Chương 8: Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Management Information System) là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị được sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định.

HTTT quản lý được phát triển từ những năm 60 nhằm cung cấp các báo cáo quản lý, hỗ trợ cho các hoạt động quản lý, bao gồm điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.

HTTT quản lý sử dụng các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức.

Là những hệ thống quản lý được thiết kế dành riêng cho một chức năng quản lý cụ thể. Ví dụ: hệ thống quản lý bán hàng, hệ thống quản lý kho.

HTTT quản lý cung cấp các báo cáo định kỳ, theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ (nội dung bất thường) và siêu liên kết (liên kết giữa các báo cáo).

HTTT quản lý cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý khác nhau có thể sử dụng cùng một báo cáo cho nhiều mục đích khác nhau.

HTTT quản lý cung cấp các báo cáo ở dạng sao cứng (in giấy) hoặc sao mềm (file điện tử).

Các báo cáo do HTTT quản lý cung cấp được phát triển và thực hiện bởi đội ngũ phát triển hệ thống thông tin.

Yêu cầu chính thức về báo cáo quản lý phải xuất phát từ phía người dùng.

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là loại hệ thống cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ở mọi cấp bậc để hỗ trợ họ trong việc ra quyết định và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp.

ESS là dạng HTTT chuyên biệt cho cấp lãnh đạo, cung cấp thông tin chiến lược giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn.

HTTT chiến lược (Strategic Information System) tập trung vào việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin để hỗ trợ đưa ra các chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp.

HTTT hỗ trợ quyết định (DSS) giúp phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định tối ưu trong các tình huống phức tạp.

Hệ thống thông tin chuyên gia (Expert System) tích hợp kiến thức của chuyên gia để giải quyết vấn đề cụ thể.

Hệ thống thông tin quản lý sản xuất (Manufacturing Resource Planning, MRP) là hệ thống hỗ trợ lên kế hoạch và quản lý sản xuất trong doanh nghiệp, bao gồm các chức năng như kế hoạch vật liệu, quản lý kho, kế hoạch sản xuất, v.v.

Hệ thống thông tin quản lý tài chính (Financial Management System) là hệ thống hỗ trợ các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các chức năng như kế toán tài chính, quản lý tài sản, dòng tiền, v.v.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (Human Resource Management System) là hệ thống hỗ trợ quản lý nhân sự, bao gồm các chức năng như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, lương thưởng, v.v.

Hệ thống thông tin quản lý khách hàng (Customer Relationship Management System) là hệ thống tập trung vào việc quản lý mối quan hệ với khách hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu, sở thích của khách hàng để đưa ra các chiến lược nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Hệ thống thông tin quản lý kho hàng (Warehouse Management System) là hệ thống hỗ trợ quản lý hoạt động kho hàng, bao gồm các chức năng như nhập kho, xuất kho, kiểm kê, kiểm soát tồn kho, v.v.

Hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) là một hệ thống tích hợp các dữ liệu, quy trình và công nghệ thông tin để hỗ trợ các hoạt động quản lý trong một tổ chức.

Hệ thống thông tin chuyên chức năng là các phân hệ chuyên biệt hỗ trợ một chức năng quản lý cụ thể trong tổ chức.

Các phân hệ thông tin chuyên chức năng thường có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo thành một hệ thống thống nhất.

Dữ liệu đầu vào là thông tin thu thập từ môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức.

Nguồn dữ liệu đầu vào chính của HTTT quản lý bao gồm dữ liệu từ các hoạt động kinh doanh, dữ liệu từ các nguồn bên ngoài (thị trường, đối thủ cạnh tranh...) và dữ liệu từ các hệ thống khác.

Các báo cáo đầu ra của HTTT quản lý cung cấp thông tin tổng hợp, phân tích và dự báo để hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Báo cáo siêu liên kết là báo cáo kết nối các dữ liệu liên quan với nhau thông qua các liên kết siêu văn bản. Ví dụ: Trong lĩnh vực kế toán, báo cáo ngân sách có thể được liên kết với báo cáo chi phí, tạo thành một hệ thống thông tin liên kết.

Báo cáo quản lý trong lĩnh vực bán hàng và Marketing có thể là báo cáo doanh thu, báo cáo phân tích thị trường, báo cáo hiệu quả chiến dịch marketing. Đối tượng sử dụng là các nhà quản lý, tần suất sử dụng thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Giá trị sử dụng là cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh, hiệu quả chiến lược marketing và hỗ trợ đưa ra quyết định.

Các chiều thường được sử dụng trong báo cáo quản lý gồm: chiều thời gian (ngày, tháng, năm...), chiều địa lý (vùng miền, quốc gia...), chiều sản phẩm (nhóm sản phẩm, thương hiệu...), chiều khách hàng...

Thiết kế báo cáo quản lý tuân theo các nguyên tắc: rõ ràng, dễ hiểu, chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo mật. Phần mềm máy tính hỗ trợ tối ưu hóa việc tuân thủ các nguyên tắc này bằng cách cung cấp các công cụ thiết kế, phân tích dữ liệu và tạo báo cáo đa dạng.