Microsoft 365 (SharePoint) - Guide PDF

**Microsoft 365 (Sharepoint)** **Introduction** **Sharepoint** SharePoint connecte toutes les applications Microsoft 365 pour faciliter le partage de documents, la collaboration en équipe, et l\'automatisation des tâches, le tout de manière sécurisée et accessible en ligne. **Teams** Teams est...

**Microsoft 365 (Sharepoint)** **Introduction** **Sharepoint** SharePoint connecte toutes les applications Microsoft 365 pour faciliter le partage de documents, la collaboration en équipe, et l\'automatisation des tâches, le tout de manière sécurisée et accessible en ligne. **Teams** Teams est une plateforme collaborative de Microsoft 365 permettant discussions, réunions et partage de fichiers. Les documents partagés dans Teams sont stockés et gérés via SharePoint, facilitant le travail d\'équipe. **OneDrive** Onedrive est un espace de stockage personnel en ligne de Microsoft 365. Il permet de sauvegarder, partager et accéder à ses fichiers, ce qui permet la collaboration soit grace teams ou via Windows. **OneNote** One note est un bloc-notes numérique de Microsoft 365, utilisé pour prendre des notes et organiser des informations. Il s\'intègre avec Teams et SharePoint pour partager, collaborer et centraliser les notes en équipe. **Outlook** Outlook est une application de messagerie et de gestion de calendrier de Microsoft 365. Il s\'intègre avec Teams et SharePoint pour organiser des réunions et partager des fichiers en équipe. **Les applications bureautiques** PowerPoint, Word et Excel sont des applications de Microsoft 365 pour créer des présentations, des documents et des feuilles de calcul. Elles s'intègrent avec SharePoint et Teams pour faciliter le partage. **To do / planner** Microsoft To Do organise les tâches personnelles, tandis que Planner gère les projets d\'équipe. Les deux s\'intègrent avec Teams et SharePoint pour une collaboration efficace dans Microsoft 365. **4. OneNote** **Présentation générale :**\ OneNote est une application de prise de notes numérique. Elle permet d'organiser des informations sous forme de bloc-notes, avec la possibilité d'ajouter du texte, des images, des liens et bien plus encore. **[Fonctionnalités principales :]** - **Prise de notes structurée :** Les notes peuvent être organisées en carnets, sections et pages. - **Multimédia :** Ajoute des images, des fichiers audios, des captures d\'écran directement dans les notes. - **Collaboration :** Partage un carnet avec une équipe pour une collaboration en temps réel. - **Intégration avec Teams et SharePoint :** Les carnets peuvent être partagés dans Teams ou stockés dans SharePoint pour une meilleure centralisation. **Exercice :** - Créer un classeurs nommé cours il faudra qu'il soit enregistré dans le OneDrive. - Créer plusieurs intercalaires : Word, Excel, O365, Français, Outlook, Prise de note... - Dans l'onglet O365 : créer une page OneNote, une page OneDrive, une Windows, une Teams, une ToDO et une « exercice ». **Dans la page exercices :** - Écrire la phrase *« je m'entraine sur OneNote pour l'utiliser lors de mes cours* » - Déplacer la phrase ou vous le souhaitez, ajouter une nouvelle phrase : « pour quoi pas ne pas l'utilisé aussi chez moi » - Créer une check liste de choses à faire : 1. Revoir mon cours d'Excel 2. Appeler mes lieux de stage 3. Envoyé un mail a Anne Catherine 4. Préparer mon CV - Intégré un document Excel de votre choix et un document PDF dans cette page exercice. **Partager l'intercalaire Windows avec f.lahaye\@e-f-e.be** **SharePoint Présentation générale :** SharePoint est une plateforme collaborative conçue pour faciliter le stockage, le partage de documents, la gestion de contenu et la création de sites d\'équipe. Utilisé principalement en entreprise, SharePoint permet de centraliser et d\'organiser les ressources d\'une équipe ou d\'une organisation. Il sert souvent de base pour créer des intranets où les membres peuvent facilement accéder aux documents et collaborer en temps réel. Fonctionnalités principales : - **Bibliothèques de documents :** SharePoint permet de stocker divers types de fichiers comme des documents, des feuilles de calcul, ou des présentations dans des bibliothèques dédiées. Ces bibliothèques sont organisées pour faciliter l\'accès rapide aux informations et fichiers pertinents pour chaque équipe ou projet. - **Gestion des versions :** Chaque fois qu\'un document est modifié, une nouvelle version est enregistrée automatiquement. Cette fonctionnalité permet de garder un historique complet des modifications, et d\'accéder à une version précédente si nécessaire. - **Autorisation d'accès :** SharePoint offre une gestion fine des droits d\'accès aux documents. Il est possible de définir qui peut voir, modifier ou partager les documents. Les permissions peuvent être personnalisées pour chaque fichier ou dossier, garantissant une sécurité et un contrôle total sur les informations sensibles. - **Accès aux documents et aux équipes Teams :** SharePoint est directement intégré avec Microsoft Teams. Cela signifie que toutes les équipes créées dans Teams ont automatiquement une bibliothèque SharePoint dédiée pour stocker et partager leurs fichiers. Ainsi, il est facile d\'accéder à tous les documents liés à une équipe directement depuis SharePoint, tout en profitant de l\'organisation et des outils de gestion de contenu qu\'offre la plateforme. **3. OneDrive** Présentation générale :\ OneDrive est un espace de stockage personnel dans le cloud. Il permet de sauvegarder et de partager des fichiers personnels ou professionnels, tout en ayant la possibilité d'y accéder depuis n'importe quel appareil. Fonctionnalités principales : - Stockage personnel : Chaque utilisateur dispose de son propre espace de stockage, mais peut choisir de partager des documents avec des collègues. - Sauvegarde automatique : Synchronise automatiquement les fichiers du PC avec le cloud pour les protéger en cas de panne de l'appareil. - Accès hors ligne : Les documents stockés dans OneDrive peuvent être consultés hors connexion, puis synchronisés dès que la connexion est rétablie. Cas pratiques : - Sauvegarder automatiquement les fichiers d\'un ordinateur vers OneDrive. - Partager un document stocké dans OneDrive avec un collègue. **2. Teams** **Présentation générale :** Microsoft Teams est une plateforme collaborative de communication unifiée, permettant de regrouper en un seul endroit les discussions, les réunions en ligne, le partage de fichiers et l\'intégration d\'applications. Teams est devenu un outil indispensable pour les organisations, en particulier dans le cadre du télétravail ou de la gestion d\'équipes dispersées géographiquement. Il favorise la collaboration en temps réel, où que se trouvent les membres de l\'équipe. **Fonctionnalités principales :** - **Canaux de discussion** : Teams organise les échanges au sein **des équipes** via des canaux dédiés à des projets ou des thèmes spécifiques. Chaque canal contient ses propres discussions, fichiers, et applications, permettant de centraliser toutes les ressources liées à un projet ou une équipe, facilitant ainsi la coordination. - **Réunions en ligne** : Teams permet d'organiser des réunions virtuelles, avec des fonctionnalités puissantes comme le partage d'écran, les arrière-plans personnalisés et l'enregistrement des sessions. Les réunions peuvent inclure des participants internes ou externes à l\'organisation, et sont essentielles pour maintenir une communication fluide. - **Intégration avec les autres outils de Microsoft 365** : Les fichiers partagés dans les conversations ou canaux Teams sont automatiquement stockés dans SharePoint, assurant une organisation fluide des documents. Teams s\'intègre aussi avec d\'autres applications comme OneDrive et Outlook, facilitant la gestion de fichiers et la planification des réunions. - **Applications intégrées** : Teams propose un large éventail d\'applications intégrées directement dans les canaux, telles que OneNote pour la prise de notes, Planner pour la gestion de tâches, ou encore des applications tierces comme youtube ou canva. Ces intégrations permettent d\'enrichir la collaboration et d\'ajouter des outils spécifiques en fonction des besoins de l\'équipe. **Cas pratiques :** - **Utiliser un canal pour partager des fichiers et discuter autour d'un projet** : Chaque canal dans Teams offre un espace dédié pour partager et gérer des fichiers, permettant aux membres de l\'équipe de discuter, d'échanger des idées, et de collaborer sur les documents directement dans l\'application. - **Organiser une réunion en ligne avec partage d'écran** : Les utilisateurs peuvent planifier et animer des réunions virtuelles avec leurs équipes, partager leur écran pour illustrer des points importants, et enregistrer la réunion pour consultation ultérieure. **5. Outlook** Présentation générale :\ Outlook est une application de messagerie, mais elle gère aussi les calendriers, les contacts et les tâches. Elle s\'intègre parfaitement avec les autres applications de Microsoft 365, comme Teams et SharePoint. Fonctionnalités principales : - Messagerie électronique : Envoi et réception de courriels, avec des options pour organiser les messages par dossiers et filtres. - Gestion de calendrier : Planification des réunions et événements avec possibilité de partager des calendriers avec des collègues. - Intégration avec Teams : Depuis un courriel, il est possible de lancer une réunion Teams directement. - Partage de fichiers : Attache des fichiers depuis OneDrive ou SharePoint, ce qui garantit que tous les utilisateurs travaillent sur la version la plus récente. Cas pratiques : - Organiser une réunion avec des collègues depuis Outlook. - Partager un fichier via Outlook en utilisant OneDrive. **6. Applications bureautiques (PowerPoint, Word et Excel)** Présentation générale :\ PowerPoint, Word et Excel sont des outils de bureautique classiques pour créer des présentations, documents et feuilles de calcul. Même si tu ne les aborderas pas en détail, il est important de comprendre leur rôle dans la suite Microsoft 365. Fonctionnalités principales : - Collaboration en temps réel : Partage un document via SharePoint ou OneDrive pour permettre à plusieurs personnes de travailler en même temps dessus. - Coédition : Suivi des modifications en temps réel, ce qui facilite les discussions et les ajustements. - Sauvegarde automatique : Les documents sont sauvegardés automatiquement dans le cloud (via OneDrive ou SharePoint). Cas pratiques : - Partager une présentation PowerPoint avec une équipe via Teams. - Coéditer un document Word avec des collègues. 7\. To Do / Planner Présentation générale :\ To Do et Planner sont des applications de gestion de tâches et de projets. To Do est axé sur les tâches personnelles, tandis que Planner est utilisé pour gérer les projets d'équipe. Fonctionnalités principales : - Microsoft To Do : Organise des listes de tâches, établit des priorités, et programme des rappels. Les tâches peuvent être synchronisées avec Outlook. - Microsoft Planner : Utilisé pour créer des plans de projet avec des tâches assignées à différents membres de l'équipe. Planner s'intègre dans Teams et SharePoint pour une collaboration optimale. - Vue centralisée : Intégration avec Teams pour afficher les tâches du Planner directement dans les canaux de discussion. Cas pratiques : - Créer une liste de tâches personnelles dans To Do. - Utiliser Planner pour gérer un projet d\'équipe et assigner des tâches.