Utilisation d'un logiciel comptable - PDF

Utilisation d'un logiciel comptable, ou d'un module comptable d'un PGI Utilisation d'un logiciel comptable, ou d'un module comptable d'un PGI Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite ...

Utilisation d'un logiciel comptable, ou d'un module comptable d'un PGI Utilisation d'un logiciel comptable, ou d'un module comptable d'un PGI Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite  Table des matières Table des matières Objectifs 3 I. Utilisation d'un logiciel comptable 3 A. Entrée des données......................................................................................................................................................3 B. Lettrage et Pointage.....................................................................................................................................................4 C. Édition d'états comptables intermédiaires.................................................................................................................4 D. Gestion et préparation des déclarations fiscales ponctuelles...................................................................................4 E. Gestion et préparation de documents de synthèse....................................................................................................5 F. Autres fonctionnalités..................................................................................................................................................5 G. Aperçu d'un logiciel de comptabilité..........................................................................................................................6 II. Le module comptable d'un PGI 6 A. Partage des informations.............................................................................................................................................6 B. Modules d'un PGI.........................................................................................................................................................7 III. Exercice : Exercez-vous ! 9 IV. Applications 10 A. Application 1...............................................................................................................................................................10 1. Gestion de projet..........................................................................................................................................................................10 2. Correction.....................................................................................................................................................................................10 B. Application 2...............................................................................................................................................................11 1. Coût d'une ligne d'écriture..........................................................................................................................................................11 2. Correction.....................................................................................................................................................................................12 Solutions des exercices 14 2 Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite Objectifs Objectifs L'informatisation de la comptabilité n'est pas naissante, toutefois les évolutions permanentes des applications tendent également à modifier la manière d'utiliser ces outils. Deux options existent suivant les besoins des entreprises : Utiliser un logiciel purement comptable avec comme seule vocation d'obtenir les documents comptables et de pilotage conséquents. Utiliser un module de comptabilité d'un Progiciel de Gestion Intégré (PGI) en intégrant les données et traitements des autres modules associés. I. Utilisation d'un logiciel comptable Rappel Un logiciel est le fruit d'une programmation codée, en vue d'être exploité sur un matériel informatique pour automatiser un traitement de données. Un logiciel comptable est donc destiné à être exploité sur un poste informatique, afin d'automatiser les traitements comptables. Un logiciel de comptabilité propose initialement la sécurité du respect des différentes normes, règles et législations en vigueur pour traiter les données. Pour intégrer les données comptables à convertir en informations, les journaux d'écritures sont le moyen identique à la comptabilité papier. Chaque donnée est traduite en écriture comptable, décomposée en lignes d'écritures mouvementées au débit et au crédit, selon les règles de base. Chaque écriture doit être équilibrée et peut utiliser des classes de comptes impactant le bilan (classe 1 à 5) ou le résultat (classe 6 et 7) ou les deux. A. Entrée des données L'entrée des données dans un journal peut se faire de plusieurs manières selon les logiciels concernés : Saisie standard, Saisie au kilomètre, Saisie rapide, Création et utilisation de modèles d'enregistrement, Saisie d'abonnements, Intégration de données externes. L'objectif est que chaque comptable puisse trouver la manière la plus aisée pour faciliter l'entrée des données dans le journal, avec efficacité et rapidité. Les données saisies ou intégrées sont initialement considérées comme des « Brouillards » permettant les modifications et suppressions. La validation des écritures d'un journal permettra de les rendre définitives. Les données saisies seront rattachées à une « période comptable » (généralement mois-année), rattachées à un exercice comptable. Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite 3  Utilisation d'un logiciel comptable B. Lettrage et Pointage Le suivi des informations concernant les tiers est facilité par des fonctionnalités de lettrage ou de pointage. Seules les écritures non lettrées, ou non pointées peuvent apparaître dans certaines éditions ou certaines recherches. C. Édition d'états comptables intermédiaires Le logiciel permet en permanence d'éditer des balances ou grands-livres, que ce soit pour des comptes généraux ou des comptes auxiliaires. Des états supplémentaires sont généralement proposés, tels que des « balances âgées » pour suivre les dates d'origine des données, des échéanciers pour faciliter les relances, des courriers de relance ou encore des états préparatoires à certaines déclarations (TVA). D. Gestion et préparation des déclarations fiscales ponctuelles Le logiciel intègre généralement certains formulaires qui seront complétés à partir des données comptables, avec actualisation des sources selon les formulaires et les évolutions fiscales. Dans certains cas, les déclarations peuvent être dématérialisées et automatiquement générées pour transmission. 4 Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite Utilisation d'un logiciel comptable E. Gestion et préparation de documents de synthèse Le logiciel est obligatoirement prévu pour intégrer les informations dans les comptes du plan comptable, à savoir : À partir des écritures des journaux, constituer le grand-livre qui reprend les opérations par compte et calcule les soldes. À partir du grand livre, présenter une synthèse sous la forme d'une balance, qui reprend les mouvements débiteurs et créditeurs ainsi que les soldes débiteurs ou créditeurs. À partir de la balance, la constitution des documents de synthèse annuels (liasse fiscale) avec le compte de résultat, le bilan, les annexes fiscales et sociales. D'une manière générale, les étapes du processus de clôture intégrant les opérations de fin d'exercice sont suivies dans le logiciel de comptabilité. Après clôture, le logiciel ne permet plus de modifications dans une comptabilité d'un exercice passé, ce qui est une obligation comptable. F. Autres fonctionnalités Suivant les logiciels, des compléments de services peuvent être proposés, tels que : La création et le suivi de tableaux de bord, L'intégration d'une comptabilité analytique, La gestion de la trésorerie, La gestion des sauvegardes, La création de documents financiers : Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) , bilan fonctionnel, etc. Etc. Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite 5  Le module comptable d'un PGI G. Aperçu d'un logiciel de comptabilité Le logiciel de comptabilité se présente sous la forme suivante dans son espace d'accueil : II. Le module comptable d'un PGI Les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI ou Enterprise Resource Planning – ERP) étaient historiquement le privilège de grands groupes avec des moyens importants pour déployer une informatisation de l'ensemble des activités, et pour lier les activités entre elles. Le développement d'applications « open source » (libres de droits avec partage des sources du codage) et parallèlement la volonté des éditeurs de logiciels de proposer des solutions intégrées à toutes les entreprises ont permis de démocratiser les PGI. A. Partage des informations Les données initiales d'une information dans une entreprise sont souvent redondantes entre les services. Des logiciels isolés contraignaient les entreprises à saisir de nombreuses fois ces données. Le principe du PGI est de faire en sorte qu'une donnée ne soit saisie qu'une seule fois dans la base, et ensuite qu'elle devienne accessible à tous les interlocuteurs qui ont besoin de cette donnée. Exemple Lors des phases de prospection, la liste des contacts est généralement saisie dans des applications type tableur. En utilisant initialement le PGI pour cette saisie, un suivi des opérations de prospection sera possible depuis le module Relation Clients du PGI. Lors de l'acquisition du prospect, et donc de la transformation en client, l'ensemble des données et informations acquises préalablement seront immédiatement accessibles au service commercial. Les coordonnées seront également partagées avec le service logistique ou le service comptable. 6 Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite Le module comptable d'un PGI B. Modules d'un PGI Il paraît complexe de lister de manière exhaustive la totalité des modules intégrés dans un PGI. En effet, chaque développeur, chaque éditeur propose ses propres modules, avec parfois des spécificités « métiers ». Notre approche sera donc limitée aux principaux modules habituellement observés : Le module de CRM (Customer Relationship Management ou GRC – Gestion de la Relation Clients) : permet de prospecter, suivre les prospects, assurer un suivi optimal de la clientèle. Le module de ventes : conçu pour établir des propositions commerciales (devis) et les convertir en commandes. Ce module intègre également la préparation de la facturation. Le module de gestion des stocks : permet de gérer des entrepôts, des mouvements entre entrepôts, des entrées de stocks (bons de réception à partir des commandes fournisseurs), des sorties de stocks (bons de livraison à partir des commandes clients) et des inventaires physiques et permanents. Le module d'achats : à partir des besoins définis par les ventes et la gestion des stocks, permet de prévoir des approvisionnements, demander des devis et lancer des commandes aux fournisseurs. Le module Ressources Humaines (RH) : permet de générer l'ensemble des éléments liées à la paie et aux déclarations sociales, mais également des éléments liés à l'organisation (planification des congés, gestion des notes de frais, feuilles de temps, etc.). Le module gestion de production : permet d'intégrer des nomenclatures (besoins en matières premières et autres ressources, appelés composants) pour les articles produits (appelés composés). Un lancement de fabrication planifié va répercuter l'ensemble des besoins en ressources pour la date prévue de mise en fabrication. C'est également un module indispensable de calcul des coûts par les informations qu'il met à disposition. Le module gestion de projet : permet d'attacher certains achats, certaines actions ou certaines dépenses à un projet précis. Il permet également la planification et le suivi dans le temps des activités. Le module gestion des moyens : permet de gérer les moyens mobiliers et immobiliers du patrimoine de l'entreprise, en particulier de l'affecter comme ressource pour un projet ou une production. Le module de caisse : permet à partir d'une console reliée à la base de gérer une caisse dans une entreprise qui possède une vente au comptoir à partir des données dans la base. Une conformité des logiciels est obligatoire depuis 2018, afin de répondre aux besoins en matière fiscale, entre autres, en garantissant l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données. Le module comptabilité : regroupe les fonctionnalités d'un logiciel comptable, avec un accès à de multiples ressources complémentaires (calcul de coûts, contrôle d'intégrité des informations, traçabilité) sans avoir à procéder à des redondances de saisie ou des utilisations d'outils d'importation de données (validation de factures de ventes, de factures d'achats, utilisation des informations de la paie, etc.). Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite 7  Le module comptable d'un PGI Exemple Odoo est un PGI de type Open Source, développé par une communauté internationale, autour duquel se développe une activité d'hébergement, de sécurisation, de formation et de développements spécifiques à la demande. Ce PGI présente quelques modules suivants sur son site : D'autres acteurs, tels que Cegid, qui proposaient historiquement des logiciels indépendants, ont mis en place l'intégration des outils dans un PGI. 8 Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite solutionExercice : Exercez-vous ! Le module comptable est donc bien un module central dans le PGI, chaque module apportant sa part de données à la comptabilité : ventes, caisse, banque, achats, paies, stocks, calculs de coûts, etc. Remarque Le choix d'un éditeur de PGI est relativement complexe tant l'offre est importante, et les contraintes d'utilisations multiples. Les notions de pérennisation des solutions, d'hébergement des données, de mise à jour des modules relativisent souvent l'aspect financier de l'investissement initial. Exercice : Exercez-vous ! Exercice Sans PGI, la dématérialisation des factures est impossible ?  Vrai  Faux Exercice Un « brouillard » s'apparente à ?  Des écritures comptables saisies mais modifiables  Des écritures fictives jamais intégrées dans la comptabilité  Des écritures comptables qui peuvent être validées pour être intégrées définitivement  Des écritures saisies, mais qui ont été supprimées par la suite Exercice La clôture d'un exercice comptable n'empêche pas la saisie de nouvelles écritures sur la période passée ? Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite 9  Applications  Faux  Vrai Exercice La reprise des données commerciales de vente dans un PGI par la comptabilité se fait ?  Par l'utilisation d'outils d'importation de données textuelles générées par le module de ventes  De manière transparente depuis la base de données partagée  Par une édition du module des ventes, saisie ensuite dans le journal des ventes du module comptable Exercice Un module de caisse d'un PGI permet toujours ?  De connaître les clients qui passent en caisse  De mettre à jour instantanément les stocks  De connaître le chiffre d'affaires du point de vente à tout moment III. Applications A. Application 1 1. Gestion de projet Comptable dans une entreprise de production industrielle, vous devez accompagner un projet de recrutement d'un responsable paie au sein de l'organisation. Votre rôle, en particulier, sera de suivre l'ensemble des dépenses et consommations de ressources liées à ce recrutement (dépenses externes, utilisation des moyens internes et utilisation du temps de certains collaborateurs). Dans un tableau, listez les données et informations utilisées à partir du PGI dans le cadre de ce projet, en précisant de quels modules ces données et informations peuvent émaner, afin d'estimer le coût total. 2. Correction Gestion de projet Comptable dans une entreprise de production industrielle, vous devez accompagner un projet de recrutement d'un responsable paie au sein de l'organisation. Votre rôle, en particulier, sera de suivre l'ensemble des dépenses et consommations de ressources liées à ce recrutement (dépenses externes, utilisation des moyens internes et utilisation du temps de certains collaborateurs). Dans un tableau, listez les données et informations utilisées à partir du PGI dans le cadre de ce projet, en précisant de quels modules ces données et informations peuvent émaner, afin d'estimer le coût total. 10 Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite Applications Exemple de données et informations partagées grâce au PGI pour estimer le coût du recrutement B. Application 2 1. Coût d'une ligne d'écriture La mise en place d'un PGI vient de commencer dans votre organisation. Afin de procéder à une nouvelle répartition des tâches, vous êtes chargé(e) d'estimer les économies réalisées en termes de temps de saisie. Vous avez obtenu les informations précisées en annexe sur les activités de saisie du service. À partir de vos connaissances et des données en annexe, répondez aux questions suivantes : 1. Quel temps mensuel sera économisé par le service comptable ? 2. Quelles nouvelles tâches vont compléter les activités actuelles ? Annexe : Temps actuels de saisie par mois : Pour le processus de vente : Un magasinier vient apporter chaque matin, pendant ½ heure, les bons de livraison de la veille pour les expéditions clients. Un opérateur en comptabilité passe chaque jour ½ heure à éditer les bons de transport des expéditions de la veille, pour les rapprocher avec les bons de livraison. Le responsable de la comptabilité clients consacre chaque jour 1 heure avec deux opérateurs pour vérifier si les informations de facturation sont bien disponibles, et ainsi savoir quoi facturer. Après cette réunion quotidienne, un opérateur en comptabilité contacte pendant 1 heure les commerciaux pour obtenir les prix manquants. Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite 11  Applications 2 opérateurs en comptabilité passent chacun 2 heures par jour à la saisie des ventes. Le responsable de la comptabilité clients passe ½ heure par jour pour contrôler rapidement les premières factures éditées chaque jour. Pour le processus des achats : Le responsable de la comptabilité fournisseur consacre 2 heures chaque jour pour rechercher les documents de réception dans les entrepôts. Un opérateur en comptabilité passe 2 heures par jour pour la saisie des achats 2. Correction Temps pour une comptabilité autonome La mise en place d'un PGI vient de commencer dans votre organisation. Afin de procéder à une nouvelle répartition des tâches, vous êtes chargé(e) d'estimer les économies réalisées en termes de temps de saisie. Vous avez obtenu les informations précisées en annexe sur les activités de saisie du service À partir de vos connaissances et des données en annexe, répondez aux questions suivantes : 1. Quel temps mensuel sera économisé par le service comptable ? 2. Quelles nouvelles tâches vont compléter les autres activités actuelles du service ? Annexe : Temps actuels de saisie par mois : Pour le processus de vente : Un magasinier vient apporter chaque matin, pendant ½ heure, les bons de livraison de la veille pour les expéditions clients. Un opérateur en comptabilité passe chaque jour ½ heure à éditer les bons de transport des expéditions de la veille, pour les rapprocher avec les bons de livraison. Le responsable de la comptabilité clients consacre chaque jour 1 heure avec deux opérateurs pour vérifier si les informations de facturation sont bien disponibles, et ainsi savoir quoi facturer. Après cette réunion quotidienne, un opérateur en comptabilité contacte pendant 1 heure les commerciaux pour obtenir les prix manquants. 2 opérateurs en comptabilité passent chacun 2 heures par jour à la saisie des ventes. Le responsable de la comptabilité clients passe ½ heure par jour pour contrôler rapidement les premières factures éditées chaque jour. Pour le processus des achats : Le responsable de la comptabilité fournisseur consacre 2 heures chaque jour pour rechercher les documents de réceptions dans les entrepôts. Un opérateur en comptabilité passe 2 heures par jour pour la saisie des achats 12 Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite Applications Visiblement, sur les 5 intervenants dans ces processus, près de 270 heures peuvent être économisées, soit presque l'équivalent de 2 postes. Vraisemblablement, des dysfonctionnements existaient dans les deux processus, compte tenu des explications sur les méthodes employées. Une nouvelle affectation des tâches permettra : D'impliquer un opérateur comptable dans le processus des ventes : Mise en place de procédures de saisie des ventes complète dès la prise de commande, Collecte des informations indispensables pour la saisie (management du personnel de vente), Contrôle de la saisie des ventes dans le PGI, Rapprochement avec les documents de transports dans le PGI, Validation des factures après expéditions, Contrôle des factures et des enregistrements comptables plus important. La qualité de production des informations sera donc meilleure, dans des délais plus rapides, avec des tâches valorisées. D'impliquer un opérateur comptable dans le processus des achats : Mise en place de procédures pour générer automatiquement les approvisionnements, Contrôle de base de données pour mise à jour permanente des informations et des stocks, Validation des commandes d'approvisionnement, Rapprochement avec les réceptions, Validation des factures fournisseurs rapprochées, Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite 13  Solutions des exercices Contrôle des factures et des enregistrements comptables. La qualité de production des informations sera donc meilleure, dans des délais plus rapides, avec des tâches valorisées. Les responsables de chaque comptabilité bénéficieront de temps supplémentaires pour des tâches managériales. Solutions des exercices 14 Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite Solutions des exercices Exercice p. 9 Solution n°1 Exercice Sans PGI, la dématérialisation des factures est impossible ?  Vrai  Faux Exercice Un « brouillard » s'apparente à ?  Des écritures comptables saisies mais modifiables  Des écritures fictives jamais intégrées dans la comptabilité  Des écritures comptables qui peuvent être validées pour être intégrées définitivement  Des écritures saisies, mais qui ont été supprimées par la suite Exercice La clôture d'un exercice comptable n'empêche pas la saisie de nouvelles écritures sur la période passée ?  Faux  Vrai Exercice La reprise des données commerciales de vente dans un PGI par la comptabilité se fait ?  Par l'utilisation d'outils d'importation de données textuelles générées par le module de ventes  De manière transparente depuis la base de données partagée  Par une édition du module des ventes, saisie ensuite dans le journal des ventes du module comptable Exercice Un module de caisse d'un PGI permet toujours ?  De connaître les clients qui passent en caisse  De mettre à jour instantanément les stocks  De connaître le chiffre d'affaires du point de vente à tout moment Tous droits réservés à STUDI - Reproduction interdite 15