Interne Audits - Vorgehen und Methoden 2022 PDF

Interne Audits Vorgehen und Methoden FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 1 FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 2 1 Inhalt ▶ Audit Vorgehen und Methoden ▶ Kernpunkte für ein erfolgreiches Audit ▶ Vorbereitung ▶ Informationsbeschaffung ▶ Auditprogramm – Einladung ▶ Vorberei...

Interne Audits Vorgehen und Methoden FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 1 FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 2 1 Inhalt ▶ Audit Vorgehen und Methoden ▶ Kernpunkte für ein erfolgreiches Audit ▶ Vorbereitung ▶ Informationsbeschaffung ▶ Auditprogramm – Einladung ▶ Vorbereitung Auditgespräch ▶ Durchführung – Auditsequenzen ▶ Eröffnungsgespräch ▶ Durchführung – Fragekategorien ▶ Durchführung – Audit Dreieck ▶ Durchführung – Bewertung ▶ Abschluss ▶ Nachbearbeitung – Auditbericht ▶ Nachbearbeitung – Fehlermeldesystem 2 1 Audit Vorgehen und Methoden Der Fokus liegt auf der Weiterentwicklung der Institution. Dieser Fokus ist deshalb bei der Vorbereitung, Durchführung und der Nachbereitung klar in den Vordergrund zu stellen. FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 3 3 Kernpunkte für ein erfolgreiches Audit ▶ Gute Vorbereitung mit Informationsbeschaffung, ▶ Themenschwerpunkten und Gesprächsstruktur ▶ Offene Diskussion mit Beteiligten vor Ort ▶ Diskussion auf Augenhöhe ▶ Motivierender Charakter zur Erreichung der Q-Ziele ▶ Kundenzufriedenheit ▶ Beratender Charakter => Fokus Kundenzufriedenheit & Erfüllung rechtlicher Anforderungen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 4 4 2 Vorbereitung Für die Vorbereitung von internen Audits empfehlen sich drei Tätigkeiten: Informationsbeschaffung Auditprogramm - Normforderungen - Prozesslandschaft - Prozessunterlagen - Auditbericht - Massnahmen - Leitbild – Q- Politik – Q- Ziele - Gespräch vor Ort - Eigene Kenntnisse / Erfahrungen - weitere - Zeitplan - Einladung - Drehbuch Vorbereitung Auditgespräch - Themenübersicht - Einleitung - Sequenzen, Prioritäten - Fragekatalog - Abschluss - weitere FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 5 5 Informationsbeschaffung ▶ Aufzeichnungen & Dokumente: Normforderungen, Prozessunterlagen, Auditberichte – MassnahmenUmsetzung Leitbild, Q-Ziele , Jahresziele, etc. ▶ Gespräch direkt vor Ort, informativer "Besuch„, persönliche Spannungen abbauen, Fachwissen, etc. ▶ Persönliche Kenntnisse und Erfahrungen Schnittstellen => Fokus Kundenzufriedenheit & Erfüllung rechtlicher Anforderungen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 6 6 3 Auditprogramm - Einladung Inhalt ▶ Organisation, Datum, Einladende Stelle ▶ Übersicht Metaprozess, Hauptprozess, Subprozess ▶ Auditierte ▶ Auditleiter, evtl. 2. Auditor, Begleiter ▶ Auditart, Auditdatum, Zeitrahmen, Ort ▶ Themen zur Überprüfung mit dem Hinweis: „Bitte Falldokumente und Nachweise bereithalten“ => Fokus Kundenzufriedenheit & Erfüllung rechtlicher Anforderungen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 7 7 Vorbereitung Auditgespräch ▶ Übersicht über die Prozesse und Themen ▶ Einleitung ▶ Überlegung zu Prioritäten, Sequenzen, Pfad, Ortswechsel ▶ Überlegung zu Vorgabe und Nachweisdokumenten ▶ Fragen: Strukturierter und logischer Audit-Ablauf ▶ Abschluss => Fokus Kundenzufriedenheit & Erfüllung rechtlicher Anforderungen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 8 8 4 Durchführung - Auditsequenzen ▶ Einleitung: den Auditierten abholen, informieren, Vertrauen aufbauen ▶ Sammeln von objektiven Nachweisen ▶ Bewertung: Diskussion führen und beenden ▶ Abschluss: Bedanken, guter letzter Eindruck hinterlassen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 9 9 Eröffnungsgespräch ▶ Begrüssung der Auditierten, Vorstellen Teilnehmer ▶ Grund und Ziele des Audits – Zeitraum ▶ Chancen des Audits aufzeigen ▶ Bestätigung Programmablauf gem. Einladung ▶ Übersicht Dokumente – Dokumentencheck ▶ Motivation – Vertrauen aufbauen – gelöste Atmosphäre ▶ Auditierte als Partner in der Unternehmensentwicklung ansprechen FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 10 10 5 Durchführung Fragekategorien Geschlossene Fragen: JA, NEIN, WEISS NICHT Offene Fragen beginnen jeweils mit „W“, d.h. wie, wo, warum, weshalb Hypothetische Fragen erlauben das Überprüfen von Prozessen und deren Anwendung in der Praxis Zeigen Sie mir bitte entsprechende Unterlagen, etc Schweigen von Seite Auditor kann zu einer kurzen Notlage des zu Auditierten führen, wobei dieser sich gezwungen fühlen könnte, weitere Informationen Preis zu geben FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 11 FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 12 11 Durchführung – Audit Dreieck 12 6 Durchführung - Bewertung Beispiel Bewertung - aus dem Gespräch erarbeiten Bewertung Beschreibung Hinweise Hinweise sind einmalige kleine Abweichungen zu einer festgelegten Vorgabe. Sie zeigen Optimierungsmöglichkeiten auf. Dies ist zwar nicht Sache des Auditors, jedoch in gewissen Situationen zweckmässig. Beispiel: Abweichungen Systematische Abweichung von den Festlegungen; wichtiges Element der Norm nicht erfüllt in Dokumentation und/oder Anwendung; usw. Beispiel: Audit-Zusammenfassung Auditergebnisse Schwerpunkte – Würdigung etc. Beispiel: FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 13 13 Abschluss ▶ Zusammenfassung der Ergebnisse – Würdigung ▶ Verbesserungspotenzial – Chancen – Risiken - Ich habe den Eindruck,... - Mir ist aufgefallen,... - Ich habe beobachtet, festgestellt,... ▶ Gelegenheit zur Klärung von offenen Fragen, denn „Jede Meinung hat ihre eigene Wahrheit“ ▶ Weiteres Vorgehen ▶ Dank FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 14 14 7 Nachbearbeitung - Auditbericht Rückverfolgbarkeit: Details über die auditierte Organisation, Ziel des Audits, Datum des Audits, Namen der Auditoren, Name der Kontaktperson, Grund des Audits, Ort des Audits, zeitlicher Ablauf des Audits, auditierter Bereich/Prozess, etc. Zusammenfassung: Allgemeines, Entwicklung seit letztem Audit, positive Feststellungen, etc. Abweichungen: müssen klar und eindeutig niedergeschrieben sein (Reproduzierbarkeit der Nachweise muss gewährleistet sein). Gesamtbewertung & Schlussfolgerung Bericht schreiben (interner Auditor) Bericht versenden (interner Auditor) Massnahmen festlegen (Verantwortliche Person) FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 15 15 Nachbearbeitung - Fehlermeldesystem VerbesserungsFehlerverhinderungsvorschlag mit Meldeformular Vorteil: Die Massnahmenüberwachung erfolgt mit der Systematik des Fehlermeldesystems. Sofortmassnahmen Entscheid: PräventionsMassnahmen, Mittelbewilligung 3 4 Ursache ermitteln 2 Ablage, Rückverfolgbarkeit Statistik Fehler feststellen, Fehler melden !! 1 5 Auftrag für Massnahmen 8 6 7 Überwachung der Ausführung und Wirkung der Massnahmen Kosten Wirtschaftlichkeit, Dokumentation generelle Massnahmen zur Minderung von Fehlleistungen und höherer Wirtschaftlichkeit FK Qualitätsmanagement und Produktsicherheit 2022 16 16 8