الوحدة الأولى: مفاهيم أساسية في إدارة الوقت

الوحدة الأولى: إدارة الوقت مفاهيم أساسية

• تهدف إلى معرفة مفهوم وأهمية إدارة الوقت.
• عند دراسة هذه الوحدة، ستكون قادرًا على التعرف على مفهوم وأهمية الوقت، وأنواعه، وخصائصه، وأهمية إدارته، وأهمية الوقت في الإسلام.
• الوقت المتوقع لإكمال الوحدة: 10 ساعات.
• الوسائل المساعدة تشمل ملف عرض بوربوينت، فيديو بروجكتور، شرائح، سبورة وأقلام.

مفهوم إدارة الوقت

• بدأ الاهتمام بالوقت في أوائل القرن العشرين، مع التركيز على إدارته في الخمسينات.
• بدأ علماء الإدارة والاجتماع في تناول إدارة الوقت في الأبحاث والكتابات، وازداد الاهتمام مع التطورات في المجالات المختلفة.
• لا توجد حركة أو عمل يتم إلا ضمن وقت محدد.
• الوقت سلعة فريدة تعطى بالتساوي لجميع الأشخاص بغض النظر عن العمر أو الموقع.
• لا يمكن لأي شخص إنجاز أعماله في الوقت الذي يريده، لذا يجب استغلال الوقت المتاح جيدًا.
• عدم تعويض الوقت يجعله قيّمًا للغاية، ولا يظهر في الكشوفات المالية للمؤسسات، وقد يؤثر على الفرد أيضًا.
• يجب أن يحظى الوقت بالرقابة الشديدة كالممتلكات الخاصة والعامة، وإدارته توضح الصفات والعادات الإنسانية التي يجب التعامل معها داخل العمل وخارجه
• إدارة الوقت حالة نفسية تفرض مدى استعداد الفرد للالتزام وإعادة ترتيب الأولويات.
• عدم القدرة على إدارة الوقت يعني عدم القدرة على إدارة أي شيء آخر، مع ضرورة خلق بيئة إدارية جيدة تزيد الإنتاجية وتحسين معنويات العاملين.
• تعريف الوقت يختلف من شخص لآخر حسب الظروف.
• البعض يرى الوقت يفلت دون إنجاز، وآخرون يرونه بطيئًا، وآخرون يرونه طويلاً أو ثقيلاً؛ ويختلف الأفراد في نظرتهم للماضي والحاضر والمستقبل.
• البعض يعتبر الماضي أيامًا لن تتكرر، وآخرون يرون المستقبل مليئًا بالفرص والتحديات، وثالث يعيش يومه بلا اكتراث.
• المعنى اللغوي للوقت هو مقدار من الزمن قدر لأمر ما.
• المهم ليس إنفاق الوقت، بل استثماره.
• المشكلة ليست في الوقت، بل في كيفية استثماره واستغلاله، حيث يتساوى الجميع في كمية الوقت المتاح، لكن يختلفون في كيفية استخدامه وإدارته.
• لا يمكن إيقاف الوقت أو استرداده، وإذا لم نتمكن من إدارته بفعالية، فلن نتمكن من إدارة أي شيء آخر.
• العلاقة بين الوقت والإدارة قوية، حيث تركز الإدارة على الاستغلال الأمثل للموارد لتحقيق الأهداف في مدة محددة.
• من الصعب إيجاد تعريف محدد للوقت في مجال الإدارة، لذلك يمكن الاستعانة بما يلي:
• القدرة على إدارة الوقت بكفاءة وفاعلية.
• القدرة على إنجاز الأعمال خلال وقت الدوام الرسمي.
• الاختيار الصحيح والتخطيط للأعمال لتحقيق الهدف، والسيطرة على الوقت المتاح في ظل المعوقات الخارجية.
• إدارة الوقت تعني إدارة الذات، فالقادر على إدارة ذاته يستطيع إدارة وقت الآخرين، والهدف استخدام الوقت لتحقيق الأهداف بذكاء وجهد أقل.

أنواع الوقت

• يمكن تقسيم الوقت حسب إمكانية التحكم فيه.
• الوقت الذي يمكن التحكم فيه هو الوقت الذي يقضيه الموظف تحت إشراف مباشر، ويقسم إلى:
• الوقت الإبداعي: مخصص للتفكير والتحليل والتخطيط المستقبلي وتنظيم العمل وتقويم الإنجاز، ويتطلب تفكيراً عميقاً وتحليلاً وتقويماً
• الوقت التحضيري: يسبق البدء في العمل ويشمل جمع المعلومات وتجهيز الأدوات.
• الوقت الإنتاجي: الوقت المنفق في تنفيذ العمل المخطط له، ويقسم إلى:
• وقت الإنتاج العادي أو غير الطارئ.
• وقت الإنتاج غير العادي أو الطارئ.
• يتكفل الإداري الناجح بجزء من وقته لمواجهة الإنتاج غير العادي دون أن يؤثر على الإنتاج العادي.
• الوقت غير المباشر أو العام يمثل الفترة الزمنية للنشاطات الفرعية العامة التي تؤثر على مستقبل المنظمة وعلاقاتها بالآخرين.
• الإداري الناجح يحدد وقتا للنشاطات الداخلية والخارجية مع الأخذ في الاعتبار التوازن بينهما.
• الوقت الذي لا يمكن التحكم فيه: الوقت الخاص بالفرد بعد انتهاء وقت العمل، ويوجه خلاله سلوكياته بالضوابط والقيم والعادات الاجتماعية والإنسانية.

تقسيم للوقت

• يرى تقسيم أن إنفاق الوقت يكون من خلال:
• وقت النوم: ضروري لتوازن الإنسان، ويقسم إلى:
• وقت الاسترخاء والاستعداد للنوم.
• وقت الاستغراق في النوم والانتقال إلى مرحلة الراحة وعدم الفعل.
• وقت الإيقاظ والتنبه التدريجي.
• وجود وقت للنوم يختلف مدته من فرد إلى آخر ومن بلد إلى آخر، وبحسب المراحل العمرية والعادات والتقاليد.
• وقت العمل: مصدر رزق، ويُقسم إلى:
• وقت الانتقال ما بين مكان السكن ومقر العمل.
• وقت اللقاءات والاستقبالات كجزء من مهام العمل.
• وقت العمل الفعلي الذي تمارس فيه المهام والاختصاصات الوظيفية.
• وقت الأسرة والعائلة: يشتمل على:
• وقت الطعام وتناول الوجبات.
• وقت مشاهدة التلفزيون.
• وقت حل المشكلات العائلية والأسرية.
• وقت الترفيه والتسلية: ترويح وترفيه عن النفس بممارسة هوايات، ويقسم إلى:
• وقت لقاءات الأصدقاء.
• وقت ممارسة الهوايات أو حضور المنتديات الثقافية أو الجمعيات الأهلية.
• الوقت الذي ينفرد فيه الإنسان بنفسه للتأمل والتفكر وممارسة هواياته التي تتسم بالخصوصية.
• تقسيم آخر للوقت:
• • وقت العمل: الساعات التي يقضيها الفرد في مهام وظيفته.
• • وقت الراحة: مخصص للراحة واستعادة النشاط، والإرهاق مع عدم الراحة الكافية يسبب الأخطاء وضعف الكفاءة.
• • وقت الحر: يمكن استخدامه بطرق عدة، كالقراءة.
• • الوقت الضائع: لا يحقق أي إنتاج.
• • وقت الانشغال: يظهر الفرد فيه مشغولاً جدًا للآخرين.
• • وقت النوم: الوقت المخصص للنوم.

خصائص الوقت

• الوقت معروف للجميع ويتميز بخصائص منها:
• يمر بسرعة محددة وثابتة.
• يتحرك بنظام محكم وغير قابل للتغيير.
• لا ينتظر أحد، فإما أن تستثمره أو تدعه يمر بدون فائدة.
• محدد ومملوك للجميع بالتساوي.
• لا يكلف مالاً بقدر ما قد تكلف إضاعته الكثير.
• يسيء استخدامه يهدر وقت الآخرين.
• غير قابل للإيقاف أو التراكم أو التغيير أو الإحلال.
• لا يمكن استلافه أو ادخاره أو سرقته.
• لا يمكن شراؤه أو بيعه أو تأجيره أو استعارته أو مضاعفته أو تصنيعه أو توفيره.
• متهم أول لهدم إنجاز الأعمال.
• إدارة الوقت تختلف عن إدارة الموارد الأخرى لأنه لا يمكن إرجاع أو تعويض ما مضى منه.

أهمية إدارة الوقت

• إدارة الوقت ذات أهمية قصوى في جميع جوانب الحياة.
• الوقت قابل للاستثمار والاستغلال بلا حدود.
• قياس هذه الأهمية بالنقود يكشف عن قيمته العالية، فكل دقيقة تمر دون عمل مثمر تُحسب كتكلفة ضائعة.
• أهمية الوقت تتجلى في:

1. استخدامه كمقياس لمستوى التقدم الحضاري للدول.
2. يعتبر مؤشرًا لكفاءة المديرين. ٣. يساعد في تحديد الأولويات وإنجاز الأعمال الهامة.
3. يؤدي لكفاءة استغلاله إلى تحقيق الأهداف.
4. يفرق بين الإنسان الناجح وغيره.
5. يزيد من إنتاجية الفرد والمنظمات.
6. يحسن نوعية العمل ويحقق نتائج أفضل.
7. يقلل من الأخطاء.
8. يساعد على التوفيق ما بين متطلبات العمل والحياة.
9. يزيد من الرضا ويقلل من القلق.
10. قضاء المزيد من الوقت مع العائلة أو في الراحة.
11. الاستثمار الأمثل للطاقات والخبرات للعاملين.

إدارة الوقت وأهميته في الإسلام

• نبه القرآن الكريم إلى أهمية الوقت بصيغ مختلفة، مثل الدهر، الحين، الآن، وغيرها.
• الوقت في الإسلام من أصول النعم، حيث أن الوقت هو عمر الحياة وميدان وجود الإنسان، والله مالك الزمان والمكان.

أهمية الوقت في القرآن والسنة

1. الوقت من النعم التي عددها القرآن الكريم وأجلها وأعظمها.
2. أقسم الله بالوقت في مواضع كثيرة منها {والعصر إن الإنسان لفي خسر} وقوله تعالى: {والليل إذا يغشى والنهار إذا تجلى}.
3. خلق الله الوقت لغاية نبيلة وهدف سام وهو عبادة الله وإعمار الأرض.
4. ارتبطت العبادات بمواعيد وأوقات محددة مما يرفع من أهمية الوقت في حياة المسلم ويشير إلى ترتيب وقت المسلم في كل صلاة.
5. للتقويم الإسلامي ارتباط وثيق بالأشهر القمرية التي تبدأ بظهور الهلال.
6. حظي الوقت بنصيب وافر في سنة الرسول ﷺ، وما نقل عنه من أقوال وأفعال يدل على عناية الرسول بالوقت.
7. أكدت السنة النبوية ما جاء بالقرآن الكريم على أمنية الوقت، فالوقت نعمة من نعم الله.
8. الوقت أمانة عند المسلم فهو مسئول عنه يوم القيامة وتؤكد السنة المطهرة هذه المسئولية من خلال أربعة أسئلة.
9. العبادات محددة بأوقات معينة لا يجوز تأخيرها، وبعضها لا يقبل إذا أدي في غير وقته حيث إن لها صلة وثيقة بالوقت الذي هو عبارة عن وعاء أو ظرف تؤدى فيه.
10. لخص الرسول أهمية الوقت وضرورة استثماره والمبادرة في ذلك واغتنام كل الفرص المتاحة لاستغلاله وحذر من معوقاته في كلمات خمس وجيزة.
11. كان من هديه الحرص على التبكير في أداء الأعمال.

من أقوال العلماء والشعراء في الوقت

• قال ابن مسعود: إني لأمقت الرجل أن أراه فارغا ليس في شيء من عمل الدنيا ولا الآخرة.
• قال عمر بن عبد العزيز: الليل والنهار يعملان فيك فأعمل فيهما.
• قال الشافعي: الوقت سيف فإن لم تقطعه قطعك، ونفسك إن شغلتها بالحق وإلا شغلتك بالباطل.
• قال الحسن البصري: يا ابن آدم إنما أنت أيام فإذا ذهب يوم ذهب بعضك.
• وقال: أدركت أقوام كانوا على أوقاتهم أشد منكم حرصا على دراهمكم.
• قال شاعر: دقات قلب المرء قائلة له إن الحياة دقائق وثواني.
• قيل: الوقت أنفس ما عنيت بحفظه وأراه أسهل ما عليك يضيع.
• قيل: إن كان رأس المال عمرك فاحتزر عليه من الإنفاق في غير واجب.

الوحدة الثانية: تخطيط الوقت

• تهدف إلى معرفة كيفية تخطيط الوقت.
• عند دراسة هذه الوحدة، ستكون قادرًا على التعرف على مفهوم وأهمية تخطيط الوقت، ومعرفة تحديد الأنشطة، وتحديد الأهداف، ومعرفة تحديد الأولويات وترتيبها.
• الوقت المتوقع للتدريب: 10 ساعات.
• الوسائل المساعدة تشمل ملف عرض بوربوينت، فيديو بروجكتور، شرائح، سبورة وأقلام.

تخطيط الوقت

• هناك الكثير من أمور الحياة تسير كيفما اتفق دون تخطيط، برغم التخطيط اليومي في العبادات.
• يجب وضع تخطيط إلزامي لأمور الحياة المختلفة بعد التعود على الحركة البطيئة، فيجب تدبر عاقبة الأمر قبل الهم به.
• التخطيط من أهم تقنيات الوقت التي تقلل من الوقت الضائع، فدقائق في التفكير توفر ساعات في التنفيذ، والتخطيط بلا تنفيذ لا فائدة منه.
• يجب الاستفادة بأقصى ما يمكن من الوقت بتقسيمه بين العمل والعبادة والذكر والقراءة والأسرة والمجتمع والترويح عن النفس.
• الأمر ينطبق على كل فرد سواء كان مديراً أو موظفاً لأن استغلال الوقت على أفضل وجه هي مهمة يجب أخذها بعين الاعتبار.
• تخطيط الوقت ليس اختياراً بل حاجة، نستطيع من خلالة تضييق الفجوة بين مانحن علية وبين ما نستهدف تحقيقه.

أهمية تخطيط الوقت

• يعتبر استشراقًا للمستقبل والتنبؤ بالأنشطة المطلوبة.
• يهتم بتحديد الأهداف والأعمال التي يجب إنجازها.
• نشاط ينقلنا من وضع حالي مُستهدف عن طريق تصميم الأعمال.

تعريفات لتخطيط الوقت

• عملية استشراف للمستقبل، والتنبؤ بما سيكون علينا القيام به من أنشطة وأعمال، من خلال تحديد الأهداف والأعمال البعيدة والقريبة والمدة الزمنية اللازمة
• مرحلة التفكير في المستقبل بقصد التعرف على مضيعات الوقت وتجنبها.
• وضع خطط مرتكزة على اختيار أنسب الأساليب التي تكفل الأمثل لنموذج عمل محدد، بما يحقق أهدافًا محددة في مدة زمنية معينة.
• أهمية التخطيط تكمن في:
• • العمل بدون خطة يصبح ضربًا من العبث، وتجنب الفوضى والارتجالية
• • التوقعات المستقبلية وما تحمله من مفاجآت، حيث أن الأهداف مستقبلية
• يستمد تخطيط الوقت أهميته من أن المهام والأنشطة كثيرة، وتلخيص أهمية تخطيط الوقت في :
• • وضوح الرؤية وتحديد الأهداف.
• • تقليل المخاطر المتوقعة وتجنب الفرد للمفاجآت.
• • تحقيق الأولويات بما يتفق مع الاحتياجات.
• • السيطرة على مشاكل التنفيذ من خلال التعرف على العقبات أو المشكلات المتوقعة.
• • ضمان التعرف والاستخدام الأمثل للموارد.
• التقليل من اتخاذ القرارات الاعتباطية والشخصية المتسرعة.
• • توفير الأمن والراحة.
• • تمكين الشخص من رؤية الصورة الإجمالية.
• تحقيق نتائج إيجابية تدفع إلى التطور في مجال إدارة الوقت.
• كسب الوقت عملية سهلة لا تتطلب منا إلا التخطيط الجيد ، إلا أن هناك العديد من الأسباب التي تجعلنا لا نخطط
• الاعتقاد الخاطئ بأن التخطيط خاص بالمنظمات ورجال الأعمال وليس بالأفراد
• تعود الكثير على عدم التخطيط منذ الصغر .
• عدم وجود القدوة
• الرغبة في التحرر من الالتزامات التي يتطلبها التخطيط .
• عدم الثقة في النفس
• الافتقار إلى معرفة التخطيط ووضع الخطط
• الظن الخاطئ بأن التخطيط يحتاج إلى وقت ثمين
• الاعتماد على الظنون لا على الحقائق

خطوات لتخطيط الوقت الفعال

• تحديد وكتابة الأهداف وتحديد الأولويات
• كتابة قائمة واضحة ومستوفية لجميع الأنشطة والأعمال والمشاريع التي سوف يباشرها خلال الأسابيع القادمة .
• جدولة الوقت يومياً ، ووضع حدود للوقت الذي يجب أن يخصص لكل نشاط .
• المهام الجديدة تجدول حسب أهميتها .
• التعود على عادات عمل إيجابية كاستغلال الساعة الأولى من العمل اليومي أفضل استغلال ممكن .

تحديد الأنشطة

• تتطلب عملية تخطيط الوقت تحديد الأهداف - قصيرة المدى ، ومتوسطة المدى ، وطويلة المدى – التي يجب تحقيقها .
• وكذلك تحديد حجم الأعمال المطلوب القيام بها ، بالإضافة إلى تحديد الوقت المتاح مستقبلاً لإنجاز الأعمال .
• وبداية تخطيط الوقت تبدأ بتحديد الأهداف للفترة القادمة فنبدأ في تحديد أهداف أسبوعية منها ننطلق بنفس الطريقة في تحديد أهداف شهرية ، وربع سنوية، ونصف سنوية، وسنوية .
• يجب الإجابة على هذه التساؤلات لوضع الأهداف:
• • ماذا يجب أن نعمل؟ - ما هي الأنشطة المطلوبة للانجاز
• • متى يجب أن نعمل؟ - تحديد متى سيتم القيام بالأنشطة
• • أين يجب أن نعمل؟ - تحديد المكان الملائم للتنفيذ
• من الذي يعمل؟ - تحديد من سيقوم بالمهام
• ما هي الأولويات؟ - تحديد الأولويات عند التنفيذ.
• • ما مقدار الوقت اللازم؟ - تحديد الوقت اللازم لكل نشاط .

جدولة الأنشطة

• عدم القدرة على التعامل المرن مع الأعمال
• فقدان الثقة بالنفس ، والاعتقاد بأن الجدولة أمر صعب يحتاج إلى قدرات وإمكانيات
• الفهم الخاطئ للجدولة بأنها تعني جدولة كل دقيقة من اليوم .
• حمل أفكار مغلوطة عن الجدولة بأنها تفقد الشخص أوقات الراحة والترفيه.
• الاعتقاد بأن الناس كلهم لا يحتاجون إلى الجدولة، وإنما هي تخص المشاريع والشركات والأعمال الكبيرة .

كيفية جدولة الأنشطة

• الجدولة تقوم على أساس أن هناك وقت ومكان لكل شيء ، والجدولة تمكن من تحديد الوقت والمكان المناسبين للقيام بالأنشطة المطلوبة.
• إنها طريقة تتيح لمستخدمها العمل بصورة هادفة تحقق انجازات أكثر في وقت أقل
• يتضمن تحديداً للأنشطة أو الأعمال التي يجب القيام بها يومياً مع مراعاة:
• الإشارة لأهمية النشاط.
• تحديد المخصص الزمني اللازم للانتهاء
• مت متى يجب أن ينجز النشاط.
• تحديد ما تم القيام به من كل نشاط .

أهمية الجدول

• يساعد تحديد الأولويات في تحقيق الأهداف، من خلال تفحص الأنشطة وتحديد ما هو هام وعاجل

• يساعد تدوين رقم من الأرقام أمام كل نشاط أو عمل حيث يعبر الرقم ( ١ ) عن الأمور العاجلة والهام في نفس الوقت تعطي الأولوية في التنفيذ .

• يعكس الرقم تعبر الأمور الهامة ولكنها غير عاجلة ولا تتطلب التنفيذ السريع، ويشير الرقم ( ۳ ) للأمور العاجلة وغير الهامة ، بينما يمثل الرقم ( ٤ ) الأمور التي لا تتمتع لا بالأهمية ولا بالعجلة.

• الخطوات:

• • كتابة الجدول للمساعدة في التذكر.
• • تجميع العناصر المتشابهة معاً.
• • ترتيب البنود وفق الأهمية.
• • التركيز على الأهداف.
• • تضمين الجدول وقت للهدوء.
• • تخصيص وقت للتفكير.

• تحضير الجدول مسبقاً.

• إن أهم ما يميز الجدولة عامل المرونة بمراعاة الوقت الذي يمكن السيطرة عليه بحيث لا يقل عن ٢٥ ولا يزيد عن %٧٥ من وقت الفرد .

• وفيما يلي بعض الإرشادات المساعدة في إنجاح الجدولة :

• • كتابة الجدول للمساعدة في تذكر الأعمال التي يجب القيام بها ، وزيادة درجة الالتزام بإنجازها .
• • جمع العناصر المتشابهة معا ً( اتصالات ، كتابة مذكرات أو رسائل ، زيارات...) وعملها دفعة واحدة.
• • ترتيب بنود الجدول وفق الأهمية .
• • التركيز على الأهداف وأهميتها ، بمعنى القيام بالنشاطات ذات الأهمية والعلاقة بالأهداف ، وتجاهل ما عداها أو جدولتها لإنجازها في وقت آخر .
• • تضمين الجدول وقت للهدوء والراحة بحيث لا يكون فيه اتصالات أو زيارات أو اجتماعات .
• • تخصيص وقت للتفكير في الجدول ومراجعته.
• • تحضير الجدول مسبقاً وقبل الوصول للمكتب .

• عليك بمراجعة الأنشطة وموازنة الوقت مع أهمية النشاط.

• من فوائد الجدولة:

• • وجود قائمة يومية للتقييم.
• • تتيح إنجاز الأعمال.
• • تريح من عناء التفكير.

• يجب التنبه في بداية تطبيق الجدولة أن النجاح قد لا يكون حليفك في البداية ،

تهدف الوحدة إلى معرفة مفهوم وأهمية إدارة الوقت وأنواعه وخصائصه، وأهمية إدارته في الإسلام. الوقت سلعة فريدة تعطى بالتساوي لجميع الأشخاص بغض النظر عن العمر أو الموقع. يجب استغلال الوقت المتاح جيدًا.