Protocolos de Formación PDF

PROTOCOLOS DE FORMACIÓN TABLA DE CONTENIDO Operativa.......................................................................................................................................... 4 Revisión / actualización plataformas y recursos...............................................................

PROTOCOLOS DE FORMACIÓN TABLA DE CONTENIDO Operativa.......................................................................................................................................... 4 Revisión / actualización plataformas y recursos................................................................................ 5 Programación del curso al alcance del alumno................................................................................. 6 Programación................................................................................................................................ 6 Ubicación...................................................................................................................................... 6 Comunicación Y puesta al alcance del alumno............................................................................. 7 Calendario completo formación y turnos personal............................................................................ 8 Calendario formación.................................................................................................................... 8 Calendarizar clases....................................................................................................................... 8 Inglés adultos e intensivos......................................................................................................... 8 Niños, adolescentes y PAU........................................................................................................ 9 Combinar clases.......................................................................................................................... 10 Plan de comunicación y recorridos.................................................................................................. 11 Onboarding.................................................................................................................................. 11 Mails de bienvenida................................................................................................................. 11 Plataforma............................................................................................................................... 14 Sesión informativa................................................................................................................... 14 Fase media y fidelización............................................................................................................. 15 Séneca y documentación................................................................................................................ 15 1. Acceso y Configuración Inicial................................................................................................. 15 2. Revisión de Matriculaciones.................................................................................................... 15 3. Asignación de Alumnado a Unidades....................................................................................... 15 4. Verificación de Datos Personales y Familiares......................................................................... 15 5. Gestión de Documentación de Admisión................................................................................. 16 6. Actualización de Datos del Personal........................................................................................ 16 7. Generación de Informes y Certificaciones................................................................................ 16 8. Formación y Soporte................................................................................................................ 16 Creación de Whatsapp.................................................................................................................... 16 Teléfonos, números y definición.................................................................................................. 16 Plantillas...................................................................................................................................... 17 Blinklearning................................................................................................................................... 17 OBJETIVO................................................................................................................................. 18 FASE CICLO DE VIDA............................................................................................................... 18 BLINKLEARNING (VISIÓN DEL ALUMNO)..................................................................................... 18 Acceder al libro digital - SOPORTE........................................................................................... 18 Uso del libro digital - SOPORTE................................................................................................ 19 BLINKLEARNING (Visión del profesor) - SOPORTE....................................................................... 20 Acceso..................................................................................................................................... 21 La lista de estudiantes............................................................................................................. 24 Contenidos de la clase............................................................................................................. 25 Calificaciones de la clase........................................................................................................ 25 GESTIÓN DE LICENCIAS.............................................................................................................. 26 Consulta de licencias activas y asignadas............................................................................... 28 Explicación de la tabla de licencias.......................................................................................... 30 Licencia................................................................................................................................... 31 Acción...................................................................................................................................... 32 Registro de licencias contratadas y activas.............................................................................. 33 Hacer pedidos de licencias y/o libros físicos............................................................................... 36 Plantilla de pedidos libros y licencias....................................................................................... 36 Preparación del pedido............................................................................................................ 36 Gestión de clases y contenido................................................................................................. 41 Dar de alta a profesores en BlinkLearning................................................................................ 41 Crear un usuario de profesor.................................................................................................... 42 Acceso a cuenta de gestión de clases...................................................................................... 42 Añadir y retirar contenido de los centros de formación............................................................ 42 Importar equipos desde Teams................................................................................................ 44 Añadir y retirar contenido al equipo.......................................................................................... 47 Añadir profesor a la clase de blinklearning............................................................................... 51 Sincronización de equipos - SOPORTE......................................................................................... 53 A uno o varios alumnos le faltan licencias - SOPORTE................................................................. 54 No está en el equipo de Teams - SOPORTE.............................................................................. 54 Formación profesorado Blinklearning.......................................................................................... 61 CASOS ESPECÍFICOS QUE SE PUEDEN DAR................................................................................ 61 Usuarios bloqueados............................................................................................................... 61  Licencias bloqueadas.............................................................................................................. 61 Alumnos sin nombre - SOPORTE.................................................................................................. 62 El alumno es muy pequeño como para iniciar sesión por sí solo en el portal............................ 66 La plataforma se ha caído........................................................................................................ 66 Contacto en caso de incidencia - SOPORTE................................................................................. 66 Macmillan....................................................................................................................................... 67 Acceso a Macmillan..................................................................................................................... 67 Problemas comunes.................................................................................................................... 70 Revisión puntual con CRM........................................................................................................... 71 Archivar estudiantes manualmente............................................................................................. 73 Dar de alta a estudiantes manualmente...................................................................................... 73 Alta de profesores Macmillan...................................................................................................... 75 Restaurar contraseña.................................................................................................................. 76 Reuniones docentes objetivo y capacitación................................................................................... 76 Inicio Curso................................................................................................................................. 76 Trimestral.................................................................................................................................... 77 Fin curso...................................................................................................................................... 77 Inicio curso...................................................................................................................................... 77 Comunicaciones......................................................................................................................... 77 Evento alumnos incio curso............................................................................................................ 78 Webinar de Bienvenida................................................................................................................ 78 Tour Virtual de la Plataforma.................................................................................................... 78 Foro de Presentación............................................................................................................... 78 Videos de Introducción de los Profesores................................................................................ 79 Fin de la formación.......................................................................................................................... 79 Solicitar resultados para publicar.................................................................................................... 79 Evento despedida............................................................................................................................ 80 Check construcción formaciones.................................................................................................... 80 Protocolo facturación cruzada The Globe........................................................................................ 81 DESCRIPCIÓN DEL PILOTO Y DISTRUBUCIÓN............................................................................. 81 MICROSOFT PROJECT................................................................................................................. 82 TIMENEYE.................................................................................................................................... 83 SEGUIMIENTO Y REUNIONES...................................................................................................... 83 CONSULTA Y PROTOCOLO.......................................................................................................... 84 OPERATIVA La operativa de Tech es independiente, esta es para el resto. Project o Dpt proyectos o Acciones comprometidas con clientes (Roadmap) o Mejora Continua (planes de acción) ▪ Tareas recurrentes ▪ Puntuales que surjan de planificación o reuniones colaboración o Por formaciones ▪ 2a. CEI ▪ 2b. Extraescolares ▪ 2c. PAU ▪ 2d. Inglés adultos ▪ 2f. Oposiciones Estado 24 ▪ 2g. Oposiciones Junta 24 ▪ 2h. Oposiciones locales 24 List o Diario y agenda o En equipo responsables de Teams ▪ Comunicaciones - Customer Success ▪ Eventos – Customer Success ▪ RRSS – Marketing Roadmap o Seguimiento tareas o Seguimiento KPI o ROADMAP Formaciones.xlsx Reuniones o Daily ▪ Revisión Roadmap (Seguimiento KPI) ▪ Revisión List o Sprint 1 semana ▪ Semana anterior List ▪ Semana siguiente List ▪ Revisión Project o Cierre mes / Q ▪ Conclusión Project ▪ Conclusión Roadmap (Seguimiento tareas)  ▪ Informes Cierre mes / Q Imprenta Bajas o Colaboración ▪ Sprint anterior ▪ Sprint siguiente ▪ Colaboración interdepartamental CONSTRUCCIÓN REVISIÓN / ACTUALIZACIÓN PLATAFORMAS Y RECURSOS Una formación consta de contenido formativo y de plataformas tecnológicas que lo hacen posible en la forma en que The Globe entiende que debe ser. Es por esto que, para dar por construida una formación, debemos de asegurar que estos aspectos están correctamente configurados y operativos: 1. CRM - Ficha de producto (formación) a. Profesor asignado a nivel N5 b. Año académico correcto c. Fechas inicio y fin de la formación d. Fechas de inicio y fin de las clases e. Presencial (SI/NO) i. Si es presencial debe tener un aula (que limitará las plazas de la formación) f. Modalidad i. 100% online ii. Presencial g. Aula h. Hora inicio y fin directos (se usa para las calendarizaciones y sesiones) i. Teams i. URL del equipo de Teams ii. Código equipo Teams iii. Código canal Teams j. Clases grabadas (SI/NO) k. Sharepoint i. URL de la carpeta donde el alumno tendrá su contenido  2. Recursos de terceros a. Moodle i. Debe estar en la ficha de producto del CRM para vincular a la plataforma (antes plataforma 2024) ii. Aparecerá en la sección elearning del portal del alumno b. MacMillan i. Se debe añadir al portal del alumno ii. Recursos de Grupos (theglobeformacion.com) c. Blinklearning i. Debe tener clases creadas y vinculadas a los equipos de Teams ii. Debe haber licencias de tipo grupo suficientes iii. Seguir el protocolo de Blinklearning incluido d. Otros i. Mediante el siguiente enlace aparecerá en la sección de “recursos” del portal del alumno para los grupos indicados: Recursos de Grupos (theglobeformacion.com) PROGRAMACIÓN DEL CURSO AL ALCANCE DEL ALUMNO PROGRAMACIÓN Salvo en inglés adultos y CEI que tenemos una formación con metodología propia aunque basadas en otras, el resto de programaciones se obtiene directamente desde los libros de Cambridge usados. Esta programación se divide en los meses y tramos para que el cliente pueda entender cual es el objetivo y los profesores puedan trabajarlo. UBICACIÓN Este contenido estará accesible en el portal del alumno pero mientras el proyecto se encuentre en desarrollo se usarán los Sharepoint asociados a los equipos de Teams vinculados a la propia formación. Estos sitios se mostrarán en las pestañas del equipo de Teams y se pasará el enlace a los clientes en las comunicaciones recurrentes. Para acceder al mismo, deberán loguearse con el usuario del alumno. COMUNICACIÓN Y PUESTA AL ALCANCE DEL ALUMNO El responsable/coordinador/manager de la formación será el encargado de enviar por los medios establecidos en comunicación y bajo estos parámetros, el siguiente sprint de la formación: 1. CEI a. Semanal b. Por WhatsApp i. Resumen semana y diarios ii. Contenido multimedia mostrando el objetivo de la semana y el objetivo de la formación (hablar inglés) iii. Próxima semana, objetivos y actividades 2. Niños, adolescentes e inglés adultos a. Mensual b. Por WhatsApp i. Resumen mes anterior y logros ii. Contenido multimedia mostrando el objetivo de la semana y el objetivo de la formación (hablar inglés)  iii. Próximo mes, objetivos y actividades 3. PAU a. Al inicio de la formación b. Programación y objetivos concretos c. Evaluaciones d. Contactos, dudas y tutorías CALENDARIO COMPLETO FORMACIÓN Y TURNOS PERSONAL CALENDARIO FORMACIÓN La plataforma hará este proceso automáticamente pero mientras tanto hay que calendarizar las siguientes formaciones: 1. Infantil 2. Niños y adolescentes 3. PAU 4. Inglés adultos Estos calendarios hacen que el alumno tenga el acceso directamente desde su portal del alumno y que además las clases sean grabadas y transcritas para otros procesos corporativos. Una vez se calendaricen las clases se deben eliminar los periodos de vacaciones, festivos, etc para dar por completado el calendario de la formación. Este calendario es el de los formadores también. CALENDARIZAR CLASES INGLÉS ADULTOS E INTENSIVOS Calendarizar serie repetitiva en los días que corresponda. Para que la grabación y todos los flujos funcionen correctamente, hay que tener estos datos indicados: Título evento calendario o Debe indicar el número de grupo o Agora: 4 dígitos o Dynamics: 4 dígitos igual que en Ágora pero quitando el prefijo “gru_” Asistentes o Uno de los asistentes obligatorios es el profesor titular de la formación, el profesor que va a iniciar la clase Canal  o Es obligatorio indicar el canal (sea privado o general) al que va el evento puesto que en base a esto se almacenará la grabación y se dará acceso a los asistentes autorizados Opciones de reunión o Grabar y transcribir automáticamente debe ser SI o Permitir Copilot antes, durante y después de la grabación debe ser SI Opciones de respuesta o Solicitar respuestas debe ser NO o Permitir reenvio debe ser NO NIÑOS, ADOLESCENTES Y PAU Calendarizar serie repetitiva en los días que corresponda. Para que la grabación y todos los flujos funcionen correctamente, hay que tener estos datos indicados: Título evento calendario o Debe indicar el número de grupo o Agora: 4 dígitos o Dynamics: 4 dígitos igual que en Ágora pero quitando el prefijo “gru_” Asistentes o Uno de los asistentes obligatorios es el profesor titular de la formación, el profesor que va a iniciar la clase o En estas formaciones, al tener canales privados, se debe indicar el correo del canal en los asistentes Canal o Es obligatorio indicar el canal (sea privado o general) al que va el evento puesto que en base a esto se almacenará la grabación y se dará acceso a los asistentes autorizados  Opciones de reunión o Grabar y transcribir automáticamente debe ser SI o Permitir Copilot antes, durante y después de la grabación debe ser SI Opciones de respuesta o Solicitar respuestas debe ser NO o Permitir reenvio debe ser NO Descripción o Para que las grabaciones de los canales privados se puedan mover y acceder, se debe indicar el correo del canal o Para obtenerlo: ▪ Pulsar en los 3 puntos a la derecha del nombre del canal ▪ Obtener dirección de correo electrónico ▪ Pegar en la descripción, tal cual. COMBINAR CLASES Funciona igual que los anteriores, pero en el código del título, asistentes y demás, se deben indicar todas las clases unidas. Ver imagen: PLAN DE COMUNICACIÓN Y RECORRIDOS El recorrido consta de las siguientes fases: Onboarding Fase media y fidelización o Seguimiento Baja o finalización ONBOARDING MAILS DE BIENVENIDA El cliente recibe el mail de bienvenida con todos sus datos de matriculación en el momento de la compra. En este mail, se insta al acceso a la plataforma:  ¡Ya eres un #glober, NOMBRE_ALUMNO! Ahora que has dado el primer paso para conseguir tu objetivo, es el momento de aprovechar al máximo cada minuto de tu formación. Tienes todo lo que necesitas en el Portal de Alumno. Aquí tienes tus credenciales de acceso y todos los detalles de tu suscripción: Curso CURSO Nombre NOMBRE_ALUMNO Apellidos APELLIDOS_ALUMNO eMail EMAIL_ALUMNO Dirección DIRECCIÓN_ALUMNO CP CP_ALUMNO POBLACIÓN POBL_PROV_ALUMNO FORMACIÓN Curso CURSO  Suscripción MENSUAL_TRIMESTRAL_UNICO Usuario The Globe USUARIO_TG Contraseña CONTRASEÑA Contrato URL_CONTRATO MATRÍCULA DEL CURSO Precio base BASE Descuento DESCUENTEO Forma de pago Gastos matriculación Pagado ahora IMP_PAGADO Para obtener ayuda, ponte en contacto con el Soporte técnico de The Globle o consulta nuestras FAQs ¡Nos vemos dentro! Política de privacidad Condiciones de matriculación Aviso legal Posteriormente y si su formación aun no ha comenzado, recibirá este mail 48h antes del comienzo de las clases: PLATAFORMA Al acceder a la plataforma, tendrá a disposición su “Welcome Área” en donde se explica detalladamente el funcionamiento y más valores corporativos. Enlace: Curso: BIENVENIDO A THE GLOBE (theglobeformacion.com) Una vez realizado el curso de on boarding en cualquier formato, se marcará el campo “on boarding si” en la ficha del alumno. SESIÓN INFORMATIVA Todas las formaciones tendrán una sesión informativa previa al inicio del curso para los alumnos matriculados en la cual el docente explicará el funcionamiento y estructura de la formación. Quedará grabada y se enviará a todos los alumnos e interesados. Además, el departamento de soporte hará una sesión para los alumnos que tengan dudas técnicas sobre las plataformas o entorno de Microsoft. Esta sesión constará de estos bloques: Plataforma Office 365 Teams Contacto con The Globe FASE MEDIA Y FIDELIZACIÓN SÉNECA Y DOCUMENTACIÓN Este documento detalla el protocolo de acción para asegurar que toda la documentación en Séneca esté correcta y el centro educativo esté listo para comenzar el curso 2024/2025. Siguiendo estos pasos, cualquier persona autorizada podrá realizar la verificación de forma eficaz. 1. ACCESO Y CONFIGURACIÓN INICIAL - Acceder al portal de Séneca con el jroccas940 y contraseña Theglobe23*. - Verificar y actualizar los datos de identificación y configuración del centro en el menú 'Centro / Datos propios'. 2. REVISIÓN DE MATRICULACIONES - Generar y revisar el documento de matrícula desde 'Documentos / Alumnado / Matriculación'. - Confirmar que todas las matrículas de los alumnos admitidos están correctamente registradas. - Asegurarse de que todas las materias impartidas están correctamente asignadas a cada curso en 'Centro / Planes de estudios / Cursos impartidos en el centro'. 3. ASIGNACIÓN DE ALUMNADO A UNIDADES - Crear las unidades necesarias para el nuevo curso desde 'Alumnado / Unidades'. - Asignar el alumnado a las unidades correspondientes utilizando las opciones 'Asignar definitivamente' o 'Repartir proporcionalmente'. 4. VERIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES Y FAMILIARES - Revisar y actualizar los datos personales de los alumnos y sus familias en 'Alumnado / Familias y tutores'. - Asegurar que los datos económicos y de bonificaciones están correctos, consultando con la AEAT si es necesario. 5. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE ADMISIÓN - Generar y publicar la documentación de admisión, incluyendo la relación de plazas escolares vacantes y el mapa del área de influencia desde 'Documentos / Alumnado / Admisión'. - Asegurarse de que todas las solicitudes de admisión y reservas de plaza están en el estado correcto y no hay errores en la información presentada. 6. ACTUALIZACIÓN DE DATOS DEL PERSONAL - Verificar y actualizar los datos del personal docente y administrativo del centro en 'Personal / Personal del Centro'. 7. GENERACIÓN DE INFORMES Y CERTIFICACIONES - Generar todos los documentos necesarios desde 'Documentos / Alumnado / Resolución del Procedimiento de Admisión en Primer Ciclo de Infantil' y asegurarse de que están firmados digitalmente. - Publicar la relación definitiva de adjudicación de plazas y asegurar la firma digital del certificado de publicación. 8. FORMACIÓN Y SOPORTE - Proporcionar capacitación al personal sobre el uso de Séneca y las actualizaciones recientes. - Mantener contacto con la Delegación Territorial para resolver cualquier incidencia que Séneca no permita subsanar directamente. CREACIÓN DE WHATSAPP En el caso de las formaciones propias se envían comunicaciones periódicas por unas vías distintas a las del resto de formaciones o líneas de negocio, debido al tipo de cliente. Es por esto, que se usan números y teléfonos de WhatsApp distintos para estas comunicaciones. El responsable/coordinador/manager de la formación será el encargado de enviar por los medios establecidos en comunicación y bajo estos parámetros, el siguiente sprint de la formación. TELÉFONOS, NÚMEROS Y DEFINICIÓN CEI e infantil (Teléfono pdte definir)  e. Semanal f. Por WhatsApp i. Resumen semana y diarios ii. Contenido multimedia mostrando el objetivo de la semana y el objetivo de la formación (hablar inglés) iii. Próxima semana, objetivos y actividades Niños, adolescentes y PAU (Teléfono pdte definir) g. Mensual h. Por WhatsApp i. Resumen mes anterior y logros ii. Contenido multimedia mostrando el objetivo de la semana y el objetivo de la formación (hablar inglés) iii. Próximo mes, objetivos y actividades Inglés adultos (Teléfono pdte definir) i. Al inicio de la formación j. Programación y objetivos concretos k. Evaluaciones l. Contactos, dudas y tutorías PLANTILLAS Ejemplo de comunicación: Ha sido una semana muy divertida en CEI. Los peques han disfrutado un montón con nuestras actividades: 🎨 Actividad 1: Los niños se han convertido en pequeños artistas, experimentando con colores mientras aprendían sus nombres en inglés. ¡Han salido unas obras de arte preciosas! 🌈🖌️ 📸 Momentos Especiales: Adjuntamos algunas fotos para que puedan ver lo bien que se lo han pasado. ¡Son unos verdaderos artistas! Estamos muy orgullosos de cómo están progresando en su aprendizaje del inglés y en sus habilidades creativas. BLINKLEARNING OBJETIVO Registrar todos los procesos relacionados con la gestión de licencias de libros digitales de blinklearning para garantizar que tanto alumnos como profesores tienen acceso a los libros digitales y/o físicos que emplean durante la formación, además de llevar un registro adecuado de las licencias que se tienen activas, asignadas y los pedidos que se han realizado y/o se van a realizar. FASE CICLO DE VIDA Fidelización-Retención > Fase media-larga: CUSTOMER JOURNEY MAP.xlsx (sharepoint.com) BLINKLEARNING (VIS IÓN DEL ALUMNO) ACCEDER AL LIBRO DIGITAL - SOPORTE El alumno accede a Blinklearning a través de su portal del alumno, en el apartado de recursos. Lo que le llevará a esta pantalla: Puesto que el inicio de sesión de Blinklearning está configurado con Microsoft Teams, con pinchar en acceder será suficiente para entrar, no se requieren de credenciales para acceder. Nada más acceder, el alumno verá todos los libros correspondientes a su curso o sus cursos y solo tendrá que pinchar en el que le corresponda para ese momento: USO DEL LIBRO DIGITAL - SOPORTE Estos libros digitales tienen digitalizados tanto los contenidos, como las actividades y los recursos de apoyo a estas actividades, es decir, que pueden: Leer los contenidos del libro directamente en la plataforma. Realizar las actividades que están dentro del libro de manera interactiva. o Escuchar los audios asociados a las actividades directamente sin necesidad de buscarlos o reproducirlos en un dispositivo separado. Cuando hacen click en el libro, se despliega la siguiente pantalla: En “Map of the book” pueden ver un índice con los contenidos y las competencias a desarrollar a lo largo del libro. Pinchando en los temas se despliegan, por un lado, los contenidos (Libro Digital) y, por otro lado, las actividades interactivas: BLINKLEARNING (VIS IÓN DEL PROFESOR) - SOPORTE A continuación, se explica los diferentes procesos del profesor, aún así, en Glober Teachers>Capacitación tienen dos formaciones del uso de BlinkLearning. ACCESO El profesorado accede a blinklearning a través del SITE de Glober Teachers. Esto les lleva a la interfaz de inicio de sesión de blink learning, donde deben iniciar sesión con su correo de The Globe y su contraseña: Una vez dentro, desde su perfil, tienen la opción de conectar con Microsoft e iniciar sesión desde ahí. El profesor, al igual que el alumno, lo primero que ve, son los contenidos que tiene disponibles de todos los cursos de los que forma parte: En la barra lateral izquierda podrá acceder al apartado de “Clases”, donde verá las clases en las que imparte docencia. Pinchando en ellas podrá ver los alumnos y contenidos de la clase, así como las calificaciones de cada uno en las diferentes actividades. Por ejemplo, entrando en Inglés PET 1 verán: LA LISTA DE ESTUDIANTES (Blinklearning les notificaría debajo del nombre del estudiante si a alguno le faltan licencias de un libro concreto). CONTENIDOS DE LA CLASE Estos son los libros asociados a la clase concreta. CALIFICACIONES DE LA CLASE Aquí se presenta una lista de todos los estudiantes y las calificaciones obtenidas de los ejercicios del libro por unidades. La nota que podemos observar en primera instancia es la nota media de la Unidad. Si pinchamos en la flecha de la unidad, despliega las calificaciones obtenidas en todos los ejercicios de la misma: Hay más opciones y funcionalidades, pero están cubiertas por Microsoft Teams durante las clases y resultaría contradictorio. GESTIÓN DE LICENCIAS Acceso cuenta Administrador Entramos a Blinklearning: Para la gestión de licencias, utilizaremos la cuenta de administrador. [email protected] Puedes encontrar la clave en el keepass de soporte: https://cetheglobe- my.sharepoint.com/:u:/g/personal/alvarolopezlizana_theglobe_education/ET4enE1fft9Lk3-2biIpAaIBKIXI- fOVS8uQdYcbZ64pLA?e=atsfsN Con esta cuenta, el tipo de inicio de sesión es con Usuario y contraseña, es decir: Deberíamos tener una vista como la siguiente: CONSULTA DE LICENCIAS ACTIVAS Y ASIGNADAS Para consultar las licencias que tenemos activas y asignadas, dentro de la interfaz de usuario de administración, pinchamos en licencias: Para no dar lugar a errores en el libro que estamos buscando, nos vamos al ISBN del libro concreto, este ISBN lo podemos encontrar en la carpeta BLINKLEARNING, en el archivo “INVENTARIO LICENCIAS BLINK LEARNING”: Escribimos el ISBN en el buscador, pinchamos en el libro, y pinchamos en buscar: Aquí es interesante filtrar por fechas, para ver las licencias solo de un rango determinado: Ahora nos saldrán todas las licencias que tenemos: EXPLICACIÓN DE LA TABLA DE LICENCIAS Lo primero que tenemos que entender de la tabla que acabamos de enseñar es que cada fila es una licencia o conjunto de licencias, mientras que las columnas nos van dando diferentes tipos de datos sobre estas licencias: Usuario En la columna usuario nos podemos encontrar los siguientes valores: (Centro): Es un conjunto de licencias, se asocian directamente cuando añades ese libro a una clase de blinklearning. (Sin asignar): Es una licencia individual de usuario alumno que no está asignada aún. Este tipo de licencias no se asignan automáticamente. Si se tienen licencias de este tipo, deberán asignarse manualmente siguiendo el procedimiento “Gestión manual de licencias”. : Es una licencia individual de usuario alumno que ya está asignada. Bloqueado En la columna bloqueado podemos encontrarnos los siguientes valores: (NOT BLOCKED: Una licencia que se puede emplear sin ningún tipo de problema. (BLOCKED): Una licencia bloqueada que no se puede emplear. Una licencia puede estar bloqueada por diversas razones, por devolución, por alguna incidencia, etc. Es importante saber que actualmente desde la cuenta de administrador NO se puede desbloquear una licencia, solo pueden ser desbloqueadas desde Blinklearning o desde la editorial, dependiendo de quién la haya bloqueado. Existe una carpeta dentro de la carpeta de Blinklearning, llamada ”Licencias bloqueadas” donde están registradas todas las licencias bloqueadas a día de hoy y la justificación de esos bloqueos de licencias. Libro En esta columna nos dice el título del libro y el ISBN entre paréntesis. Por ejemplo: Open World Advanced Student's Book Cambridge -(9788413220512) Tipo Nos dice el tipo de usuario que puede emplear esta licencia, nos podemos encontrar los siguientes valores: Profesores y alumnos del centro (va asociado a licencias de usuario tipo “centro”). Usuario alumno (va asociado a licencias individuales). LICENCIA Esta columna muestra la plataforma de la licencia que estamos empleando, de momento, solo nos vamos a encontrar el valor “Blink”. Fecha emision Es la fecha en la que se emitió la licencia o conjunto de licencias. Es decir, la fecha desde la que tenemos disponible esa licencia. Este dato nos permite localizar pedidos concretos que hemos hecho, para saber si se corresponden con los pedidos que se han realizado. Fecha expiración La fecha de expiración de la licencia, es decir, la fecha a partir de la cual esa licencia no se va a poder utilizar. Este dato es muy importante, ya que nos podemos ver en el caso de que tengamos alumnos con licencias activadas, pero que le caduquen durante el curso. También nos dice el máximo de días que estará activa esa licencia, en este caso, 420 días. Cuando la licencia o conjunto de licencias haya expirado, la fila aparecerá en color rojo: Nº Usuarios y Licencias activadas En la columna “Nº Usuarios” Vemos cuantas licencias hemos contratado. En la columna “Licencias Activadas” Vamos a ver cuantas de esas licencias están activas. En ambos casos, vendrá en el siguiente formato. N (X). Donde N es el número de licencias y (X) es el tipo de usuario, (A) para alumnos, (P) para Profesores. Por ejemplo: En este caso, cuando dice 0 (P) + (7 (A), se refiere a 0 Profesores, 7 Alumnos. Aquí es importante entender que una licencia no se activa hasta el momento en el que el estudiante abre el libro por primera vez. Por lo tanto, la licencia puede estar disponible en la clase pero no va a contar como activada (A) hasta que el alumno abra el libro. ACCIÓN Si pinchamos en detalles, veremos otros datos como quién tiene asignadas esas licencias: Si se pincha en el botón de excel, podremos exportar una hoja de cálculo con esas licencias. -> Y devuelve un fichero como el siguiente: REGISTRO DE LICENCIAS CONTRATADAS Y ACTIVAS Sabiendo interpretar los datos de la tabla de licencias, solo nos quedaría registrar en el inventario de licencias Blinklearning, las licencias que tenemos contratadas y cuantas de ellas tenemos asignadas y activadas. Este fichero luce tal que así: Para contabilizar estas licencias seguiremos los siguientes pasos: 1. En el apartado de licencias de administrador, escribimos el ISBN del libro, lo seleccionamos y pinchamos en buscar: Empleamos como ejemplo uno sencillo, un libro con solo un conjunto de licencias activos a día de hoy, que se ve tal que así: 2. A continuación, vamos a afinar la búsqueda, filtrando la búsqueda por periodo de emisión, delimitando solo el periodo en el que hemos emitido licencias que tenemos activas. En este caso, el primer y único pedido con el que contamos con licencias activas es el 03/10/2023, y el último pedido con licencias expiradas es del 14/09/2022. Por lo tanto, vamos a buscar los pedidos que hayamos realizado después del último pedido con licencias expiradas, pero antes del pedido con licencias activas, es decir, después del 14/09/2023, pero antes del 03/10/2023. La fecha que vamos a escoger es desde el 02/10/2023 y como fecha límite, hasta la actualidad: 3. Volvemos a pinchar en buscar, para que nos salgan solo las licencias vigentes, quedando algo tal que así: De esta manera, el total de licencias emitidas nos lo devuelve automáticamente, que es donde dice: ”Total licencias”. A este dato de licencias emitidas, antes de reflejarlo en el registro, hay que restarle a esta cantidad de licencias las que estén bloqueadas, si las hubiese. En este caso no las hay, por lo que el número de licencias que reflejamos es 110: 4. A continuación, miramos la columna de “Licencias activadas” y sumamos todas las licencias asignadas a alumnos (A) (las de profesores no se cuentan en el cómputo de licencias totales asignadas). En este caso 76, lo reflejamos en el registro: 5. Repetimos el proceso con todos los libros que tenemos vigentes. Llevar este registro es importante, para conocer los momentos en los que es necesario hacer pedidos de licencias, para así garantizar que el alumno tiene acceso a su libro en todo momento. Igual de importante resulta para llevar el inventario para administración. HACER PEDIDOS DE LICENCIAS Y/O LIBROS FÍS ICOS En el caso de que sea necesario pedir uno o varios libros tanto digitales como físicos, seguimos el mismo procedimiento. Desde blinklearning nos han facilitado el siguiente fichero, que es una plantilla para hacer pedidos de libros y/o licencias: Este fichero está disponible también en la carpeta BLINKLEARNING. PLANTILLA DE PEDIDOS LIBROS Y LICENCIAS Tenemos también este archivo disponible dentro de la carpeta de Blinklearning. Antes de empezar, hacemos una copia del fichero a la carpeta “pedidos”: Hacemos click derecho en el archivo y pinchamos en copiar a: Seleccionamos la carpeta “Pedidos” y luego en “Copiar aquí”: Con la copia hecha, le cambiamos el nombre, pinchando click derecho sobre el archivo y luego click en “Cambiar nombre”: Le ponemos la fecha en la que vamos a hacer el pedido y pinchamos en “Cambiar nombre”: PREPARACIÓN DEL PEDIDO Ahora podemos entrar al archivo y preparar el pedido: 1. Primero, para evitar errores, podemos filtrar por libros físicos o digitales: 2. Una vez filtrados, nos vamos a ir a la columna de ISBN y pinchamos en el filtro, vamos a deseleccionar todos los libros, para así quedarnos con los que verdaderamente necesitamos: Y debería quedar tal que así: 3. Ahora, en este mismo buscador, metemos el ISBN del libro que queremos hacer el pedido y pinchamos en “agregar la selección actual al filtro” y pinchamos “aceptar”: Esto nos permite acumular libros en el filtro, porque de otra manera, solo vamos a estar seleccionando un libro, y en los pedidos nos interesa añadir varios libros casi siempre. 4. A continuación, pinchamos de nuevo en el filtro de ISBN y repetimos el paso 3 con cada libro que queramos pedir. 5. Una vez seleccionados todos los libros de los que necesitemos hacer el pedido, añadimos la cantidad en la columna prevista para ello: Con los libros y cantidad seleccionada, podemos descargarnos el archivo y enviarlo por correo electrónico al contacto comercial de Blinklearning, actualmente es: Antonio Marín Bellido. Nº: +34 670 419 365 Correo: [email protected] Es importante señalar en el asunto que estamos haciendo un pedido para el centro de enseñanza The Globe. Por último, cuando el comercial o la comercial nos confirme el pedido, es importante comprobar que se han recibido la cantidad de licencias concretas de los libros específicos. GESTIÓN DE CLASES Y CONTENIDO Por enumerar el contexto. Sabemos cómo consultar las licencias disponibles, cómo registrarlas, cómo hacer pedidos, etc. Tenemos disponibles las licencias, tenemos nuestros grupos creados en agora y en teams, es momento de gestionar las clases desde blinklearning. DAR DE ALTA A PROFESORES EN BLINKLEARNING El paso previo antes de entrar en la gestión de clases es dar de alta a los profesores en Blinklearning, para ello, dentro de la cuenta de adminsitrador, vamos al apartado “Usuarios” y ordenamos haciendo click en “Tipo” para que podamos filtrar a los profesores y administradores: Para que quede así: Aquí, revisamos si los profesores y profesoras que imparten clases están dados o no de alta. En caso de que no, para evitar tener una cantidad descontrolada de profesores que dificulte la gestión de usuarios, lo recomendable es buscar un profesor o profesora que ya no trabaje en el centro y pinchar en “editar”. Esto nos abrirá la ficha del profesor o profesora y aquí podremos editar su nombre y su correo electrónico: Escribimos su nombre y apellidos, su correo electrónico corporativo y le damos una contraseña por defecto, por ejemplo “Glober5.0”. Es importante comunicarle la contraseña a los nuevos profesores cuando vayan a utilizar Blinklearning. CREAR UN USUARIO DE PROFESOR Si se da el caso de que todos los perfiles de profesores que tenemos están ocupados, para dar de alta a un profesor el proceso es muy similiar y bastante sencillo: Desde el apartado de usuarios, pinchamos en “Alta usuario”: Lo que nos abrirá una pantalla como la siguiente: Solo debemos rellenar los datos tal y como hemos comentado antes, con el añadido de que, en nombre del centro escribiremos “The Globe centro de enseñanza” y en “Tipo de usuario” marcaremos “Profesor”. ACCESO A CUENTA DE GESTIÓN DE CLASES Entrando en la gestión de clases, el primer paso a seguir es entrar a la plataforma de Blink con la cuenta con la que se gestionan las clases. El enlace es el mismo: https://www.blinklearning.com/v/1663670963/themes/tmpux/launch.php Pinchamos en “Conectar con Microsoft” El usuario y la contraseña están en el keepass de soporte. Usuario: [email protected] Contraseña: Theglobe2023 Una vez dentro podremos hacer las siguientes cosas: AÑADIR Y RETIRAR CONTENIDO DE LOS CENTROS DE FORMACIÓN La primera pantalla que vamos a ver va a ser los contenidos del centro de formación. Aquí es importante que tengamos añadidos los libros que estamos utilizando actualmente, puesto que los libros que tengamos añadidos aquí serán los que podremos cargar dentro de los equipos, si no tenemos el libro añadido, no podremos ponerlo a disposición de los estudiantes. Falta un libro Si falta un libro solo debemos ir al apartado de “Contenidos del centro educativo” en la barra superior y hacer click en la lupa para buscar el libro concreto: En la barra del buscador escribimos el ISBN del libro (lo puedes consultar en el inventario de licencias), y seleccionamos el libro: Damos click en añadir: Y ya lo tendríamos disponible en nuestra lista, en el apartado “Mis contenidos” para añadirlo a las clases que necesitemos: IMPORTAR EQUIPOS DESDE TEAMS BlinkLearning tiene varias opciones de sincronización de usuarios, en nuestro caso, la más eficiente es importar equipos desde Microsoft Teams. Para ello, navegamos al apartado de clases: Y a continuación, pinchamos en el icono “+” de la barra superior a la derecha: Y aquí, seleccionamos la opción “Microsoft Teams” > “Importar” Aquí nos desplegará todos los equipos de los que la cuenta que tenemos abierta, en este caso “[email protected]”, es propietario. Por lo tanto, si no nos sale algún equipo al que le queremos dar acceso a Blink, tendremos que revisar si [email protected] figura como propietario del equipo. Seleccionamos el equipo o los equipos que queremos importar y pinchamos en “importar clases”: Este equipo nos saldrá ahora en la lista de equipos. Es momento de configurarlo. Primero entramos haciendo click en el equipo que queremos gestionar desde el apartado de “Clases”. Llegado este momento, nos quedan dos pasos: añadir los contenidos y añadir al docente o docentes: AÑADIR Y RETIRAR CONTENIDO AL EQUIPO En equipos como este, de nueva creación, nos saldrá un aviso de que no se ha añadido contenido aún al equipo, podemos hacer click ahí: O si ya hemos añadido contenido o necesitamos modificar el contenido del equipo, podemos pinchar en “Contenidos > Añadir contenido” o el icono “+”: Todas estas opciones nos despliegan el mismo menú, aunque es importante saber que una vez añadamos contenido, solo podremos añadir contenido desde el icono de “+” en el apartado de “Contenido”. En el siguiente menú, seleccionamos el libro que necesitamos: Y pinchamos en “Aceptar”: Y ya tendríamos el contenido añadido al equipo: Si hemos cometido un error, y necesitamos retirar el contenido de este libro, nos iremos en este mismo apartado a la esquina superior derecha y pinchamos en el icono de la papelera con la x: Y tendremos la opción de eliminar el contenido pinchando en la X: Y pinchamos en aceptar: Con esto, todos los alumnos que estén dentro del equipo, tendrán acceso al libro entrando con su cuenta educativa desde el portal. AÑADIR PROFESOR A LA CLASE DE BLINKLEARNING Para garantizar que el profesor tiene acceso a la clase y, en consecuencia, al libro y las calificaciones de sus alumnos, tendremos que incluirlo en el equipo, el proceso es sencillo: Primero pinchamos en editar (icono del lapiz): En docentes, buscamos al profesor que hay asignado a esta formación, este dato lo sacamos de Agora (o Dynamics llegado el momento): Hacemos click y, finalmente, pinchamos en “Guardar cambios”: (Desde este apartado podríamos cambiar el nombre del equipo si fuese necesario). De igual manera, si precisamos de eliminar a un docente, desde esta pantalla lo podríamos hacer pinchando sobre la x en el nombre del profesor: Recuerda guardar los cambios al terminar. SINCRONIZACIÓN DE EQUIPOS - SOPORTE ¿Y qué ocurre si los alumnos que hay en la clase cambian? Para ello tenemos la opción de sincronizar equipos. El procedimiento es muy sencillo, entramos en el equipo desde el apartado de “Clases” como hemos hecho anteriormente, y dentro del apartado de “Usuario”, pinchamos en botón de sincronización: Y nos lleva a la siguiente pantalla: Ya está confirmado que Blinklearning a sincronizado los usuarios del equipo de Teams. A UNO O VARIOS ALUMNOS LE FALTAN LICENCIAS - SOPORTE Se pueden dar varias situaciones en las que un alumno no tiene acceso al libro. Vamos a partir de la base de que ya hemos sincronizado los equipos y los alumnos siguen sin tener acceso. Puede ocurrir lo siguiente: NO ESTÁ EN EL EQUIPO DE TEAMS - SOPORTE Puesto que importamos los equipos desde Microsoft Teams, si el alumno no está dentro del equipo de Teams, no podrá acceder al libro, por mucho que sincronicemos desde Blinklearning. Para arreglar que el alumno esté dentro de Microsoft teams, solo tendremos que sincronizar sus equipos desde el panel de procesos: Si aun así sigue sin tener acceso al equipo, se debería comprobar que su matrícula esté correctamente. Sin licencias activadas Podemos tener los accesos a Teams y a Blinklearning bien configurados y que nos salga una pantalla como la siguiente: Esto puede implicar dos cosas: No hay licencias disponibles Esta es una situación problemática que deberíamos evitar a toda costa, puesto que para solucionarse tendríamos que hacer un pedido de licencias, que dependiendo del momento puede tardar unos días en hacerse efectivo. Si nos vemos en esta situación, podemos tener a uno o varios alumnos durante días sin acceso a su libro. Para prevenir esta situación, conviene revisar el inventario de licencias regularmente y contar siempre con varias licencias de margen. No es necesario un número fijo de licencias sobrantes, el número debe garantizar que, si uno o varios alumnos se matriculan, puedan tener acceso al libro. Esto también dependerá del momento del año. Si aun así se da el caso, solo habría que pedir las licencias necesarias siguiendo el procedimiento anteriormente señalado. Hay licencias disponibles que no se han asignado automáticamente Podemos tener licencias disponibles registradas en el inventario pero que no se asignen. En algunos pedidos, se emiten licencias del tipo “usuario”, que no se asignan automáticamente. En estos casos, debemos asignarlas manualmente. El primer paso es identificar al alumno, si no podemos ver su nombre desde el equipo, abrimos su ficha: Y podremos ver su correo electrónico: Con este dato, nos vamos a la cuenta de administrador, y buscamos las licencias que vamos a asignar manualmente. Vamos al apartado de “Licencias” y buscamos el libro a través del ISBN: A continuación, buscamos las licencias que no están asignadas, es decir, que salgan “(sin asignar)” y pinchamos en detalles: Y nos saldrá el siguiente cuadro, donde podremos extraer el código de esta licencia y copiarlo: A continuación, buscamos al usuario en la lista de usuarios del administrador: Y pinchamos en “Entrar” lo que nos va a llevar al perfil del usuario: Y pinchamos en añadir código de licencia: Pegamos el código y pinchamos en añadir: Ya le hemos asignado la licencia a un alumno. FORMACIÓN PROFESORADO BLINKLEARNING (Se va a desarrollar un pequeño vídeo formativo explicando cómo acceder, como funcionan los libros de blinklearning, cómo acceden los alumnos, qué tipo de libros tienen, dónde pueden consultar el progreso de sus alumnos dentro del libro, qué tipo de incidencias se pueden encontrar y cómo resolverlas, con quién pueden contactar si encuentran un problema) CASOS ESPECÍFICOS QUE SE PUEDEN DAR No coincide el número de licencias activas con el número de alumnos que hay dentro de un equipo con ese libro Esto es una situación bastante común. En la que hay que tener en cuenta principalmente dos factores: Una licencia asignada a un alumno no está activa hasta que el alumno entra en el libro por primera vez. Por lo tanto, si por cualquier situación, el alumno no ha entrado aún al libro, no va a figurar como licencia activada. Cuando una licencia se activa, esa licencia se queda asignada al alumno de manera permanente. De momento no hay ninguna manera de recuperar esas licencias, sigue asignada, aunque el alumno ya no esté matriculado, esté fuera del equipo y se haya entrado en su perfil personalmente a retirar el libro de sus contenidos. USUARIOS BLOQUEADOS Si un usuario, tanto alumno como profesor, lleva inactivo un tiempo dentro de la plataforma después de estar registrado, se puede dar el caso de que se bloquee el usuario por inactividad. En este caso, solo debemos buscar el nombre del usuario y hacer click sobre el icono del candado y quedaría desbloqueado: Y tras hacer click, queda así: De igual manera, podemos volver a bloquear el usuario si por ejemplo es un profesor que no esté ejerciendo actualmente. LICENCIAS BLOQUEADAS En la lista de licencias de un libro, nos podemos encontrar licencias con el candado cerrado, señalando que están bloquedas. Es importante entender que estas licencias, aunque cuenten entre las licencias activas NO SE PUEDEN UTILIZAR, ni podemos debloquearlas nosotros. Estas licencias pueden estar bloqueadas por dos razones principalmente: 1. Reembolso: en algún momento sobraron licencias y se solicitó la devolución de las mismas. Lo que hacen en estos casos en reembolsar el dinero y bloquear el acceso a las licencias. 2. El segundo motivo va en relación al primero. Debido a un bloqueo de licencias por reembolso, se han dado situaciones en las que han bloqueado el pedido completo, a pesar de haber reembolsado solo una parte. Dentro de la carpeta de Blinklearning, hay una carpeta con todas las licencias bloqueadas y la justificación de dichos bloqueos. ALUMNOS SIN NOMBRE - SOPORTE Cuando importamos un equipo desde Teams, muchas veces, nos encontramos alumnos a los que no les carga el nombre y apellidos. Esto lo veremos desde la vista del administrador y desde la vista de la gestión de clases: En ambos casos se puede consultar su correo electrónico, pero no su nombre. Esto dificulta la labor del personal de The Globe, tanto de oficina como del profesorado que utiliza estos libros. La respuesta que se ha recibido al respecto por parte de BlinkLearning es la siguiente: “Hemos revisado la información que nos indica y le comentamos que esto pasa porque se ha creado la cuenta automáticamente con el correo del alumno por que previamente no tenían cuenta en BlinkLearning, (Cuando se crea automáticamente a través de Google o Microsoft teams esto ocurre) Para solventarlo, solo debe pedir a sus alumnos que editen el perfil y añadan su nombre.” Puesto que muchos de los alumnos por edad no cuentan con una competencia digital avanzada y enseñarles a cambiar el nombre podría derivar en uso de nombres ofensivos o con intención humorística, en nuestro caso es mejor introducir estos nombres desde la cuenta de administrador: Vamos a la lista de usuarios de la cuenta de administrador, filtramos por “ALUMNO” y ordenamos por ID, para que nos ponga a todos los alumnos que no tengan nombre. Pinchamos en editar: Buscamos su correo electrónico en la base de datos para que nos salga cual es su nombre completo: Pinchamos en “Editar Perfil”: Introducimos su nombre y apellido y pinchamos en “guardar”: EL ALUMNO ES MUY PEQUEÑO COMO PARA INIC IAR SESIÓN POR SÍ SOLO EN EL PORTAL Especialmente en los primeros niveles de YLE, Starters 1, Starters 2 y Movers 1, los estudiantes, por su competencia digital, encuentran dificultades para iniciar sesión en el portal con su cuenta educativa. Hacer que el profesor escriba manualmente el usuario y la contraseña de los usuarios uno a uno es inviable, puesto que haría perder un cuarto del tiempo de la clase en el mejor de los casos. De momento, como solución a este problema, se está empleando la versión digital del libro de Cambridge teachers en los ordenadores de las clases. Y se están viendo software de gestión de equipos que permitan abrir los usuarios con mayor facilidad. LA PLATAFORMA SE HA CAÍDO Hay ocasiones en las que la plataforma deja de funcionar y tanto alumnos, como profesores, como administradores pierden el acceso o deja de funcionar el contenido. En este tipo de situaciones lo único que se puede hacer es esperar y disminuir el impacto indicando a los profesores que entren a su libro desde Cambridge Teacher (ver protocolo Cambridge Teacher), donde no podrán interactuar ni realizar las actividades, pero al menos podrán seguir los contenidos durante la clase. CONTACTO EN CASO DE INCIDENCIA - SOPORTE Durante diferentes situaciones con BlinkLearning hemos recopilado los siguientes contactos: Comercial de Cambridge Antonio Marín Bellido. Nº: +34 670 419 365 Correo: [email protected] Es nuestro contacto de cara a los pedidos y a la gestión de Cambridge Teacher. Soporte BlinkLearning Correo: [email protected] Funcionan por sistema de tickets, no suelen responder rápido a no ser que alguien les meta prisa. Comercial de Blinklearning Sabrina Rodríguez T + 34 91 725 61 28 M + 34 608 57 51 81 Correo: [email protected] Si se quiere agilizar un caso de soporte, se puede mencionar a Sabrina o contactarla. Zona Sur (representantes) Correo: [email protected] En algunos casos han intervenido en incidencias con licencias. En algunos casos relacionados con reembolsos o con incidencias de la plataforma, se les puede contactar. La representante de zonar sur es Raquel Guillén Daganzo, cuyo correo es el siguiente: [email protected] Customer Service de Cambridge En algunos casos, si son licencias gestionadas directamente por Cambridge, nos ha contactado Teresa Nevado Mejias, con ella se ha estado tratando un caso de licencias bloqueadas: Correo: [email protected] MACMILLAN ACCESO A MACMILLAN La URL de acceso es la siguiente: https://www.macmillanenglishcampus-lms.com/ACE/tgf/Index Usuario: Superadmin-TGF Contraseña: MacmillanEducation2023! Una vez dentro veremos lo siguiente: El apartado que más nos va a interesar va a ser “Users”. Pinchamos en “View All” para ver la lista completa de usuarios: Navegación por la lista de usuarios Dentro de la lista de usuarios, tenemos varias opciones de navegación que nos facilitan mucho el trabajo, como por ejemplo “Status”: Esto nos deja filtrar los alumnos activos (con licencias de Macmillan acticas), archivados (usuarios que han sido dados de alta pero actualmente no están matriculados en The Globe o todos. También tenemos la barra de buscador, donde podremos buscar a un usuario por su nombre completo, nombre de usuario, etc. Recuerda que el nombre por defecto de los usuarios en Macmillan es su cuenta de The Globe sin @theglobe.education y su contraseña por defecto es “Glober5.0”. También, si pinchamos en los descriptores de las columnas, podemos ordenar en orden alfabético ascendente o descendente las diferentes filas. Muy útil para cuando se hacen comprobaciones de la lista de usuarios comparando con la base de datos. Sincronizar usuarios en Macmillan Por defecto la sincronización de Macmillan la haremos a través de acciones en masa. Primero, generamos el fichero de acciones masivas pegando esta URL en el navegador: agora.theglobeformacion.com/generateMacmillan Nos generará un archivo comprimido que debemos extraer: Lo que nos sacará tres archivos CSV llamados: ARCHIVE, CREATE y RESTORE. Nos vamos a “USERS” de Macmillan y pinchamos en “BULK ACTIONS”. Por defecto, debemos hacer dos acciones: Archivar usuarios Primero, pinchamos en “Archive” y cargamos el CSV con el mismo nombre para archivar usuarios: Nos saldrá una pantalla como la siguiente: Luego, pinchamos en ”confirm” en la esquina superior derecha. Esto archivará (les retirará las licencias) a los usuarios especificados en el CSV, que serán los que se hayan dado de baja. Si hay algún error en el CSV, saldrá reflejado en esta pantalla. Crear/restaurar usuarios Segundo, pinchamos en “Create” y cargamos el CSV con el mismo nombre para crear o restaurar los usuarios que se hayan matriculado. Los pasos a seguir son los mismos, sale una pantalla de confirmación, si hay algún error lo especifica, y pinchamos en confirmar para crear los nuevos usuarios. PROBLEMAS COMUNES More users than permited: Cuando cargamos más usuarios en “CREATE” que licencias disponibles tenemos, nos saldrá un mensaje como el siguiente: o Esto puede pasar si hemos creado sin archivar antes. En este caso, debemos primero archivar, para dejar espacios libres de licencias. o Tenemos menos licencias que usuarios matriculados. Para este tipo de casos, hay que hacer un pedido de licencias. o Otra posibilidad es que, como el archivo comprimido carga las bajas y altas de los últimos 7 días, tenga en el CSV a usuarios que ya están creados, pero como lo primero que comprueba es el número de filas del CSV, no te deja seguir. En este caso, debemos comprobar cuantos de los usuarios están ya dentro Y eliminar las filas de los usuarios que ya estén dentro. Luego cargamos el fichero de nuevo. Duplicate records: Cuando haya algún usuario duplicado, dará un mensaje como el siguiente:  En este caso, entramos en el archivo, identificamos las filas duplicadas y las eliminamos: REVISIÓN PUNTUAL CON CRM Al menos una vez al mes, es importante comprobar que el número de usuarios de Macmillan coincide con el número de usuarios matriculados en los cursos de inglés adultos. Para esto, necesitaremos sacar, por un lado la lista de usuarios de Macmillan, pinchando en Users >View All. Y, por otro lado, la lista de usuarios matriculados actualmente en los cursos de inglés adultos. Para este último, vamos en Agora a Academico>Consultas>Alumnos>Alumnos por curso (actuales): Seleccionamos [INGLES] ADULTOS (CURSOS). Lo primero será comprobar que el número de alumnos de Macmillan coincide con el número de alumnos matriculados. Nos vamos a Nº de Registros en la lista de alumnos de agora que acabamos de desplegar: En la esquina inferior izquierda, en este caso 182. Hay que contar que, entre estos alumnos está el usuario ALUMNO INGLES, que no se le asigna libro de Macmillan, por lo tanto, debemos de contar siempre un alumno menos. En este caso 181. Luego, nos iremos a la lista de usuarios de Macmillan: Este el número de usuarios que tenemos activos, y entre paréntesis el número de licencias que tenemos disponibles. Esta lista de usuarios tiene algunos matices, para ello, entramos dentro y filtramos por "Status” (Active) y por ”Role” (Ordenar para que queden admin y teachers por encima): En este caso hay dos usuarios de administración, estos usuarios deben restarse a la lista total de usuarios. Por lo tanto, tendríamos 173 alumnos en Macmillan y 181 alumnos matriculados en inglés adultos, lo que implica que tenemos 8 alumnos sin licencia activa. ARCHIVAR ESTUDIANTES MANUALMENTE Si tras archivar y crear alumnos con bulk actions, hay más estudiantes con licencia activa en Macmillan que matriculados en los cursos de inglés, cotejaremos la lista de alumnos de macmillan filtrando solo por alumnos activos con la lista de alumnos matriculados. Es decir, buscaremos a los alumnos de macmillan en la lista de alumnos matriculados para comprobar si están actualmente matriculados o no. Si nos encontramos que un alumno está activo en Macmillan y no está matriculado, pincharemos en “archive” en macmillan para archivarlo manualmente. Con eso, los datos del alumno y su progreso en Macmillan quedan guardados en caso de que se vuelva a matricular. DAR DE ALTA A ESTUDIANTES MANUALMENTE En el caso contrario, de que tras archivar y crear alumnos con bulk actions hay más alumnos matriculados que activos en macmillan, cotejaremos la lista al contrario. Es decir, buscaremos a los alumnos de la lista de matriculados dentro de Macmillan para ver cuáles sí tienen licencia activa y cuáles no. Aquí es importante que en Macmillan tengamos en status marcado “All”, esto se debe a que al buscar los alumnos nos salgan dos casos:  Un alumno que ya ha estado matriculado (sale como inactivo): pinchamos en “Restore”. Un alumno que no haya estado matriculado (no sale): pinchamos en add new user y rellenamos de la siguiente manera: Role: Student Username: Correo sin @theglobe.education Screenname: correo de the globe Password: Glober5.0 First Name: Nombre Family name: Apellidos Age: Adult Level: Level 6 Groups: Seleccionar su nivel Clase: Check all Email: email de the globe ALTA DE PROFESORES MACMILLAN Para dar de alta a los profesores en Macmillan, seguimos los mismos pasos que para dar de alta a los alumnos, solo cambiamos los apartados de: Role: Teacher Groups: Check all. En caso de que el usuario del profesor ya existiese, pinchamos en “restore”. Otros Editar datos de estudiantes Si hay error en los datos del alumno dentro de Macmillan solo tendremos que buscarlo en la lista de alumnos y pinchar en “Edit”: RESTAURAR CONTRASEÑA Si un alumno cambia su contraseña y no se acuerda o, por cualquier razón, no la conoce, se le puede reiniciar la contraseña desde este mismo panel pinchando en reset password: Escribimos Glober5.0 como contraseña por defecto. Pérdida de la contraseña de Macmillan Si perdemos el acceso a nuestra contraseña de Macmillan porque se cambie o por cualquier otra razón, nos pondremos en contacto con la comercial de Macmillan: Mail a: [email protected] (Habla español, no es necesario hablarle en inglés) REUNIONES DOCENTES OBJETIVO Y CAPACITACIÓN Hay varios puntos clave donde se debe tener una reunión con el personal docente y que cada una de ellas tiene distintos objetivos a lograr y motivos por los que se hace. Estas reuniones de preparación, seguimiento y conclusión se harán directamente con el responsable de la formación y no con los docentes directamente, sino que este hará de portavoz y por lo tanto deberá de prepararla antes. INICIO CURSO Objetivo: Planificar y preparar el curso con un enfoque en los objetivos académicos y de negocio. 1. Validación de todos los puntos realizados en el proceso de construcción de la formación. 2. Gestión de inicio de curso a nivel soporte, ventas, att cliente y asignación de roles 3. Comunicaciones para realizar y contenido de estas. 4. KPI Objetivo para medición y así evaluar el desempeño 5. Posibles problemas, preguntas frecuentes o puntos para tener en cuenta 6. Acta de conclusiones: Objetivos del curso y compromisos TRIMESTRAL Objetivo: Seguimiento de la formación con el fin de aplicar correcciones a problemas de carácter más urgente y con un impacto directo. 1. Revisión KPI Objetivo – evaluación de desempeño trimestral - 2. Feedback y sugerencias de mejora 3. Plan de acción de correcciones y actualizaciones 4. Acta de conclusiones: Corrección de desviaciones respecto a objetivos marcados y acciones comprometidas FIN CURSO Objetivo: Planificar y preparar el proceso de renovación y aplicar mejoras o correcciones para siguiente curso. 5. Plan proceso de renovaciones – validación y asignación de roles - 6. Comunicaciones de despedida/renovación para realizar y contenido de estas. 7. Revisión KPI Objetivo – evaluación de desempeño - 8. Feedback y sugerencias de mejora 9. Acta de conclusiones: plan de acción de correcciones y actualizaciones Todas estas actas deberán estar disponibles en la plataforma, tanto para el equipo como para los docentes. MEJORA CONTINUA INICIO CURSO Al inicio de la formación se entra en el proceso de bienvenida donde además de la importancia del primer impacto de imagen hay que reducir la curva de aprendizaje al máximo para mejorar la satisfacción o minimizar la necesidad de recursos humanos. Esta fase se va a dividir en estos aspectos: Comunicaciones Plataforma Materiales Aula (solo presencial) COMUNICACIONES Deberán estar programadas y con disparadores automáticos. Seguir el mapa de comunicaciones para ejecutarlo: https://www.figma.com/board/jehAWyX2m9HRt116IHpV7I/Comunicaciones?node-id=0- 1&t=4AI4oDeE2Vm2Z2dy-1 EVENTO ALUMNOS INCIO CURSO Para crear eventos de inicio de curso que sigan un protocolo común para las formaciones, trataremos de unificar los puntos en común de todas ellas y tener muy claro para que es este evento: Minimizar la curva de aprendizaje de uso Presentación del personal y recursos Contacto y FAQs WEBINAR DE BIENVENIDA Descripción: Realizar un webinar en vivo o grabado donde se presente al equipo de profesores, al personal administrativo y se expliquen los recursos disponibles. Objetivo: Familiarizar a los estudiantes con el equipo y los recursos. Automatización: Grabar y enviar junto al contacto de Whatsapp de on boarding. Todas las formaciones tendrán la semana antes del inicio de la misma, una webinar en directo con los siguientes puntos (será grabada y se actualizará en el envío del mensaje de on boarding): TOUR VIRTUAL DE LA PLATAFORMA Descripción: Crear un recorrido virtual de la plataforma de formación, destacando las funciones clave, cómo acceder a los materiales de curso, foros de discusión y soporte técnico. Plataforma 2024 pdte desarrollo Seguir la guía del on boarding actual en la “welcome área” pero en vivo y en directo. FORO DE PRESENTACIÓN Descripción: Presentar a profesores y equipo, así como las formas de contacto con cada uno y los tiempos aproximados de respuesta. Objetivo: Fomentar una comunidad de aprendizaje desde el inicio. Estructura: Responsable Customer Success Profesor coordinador / titular de la formación Profesores colaboradores Soporte y att cliente Para cada uno indicar como contactar y tiempos de respuesta aproximados. VIDEOS DE INTRODUCCIÓN DE LOS PROFESORES Descripción: Al finalizar la webinar, compartir con los asistentes la landing de sesiones informativas en la que el docente explica el contenido formativo. Objetivo: Informar sobre el contenido formativo y funcionamiento académico Automatización: Landing con todas las sesiones informativas FIN DE LA FORMACIÓN Además de los eventos de despedida, se enviará un mail y mensaje en Teams a todos los alumnos que finalicen la formación a fecha fin. Pdte definir plantilla y desarrollar automatismo – personalizable en plataforma El copy debe contener: 1. Despedida personal del docente en texto que podrá personalizar desde su plataforma 2. Cupón de recomendación 3. Invitación al evento de despedida con la responsable de Customer Success Por el momento no está desarrollado (programado para septiembre 2024) y por lo tanto se generará el copy definido y se enviará por las herramientas habituales. SOLICITAR RESULTADOS PARA PUBLICAR Mientras no esté disponible en la plataforma, simplemente enviar Excel con los alumnos al preparador para hacer la petición. Desde CRM D365 una vez realizada la consulta y sus filtros correspondientes: Una vez recibidos compartir datos con el departamento de marketing. EVENTO DESPEDIDA @Agueda Ruiz CHECK CONSTRUCCIÓN FORMACIONES Check revisión inicio formación: 3. Grupos en Ágora (Dynamics cuando esté disponible) a. Grupos creados en estado activo b. Publicados (Webleads Si) c. fecha inicio y fecha fin d. Profesor coordinador asignado e. Mínimo y máximo de alumnos f. Curso y tipo curso 1, 2 correcto (asociado con Stripe) g. Descripción (es lo que aparece en la "i" de la web) h. Url de equipo de Teams asociado i. Curso de Moodle asociado si procede 4. Teams a. Equipo creado con estructura correcta i. Equipo de tipo clase ii. Si ya estamos en Dynamics, equivalencia un grupo N5, un equipo Teams con un canal general. Canales privados no permitidos. iii. OneNote añadido a pestañas iv. "Grabaciones" (si corresponde) añadido a pestañas  v. Calendario (si corresponde) añadido b. En caso de reutilizar un grupo ya usado anteriormente, eliminar a los antiguos alumnos que pudiesen estar c. Propietarios del equipo i. Informatica ii. Hello iii. Profesores iv. Profesor coordinador v. Resp. formación 5. Sharepoint a. Carpetas creadas para grabaciones b. Permisos en carpeta raiz OK c. Flujos de creación listos d. Esto se chequea con desarrollo operativo porque es más técnico 6. Web a. Matriculación OK i. Producto en Stripe ii. Comprobar cupones iii. Realizar matriculación completa de prueba hasta incluso meter una tarjeta de crédito (no dar a pagar, claro está) 7. Elearning a. Moodle vinculado en Ágora b. Profesor c. Contenido activo y publicado PROTOCOLO FACTURACIÓN CRUZADA THE GLOBE DESCRIPCIÓN DEL PILOTO Y DISTRUBUCIÓN A partir del 02/09/2024 comenzamos con el piloto de facturación por empresas. Esta prueba implica que cada departamento facturará de forma independiente su trabajo y por lo tanto se valorará el coste / beneficio del servicio que da por parte del cliente. En nuestro caso el cliente y por lo tanto quien contrata nuestros servicios es el departamento de negocio, que sería nuestro cliente B2B que es quien cierra el acuerdo con el cliente final, B2C. Es por esto, que se emitirá una factura total que englobará todos los servicios que actualmente ofrecemos de forma desglosada al cliente. Negocio se ha comprometido con una serie de tareas a realizar en el mes y el director de operaciones es el responsable de poner todos los mecanismos necesarios para que se lleve a cabo. Además, el cliente de cada Project quiere cuadradas al inicio del mes las 160 horas por persona que he contratado. Esta sería la estructura y las herramientas para el piloto: Clientes y distribución facturación o Negocio ▪ Staff (Operacinoes y Staff) The Globe Formación Agencia Marketing Aprex-Tech Timeneye MICROSOFT PROJECT La forma de distribuir el trabajo a las distintas agencias es mediante Microsoft Projects, que son los que contienen las tareas acordadas y contratadas por el cliente (negocio), la estimación de horas para cada tarea solicitada y por lo tanto el coste presupuestado. Esto implica varios cambios en el funcionamiento diario que debemos ir absorbiendo para asimilar el método: 8. Proyección y estimación de horas correcta a. La estimación deberá ser lo más ajustada posible para que compense la contratación del servicio. Esta estimación se irá afinando con el registro horario de tareas. 9. Análisis de rendimiento a. Evaluación de los motivos los cuales no nos hemos ajustado al presupuesto en los casos que aplique o ajuste de las horas presupuestadas. 10. Registro de tarea y ejecución a. Todas las personas implicadas tienen acceso a la aplicación para que todas las tareas sean registradas de forma manual y por lo tanto se pueda mejorar y hacer los dos puntos anteriores, bien por cambio de operativa o bien por mejoras tecnológicas contratadas a Aprex. b. Al final del día, el registro deberá ajustarse a las horas del turno de cada persona y será responsabilidad del jefe de equipo esta operativa. Distribución de Microsoft Project y tareas: Microsoft Project o Aplica a todos ▪ Operaciones ▪ The Globe formación ▪ Agencia MK  ▪ Aprex o Aplica a formación ▪ CEI ▪ Infantil y niños ▪ Inglés (adultos y adolescentes) ▪ Apoyo y PAU ▪ Oposiciones Docentes ▪ Oposiciones Estado ▪ Oposiciones Junta ▪ Oposiciones locales TIMENEYE Para el control horario y de ejecución usaremos la herramienta Timeneye para el registro de las tareas y la cual dispone con integración en Project/Planner y navegadores. El uso es muy simple: 11. Inicia sesión 12. Añade registro 13. Selecciona Project y tarea para facturar El programa genera un informe semanal de forma automática. Es indispensable que aceptéis la invitación que se envió y que se de permisos en la opción de integraciones->Planner Uso y tutoriales: Timeneye - Time Tracking - YouTube SEGUIMIENTO Y REUNIONES El seguimiento será diario a través de dailys de 15-30 minutos con todos los departamentos implicados. Al final de la semana, el viernes, en esta misma se evaluará el resultado del informe de ejecución para analizar los problemas, limitaciones y mejoras. De esta forma, así queda la distribución: 14. MK - 8:30 a. @Azucena Álvarez Rodriguez i. Oportunidades vs objetivo ii. Escala de tiempo y depósitos iii. Timeneye día anterior 15. Aprex: 9:00 a. @David Grilo  i. Escala de tiempo y depósitos ii. Timeneye día anterior 16. The Globe Academia: 9:30 a. Inma Fernandez i. Ventas vs objetivo ii. Incidencias y mejoras Semanalmente operaciones revisará con negocio el estado de los Project contratados y a final de mes se hará el cierre y la entrega de la facturación. Los datos se validarán contra el informe PBI de Climbea salvo en la venta de productos porque aún no está. De esta forma también ayudaremos a la limpieza y depuración del dato en D365. CONSULTA Y PROTOCOLO Este protocolo se incluirá a los protocolos de formación en Sharepoint y en el GPT de operaciones.