Comunicación Interna: Dimensiones y Canales

Comunicación Interna: De las Dimensiones a los Canales

La comunicación interna a menudo se considera simplemente como la transmisión de información a través de varios canales a las audiencias internas de una organización.

• El proceso subyacente de comunicación interna que se produce durante la interacción de los miembros en diversos procesos y espacios a menudo se pasa por alto.
• El objetivo de este ensayo es reflexionar y ofrecer consejos prácticos sobre la comunicación interna en el contexto de los equipos de trabajo, el liderazgo, la resolución de conflictos y el endomarketing.
• La comunicación interna existe más allá de los medios o canales utilizados, y la comprensión integral de la comunicación interna de una organización solo se logra considerando los procesos, espacios y características donde interactúan sus miembros.

Introducción

• El reconocimiento de la importancia de la Comunicación Interna ha ido ganando terreno gradualmente, especialmente con estudios sobre la comunicación organizacional, la cultura organizacional y el clima laboral.
• Las organizaciones están formadas principalmente por individuos que se comunican para lograr objetivos, lo que enfatiza la necesidad de coordinación entre los miembros para garantizar la supervivencia y el desarrollo.
• La comunicación es esencial para la supervivencia de los miembros de la organización, incluso en la unidad más pequeña de una familia.
• En el ámbito laboral, la consolidación de actos y procesos comunicativos es crucial para alcanzar objetivos, ya que las empresas suelen involucrar a múltiples individuos que interactúan para lograr metas más amplias.
• La experiencia de cada miembro dentro de una empresa puede conducir a interpretaciones variables de la información o acciones, enfatizando la necesidad de entendimiento mutuo en la conversación.
• La comunicación interna y la organización están interrelacionadas, lo que indica que una no puede existir sin la otra.
• La comunicación interna abarca diálogo, objetivos compartidos, motivación, compromiso e identidad organizacional, lo que impacta directamente en el rendimiento y los resultados de los profesionales.
• El personal alineado con la estrategia corporativa y los equipos eficientes y productivos son esenciales para lograr los objetivos de la organización.
• La comunicación interna abarca reflexiones, procesos, aplicaciones y evaluación de discursos y prácticas.
• Las funciones principales son comunicar el desarrollo de la empresa, reforzar la cultura organizacional y guiar a los empleados hacia los objetivos organizacionales.
• Destacar: Productividad, clima laboral, fidelidad de los trabajadores y reputación organizacional
• Pueden observarse dentro de las organizaciones en dos dimensiones: las actividades del departamento de comunicación y las comunicaciones entre empleados.

Funciones de la Comunicación Interna

• Las siguientes funciones han sido identificadas por la literatura científica:
  • Facilitar la conciencia de estrategia corporativa entre los empleados para una alineación correcta.
  • Promover la cohesión para la colaboración y transparencia dentro de los equipos.
  • Eliminar rumores a través de mejorar el flujo de información entre distintos niveles.
  • Mejorar el clima laboral a través de mejores procesos de motivación.
  • Permite construir una experiencia laboral óptima.
• A menudo se consideran aspectos cognitivos, pero se necesita inteligencia emocional

Dimensiones de la comunicación interna en la cotidianidad organizacional

• Este análisis se centra en momentos en que la comunicación interna se extiende más allá de los canales establecidos, como en equipos de trabajo, procesos de liderazgo y resolución de problemas.
• Estos momentos son actos que involucran la comunicación interna, y la eficacia de la comunicación debe tenerse en cuenta al liderar o resolver problemas.

Trabajo en equipo

• Apoyar el trabajo en equipo debe ser una de las dimensiones de la comunicación interna.
• Se debe propiciar a los miembos del equipo para que todos puedan opinar y escuchar otros puntos de vista
• La escucha atenta, la comprensión, la tolerancia, la paciencia y la empatía son habilidades que deberían desarrollar todos, en lugar de una mera discusión.
• Si en el trababajo en equipo se generan conversaciones donde se aclarar ideas será mejor el resultado
• Una metodología también debe ser aplicada en una junta, comenzando por el objetivo

El trabajo en equipo debe buscar los siguientes objetivos:

• Presencia y reconocimiento de los miembros del equipo

• Plantear soluciones o alternativas para alguna situación

• Recoger diferentes criterios

• Discusión de las alternativas

• Votación o elección de la alternativa

• Toma de decisiones

• Es esencial recordar que las conversaciones, los debates y las tomas de posición son fundamentalmente procesos de comunicación interna que ocurren dentro de los equipos de trabajo. Algunas frases para interactuar: "Este punto aún no lo tengo claro, podría ampliar la información, por favor"

• "Déjeme comprobar si lo entendí bien, usted ha querido decir esto..."*

• Para garantizar la claridad de las ideas, los miembros deben repetir o interpretar las ideas en sus propias palabras.

• Las personas que guían a los equipos de trabajo a veces se sienten frustradas por los interlocutores con bajas capacidades.

• Heyman hace un llamado para que tome un rol dinámico cuando la persona que entrega el mensaje.

Liderazgo y comunicación interna

• Dentro de una organización existen diferentes personas que tiene el rol de líderes
• Liderazgo: la capacidad de influir que posee una persona para el logro de objetivos junto con otros miembros.
• Los tipos de liderazgo mas criticados es el tipo autoritario que solo da ordenes. Otro modelo es el liderazgo más cooperativo que necesita de sus colaboradores El líder:
• La capacidad de escucha de las necesidades de los colaboradores
• Comunicación empática del líder con sus colaboradores en momentos difíciles
• Un estilo de comunicación donde se combine aspectos racionales, emocionales y culturales para comprender mejor a las otras personas.
• Construcción y consolidación de relaciones personales que otorgan confianza (legitimidad de líder)
• Comprensión y sabiduría en situaciones donde haya equivocaciones o fallas
• Gestionar el poder formal o informal del que está investido el líder
• Se debe recordar que no es imponer un criterio de manera unidireccional.

Negociación y resolución de conflictos

• Las organizaciones viven en un conflicto permanente con sus miembros que no permiten avanzar
• Al menos dos partes que están interesadas en resolver o construir alguna situación favorable para la organización.
• Entender que la comunicación interna está en los procesos de negociación: escucha activa, propuesta, análisis, contrapropuestas y decisiones.
• Hay estrategias de negociación diferentes pero las de estilo más cooperativo (ganar-ganar) será la que más convenga a las partes involucradas.
• Mediante equipos de mediación o arbitraje una tercera persona que conduce la comunicación y la negociación sin tomar la desición Tabla 1.Pasos para la resolución de conflictos organizacionales:

1. Etapa de preparación y planificación de la negociación
2. Etapa de acercamiento
3. Etapa de identificación de las partes
4. Etapa de atender los intereses de las partes
5. Etapa de desconexión
6. Etapa de conexión
7. Etapa de plantear soluciones
8. Etapa de disponer alternativas
9. Etapa de zona de posible acuerdo
10. Etapa de encuentro en la zona de posible acuerdo
11. Etapa de acuerdo
12. Etapa de seguimiento

• Cada uno de los pasos mencionados en la tabla son aspectos relacionados a hablar, escuchar, interpretar, proponer, debatir, analizar y tomas decisiones.

Endomarketing

• Endomarketing es una herramienta que ayuda a cuidar y consolidar al recurso más importante.
• Se analizan la necesidades, el compromise y las acciones para reforzar a los trabajadores y la empresa
• Tres metas específicas:
  1. Que los trabajadores se alinean de manera correcta a la estrategia general de la organización.
  2. Elevar la motivación y participación de los trabajadores con la organización.
  3. Desarrollar a nivel interno un espíritu de servicio hacia los clientes.
• La comunicación con los miembres permite entender el diálogo, los frutos y los esfuerzos

Canales y Herramientas

Tabla 3. Herramientas para la comunicación interna.

• Intranet
• Redes sociales internos
• Blog interno
• Carteleras
• Revistas Institucionales
• Videos corporativos
• Grupos de WhatsApp
• Manuales de Bienvenida
• Dossiers de prensa
• Casas Abiertas
• Seminarios
• Conferencias
• Radios Internos
• TV Internas
• Correo Electrónico
• Activaciones
• Reuniones grupales
• Viajes grupales
• Talleres vivenciales
• El foco más importe son las personas

Conclusiones

• La atención plena de los colaboradores deben ser prioritario
• No solo importa el elemento racional sino el relacional y el emocional
• Los equipos de trabajo, los procesos de liderazgo y la resolución de problemas implican: la escucha atenta/ abierta/ democráticos, reconocimiento de aspectos racionales y emocionales, relaciones sólida