Project Management Lecture Notes PDF

‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬ ‫ملخص المحاضرة الثالث‪.‬م‪ /‬أروى العبسي‬ ‫مقرر‪ /‬إدارة مشاريع‬ ‫‪Project Management:‬‬ ‫بدء المشروع ‪Project Initiation‬‬ ‫بدء المشروع ‪Project Initiat...

‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬ ‫ملخص المحاضرة الثالث‪.‬م‪ /‬أروى العبسي‬ ‫مقرر‪ /‬إدارة مشاريع‬ ‫‪Project Management:‬‬ ‫بدء المشروع ‪Project Initiation‬‬ ‫بدء المشروع ‪Project Initiation‬‬ ‫‪ -‬غرض مرحلة البدء‬ ‫‪ -‬مقارنة خيارات المشاريع‬ ‫‪ -‬التكلفة اإلجمالية للملكية (‪)Total cost of ownership‬‬ ‫‪ -‬وثيقة المشروع (‪)Project Charter‬‬ ‫مرحلة البدء ‪The Initiation Phase‬‬ ‫‪ -‬تحديد المشكلة أو الفرصة التجارية‬ ‫‪ -‬تحديد الحل‬ ‫‪ -‬تشكيل المشروع‬ ‫‪ -‬إنشاء حالة العمل (‪)Business Case‬‬ ‫‪ -‬تعيين فريق المشروع‬ ‫حالة العمل (‪)Business Case‬‬ ‫‪ -‬المشكلة أو الفرصة‪ :‬وصف مفصل‬ ‫‪ -‬مقدمة‬ ‫‪ -‬بيان المشكلة‪/‬الفرصة‬ ‫‪ -‬االفتراضات والقيود‬ ‫‪ -‬التوافق مع األهداف التنظيمية‬ ‫‪ -‬الحلول‬ ‫‪ -‬تحليل الفوائد والتكاليف والمشكالت البديلة‬ ‫‪ -‬وصف الحل المفضل‬ ‫‪ -‬المتطلبات الرئيسية للمشروع‬  ‫‪ -‬المخاطر المحتملة‬ ‫‪ -‬خطة ملخصة للتنفيذ‬ ‫‪ -‬الجدول الزمني‬ ‫‪ -‬التحليل المالي‬ ‫مقارنة الخيارات ‪Comparing Options‬‬ ‫ الختيار أفضل خيار‪ ،‬يمكننا استخدام أدوات مثل مصفوفة القرار المرجحة ‪.weighted decision matrix‬‬ ‫ مصفوفة القرار األساسية تتكون من وضع مجموعة من المعايير للخيارات التي يتم تقييمها وجمعها للحصول على‬ ‫درجة إجمالية يمكن ترتيبها‪.‬‬ ‫ مصفوفة القرار المرجحة وبالتالي تسمح لصانعي القرار بتنظيم وحل‪:‬‬ ‫‪.1‬مشكلتهم من خالل تحديد وأولوية احتياجاتهم بقائمة من المعايير؛ ثم‬ ‫‪.2‬التقييم والمقارنة بين الحلول المختلفة؛ و‬ ‫‪.3‬اختيار أفضل الحلول المطابقة‪.‬‬ ‫االعتبارات المالية ‪Financial Considerations‬‬ ‫ في العديد من حاالت المشاريع الجديدة‪ ،‬نحتاج إلى معرفة ما إذا كان مشروعنا قابل للتنفيذ ماليًا ام ال‪.‬‬ ‫ يمكن مقارنة المشاريع بنا ًء على‪:‬‬ ‫‪.1‬القيمة الحالية الصافية ‪NPV‬‬ ‫‪.2‬معدل العائد الداخلي (العائد على االستثمار أو ‪)ROI‬‬ ‫‪.3‬تحليل فترة االسترداد ‪Buy-Back‬‬ ‫تحليل القيمة الحالية الصافية ‪Net Present Value Analysis‬‬ ‫ يأخذ في االعتبار قيمة الوقت للنقود‬ ‫ يجب خصم تكاليف السنوات المستقبلية إلى الوقت الحاضر‬ ‫ضا خصم الفوائد الملموسة إلى الوقت الحاضر‬ ‫ يتم أي ً‬ ‫ يجب تحديد معدل الخصم المناسب‬ ‫ يأخذ المخاطر في االعتبار‬ ‫ يتم استخدام تحليل ‪ NPV‬لمساعدة في تحديد قيمة أي استثمار أو مشروع أو أي سلسلة من التدفقات النقدية‪.‬‬  ‫قانون حساب القيمة الحالية الصافية‪(NPV):‬‬ ‫)‪NPV = ∑ (Cash Flowt / (1 + Discount Rate)^t‬‬ ‫حيث‪:‬‬ ‫= ‪NPV‬القيمة الحالية الصافية‬ ‫ ‬ ‫= ‪Cash Flowt‬التدفق النقدي في السنة ‪t‬‬ ‫ ‬ ‫= ‪ Discount Rate‬معدل الخصم المناسب‬ ‫ ‬ ‫= ‪ t‬عدد السنوات‬ ‫ ‬ ‫تحليل القيمة الحالية الصافية (‪)NPV‬‬ ‫‪ NPV > 0‬يعني‪:‬‬ ‫‪ -‬االستثمار سيضيف قيمة للشركة‬ ‫‪ -‬قد يتم قبول المشروع‬ ‫‪ NPV < 0‬يعني‪:‬‬ ‫‪ -‬االستثمار سيخفض قيمة الشركة‬ ‫‪ -‬يجب رفض المشروع‬ ‫‪ NPV = 0‬يعني‪:‬‬ ‫‪ -‬االستثمار ال يكسب وال يخسر قيمة للشركة‬ ‫مثال‬ ‫القيمة الحالية الصافية (‪:)NPV‬‬ ‫استثمارا أوليًا قدره ‪ 100,000‬دوالر وينتج تدفقات نقدية متوقعة قدرها ‪30,000‬‬ ‫ً‬ ‫عا يتطلب‬ ‫لنفترض أنك تدرس مشرو ً‬ ‫دوالر في السنة األولى‪ 40,000 ،‬دوالر في السنة الثانية و‪ 50,000‬دوالر في السنة الثالثة‪.‬‬ ‫إذا كان معدل الخصم ‪ ،٪10‬فيمكن حساب ‪ NPV‬كالتالي‪:‬‬ ‫‪NPV= (30,000/(1+0.1)1)+(40,000/(1+0.1)2)+(50,000/(1+0.1)3)-100,000‬‬ ‫= ‪3,225.58‬‬ ‫استثمارا محتمالً‪.‬‬ ‫ً‬ ‫‪ NPV‬الموجب يشير إلى أن المشروع من المتوقع أن ينتج تدفقات نقدية أكبر من تكلفته‪ ،‬مما يجعله‬  ‫العائد على االستثمار (‪Return on investment (ROI) )ROI‬‬ ‫ يمكن استخدامه لمقارنة خيارات مختلفة‬ ‫ يتم حساب العائد على االستثمار (‪ )ROI‬عن طريق طرح تكاليف المشروع من الفوائد‪ ،‬ثم تقسيم الناتج على التكاليف‪.‬‬ ‫ كلما كان ‪ ROI‬أعلى‪ ،‬كان ذلك أفضل‪.‬‬ ‫ قد تكون لدى المنظمة حد أدنى مقبول لمعدل العائد على المشاريع‬ ‫‪( = ROI‬إجمالي الفوائد ‪ -‬إجمالي التكاليف) ‪ /‬إجمالي التكاليف‬ ‫مثال‬ ‫العائد على االستثمار (‪:)ROI‬‬ ‫بالنسبة لنفس المشروع‪ ،‬إذا كان إجمالي العائد بعد ثالث سنوات ‪ 120,000‬دوالر (إجمالي التدفقات النقدية)‪ ،‬فيمكن‬ ‫حساب ‪ ROI‬كالتالي‪:‬‬ ‫‪( = ROI‬إجمالي العائد ‪ -‬االستثمار) ‪ /‬االستثمار‬ ‫= (‪100,000 / )100,000 - 120,000‬‬ ‫= ‪ 0.20‬أو ‪٪20‬‬ ‫هذا يعني أنه لكل دوالر تم استثماره‪ ،‬تم الحصول على ربح قدره ‪ 20‬سنتًا‪.‬‬ ‫تحليل فترة االسترداد ‪Payback Analysis‬‬ ‫ فترة االسترداد هي المدة الزمنية الالزمة الستعادة تكلفة االستثمار‪.‬‬ ‫ باختصار‪ ،‬كلما كانت فترة االسترداد أقصر‪ ،‬كان االستثمار أكثر جاذبية‪.‬‬ ‫ يقارن بين التكاليف التراكمية والفوائد التراكمية‪.‬‬ ‫ فترة االسترداد = التكلفة ‪ /‬التدفق النقدي السنوي‬ ‫ فترة االسترداد = التدفق النقدي الخارج في الفترة الصفرية ‪ /‬التدفق النقدي السنوي‬ ‫مثال‬ ‫فترة االسترداد ‪:Payback‬‬ ‫هو الوقت الالزم السترداد االستثمار األولي‪.‬‬ ‫في هذا المثال‪ ،‬التدفقات النقدية التراكمية هي ‪ 30,000‬دوالر في السنة ‪ 50,000 ،1‬دوالر في السنة ‪ 2‬و‪120,000‬‬ ‫دوالر في السنة ‪.3‬‬  ‫فترة االسترداد تقع بين السنة ‪ 2‬والسنة ‪ ،3‬ويتم حسابها كالتالي‪:‬‬ ‫فترة االسترداد = (‪ 2.6 = )50,000 / 30,000‬سنوات‬ ‫هذا يعني أنه تم استرداد تكلفة االستثمار األولي في غضون ‪ 2.6‬سنوات‪.‬‬ ‫كلما كانت فترة االسترداد أقصر‪ ،‬كان االستثمار أكثر جاذبية‪.‬‬ ‫مخطط المشروع ‪The Project Charter‬‬ ‫الغرض من ميثاق المشروع‬ ‫ عند التوقيع عليه‪ ،‬لديك الموافقة للمضي قد ًما في التخطيط المفصل‪ ،‬ثم تنفيذ مشروعك‪.‬‬ ‫ ميثاق المشروع هو بيان للتعريف بالمشروع أو تعريف المشروع‪ ،‬ويحدد األهداف والمشاركين والسلطة المسؤولة عن‬ ‫مدير المشروع‪.‬‬ ‫ يقدم تحديدًا أوليًا لألدوار والمسؤوليات‪ ،‬ويحدد أهداف المشروع ومصالح األطراف المعنية‪ ،‬ويحدد سلطة مدير‬ ‫المشروع‪.‬‬ ‫ يعمل كمرجع للسلطة المستقبلية للمشروع‪.‬‬ ‫بشكل عام‪ ،‬فإن ميثاق المشروع يؤسس ويؤطر المشروع بطريقة منهجية وموافق عليها من قبل جميع األطراف المعنية‪.‬‬ ‫محتويات نموذجية لميثاق المشروع (‪)Project Charter - Typical Contents‬‬ ‫‪ -‬قسم التعريف (‪)Identification section‬‬ ‫‪ -‬الغرض أو تبرير المشروع (‪)Project purpose or justification‬‬ ‫‪ -‬األهداف القابلة للقياس للمشروع والمعايير المرتبطة بها ( ‪Measurable project objectives and related‬‬ ‫‪)success criteria‬‬ ‫‪ -‬المتطلبات العالية المستوى (‪)High-level requirements‬‬ ‫‪ -‬االفتراضات والقيود (‪)Assumptions and constraints‬‬ ‫‪ -‬وصف عام للمشروع وحدوده (‪)High-level project description and boundaries‬‬ ‫‪ -‬المخاطر العالية المستوى (‪)High-level risks‬‬ ‫‪ -‬جدول المعالم الرئيسي (‪)Summary milestone schedule‬‬ ‫‪ -‬الميزانية اإلجمالية (‪)Summary budget‬‬ ‫‪ -‬قائمة أصحاب المصلحة (‪)Stakeholder list‬‬ ‫‪ -‬الموافقات (‪)Approvals‬‬  ‫تحديد اهدف واضحة‬ ‫ يجب تتبع منهجية ‪SMART‬‬ ‫ محدد (‪)Specific‬‬ ‫ قابل للقياس (‪)Measurable‬‬ ‫ مقبول (‪)Acceptable‬‬ ‫ واقعي (‪)Realistic‬‬ ‫ محدد بإطار زمني (‪)Time based‬‬ ‫هذه هي سمات هدف واضح وفعال‪.‬يجب أن يكون الهدف محددا ً وقابالً للقياس‪ ،‬ويمكن تحقيقه في إطار زمني واقعي‪،‬‬ ‫ويكون مقبوالً من قبل األطراف المعنية‪.‬‬ ‫احتياج أو فرصة العمل ‪Business Need or Opportunity‬‬ ‫بيان موجز لكيفية مساهمة منتجات المشروع في تحقيق أهداف المنظمة‪.‬حيث يجيب على السؤال‪ :‬لماذا تقوم بتنفيذ هذا‬ ‫المشروع؟‬ ‫النطاق ‪:Scope‬‬ ‫ يحدد بوضوح ما هو داخل وخارج نطاق المشروع‪.‬وهذا يساعد على الحفاظ على تركيز المشروع وتجنب االنحراف‬ ‫عن األهداف الرئيسية‪.‬‬ ‫‪Major Milestones‬‬ ‫المعالم الرئيسية‬ ‫ نقاط محددة في الوقت‬ ‫ سيتم إضافة تواريخ الهدف الحقًا‪.‬‬ ‫مالحظة‪ :‬تعريف نطاق المشروع والمعالم الرئيسية يساعد في إدارة التوقعات وضمان تحقيق األهداف الرئيسية‬ ‫للمشروع‪.‬‬ ‫المنتجات الرئيسية ‪Major Deliverables‬‬ ‫ قسم الهدف العام إلى وحدات قياسية أصغر‪.‬حيث انه كلما تم تجزئية العمليات وتقسيمها الى عمليات صغرى كان من‬ ‫االسهل إنجازها في وقت محدد وأكثر قابلية للقياس‪..‬‬ ‫االفتراضات ‪Assumptions‬‬ ‫ هي العناصر التي لست متأكدًا منها ولكن يمكنك المضي قد ًما كما لو كانت صحيحة‬ ‫القيود ‪Constraints‬‬ ‫ أي شيء يحد من القدرة على التسليم أو نطاق الحلول المقبولة‬  ‫تقديرات التكلفة األولية ‪Preliminary Cost Estimates‬‬ ‫ يوضح كيف سيتم تحديد التكاليف والسيطرة عليها‪.‬وهذا يساعد في تخطيط ميزانية المشروع وتقييم جدواه‪.‬‬ ‫حيث يتم من خالل معرفة هذه القيود والتكاليف األولية تسهل إدارة المشروع وتوقع التحديات المحتملة‪.‬‬ ‫المخاطر ‪Risks‬‬ ‫ هو بيان عالي المستوى حول المخاطر التي تم تحديدها حتى اآلن‬ ‫ تشمل مخاطر عدم تنفيذ المشروع (التي تمنع من تنفيذ المشروع)‬ ‫حيث يساعد في تحديد وإدارة المخاطر المحتملة والتخطيط لها وادارتها‪.‬‬ ‫قائمة أصحاب المصلحة ‪Stakeholder List‬‬ ‫ هم الكيانات التي يمكن ان تؤثر او تتأثر بالمشروع‪.‬ويجب أيضا تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم‬ ‫الموافقة ‪Approval‬‬ ‫ مكان لمدير المشروع ورعاة المشروع للتوقيع‪..‬وهذا يضمن الموافقة الرسمية على ميثاق المشروع‪.‬وهو أمر بالغ‬ ‫األهمية لضمان الدعم وااللتزام بالمشروع‪.‬‬ ‫ملخص خطوات بدء المشروع‪Project Initiation: Summary :‬‬ ‫ المرحلة األولى‬ ‫ العالقة بين المشروع واألهداف التجارية هي مفتاحية‬ ‫ مقارنة البدائل باستخدام مصفوفة موزونة‬ ‫ التحليل المالي‪ :‬القيمة الحالية الصافية‪ ،‬معدل العائد على االستثمار‪ ،‬فترة االسترداد‬ ‫ ميثاق المشروع هو المخرج الرئيسي؛ يشمل قائمة أصحاب المصلحة‬ ‫ اكتمال مرحلة بدء المشروع هو إشارة على الموافقة لالنتقال إلى مرحلة التخطيط‬