SS24_Projektmanagement_Persönliche Kommunikation.pdf

Modul: Projektmanagement (MWI 206, MCSM 205) SS2024 | Boris A. Feige | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 1  Agenda 1 Vorbemerkungen & Organisation 2 Grundlagen des Projektmanagements 3 PM Hands on - Der Aussichtsturm 4 GPM - Kontext-Kompetenzen (Perspective)...

Modul: Projektmanagement (MWI 206, MCSM 205) SS2024 | Boris A. Feige | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 1  Agenda 1 Vorbemerkungen & Organisation 2 Grundlagen des Projektmanagements 3 PM Hands on - Der Aussichtsturm 4 GPM - Kontext-Kompetenzen (Perspective) 5 GPM - Technische Kompetenzen (Practice) 6 GPM - Persönliche und soziale Kompetenzen (People) 6.1 Persönliche Kommunikation 7 Organisation und Hinweise zur Zertifizierung 8 Zusammenfassung und Klausurvorbereitung | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 2  Agenda 1 Vorbemerkungen & Organisation 2 Grundlagen des Projektmanagements 3 PM Hands on - Der Aussichtsturm 4 GPM - Kontext-Kompetenzen (Perspective) 5 GPM - Technische Kompetenzen (Practice) 6 GPM - Persönliche und soziale Kompetenzen (People) 6.1 Persönliche Kommunikation 7 Organisation und Hinweise zur Zertifizierung 8 Zusammenfassung und Klausurvorbereitung | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 3  Unsere „Landkarte“ und Inhaltsübersicht für die Veranstaltung Ablauf und Leistungsumfang Termine Organisation, Information Technische Kompetenzen und Lieferobjekte und Dokumentation (Practice) Stakeholder Kosten und Anforderungen Finanzierung Ressourcen und Ziele Planung und Steuerung Chancen und Projektdesign Risiken Kontext-Kompetenzen Macht und (Perspective) Interessen Persönliche Governance, Strukturen Kommunikation und Prozesse Strategie Persönliche und soziale Kompetenzen (People) | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 Quelle: GPM (2024) 4  Definition persönlicher Kommunikation Persönliche Kommunikation ▪ Bei persönlicher Kommunikation handelt es sich um alle Signale zwischen Personen, die wir senden und empfangen ▪ Bestimmt darüber, wie gut wir uns miteinander austauschen, um so gezielter ein Projekt zum Erfolg zu führen ▪ Es ist darauf achten, dass man ▪ … die erforderlichen Inhalte (Quantität und Qualität) ▪ … auf dem richtigen Weg ▪ … zur passenden Zeit ▪ … in der geeigneten Tonalität ▪ … an die erforderlichen Personen ▪ … so kommuniziert, dass die Empfänger einen verstehen ▪ … Empfänger sollten durch Kontrollschleifen sicherstellen, dass sie den Sender richtig verstehen | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 Quelle: GPM (2024) 5  Sender-/Empfänger-Modell und die Sach- und Beziehungsebene der Kommunikation Sender-/Empfänger-Modell ▪ Beschreibt Informationsrichtung zwischen Sender und Empfänger ▪ Orientiert sich eher an technischer Sicht der Kommunikation Eisberg-Modell ▪ Orientiert sich eher an Sachebene, die ▪ Ergänzt die Sach- um eine Beziehungsebene Inhalte transportiert ▪ Zur sichtbaren Ebene gehören: Aussage, Gestik, Mimik ▪ Zur unsichtbaren Ebene: Werte, unausge- sprochene Gefühle, Interpretationen, Wünsche | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 Quelle: GPM (2019) 6  Die 5 Axiome der Kommunikation nach Paul Watzlawick 1. Man kann nicht nicht kommunizieren ▪ Kommunikation findet immer statt und ist nicht vermeidbar ▪ Bsp.: Kopfhörer in der Bahn signalisieren keine Bereitschaft zur Kommunikation 2. Jede Kommunikation hat sowohl Inhalts- wie Beziehungsaspekte ▪ Kommunikation findet auf der Inhalts- und der Gefühlsebene statt ▪ Die Gefühlsebene dominiert das Gespräch und hat ein bedeutend höheres Gewicht als das gesprochene Wort 3. Die Natur einer Beziehung ist durch die Interpunktion der Kommunikationsabläufe seitens der Partner bedingt ▪ Kommunikationsprozesse bestehen aus einer Abfolge von Verhaltensweisen, die sich wechselseitig bedingen 4. Menschliche Kommunikation erfolgt sowohl digital wie analog ▪ Kommunikation besteht aus der digitalen Kommunikation (verbale) und analoger Kommunikation (nonverbale) 5. Kommunikation ist symmetrisch wie komplementär ▪ Zwischenmenschliche Kommunikationsabläufe sind entweder symmetrisch (auf einer Ebene) oder komplementär (auf unterschiedlicher Augenhöhe) | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 Quelle: Pifko (2015) 7  Ergänzung der Sach-/Beziehungsebene um das Kommunikationsquadrat Ebenen nach Seiten im Erläuterung Watzlawick Kommunikationsquadrat Sachebene 1. Sache Was wird inhaltlich (in Worten) ausgedrückt? Beziehungs- 2. Beziehung Wie wird die Beziehung zw. den Kommunikationspartnern gesehen? Wie ebene werden der Kontext und das Status-Verhältnis gedeutet? 3. Selbstoffenbarung Indem ein Sprecher kommuniziert, teilt er zugleich mit dem Inhalt immer eine (Ich-Aussage) Information über sich selbst mit. Dies betriff seine Haltung zu sich selbst, seinen Informationsstand, seine Sicht der Dinge, etc. Diese Information kann beabsichtigt sein, der Sprecher gibt aber gerade durch sein nonverbales Verhalten auch immer unbewusst Informationen über sich preis, die er nicht kontrollieren kann. 4. Appell Meist will der Sprecher/Schreiber durch seine Äußerung etwas beim Partner erreichen, diesen zu einer Handlung oder zu einem Gedanken bewegen. Äußerungen erfüllen in der Regel eine bestimmte Funktion und dienen damit einem Zweck. | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 8  Übung – Das Kommunikationsquadrat am Beispiel einer spezifischen Projektsituation Ausgangssituation ▪ Sie und ein Kollege sind seit 2 Monaten neu im Unternehmen ▪ Gemeinsam sind Sie Teil des Kernprojektteams zur schrittweisen Migration des unternehmenseigenen Rechenzentrums zu MS Azure ▪ Im heutigen Meeting diskutieren Sie gemeinsam mit zwei weiteren Kolleg:innen und der Projektleiterin Frau Stein den Aufbau des Projektstrukturplans ▪ Auf Ihre Anmerkung, dass Sie für die Migrationsphase auf Basis Ihrer Vorerfahrungen einen Zeitbedarf von ca. 5 Monaten schätzen, unterbricht Sie Ihr Kollege mit dem Worten „So einen Quatsch hab ich ja noch nie gehört, das schaffen wir locker in 3“ Aufgabenstellung ▪ Untersuchen Sie seine Aussage hinsichtlich der vier Seiten im Kommunikationsquadrat ▪ Wie reagieren Sie auf seine Äußerung? | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 9  Durch „offene Kommunikation“ Vertrauen und Zusammenarbeit fördern Offene Kommunikation ▪ Fokussierung auf den jeweiligen Redner, ohne diesen zu unterbrechen sowie offenes Interesse und Rückmelden zum Verständnis der Botschaft ▪ Fördert das Vertrauen und die Zusammenarbeit der Kommunikationspartner Aktives Zuhören Schritte Erläuterung 1. Zuhören Was sagt der Partner? Welche Worte benutzt er? 2. Beobachten Wie verhält sich der Partner? Welche körpersprachlichen Signale sendet er, ggf. unfreiwillig? 3. Verstehen Welche Zusammenhänge stelle ich zwischen den Äußerungen her? Was teilt der Partner als Gesamtbotschaft mit? 4. Rückmelden Was habe ich verstanden? (Sachebene) Welche Botschaft kam bei mir an? (Beziehungsebene) | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 Quelle: GPM (2019) 10  Formen und Medien der virtuellen Kommunikation Synchrone und asynchrone Kommunikation ▪ Asynchrone Kommunikation: Gesprächspartner nicht gleichzeitig anwesend bzw. verfügbar, also zeitversetzt ▪ Synchrone Kommunikation: Gesprächspartner kommunizieren direkt und zeitgleich, also nicht zeitversetzt | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 Quelle: GPM (2019) 11  Ablauf von Besprechungen – Ein Thema? Ja! Ablauf von Meetings ▪ Besprechungen müssen organisiert und moderiert werden, um effizient zu sein ▪ Zum Ablauf gehören: Vorbereitung: Thema, Ziel, Teilnehmer:innen, Termin, Ort, Einladung Durchführung: Begrüßung, ggf. Vorstellung, Einführung, Input, Diskussion, Entscheidung, Aufgabenverteilung, Zusammenfassung, Verabschiedung Nachbereitung: Protokollierung, Nachverfolgung, etc.) Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie in Meetings? 2015 2018 50% 44,6% 45% 40,5% 38,5% 40% Anteil der Befragten 35% 29,2% 30% 24,3% 25% 19,5% 20% 15% 10% 5% 1,5% 2% 0% 0 bis 25 Prozent der 26 bis 50 Prozent der 51 bis 75 Prozent der 76 bis 100 Prozent der Arbeitszeit Arbeitszeit Arbeitszeit Arbeitszeit | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 Quelle: Statista (2018); GPM (2019) 12  Moderation und Moderationstechniken Moderation ▪ Moderation sollte stringent sein, ohne das Inhalte zu kurz kommen oder einzelne Teilnehmer:innen dominant oder zurückhaltend sind ▪ Dazu benötigt ein/e Moderator:in eine ausreichende Autorität und gute Kommunikationsfähigkeiten ▪ Verschiedene Moderationstechniken unterstützen eine zielgerichtete Moderation Metaplan-Methode Kartenabfrage Mindmapping Weitere sind u. a.: Diskussionen auf Pinwand visualisiert, moderiert und strukturiert Anonyme Abfrage von Meinungen, Ideen, Erschließen eines Themas durch ▪ Open Space Fragen, Wünsche etc. visuelle Darstellung ▪ World Café ▪ Thesenbildung | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 Quelle: GPM (2024) 13  Vielen Dank für Ihre Mitarbeit und Aufmerksamkeit Prof. Dr.-Ing. Boris A. Feige Wirtschaftsinformatik, insb. IT-Management Webschulstr. 41-43 D-41065 Mönchengladbach Telefon: +49 2161 186-6338 Mail: [email protected] | Projektmanagement | Boris A. Feige | Stand: SS2024 15