Questions and Answers
Quelles sont les fonctions principales d'un système de messagerie?
Gérer les messages, créer des dossiers, filtrer les messages, gérer les pourriels, archiver les messages, rechercher un message, enregistrer des messages sous forme de fichiers ou les imprimer, récupérer des messages non envoyés, gérer les contacts électroniques, se déconnecter de manière sécuritaire.
Que devez-vous faire pour établir des priorités dans les demandes de courriels?
Quelle est la bonne formule pour saluer dans un message professionnel? Cordialement, ________
Nom Prénom
Quel est le rôle du guide d’apprentissage Service à la clientèle?
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Quels sont les trois situations de travail du guide Service à la clientèle?
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Le guide d’apprentissage Service à la clientèle est conçu pour les étudiants en administration, commerce et informatique.
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Quel est le but de la tâche 1.1 Accueillir les visiteurs?
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La communication non verbale est importante car elle représente _____ % de la communication.
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Combien d'années Jessie Beaudoin travaille-t-elle pour Zoom Informatique inc.?
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Quelles sont les tâches principales de Jessie en tant que secrétaire et réceptionniste chez Zoom Informatique? (Sélectionnez toutes les réponses correctes)
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Quel élément est à la base de toutes les relations avec les clients actuels et potentiels?
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Combien d'heures de formation est-ce que chaque unité équivaut dans le programme de secrétariat?
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Les secrétaires d'aujourd'hui agissent de manière autonome et font partie intégrante de toute équipe de gestion.
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Quel est l'objectif des intentions éducatives du programme en secrétariat?
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Dans le programme de secrétariat, chaque compétence est associée à un code ________________ et un numéro.
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À quoi correspond le rôle de réceptionniste dans un cabinet d'avocats ou dans un étude de notaire?
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Que devrait inclure le processus d'accueil en général?
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Le rôle du réceptionniste est essentiellement répétitif.
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À quoi les employés doivent-ils prêter une bonne importance pour créer une bonne impression?
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De quoi l'accueil efficace des clients et des visiteurs dépend-il principalement?
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L'accueil que vous réservez doit être en adéquation avec les __________ et futurs clients.
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Les employés doivent fournir un suivi adéquat avec les demandes des clients.
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Qu'est-ce que la rubrique "N.B." attire votre attention sur?
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Poste de secrétaire à la réception : chaises, tables d’appoint, __________.
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Avant l’heure d’ouverture du SERVIC, vous aurez besoin d'un bloc-notes pour ________ les coordonnées, les absences et les présences.
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Quel matériel devez-vous avoir à votre poste de travail selon le texte?
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Qu'est-ce qu'un entant peut représenter selon le texte?
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Les termes difficiles à comprendre selon le texte sont définis dans la marge de la page.
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Study Notes
Compétence en Secrétariat
- Le guide d'apprentissage Service à la clientèle est conçu pour les études professionnelles en secrétariat (DEP 5357) du secteur de formation : administration, commerce et informatique.
- Les apprentissages sont effectués dans des situations réelles de travail pour répondre aux exigences et aux besoins du marché du travail.
Situation 1 : Occuper le poste de secrétaire à la réception
- Tâche 1.1 : Accueillir les visiteurs • Aménager l'espace de travail • Le processus d'accueil à la réception • Interpréter l'organigramme pour mieux accueillir les clients • Communiquer efficacement et professionnellement (langage, règles d'éthique professionnelle) • Écouter et comprendre les demandes • Appliquer le protocole d'accueil • Vérifier la satisfaction de la clientèle • Gérer les clients difficiles et les situations particulières
- Tâche 1.2 : Traiter les appels • Apprendre les principales fonctions des appareils téléphoniques • Respecter le protocole téléphonique • Organiser le travail • Utiliser le vocabulaire professionnel et les formules d'usage • Prendre contact et demander l'objet de l'appel • Traiter le sujet et conclure un appel • Prendre des messages par écrit
Situation 2 : Effectuer le suivi des messages électroniques
- Tâche 2.1 : Gérer les courriels de la messagerie de votre supérieur • Les fonctions d'un système de messagerie (gérer les messages, créer des dossiers, filtrer les messages, etc.) • Lire les nouveaux messages et établir des priorités • Respecter les règles d'étiquette dans les messages électroniques • Rédiger un message professionnel (répondre à des courriels, utiliser la bonne formule d'appel, etc.) • Envoyer des courriels (rédiger l'en-tête, joindre des fichiers, etc.) • Gérer les messages particuliers
- Tâche 2.2 : Gérer les courriels de la messagerie générale de l'entreprise • Répondre aux demandes d'informations générées par le site Web
Situation 3 : Assurer le suivi des documents et des rendez-vous
- Tâche 3.1 : Le suivi des demandes et la transmission des documents • La préparation des documents • Le plan de travail et le suivi### Compétence Service à la clientèle
- La compétence Service à la clientèle fait partie du programme d'études menant au diplôme d'études professionnelles en secrétariat.
- Le programme est divisé en 25 compétences totalisant 1485 heures de formation.
Transmission des documents par voie électronique
- Le service de partage de fichiers permet la transmission des documents par voie électronique.
- La conversion de documents est également possible.
- L'archivage de courriels et la preuve d'envoi des documents sont également importants.
Prise de rendez-vous
- La prise de rendez-vous peut être faite à l'aide d'Outlook.
- Quelques trucs pour améliorer la gestion du temps sont fournis.
Création d'un sondage
- Un plan du questionnaire est nécessaire pour créer un sondage.
Évaluation des apprentissages
- Le guide est accompagné de deux activités notées pour évaluer les apprentissages.
- Les activités notées doivent être soumises à la correction.
Matériel requis
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Le matériel de ce module comprend le guide d'apprentissage Service à la clientèle et son corrigé, deux activités notées, un accès au site portailsofad.com, des vidéos, un aide-mémoire sur la nétiquette en matière de rédaction des courriels et un procédier sur les principales fonctions d'Outlook.### Présentation de Zoom Informatique Inc.
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Zoom Informatique Inc. est une entreprise de services informatiques.updateDynamic et passionnée par son travail.
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L'entreprise propose divers services, notamment la création de sites Internet, de logiciels sur mesure et d'applications pour les appareils mobiles.
Rôle du secrétaire à la réception
- Le secrétaire à la réception est le pivot permanent qui accueille les visiteurs et répond aux appels téléphoniques.
- La manière d'accueillir les visiteurs et de répondre aux appels téléphoniques a un impact direct sur l'image de l'entreprise.
- Le secrétaire à la réception est le représentant de l'entreprise et doit donner une bonne impression aux nouveaux clients.
Tâches du secrétaire à la réception
- Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes avec courtoisie et professionnalisme.
- Répondre aux appels téléphoniques et acheminer les appels aux bonnes personnes.
- Gérer le système téléphonique de l'entreprise.
Importance du service à la clientèle
- Le service à la clientèle a un impact direct sur l'image de l'entreprise.
- C'est un élément très important, car il est à la base de toutes les relations avec les clients actuels et potentiels.
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Description
Évaluez vos compétences en service à la clientèle et en secrétariat. Ce quiz vous aidera à identifier vos forces et vos faiblesses dans ce domaine.
