Comunicação e Informação na Gestão

Introdução

• A comunicação e a informação são fatores determinantes para a eficácia da gestão e o alcance dos objetivos estratégicos no contexto organizacional.
• Segundo Chiavenato (2014), a comunicação dentro das organizações é um processo que permite a coordenação das atividades e a integração dos colaboradores em prol de um propósito comum.
• A informação é a base para a tomada de decisões, pois possibilita uma análise mais precisa do ambiente interno e externo.
• A comunicação e a informação afetam o processo decisório e contribuem para o sucesso das organizações.
• O objetivo é discutir a importância da comunicação e da informação, os seus desafios e benefícios para a administração moderna.

Objectivos

• O objetivo geral é analisar o papel da comunicação e da informação na tomada de decisões e no alcance dos objetivos organizacionais, destacando sua influência na gestão, eficiência operacional e desempenho empresarial.
• Objetivos específicos:
  • Identificar os principais conceitos e tipos de comunicação organizacional e sua relevância para a gestão empresarial.
  • Explorar a importância da informação como recurso estratégico para a tomada de decisões nas organizações.
  • Examinar os desafios e barreiras na comunicação e no gerenciamento da informação dentro das empresas.

Metodologia de Pesquisa

• O método científico é um conjunto de procedimentos intelectuais e técnicos utilizados para atingir o conhecimento científico, segundo Gil (1999).
• É necessário identificar os passos para a sua verificação, ou seja, determinar o método que possibilitou chegar ao conhecimento.
• Atualmente, existe uma diversidade de métodos, que são determinados pelo tipo de objeto a pesquisar e pelas proposições a descobrir.
• Ao fazer um trabalho científico, o pesquisador estará aprendendo a colocar suas ideias em ordem, no intuito de organizar os dados obtidos, de acordo com Eco (1977).
• O objetivo de um trabalho científico é atender a um determinado propósito pré-definido, torna-se essencial o uso de um método específico para garantir o alcance do que foi planeado.
• A metodologia usada durante a realização do trabalho é a pesquisa bibliográfica.
• A pesquisa bibliográfica é uma fonte de coleta de dados secundária e contribuições culturais ou científicas realizadas no passado sobre um determinado assunto, tema ou problema que possa ser estudado (LAKATOS & MARCONI, 2001; CERVO & BERVIAN, 2002).
• Abrange toda bibliografia já tornada pública em relação ao tema estudado, desde publicações avulsas, boletins, jornais, revistas, livros, pesquisas, monografias, teses, materiais cartográficos, etc.
• A finalidade é colocar o pesquisador em contato direto com tudo o que foi escrito, dito ou filmado sobre determinado assunto (LAKATOS & MARCONI, 2001, p. 183).
• Todo trabalho científico e pesquisa deve ter o apoio e o embasamento na pesquisa bibliográfica, para que não se desperdice tempo com um problema que já foi solucionado e possa chegar a conclusões inovadoras (LAKATOS & MARCONI, 2001).
• A pesquisa bibliográfica é desenvolvida a partir de material já elaborado, constituído, principalmente, de livros e artigos científicos, e é importante para o levantamento de informações básicas sobre os aspectos direta e indiretamente ligados à temática, segundo Vergara (2000).
• A principal vantagem da pesquisa bibliográfica reside no fato de fornecer um instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa, mas também pode esgotar-se em si mesma.

Estrutura do Trabalho

• O trabalho está dividido em 3 capítulos.
• O primeiro capítulo é a introdução, onde é informado de forma clara e objetiva o que será abordado no desenvolvimento do trabalho.
• Em seguida, é apontado o objetivo geral da pesquisa e os objetivos específicos que especificarão os aspectos a serem analisados durante a pesquisa.
• A metodologia de investigação científica e a metodologia utilizada durante a pesquisa são descritas.
• O segundo capítulo consiste no desenvolvimento do tema, com a revisão da literatura apresentando os conceitos básicos para a compreensão do tema em estudo.
• É apresentada a fundamentação teórica que sustenta a pesquisa.
• O terceiro e último capítulo é a conclusão, onde são apresentados os principais resultados da pesquisa.

Revisão da Literatura

• A comunicação organizacional e a informação são fatores essenciais para a tomada de decisões eficazes e o alcance dos objetivos da organização.
• A transmissão eficiente da informação impacta diretamente no desempenho eficiente das equipes e competitividade empresarial no campo empresarial.
• O objetivo é apresentar os principais conceitos que vão auxiliar no entendimento sobre o tema em estudo.
• Chiavenatto (1998, p. 23), define uma organização como um sistema de atividade conscientemente coordenada de duas ou mais pessoas, a fim de alcançar objetivos específicos.
• Uma organização pode ser vista como uma entidade social conscientemente coordenada, com uma fronteira relativamente identificável, que funciona numa base relativamente contínua para alcançar um objetivo ou objetivos comuns.
• Essa definição se alinha com a visão de Robbins (1990), que destaca a importância da coordenação e liderança nas organizações.
• A comunicação é o processo de transmitir e receber informações, ideias, opiniões e atitudes com o intuito de para compreensão e ação (Chiavenatto, 2000).
• A comunicação organizacional pode ser definida como o processo de troca de informações dentro de uma empresa, envolvendo os diversos níveis hierárquicos e stakeholders.
• A comunicação eficaz dentro de uma organização melhora o desempenho, reduz conflitos e aumenta a motivação dos funcionários, de acordo com Robbins e Judge (2019).
• Machlup (1983) vê a informação como dados com significado, sendo o resultado da organização e interpretação de dados, convertendo-os em algo útil para o receptor.
• A tomada de decisão envolve a aplicação de diferentes modelos, cada um pertinente a uma situação específica.
• Simon (1947), as decisões são baseadas em informações disponíveis e limitações cognitivas dos decisores, conhecido como racionalidade limitada.

Fundamentação Teórica: Comunicação Organizacional

• A comunicação organizacional é um processo essencial para a coordenação de atividades, alinhamento estratégico e disseminação da cultura empresarial.
• Segundo Katz e Kahn (1978), a comunicação é a base da estrutura organizacional, sendo responsável pela integração entre os membros da organização.
• Existem diferentes tipos de comunicação nas empresas:
  • Comunicação formal: Segue canais estabelecidos, como reuniões, relatórios e comunicados oficiais.
  • Comunicação informal: Ocorre espontaneamente entre os membros da organização, sendo essencial para o fortalecimento das relações interpessoais.
  • Comunicação ascendente, descendente e horizontal: Refere-se à direção do fluxo comunicacional dentro da empresa, podendo ocorrer entre diferentes níveis hierárquicos ou entre departamentos no mesmo nível.
• Uma comunicação eficiente é essencial para evitar ruídos e falhas que podem comprometer a execução das estratégias organizacionais.
• Empresas que possuem uma comunicação clara e objetiva conseguem transmitir melhor sua visão e missão, alinhando os colaboradores aos objetivos estratégicos, segundo Kotler e Keller (2018).

Importância da Informação como Recurso Estratégico

• A informação é essencial para a tomada de decisões nas organizações, pois permite a análise de cenários, a redução da incerteza e a identificação de oportunidades e ameaças.
• A qualidade da decisão gerencial depende diretamente da qualidade das informações disponíveis, de acordo com Drucker (2002).
• A informação de qualidade contribui para a vantagem competitiva, pois possibilita que as empresas transformem dados brutos em conhecimento útil para a gestão, segundo Davenport e Prusak (1998).
• A informação deve ser precisa, acessível e relevante para que possa ser utilizada estrategicamente.
• As organizações inteligentes sabem buscar, interpretar e utilizar a informação para inovar e se adaptar a ambientes dinâmicos, de acordo com Choo (2003).
• A gestão eficaz da informação leva a uma melhor capacidade de aprendizado organizacional e adaptação estratégica.
• A informação é fundamental para sustentar estratégias competitivas, pois permite que as empresas diferenciem seus produtos, reduzam custos e tomem decisões baseadas em análises de mercado e concorrência, segundo Porter (1985).
• A informação não é apenas um insumo operacional, mas um ativo estratégico que impulsiona a inovação, a eficiência e a competitividade das organizações.
• A tomada de decisão nas organizações pode ser classificada em três tipos:
  • Decisões estratégicas: Relacionadas ao futuro da organização e ao posicionamento no mercado.
  • Decisões táticas: Envolvem a alocação de recursos e a coordenação das operações.
  • Decisões operacionais: São de curto prazo e impactam as atividades diárias da empresa.
• Para que as decisões sejam eficazes, a informação deve possuir algumas características essenciais:
  • Precisão: Deve estar livre de erros e distorções.
  • Relevância: Deve estar relacionada ao problema a ser resolvido.
  • Atualidade: Deve refletir a situação atual da organização.
  • Acessibilidade: Deve estar disponível para os tomadores de decisão.
• O uso de sistemas de informação gerencial tem se tornado um diferencial competitivo com o avanço das tecnologias.
• A digitalização e o uso de big data permitem que as empresas tenham insights mais detalhados sobre seus processos e clientes, tornando as decisões mais assertivas, segundo Laudon e Laudon (2020).

Desafios e Barreiras na Comunicação e Gestão da Informação

• As organizações enfrentam desafios na gestão da comunicação e da informação, apesar da sua importância.
• Entre os principais obstáculos, destacam-se:
  • Ruído na comunicação: Ocorrem quando há interferências que distorcem a mensagem, dificultando sua compreensão (Shannon e Weaver, 1949). Esses ruídos podem ser físicos, semânticos ou psicológicos.
  • Excesso de informação (information overload): A grande quantidade de informações disponíveis pode dificultar a tomada de decisões, pois os gestores precisam filtrar e interpretar dados relevantes (Davenport e Prusak, 1998). O excesso de informação pode levar à paralisia decisória e à dificuldade de priorizar ações estratégicas.
  • Resistência à comunicação: Alguns colaboradores podem evitar ou distorcer informações por medo de represálias ou conflitos.
  • Falta de cultura organizacional voltada para a informação: Organizações que não valorizam a informação como um recurso estratégico enfrentam dificuldades na gestão do conhecimento (Choo, 2003). A falta de incentivo à comunicação aberta e à troca de informações entre setores pode limitar a inovação e a adaptação ao mercado.
  • Barreiras hierárquicas e estruturais: Estruturas organizacionais rígidas e altamente hierarquizadas dificultam a comunicação entre diferentes níveis da empresa (Mintzberg, 1979). Informações podem ser distorcidas ou bloqueadas quando passam por muitas camadas hierárquicas, prejudicando a tomada de decisões ágil e eficaz.
  • Falta de integração entre sistemas: A falta de integração entre diferentes sistemas tecnológicos dentro das empresas pode levar a redundâncias, inconsistências e dificuldades no compartilhamento de dados (Laudon e Laudon, 2020).
• Para mitigar esses desafios, é fundamental que as empresas invistam em treinamentos, desenvolvam uma cultura organizacional baseada na transparência e utilizem tecnologias adequadas para gerenciar a informação.

Conclusão

• A comunicação e a informação impactam diretamente a tomada de decisão e a consecução dos objetivos estratégicos.
• A informação é um recurso estratégico, pois permite análise de cenários, redução da incerteza e identificação de oportunidades e ameaças, como destacado por Drucker.
• Uma comunicação eficaz possibilita maior alinhamento entre os colaboradores, enquanto a informação de qualidade auxilia na elaboração de estratégias mais assertivas.
• É essencial que as empresas adotem práticas para aprimorar seus processos comunicacionais e informacionais diante dos desafios identificados.
• O investimento em tecnologia, o desenvolvimento de líderes comunicadores e a criação de um ambiente organizacional transparente são fatores determinantes para o sucesso empresarial.