía Microsoft Access.
• Las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y comparten características como un corrector ortográfico común, la integración de datos OLE y Visual Basic para aplicaciones (VBA).
• La primera versión de Microsoft Word fue desarrollada por Charles Simonyi y Richard Brodie, ex-programadores de Xerox quienes habían trabajado en Xerox bravo.
• La primera versión de Word para Windows salió en 1990, lo que mejoró notablemente las ventas y su popularidad.