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Patrimonio Documental de la Universidad de Granada

• El Patrimonio Documental de la Universidad de Granada está constituido por documentos de cualquier época generados, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por los órganos de gobierno y representación, facultades, escuelas, departamentos, institutos universitarios de investigación, servicios administrativos, centros culturales y unidades de gestión.
• También forman parte del archivo los documentos que se incorporen por donación, depósito, compraventa o cualquier otro título previsto en el ordenamiento jurídico.
• Quedan excluidos del Patrimonio Documental Universitario los documentos producidos por miembros de la comunidad universitaria en el ejercicio de actividades privadas o profesionales, las obras de creación e investigación editadas y todas aquellas que, por su índole, forman parte del Patrimonio Bibliográfico.

Archivo Universitario

• El Archivo Universitario es un servicio de apoyo a la comunidad universitaria, cuya función principal es la reunión, conservación, organización y difusión del Patrimonio Documental de la Universidad de Granada.
• El Archivo Universitario depende orgánicamente de la Secretaria General de la Universidad, quien dictará las instrucciones que considere necesarias para el buen funcionamiento del servicio.
• La gestión del Archivo Universitario le corresponde al Servicio de Archivos de la Universidad de Granada.

Acceso a la documentación

• Se reconoce a la comunidad universitaria y a los ciudadanos en general el derecho de acceso a los documentos que constituyen el patrimonio documental de la Universidad, en los términos previstos en los artículos siguientes.
• Se podrá restringir el acceso y la reproducción de aquellos originales cuya manipulación pueda poner en peligro su conservación, atendiendo a su antigüedad, cualidad y estado del soporte original.
• El Secretario General podrá autorizar la consulta de cualquier documento, previo informe del responsable del Archivo.

Servicio de Archivo

• El Archivo Universitario contará con personal adecuado y suficiente para asegurar el correcto cumplimiento de sus funciones, siendo sus categorías las que correspondan según la legislación vigente.
• El personal del Servicio de Archivo deberá mantener la discreción oportuna con respecto a la información a la que tiene acceso, tal y como se establece en la legislación vigente.

Régimen económico

• El Archivo Universitario de Granada contará con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempeño de sus funciones.

Comisión Calificadora de Documentos

• La Comisión Calificadora de Documentos está integrada por: El Secretario General, el Gerente, los Secretarios y los Jefes de Servicio de los centros académicos, el Jefe de Servicio del Archivo Universitario, el Jefe del Servicio Jurídico, un profesor de Historia Contemporánea, un profesor de Derecho Administrativo, un profesor de Historia del Derecho, un profesor de Archivística y un representante del sector de estudiantes.

Acuerdos de la Comisión

• Los acuerdos de la Comisión se presentarán al Consejo de Gobierno de la Universidad para su aprobación y tendrán carácter normativo y su aplicación será de carácter general.

Diferencia en los dictámenes

• En los casos en que exista discrepancia entre los dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos dependiente de la Consejería de Cultura y los de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos de la Universidad de Granada, se mantendrá el principio de conservación de las series correspondientes, frente al de su eliminación.

Convocatoria

• La Comisión Calificadora de Documentos se reunirá siempre que sea convocada por su Presidente.

Organización y funcionamiento del Archivo

• La Comisión Calificadora de Documentos se encarga de la clasificación de los fondos que constituyen el Sistema Archivístico de la Universidad de Granada, siguiendo un criterio que tendrá como base el principio de procedencia.

Patrimonio Documental de la Universidad de Granada

• El Patrimonio Documental de la Universidad de Granada lo constituyen los documentos de cualquier época generados, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por los órganos de gobierno y representación de la Universidad de Granada, las Facultades, Escuelas, Departamentos e Institutos Universitarios de investigación, los servicios administrativos, centros culturales y unidades de gestión existentes o que puedan crearse para facilitar el cumplimiento de los fines atribuidos a la Universidad.

Funciones del Archivo Universitario

• El Archivo Universitario tiene función de asesorar a la administración universitaria en todo lo referente a la organización y tratamiento técnico de la documentación, realizar estudios de identificación y valoración de series documentales, promover las actividades encaminadas a difundir el patrimonio documental de la Universidad de Granada y ofrecer servicios de acceso al documento, como consulta, préstamo y reproducciones.

Sistema Archivístico de la Universidad de Granada

• El Sistema Archivístico de la Universidad de Granada está constituido por todos los Archivos de Gestión, el Archivo Intermedio y el Archivo Histórico, los cuales se corresponden a las etapas del ciclo vital de los documentos, diferenciados entre sí y con funciones específicas para cada uno de ellos.

Archivos de Gestión

• Los Archivos de Gestión o de oficinas son aquellos en los que se reúne la documentación en tramite o sometida a continua utilización y consulta por parte de la unidad productora.

Reproducción de documentos

• La reproducción de documentos es el conjunto de técnicas y procedimientos de copia de los documentos, que se encuentran en el Archivo Universitario.

Solicitud de reproducciones

• El Archivo proporcionará reproducciones de documentos que le sean solicitadas, en la medida de su capacidad y de los medios técnicos disponibles, previa solicitud en impreso normalizado y pago por el interesado según las tarifas aprobadas por la Universidad.

Confidencialidad

• El personal del Servicio de Archivo, como el resto del personal que presta servicios en la Universidad de Granada, deberá mantener la discreción oportuna con respecto a la información a la que tiene acceso.

Régimen económico

• El Archivo Universitario de Granada contará con los bienes materiales y con las dotaciones presupuestarias necesarias para el desempeño de sus funciones.

Infracciones y sanciones

• Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en el presente Reglamento, por mal uso, negligencia o daños que se ocasionen al patrimonio documental de la Universidad, se resolverán de conformidad con lo dispuesto en la normativa de aplicación en cada caso.

El artículo 14 de la ley y el artículo 25 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos tratan sobre la conservación y custodia de archivos y documentos en Andalucía.