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Methoden zur sozialen Kompetenz 3 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.1 Zusammenhang IPMA-Kompetenzrichtlinie (ICB4.0) Das Kapitel „Methoden zur sozialen Kompetenz“ stellt eine Auswahl von wesentlichen Elementen der gemäß ICB4 beschriebenen Persönlichen und Sozialen Kompetenzelemente dar. Die pm basel...

Methoden zur sozialen Kompetenz 3 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.1 Zusammenhang IPMA-Kompetenzrichtlinie (ICB4.0) Das Kapitel „Methoden zur sozialen Kompetenz“ stellt eine Auswahl von wesentlichen Elementen der gemäß ICB4 beschriebenen Persönlichen und Sozialen Kompetenzelemente dar. Die pm baseline konzentriert sich auf soziale Kompetenzen in Projekten und Programmen und definiert soziale Kompetenz als ein Potential einer Person in einer Rolle, kooperativ und selbstorganisiert zu handeln. Soziale Kompetenz ist somit ein Potential in einer Rolle Beziehungen zu anderen zu gestalten, sich kreativ mit anderen auseinanderzusetzen, sich gruppen- und beziehungsorientiert zu verhalten.28 Kompetenzen können aus verschiedenen Perspektiven beschrieben werden. 29     Persönlichkeitseigenschaft (Motivations- und Persönlichkeitspsychologie) Arbeits- und Tätigkeitsdisposition (Arbeitspsychologie) Methoden Kompetenz (pädagogische Qualifikationsvermittlung und Zertifizierung) Soziale Kommunikationsvoraussetzungen (Sozial – und Kommunikationspsychologie) Die pm baseline betrachtet die soziale Kompetenz als Arbeits- und Tätigkeitsdisposition, zusätzlich wird auf Methoden der sozialen Kompetenz hingewiesen. 28 29 Erpenbeck/ von Rosenstiel, 2007, S XXIV Erpenbeck/ von Rosenstiel, 2007, S XXIV Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 65 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.2 Soziale Kompetenz in Projekten und Programmen 3.2.1 Soziale Kompetenz Soziale Kompetenz in Projekten und Programmen umfasst Wissen und Erfahrung zur Gestaltung des Projektmanagement-Prozesses bzw. ProgrammmanagementProzesses.30 Soziale Kompetenz in Projekten und Programmen ist das Potential  Beziehungen und Kommunikation im Projekt bzw. mit relevanten Umwelten zu gestalten  Konflikte im Projekt bzw. mit relevanten Umwelten konstruktiv zu handhaben  Reflexionsfähigkeit im Projekt bzw. mit relevanten Umwelten zu fördern  Emotionen und Diversity (individuelle Verschiedenheit und Gemeinsamkeit) in Projekten und im Umgang mit relevanten Umwelten zu handhaben  Interventionsmethoden adäquat einzusetzen. Diesbezüglich wird Wissen und Erfahrung benötigt, um Methoden z.B. Feedback, Reflexion, Methoden der Moderation und Präsentation, Interventionsmethoden etc. entsprechend einsetzen zu können. Nicht nur die Projektmanagerin benötigt soziale Kompetenz, sondern auch die Projektauftraggeberin, Projektteammitglieder sowie Projektmitarbeiterin. 31 30 31 Huemann, 2002 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014, S 21 - 31 Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 66 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.2.2 Team Kompetenzen Teamarbeit ist in Projekten und Programmen von zentraler Bedeutung. Es gibt verschiedene Teams z. B. Projektteams, Programmteams, Auftraggeberinnenteams, Subteams. Zusätzlich zu den individuellen Kompetenzen benötigten Teams in Projekten und Programmen Teamkompetenz.32 Diese ist für jedes Team zu etablieren und beinhaltet unter anderem:33  Schaffen von Verbindlichkeit im Team  Lernen im Team  Schaffen des „Big Project Picture“  Sicherung von Synergien im Team  Konfliktlösung im Team  Gemeinsames Gestalten des Projektmanagement-Prozesses  Schaffen von Vertrauen im Team  Herstellung einer gemeinsamen Wertebasis Als Basis für die Teamkompetenz dienen das Wissen und die Erfahrung in der gemeinsamen Zusammenarbeit im Projekt bzw. Programm und der Anwendung von Methoden wie z.B. Feedback, Reflexion, Gruppenarbeit, etc. 32 33 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014, S 107f Gareis, 2006, S 140 Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 67 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.3 Interventionsmethoden 3.3.1 Überblick Interventionsmethoden Als Intervention versteht man eine zielgerichtete Kommunikation. Es wird beabsichtigt eine bestimmte Wirkung bei der Kommunikationspartnerin hervorzurufen. Eine Intervention ist daher ein Versuch einer Steuerung.34 Eine zentrale Interventionsmethode ist die Beobachtung, die am Beginn jedes Versuchs der Steuerung steht. Weiters werden schriftliche, mündliche und analoge Interventionsmethoden unterschieden35  Beispiele für schriftliche Interventionsmethoden sind: Briefe, Dokumentenanalysen, Angebote, Protokolle, Pläne, etc.  Beispiele für mündliche Interventionsmethoden sind Interviews, inhaltliche Inputs, Präsentation, Moderation, Feedback, Reflexion, Reframing, etc.  Beispiele für analoge Interventionsmethoden sind: Geschichten, Sketches, Mythen, Bilder, Skulpturen, Aufstellungen, etc.36 34 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014, S 223ff Königswieser/Exner, 2004, Hiller/Majer/Minar-Hödel/Zahradnik, 2007, S 227- 259 36 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014, S 229 - 241 35 Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 68 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.3.2 Feedback Feedback ist eine Methode, einer Person mitzuteilen, wie ihr Verhalten in einer bestimmten Situation durch eine andere Person wahrgenommen wurde. 37 Feedback wird durch eine Person oder Gruppe von Personen an eine andere Person oder an ein soziales System gegeben. Feedback besteht daher aus dem Feedback-Geben und dem Feedback-Nehmen. Die theoretische Basis stellt das Johari Fenster dar, das von Joseph Luft und Harry Ingham entwickelt wurde38. Dieses Modell unterscheidet 4 Bereiche:     Die öffentliche Person: mir und anderen bekannt Blinder Fleck: mir unbekannt, anderen bekannt Privatperson: mir bekannt, anderen unbekannt Unbekanntes: mir und anderen unbekannt Ziele des Feedbacks sind, Lernen und Weiterentwicklung von Individuen und Teams zu ermöglichen, daher den Handlungsbereich der öffentlichen Person zu erweitern. Feedback ist immer subjektiv. Es gibt verschiedene Formen des Feedbacks z.B. schriftliches, mündliches Feedback, 360° Feedback. Das 360° Feedback wird auch Rundum Feedback genannt. Es wird zusätzlich zu einer Selbstbewertung, Feedback von relevanten Umwelten eingeholt. Für eine Projektmanagerin sind das beispielsweise Projektauftraggeberin, Projektteammitglieder, Projektmitarbeiterin, Lieferantenvertreter, Kundenvertreter, etc. Beim Feedback gibt es die Rolle der Feedbackgeberin und die der Feedbacknehmerin. Sowohl für das Geben und auch das Nehmen von Feedback sind Feedbackregeln einzuhalten. Feedback wird insbesondere im Projektcontrolling, Projektabschluss, aber auch in der Bewältigung einer Projektkrise oder im Projektstart angewendet. 37 38 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014, S 136 Luft, 1971 Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 69 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.3.3 Reflexion Reflexion kann als gemeinsames (lautes) Nachdenken und Austausch über einen Lernprozess definiert werden. Die Reflexion erfolgt durch eine Person oder die Gruppe selbst, in Projekten zum Beispiel durch das Projektteam. Ziel der Reflexion im Projektoder Programmteam ist es, Arbeitsfähigkeit herzustellen und eine gemeinsame Sichtweise zu einer Situation zu ermöglichen. Durch die Reflexion gelingt es dem Projektteam das Projekt aus einer Metaebene und somit aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten. Damit ermöglicht Reflexion Weiterentwicklung und Lernen des Projektteams.39 Unterschiedliche Arbeitsformen für strukturierte Reflexion sind unter anderen Blitzlicht, Stimmungsbarometer, Punktemethoden, Assoziative Verfahren. Die Methode der Reflexion wird insbesondere im Projektcontrolling, Projektabschluss, aber auch in der Bewältigung einer Projektkrise oder im Projektstart angewendet. 39 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014, S 247f Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 70 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.4 Umgang mit Emotionen und Diversity in Projekten und Programmen 3.4.1 Umgang mit Emotionen In Projekten und Programmen gibt es Emotionen wie z.B. Freude, Furcht, Ärger, Zufriedenheit, Glück etc. Emotionen sind zeitlich begrenzte intensive Gefühle von Personen oder Teams und beziehen sich auf etwas oder jemanden. Das Projektteam kann sich zum Beispiel über das Erreichen eines Meilensteins freuen oder sich über eine Erweiterung der Projektziele durch die Projektauftraggeberin ärgern. Es ist zwischen dem Umgang mit den eigenen Emotionen und dem Umgang mit den Emotionen anderer zu unterscheiden. Eine zentrale Methode zum Umgang mit Emotionen ist insbesondere die Reflexion. Emotionen können40  ablaufbedingt sein, z.B. beim Projektstart, beim Projektcontrolling, in der Projektkrise, Projektabschluss,  strukturell bedingt sein, d.h. Emotionen, die durch die Rahmenbedingungen des Projekts entstehen,  gezielt veranlasst sein z.B. zur Steuerung der Energie im Projekt, Setzen von Projektevents zum gezielten Erzeugen von Druck, Reflexion der Zusammenarbeit zum Abbau von Spannungen. 40 Gareis, 2006, S 143-151 Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 71 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.4.2 Umgang mit Diversity Projektteams sind üblicherweise heterogene Teams. Ziel ist es, eine dem Projekt adäquate Diversity zu schaffen und diese zu managen. Diversity umfasst Unterschiede und Gemeinsamkeiten der Projektteammitglieder.41 Unterschiede entstehen durch die Auswahl von Projektteammitgliedern mit unterschiedlichen fachlichen Kompetenzen, Berufs- und Projekterfahrungen, unterschiedlichem Alter und Geschlecht, Zugehörigkeit zu unterschiedlichen Hierarchien, Organisationskulturen und nationalen Kulturen, etc. Gemeinsamkeiten entstehen durch die Auswahl von Teammitgliedern mit gemeinsamer Geschichte, ähnlichen fachlichen Kompetenzen, gleichartigen Umweltkontakten, etc. Wie viel an Unterschieden und Gemeinsamkeiten in einem Projektteam notwendig sind, wird durch die Projektanforderungen bestimmt. Dafür ist es auch notwendig, die Projektumwelten zu betrachten. Die Projektumweltanalyse kann als Basis dafür dienen. Zur Analyse der Diversity eignen sich Methoden, die Unterschiede und Gemeinsamkeiten im Team sichtbar machen z.B. Skulpturen, Kennenlernrunden, etc. Zum Managen der Diversity werden vertrauensbildende und teamfördernde Maßnahmen, die unter anderem das Kennenlernen und das gegenseitige Respektieren der Teammitglieder fördern, angewandt. Darüber hinaus bedarf es adäquater Strukturen im Projekt (z.B. Aufgabenzuteilungen, Arbeitszeitvereinbarungen) um die unterschiedlichen Bedürfnisse der Projektteammitglieder zu respektieren und eine Mitarbeit im Projekt zu ermöglichen. Der Umgang mit Diversity ist insbesondere im Beauftragungsprozess gefordert, um sie zu schaffen, im Projektstart und im sozialen Projektcontrolling, um sie zu managen. 41 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014, S 126 - 129 Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 72 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.5 Konfliktmanagement 3.5.1 Reduktion von möglichen Konfliktpotentialen Ein Konflikt ist eine Situation, in der unterschiedliche Erwartungen von Personen aufeinanderprallen.42 Ein Ziel des Konfliktmanagements ist es, Konfliktpotentiale zu identifizieren um zu verhindern, dass daraus Konflikte entstehen können. Es geht darum, Konflikten im Projekt/Programm oder mit relevanten Umwelten gegenzusteuern, sie nach Möglichkeit zu reduzieren bzw. Vorsorge für einen Eintritt eines Konfliktfalls zu treffen.43 Von zentraler Bedeutung ist die Früherkennung von möglichen Konfliktpotentialen Methoden zur Früherkennung von Konfliktpotentialen sind unter anderem Szenariotechnik, Projektumweltanalyse und Sensitivitätsanalyse. Alle Methoden des Projektmanagements unterstützen die Reduktion von Konflikten, da sie die Strukturen und Ziele eines Projekts festlegen und so Unsicherheiten bzw. Unklarheiten beseitigen. Unterschiedliche Interessen im Projekt werden sichtbar und können bearbeitet werden. Durch eine gemeinsame Erarbeitung der Projektpläne kann eine gemeinsame Sichtweise („Big Project Picture“) vereinbart werden. Weitere zentrale Methoden zur Reduktion von Konflikten sind der Einsatz von teambildenden und vertrauensbildenden Methoden, wie zum Beispiel Ansprechen von Tabus, Feedback, Reflexion, Etablieren von Spielregeln, Sichtbarmachung von Erwartungen, etc. Präventive Strategien und Maßnahmen werden entwickelt, um für einen eintretenden Konfliktfall vorzusorgen. Durch das präventive Festlegen von Prozessen, Strukturen und Verantwortlichkeiten für den Konfliktfall werden Schadensbegrenzungen und effiziente Konfliktbewältigung ermöglicht. Maßnahmen zur Konfliktvorsorge sind zum Beispiel die Vermittlung und Anwendung von Feedback- und Reflexionsmethoden, das Festlegen von Regeln und Standards in (potentiellen) Konfliktsituationen und Mediation. Mit relevanten Umwelten sind entsprechende Vertragsgestaltungen und die Schaffung von Strukturen als Maßnahmen der Konfliktvorsorge zu verstehen (z. B. Festlegung eines Eskalationsmodells für Konfliktsituationen). Die Identifikation von Konfliktpotentialen, ein Gegensteuern, bzw. eine Reduktion von Konfliktpotentialen und die Vorsorge für einen Konfliktfall sind insbesondere im Projektstart und im Projektcontrolling zu berücksichtigen. 42 43 Rattay, 2003, S 197 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014, S 184 Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 73 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.5.2 Handhabung von Konflikten Ziel der Handhabung von Konflikten ist es, einen Konfliktfall im Projekt bzw. Programm oder mit relevanten Umwelten, wenn möglich zu lösen, zu bearbeiten, einzugrenzen, eine Eskalation zu verhindern oder aber auch zum Ausbruch zu bringen.44 Zur Handhabung von Konflikten können verschiedene Strategien zum Einsatz kommen z.B. Kompromiss, Konsens oder Kampf. Methoden der Handhabung von Konflikten in Projekten oder Programmen sind unter anderem Wahrnehmung, Analyse, Diagnose, Lösungsfindung, Diskussion, Verhandlung (mit oder ohne Dritten), Konflikt-Moderation im Zuge eines Workshops oder einer Sitzung, Mediation, Reflecting Team, System-Aufstellungen, Tetralemmaarbeit oder Reframing. Die Methoden sind in Abhängigkeit der Eskalationsstufe und der Art des Konflikts zu wählen. 44 Majer, C. & Schaden, B. & Stabauer, L., 2014,S 190 Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 74 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.6 Moderation und Präsentation 3.6.1 Workshops, Sitzungen und Projektpräsentationen In Projekten und Programmen werden häufig Lösungen in Workshops, Sitzungen oder bei Projektpräsentationen erarbeitet bzw. kommuniziert. Diese verschiedenen Kommunikationsformen werden zur Gestaltung der Zusammenarbeit im Projektmanagement, aber auch in den inhaltlichen Prozessen in Projekten und Programmen eingesetzt. Sie tragen zur Sicherung der Akzeptanz der Projekt- bzw. ProgrammErgebnisse bei. Eine professionelle Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, die adäquate Auswahl der Teilnehmerinnen und der adäquate Einsatz von Arbeitsformen, eine angemessene Raumgestaltung sind Erfolgsfaktoren. Zur Unterstützung der Kommunikation werden z. B. Projektmanagement-Pläne eingesetzt. Workshops (z.B. Projektstartworkshops, Projektabschlussworkshops, Workshops zur Erarbeitung von inhaltlichen Ergebnissen) und Sitzungen (z.B. Controlling-Sitzung) und Projektveranstaltungen (z.B. Kick-Off Veranstaltung, Präsentation von ProjektErgebnissen) sind Elemente zur Gestaltung des Projektmanagement-Prozesses und haben insbesondere auch Bedeutung für das Projektmarketing. Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 75 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.6.2 Kreativitätsmethoden Kreativitätsmethoden dienen dazu, eine Vielfalt von Ideen zu einem Thema zu finden. In einem ersten Schritt geht es um das Generieren einer Fülle von Ideen – ohne diese zu bewerten, in einem zweiten Schritt werden die Ideen strukturiert, kombiniert und verbessert. Typische Kreativitätsmethoden sind unter anderem Brainstorming und Brainwriting. Beim Brainstorming geht es darum, eine Menge an Ideen zu finden und dem Assoziieren freien Lauf zu lassen, ohne diese zu bewerten. Brainwriting ist eine schriftliche Variante und kann daher auch elektronisch stattfinden. Daher eignet es sich auch gut für die Ideenfindung in virtuellen Teams. Mind Mapping ist eine weitere Methode, die oft in Projekten eingesetzt wird. Mit Mind Mapping können hierarchische Abhängigkeiten, aber auch insbesondere assoziative und inhaltliche Zusammengehörigkeiten abgebildet werden. Design Thinking ist ein multidisziplinärer Ansatz, der aus dem Produkt Design stammt, aber auch in anderen Feldern Anwendung findet. Die Methode berücksichtigt die Bedürfnisse und Motivationen von Menschen und erforscht innovative Lösungen, die im Prozess mehrfach geprüft werden. Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 76 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.6.3 Entscheidungsmethoden Der Bedarf nach Entscheidungen in Projekten und Programmen ist vielfältig. Es kann zwischen Einzelentscheidungen und Entscheidungen von Gruppen/Teams unterschieden werden. Bei Gruppenentscheidungen sind Visualisierung der Entscheidungsalternativen und –kriterien, Transparenz und Nachvollziehbarkeit einer Entscheidung zentrale Erfolgskriterien. Der Prozess der Entscheidungsfindung kann mittels verschiedener Entscheidungsmethoden unterstützt werden. In einem ersten Schritt müssen die Entscheidungsmöglichkeiten erarbeitet werden. Liegen mehrere Entscheidungsmöglichkeiten vor, so erfolgt eine Bewertung durch z.B. eine Bewertungsmatrix, Kosten-Nutzen-Analyse, Punktemethode, Rangreihung, etc. Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 77 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.6.4 Präsentationsmethoden Anlässe für Präsentationen in Projekten und Programmen sind vielfältig, z.B. die Präsentation von Zwischenergebnissen bzw. Endergebnissen bei der Kundin, die Präsentation des Projektstatus bei der Auftraggeberin, etc. Eine professionelle Präsentation besteht aus der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. In der Vorbereitung sind beispielsweise die Ziele zu definieren und die Präsentation auf die Zielgruppe hin abzustimmen. Bei der Präsentation im Zusammenhang mit Projekten werden zur Visualisierung häufig ProjektmanagementPläne eingesetzt. In der Nachbereitung der Präsentation sollte evaluiert werden, ob die in der Präsentation verfolgten Ziele erreicht wurden und welche Lernerfahrungen die Präsentatorin gemacht hat. Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 78 Methoden zur sozialen Kompetenz 3.7 Gesprächsführung und Verhandlung Die Verhandlung ist eine Art der Gesprächsführung und kommt in spezifischen Situationen zur Anwendung. Situationen für Verhandlungen in Projekten und Programmen sind vielfältig. Typische Beispiele für Verhandlungssituationen sind Verhandeln über das Projektbudget mit der Projektauftraggeberin, um einen Rabatt mit einer Lieferantin, in einer Konfliktsituation mit einer Kundin. In einer Verhandlung wird das Ziel verfolgt, einen Standpunkt zu vertreten oder die andere von einem Angebot zu überzeugen. Es können dabei verschiedene Verhandlungsstrategien zur Anwendung kommen. Die Basis einer guten Verhandlung ist aktives Zuhören um Informationen über die Motivation und die Bedürfnisse der anderen Verhandlungspartei zu sammeln. Es können verschiedene Fragetechniken zur Anwendung kommen. Version 3.1 - Juli 2018 © pma – PROJEKT MANAGEMENT AUSTRIA Seite 79