Procedimiento Ventas Mayoristas (PR-COM-02)

PROCEDIMIENTO Código : PR-COM-02 Revisión : 14 VENTAS MAYORISTAS Página : 1/5 Elaborado por...

PROCEDIMIENTO Código : PR-COM-02 Revisión : 14 VENTAS MAYORISTAS Página : 1/5 Elaborado por Revisado por Aprobado por Alberto Melgarejo Roberto Carisimo Marta Rozas Auditor de Stock e Inventario Jefe de Ventas Mayoristas Gerente General DESCRIPCIÓN DE LAS Ver subrayados. MODIFICACIONES: FECHA DE VIGENCIA: 12/07/2022 1. OBJETIVO Definir el sistema a utilizar por Nueva Americana S.A. para realizar la venta a Clientes Mayoristas. 2. ALCANCE Desde: la planificación de actividades comerciales de Ventas Mayoristas. Hasta: la autorización de pedidos de Clientes. Áreas que aplica: Dpto. de Ventas Mayorista, Dpto. de Créditos y Cobranzas, Centro de Distribución. 3. RESPONSABILIDADES Y PROCEDIMIENTOS 3.1. Secuencia de actividades – Planificación de Actividades de Ventas Mayoristas, Inducción a Asesores Comerciales. Paso Responsable Actividad 1. Planificación de Jefe de Ventas  Planifica las actividades comerciales de Ventas Mayoristas, Actividades Mayoristas asignando objetivos de Ventas a cada Asesor Comercial con base en el presupuesto de ventas aprobado.  Comunica los precios y margen de descuentos consultados en el sistema a los Asesores Comerciales, sobre los Objetivos definidos en el presupuesto de ventas aprobado.  Comunica Objetivos de Venta a los Asesores Comerciales mediante las reuniones comerciales o el medio que se disponga.  Asigna una lista Inicial de Clientes o determina una Zona Geográfica que debe visitar cada Asesor Comercial. La comunicación se realiza verbalmente o por escrito, dependiendo de la zona o la cartera que corresponda al Asesor Comercial. Auxiliar de  Imprime o envía vía mail el Listado de Precios y el Stock Ventas Productos Mayoristas a los Asesores Comerciales de acuerdo Mayoristas con la necesidad 2. Desarrollo de las Asesor  Desarrolla las Actividades de Pre – Venta de acuerdo con los Actividades de Comercial Objetivos y el Plan de trabajo definido con el Jefe de Ventas Ventas según Mayoristas. planificación  PROCEDIMIENTO Código : PR-COM-02 Revisión : 14 VENTAS MAYORISTAS Página : 2/5 3.2. Secuencia de actividades – Preventa Paso Responsable Actividad 1. Seguimiento del Jefe De Ventas  Lleva a cabo el seguimiento de las actividades diarias Plan de Trabajo Mayoristas realizadas por los Asesores Comerciales, a través del Semanal Seguimiento Diario de los Pedidos Cargados que consulta en el sistema Dynamics AX.  Controla Diariamente el Cumplimiento de los Objetivos de Ventas por Canal y por Asesor Comercial, así como los Descuentos y Rentabilidad, a través de los informes del sistema y del informe generado en varias Planillas Excel. Auxiliar de  Da seguimiento al Plan de Trabajo Semanal definido para los Ventas promotores en el Reporte de Registro de marcación y visitas Mayoristas según aplicación. 2. Elaboración de Asesor  Realiza las visitas a los Clientes de la Zona Geográfica o la ruta de visita a Comercial Cartera de Clientes asignada, siguiendo el Plan de Trabajo Clientes previamente definido con el Jefe de Ventas Mayoristas. 3. Visita y venta al Asesor  Si visita por primera vez, se presenta como Asesor Comerciar Cliente Comercial de NA y:  Realiza una Promoción de lo productos por medio de catálogos y/o muestras.  Explica al Cliente las formas de uso, especificaciones técnicas, colecciones, precios, etc.  Indica al Cliente las Condiciones Comerciales ofrecidas por NA y las condiciones – requisitos para operar como Cliente tal como se indica en la Solicitud de Crédito (Ver PR-ADM-15 Procedimiento Créditos – Clientes Mayoristas).  Si el cliente solicita muestra procede como establece el instructivo Tratamiento de Muestras para Clientes Mayoristas (IN-COM-09). 4. Acuerdo Asesor  Si el Cliente no elige ninguna mercadería: Comercial con el Comercial  Agradece la atención. Cliente.  Si el Cliente elige alguna mercadería:  Identifica el código de la mercadería en el Catálogo de Productos de Ventas Mayoristas.  Informa precios y negocia las condiciones con el Cliente:  Condiciones y requisitos para acceder al Crédito  Plazos de entrega de los Pedidos  Llega a un acuerdo con el Cliente y define la forma de pago:  Si el cliente solicita crédito por primera vez:  Completa la Solicitud de Crédito, o solicita al cliente que lo complete.  PROCEDIMIENTO Código : PR-COM-02 Revisión : 14 VENTAS MAYORISTAS Página : 3/5 Paso Responsable Actividad  Solicita al Cliente los documentos especificados en la Solicitud de Crédito.  Entrega / envía la Solicitud de Crédito al Departamento. de Créditos y Cobranzas (Ver PR- ADM-15 Procedimiento Créditos – Clientes Mayoristas).  Si el Cliente ya tiene línea de crédito asignada:  Verifica línea de crédito disponible del Cliente con el Departamento de Créditos y Cobranzas antes de tomar el pedido. Nota 1: Si el monto del pedido sobrepasa su límite de crédito, el sistema Dynamics AX arroja un aviso indicando que el Cliente ya no tiene crédito disponible. En este caso, gestiona ante el Departamento de Créditos, el aumento de línea de crédito conforme al Procedimiento de Créditos – Clientes Mayoristas (Ver PR-ADM-15).  Si la compra es contado toma el pedido y carga al Sistema, indicando el día de la entrega en función a lo negociado con el cliente. Nota 2: En caso de Ventas a Crédito, donde el cliente no cuenta más con Línea de Crédito, la entrega depende primeramente de la aprobación de la Línea de Crédito por parte del Dpto. de Créditos y Cobranzas. Nota 3: Si es un Cliente nuevo, solicita los datos de este para registrarlo en la base de datos de Dynamics AX  Si es Cliente Contado: Remite vía e-mail, o solicita al Auxiliar de Ventas Mayoristas que remita los datos de la Empresa al Dpto. de Créditos y Cobranzas para gestionar el alta del nuevo Cliente Mayorista en el Sistema Dynamics AX. Continúa proceso en el paso siguiente.  Si es Cliente Crédito: Remite vía e-mail, o solicita al Auxiliar de Ventas Mayoristas que remita los datos de la Empresa al Dpto. de Créditos y Cobranzas para gestionar el alta del nuevo Cliente Mayorista en el Sistema AX DYNAMICS (Ver PR-ADM-15 - Créditos – Clientes Mayoristas). Continúa proceso en el paso siguiente.  Si no llega a un acuerdo comercial (esto se realiza en forma verbal) con el Cliente, agradece la atención y se retira del lugar o según la situación, solicita asesoramiento vía telefónica al Jefe de Ventas Mayoristas. Por Ej.: aprobación de condiciones especiales solicitadas por el Cliente (descuentos especiales, ampliación de plazo etc.). 5. Comunicación Coordinador de Nota 4: Paso solamente aplicable cuando el Cliente es dado de  PROCEDIMIENTO Código : PR-COM-02 Revisión : 14 VENTAS MAYORISTAS Página : 4/5 Paso Responsable Actividad del Código Créditos y Alta en la base de datos de clientes en Dynamics AX. Cliente Cobranzas / Comunica el código otorgado al Cliente (Ver PR-ADM-15 - Auxiliar de Créditos – Clientes Mayoristas) al Asesor Comercial y/o Créditos y Auxiliar de Ventas Mayoristas Cobranzas 6. Generación de la Cliente  Confirma el Pedido al Asesor Comercial y Genera la Orden Orden de de Compra (aplicable sólo en caso de clientes que operen Compra con esa modalidad). 7. Toma del Pedido Asesor  Recibe el Pedido de Compra o elabora la Nota de pedido con Comercial base a lo negociado con el Cliente.  Carga el pedido en el Sistema AX DYNAMICS. Una vez terminada la carga Confirma el Pedido.  Si el cliente excede su Línea de Crédito, el Asesor no podrá confirmar el pedido. Debe solicitar a Créditos y Cobranzas la verificación y aumento de este para poder confirmarlo.  Una vez confirmada la carga informa al Jefe de Ventas Mayoristas para que autorice el pedido de ventas. 8. Autorización del Jefe De Ventas  Verifica el pedido en el Sistema AX DYNAMICS, para Pedido Mayoristas chequear que este en línea con las condiciones definidas para ese tipo de Cliente:  Si los datos están correctos: autoriza el pedido en el sistema AX DYNAMICS liberando a WMS.  Si los datos (descuentos, plazos, etc.) no están correctos, consulta con el Asesor Comercial y solicita el cambio que corresponda. 9. Confección Auxiliar de  Remite al Supervisor de Salida el Pedido de Compra original de la Planilla de Ventas por medio de un Chofer del CD. (para los clientes que Entregas Diarias Mayoristas trabajan bajo esta modalidad) de Pedidos Asesor  Confecciona la Planilla de Entregas Diarias de Pedidos Mayoristas Comercial Mayorista (FL-COM-07), exclusivamente para aquellos pedidos donde el Cliente ha definido un día y horario de entrega.  Remite vía email al Supervisor de Salida. 10.Entrega de Supervisor de  Recibe el Formulario de Entrega Diaria de Pedidos Mayorista pedidos Salidas (FL-COM-07) para coordinar las entregas que deben realizarse.  Entrega la mercadería según Procedimiento de Salida: Despacho y distribución (Ver PR-LOG-06). 3.3. Secuencia de actividades – Venta de mercaderías vía telefónica. Paso Responsable Actividad 1. Atención al Auxiliar de  Atiende la llamada del Cliente y evacua las dudas o consultas Cliente Ventas de este.  PROCEDIMIENTO Código : PR-COM-02 Revisión : 14 VENTAS MAYORISTAS Página : 5/5 Paso Responsable Actividad Mayoristas  En el caso de que el Cliente quiera hacer un Pedido Telefónico, toma nota de los artículos solicitados y se comunica con el Asesor Comercial para informarle sobre la solicitud del Cliente. Nota 5: Si la llamada corresponde a una Empresa que quiere ser Cliente, informa al mismo sobre los requisitos necesarios para operar como Cliente de NA y agenda un horario y día de visita e informa al Asesor Comercial asignado. 2. Carga de los Auxiliar de  En el caso de que el Nuevo Cliente o el Cliente Vigente quiera pedidos en el Ventas confirmar el Pedido en ese momento o se trate de un pedido sistema Mayoristas urgente, se procesa el pedido en DYNAMICS AX, asignando Dynamics AX el código del Asesor Comercial asignado al cliente.  Introduce código del Cliente.  Ingresa el código de los artículos.  Confirma pedido. Nota 6: En caso de no tener la existencia necesaria para completar el pedido del Cliente en el Centro de Distribución y hay existencia en las Tiendas solicita la transferencia de la mercadería. 3. Autorización del Jefe De Ventas  Ídem Autorización del Pedido de la secuencia 3.2.8 Pedido Mayoristas Hogar 4. REGISTROS DE CALIDAD Ítem de Nombre del Área Forma de Tiempo de Código Identificación Obs. la Norma Registro archivo Archivo retención Solicitud de Crédito de Ver Procedimiento de Créditos – Clientes Mayoristas – Registros de 8.5 No aplica Ventas Calidad Mayoristas Formulario de Dpto. de Entrega Diaria Soporte 8.5 FL-COM-07 Por fecha Ventas 3 meses ------ de Pedidos informático Mayorista Mayoristas