Giới thiệu Ngành Hệ thống Thông tin Quản lý (PDF)

CHƯƠNG 1 Management Information System I. Các khái niệm cơ bản 1. Hệ thống (System) 2. Tổ chức (Organization) 3. Nguồn lực (Resource) 4. Quản lý (Management) 5. Dữ liệu (Data) 6. Thông tin (Information) II. Khái niệm hệ thống thông tin 1. Khái niệm hệ thống thông tin 2....

CHƯƠNG 1 Management Information System I. Các khái niệm cơ bản 1. Hệ thống (System) 2. Tổ chức (Organization) 3. Nguồn lực (Resource) 4. Quản lý (Management) 5. Dữ liệu (Data) 6. Thông tin (Information) II. Khái niệm hệ thống thông tin 1. Khái niệm hệ thống thông tin 2. Phân loại hệ thống thông tin  Khái niệm: Là một tập hợp liên kết nhiều thành phần cùng hoạt động chung với nhau trong một môi trường để thực hiện một vài chức năng cho một mục đích chung. Đây là một khái niệm tổng quát cho tất cả các bộ máy có xử lý.  Interface Component Boundary Input Output Environment Inter-relationship  Tổ chức là một cấu trúc xã hội ổn định sử dụng các nguồn lực từ môi trường và xử lý chúng để sản xuất đầu ra.  Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể, đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.  Giá trị của tổ chức nằm ở các hoạt động của nó. Mỗi hoạt động của tổ chức được khái quát hóa thành một tiến trình (tiến trình sản xuất)  Nhân lực: kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và sức lao động Nguồn lực Công cụ: phương tiện được sử dụng trực hữu hình tiếp để thực hiện công việc (physical resource) Phương pháp: quy tắc, quy trình kỹ thuật, công nghệ Thông tin: nội dung mô tả các loại nguồn lực Nguồn lực ý niệm Tiền: mua các loại nguồn lực cần thiết (conceptual resource) thông qua thị trường Cơ hội: những thời điểm có nhiều thuận lợi  Khái niệm: Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trong việc hoạch định và điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các vấn đề trong tổ chức  Dữ liệu : Mô tả trung thực, khách quan về đặc tính vốn có của một đối tượng trong thế giới thực (không phụ thuộc vào vấn đề nào)  Thông tin: Dữ liệu đã qua xử lý, có ý nghĩa thiết thực đối với việc giải quyết một hoặc một số vấn đề nào đó Thế giới thực Nhận biết, Dữ liệu Suy diễn, Thông tin đo lường trích lọc “trung thực” “chủ quan” Ngữ cảnh  Khái niệm:  Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và phương thức để thu thập và truyền tải thông tin trong một tổ chức  Hệ thống thông tin quản lý là một ngành hệ thống thông tin ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng, điều hành và phát triển hệ thống thông tin của tổ chức  Các thành phần nhìn theo chức năng:  Bộ phận thu thập thông tin,  Bộ phận kết xuất thông tin,  Bộ phận xử lý  Bộ phận lưu trữ  Bộ phận truyền nhận tin   Các thành phần nhìn theo cấu trúc vật lý: Cơ sở vật chất Phần cứng máy tính Viễn thông và mạng Phần mềm máy tính THÀNH Quy trình nghiệp vụ PHẦN CỦA MIS Giao dịch Con Người Dữ liệu  ESS Cung cấp thông DSS tin toàn diện về MIS Trợ giúp giải tổ chức, phản quyết vấn đề, ánh môi trường Gồm nhiều các TPS kênh thông tin mà phần lớn bên ngoài cho Thực hiện tự cung cấp thông phải dựa vào CEO động và ghi tin quá khứ, kinh nghiệm vết các giao hiện tại và dự phán đoán của dịch kiến cho người chuyên gia quản lý ▪ Một giao dịch là một chuỗi hành động giải quyết một (hoặc một vài) yêu cầu (sản xuất, kinh doanh) của tổ chức ▪ TPS là hệ thống thực hiện và ghi vết các giao dịch, như xử lý yêu cầu đặt hàng, đặt chỗ trong khách sạn, giao nhận, tính cước,… ▪ Mục đích của TPS là để thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều lần theo các quy tắc quản lý đã ban hành, và duy trì tính đúng đắn cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ liệu) về các tác vụ đã thực hiện ▪ TPS giúp cho người nhân viên không làm sai, đồng thời tường thuật một cách chi tiết và trung thực về hoạt động của tổ chức cho người quản lý (cung cấp dữ liệu cho bộ phận xử lý thông tin) 16  Các đặc điểm của TPS  Thao tác trên dữ liệu chi tiết, phản ánh (ghi vết) một cách chi tiết về các hoạt động sản xuất của tổ chức  Dữ liệu của TPS diễn tả đúng những gì đã xảy ra  Dữ liệu tạo ra được sử dụng chung cho nhiều vai trò quản lý khác nhau 17  Các đặc điểm của TPS  Liên kết chặt chẽ với các quy tắc và quy trình đã được thiết kế tối ưu cho các xử lý  Chỉ cung cấp một vài thông tin từ xử lý đơn giản như tính tổng doanh thu trong tháng, tính mức tăn g/giảm doanh thu tháng hiện tại so với tháng truớ c…  Là nguồn cung cấp thông tin chính cho các HTTT khác 18  Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống gồm nhiều các kênh thông tin hình thức và phi hình thức, nhằm cung cấp thông tin quá khứ, hiện tại và dự kiến cho người quản lý MIS cung cấp thông tin cho mỗi vai trò quản lý đã được định nghĩa sẵn như quản lý kinh doanh, quản lý kế toán, quản lý nhân sự, điều hành sản xuất,... Mục đích của MIS là giúp người quản lý nhận thức được các vấn đề đang tồn tại, bối cảnh (tình huống, hiện trạng) phát sinh các vấn đề, và thông tin có liên quan đến việc giải quyết các vấn đề này MIS thường sử dụng dữ liệu chi tiết từ TPS, và các loại thông tin và dữ liệu thu thập từ bên ngoài tổ chức 19  Các hệ thống TPS Hệ thống MIS Hồ sơ Hệ TPS Phân tích, tổng hợp thông tin yêu cầu bán hàng Dữ liệu bán hàng Báo cáo Hồ sơ Hệ TPS Dữ liệu sản phẩm kho vật tư SP Truy vấn Hồ sơ Hệ TPS Dữ liệu chứng từ thu chi thu chi 20  DSS trợ giúp một (hoặc một nhóm) người giải quyết vấn đề bán cấu trúc (semi-structured pro blems) hoặc không cấu trúc (un-structured pro blems)  Vd: bổ nhiệm nhân sự cho một chức vụ, chọn dự á n để đầu tư, quyết định đầu tư cho một dự án, quyết định tiến hành một đợt khuyến mãi,…  Mục đích của DSS là giúp người ra quyết định dễ dàng đánh giá, cân nhắc, lựa chọn các phươ ng án giải quyết vấn đề đã biết và đang tồn tại 21  User Interface Vấn đề TPS DSS Users DSS Database Giải pháp MIS Knowledge Knowledge Work DSS Engine Systems Modelbase DSS 22 Sự khác nhau giữa MIS và DSS là: ❑ DSS hỗ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm) để tìm ra giải pháp cho từng tình huống cụ thể; trong khi MIS chỉ hỗ trợ thông tin liên quan đến vấn đề cần giải quyết ❑ DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết vấn đề: Kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án ❑ DSS hỗ trợ người quản lý trong suốt quá trình giải quyết vấn đề, từ khi nhận thức vấn đề cho đến khi có giải pháp hoàn chỉnh, MIS chỉ tạo ra thông tin theo yêu cầu sử dụng ❑ DSS tập trung hỗ trợ giải quyết các bài toán không có phương pháp có sẵn (phải dựa vào kinh nghiệm để phán đoán), còn 23 MIS tạo ra thông tin theo các phương pháp đã biết  ❑ Cung cấp thông tin toàn diện về tổ chức và phản ánh môi trường bên ngoài tổ chức (các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và năng lực của các nhà cung cấp)… cho CEOs ❑ Nếu phát hiện có vấn đề, CEO dùng công cụ khai khoáng dữ liệu (Data drill down) để tìm hiểu chi tiết hơn. Dựa vào phương tiện này, các vấn đề phát hiện ở mức khái quát sẽ được làm sáng tỏ dần ở từng mức quản lý thấp hơn, giúp CEO xác định chính xác những vấn đề cụ thể nào cần phải giải quyết ở từng mức quản lý ❑ Khác với DSS, EIS chỉ cung cấp thông tin trợ giúp CEO định vị chính xác những vấn đề nào cần giải quyết ở mỗi mức quản lý cấp thấp hơn, mà không cần đưa ra giải pháp 24 chi tiết cho vấn đề 1. Giải thích tại sao sinh viên ngành Hệ thống thông tin quản lý cần được trang bị các kiến thức về kinh tế, quản lý cũng như kiến thức về công nghệ thông tin để có khả năng xây dựng, phát triển và quản trị hệ thống thông tin? 2. Mô tả mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin TPS, MIS, DSS và ESS. CHƯƠNG 2 MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM  4.1. ERP  4.2. SCM  4.3. CRM  Döï aùn trieån khai ERP cuûa Petrolimex coù giaù trò khoaûng 12,6 trieäu USD  Trieån khai heä thoáng taïi 41 coâng ty thaønh vieân, coâng ty coù coå phaàn chi phoái vaø chi nhaùnh cuûa Petrolimex, soá ñieåm trieån khai leân tôùi 111 ñieåm vôùi gaàn 1.500 ngöôøi söû duïng.  Keá hoaïch trieån khai laø 2 naêm, ñeán ngaøy 1/1/2012 chính thöùc vaän haønh  Nhaân söï tham gia döï aùn: Giai ñoaïn ñaàu khoaûng 70 ngöôøi. Giai ñoaïn 2 trieån khai treân dieän roäng seõ huy ñoäng hôn 100 ngöôøi.  Giaûi phaùp ERP cuûa SAP maø Petrolimex löïa choïn ñaõ ñöôïc trieån khai vaø söû duïng taïi nhieàu taäp ñoaøn daàu khí haøng ñaàu theá giôùi nhö BP, TOTAL, Chevron, PetroChina, ExxoMbil, Gazprom, Royal Dutch Sell, Sinopec, Petrobras. Giaûi phaùp naøy coù caùc chöùc naêng chuyeân bieät trong nghieäp vuï quaûn lyù cuûa ngaønh xaêng daàu: töø thaêm doø khai thaùc, quaûn lyù hoaïch ñònh chuoãi cung öùng, loïc daàu, phaân phoái, baùn leû, quaûn lyù thieát bò & taøi saûn, ñeán caùc hoaït ñoäng quaûn trò vaø hoã trôï nhö: taøi chính, nhaân söï, phaân tích, kieåm soaùt... 3  Ngaøy 14/6/2010 taïi truï sôû Trung taâm Tin hoïc Vietinbank, hôïp ñoàng trò giaù gaàn 4,3 trieäu USD ñaõ chính thöùc ñöôïc kyù giöõa FIS vaø Ngaân haøng Coå phaàn Coâng thöông Vieät Nam (Vietinbank)  Ñaây laø döï aùn ERP lôùn nhaát cho ngaønh ngaân haøng Vieät Nam töø tröôùc ñeán nay vaø laø döï aùn ERP lôùn thöù hai taïi Vieät Nam, sau döï aùn ERP Petrolimex.  Dự aùn coù giaù trò lôùn nhaát vaø quan troïng nhaát cuûa döï aùn “Hieän ñaïi hoùa Ngaân haøng vaø Heä thoáng thoâng tin cuûa Ngaân haøng giai ñoaïn 2”.  Trong phaïm vi 18 thaùng, FIS seõ trieån khai cho Vietinbank caùc heä thoáng quaûn lyù ngaân haøng tieân tieán theo moâ hình ERP.  Heä thoáng goàm 4 module: Quaûn lyù taøi chính noäi boä, quaûn trò nguoàn nhaân löïc vaø tieàn löông, quaûn lyù taøi chính ngaân haøng, heä thoáng thoâng tin quaûn lyù MIS.  Caùc module phaàn meàm naøy ñöôïc xaây döïng treân neàn taûng ERP cuûa Oracle. 4  200 coâng ty taïi 80 quoác gia  Moãi boä phaän ñöôïc Giaûi pheùp ñaët teân vaø ñöa ra phaùp caùc ñaëc ñieåm cho NVL thoâ mua vaøo ➔ 1 thaønh phaàn vani coù 29 teân khaùc nhau, coù 29 loaïi giaù khaùc nhau töø 1  Söû duïng heä thoáng R/3 ERP cuûa NCC NVL SAP  Baét ñaàu döï aùn naêm 1997, khôûi ñoäng laïi naêm 2000, hoaøn thaønh vaøo naêm 2003  Tieâu toán $280m 5  Muïc ñích chính cuûa thöïc hieän ERP: chuaån hoùa quy trình toaøn boä heä thoáng coâng ty Nestleù  Thöïc hieän ERP trong toaøn boä caùc phoøng ban chöùc naêng  Nestle thöïc hieän 6 module:  Mua haøng (purchasing)  Taøi chính  Baùn haøng vaø phaân phoái  Keá toaùn phaûi traû  Keá toaùn phaûi thu  Laäp keá hoaïch tröôùc vaø toái öu hoùa (Advanced planning and Optimization – APO)  Söû duïng module SCM cuûa Manugistic 6  Khoù khaên:  Ñaøo taïo ñoäi döï aùn, vì ñaây khoâng phaûi laø moät döï aùn phaàn meàm hay döï aùn CNTT  Döï aùn thay ñoåi caùch ngöôøi ta laøm vieäc ➔ taäp trung thay ñoåi caùch quaûn lyù  Caù nhaân choáng laïi söï thay ñoåi trong hoaït ñoäng kinh doanh  Nhaân vieân khoâng saün saøng thích öùng vôùi caùc coâng cuï môùi  Toán theâm nhieàu thôøi gian vaø chi phí hôn so vôùi döï kieán  Keát quaû:  Söû duïng chung cô sôû döõ lieäu, caùc boä phaän, coâng ty treân toaøn theá giôùi hoaït ñoäng nhòp nhaøng, lieân keát vôùi nhau  5/2002, döï aùn SAP giuùp Nestleù tieát kieäm $325m, chuû yeáu nhôø vaøo döï baùo chính xaùc nhu caàu laøm giaûm haøng toàn kho, phaân phoái vaän chuyeån hôïp lyù hôn 7  Caâu hoûi ñaët ra:  ERP laø heä thoáng gì maø giuùp Nestleù tieát kieäm ñöôïc $325m tính ñeán 05/2002?  ERP coù phaûi laø phaàn meàm keá toaùn? 8  ERP (Enterprise Resource Planning) laø hệ thống phaàn meàm öùng duïng goàm nhieàu module, nhaèm giuùp coâng ty quaûn lyù caùc phaàn quan troïng trong coâng vieäc kinh doanh  Laø heä thoáng duøng ñeå hoaïch ñònh taøi nguyeân trong moät toå chöùc, moät doanh nghieäp. Heä thoáng ERP ñieån hình laø noù bao haøm taát caû nhöõng chöùc naêng cô baûn cuûa moät toå chöùc.  Moät phaàn meàm ERP, noù tích hôïp nhöõng chöùc naêng chung cuûa moät toå chöùc vaøo trong moät heä thoáng duy nhaát, giöõa caùc chöùc naêng ñoù coù söï lieân thoâng vôùi nhau.  ERP xuaát hieän treân thò tröôøng vaøo nhöõng naêm 1980  ERP khoâng chæ laø phaàn meàm, maø laø phong caùch quaûn lyù môùi 9  Tích hôïp caùc chöùc naêng xöû lyù nghieäp vuï cuûa taát caû caùc boä phaän trong 1 phaàn meàm maùy tính duy nhaát, maø coù theå ñaùp öùng taát caû nhu caàu ñaëc thuø cuûa caùc boä phaän khaùc nhau.  Keát hôïp taát caû caùc HT trong 1 phaàn meàm tích hôïp duy nhaát söû duïng 1 CSDL duy nhaát, ñeå caùc boä phaän khaùc nhau coù theå deã daøng chia seû thoâng tin vaø phoái hôïp coâng vieäc vôùi nhau. 10 11  Chuỗi cung öùng (SC) ▪ Laø taäp hôïp taát caû caùc phöông tieän, thieát bò, caùc chöùc naêng vaø hoaït ñoäng coù lieân quan ñeán luaân chuyeån vaø bieán ñoåi haøng hoùa, dòch vuï töø giai ñoaïn coøn nguyeân vaät lieäu thoâ ñeán giai ñoaïn ñeán ngöôøi tieâu duøng, cuõng nhö laø doøng thoâng tin lieân quan. ▪ Laø maïng löôùi caùc nhaø cung caáp, nhaø saûn xuaát, nhaø laép raùp, nhaø phaân phoái vaø caùc trang thieát bò haäu caàn. ▪ Nhaèm thöïc hieän caùc chöùc naêng ▪ Thu mua NVL ▪ Chuyeån thaønh caùc saûn phaåm trung gian vaø cuoái cuøng ▪ Phaân phoái caùc saûn phaåm ñeán khaùch haøng 12  Chuỗi cung öùng (SC) 13  Ñaët Caùc Nhu haøng QT Thanh caàu mua beân Vaän toaùn khaùch haøng trong chuyeån Nhaän cho haøng ngöôøi nhaø veà ngöôøi baùn cung baùn caáp ▪ Ñaët haøng mua haøng goàm: maët haøng, soá löôïng, vaø giaù. ▪ Quaù trình nhaän xaùc ñònh ñaët haøng mua haøng, pheâ chuaån ñaët haøng mua haøng, xaùc ñònh maët haøng, pheâ chuaån maët haøng. Nhaän phaûi phuø hôïp vôùi ñaët haøng mua haøng. 14  Quaûn lyù chuoãi cung öùng (SCM) phoái hôïp taát caû caùc hoaït ñoäng vaø caùc doøng TT lieân quan ñeán vieäc mua, saûn xuaát vaø phaân phoái saûn phaåm. ▪ SCM tích hôïp nhu caàu haäu caàn nhaø cung caáp, nhaø phaân phoái vaø khaùch haøng thaønh 1 quaù trình lieân keát. ▪ SCM laø maïng löôùi caùc ñieàu kieän deã daøng cho vieäc thu mua NVL, chuyeån NVL thoâ thaønh saûn phaåm trung gian vaø cuoái cuøng, vaø phaân phoái saûn phaåm cuoái cuøng ñeán khaùch haøng. ▪ Chuù yù HT ñeàu lieân quan ñeán moïi ngöôøi HT höôùng ñeán giaûm chi phí Tích hôïp laø chính 15  Caûi tieán dòch vuï khaùch haøng: coù saûn phaåm ñuùng, saün saøng phaân phoái khi coù yeâu caàu, vôùi giaù toát.  Giaûm caùc chi phí chuoãi cung öùng vaø QL voán löu ñoäng hieäu quaû hôn.  QL hieäu quaû hôn NVL thoâ, laøm vieäc theo quaù trình, vaø kho saûn phaåm cuoái cuøng.  Taêng hieäu quaû giao dòch caùc ñoái taùc trong chuoãi cung öùng.  QL nguoàn löïc saûn xuaát toát hôn.  Laäp keá hoaïch saûn xuaát toái öu.  Phaân phoái toái öu kho hieän taïi thoâng qua chuoãi cung öùng.  Caûi tieán giaù trò khaùch haøng, thöôøng ôû daïng giaù thaáp hôn. 16  CRM laø chieán löôïc kinh doanh nhaèm choïn vaø quaûn lyù khaùch haøng, ñeå toái öu giaù trò laâu daøi.  CRM yeâu caàu vaên hoùa vaø trieát lyù kinh doanh taäp trung vaøo khaùch haøng nhaèm hoã trôï tieáp thò, kinh doanh vaø caùc quaù trình dòch vuï hieäu quaû.  Caùc öùng duïng CRM coù theå QL QH khaùch haøng hieäu quaû, cung caáp cho doanh nghieäp khaû naêng laõnh ñaïo, chieán löôïc vaø vaên hoùa. 17  Vaøo cuoái nhöõng naêm 1960, Ted Levitt cho muïc tieâu kinh doanh laø “Taïo vaø giöõ khaùch haøng”.  Theo oâng, caùc coâng ty hieän ñaïi neân xem “Toaøn boä quaù trình kinh doanh goàm söï noã löïc tích hôïp kín ñeå khaùm phaù, taïo, ñaùnh thöùc vaø thoûa maõn caùc nhu caàu khaùch haøng”.  Treân 2 theá heä sau ñoù, kinh doanh baét ñaàu nhaän ra thöïc teá naøy.  Ngaøy nay, caùc toå chöùc treân theá giôùi ñang xem xeùt CRM moät caùch haêng haùi.  CRM phoâ tröông treân thò tröôøng môû baèng caùc öùng duïng phaàn meàm vaø kyõ thuaät môùi. Tuy nhieân, nhuùng saâu beân trong CRM laø khaùi nieäm kinh doanh “Bieát, hieåu, vaø phuïc vuï khaùch haøng laø ñieàu coát loõi cuûa nhöõng toå chöùc naøo hoaït ñoäng toát nhaát”. 18  KH thích giao tieáp nhö theá naøo (ñieän töû, ñieän thoaïi, thö, …)  KH ñeà caäp ñeán caùi gì thoâng qua caùc dòch vuï/saûn phaåm töông lai  KH thích xöû lyù caùc giao dòch taøi chính nhö theá naøo?  KH coù xu höôùng di chuyeån nhanh hoaëc töï do khoâng?  Khoâng cho hoâm nay hoaëc khoâng maõi maõi? 19  Operational CRM: ▪ HT tieáp thò töï ñoäng (MAS, Marketing Automation Systems) ▪ Taïo CSDL khaùch haøng ▪ Phaân tích nhöõng ñoùng goùp töø khaùch haøng ▪ Töï ñoäng moät vaøi chöùc naêng tieáp thò ▪ HT kinh doanh töï ñoäng (SFA, Sales Force Automation) ▪ Höôùng tôùi töï ñoäng nhieàu chöùc naêng cho ngöôøi baùn haøng ▪ Neáu hoaøn thaønh thaønh coâng, noù seõ loaïi boû “ñuïng chaïm caù nhaân” ▪ HT dòch vuï KH töï ñoäng (Customer Service Automation Systems) ▪ Môû roäng caù nhaân goïi trung taâm ▪ Moät soá khaùch haøng coù theå töï traû lôøi qua thö ñieän töû ▪ Keát hôïp vôùi phaàn meàm coâng ty hieän coù, goàm caùc goùi phaàn meàm CRM khaùc 20  Thaám daàn loøng trung thaønh khaùch haøng lôùn hôn  Taêng hieäu quaû thoâng qua töï ñoäng  Hieåu saâu hôn veà khaùch haøng  Taêng tieáp thò vaø cô hoäi baùn haøng  Xaùc ñònh khaùch haøng coù lôïi nhuaän nhieàu nhaát  Nhaän phaûn hoài töø khaùch haøng, nhaèm taïo ra caùc dòch vuï hoaëc caùc saûn phaåm caûi tieán vaø môùi  Laáy thoâng tin coù theå ñöôïc chia seû vôùi caùc ñoái taùc kinh doanh  Thu huùt khaùch haøng môùi  Taêng doanh soá treân moãi khaùch haøng  Giaûm chi phí thoâng qua söû duïng thoâng tin vaø lieân tuïc caûi tieán quaù trình kinh doanh  Caûi tieán moái QH vôùi khaùch haøng, do ñoù naâng söï thoûa maõn, giöõ laïi khaùch haøng vaø loøng trung thaønh, vaø taêng referrals 21 CHƯƠNG 3 MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM 1. Tổng quan về xây dựng và phát triển HTTT 2. Quy trình xây dựng và phát triển HTTT  Phát triển hệ thống (Systems Development)  Là một tập hợp các hoạt động, phương pháp, thực nghiệm, kết quả và các công cụ tự động hóa để phát triển và cải thiện không ngừng hệ thống thông tin.  Bao gồm 3 giai đoạn chính ▪ GĐ 1 - Lập kế hoạch ▪ GĐ 2 – Xây dựng hệ thống ▪ GĐ 3- Triển khai hệ thống.  Quy trình phát triển hệ thống:  SDLC (Systems Development Life Cycle): bao gồm nhiều giai đoạn từ khi bắt đầu dự án hệ thống cho đến khi kết thúc khai thác hệ thống  Bao gồm các hoạt động chính: ▪ (1) Phân tích Khả thi ; (2) Mô tả hệ thống ▪ (3) Phân tích, thiết kế hệ thống ▪ (4) Xây dựng hệ thống (Lập trình) ▪ (5) Kiểm thử hệ thống; (6) Lập tài liệu hướng dẫn ▪ (6) Cài đặt, chuyển đổi ▪ (7) Vận hành; (8) Bảo trì  Giai đoạn 1: Lập kế hoạch  Bước 1: Phân tích khả thi: ▪ Hệ thống có khả năng triển khai được hay không? ▪ Khi triển khai thì Lợi ích có lớn hơn chi phí hay không?  Bước 2: Mô tả hệ thống ▪ Dùng các phương pháp khảo sát để lấy thông tin về hiện trạng và yêu cầu của Doanh nghiệp. ▪ Mô tả lại hiện trạng và yêu cầu bằng tài liệu. 1.Khảo sát hiện trạng  Khảo sát hiện trạng là 1 quá trình khám phá cách mà hệ thống đã được thiết kế và vận hành trong tổ chức, làm bộc lộ các quan hệ nội tại giữa các thành phần trong hệ thống; để từ đó hiểu được hệ thống đang hoạt động như thế nào.  Khảo sát hiện trạng là một quá trình tổng hợp thông tin mang tính chất hệ thống, không thể dựa vào lời phát biểu của 1 nhân viên trong tổ chức, vì  Mỗi nhân viên chỉ nhìn hệ thống theo một lĩnh vực chuyên môn mà anh ta/ cô ta đang phụ trách, do đó các phát biểu thường không bộc lộ được các ràng buộc tổng thể của hệ thống  Các phát biểu của nhiều người thường có mâu thuẩn nhau do mỗi người có cách nhìn khác nhau về hệ thống hiện tại 7 1. Tìm hiểu tổ chức  Mục đích, mục tiêu, các kế hoạch ngắn và dài hạn  Vai trò của hệ thống đang khảo sát trong tổ chức 2. Tìm hiểu các quy trình giữa các bộ phận trong hệ thống  “Công việc”: quy trình-thủ tục, đầu vào, kết quả  “Nguồn lực”: khối lượng, phương tiện (facilities), nhân lực 3. Tìm hiểu thông tin – dữ liệu của quy trình  Quy định, hướng dẫn, tiêu chuẩn  Dòng dữ liệu, forms/reports (thông tin gì, khi nào, tại sao,..) 4. Hệ thống thông tin quản lý trên máy tính hiện có  Phạm vi, mức độ và cách nó trợ giúp users thực hiện công việc  Vai trò (roles) của các users trong hệ thống.  Phần mềm, mạng máy tính, thiết bị,… 8  1. Phỏng vấn cá nhân, nhóm (interviews) 2. Phiếu khảo sát (questionaires) 3. Quan sát người sử dụng 4. Phân tích tài liệu 9  Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống  Phân tích thiết kế hệ thống ▪ Từ tài liệu mô tả hệ thống, chuyên viên phân tích thiết kế (BA) sẽ dùng các công cụ mô hình hóa để mô hình hóa và thiết kế quy trình nghiệp vụ, cơ sở dữ liệu, phần mềm, phần cứng và vai trò của người tham gia hệ thống. ▪ Tài liệu phân tích thiết kế hệ thống sẽ được chuyển cho người lập trình thực hiện xây dựng hệ thống  Xây dựng hệ thống (lập trình phần mềm)  Kiểm thử hệ thống (test trước khi triển khai)  Viết tài liệu hướng dẫn vận hành.  Sau khi khảo sát và thu thập thông tin mô tả cho hệ thống hiện tại, người phân tích viên cần phải hệ thống hóa lại những gì đã biết để  Kiểm tra phát hiện thiếu sót hoặc mâu thuẫn trong cách hiểu biết của mình  Chia sẻ hiểu biết của mình với nhóm công tác  Tuy nhiên, việc này chỉ thực sự hiệu quả khi các đặc trưng quan trọng nhất của hệ thống được làm nổi bật (sáng tỏ) cho dễ hiểu, các chi tiết không quan trọng phải được loại bỏ.  Ngôn ngữ tự nhiên thường gây hiểu lầm, và không trợ giúp cho việc khái quát hóa nên người ta thay thế chúng bằng các mô hình (models). 11  KHÁCH HÀNG 1.0 NHÀ BẾP Yêu cầu 1 Nhận và xử lý yêu cầu Yêu cầu gọi món Biên lai 2 gọi món 5 3.0 2.0 3 4 Cập nhật Dữ liệu Dữ liệu Cập nhật Hàng đã Hàng xuất hồ sơ hàng Hàng xuất kho Hàng đã bán hồ sơ hàng kho tồn kho đã bán bán D2 Hồ sơ tồn kho D1 Hồ sơ hàng bán 4.0 Lượng hàng xuất Lượng hàng đã Phát sinh mỗi ngày bán mỗi ngày báo cáo Báo cáo NGƯỜI quản lý quản lý QUẢN LÝ 12  Standards Information Mnagement processor Inputs Transform Outputs Reports DBMS Computer Based Information System Feedback loop Forms Information System 13 Hiện thực tất cả những ý tưởng thiết kế chức năng xử lý của hệ thống thành mã lệnh điều khiển CPU 1. Sử dụng ngôn ngữ lập trình, hàm thư viện Functions Supports và trình biên dịch / thông dịch (C++, Java ,…) 2. Sử dụng công cụ phát triển phần mềm và PROGRAM (Machine Instructions) thư viện các components chuẩn (.NET, Developer Suit) 3. Sử dụng các công nghệ hổ trợ lập trình Services Drivers (RPC, COM+, WebServer) 4. Sử dụng các services từ HĐH Operating System(s) Phần mềm được xây dựng bằng DBMS Pheripheral kiến thức và công nghệ hiện tại để Resources sử dụng trong tương lai. 14 Hiện thực tất cả những ý tưởng thiết kế CSDL của hệ thống thành cấu trúc lưu trữ vật lý trên một hệ CSDL  Data Definition Language : là ngôn ngữ để định nghĩa / thay đổi cấu trúc các bảng quan hệ (CREATE, DROP)  Data Manipulation Language : là ngôn ngữ để lấy hoặc cập nhật dữ liệu lưu trữ trong các bảng (INSERT, UPDATE, SELECT,… )  Data Control Language : Để phân quyền sử dụng (GRANT,ADD,...) 15 1. Mỗi chức năng của phần mềm phải hoạt động đúng theo thiết kế Scenario (kịch bản) Logical Designed Designed design I0 I1 I2 Function 1 Function 2 Test data Test Test Software Software Physical D0 Process 1 D1 Process 2 D2 implementation 2. Các xử lý trong phần mềm không xung khắc lẫn nhau Software Software D0a Process A D1a D1b Process B D0b B phủ nhận kết quả của A 16 1. Recovery: khả năng chịu đựng hư hỏng và phục hồi các hoạt động của hệ thống sau khi sự cố xãy ra 2. Security: khả năng bảo vệ an toàn hệ thống trước các tác nhân gây hại đến dữ liệu hoặc xử lý trong hệ thống 3. Performance: khả năng thực thi theo thời gian thực của hệ thống 4. Reliability: khả năng chịu đựng lổi nhập liệu 5. Maintainable: khả năng duy trì và phát triển hệ thống 6. Easy use/operation: khả năng hổ trợ sử dụng / vận hành hệ thống. 7. Portable: phần mềm có thể hoạt động một cách độc lập hoặc ít phụ thuộc vào môi trường thực thi (phần cứng, hệ điều hành) 17 1. Tài liệu hệ thống: Là chương trình nguồn, cấu trúc dữ liệu và hồ sơ đặc tả hệ thống (URD, DFD, ERD,..). 2. Hướng dẫn sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai thác, vận hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng. Tất cả các loại tài liệu đều phải đúng với thực tế - Các thay đổi được kiểm soát trên từng phiên bản của tài liệu. Role 1 Role 2 Quy trình nghiệp vụ 1 Quy trình nghiệp vụ 2 Function 1 Function 2 Function 3 Function 4 Hệ thống phần mềm, mạng, thiết bị 18  Giai đoạn 3: Triển khai hệ thống  Cài đặt và chuyển đổi hệ thống ▪ Triển khai cài đặt phần cứng phần mềm. ▪ Chuyển đổi hệ thống cũ → hệ thống mới  Vận hành hệ thống ▪ Huấn luyện, hướng dẫn người dùng vận hành ▪ Hỗ trợ người dùng trong quá trình vận hành.  Bảo trì hệ thống ▪ Hỗ trợ sửa chữa khi hệ thống có lỗi. ▪ Nâng cấp, mở rộng hệ thống. Thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống để người sử dụng khai thác được các chức năng của hệ thống 1. Cài đặt phần mềm ứng dụng  Giải quyết xung khắc giữa các phần mềm  Giải quyết sự không tương thích giữa phần mềm và lớp nền 2. Thiết lập thông số của hệ thống, trong  Các phần mềm,  Cơ sở dữ liệu,  Hệ điều hành và drivers,  Máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi. 3. Thiết lập quyền sử dụng cho users 4. Quản lý cấu hình hệ thống  Vị trí cài đặt, settings, versions và người sử dụng 20 Chuyển các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện trên hệ thống cũ sang khai thác trên hệ thống mới, có xác định nội dung cần chuyển đổi và phương pháp chuyển đổi. Nội dung chuyển đổi 1. Quy trình nghiệp vụ: thay quy trình cũ bằng q.trình mới  Có quy định lại vai trò, trách nhiệm của từng user  Có phân biệt sự khác nhau giữa công việc củ và mới 2. Biểu mẫu : ban hành biểu mẫu mới thay thế biểu cũ 3. Chuyển đổi dữ liệu từ CSDL cũ sang CSDL mới 4. Thay đổi phần mềm và hệ điều hành 5. Thay thế hoặc bổ sung thiết bị 21 Phương pháp chuyển đổi 22 1. Direct conversion: Nhanh, ít tốn kém nhưng có nhiều rủi ro nếu hệ thống mới hư hỏng 2. Parallel conversion: An toàn khi chuyển đổi, nhưng tốn nhiều chi phí để vận hành song song 2 hệ thống (khối lượng công việc của người nhân viên tăng 2 lần) 3. Phased conversion: An toàn khi chuyển đổi và ít tốn kém hơn parallel conversion, nhưng nếu giữa hệ thống cũ và hệ thống mới có dùng chung dữ liệu thì độ phức tạp của việc chuyển đổi sẽ tăng cao do phải đồng bộ dữ liệu trên cả 2 hệ thống. 4. Pilot conversion: Các sự cố của hệ thống mới chỉ tập trung vào một nơi được chọn làm thí điểm; khi đó công việc tại nơi này được chuyển sang các nơi khác thực hiện. 23 Bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành, khai thác và quản lý hệ thống cho người sử dụng. ** Nội dung và khối lượng huấn luyện phải được thiết kế phù hợp với người được huấn luyện. Phương pháp 1. Hướng dẫn sử dụng tại chỗ 2. Tổ chức lớp huấn luyện 3. Sử dụng phần mềm huấn luyện 4. Sử dụng User Guide / Help 24 Trợ giúp người sử dụng giải quyết những tình huống khó khăn trong khi đang sử dụng hệ thống. Phương pháp 1. Hổ trợ vận hành, khai thác  Bằng phần mềm, vd: “Office Assistant”  Bằng Website (Online helps, forum, chat)  Bằng điện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp 2. Khắc phục sự cố  Bằng phần mềm cài đặt sẵn (error-recovery)  Điều khiển từ xa qua mạng  Thực hiện nhân công 25 Duy trì hoạt động của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu từ môi trường vận hành của tổ chức Phương pháp 1. Xác định vai trò của các yêu cầu thay đổi a. Sửa lổi (ưu tiên cao nhất) b. Thay đổi trong môi trường vận hành c. Cải tiến hệ thống để giải quyết thêm các vấn đề mới 2. Phân tích ảnh hưởng của thay đổi đối với hệ thống  Mức độ thay đổi (chi phí) vs tầm quan trọng (lợi ích) 3. Xác định giải pháp cho các thay đổi  Thành lập dự án mới hoặc sử dụng nhóm bảo trì 4. Thiết kế, cài đặt các thay đổi cho hệ thống 5. Quản lý cấu hình của hệ thống (vd: version/release) 26  Sinh viên đọc phần 3.5 Phát triển hệ thống thông tin theo hướng phần mềm thương mại trong tài liệu học tập và trả lời câu hỏi sau.  Sự khác nhau cơ bản giữa phát triển hệ thống thông tin theo hướng phần mềm thương mại so với quy trình tự phát triển hệ thống thong tin từ đâu trong phần 3.2 đã được học vào ngày 03/10,10/10  Ưu điểm của 2 hướng phát triển trên là gì. Theo bạn Doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay sẽ chọn cách phát triển nào? CHƯƠNG 4 MIS INTRODUCTION 1. Học tập ở bậc đại học 2. Làm thế nào học tập hiệu quả 3. Các kỹ năng để học tập hiệu quả  Sự khác nhau của giảng dạy ở đại học và phổ thông ▪ Ý thức người học. ▪ Nguồn tài liệu ▪ Khả năng tự học ▪ Sự khác nhau của giảng dạy ở đại học và phổ thông ▪ Phương pháp giảng dạy  Phương pháp giảng dạy đại học ▪ Mục tiêu, bản chất, nội dung, phương pháp.  Phương pháp học ▪ Tự giác học tập ▪ Hoạt động nghiên cứu khoa học  Phương pháp đánh giá ▪ Quá trình, giữa kỳ, cuối kỳ.  Phương pháp tự học:  Năm 1, năm 2, Năm 3, Năm 4?  Ghi chép, tổng kết nội dung  Tại sao cần phải tự học? Nếu sinh viên hiểu hết những gì thầy cố nói trên lớp thì có cần tự học thêm không?  Các giai đoạn của quá trình tự học.  Phương pháp học theo nhóm  Ưu điểm:  Khuyết điểm  Học theo nhóm giúp bạn trang bị kỹ năng gì?  Có phải học theo nhóm lúc nào cũng hiệu quả?  Để triển khai làm việc nhóm hiệu quả cần gì? ▪ Số lượng thành viên, thời gian họp nhóm, ▪ Mục tiêu của nhóm, các bước tổ chức họp nhóm.  Phương pháp tìm kiếm, sử dụng tài liệu  Có phải nguồn tài liệu nào cũng dùng được? Có phải đọc sách, tài liệu càng nhiều càng tốt?  Phương pháp nghe giảng  Phương pháp ghi chép  Phương pháp hỏi đáp  Viết báo cáo: kỹ năng sinh viên cần phải trang bị?  Phương pháp ôn tập  Phương pháp làm bài kiểm tra.  Kỹ năng tập trung  Tại sao sinh viên hiện nay thường hay thiếu tập trung? Làm sao để giải quyết vấn đề này.  Kỹ năng tự học  Kỹ năng ghi nhớ  Kỹ năng đọc sách, tài liệu  Giải tỏa áp lực  Làm việc tại nhà  Tham gia các hoạt động xã hội (nếu phù hợp).