أهمية تنظيم الوقت

أهمية تنظيم الوقت

• يعتبر تنظيم الوقت وتسجيله من أهم المهارات لتطوير السلوكيات والعادات.
• يهدف إلى الاستغلال الأمثل للوقت والتخلص من السلوكيات غير المفيدة.
• علم إدارة الوقت يركز على الفاعلية أكثر من الكفاءة.
• الربط بين الأعمال ذات الأولوية القصوى والوقت المناسب يساهم في التنظيم.

مفهوم وأهمية تنظيم الوقت

• تنظيم الوقت هو عملية تأتي بعد تدوين ورصد الأنشطة وتحديد الوقت المستغرق لكل نشاط.
• من خلال تحليل السجلات، يمكن للفرد تحديد:
  • الأعمال غير الضرورية.
  • الأنشطة التي يمكن تفويضها.
  • الأعمال التي تؤدي إلى ضياع الوقت.
• معرفة الأعمال تساعد في تحديد المهام التي يمكن تقليلها أو إعادة تنظيمها.
• تنظيم الوقت يساعد المديرين على التفريق بين الوقت المهدر بسبب التنظيم الإداري أو الإجراءات المتبعة.
• يرتبط تنظيم الوقت لدى المديرين بتحسين استثمار الموارد وزيادة الإنتاجية.
• الإدارة الجيدة للوقت لا تتحقق بدون تنظيم إداري جيد.

فوائد تنظيم الوقت

• السيطرة على الوقت والتحكم فيه بفعالية.
• إعادة توزيع الوقت حسب أهمية الأنشطة.
• التركيز على الأعمال التي تحقق الأهداف.
• تحديد الوقت اللازم لإنجاز المهام.
• تفويض الأعمال للآخرين.
• تجنب إرهاق الفرد بأعمال غير منتجة.
• توفير وقت للمهام الشخصية والراحة.

خطوات تنظيم الوقت

• التفكير في الأهداف المراد تحقيقها.
• معرفة الأدوار وتوقعات الآخرين.
• تحديد أهداف جيدة لكل دور.
• جدولة الأعمال وتنفيذها في الإطار الزمني المحدد.
• الالتزام بالأهداف والعمل على تحقيقها.
• التقييم المستمر في نهاية كل فترة.

أمور تساعد على تنظيم الوقت

• وجود خطة بأهداف واضحة ومحددة.
• كتابة الخطط والأهداف على الورق.
• إجراء التعديلات اللازمة على الخطة عند الحاجة.
• اكتساب مهارة تحديد الأولويات.
• الإطلاع المستمر على الخطط والأهداف.
• استخدام التقنيات الحديثة مثل الحاسب الآلي والإنترنت.
• التنظيم الجيد للمكتب والمنزل.
• التركيز وتجنب تشتت الذهن.
• المرونة أثناء التنفيذ.

تسجيل الوقت وتحليله

• تسجيل الوقت هو عملية رصد تفصيلي للأنشطة اليومية والوقت المستغرق لكل نشاط.
• الهدف من التسجيل هو تحديد الأنشطة الهامة وغير الهامة ومضيعات الوقت.
• تحديد الوقت يساعد في معرفة الأنشطة التي تستغرق وقتاً أكثر أو أقل من المقرر، والأنشطة التي يمكن الاستغناء عنها.
• الهدف هو تخطيط وإعادة توزيع الوقت حسب الأهمية.
• يجب تكرار عملية التسجيل لثلاث أو أربع مرات خلال السنة للحصول على معلومات دقيقة.
• الحالات التي تفرض التسجيل:
  • تغييرات في الوظيفة.
  • ظروف جديدة تؤثر على عادات العمل.
  • الرغبة في الحصول على معلومات حقيقية عن وظيفة مشغولة.

سجلات الوقت

• نماذج تستخدم في تسجيل الوقت للتعرف على كيفية الاستغلال الأمثل للوقت.
• نماذج مقترحة:

  • سجل الوقت اليومي: لرصد جميع الأنشطة الرسمية وغير الرسمية لتوضيح نوع النشاط، وقت البداية والنهاية، والوقت المستغرق بالدقائق.

    • تطبق المعادلة التالية لتحديد النسبة المئوية للوقت المستغرق في أداء النشاط:
      • ‏(الوقت المستغرق في النشاط بالدقائق ‎x‏ 100) ÷ مدة العمل اليومية بالدقائق.

  • سجل الوقت الأسبوعي: لحصر الأنشطة التي تمت خلال مدة الرصد وإجمالي الوقت المستغرق.

  • سجل المقاطعات: لحصر المقاطعات التي تحدث للشخص وتحديد مقدار الوقت الذي تستغرقه.

تحليل الوقت

• ‏التحليل هو الخطوة الأولى لإدارة الوقت، ويعتمد على تسجيل الوقت بدقة وتوفير معلومات محددة وموثقة.
• ‏يتطلب تحليل الوقت التركيز على
  • ‏الضرورة: التأكد من أن العمل ضروري ويساهم في تحقيق الأهداف.
  • ‏الملائمة: تحديد الأعمال والمهام التي تتوافق مع مهارات وقدرات الشخص وترك الأعمال غير الملائمة لآخرين لتلاؤمها مع إمكانياتهم.
  • التأثير: عند الرغبة في أداء مهمة طارئة هل ترى أنه يجب القيام بها الآن رغم تعارضها مع أهدافك وأولوياتك أو أنه يمكن تأجيلها وإعادة جدولتها لتنفيذها في وقت لاحق .
  • الفعالية: بعد التأكد من ضرورة وملائمة المهام التي تقوم بها يأتي البحث عن أفضل الطرق والوسائل التي تستطيع بها أنت ومن معك أداء تلك المهام بأسرع ما يكون ، وعلى المستوى المقبول من الناحية الفنية والإجرائية والتنفيذية

من خلال عملية التحليل يمكن التعرف على

• المهام التي لا حاجة للشخص أن يقوم بها.
• المهام التي استغرقت وقتا أطول مما يجب .
• المهام التي لم تحدد مسبقاً واستنفذت وقتاً كبيراً .
• المهام التي يقوم بها الشخص في حين يمكن تركها للآخرين.
• المهام التي تؤدي إلى ضياع الوقت ويمكن السيطرة عليها.
• المهام التي تؤدي إلى ضياع وقت الآخرين
• مدى إمكانية تطبيق طرق أسرع وإجراءات أفضل.
• مدى إمكانية الاعتماد على وسائل لنقل المعلومات أكثر فعالية من الوسائل الحالية.

تحليل شخصي لإدارة الوقت

• يجب الإجابة عن مجموعة من العبارات المختلفة في إطار صفات عملك وأنماط العادات.

مبادئ استغلال الوقت

• ‏يجب الانتباه إلى الأخطاء الشائعة في استخدام الوقت.
• ‏طرق ووسائل تساعد المدراء في استغلال الوقت:
  • ‏مراجعة المهام التي يجب إكمالها وتحديد إمكانية إنجازها في وقت أقل.
  • ‏استخدام الاختصار كلما أمكن.
  • ‏توفير الرغبة في القيام بالمهام الصعبة أولاً.
  • ‏تجنب قيام الآخرين بعمل يمكن للمدير القيام به بسرعة.
  • ‏الحذر من إغراق المدير نفسه بمهام يمكن للآخرين القيام بها.
  • ‏توضيح التعليمات للمرؤوسين.
  • ‏تذكر أن العمل غير المنجز يدعو إلى متابعة الأداء.
  • ‏التصف بالحزم وتجنب التأجيل.
  • ‏التخطيط لفترة الغياب وتحديد مهام الآخرين خلالها.
  • ‏إعطاء المرؤوسين أعمالاً تزيد من قدراتهم.
  • ‏المحافظة على الوقت.
  • ‏الاحتفاظ ببعض المهام البسيطة لإنجازها في الوقت الضائع.
  • ‏وجود خطة عمل ينفذها المدير في الصباح.

الوصايا العشر لإدارة الوقت (لاري مكدوجل)

• ‏تجنب وضع ساعة أمامك لتجنب كثرة النظر إليها بسبب المشاكل أو الملل.
• ‏تجنب قتل الوقت لأن ذلك يقضي على المنظمات.
• ‏إكرام مدير المكتب أو السكرتير الجيد ومعرفة مهاراتهم وكيفية استغلالها.
• ‏تجنب سرقة وقت الآخرين.
• ‏تجنب الكذب في كيفية استخدام وقتك.
• ‏تناول الغداء أو الشاي مع الآخرين لتعزيز التواصل.
• ‏أخذ إجازة لتجديد وتنشيط الدافعية للعمل.
• ‏تجنب التأجيل.
• ‏عدم الخوف من العمل وبناء الثقة بالإعداد والتحضير.
• ‏تجنب تمني وقت الآخرين لأن ذلك يدل على عدم القدرة على إدارة الوقت.