Anticipo y cálculo de viáticos

Cómo Solicitar un Anticipo de Viáticos y Calcular Viáticos

• Es crucial conocer la política de viáticos de la empresa para pedir viáticos o hacer cálculos precisos.
• La política especifica los rangos autorizados para alimentación, hospedaje y combustible según el departamento.
• El departamento de contabilidad es responsable de acreditar los viáticos a las cuentas de los empleados, que son las mismas donde se paga la planilla.
• Se deben solicitar los viáticos con al menos cinco días de anticipación.

Cálculo de Viáticos

• La segmentación por departamento influye en la autorización de los viáticos.
• Los montos autorizados pueden variar según el departamento, especialmente en hospedaje.
• Se proporciona un libro de Excel para calcular los viáticos.
• Es fundamental completar el encabezado del libro de Excel con el motivo del viaje, nombre del empleado y departamento.
• Es muy importante indicar el lugar de origen y el destino del viaje para calcular los viáticos correctamente.
• Ejemplo de encabezado: Motivo del viaje (de Tegucigalpa a San Pedro Sula), nombre del empleado, departamento comercial, fecha del viaje.

Transporte y Combustible

• Si el empleado está bajo la política de mantenimiento de vehículos, no debe llenar la sección de transporte.
• El combustible se asigna según el kilometraje entre la ciudad de origen y destino.
• Se debe indicar el origen, destino y si hay retorno en el cálculo del combustible.
• Se proporciona una URL para buscar el kilometraje entre ciudades (Google Maps).
• Se calcula el consumo de combustible basado en los kilómetros recorridos.
• Si el empleado se desplaza dentro de la ciudad para visitar clientes, se deben incluir los kilómetros correspondientes.
• El cálculo automático suma el kilometraje total y lo convierte a galones necesarios para la gira.
• Se debe consultar el precio actualizado del galón de combustible en internet.

Peajes y Alimentación

• Se deben incluir los peajes de ida y vuelta.
• Es fundamental detallar los gastos de alimentación según la política de la empresa.
• Ejemplo de desayuno: 150 lempiras, almuerzo: 200 lempiras, cena: 200 lempiras.
• Se deben indicar los números de días de gira.
• El sistema calcula automáticamente el total necesario para alimentación.

Hospedaje

• Se debe reservar con anticipación el apartamento disponible para evitar gastos de hotel.
• En caso de no estar disponible el apartamento, se debe solicitar hotel según la tabla de asignación (ejemplo: 1200 lempiras para supervisores).
• El sistema calcula automáticamente el costo total del hospedaje según las noches necesarias.

Resumen y Sistema Odoo

• El cálculo de Excel proporciona un resumen de los gastos de transporte, combustible, peajes, alimentación y hotel.
• Se debe guardar el cálculo de viáticos en el escritorio para evitar pérdida de información.
• Para solicitar los viáticos, se debe acceder al módulo de "Aprobaciones" en el sistema Odoo.
• Se debe seleccionar "Solicitud de Fondos" y luego "Nueva Solicitud".

Datos Generales en Odoo

• Se debe indicar el asunto de la aprobación (ejemplo: Gira de Tegucigalpa a San Pedro Sula).
• El sistema reconoce automáticamente al empleado que realiza la solicitud.
• Se debe seleccionar el tipo de solicitud como "Viáticos" y luego "Anticipo de Viáticos".
• Se debe ingresar el importe total de los viáticos (calculado en el Excel).
• Se debe describir brevemente el motivo de la solicitud y las fechas de la gira.
• Es importante guardar la información ingresada.

Adjuntar Evidencia y Enviar

• Se debe adjuntar el cálculo de Excel como soporte para contabilidad.
• Se debe verificar que el documento adjunto sea el correcto antes de enviar.
• Se debe hacer clic en "Enviar" para que la solicitud llegue a contabilidad.
• La información es enviada a los encargados de la empresa para su aprobación.

Proceso de Aprobación y Acreditación

• Contabilidad revisa la información y, si no hay observaciones, procede a aprobar y acreditar el desembolso.
• Si hay observaciones, se informará al solicitante mediante una nota y se pedirá que genere la solicitud nuevamente.
• Una vez acreditados los viáticos, contabilidad adjuntará el comprobante y enviará una notificación al empleado en Odoo.