T.15 MICROSOFT OFFICE 2016 PDF

Tema 15 Microsoft Office 2016 Tabla de contenido Tabla de contenido Tabla de contenido............................................................................................................................................. 1 Introducción.......................................................................................................................................................... 3 Principales características de Office 365.................................................................................................... 3 Principales características de Office 2021.................................................................................................. 4 Principales características de Office 2016.................................................................................................. 4 Instalación............................................................................................................................................................. 6 Iniciar sesión y descargar................................................................................................................................ 6 Instalación.......................................................................................................................................................... 6 Activación......................................................................................................................................................... 6 Configuración....................................................................................................................................................... 7 Idioma................................................................................................................................................................. 7 Privacidad.......................................................................................................................................................... 8 Microsoft Word...................................................................................................................................................... 9 Introducción...................................................................................................................................................... 9 Crear un documento...................................................................................................................................... 9 Texto: Edición y formatos.............................................................................................................................. 10 Párrafos: Estilos y formatos............................................................................................................................ 11 Tablas e imágenes......................................................................................................................................... 11 Gráficos............................................................................................................................................................ 14 Revisión y comentarios.................................................................................................................................. 15 Plantillas............................................................................................................................................................ 16 Trabajo Colaborativo.................................................................................................................................... 17 Microsoft Excel.................................................................................................................................................... 18 Introducción.................................................................................................................................................... 18 Fórmulas........................................................................................................................................................... 18 Funciones básicas.......................................................................................................................................... 19 Referencias y Rangos.................................................................................................................................... 20 Gráficos y Análisis de datos......................................................................................................................... 21 Tablas dinámicas............................................................................................................................................ 22 Segmentación de datos............................................................................................................................... 23 Trabajo colaborativo..................................................................................................................................... 24 Microsoft PowerPoint......................................................................................................................................... 26 Introducción.................................................................................................................................................... 26 Creación de diapositivas.............................................................................................................................. 26 Diseño y formato............................................................................................................................................ 27 Animaciones.................................................................................................................................................... 29 Transiciones...................................................................................................................................................... 30 Presentación.................................................................................................................................................... 31 Trabajo colaborativo..................................................................................................................................... 31 Microsoft Access................................................................................................................................................ 34 Introducción.................................................................................................................................................... 34 Diseño de base de datos............................................................................................................................. 34 Creación y modificación de tablas........................................................................................................... 35 Consultas.......................................................................................................................................................... 38 Formularios....................................................................................................................................................... 39 Microsoft Office 2016 1 Tabla de contenido Informes............................................................................................................................................................ 39 Automatización con macros....................................................................................................................... 40 Microsoft Outlook............................................................................................................................................... 41 Introducción.................................................................................................................................................... 41 Gestión del correo electrónico................................................................................................................... 41 Calendario y tareas....................................................................................................................................... 45 Tareas................................................................................................................................................................ 46 Contactos........................................................................................................................................................ 47 Grupos de contactos.................................................................................................................................... 48 Reglas y automatización.............................................................................................................................. 49 Microsoft Office 2016 2 Introducción Introducción Microsoft Office es una herramienta ofimática mundialmente famosa. Office no es un software en sí mismo, sino un conjunto de aplicaciones ofimáticas. Estos conjuntos de programas, comúnmente conocidos como suites, reúnen herramientas populares como Word, Excel, Access, Outlook y más. Está disponible tanto en sistemas operativos Windows como Mac OS X. Inicialmente, en 1983 fue lanzada para ordenadores IBM con MS-DOS, para Apple en 1985 y, en 1989, para el sistema operativo Windows. En sus orígenes, Microsoft Office contenía el Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, y el Microsoft Excel. Además, la versión Pro (profesional), también contenía el Microsoft Access y el Schedule Plus. El paquete Office ha ido evolucionando desde sus orígenes a la actual versión del Microsoft 365. A partir del año 1997, esta herramienta uso el formato 97-2003 o 98-2004. Los formatos de aquella época eran en Microsoft Word:.doc, Microsoft PowerPoint:.ppt, y Microsoft Excel:.xls. A partir de la versión del Office 2007, los formatos pasaron a ser docx, xslx, pptx, en la versión Office Open XML. Estos formatos se han seguido manteniendo hasta las actuales versiones. Lo cierto es que esta evolución ha implicado mejoras sustanciales que facilitan la experiencia de usuario como por ejemplo la integración en la nube, la colaboración en tiempo real, integración de inteligencia artificial, mayor compatibilidad y accesibilidad, y actualizaciones más frecuentes y mejoras. El paquete Office sigue imponiéndose hoy en día. Se calcula que supera el 80% de la cuota de mercado, según un estudio de Forrester Research. Además, existen alternativas a Microsoft Office como Google Workspace (anteriormente G Suite) y suites de código abierto como LibreOffice, que también tienen una base de usuarios considerable. Veremos cómo abordar distintas opciones y funciones dentro del entorno de ejecución del Office en Microsoft Windows. Principales características de Office 365 Aplicaciones de Office: incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote, que están disponibles tanto en línea como para instalación local en dispositivos de escritorio y móviles. Acceso desde cualquier lugar: permite a los usuarios acceder a sus documentos, correos electrónicos y aplicaciones desde cualquier lugar si tienen conexión a Internet. Colaboración en tiempo real: facilitan el trabajo en equipo, permitiendo a varios usuarios editar y revisar documentos simultáneamente, lo que mejora la eficiencia y la productividad. Almacenamiento en la nube: incluye almacenamiento en la nube a través de OneDrive, lo que permite a los usuarios almacenar, sincronizar y compartir archivos de forma segura y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Correo electrónico y calendario: proporciona servicios de correo electrónico con Outlook, que incluyen funciones avanzadas de correo electrónico, calendario, contactos y tareas, accediendo al correo electrónico desde cualquier lugar. Microsoft Office 2016 3 Introducción Comunicaciones unificadas: ofrece herramientas de comunicación unificadas, como Skype Empresarial y Microsoft Teams, que permiten a los equipos colaborar a través de chat, videoconferencias, llamadas y reuniones en línea. Seguridad y cumplimiento normativo: ofrece características de seguridad avanzadas, como cifrado de datos, autenticación multifactor y protección contra amenazas, así como cumplimiento normativo para ayudar a proteger la información confidencial y cumplir con los requisitos legales y regulatorios. Administración centralizada: tiene herramientas de administración centralizada que permiten a los administradores gestionar usuarios, dispositivos, licencias y configuraciones de seguridad desde un único panel de control. Principales características de Office 2021 Microsoft Office 2021 incorpora varias características y mejoras orientadas a mejorar la experiencia del usuario tanto en entornos personales como profesionales: Interfaz de usuario actualizada: introduce una interfaz más limpia y simplificada, con una paleta de colores más neutra y estilos de iconos rediseñados que mejoran la experiencia visual general y facilitan la navegación por las aplicaciones. Mejoras en la colaboración: aunque no tan centrado en la nube como Office 365, Office 2021 ha mejorado las opciones de colaboración para trabajar en documentos compartidos en tiempo real, facilitando la cooperación entre equipos incluso sin estar conectados a la nube constantemente. Nuevas funciones en Excel: incluye nuevas funciones y tipos de datos, como XLOOKUP, LET, y tipos de datos dinámicos como acciones y geografía, que permiten a los usuarios manejar datos de manera más eficiente y realizar análisis más complejos y precisos. PowerPoint con más opciones multimedia: ofrece nuevas posibilidades para presentaciones más dinámicas y atractivas, incluyendo mejoras en la animación y en las opciones de transición, así como soporte mejorado para contenido multimedia, como videos y modelos 3D. Mejoras en seguridad y estabilidad: incrementa las medidas de seguridad, ofreciendo protección contra amenazas externas y pérdida de datos. Además, mejora la estabilidad y rendimiento en todas sus aplicaciones, asegurando una experiencia más fluida y segura para los usuarios. Principales características de Office 2016 Microsoft Office 2016 introdujo varias características y mejoras significativas para aumentar la productividad y la colaboración entre usuarios: Colaboración en tiempo real: se mejoró notablemente las capacidades de colaboración, permitiendo a los usuarios trabajar simultáneamente en documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Herramientas como Word, PowerPoint y Excel soportan la edición colaborativa en tiempo real, lo que facilita la cooperación y agiliza los flujos de trabajo. Integración con OneDrive: tiene una integración más profunda con OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft. Esto permite a los usuarios acceder y editar documentos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, así como compartir fácilmente archivos y colaborar con otros usuarios en línea. Tell Me Tool: se introdujo la herramienta "Tell Me", un asistente inteligente que ayuda a los usuarios a encontrar funciones y comandos dentro de las aplicaciones de Office. Simplemente ingresando palabras clave relacionadas con lo que necesitan hacer, los usuarios pueden obtener ayuda rápida sin tener que navegar por menús complicados. Microsoft Office 2016 4 Introducción Nuevos tipos de gráficos en Excel: Excel recibió una actualización significativa con nuevos tipos de gráficos, incluidos Treemap, Sunburst, Waterfall, Box y Whisker, e Histograma. Estos nuevos gráficos ayudan a los usuarios a visualizar datos complejos de manera más eficiente y a realizar análisis más profundos. Mejoras en Outlook: se mejoró con nuevas características, incluyendo el "Clutter", una herramienta que utiliza el aprendizaje automático para analizar patrones de correo electrónico y filtrar los mensajes de baja prioridad en una carpeta separada. También se mejoraron las capacidades de búsqueda, permitiendo a los usuarios encontrar correos electrónicos, contactos y eventos de calendario más rápidamente y de manera más eficiente. Microsoft Office 2016 5 Instalación Instalación La instalación, respecto a los pasos, es común para las versiones de Office 2019, Office 2016, Office 2016 para Mac y Office 2013. Iniciar sesión y descargar Ve al panel de la cuenta de Microsoft y, si aún no has iniciado sesión, selecciona Iniciar sesión. Inicie sesión con la cuenta de Microsoft asociada a esta versión de Microsoft 365. En la página Información general, seleccione Aplicaciones de Office y, en esa página, busque la Microsoft 365 producto que desea instalar y seleccione Instalar. Para instalar Microsoft 365 en otro idioma o instalar la versión de 64 bits, use la lista desplegable para buscar más opciones. Escoja el idioma y la versión de bits que desea y, luego, seleccione Instalar. Seleccione la pestaña siguiente para la versión que quiere instalar. Instalación Según el explorador, seleccione Abrir archivo (en Edge o Internet Explorer), Configuración (en Chrome) o Guardar archivo (en Firefox). Si aparece el aviso del Control de cuentas de usuario preguntando si quieres permitir que esta aplicación haga cambios en el dispositivo, clicar en Sí. Arranca la instalación. La instalación finaliza cuando aparezca la frase "Ya está listo. Office está instalado" y se reproduzca una animación para mostrarle en qué lugar del equipo podrá encontrar las aplicaciones de Office. Seleccione Cerrar. Activación En la mayoría de los casos, se activa una vez que se inicia una aplicación (Word, Excel, etc.) y después de haber aceptado los Términos de licencia, haciendo clic en Aceptar. Si le falta algún dato, consulte a su departamento de TI. Microsoft Office 2016 6 Configuración Configuración Idioma Es posible que quiera cambiar el idioma para escribir, para las herramientas de corrección y/o para los menús, botones y controles. Puede hacerlo de forma independiente. Las opciones de idioma están en el cuadro de diálogo Establecer las preferencias de idioma de Office. El idioma de la interfaz de usuario y de la ayuda se pueden configurar por separado. Para configurar el idioma de edición y corrección, desde cualquier aplicación de Office, seleccione Archivo > Opciones > Idioma. Si el idioma está entre los idiomas de edición, pulse Establecer como predeterminado. Si no, seleccione el idioma en la lista Agregar idiomas de edición adicionales y, clicar Agregar. El nuevo idioma aparecerá en la lista de idiomas de edición. Para configurar los idiomas de asistencia y visualización, desde una aplicación de Office seleccione Archivo > Opciones > Idioma. Microsoft Office 2016 7 Configuración Privacidad Se le proporcionan la información y los controles que necesita para tomar decisiones sobre cómo se recopilan y usan sus datos. Y así Office será seguro, confiable, y se respetarán sus datos y privacidad. Cualquier información de privacidad que se envía a Microsoft es anónima y no se utilizará en publicidad o ventas de ninguna forma. Haga clic en Archivo > Opciones. Clicar en Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Opciones de privacidad. Las opciones que tenemos son:  Enviar información personal a Microsoft para realizar mejoras para Office: activando esta casilla Microsoft recopila automáticamente la información de su equipo, incluyendo mensajes de error e información del hardware y software.  Permita que Office se conecte a servicios en línea de Microsoft para proporcionar funcionalidad que resulte relevante para su ubicación y preferencias: se recopila información sobre el uso de los servicios en línea y sitios proporcionados por Microsoft y sus socios. Permite el uso de las opciones de traducción disponibles en las secciones Investigación y referencia.  Quitar información personal de las propiedades del archivo al guardarlo: quita automáticamente información personal de las propiedades del archivo al guardar el archivo. Está desactivada en Excel, PowerPoint y Word. Incluso si la opción para quitar la información personal automáticamente está desactivada, aún puede quitar información personal a petición ejecutando el Inspector de documento; desde el botón del Centro de confianza o yendo a Archivo > información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento.  Opciones de traducción: para elegir la configuración de los diccionarios bilingües en línea y de la traducción automática. Sólo están disponibles si activa el cuadro Permita que Office se conecte a los servicios en línea de Microsoft para proporcionar funcionalidad que resulte relevante para su ubicación y preferencias en Opciones de privacidad. Microsoft Office 2016 8 Microsoft Word Microsoft Word Introducción Microsoft Word 2016 es una de las herramientas de procesamiento de texto más populares y ampliamente utilizadas en el mundo. Forma parte del paquete de software Microsoft Office 2016. Esta versión trae una serie de mejoras y características nuevas que mejoran la experiencia del usuario y aumentan la productividad. Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, los usuarios pueden crear documentos profesionales con facilidad, ya sea que estén redactando un informe, una carta, un currículum vitae o una presentación. Ofrece herramientas avanzadas de edición y formato que permiten personalizar documentos con estilos, temas y efectos visuales. La integración con otras aplicaciones de Office, como Excel y PowerPoint, facilita la colaboración y el intercambio de información entre documentos. Además, ofrece características de colaboración en tiempo real que permiten a los usuarios trabajar simultáneamente en un mismo documento, lo que facilita la revisión y edición conjunta. Incluye funciones de seguridad mejoradas que permiten a los usuarios proteger sus documentos con contraseñas y cifrado. Además, ofrece opciones para restringir la edición y el acceso a ciertos usuarios, lo que garantiza la confidencialidad y la integridad de la información contenida en los documentos. Crear un documento Cuando inicie Word, podrá elegir una plantilla de la galería, hacer clic en una categoría para ver otras plantillas o buscar otras plantillas en línea. Para ver una plantilla con mayor detalle, clicar en ella y aparecerá una vista previa. Si prefiere no usar una plantilla, clicar en Documento en blanco. Microsoft Office 2016 9 Microsoft Word Texto: Edición y formatos HABILITAR EDICIÓN Si recibe o abre un documento y no puede realizar ningún cambio, es posible que sea Abierto solo para su visualización en vista protegida. Siga estos pasos para editar: 1. Vaya a Archivo > Información. 2. Seleccione Proteger documento. 3. Seleccione Habilitar edición. AGREGAR TEXTO 1. Haz clic en la nueva página en blanco y escribe algo de texto. 2. Seleccione el texto al que dar formato y elija las opciones de fuente en la pestaña Inicio: Negrita, Cursiva, Viñetas, Numeración, etc. DAR FORMATO AL TEXTO 1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato. Para seleccionar una única palabra, haga doble clic en ella. Para seleccionar una línea de texto, haga clic en el lado izquierdo de la línea. 2. Seleccione una opción para cambiar la fuente, el tamaño de fuente, el color de fuente o poner el texto en negrita, cursiva o subrayado. Microsoft Office 2016 10 Microsoft Word COPIAR FORMATO 1. Seleccione el texto con el formato que quiera copiar. 2. Haga clic en Copiar formato y, después, seleccione el texto al que quiera copiar el formato. Párrafos: Estilos y formatos Puede usar estilos predefinidos como Título, Título y Normal para que cada nivel de título (u otro estilo) siempre tenga la misma fuente y tamaño cada vez que se use en el documento. Si después personaliza el estilo, el cambio se mostrará en cualquier lugar donde haya usado ese estilo. El uso de títulos también le permite mover partes del documento mediante el panel de navegación Ver > y facilitan la creación de una tabla de contenido. Proceso: 1. Seleccione el texto al que quiera aplicar formato. 2. En la pestaña Inicio, seleccione un estilo para obtener una vista previa. Si no ve el estilo que quiere, seleccione una de las flechas situadas junto a la lista de estilos para desplazarse por la galería o expandirlo. 3. Seleccione un estilo. Si busca un aspecto diferente, vaya a Diseño > Temas y seleccione otro. Cada tema tiene su propio conjunto de estilos. Tablas e imágenes INSERTAR UNA TABLA 1. Seleccione Insertar > Tabla. 2. Resalte el número de columnas y filas que quiera usar y selecciónelas. 3. Para crear una tabla más grande, seleccione Insertar > Tabla > Insertar tabla. 4. Elija el número de columnas y filas que quiera usar. PROPIEDADES DE TABLA Haga clic en la pestaña Tabla para aplicar la configuración a toda la tabla:  En Tamaño, establezca el ancho de la tabla seleccionando Ancho preferido y eligiendo un tamaño. En el cuadro Medir en, elija si en pulgadas o un porcentaje de la página. Microsoft Office 2016 11 Microsoft Word  En Alineación, elija si desea alinear la tabla a la izquierda, al centro o a la derecha de la página. Si selecciona Izquierda, puede seleccionar una distancia de sangría (espacio desde el margen) en el cuadro Sangría desde la izquierda.  En Ajuste de texto, seleccione Alrededor si quiere que el texto cercano de la página se ajuste alrededor de la tabla; puede hacer que el ajuste de texto sea más preciso clicando en Posicionamiento y eligiendo opciones en el cuadro de diálogo Posicionamiento de tabla. Si no desea ajustar el texto, seleccione Ninguno.  En Bordes y sombreado cambiamos el estilo, el color de línea y el ancho de línea de la tabla.  En Opciones establecemos más propiedades, incluidos los márgenes de celda superior e inferior, el espaciado y el cambio automático del tamaño del contenido de las celdas. PROPIEDADES DE FILA En primer lugar, haga clic en la fila o seleccione las filas que desea cambiar, clique con el botón derecho, Propiedades de tabla y, haga clic en la pestaña Fila.  En Tamaño marcamos el alto de la fila seleccionando Alto preferido y eligiendo un tamaño.  En Opciones puede dividir filas en las páginas o crear filas de encabezado.  Para mostrar la fila seleccionada actualmente en la parte superior de la pestaña y navegar entre filas sin salir del cuadro de diálogo Propiedades de tabla, haga clic en Fila anterior o Fila siguiente. PROPIEDADES DE COLUMNA Clicamos en la columna o seleccione las columnas que desea cambiar, clicamos con el botón derecho, elija Propiedades de tabla y haga clic en la pestaña Columna. Microsoft Office 2016 12 Microsoft Word  En Tamaño, ponga el ancho de la columna seleccionando Ancho preferido y eligiendo un tamaño. En el cuadro Medir en, elija si en pulgadas o un porcentaje.  Para mostrar las columnas seleccionadas actualmente en la parte superior de la pestaña y desplazarse por las columnas sin salir del cuadro de diálogo Propiedades de tabla, haga clic en Columna anterior o Columna siguiente. PROPIEDADES DE CELDA Haga clic en la celda que desea cambiar, haga clic con el botón derecho, elija Propiedades de tabla y clique en la pestaña Celda.  En Tamaño, establezca el ancho de la celda seleccionando Ancho preferido y eligiendo un tamaño. En el cuadro Medir en, elija si desea medir el ancho en pulgadas o un porcentaje.  En Alineación vertical, elija una opción de alineación para el contenido de la celda: Superior (la alineación predeterminada), Centro o Inferior.  Haga clic en Opciones para establecer más propiedades de celda, incluidos los márgenes de celda superior e inferior y las opciones de ajuste y ajuste de texto. INSERTAR UNA IMAGEN 1. Seleccione Insertar > Imagen. 2. Hay dos opciones disponibles:  Seleccione Este dispositivo para insertar un archivo desde su equipo.  Seleccione Bing (u otro navegador) para usar una foto de la web. 3. Si elige Bing, escriba lo que está buscando, elija una foto y, a continuación, seleccione Insertar. Microsoft Office 2016 13 Microsoft Word Gráficos Para crear un gráfico clicar en Insertar > gráfico y elija el gráfico que desee. 1. Haga clic en Insertar > Gráfico. 2. Clicar en el tipo de gráfico y luego haga doble clic en el gráfico deseado. 3. En la hoja de cálculo que aparece, cambie los datos predeterminados por su información. Al insertar un gráfico aparecen botones pequeños en la esquina superior derecha. Con el botón Elementos de gráfico mostramos, ocultamos o damos formato a elementos como títulos de eje o etiquetas de datos. El botón Estilos de diseño para cambiar rápidamente el color o el diseño del gráfico. Y el botón Filtros de gráfico permite mostrar u ocultar datos en el gráfico. Microsoft Office 2016 14 Microsoft Word Revisión y comentarios REVISIÓN Word marca los errores de ortografía, gramática y estilo con un subrayado. Clique con el botón derecho en la palabra subrayada y elija la sugerencia que desee, u obtenga más información sobre el error y cómo corregirlo. También puede abrir el panel del Editor para resolver problemas por categoría. 1. En la pestaña Revisar, seleccione Comprobar documento. 2. El panel del Editor categoriza las cuestiones de ortografía, gramática y estilo. 3. Clique en cada categoría para resolver los problemas. COMENTARIOS Agregar un comentario: 1. Seleccione donde quiera hacer un comentario. 2. Seleccione Revisar > Nuevo comentario. 3. Escriba lo que quiera. 4. Clique en cualquier lugar del documento al finalizar. Responder o resolver un comentario: 1. Seleccione un comentario. 2. Seleccione Responder. 3. Escriba lo que quiera. 4. Haga clic en cualquier lugar del documento cuando haya terminado. O bien, seleccione Resolver para mostrar que el comentario se ha completado. Mostrar comentarios  Seleccione Revisar > Mostrar comentarios para mostrar u ocultar los comentarios.  Seleccione Siguiente o Anterior para desplazarse entre los comentarios. Microsoft Office 2016 15 Microsoft Word Plantillas Si crea con frecuencia documentos como un informe o una presentación con un logotipo de empresa, guárdelo como plantilla para que pueda usarlo como punto de partida en lugar de recrear el archivo desde cero cada vez que lo necesite. Comience con un documento que ya haya creado, un documento que haya descargado o una nueva plantilla de Microsoft que haya personalizado. GUARDAR UNA PLANTILLA 1. Clicar en Archivo > Guardar como. 2. Doble clic en Equipo o en Este equipo. 3. Escriba un nombre para la plantilla en el cuadro Nombre de archivo. 4. Para obtener una plantilla básica, haga clic en el elemento de plantilla en la lista Guardar como tipo. En Word, por ejemplo, haga clic en Word Plantilla. Si el documento contiene macros, haga clic en Plantilla habilitada con macros de Word. Office irá automáticamente a la carpeta Plantillas personalizadas de Office. 5. Haga clic en Guardar. EDITAR LA PLANTILLA Abra un archivo, realice los cambios que quiera y guarde la plantilla. 1. Clique en Archivo > Abrir. 2. Doble clic en Equipo o Este equipo. 3. Ir a la carpeta Plantillas personalizadas de Office en Mis documentos. Microsoft Office 2016 16 Microsoft Word 4. Clicar en su plantilla y clic en Abrir. 5. Haga cambios, guarde y cierre la plantilla. USAR PLANTILLA PARA CREAR UN NUEVO DOCUMENTO Clic en Archivo > Nuevo > Personalizado y clic en la plantilla deseada. Trabajo Colaborativo Al compartir un documento el correo electrónico que se recibe incluye un vínculo que abre el documento en el navegador web. Seleccione Editar documento > Editar en el explorador. Si alguien más está trabajando en el documento verá los cambios que realiza. Esto se llama coautoría o colaboración en tiempo real. Se puede cambia a la aplicación Word en Edición y Abrir en aplicación de escritorio, cerca de la parte superior de la ventana. Microsoft Office 2016 17 Microsoft Excel Microsoft Excel Introducción Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. Funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Fórmulas Una fórmula puede contener algunos o todos los elementos siguientes: funciones, referencias, operadores y constantes: 1. Funciones: la función PI() devuelve el valor de Pi: 3,142... 2. Referencias: A2 devuelve el valor de la calda A2. 3. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula como, por ejemplo, 2. 4. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia y el operador * (asterisco) multiplica números. CREAR UNA FÓRMULA QUE HAGA REFERENCIA A VALORES DE OTRAS CELDAS 1. Seleccionar una celda. 2. Escribir el signo igual =. Nota: Las fórmulas de Excel siempre comienzan con el signo igual. 3. Seleccione una celda o escriba su dirección en la celda seleccionada. 4. Escriba un operador matemático. Por ejemplo, “-” para restar. 5. Seleccione la celda siguiente o escriba su dirección en la celda seleccionada. Microsoft Office 2016 18 Microsoft Excel 6. Presione Entrar. El resultado del cálculo se mostrará en la celda que contenga la fórmula. VER UNA FÓRMULA Al escribir una fórmula se muestra en la barra de fórmulas. Para ver una fórmula en la barra de fórmulas, seleccione una celda. ESCRIBIR UNA FÓRMULA QUE CONTIENE UNA FUNCIÓN INTEGRADA 1. Seleccione una celda vacía. 2. Escriba un signo igual = y luego escriba una función. Por ejemplo, =SUMA para obtener las ventas totales. 3. Escriba un paréntesis de apertura: “(”. 4. Seleccione el rango de celdas y, después, escriba un paréntesis de cierre: “) 5. Presione Entrar para obtener el resultado. Funciones básicas Función Descripción Función SUMA Use esta función para agregar los valores de las celdas. Función SI Use esta función para devolver un valor si una condición es verdadera y otro valor si es falsa. Aquí puede ver un vídeo acerca del uso de la función SI. Función BUSCAR Use esta función cuando necesite buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna. Microsoft Office 2016 19 Microsoft Excel Función Descripción Función Use esta función cuando necesite encontrar elementos en una tabla o en CONSULTAV un rango por filas. Por ejemplo, busque los apellidos de un empleado a partir de su número de empleado, o su número de teléfono a partir de sus apellidos (como en un listín telefónico). Vea este vídeo sobre el uso de BUSCARV. Función Use esta función para buscar un elemento en un rango de celdas y después COINCIDIR devolver la posición relativa de dicho elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores 5, 7 y 38, la fórmula =COINCIDIR(7;A1:A3;0) devuelve el número 2, porque 7 es el segundo elemento del rango. Función ELEGIR Use esta función para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se usa un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice. Función FECHA Use esta función para devolver el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Esta función es muy útil en situaciones en las que el año, el mes y el día se proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es posible que tenga una hoja de cálculo con fechas en un formato que Excel no reconoce, como AAAAMMDD. Use la función SIFECHA para calcular el número de días, meses o años entre dos fechas. Función DIAS Use esta función para devolver el número de días entre dos fechas. Funciones Las funciones ENCONTRAR y ENCONTRARB buscan una cadena de texto ENCONTRAR y dentro de una segunda cadena. Devuelven el número de la posición inicial ENCONTRARB de la primera cadena de texto a partir del primer carácter de la segunda. Función INDICE Use esta función para devolver un valor o la referencia a un valor desde una tabla o rango. Referencias y Rangos Una referencia de celda se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la fórmula. Puede usar una referencia de celda en una o varias fórmulas para hacer referencia a:  Datos de una celda en la hoja de cálculo.  Datos que se encuentran en distintas áreas de la hoja de cálculo. Microsoft Office 2016 20 Microsoft Excel  Datos que se encuentran en celdas de otras hojas de cálculo en el mismo libro. ESTA FÓRMULA: HACE REFERENCIA A: Y DEVUELVE: =C2 Celda C2 El valor de la celda C2. =A1:F4 Celdas A1 a F4 Valores de todas las celdas, pero se debe presionar Ctrl+Mayús+Entrar una vez escrita la fórmula. Nota: esta funcionalidad no funciona en Excel para la Web. =Activo-Pasivo Las celdas El valor de la celda Pasivo restado del valor de denominadas Activo la celda Activo. y Pasivo {=Semana1+Semana2} Los rangos de celda La suma de los valores de los rangos de celda denominados Semana1 y Semana2 como una fórmula Semana1 Y Semana2 matricial. =Hoja2!B2 Celda B2 de Hoja2 El valor de la celda B2 de Hoja2 Gráficos y Análisis de datos CREAR UN GRÁFICO Seleccione el gráfico adecuado para sus datos con la herramienta Análisis rápido. 1. Seleccione los datos a representar en el gráfico. 2. Clique Análisis rápido en esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas. 3. Clicar en Gráficos, mantenga el mouse sobre las opciones y seleccione el gráfico deseado. Microsoft Office 2016 21 Microsoft Excel USAR FORMATO CONDICIONAL Resalte datos importantes o muestre tendencias de datos con la herramienta Análisis rápido. 1. Seleccione los datos donde quiera aplicar formato condicional. 2. Seleccione el botón Análisis rápido en la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas. 3. Seleccione Formato, mantenga el mouse sobre las opciones y, después, seleccione la que prefiera. Tablas dinámicas Son una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que permiten hacer comparaciones, patrones y tendencias. CREACIÓN 1. Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica. Los datos deben organizarse en columnas con una sola fila de encabezado. 2. Seleccione Insertar > Tabla dinámica. Microsoft Office 2016 22 Microsoft Excel 3. Así creamos una tabla dinámica basada en una tabla o rango existente. Seleccionando Agregar estos datos al modelo de datos, se agrega la tabla o el rango que se usa para esta tabla dinámica en el modelo de datos del libro. 4. Decida dónde colocar el informe de tabla dinámica. Seleccione Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente y seleccione dónde desea que aparezca la nueva tabla dinámica 5. Clicar Aceptar. ACTUALIZACIÓN Al agregar nuevos datos al origen de datos de tabla dinámica, hay que actualizar las tablas dinámicas que se integraron en ese origen de datos. Para actualizar solo una tabla dinámica, puede clicar con el botón derecho en cualquier lugar del rango de tabla dinámica y seleccionar Actualizar. Si tiene varias tablas dinámicas, seleccione primero cualquier celda de cualquier tabla dinámica y en la cinta de opciones seleccione Analizar tabla dinámica > seleccione la flecha situada debajo del botón Actualizar y, después, seleccione Actualizar todo. Segmentación de datos La segmentación de datos proporcionan opciones para filtrar tablas o tablas dinámicas. Además del filtrado rápido, las segmentaciones de datos también indican el estado de filtrado actual, lo que facilita la comprensión de lo que se muestra exactamente en ese momento. CREAR UNA SEGMENTACIÓN 1. Clique en cualquier lugar de la tabla o tabla dinámica. 2. En la pestaña Insertar, seleccione Segmentación de datos. Microsoft Office 2016 23 Microsoft Excel 3. En el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos, active las casillas de los campos que quiera mostrar y clique Aceptar. 4. Se creará una segmentación de datos para cada campo seleccionado. Al clicar en cualquiera de los botones de segmentación de datos, se aplicará automáticamente ese filtro a la tabla o tabla dinámica vinculada. APLICAR FORMATO 1. Ajustará preferencias de segmentación en la pestaña Diseño de la cinta de opciones. 2. Seleccione el estilo de color deseado. ELIMINAR SEGMENTACIÓN 1. Seleccione la segmentación de datos y presione Suprimir. 2. Haga clic con el botón derecho en la segmentación de datos y, a continuación, seleccione Quitar. Trabajo colaborativo COMPARTIR 1. Cuando el archivo se abra en la aplicación de escritorio de Excel, es posible que vea una barra amarilla que indica que el archivo está en vista protegida. Si es así, seleccione el botón Habilitar edición. 2. Clicar Compartir en la esquina superior derecha. 3. De forma predeterminada, todos los destinatarios podrán editar el libro; sin embargo, puede cambiar la configuración seleccionando la opción puede editar. 4. Escriba las direcciones de correo electrónico en el cuadro de dirección y sepárelas entre sí con un punto y coma. 5. Añada un mensaje para los destinatarios (opcional). 6. Clicar Enviar. 7. Los usuarios recibirán un correo electrónico donde se les invita a abrir el archivo. Pueden seleccionar el vínculo para abrir el libro. Se abrirá un navegador web y el libro se abrirá en dicho navegador. Si quieren usar la aplicación de escritorio de Excel pueden seleccionar Editar en la aplicación de escritorio. Necesitarán una versión de Excel compatible con la co-autoría. Si no tienen una versión compatible, pueden editar en el navegador. TRABAJAR EN EQUIPO Con el archivo abierto en Excel, asegúrese de que el Autoguardado está activado en la esquina superior izquierda. Cuando los otros usuarios abran finalmente el archivo, estarán trabajando en coautoría. Sabrá que está trabajando en co-autoría si ve imágenes de las personas en la esquina superior derecha de la ventana de Excel. (También puede ver sus iniciales o una "I", que significa Microsoft Office 2016 24 Microsoft Excel invitado). Microsoft Office 2016 25 Microsoft PowerPoint Microsoft PowerPoint Introducción Microsoft PowerPoint es una aplicación para crear presentaciones visuales y multimedia. Permite a los usuarios diseñar diapositivas que pueden incluir texto, imágenes, gráficos y vídeos para comunicar información de manera efectiva. Ofrece una variedad de plantillas y temas predefinidos facilitando la personalización de las presentaciones. También proporciona herramientas para animar elementos de la diapositiva y agregar transiciones entre ellas, ayudando a crear una narrativa visual fluida y atractiva. Los usuarios pueden trabajar colaborativamente en tiempo real. Creación de diapositivas ELEGIR UN TEMA Un tema es un diseño de diapositiva que contiene sus correspondientes colores, fuentes y efectos especiales, como sombras, reflejos, etc. Al abrir PowerPoint aparecen algunos temas y plantillas integrados. 1. En la pestaña Archivo de la cinta de opciones, seleccione Nuevo y elija un tema. Verá una vista previa del tema, con cuatro variaciones de color entre las que elegir en el lado derecho. 2. Clicar en Crear o elija una variación de color y luego haga clique Crear. INSERTAR UNA DIAPOSITIVA NUEVA En la pestaña Inicio, clicar en Nueva diapositiva y elija un diseño de diapositiva. Microsoft Office 2016 26 Microsoft PowerPoint AGREGAR DIAPOSITIVAS 1. Seleccione la diapositiva que irá antes de la nueva. 2. Seleccione Inicio > Nueva diapositiva. 3. Seleccione un diseño. 4. Seleccione el cuadro de texto y escriba. ELIMINAR DIAPOSITIVAS  Para una sola diapositiva: Clicar con el botón derecho en la diapositiva en el panel de miniaturas de la izquierda y, después, seleccione Eliminar diapositiva.  Para varias diapositivas: Mantenga presionada la tecla Ctrl y, en el panel de miniaturas de la izquierda, seleccione las diapositivas. Suelte la tecla Ctrl. Ahora clique con el botón derecho en la selección y elija Eliminar diapositiva.  Para una secuencia de diapositivas: Mantenga presionada la tecla Mayús y, en el panel de miniaturas de la izquierda, seleccione la primera y la última diapositiva de la secuencia. Suelte la tecla Mayús. A continuación, haga clic con el botón derecho en la selección y elija Eliminar diapositiva. DUPLICAR UNA DIAPOSITIVA En el panel de miniaturas de la izquierda clicar con el botón derecho en la miniatura de la diapositiva que quiere duplicar y clique en Duplicar diapositiva. El duplicado se inserta justo después de la diapositiva original. REORGANIZAR EL ORDEN DE LAS DIAPOSITIVAS  Mover una sola diapositiva: En el panel de la izquierda, clicar en la miniatura de la diapositiva que desea mover y arrástrela a la nueva ubicación.  Mover varias diapositivas: Mantenga presionada la tecla Ctrl y, en el panel de la izquierda, haga clic en cada diapositiva que quiera mover. Suelte la tecla Ctrl y, a continuación, arrastre las diapositivas seleccionadas como un grupo a la nueva ubicación. Diseño y formato Los diseños de diapositiva contienen cuadros de formato, posicionamiento y marcador de posición para todo el contenido que aparece en una diapositiva. Los marcadores de posición son los contenedores de línea de puntos de los diseños de diapositiva que contienen contenido como títulos, texto de cuerpo, tablas, gráficos, Gráficos SmartArt, imágenes, imágenes prediseñadas, vídeos y sonidos. Los diseños de diapositiva también contienen los colores, fuentes, efectos y el fondo (denominados colectivamente tema) de una diapositiva. Microsoft Office 2016 27 Microsoft PowerPoint PowerPoint incluye diseños de diapositiva integrados, puede modificarlos para satisfacer sus necesidades y compartir sus diseños personalizados con otras personas. En la vista Patrón de diapositivas, puede cambiar los diseños de diapositiva estándar integrados. La imagen siguiente muestra el patrón de diapositivas y dos de los patrones de diseño para un tema en la vista Patrón de diapositivas. Si desea aplicar un diseño de diapositiva definido a una diapositiva determinada, seleccione la diapositiva. A continuación, en la cinta de la barra de herramientas, seleccione Inicio > Diseño y elija un diseño de la Galería de opciones que aparece. Microsoft Office 2016 28 Microsoft PowerPoint Si desea personalizar la definición de un diseño de diapositiva que posteriormente se aplicará a diapositivas individuales, en la cinta de la barra de herramientas, seleccione Ver > patrón de diapositivas. (Esta característica no está disponible en PowerPoint para la web ). Los patrones de diseño aparecen como miniaturas en el panel de miniaturas debajo del patrón de diapositivas. Clique en un patrón de diseño en el panel de miniaturas y empiece a personalizar. Animaciones Puede animar texto, imágenes, formas, tablas, gráficos SmartArt y otros objetos de su presentación. Los efectos pueden hacer aparecer y desaparecer un objeto, o también moverlo. Asimismo, permiten cambiar el tamaño o el color del objeto. Los efectos pueden responder a los clics del mouse u otras acciones dando una apariencia interactiva a la presentación. AGREGAR 1. Seleccione el objeto o el texto que quiera animar. 2. Seleccione Animaciones y elija una animación. 3. Seleccione Opciones de efectos y elija un efecto. 4. ADMINISTRAR Hay diferentes formas de iniciar las animaciones en la presentación:  Al hacer clic: inicie una animación al hacer clic en una diapositiva.  Iniciar con anterior: reproduzca una animación al mismo tiempo que la animación anterior en la secuencia.  Iniciar después de anterior: inicie una animación inmediatamente después de que termine la anterior.  Duración: aumente o acorte un efecto.  Retraso: agregue tiempo antes de que se ejecute un efecto. AGREGAR MÁS EFECTOS A UNA ANIMACIÓN 1. Seleccione un objeto o texto con una animación. 2. Haga clic en Agregar animación y elija una. Microsoft Office 2016 29 Microsoft PowerPoint CAMBIAR EL ORDEN DE LAS ANIMACIONES 1. Seleccione un marcador de animación. 2. Elija la opción que quiera:  Mover antes: haga que una animación aparezca antes en la secuencia.  Mover después: haga que una animación aparezca más tarde en la secuencia. AGREGAR UNA ANIMACIÓN A OBJETOS AGRUPADOS Puede agregar una animación a objetos agrupados, texto y otros elementos. 1. Presione la tecla Ctrl y seleccione los objetos que quiera. 2. Seleccione Formato > Agrupar > Grupo para agrupar los objetos. 3. Seleccione Animaciones y elija una animación. Transiciones Una transición determina cómo entra una diapositiva y cómo sale la anterior. Es el efecto visual que se reproduce al pasar de una diapositiva a la siguiente durante una presentación. Puede controlar la velocidad, agregar sonido y personalizar las propiedades de los efectos de transición. AGREGAR. 1. Seleccione la diapositiva. 2. Clicar en la pestaña Transiciones y seleccione una transición y verá una vista previa. 3. Seleccione Opciones de efectos para elegir la dirección y naturaleza. 4. Clique en Vista previa para ver el aspecto que tendrá la transición. Seleccione Aplicar a todo para agregar el efecto de transición a toda la presentación. QUITAR 1. Seleccione la diapositiva que tiene la transición que desea quitar. 2. En la pestaña Transiciones, en la galería Transiciones, seleccione Ninguna. Si desea quitar todas las transiciones de la presentación, después de seleccionar Ninguna, seleccione Aplicar a todo. CAMBIAR Solo se puede aplicar un efecto de transición a una diapositiva a la vez. Si una diapositiva ya tiene aplicado un efecto de transición, puede cambiar a otro yendo a la pestaña Transiciones y seleccionando el efecto. Si desea cambiar un efecto existente modificando los intervalos o la dirección de este, puede hacerlo usando las opciones de la pestaña Transiciones de la cinta de opciones, en el extremo: 1. Seleccione la diapositiva que tiene la transición que desea modificar. 2. En la pestaña Transiciones , seleccione Opciones de efectos y, después, elija una opción en el menú que aparece. 3. En el grupo Intervalos de la pestaña Transiciones , puede cambiar la duración del efecto. Microsoft Office 2016 30 Microsoft PowerPoint También puede especificar si el efecto tiene lugar después de un clic del mouse o después de que pase una cantidad de tiempo determinada. También hay opciones para agregar un sonido al efecto de transición o aplicar la transición a todas las diapositivas de la presentación con diapositivas. Presentación REPRODUCIR UNA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS En la pestaña Presentación con diapositivas, en el grupo Iniciar presentación con diapositivas, seleccione Desde el principio: Para desplazarse a la diapositiva anterior o siguiente, seleccione Anterior o Siguiente. USAR LA VISTA MODERADOR PARA EJECUTAR LA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS Usar la vista Moderador es una forma de ver la presentación con las notas del orador en un equipo (su portátil, por ejemplo), mientras que solo las diapositivas aparecen en la pantalla que ve el público (como una pantalla más grande a la que está proyectando). Para obtener detalles completos, consulte Iniciar la presentación y ver las notas en la vista Moderador. Trabajo colaborativo COMPARTIR LA PRESENTACIÓN 1. Seleccione Compartir en la cinta de opciones. 2. Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que quiere compartir el archivo. También puede seleccionar la lista desplegable para cambiar los permisos. La opción predeterminada es Permitir la edición. Para cambiar el permiso a solo lectura, desactive esta casilla y seleccione Aplicar. 3. Si lo desea, incluya un mensaje y seleccione Enviar. También puede seleccionar obtener un vínculo para crear un vínculo que puede copiar en un correo electrónico. Microsoft Office 2016 31 Microsoft PowerPoint COAUTORÍA DE UNA PRESENTACIÓN Después de compartir el archivo, puede trabajar en colaboración al mismo tiempo.  En Compartir vea quién está trabajando también.  Las marcas coloreadas muestran donde está realizando cambios cada persona. COMENTARIOS EN PRESENTACIONES 1. Seleccione revisar >nuevo comentario. Si el panel Comentarios ya está abierto, seleccione Nuevo. 2. En el panel Comentarios, escriba su mensaje en el cuadro y clique ENTRAR. 3. Seleccione responder y escriba su respuesta. 4. Seleccione los botones Siguiente o Atrás para desplazarse por los comentarios y las diapositivas. 5. Seleccione la X en la esquina superior del comentario. Microsoft Office 2016 32 Microsoft PowerPoint CHATEAR MIENTRAS SE EDITA 1. Si hay otra persona editando el archivo, seleccione la imagen o las iniciales en la esquina superior derecha para abrir una ventana de chat. 2. Escriba algo y presione Entrar. Microsoft Office 2016 33 Microsoft Access Microsoft Access Introducción Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access. Microsoft Access es una herramienta de gestión de bases de datos para la creación y manejo de bases de datos de forma sencilla y eficiente. Facilita el almacenamiento de datos para su consulta, manipulación y análisis, pudiendo generar informes detallados y automatizar tareas comunes a través de interfaces gráficas de usuario. Tiene gran capacidad para conectar y recopilar datos desde diferentes fuentes, incluyendo otros productos de Microsoft Office, bases de datos SQL y aplicaciones externas. Esto permite a los usuarios integrar y centralizar datos en un solo lugar. Además ofrece herramientas robustas para la creación de formularios personalizados y consultas, lo que mejora la interacción del usuario con los datos. Por otra parte se pueden desarrollar aplicaciones completas con componentes de lógica y automatización sin necesidad de programación avanzada gracias a su entorno de desarrollo integrado y a la programación en Visual Basic for Applications (VBA). Esto hace que sea una opción popular para pequeñas empresas y departamentos dentro de grandes organizaciones que necesitan crear rápidamente sistemas de gestión de datos operativos sin invertir en software más complejo o especializado. Diseño de base de datos Una base de datos bien diseñada permite obtener acceso a información actualizada y precisa. Como es esencial tener un diseño correcto para lograr sus objetivos de trabajar con una base de datos, tiene sentido invertir el tiempo necesario para obtener información sobre los principios de un buen diseño. Al final, es mucho más probable que acabe con una base de datos que se ajusta a sus necesidades y que puede adaptarse fácilmente al cambio. Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquel que:  Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.  Proporciona a Access la información necesaria para unir la información en las tablas según sea necesario.  Ayuda a respaldar y garantizar la precisión y la integridad de la información.  Se ajusta a sus necesidades de informes y procesamiento de datos. EL PROCESO DE DISEÑO Consta de los siguientes pasos:  Determinar el propósito de la base de datos: le ayudará a prepararse para los pasos restantes.  Buscar y organizar la información necesaria: recopile todos los tipos de información que podría querer registrar en la base de datos, como los nombres de producto y los números de pedido. Microsoft Office 2016 34 Microsoft Access  Dividir la información en tablas: divida los elementos de información en entidades principales o temas, como Productos o Clientes. Cada tema se convierte en una tabla.  Convertir los elementos de información en columnas: decida qué información quiere almacenar en cada tabla. Cada elemento se convierte en un campo y se muestra como una columna en la tabla.  Especificar las claves principales: elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se usa para identificar cada fila. Un ejemplo podría ser Id. de producto o Id. de pedido.  Establecer las relaciones de tablas: decida cómo se relacionan los datos en una tabla con los datos de otras tablas. Agregue campos a las tablas o cree tablas para aclarar las relaciones.  Perfeccionar el diseño: analice el diseño en busca de errores. Cree las tablas y agregue unos cuantos registros de datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados que quiere de las tablas.  Aplicar las reglas de normalización: aplique las reglas de normalización de datos para ver si las tablas están estructuradas correctamente. Creación y modificación de tablas Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos. Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo. Microsoft Office 2016 35 Microsoft Access 1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un determinado empleado o un producto. 2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. 3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o [email protected]. CREAR UNA NUEVA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE 1. Clicar en Archivo > Abrir, y clicar en la base de datos si aparece bajo Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para localizar la base de datos. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir. 3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos. CREAR UNA NUEVA TABLA IMPORTANDO O VINCULANDO DATOS EXTERNOS 1. Haga clic en Archivo > Abrir. 2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla. 3. En la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , seleccione Nuevo origen de datos y elija uno de los orígenes de datos disponibles en los submenús que aparecen. Tenga en cuenta que, para Access 2016 y versiones anteriores, los orígenes de datos disponibles se muestran como comandos directamente en el grupo Importar & vínculo. 4. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso. Se crea la nueva tabla y se muestra en el panel de navegación. PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPOS Además de establecer campos de propiedades, también puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos. 1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño. 3. En la pestaña Diseño de tabla , en el grupo Mostrar u ocultar , haga clic en Hoja de propiedades. Microsoft Office 2016 36 Microsoft Access Se muestra la hoja de propiedades de tabla. 4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General. 5. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y especifique una configuración para la propiedad. Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características y su comportamiento. 1. Propiedades de tabla 2. Propiedades de campo Las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada. Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. CREAR UNA CLAVE PRINCIPAL A menos que tenga una razón específica para no hacerlo, debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que puede ayudar a mejorar el rendimiento. También se comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre único. Los valores únicos son cruciales, ya que, de lo contrario, no hay forma fiable de distinguir una fila concreta de otras filas. Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, se crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo de id. y el tipo de datos Autonumeración. En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que aún no tiene una. ESTABLECER O CAMBIAR LA CLAVE PRINCIPAL 1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee establecer o cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño. Microsoft Office 2016 37 Microsoft Access 3. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. 4. En la pestaña Diseño de tabla , en el grupo Herramientas , haga clic en Clave principal. Aparece un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal. QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL 1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee quitar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño. 3. Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en el selector de filas de cada campo. 4. En la pestaña Diseño de tabla , en el grupo Herramientas , haga clic en Clave principal. El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal. Consultas La función más común de una consulta es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere. Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta. Hay dos tipos básicos de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe. Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos. CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN Puede crear una consulta de selección en la vista Diseño o mediante el Asistente para consultas. Algunos elementos de diseño no están disponibles cuando se utiliza el asistente, pero puede agregarlos más adelante en la vista Diseño. Aunque los dos métodos son ligeramente diferentes entre sí, los pasos básicos son los mismos: 1. Elija las tablas o consultas que desea usar como orígenes de datos. 2. Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir. 3. Especifique criterios para limitar los registros que devuelve la consulta (opcional). Después de crear una consulta de selección, ejecútelo para ver los resultados. Para ejecutar una Microsoft Office 2016 38 Microsoft Access consulta de selección, ábrala en la vista Hoja de datos. Si guarda la consulta, puede volver a usarla siempre que lo necesite, por ejemplo, como origen de datos de un formulario, informe u otra consulta. Formularios Un formulario es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "dependiente" es aquel conectado directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y que puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no esté vinculado directamente a un origen de datos, pero que todavía contenga botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para ejecutar la aplicación. Considere los formularios dependientes como ventanas a través de las cuales los usuarios pueden ver y obtener acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de la base de datos porque los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Un formulario visualmente atractivo hace más agradable y eficiente el trabajo con la base de datos, además de evitar que se introduzcan datos erróneos. CREAR UN FORMULARIO CON UN SOLO ELEMENTO 1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario. 2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras se muestran los datos. 3. Para empezar a usar el formulario, cambie a la vista Formulario:  En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic en Vista Formulario. Informes Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo. CREAR INFORMES Elegir un origen de registros: El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.  Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.  Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:  Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco, O bien:  Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2. Microsoft Office 2016 39 Microsoft Access Elegir una herramienta de informe: Las herramientas de informes están en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:  Informe: crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.  Diseño de informe: abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar los campos y controles necesarios.  Informe en blanco: abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de campos desde la que se pueden agregar campos al informe.  Asistente para informes: muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño.  Etiquetas: muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar. Crear el informe: 1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página. Access muestra el informe en la vista Presentación. 2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:  Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.  Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.  Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato. Automatización con macros Las macros pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo. MACROS DE DATOS Las macros de datos se administran desde la pestaña Tabla mientras se visualiza una tabla en la vista Hoja de datos y no aparecen en Macros en el panel de navegación. Entre otras cosas, puede usar macros de datos para validar y garantizar la precisión de los datos de una tabla. Hay dos tipos principales de macros de datos: los que se desencadenan mediante eventos de tabla (también denominados macros de datos "controladas por eventos") y los que se ejecutan en respuesta a la llamada por nombre (también conocidas como macros de datos "con nombre"). Microsoft Office 2016 40 Microsoft Outlook Microsoft Outlook Introducción Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de información personal y cliente de correo electrónico. Esta herramienta integral es utilizada principalmente para el manejo de correos electrónicos, pero también incorpora funciones para gestionar calendarios, tareas, eventos, y contactos. Outlook permite a los usuarios organizar su comunicación y compromisos diarios de manera eficiente, ofreciendo una integración fluida con otros servicios de Microsoft y aplicaciones de terceros. La interfaz de usuario está diseñada para ser intuitiva y accesible, facilitando la navegación y el manejo de grandes volúmenes de información. Permite configurar múltiples cuentas de correo electrónico, desde donde los usuarios pueden enviar, recibir y organizar sus mensajes. Además, cuenta con herramientas avanzadas de búsqueda y filtrado que ayudan a los usuarios a encontrar rápidamente la información necesaria. La función de calendario es particularmente robusta, permitiendo a los usuarios programar y recibir invitaciones a reuniones, configurar recordatorios y ver su agenda de manera organizada. También se pueden compartir calendarios entre usuarios, facilitando la coordinación de citas y eventos. Permite el cifrado de mensajes lo que lo hace adecuado para manejar información sensible y comunicaciones importantes. Gestión del correo electrónico CONFIGURAR LA CUENTA DE CORREO Es lo primero a hacer, después estará listo para empezar a recibir y enviar correo electrónico, usar el calendario, crear contactos, etc. La configuración es automática si usó una versión anterior de Outlook en el mismo equipo. Si no lo ha hecho, la configuración automática de la cuenta se iniciará la primera vez que inicie Outlook y le guiará a través del proceso. Se te pedirá tu nombre, dirección de correo electrónico y contraseña. Normalmente, esto es suficiente, pero si se produce un error en la configuración automática, Outlook le pedirá más información, como el nombre del servidor de correo. Si no dispone de esa información, su departamento de TI puede proporcionarle los detalles. Microsoft Office 2016 41 Microsoft Outlook CREAR CARPETAS En el panel izquierdo de Correo, Contactos, Tareas o Calendario, haga clic con el botón derecho en el lugar donde desea agregar la carpeta y, a continuación, haga clic en Nueva carpeta. MOVER MENSAJES A CARPETAS 1. Seleccione un mensaje. 2. Seleccione Mover todo. 3. Elija una carpeta: O bien, arrastre y coloque un correo electrónico en una carpeta. CREAR REGLAS PARA ORDENAR EL CORREO ELECTRÓNICO AUTOMÁTICAMENTE Puede hacer que las reglas sean tan complicadas o sencillas como desee. Esta es la manera de enviar rápidamente todos los mensajes de un solo remitente a una carpeta específica: 1. Haga clic con el botón secundario en un mensaje. 2. Seleccione Reglas. 3. Escoger Mover siempre los mensajes de: [nombre del remitente]. 4. Elija una carpeta o seleccione Nuevo para crear una nueva. 5. Seleccione Aceptar. Microsoft Office 2016 42 Microsoft Outlook MARCAR CORREO ELECTRÓNICO PARA SU SEGUIMIENTO 1. Seleccione un correo electrónico. 2. Seleccione Seguimiento. 3. Elija una opción. O bien, mantenga el puntero sobre el mensaje y seleccione la marca. Para ver todos los mensajes marcados seleccione Filtrar correo electrónico > marcado. ARCHIVAR MENSAJE Use Archivo cuando desee mantener una bandeja de entrada limpia, pero no quiere eliminar determinados correos electrónicos. A diferencia de los mensajes eliminados, se pueden buscar mensajes archivados. 1. Seleccionar uno o más mensajes. 2. Seleccione Archivo. Microsoft Office 2016 43 Microsoft Outlook BÚSQUEDA DE CORREOS 1. Clique el cuadro de búsqueda. 2. Escriba lo que está buscando, como parte de un asunto o el nombre de un contacto. CREAR UNA RESPUESTA AUTOMÁTICA 1. Seleccione Archivo > Respuestas automáticas. 2. En el cuadro Respuestas automáticas, seleccione Enviar respuestas automáticas. 3. En la pestaña Dentro de mi organización, escriba la respuesta que desea enviar mientras esté fuera de la oficina. 4. Seleccione Aceptar para guardar la configuración. CREAR Y AGREGAR UNA FIRMA DE CORREO ELECTRÓNICO 1. En la pestaña Vista , seleccione Configuración de la vista. 2. Seleccione Cuentas > Firmas. 3. Seleccione Nueva firma y, después, asígnele un nombre distinto. 4. En el cuadro de edición situado debajo del nuevo nombre, escriba la firma y, después, especifique la fuente, el color y los estilos para obtener la apariencia que desee. 5. Selecciona Guardar cuando hayas terminado. 6. Con la nueva firma seleccionada en la lista situada encima del cuadro de edición, vaya a Seleccionar firmas predeterminadas y elija si desea aplicar la firma a los mensajes nuevos y a las respuestas y reenvíos. 7. Seleccione Guardar de nuevo. CAMBIAR EL TAMAÑO DE FUENTE EN LA LISTA DE MENSAJES 1. En el menú, seleccione Ver configuración de vista >. 2. Seleccione Diseño > correo. 3. En Tamaño y espaciado del texto, seleccione el tamaño de texto deseado (Pequeño, Mediano o Grande). 4. Seleccione Guardar para aplicar los cambios. Microsoft Office 2016 44 Microsoft Outlook Calendario y tareas Los calendarios de Outlook le permiten crear citas, eventos y reuniones con otros usuarios. Puede tener varios calendarios para distintos fines, importar calendarios de otros proveedores de correo electrónico y servicios. CREAR UN CALENDARIO Al crear un calendario adicional puede agregar eventos a ese calendario, pero cuidado porque cuando otros usuarios ven su disponibilidad no se muestran los eventos de calendario secundarios. Este comportamiento está configurado así por el propio diseño. Solo los eventos del calendario principal afectan a su disponibilidad. 1. En Calendario, en la pestaña Carpeta , en el grupo Nuevo , haga clic en Nuevo calendario. 2. En el cuadro Nombre , escriba un nombre para el nuevo calendario. 3. En la lista Seleccionar dónde colocar la carpeta , haga clic en Calendario y, a continuación, haga clic en Aceptar. El nuevo calendario aparece en la Panel de navegación Calendario. Para ver un calendario, seleccione la casilla del calendario. CREAR CITAS, REUNIONES Y EVENTOS Las citas, las reuniones y los eventos comparten varias similitudes. Todos tienen una fecha y hora de inicio y finalización, un asunto y una ubicación. Puede crear citas, reuniones y eventos periódicos. Las citas son bloques de tiempo que puede marcar como libres, ocupados, provisionales, fuera de la oficina o trabajando en otro lugar. Los eventos son igual que las citas, excepto que, de forma predeterminada, duran al menos un día completo. Las reuniones son citas o eventos con otros asistentes. En la carpeta Calendario, seleccione Nueva cita, Nueva reunión o haga clic en Nuevos elementos y elija Evento de todo el día para empezar. Para obtener más información, vea Crear o programar una cita, reunión o evento. Proceso de creación: 1. En la carpeta Calendario, seleccione Nueva cita o haga clic en Ctrl+N. En cualquier otra carpeta, haga clic en Ctrl+Mayús+A. 2. Escriba un asunto, una ubicación, una hora de inicio y una hora de finalización. 3. Seleccione Guardar y Cerrar para guardar la cita. Microsoft Office 2016 45 Microsoft Outlook CREAR UNA CITA O REUNIÓN A PARTIR DE UN MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO Hay dos formas de crear una cita o una reunión a partir de un mensaje de correo electrónico.  Seleccione el mensaje de correo electrónico en la lista de mensajes y, después, elija Responder con reunión en la cinta de opciones. Se creará una nueva convocatoria de reunión con el remitente del mensaje en la línea Para y el mensaje de correo electrónico incluido en el cuerpo de la convocatoria de reunión.  Configure un nuevo paso rápido, como Crear y cita con datos adjuntos. Después de crear esto, podrá hacer clic con el botón derecho en un correo electrónico en la bandeja de entrada y seleccionar Pasos rápidos > Crear una cita con datos adjuntos. Se abrirá una cita con el mensaje de correo electrónico como datos adjuntos y puede agregar asistentes para convertir la cita en una reunión. Tareas Muchas personas guardan listas de tareas pendientes, ya sea en papel, en una hoja de cálculo o con una combinación de papel y métodos electrónicos. En Outlook, puede combinar varias listas en una, obtener avisos y realizar el seguimiento del progreso de las tareas. CREAR UNA TAREA 1. Abra Outlook y, en la pestaña Inicio , en el grupo Nuevo , elija Nuevos elementos. 2. Elija Tarea, rellene el formulario de tareas según sea necesario y, después, elija Guardar & Cerrar. Método abreviado de teclado: presione Ctrl+Mayús+K. ASIGNAR UNA TAREA 1. Elija en la barra de acceso rápido o Tareas en la barra de navegación. 2. Siga uno de estos procedimientos:  Elija en la cinta de opciones para crear una tarea o abra una tarea existente. 3. Elija Asignar tarea. 4. En el formulario de tareas, haga lo siguiente:  En el cuadro Para , escriba un nombre o una dirección de correo electrónico.  Agregue un Asunto, elija una Fecha de inicio y una Fecha de vencimiento, y establezca Estado y Prioridad según sea necesario.  Acepte o desactive la selección predeterminada de las dos casillas: Mantenga una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y Enviarme un informe de estado cuando se complete esta tarea. Microsoft Office 2016 46 Microsoft Outlook  Si es necesario, escriba un mensaje en el bloque de contenido debajo de las casillas. 5. Si quiere que la tarea se repita, elija Periodicidad en la cinta de opciones, seleccione las opciones que desee en el cuadro de diálogo Repetir tarea y, después, elija Aceptar. 6. Elija Enviar. ACEPTAR O RECHAZAR UNA TAREA ASIGNADA Cuando se crea y se le asigna una tarea, esta aparece en la Bandeja de entrada.  En el panel de lectura, elija Aceptar o Rechazar. Si abre una tarea, puede Responder, Responder a todos o Reenviar a la persona que le asignó la tarea a usted y a otros usuarios según corresponda. También puede incluir un comentario en el bloque de mensajes. Contactos Puede crear nuevos contactos desde cero en la página de Personas. Un contacto puede ser tan básico como un nombre y una dirección de correo electrónico, o incluir más información, como una dirección postal, varios números de teléfono y una imagen de perfil. AGREGAR UN CONTACTO DESDE CERO 1. En la barra de navegación, seleccione Personas. 2. En la página Personas, seleccione Nuevo contacto en la cinta de opciones. Microsoft Office 2016 47 Microsoft Outlook 3. Agregue los detalles adicionales que quiera. 4. Seleccione Guardar y cerrar. BUSCAR UN CONTACTO 1. En la barra de navegación, seleccione Personas. 2. Seleccione el cuadro Búsqueda de la parte superior de la ventana. 3. Escriba el nombre del contacto que está buscando. 4. Seleccione la persona que quiere de los resultados de búsqueda. ELIMINAR UN CONTACTO 1. En la barra de navegación, seleccione Personas. 2. Vaya al contacto que desea eliminar y, después, puede hacer clic con el botón derecho en el contacto y seleccionar Eliminar, o bien hacer doble clic en el contacto y seleccionar Eliminar en la cinta de opciones. Grupos de contactos Una lista o grupo de contactos es una colección de direcciones de correo electrónico y es útil para enviar correo electrónico a un grupo de personas. CREAR UN GRUPO DE CONTACTOS 1. En el panel lateral, selecciona Personas. 2. Seleccione Nuevo grupo de contactos en la cinta de opciones. 3. Escriba un Nombre para el nuevo grupo y, a continuación, seleccione Agregar miembros para agregar contactos al nuevo grupo. 4. Cuando haya terminado, seleccione Guardar & Cerrar. EDITAR UN GRUPO DE CONTACTOS 1. En el panel lateral, selecciona Personas. 2. Vaya al grupo de contactos que desea actualizar en la lista de contactos y haga doble clic en el grupo para abrirlo. 3. En la cinta de opciones, seleccione Agregar o quitar miembros. 4. Cuando termines de actualizar, selecciona Guardar & Cerrar. ELIMINAR UN GRUPO DE CONTACTOS 1. En el panel lateral, selecciona Personas. 2. Vaya al grupo de contactos que desea eliminar en la lista de contactos. 3. Puede hacer clic con el botón derecho en el grupo de contactos y seleccionar Eliminar en el menú o hacer clic en el grupo y, después, seleccionar Eliminar en la cinta de opciones. Los contactos no se eliminan, solo la lista de contactos. Microsoft Office 2016 48 Microsoft Outlook Reglas y automatización Las reglas le permiten mover, marcar y responder a mensajes de correo electrónico automáticamente. También puede usar reglas para reproducir sonidos, mover mensajes a carpetas o mostrar alertas de nuevos elementos. CREAR UNA REGLA MEDIANTE EL ASISTENTE PARA REGLAS Existen tres tipos de reglas que puede crear con el Asistente para reglas.  Mantenerse organizado: estas reglas ayudan a filtrar, archivar y controlar el seguimiento de mensajes.  Mantenerse actualizado: esta regla le notifica cuando recibe un mensaje que se ajusta a un conjunto de criterios específicos.  Reglas personalizadas: estas son reglas que se crean sin una plantilla. Hay una gran variedad de opciones que puede establecer para cada tipo de regla que cree. Realice los pasos siguientes para aprender a crear una regla mediante el Asistente para reglas. EJECUTAR REGLAS MANUALMENTE Puede ejecutar manualmente una o más reglas. 1. En la pestaña Archivo, elija Administrar reglas y alertas y, en la pestaña Reglas de correo electrónico, elija Ejecutar reglas ahora. 2. En el cuadro Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que quiere ejecutar, marque las casillas de las reglas que quiera ejecutar. 3. En el cuadro Ejecutar en la carpeta, si quiere seleccionar otra carpeta, elija Examinar, luego la carpeta y, por último, Aceptar. Active la casilla Incluir subcarpetas para incluir todas las carpetas contenidas en la carpeta que seleccionó en el paso 3. 4. En la lista Aplicar reglas a, acepte la configuración predeterminada de todos los mensajes o cámbiela a mensajes leídos o no leídos. 5. Elija Ejecutar ahora. MOVER UN CORREO La regla para crear más fácil y común es una que le permite mover un elemento de un remitente determinado o con determinadas palabras en la línea de asunto a otra carpeta. Puede crear esta regla directamente desde un mensaje que haya recibido. 1. Haga clic derecho en un mensaje en la Bandeja de entrada o en otra carpeta de correo electrónico y seleccione Reglas. Microsoft Office 2016 49 Microsoft Outlook 2. Seleccione una de las opciones. Outlook automáticamente sugiere crear una regla basada en el remitente y los destinatarios. Para ver más opciones, seleccione Crear regla. 3. En el cuadro de diálogo Crear regla, seleccione una o varias de las tres primeras casillas de verificación. 4. En la sección Haga lo siguiente, si desea la regla para mover un mensaje a una carpeta, active la casilla Mover el elemento a la carpeta; a continuación, seleccione la carpeta en el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta que aparece y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. Clicar Aceptar para guardar la configuración. Microsoft Office 2016 50

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