TD N° 04 : Comment écrire un email professionnel - PDF

Travaux dirigés de cours TCE, 1 année LMD (TCSNV) ère TD N° 04  Comment écrire un email professionnel? 1. Généralités Le courriel est le mode de communication le plus efficace depuis l’invention de l’écriture. Il a pris une place uni...

Travaux dirigés de cours TCE, 1 année LMD (TCSNV) ère TD N° 04  Comment écrire un email professionnel? 1. Généralités Le courriel est le mode de communication le plus efficace depuis l’invention de l’écriture. Il a pris une place unique dans nos modes de communication avec nos semblables. Avec des atouts extraordinaires. Chacun peut lire et répondre à ses mails quand il le souhaite. Sans être dérangé s’il ne le souhaite pas. Les e-mails sont faciles à classer, à organiser. Mais avec des défauts : les e-mails sont de plus en plus nombreux (les spams aussi) et leur traitement demande de plus en plus de temps. 2. Définition d'un e-mail L'email, ou courrier électronique, est un moyen de communication électronique qui permet d'échanger des messages et des fichiers entre des personnes via Internet. C'est comme une lettre, mais à l'ère numérique. On peut l'utiliser pour discuter, partager des informations, travailler en collaboration. L'email est devenu un outil essentiel dans la communication professionnelle et personnelle. 2. Pourquoi écrire un e-mail professionnel ? Vous pouvez être amené à rédiger un e-mail professionnel pour de multiples raisons : une candidature à un emploi nécessitant une lettre de motivation accompagnée de votre CV, une lettre de remerciement, une lettre de démission destinée à votre employeur ou encore un simple message à l'intention d'un collègue. Dans tous les cas, votre e-mail devra répondre à des règles de rédaction standardisées, être structuré et faire passer un message clair, tout en étant concis et poli. 3. Les parties constitutives d'un e-mail professionnel  N’envoyez jamais un courriel sans préciser son objet. La ligne « Objet » doit résumer votre message et permettre à votre correspondant d’en connaître immédiatement le sujet. Par la suite, l’objet permet de retrouver tous les messages échangés sur un même sujet. Si votre message est urgent, mentionnez-le dans la ligne d’objet (URGENT ou TU pour très urgent ou encore TTU, à utiliser avec prudence).  Certains logiciels de messagerie désactivent les images et les gadgets pour éviter les virus. Pour être certain que vos correspondants liront votre mail, envoyez vos messages dans une police classique en noir sur fond blanc. Pour vos mails professionnels, laissez tomber les smi- leys animés et autres émoticônes :’-(  Inutile d’utiliser dans un courriel les formules classiques de politesse du courrier papier (« Soyez assuré, Monsieur le Directeur, de mes… »). Mais commencez toujours vos mails par  une salutation : une formule simple est suffisante (« Bonjour » ou le prénom de votre interlocuteur si vous le connaissez bien). Et seulement dans le premier message que vous en- voyez à ce correspondant de la journée. Terminez votre mail par une autre formule courte de type : « Cordialement », « Sincèrement », « Bien à vous », « Salutations ».  Chaque courriel doit comporter votre nom, votre fonction, votre entreprise, et vos numéros de téléphone et fax. Vous pouvez enregistrer par défaut cette signature dans votre logiciel. N’incluez ni image, ni logo qui alourdissent les messages et sont refusés par certains logiciels de messagerie mais un lien avec le site Web ou le blog de votre société.  N’abusez pas de la copie conforme (CC). Pour éviter de saturer la boîte de réception de vos correspondants, ne placez en copie « pour info » que des destinataires qui ont réellement besoin de lire les informations que vous envoyez. Pour la même raison, n’utilisez « Répondre à tous » qu’avec précaution, après avoir vérifié que les destinataires en Cc peuvent être intéressés par votre réponse. Et n’utilisez pas la fonction CCI (copie conforme invisible), éternelle source de gaffes et conflits. Il est plus prudent et plus discret de transférer un message envoyé. Ne répondez à un courriel que si c’est nécessaire ou si son importance le justifie. Sinon, inutile de renvoyer un mail pour dire « Bien reçu, merci ».  Soyez concis dans vos messages, sans être trop bref. Mettez-vous à la place de votre correspondant et demandez-vous s’il va comprendre. Limitez-vous si possible à un sujet par message. Soyez précis dans vos demandes. Expliquez clairement ce que vous attendez de vos interlocuteurs. N’envoyez des pièces jointes que si elles apportent une information complémentaire à votre message (une photo ou un visuel par exemple). N’envoyez pas de pièces jointes trop lourdes sauf si elles sont demandées par votre correspondant.  Si vous êtes en colère, attendez avant d’envoyer un e-mail. Laissez donc passer quelques heures et relisez-vous la tête froide avant de cliquer sur « Envoyer »… Et n’écrivez pas en majuscules. LES MAJUSCULES DONNENT L’IMPRESSION QUE VOUS CRIEZ.  Pendant vos congés, activez l’envoi automatique d’un message pour informer vos correspondants de votre absence et de votre date de retour. Enfin, posez-vous toujours la question : le mail est-il le meilleur moyen de communication pour transmettre cette information ? Si vous avez besoin d’une réponse immédiate, le téléphone est le moyen le plus rapide et le plus direct. S’il s’agit d’une info importante et délicate, la rencontre en face à face est indispensable. Pour la plupart des autres cas, le courriel est le mode de communication le plus efficace depuis l’invention de l’écriture.   Savoir de présenter à travers un CV et une lettre de motivation 1. généralités Il est vraiment qu’on vous demande de fournir un curriculum vitæ et une lettre de motivation au moment de la constitution de votre dossier d'inscription au concours ou bien, après les écrits, lorsque vous devez confirmer votre participation aux épreuves orales. Ces documents permettent aux jurys de prendre connaissance de votre parcours et de préparer quelques questions avant de vous rencontrer. Il faut donc qu'à la lecture de ces documents, ils aient un a priori favorable sur votre candidature. 2. CV : Curriculum vitae Le CV est un document qui précise le parcours (professionnel, scolaire, études supérieures...) du candidat à une offre d'emploi, les indications concernant l'état civil d'un candidat à un poste, ses diplômes, son expérience professionnelle ou dossier comportant ces indications. Aucun texte ne précise les conditions de rédaction et d'envoi du CV. En pratique, le candidat adresse à l'employeur sa demande de candidature à un poste. 2.1. Comment réaliser un CV? 2.1. 1. La présentation générale? il est inutile d’inscrire «curriculum vitæ» sur ce document, sa présentation spécifique et les informations qu’il contient suffisent à faire comprendre de quoi il s’agit. Quels que soient votre âge et votre expérience, un CV doit tenir sur une seule page de format A 4. Il faut donc faire parfois des choix parmi ses différentes expériences. 2.1.2. Comment organise-t-on son CV? Un CV est un document qui doit être organisé par thèmes.  État-civil Nom et prénom Inscrire d’abord le nom en majuscules puis le prénom en minuscules. Adresse Après votre identité vous mentionnerez votre adresse et au moins un numéro de Téléphone téléphone. Quelques informations complémentaires peuvent apparaître ensuite. Elles sont facultatifs, à vous de juger si elles présentent une utilité pour le jury. L’adresse e-mail: si le CV est destiné aux jurys, elle est peu utile puisqu’ils ne l’utiliseront pas! Elle vient alors prendre de la place sur le document aux dépens d’une autre information plus pertinente. Si le cv est destiné à un stage potentiel, l’adresse e-mail peut être utile. Il faudra alors veiller à ce qu’elle ne soit pas étrange. Ainsi, les diminutifs et les surnoms seront à proscrire pour donner envie à la structure de vous faire confiance et de vous accueillir prochainement. Une adresse e-mail basée sur le nom et le prénom ou son initiale est recommandée. Il est possible d’indiquer la situation familiale pour souligner: - En cas de célibat que vous êtes disponible pour vos études, que vous pouvez facilement déménager si besoin;  - En cas de vie maritale que vous avez une stabilité, un entourage qui vous soutient au quotidien, la maturité nécessaire pour la gestion du travail. Indiquer son âge n’est pas toujours souhaitable si vous êtes relativement jeune car cela entraînera inévitablement des questions concernant votre maturité, votre autonomie financière, votre capacité à faire face aux situations souvent difficiles rencontrées dans un métier. Cependant, si votre CV témoigne de nombreuses expériences pour votre jeune âge, celui-ci devient un atout à mentionner. On préférera indiquer l’âge plutôt que la date de naissance car cela évite au lecteur une perte de temps liée aux calculs. La photo d’identité peut être ajoutée en haut à droite du CV. Elle n’est pas obligatoire, à vous de décider si vous souhaitez que la première impression de votre jury se fonde sur cet élément.  Expériences Avant de parler des diplômes obtenus, il est préférable de présenter ses expériences. C’est cette partie du CV qui intéresse le plus le jury, elle sera stratégiquement placée au milieu du document. Intituler cette catégorie «Expériences» permet de mentionner les stages réalisés ainsi que les bénévolats. Il est cependant nécessaire de préciser systématiquement si vous étiez en situation de stage ou de bénévolat. Lorsqu’aucune indication n’est fournie, le lecteur comprend qu’il s’agit d’un travail salarié. Si vous avez peu d’expériences, choisissez une présentation mois/année en faisant une liste dans l’ordre antichronologique afin que vos expériences récentes (généralement les plus en lien avec votre projet professionnel) apparaissent en premier. Au-delà du type d’expérience vécue, il faut faire ressortir quelques compétences que cela vous a permis de mobiliser et qui sont utile pour mettre en évidence les aptitudes, connaissances et qualités professionnelles du candidat.  Études et diplômes Cet intitulé est suffisamment large pour permettre de mentionner tout type de diplôme. La présentation sera la même que pour les expériences: mois/année et suivant un ordre antichronologique. On ne mettra ni sigle ni abréviation.  Autres informations Cet intitulé permet de faire figurer des informations assez hétérogènes dans une même catégorie, ce qui est source de gain de place et de lisibilité. Il est important de mentionner le permis lorsque vous le possédez, car cela signifie que vous pourrez être mobile pour vous rendre sur un lieu. Parmi les loisirs cités, essayez de choisir une activité sportive et une activité culturelle pour équilibrer votre profil. Attention à ce que cette catégorie ne soit pas la plus importante de votre CV! 3. Rédiger une lettre de motivation 3.1. Définition Une lettre de motivation est un document rédigé par un individu pour exprimer son intérêt, sa motivation et ses compétences en vue d'obtenir un emploi, un stage, une formation ou toute autre opportunité professionnelle. Elle accompagne généralement le curriculum vitae (CV) et constitue un moyen pour le candidat de se présenter de manière plus détaillée et personnalisée. La lettre de motivation a pour objectif de convaincre le destinataire (employeur, responsable de recrutement, etc.) que le candidat est le choix idéal pour le poste en question. 3.2. Comment présenter sa lettre? La lettre de motivation suit les règles algériennes concernant la rédaction de tout courrier. Par conséquent, vous devrez indiquer en haut, à gauche: votre nom en majuscules suivi de votre prénom en minuscules, de votre adresse et d’un numéro de téléphone. Votre courrier est adressé à quelqu’un. Il faut donc indiquer, un peu en dessous de votre identité et sur la partie droite de la feuille : le nom du destinataire (ou, à défaut : Monsieur le Directeur). Un courrier doit aussi être daté. Vous pourrez donc indiquer la date en haut à droite, ou en face du destinataire sur la partie gauche de la feuille, ou encore à la fin de votre lettre avant de la signer. En effet, il ne faudra pas oublier de signer votre lettre. Vous n’aurez pas besoin de réécrire votre nom avant de signer puisque vous avez déjà indiqué votre identité en haut de la page. Enfin, une lettre doit présenter un objet. Ici, ce sera «lettre de motivation» ou «Exposé des motivations» ou «Lettre de présentation». Aujourd’hui, il est bien accepté qu’une lettre de motivation soit dactylographiée. Si le règlement de sélection ne mentionne pas qu’elle doit être manuscrite, vous aurez donc le choix. Si vous décidez de l’écrire à la main, veuillez à laisser des marges à gauche comme à droite et à réaliser un document lisible et aéré. 3.3. Comment construire son propos? Tout comme un CV, une lettre de motivation doit tenir sur une seule page. Cela nécessite d’être concis dans ses propos tout en essayant d’éviter les phrases banales qui ne retiendront pas l’attention du jury. Nous vous proposons de construire votre lettre en trois paragraphes: - Le premier a pour but, en quelques phrases, d’expliquer ce que vous faites actuellement et pourquoi vous avez choisi de vous destiner à un tel métier ; - Le deuxième est l’occasion de mettre en avant vos atouts, vos qualités pour postuler un tel emploi. Il est important de personnaliser ces informations en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise ou de l'organisme ; - Enfin, dans le troisième paragraphe, vous pouvez expliquer pourquoi vous avez choisi cette entreprise pour concrétiser votre projet professionnel. Vous pouvez alors conclure votre lettre avec une phrase de salutations ouvrant sur la rencontre avec le jury.