T3Ciclo de Vida de un Proyecto

• Los proyectos consisten en la planificación de un conjunto de acciones y los recursos necesarios para lograr objetivos específicos.
• La gestión de proyectos implica la coordinación de procesos, herramientas, equipos y habilidades para asegurar que un proyecto se desarrolle con éxito.

El ciclo de vida del proyecto

• El ciclo de vida es el conjunto de etapas que un proyecto atraviesa desde su inicio hasta su finalización.
• Las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto son:
  • Inicio: Evaluación de la viabilidad del proyecto.
  • Planificación: Definición detallada de objetivos, indicadores, alcance, presupuesto, riesgos y participantes.
  • Ejecución: Realización de las tareas planificadas.
  • Supervisión: Verificación del cumplimiento de los plazos y objetivos.
  • Cierre: Análisis retrospectivo, informe final y archivado de documentación.
• La estructuración y secuenciación del ciclo de vida ofrece a las empresas:
  • Desarrollo organizado del proyecto.
  • Supervisión continua del estado y progreso.
  • Identificación y resolución anticipada de obstáculos.
• Una gestión eficaz de proyectos permite un ahorro considerable de recursos.

Gestión del tiempo

• Consiste en administrar las tareas para utilizar el tiempo de manera más eficiente y consciente.
• Los beneficios principales son:
  • Reducción del estrés, mejora de la productividad.
  • Eliminación de malos hábitos y distinción entre tiempo personal y profesional.
• Estrategias de gestión del tiempo:
  • Método Pomodoro: Dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos con descansos cortos.
  • Time boxing: Dedicar bloques de tiempo específicos a cada tarea.
  • Priorización: Enfocarse primero en las tareas más importantes y urgentes.
  • Time blocking: Programar bloques de tiempo para tareas relacionadas.
• Acciones sencillas para gestionar el tiempo:
  • Organización del espacio de trabajo, desactivación de notificaciones, realización de tareas cortas en momentos libres.
  • Hacer pausas y evitar la multitarea.

Gestión de la comunicación

• Es fundamental para asegurar el éxito del proyecto.
• Se basa en tres procesos fundamentales:
  • Planificar: Definir cómo se gestionarán las comunicaciones, incluyendo público, objetivo, mensaje y canal.
  • Gestionar: Recopilar y analizar datos, elaborar mensajes, distribuir comunicaciones, almacenar y recuperar información y, eliminar comunicaciones obsoletas.
  • Supervisar: Verificar el envío y recepción de las comunicaciones, confirmar la comprensión del mensaje y gestionar los comentarios.
• Para asegurar el éxito, es crucial fortalecer las habilidades de comunicación, como la escucha activa, la habilidad para hablar y escribir, la capacidad para preguntar, la motivación y la resolución de conflictos.
• Se debe garantizar comunicación entre clientes, directivos, jefes de área, proveedores, personal técnico, auxiliar, y de administración.

Trabajo en equipo

• Contribuye de manera significativa al logro del proyecto, promoviendo relaciones profesionales entre participantes diversos.
• La importancia radica en:
  • Aumento de la productividad, innovación y aprendizaje.
  • Flexibilidad y capacidad de adaptación.
  • Fomento del autoconocimiento.
• Elementos a considerar para crear un equipo de trabajo:
  • Alcance del proyecto.
  • Contribución global en términos de habilidades.
  • Capacidad individual de los participantes.
  • Compatibilidad de personalidades y estilos de trabajo.

Plataformas digitales

• Facilitan la gestión de proyectos, ofreciendo múltiples ventajas como una comunicación más sencilla, centralización de la información y mejor coordinación.
• Los elementos a tener en cuenta al elegir un software de este tipo son:
  • Colaboración en tiempo real.
  • Almacenamiento de archivos.
  • Facilidad para la elaboración de informes.
  • Gestión de gastos.
  • Avisos y gestión del tiempo.
  • Elaboración de plantillas.
  • Asignación de roles y control del programa.
• Algunas plataformas populares son:
  • Trello: Gestión de proyectos simples con tableros Kanban.
  • Smartsheet: Hoja de cálculo avanzada ideal para la planificación de horarios y tareas.
  • Monday.com: Facilita la implementación rápida de proyectos para pequeñas empresas.
  • ClickUp: Adecuado para startups, con interfaz intuitiva.