Giao an tap huan UDCNTT (Bo sung)-in.pdf

Nội dung hướng dẫn Phần 1: Những kiến thức căn bản về tin học......................................................................... 4 1. Dữ liệu và thông tin.......................................................................................

Nội dung hướng dẫn Phần 1: Những kiến thức căn bản về tin học......................................................................... 4 1. Dữ liệu và thông tin..................................................................................................... 4 a. Dữ liệu........................................................................................................................... 4 b. Thông tin...................................................................................................................... 4 c. Thông tin số.................................................................................................................. 5 2. Máy vi tính và công nghệ thông tin............................................................................ 5 a. Cấu tạo phần cứng của máy vi tính........................................................................... 7 b. Phần mềm máy vi tính................................................................................................ 9 c. Phần mềm thương mại và phần mềm mã nguồn mở.............................................. 10 d. Mạng máy tính........................................................................................................... 11 e. An toàn lao động và bảo vệ môi trường trong sử dụng CNTT.............................. 12 f. Điện thoại di động thông minh – Smartphone......................................................... 16 Phần 2: Hướng dẫn sử dụng tính năng mới của Windows 7............................................... 18 Phần 3: Soạn thảo văn bản với MS Word............................................................................ 29 1. Thiết lập bộ gõ Unikey.............................................................................................. 29 2. Khởi động Word 2010............................................................................................... 29 3. Mở và lưu tài liệu....................................................................................................... 30 4. Font chữ và cỡ chữ.................................................................................................... 30 5. Canh lề nội dung........................................................................................................ 31 6. Định lề trang văn bản................................................................................................ 31 7. Khoảng cách dòng và khoảng cách đoạn văn bản.................................................. 31 8. Chèn hình ảnh, bảng biểu, liên kết........................................................................... 32 9. Phân chia Section....................................................................................................... 32 10. Header, Footer, và đánh số trang........................................................................... 33 11. Sử dụng Style và mục lục văn bản......................................................................... 34 12. Ý kiến chỉnh sửa, bổ sung (Comment)................................................................... 36 Trang 1  13. Bảo vệ văn bản......................................................................................................... 37 14. Kỹ thuật định dạng đoạn văn bản.......................................................................... 37 15. Một số lỗi khi soạn thảo văn bản............................................................................ 41 15. Một số quy tắc tiếng Việt cơ bản............................................................................ 41 Phần 4: Trình diễn với Microsoft Powerpoint..................................................................... 42 1. Tạo bài thuyết trình cơ bản...................................................................................... 42 2. Các thao tác với Slide................................................................................................ 44 3. Xây dựng nội dung phần thuyết trình..................................................................... 49 4. Các hiệu ứng hoạt và hoạt cảnh............................................................................... 59 5. Các liên kết trong slide.............................................................................................. 65 6. Chuẩn bị bài thuyết trình......................................................................................... 68 Phần 5. Một số kỹ năng tìm kiếm và khai thác trên Google................................................ 75 1. Tìm kiếm chính xác:.................................................................................................. 75 2. Loại trừ từ khóa......................................................................................................... 76 3. Tìm trên Site nhất định............................................................................................. 76 4. Các từ ngữ có liên quan............................................................................................ 77 5. Ký tự đặc biệt............................................................................................................. 77 6. Giới hạn trong khoảng thời gian.............................................................................. 78 7. Tìm theo định dạng file............................................................................................. 78 Phần 6. An toàn, an ninh thông tin...................................................................................... 79 I. An toàn, An ninh thông tin........................................................................................ 79 II. Các mối đe dọa và các biện pháp đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, dữ liệu 81 1. Phần mềm độc hại...................................................................................................... 81 2. Cách nhận biết máy tính bị nhiễm phần mềm độc hại........................................... 83 3. Phòng chống lấy cắp thông tin cá nhân................................................................... 87 4. Đảm bảo an toàn thông tin đối với tài liệu.............................................................. 88 III. Bảo mật thư điện tử....................................................................................................... 92 1. Nguyên tắc chung sử dụng thư điện tử an toàn..................................................... 92 Trang 2  2. Mã hóa, giải mã đối với thư điện tử......................................................................... 93 3. Chữ ký số.................................................................................................................... 95 Phần 7. Tổng quan giáo án, bài giảng điện tử, e-learning................................................... 98 1. Giáo án điện tử........................................................................................................... 98 Theo tài liệu "Những vấn đề chung về đổi mới giáo dục THCS - môn Tin học" do Vụ Giáo dục Trung học - Bộ Giáo dục và Đào tạo phát hành năm 2007 (trang 95) thì "Giáo án điện tử có thể hiểu là giáo án truyền thống của giáo viên nhưng được đưa vào máy vi tính – giáo án truyền thống nhưng được lưu trữ, thể hiện ở dạng điện tử. Khi giáo án truyền thống được đưa vào máy tính thì những ưu điểm, thế mạnh của CNTT sẽ phát huy trong việc trình bày nội dung cũng như hình thức của giáo án”................. 98 Giáo án điện tử là bản thiết kế cụ thể toàn bộ kế hoạch hoạt động dạy học của giáo viên trên giờ lên lớp, toàn bộ hoạt động dạy học đó đã được số hóa và minh họa bằng các dữ liệu đa phương tiện (multimedia) một cách trực quan, có cấu trúc chặt chẽ và logic được quy định bởi cấu trúc của bài học............................................................. 98 2. Bài giảng điện tử........................................................................................................ 98 3. Bài giảng E-learning.................................................................................................. 99 4. Một số hình thức E-Learning................................................................................... 99 6. Tổng quan về các tiêu chí đánh giá bài giảng điện tử elearning......................... 100 7. Một số phần mềm soạn bài giảng điện tử elearning............................................. 102 7. 1. LectureMaker.......................................................................................................................102 7.2. Violet.....................................................................................................................................103 7. 3. Adobe Presenter...................................................................................................................104 7. 4. iSpring Presenter..................................................................................................................104 7. 5. V-iSpring Suit........................................................................................................................105 8. Cách Sử dụng bảng tương tác................................................................................ 105 A. LÀM QUEN VỚI BẢNG TƯƠNG TÁC ACTIVBOARD ……………………..107 Bảng tương tác có rát nhiều tiện ích: ………………………………………………..110 Trang 3  Phần 1: Những kiến thức căn bản về tin học 1. Dữ liệu và thông tin a. Dữ liệu Dữ liệu có thể xem là những ký hiệu hoặc tín hiệu mang tính rời rạc và không có cấu trúc, ý nghĩa rõ ràng. Khi dữ liệu được tổ chức lại có cấu trúc hơn, được xử lý và mang đến cho con người những ý nghĩa, hiểu biết nào đó thì khi đó nó trở thành thông tin. Nói khác đi, từ dữ liệu và xử lý dữ liệu con người có được thông tin. b. Thông tin Thông tin là những gì con người thu nhận được từ dữ liệu và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra sự hiểu biết, tạo ra các tri thức và những nhận thức tốt hơn về tự nhiên và xã hội. Nói cách khác, thông tin là dữ liệu đã qua xử lý, đối chiếu và trở nên có ý nghĩa đối với người dùng. Thông tin là một tài sản, như những tài sản quan trọng khác của tổ chức, là thiết yếu đối với các hoạt động chính của một tổ chức và do đó cần được bảo vệ thích đáng. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường thương mại điện tử. Thông tin có thể tồn tại ở nhiều dạng. Nó có thể được in hay viết trên giấy, chứa trong các phương tiện điện tử, được truyền bằng bưu điện hay các phương tiện điện tử, thể hiện trên phim, hay nói trong trao đổi. Dù bất cứ hình thức thông tin nào, bất cứ phương tiện chia sẻ hay lưu trữ nào, thông tin phải luôn luôn được bảo vệ một cách thích hợp. Quá trình xử lý thông tin tổng quát Một cách tổng quát, việc xử lý thông tin trong hệ thống máy vi tính bao gồm 05 quá trình sau:  Quá trình thu nhận thông tin: Nạp, ghi nhớ thông tin vào vùng nhớ trong các vật lưu trữ trung gian (thẻ nhớ, đĩa từ, …).  Quá trình tìm kiếm thông tin: thu thập, truy tìm thông tin trong các vật lưu trữ thông tin.  Quá trình biến đổi thông tin: Các hoạt động xử lý, biến đổi thông tin dẫn đến việc thay đổi thông tin, tạo ra thông tin mới.  Quá trình truyền thông tin: Truyền hoặc dẫn thông tin từ nơi này sang nơi khác, từ đối tượng này sang đối tượng khác. Trang 4   Quá trình lý giải, suy luận thông tin: Các hoạt động mang tính trí tuệ và sáng tạo như phân tích, so sánh, lý giải, suy luận, đối chiếu, đánh giá vai trò, ý nghĩa của thông tin thường thì đây là các hoạt động của con người. Các chuyên gia sẽ cung cấp tri thức của mình vào các phần mềm để thực hiện. c. Thông tin số Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số. 2. Máy vi tính và công nghệ thông tin a. Định nghĩa máy tính Máy tính là thiết bị cho phép lưu trữ, xử lý dữ liệu một cách tự động theo chương trình đã được định trước và con người không cần phải can thiệp vào trong khi xử lý. Thông qua các thiết bị nhập, máy tính sẽ thu nhận được những dữ liệu cần xử lý, sau đó máy tính sẽ xử lý những dữ liệu này và lưu trữ nếu cần, và cuối cùng máy tính có thể đưa ra những kết quả cho người sử dụng thông qua các thiết bị xuất. Trang 5  b. Đặc điểm xử lý của máy tính Máy tính có khả năng xử lý dữ liệu nhanh, chính xác với khối lượng lớn. Các dữ liệu mà máy tính có thể xử lý được rất đa dạng. Chúng có thể là số, chữ, âm thanh, hình ảnh tĩnh, hình ảnh động. c. Đặc điểm lưu trữ của máy tính Máy tính có khả năng lưu trữ một lượng rất lớn các loại dữ liệu khác nhau. Các thiết bị mà máy tính dùng để lưu trữ dữ liệu có kích thước nhỏ, gọn và tiện dụng nhưng khối lượng lưu trữ được lại rất lớn. Đơn vị lưu trữ dữ liệu dùng trong máy tính:  1 Byte (có thể lưu trữ 1 ký tự).  1 KiloByte (1 KB) = 1024 Byte.  1 MegaByte (1 MB) = 1024 KB.  1 GigaByte (1 GB) = 1024 MB.  1 TetraByte (1 TB) = 1024 GB. d. Cách làm việc của máy tính Người sử dụng điều khiển máy tính thông qua các chương trình được xây dựng sẳn. Các hãng sản xuất máy tính và các nhà sản xuất phần mềm tạo ra các chương trình này. Có nhiều chương trình khác nhau được tạo ra nhằm phục vụ cho các nhu cầu, lĩnh vực khác nhau. Chẳng hạn như:  Chương trình nghe nhạc, xem phim phục vụ nhu cầu giải trí.  Chương trình vẽ hình, tạo ảnh phục vụ công việc xuất bản.  Chương trình tính toán dùng trong học tập và nghiên cứu. e. Phân loại máy tính Có rất nhiều loại máy tính khác nhau, và cũng có nhiều cách phân loại máy tính khác nhau. Việc phân loại có thể dựa vào năng lực lưu trữ và xử lý dữ liệu của máy tính, hoặc dựa vào chức năng của máy tính. Sau đây là một số phân loại: Máy tính loại lớn (mainframe), siêu máy tính (super Computer), máy tính loại trung (minicomputer), máy tính cá nhân (personal Computer). Máy tính đa năng (multi-purpose Computer), máy tính chuyên dụng (special-purpose computer), máy tính hỗ trợ. Máy tính để bàn, máy vi tính (desktop Computer), máy tính xách tay (portable computer, notebook, laptop), máy tính trạm (workstation). f. Các thành phần của máy tính Để có thể hoạt động được máy tính cần đến sự kết hợp của hai thành phần là phần cứng (hardware) và phần mềm (software).  Phần cứng: Bao gồm những thiết bị điện tử và cơ khí mà chúng ta có thể nhìn thấy sự tồn tại của chúng và sờ được. Trang 6   Phần mềm: Bao gồm các chương trình chạy được trên máy tính. Những chương trình này được xây dựng nhằm giúp người sử dụng điều khiển, quản lý được máy tính, và sử dụng máy tính nhằm đáp ứng yêu cầu công việc của người sử dụng. a. Cấu tạo phần cứng của máy vi tính Mỗi loại máy tính có thể có hình dạng hoặc cấu trúc khác nhau tùy theo mục đích sử dụng nhưng một cách tổng quát phần cứng của máy tính bao gồm 5 thành phần chính là:  Bộ xử lý (hay còn gọi là CPU - Central Processing Unit).  Bộ nhớ (Memory).  Thiết bị lưu trữ (Storage devices).  Thiết bị nhập (Input devices).  Thiết bị xuất (Output devices). Các thiết bị nhập và xuất còn được gọi chung là thiết bị ngoại vi. Bộ xử lý (CPU) Bộ xử lý (còn gọi là CPU - Central Processing Unit) chỉ huy các hoạt động của máy tính theo các lệnh trong chương trình và thực hiện các phép tính. CPU có 3 bộ phận chính: khối điều khiển, khối tính toán số học và logic, và một số thanh ghi. o Khối điều khiển (Control Unit) được xem như là trung tâm điều hành mọi hoạt động của máy tính. Nó có nhiệm vụ giải mã các lệnh trong chương trình, tạo ra các tín hiệu điều khiển công việc của các bộ phận khác của máy tính theo yêu cầu. o Khối tính toán số học và logic (Arithmetic-Logic Unit) bao gồm các thiết bị có khả năng thực hiện các phép tính số học (cộng, trừ, nhân, chia,...), các phép tính logic (and, or, not,...) và các phép tính quan hệ (so sánh lớn hơn, nhỏ hơn, bằng,...). Trang 7  o Các thanh ghi (Registers) là các mạch nhớ được gắn vào CPU làm nhiệm vụ bộ nhớ trung gian. Các thanh ghi được thiết kế nhằm giúp làm tăng tốc trao đổi dữ liệu trong máy tính. Bộ nhớ (Memory) Trong quá trình máy tính làm việc, máy tính cần lưu lại dữ liệu và chương trình. Bộ nhớ là các thiết bị cho phép lưu trữ dữ liệu và chương trình trong khi máy tính hoạt động. Bộ nhớ bao gồm bộ nhớ ROM và bộ nhớ RAM: o ROM (Read Only Memory) là bộ nhớ chỉ đọc chứ không ghi được. Các chương trình được nạp sẳn vào ROM thường là các chương trình hệ thống khởi động và điều khiển máy tính làm việc. Khi máy tính khởi động hoặc đang hoạt động thì những chương trình này được đọc và thi hành. Khi mất điện nội dung lưu trong bộ nhớ ROM vẫn còn chứ không bị mất đi. o RAM (Random Access Memory) là bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên có thể đọc và ghi. Bộ nhớ này được dùng để lưu trữ dữ liệu và chương trình trong quá trình thực hiện. Các chương trình lưu trong RAM thường là các chương trình ứng dụng được nạp vào để thực hiện một ứng dụng nào đó. Nội dung lưu trong bộ nhớ RAM sẽ bị mất đi khi mất điện hoặc tắt máy. Để đo dung lượng lưu trữ của bộ nhớ máy tính (RAM, ROM) người ta dùng các đơn vị là Byte, KiloByte (KB), MegaByte (MB), GigaByte (GB) và TetraByte (TB). Thiết bị lưu trữ (Storage devices) Để lưu trữ dữ liệu và có thể chuyển dữ liệu từ máy tính này qua máy tính khác, người ta dùng các thiết bị lưu trữ như băng từ, đĩa từ, đĩa quang CD-ROM,... Các thiết bị lưu trữ này có dung lượng chứa rất lớn, và dữ liệu không bị mất đi khi không có nguồn điện Những loại thiết bị lưu trữ được dùng phổ biến hiện nay bao gồm:  Đĩa cứng (Hard Disk). Dùng phổ biến là những đĩa cứng có dung lượng 20 GB, 30 GB, 40 GB, hoặc 60 GB.  Đĩa quang (Compact Disk). Loại đĩa này có đường kính 4.72 inch, hiện là thiết bị phổ biến dùng để lưu trữ các phần mềm, hình ảnh và âm thanh. Có hai loại phổ biến là đĩa CD với dung lượng khoảng 700 MB và DVD với dung lượng khoảng 4.7 GB.  Các loại thiết bị lưu trữ khác như thẻ nhớ (Memory stick, Compact Flash Card), USB Flash Drive Thiết bị nhập (Input devices) Thiết bị nhập được dùng để đưa dữ liệu vào máy tính. Các loại dữ liệu khác nhau có thể được đưa vào máy tính nhờ nhiều loại thiết bị nhập khác nhau. Các loại thiết bị nhập thông dụng hiện nay bao gồm: Trang 8  o Chuột (Mouse). Chuột là thiết bị trỏ, có kích thước vừa nắm tay. Khi di chuyển chuột trên một tấm phẳng theo hướng nào thì dấu nháy hoặc mũi tên trên màn hình sẽ di chuyển theo hướng đó để có thể trỏ đến một biểu tượng mong muốn trên màn hình. Một số máy tính có con chuột được gắn ngay trên bàn phím. o Bàn phím (Keyboard). Đây là thiết bị nhập cho phép nhập dữ liệu văn bản dạng chữ và số. Bàn phím máy vi tính phổ biến hiện nay là một bảng chứa 104 phím có các tác dụng khác nhau. o Máy quét hình (Scanner). Thiết bị này dùng để nhập văn bản hay hình vẽ bằng cách quét hình chụp vào máy tính. Toàn bộ nội dung văn bản hay hình vẽ sẽ được lưu trong máy tính dưới dạng dữ liệu hình ảnh. Thiết bị xuất (Output devices) Thiết bị xuất được dùng đưa dữ liệu từ bên trong máy tính ra bên ngoài để người sử dụng có thể cảm nhận được (nhìn được, đọc được, nghe được). Các loại thiết bị xuất thông dụng hiện nay bao gồm: o Màn hình (Monitor). Là thiết bị xuất hiển thị dữ liệu trên màn hình cho người sử dụng xem. o Máy in (Printer). Là thiết bị xuất in dữ liệu ra giấy. Máy in phổ biến hiện nay là loại máy in kim, máy in phun mực, máy in laser trắng đen hoặc màu. Hiệu năng máy tính phụ thuộc vào các yếu tố chủ yếu sau: - Tốc độ CPU - Dung lượng bộ nhớ RAM - Tốc độ ghi và đọc HDD - Hệ điều hành máy tính - Cách sử dụng máy tính của người dùng b. Phần mềm máy vi tính Phần mềm máy tính nói chung rất phong phú và đa dạng. Tổng quát, phần mềm có thể phân thành hai loại là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng: o Phần mềm hệ thống (System Software): Là những chương trình có khả năng tổ chức và điều hành sự hoạt động phối hợp của các thành phần khác nhau trong máy tính. Các chương trình này được xây dựng bởi các chuyên viên hệ thống. Phần mềm hệ thống thông dụng là các hệ điều hành, chương trình dịch,... Các hệ điều hành được dùng phổ biến là MS-DOS, Windows, Linux. o Phần mềm ứng dụng (Application Software): Là những chương trình có khả năng giải quyết một nhu cầu nào đó của người sử dụng. Các chương trình này được xây dựng bởi các nhà lập trình ứng dụng. Phần mềm ứng dụng nói chung rất phong phú và đa dạng nhằm phục nhiều loại nhu cầu Trang 9  khác nhau của người sử dụng từ các nhu cầu về học tập, nghiên cứu, xử lý công việc cho đến nhu cầu liên lạc và giải trí. Các phần mềm ứng dụng có thể được phân loại vào các lĩnh vực ứng dụng như sau: Xử lý văn bản (MS Word, word Perfect). Xử lý bảng tính (MS Excel, Lotus). Quản trị cơ sở dữ liệu (MS Access, FoxPro, SQL Server, Oracle). Thuyết trình, trình diễn (MS PovverPoint). Thư điện tử (MS OutLook Express). Thống kê xử lý số liệu (SPSS, Minitab). Xử lý toán học (Maple, Mathematica). Xem thông tin trên mạng Internet (Internet Explorer, Firefox, Chrome). Xử lý bản đồ (MapInfo, ArcVievv). Thiết kế đồ họa, xuất bản (CorelDravv, Photoshop,...) Phần mềm Hệ điều hành Hệ điều hành là một phần mềm hệ thống vô cùng quan trọng, được xây dựng nhằm giúp người sử dụng có thể dễ dàng điều khiển và quản lý máy tính. Hệ điều hành có các chức năng chính sau: Quản lý tài nguyên của hệ thống. Quản lý hệ thống tập tin. Tạo môi trường giao tiếp giữa người và máy, giữa máy và máy. Quản lý sự thực hiện các chương trình ứng dụng. Một số hệ điều hành được dùng phổ biến ở Việt Nam hiện nay: Hệ điều hành Windows Hệ điều hành OS X (máy MAC) Hệ điều hành Linux c. Phần mềm thương mại và phần mềm mã nguồn mở - Phần mềm mã nguồn mở (còn được gọi tắt là phần mềm nguồn mở) là phần mềm được tác giả cung cấp mã nguồn kèm theo và người sử dụng không phải trả chi phí bản quyền mua mã nguồn. - Phần mềm tự do mã nguồn mở là phần mềm mã nguồn mở có bản quyền tác giả, có giấy phép sử dụng đi kèm với phần mềm, trong đó cho phép người sử dụng được quyền tự do sử dụng, tự do sao chép, tự do phân phối và tự do nghiên cứu, sửa đổi mã nguồn và phân phối lại các phần mềm dẫn xuất đã qua sửa đổi mã nguồn. Trang 10  - Phần mềm thương mại mã nguồn đóng là phần mềm được đăng ký thương hiệu, được bán trên thị trường theo bản quyền sử dụng song tác giả không công bố mã nguồn và người sử dụng không được phép khai thác mã nguồn. Phần mềm mã nguồn mở phải tuân thủ theo giấy phép GPL. Có 2 đặc điểm cơ bản cần hiểu rõ là: - Tác giả gốc giữ bản quyền về phần mềm nhưng cho phép người dùng rất nhiều quyền khác, trong đó có quyền tìm hiểu, phát triển, công bố cũng như quyền khai thác thương mại sản phẩm. Tác giả sử dụng luật bản quyền để bảo đảm các quyền đó không bao giờ bị vi phạm đối với tất cả mọi người, trên mọi phần mềm có sử dụng mã nguồn của mình. - Đặc biệt điểm thứ 2 thường được gọi là hiệu ứng lan tỏa vì nó biến tất cả các phần mềm có dùng mã nguồn GPL cũng biến thành phần mềm GPL. Trên thực tế điều này có ý nghĩa: bất kỳ tác giả nào sử dụng dù chỉ 1 phần rất nhỏ mã nguồn GPL trong chương trình của mình cũng phải công bố chương trình đó dưới điều kiện GPL. Điều kiện này quy định ví dụ: + Mọi phần mềm GPL đều phải công bỗ mã nguồn của mình rộng rãi công khai và phải tạo điều kiện cho mọi người truy cập được mã nguồn ấy (ví dụ qua web hoặc qua việc bán CD giá rẻ) + Giữ nguyên mọi dòng chú thích về nguồn gốc tác giả, bản quyền của họ cũng như điều kiện được áp dụng đối với phần mềm (trong 1 file có tên LICENSE) + Cấm việc bán mã nguồn nhưng cho phép kinh doanh chương trình được tạo ra từ mã nguồn ấy hoặc là các dịch vụ hỗ trợ liên quan. Một số phần mềm mã nguồn mở nổi tiếng như:  Hệ điều hành: Linux, Free BSD  Phần mềm văn phòng: Open Office  Công cụ lập trình: KDeveloper, Eclipse  Web server: Apache d. Mạng máy tính + Sự hình thành mạng máy tính Những người làm việc trên các máy tính riêng lẻ tại những vị trí phân tán trong quá trình làm việc thường có nhu cầu chia sẻ dữ liệu và các tài nguyên máy tính (bộ nhớ, máy in, khả năng xử lý tính toán,...) với nhau. Để giải quyết nhu cầu này, các máy tính được ghép nối lại với nhau một cách hệ thống. Sự ghép nối này hình thành nên mạng máy tính. Việc ghép nối có thể là "có dây" (qua cáp) hoặc "không dây" (qua vệ tinh). + Phân loại mạng máy tính Trang 11  Có nhiều cách phân loại mạng máy tính. Hai cách phân loại thông dụng là phân loại theo khoảng cách và phân loại theo cách ghép nối. Phân loại theo khoảng cách: o Mạng máy tính cục bộ, còn gọi là mạng LAN (Local Area Netvvork). o Mạng máy tính đô thị, còn gọi là mạng MAN (Metropolitan Area Netvvork). o Mạng máy tính diện rọng, con gọi lẩ mạng WAN (Wide Area Netvvork). o Mạng máy tính toàn cầu, còn gọi là mạng Internet. Phân loại theo cách ghép nối: Mạng tuyến tính, Mạng vòng, Mạng hình sao, Mạng hình cây, Mạng vệ tinh, …. Phân biệt các khái niệm Mb/s và MB/s hoặc Mbps và MBps, tốc độ mạng, tốc độ tải file, đường truyền của nhà mạng internet, mạng nhanh hay chậm Khi tiếp xúc với máy tính và mạng internet chúng ta sẽ rất lúng túng khi gặp phải đơn vị Mbps hay MBps mà không biết nó dùng để chỉ cái gì. Thực ra, hai đơn vị này chỉ khác nhau mỗi chữ B viết hoa và chữ b viết thường nhưng nó là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau và không phải ai cũng hiểu rõ. Thông thường nhà mạng sẽ gọi tốc độ mạng là Mbps (Mb/s), còn tốc độ download của phần mềm dowload sẽ là MBps (MB/s) hay KBps (KB/s) 1 MB tức mà 1 Megabyte 1MB = 2 mũ 10 KB (Kilobyte) 1 Mb tức 1 Megabit 1KB = 2 mũ 10 Byte 1 Byte = 8 bit ==> 1 megabyte/s (1MBps) = 1024 Kilobytes/s (1024 KBps) = 1024*1024 Bytes/s = 1024*1024*8 bits/s 1 Mbps tiếng Anh là 1 Megabit per second ~ 1 Megabit trên mỗi giây. Là đơn vị đo tốc độ truyền dẫn dữ liệu, tương đương 1.000 kilobit trên giây hay 1.000.000 bit trên giây. 1 MBps tiếng Anh 1 Megabyte per second ~ 1 Megabyte trên mỗi giây. là đơn vị đo tốc độ truyền dữ liệu khác, thường dùng trao đổi dữ liệu giữa các máy tính hay giữa máy tính với các thiết bị ngoại vi khác (USB, ổ đĩa cứng, ổ đĩa quang) Một cách gần đúng thì có thể coi 1 MB thì bằng 8Mb (1 megabyte = 8 megabit) Ví dụ: Chương trình download của bạn đang download với tốc độ 1MB/s thì có nghĩa là tốc độ mạng bạn đang sử dụng lúc đó tương đương với 8Mb/s. e. An toàn lao động và bảo vệ môi trường trong sử dụng CNTT Nên chú ý đến ánh sáng màn hình và chung quanh khi làm việc với máy tính. Nếu chúng ta ngồi làm việc với máy tính hàng tiếng đồng hồ, cơ gáy, vai và Trang 12 lưng sẽ bị mỏi. Để tránh điều này, hãy chọn loại ghế tiện nghi và ngồi sát lưng ghế, tốt nhất là để đầu gối ngang với hông. Nếu bạn thấp hoặc bàn làm việc quá cao, hãy sử dụng một dụng cụ kê chân. Mỏi cơ, giảm thị lực, nhức đầu, stress... là các triệu chứng thường gặp ở những người thường xuyên làm việc với máy vi tính. Để bảo vệ sức khỏe, những người này nên thực hiện các nguyên tắc sau: o Đặt máy tính đúng vị trí để tránh mỏi mắt, cần đặt màn hình hơi nghiêng về phía sau và cách mặt 50-70 cm. Để đo được khoảng cách này, chỉ cần giơ tay ra phía trước, khi nào các đầu ngón tay chạm được vào màn hình là vừa. Mép trên màn hình nên đặt ngang với tầm mắt, trừ khi màn hình của bạn quá lớn. o Chọn màn hình loại tốt: hãy chọn màn hình không bị lóa và điều chỉnh ánh sáng tùy theo công việc (xử lý văn bản, vẽ hình...). Hãy chủ ý cả ánh sáng chung quanh để tránh chói mắt vì màn hình lóa. o Bảo vệ cổ tay: nếu làm việc nhiều với máy tính, 2 tay bạn rất dễ bị mỏi, nhất là cổ tay, sau đó là bàn tay và vai. Để phòng tránh, hãy đặt bàn phím cách mép bàn 10-15 cm, khuỷu tay tạo thành góc vuông khi gõ phím, tránh gập hoặc đặt cổ tay lên mép bàn. Lưu ý chọn con chuột phù hợp với bàn tay của bạn; tránh bóp chuột quá chặt để cơ ngón tay khỏi bị mỏi. Đặt văn bản cần gõ gần máy tính. o Thường xuyên nghỉ ngơi: chứng mỏi mắt, đau đầu và rối loạn thị giác có thể xuất hiện nếu bạn không thường xuyên nghỉ ngơi. o Uống nhiều nước: không khí quá nóng trong phòng làm việc có thể làm cho mắt bạn bị khô và cản trở lưu thông máu. Hãy uống nước đầy đủ để khắc phục tình trạng này. Việc uống nước thường xuyên cũng sẽ khiến bạn quên đi ý muốn uống cà phê hoặc hút thuốc lá để chống căng thẳng. o Loại bỏ những yếu tố gây căng thẳng: đây là việc khó thực hiện. Để có thể loại bỏ những yếu tố gây căng thẳng, bạn cần tránh làm việc khi đang bực bội. Các nghiên cứu cho thấy, stress có thể gây rối loạn cơ xương. Vì vậy, hãy biết tổ chức công việc để tiết kiệm thời gian. Nếu có thể, hãy thay đổi thường xuyên công việc trên máy tính. o Làm vài động tác thể dục: chỉ cần vài động tác là bạn có thể làm cổ, lưng, ngón tay và cổ tay thư giãn. Trong khi nghỉ, hãy cố gắng quay cổ nhiều vòng, duỗi lưng như thể bạn muốn chạm trần nhà và quay đầu sang mọi hướng. Lắc vai cũng là một cách tránh mỏi người. o Luyện thị giác: hãy giữ nguyên đầu, nhìn xuống dưới rồi lại nhìn lên 10 lần; sau đó nhìn sang trái rồi sang phải (càng xa càng tốt) 10 lần. Động tác này giúp mắt đỡ mệt mỏi. o Khám bệnh ngay khi thấy có vấn đề: nếu thấy cay hoặc đau mắt, hãy đi gặp bác sĩ xem có phải đeo kính hay không. Nếu mỏi cổ tay hay mỏi lưng, bạn đừng cố chịu đựng lâu mà hãy đi khám để tìm biện pháp khắc phục Trang 13  Sử dụng máy tính tiết kiệm điện Tình trạng để máy tính làm việc chạy cả ngày diễn ra khá phổ biến tại các công sở. Điều này thuận tiện cho các nhân viên văn phòng có thể sử dụng máy bất cứ lúc nào nhưng lại khiến máy tính nhanh hỏng và làm gia tăng hóa đơn tiền điện. Để tiết kiệm điện khi sử dụng máy tính, chúng ta nên lưu ý thực hiện như sau: Các chế độ tắt máy tính: Chế độ Shutdown (Turn off): Máy sẽ tắt thực sự, tức là có thể rút hẳn nguồn của máy tính. Khi chọn chế độ này CPU, RAM, HDD, màn hình đều ngừng hoạt động. Để máy làm việc lại, chúng ta phải nhấn Power trên cây máy hay laptop, máy sẽ được nạp lại hệ điều hành từ đầu và mọi phiên làm việc đều bắt đầu hoàn toàn mới. Chế độ này thích hợp trong trường hợp chúng ta muốn tắt máy lâu dài hay muốn di chuyển máy sang nơi khác nên cần phải tháo dây nguồn. Chế độ này được dùng nhiều nhất vì không tốn điện năng, các thiểt bị đều được nghỉ ngơi, hệ điều hành và các phần mềm ứng dụng ít khi gặp lỗi. Chế độ Restart: Máy không bị tắt, nó chỉ dừng tất cả các phần mềm và cả hệ điều hành đang hoạt động rồi tự khởi động lại từ đầu. Chế độ Restart thích hợp khi máy đang bị lỗi hoặc sau khi cài 1 phần mềm nào đó vào hệ thống. Chế độ Standby (Sleep): Chỉ có các thiết bị nhập xuất như màn hình, ổ đĩa, bàn phím, chuột... dừng hoạt động (đỡ tốn điện), còn CPU và RAM vẫn hoạt động, các chương trình đang chạy vẫn giữ nguyên. Khi ta nhấn nút nguồn hay rê chuột, máy sẽ thoát khỏi chế độ Standby và quay trở lại hoạt động như bình thường. Như vậy chế độ Standby gần giống chế độ Screen Saver (bảo vệ màn hình). Người dùng cảm thấy việc máy thoát khỏi chế độ Standby rất nhanh vì thực ra máy vẫn đang hoạt động, chỉ có các thiết bị nhập xuất không làm việc mà thôi. Chế độ Standby thích hợp khi chúng ta chỉ muốn dừng làm việc trong 1 thời gian ngắn, ví dụ nghỉ đi uống nước, ăn trưa. Tắt máy khi không sử dụng: Cách dễ dàng nhất để tiết kiệm năng lượng đơn giản chỉ là thao tác tắt máy tính khi không sử dụng đến, thao tác này sẽ tiết kiệm rất nhiều điện năng. Tuy vậy, điều chú ý rằng việc bật/tắt máy thường xuyên cũng có thể gây tổn hại cho hệ thống chúng ta nhiều hơn. Trung bình, một hệ thống máy tính hoạt Trang 14 động với chu kỳ tắt/mở 40.000 lần là có thể “giảm hiệu quả”, nghĩa là chúng ta nên hạn chế việc tắt mở máy quá nhiều khi muốn tiết kiệm điện năng đến mức tối đa. Màn hình chờ: Hãy bỏ thói quen để screen saver trên màn hình của chúng ta. Screen saver không có lợi gì cho những màn hình máy tính hiện đại. Nó tiêu thụ năng lượng nhiều hơn là màn hình trắng. Chính vì vậy đối với dân văn phòng, chúng ta có thể tắt màn hình, hoặc đặt mặc định cho màn hình tự tắt có hẹn giờ nếu có nhu cầu tạm nghỉ, không dùng máy. Sử dụng màn hình máy tính đúng cách: Nếu công ty đang sử dụng màn hình CRT (màn hình loại cũ) thì chúng ta nên mạnh dạn đề xuất chuyển sang sử dụng màn hình LCD. Một màn hình LCD chỉ sử dụng 1/3 năng lượng so với loại màn hình CRT. Nếu không có nhu cầu sử dụng chúng ta nên rút hẳn màn hình khỏi ổ cắm điện, một màn hình LCD thông thường dù tiết kiệm điện hơn màn hình CRT nhưng vẫn tiêu tốn khoảng 35W điện. Để hàng trăm màn hình ở chế độ bật liên tục trong công sở là sự phí phạm điện năng không cần thiết. Thậm chí, màn hình LCD ở chế độ chờ, hoặc tắt hẳn cũng vẫn ngốn điện - bộ nguồn màn hình cần từ 1-3W. Rút ổ cắm là giải pháp tối ưu nhất nếu chúng ta muốn tiết kiệm điện năng triệt để cho cơ quan sau giờ làm việc. Sử dụng trình quản lý điện năng: Chúng ta có thể sử dụng tùy chọn quản lý điện năng của hệ điều hành để đưa máy tính vào chế độ tiết kiệm điện năng (ngủ đông) khi không sử dụng, điều này sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được một con số điện năng là khá cao. Khi hoạt động bình thường, một máy tính cùng với một LCD sẽ sử dụng khoảng từ 100-300W điện tùy theo hệ thống, nhưng nếu chuyển sang chế độ ngủ thì lượng điện năng tiêu hao sẽ chỉ là 1 đến 6W mà thôi. Một số tiêu chuẩn cấu hình trong việc thiết lập chế độ tiết kiệm điện khi sử dụng tiện ích quản lý điện năng của Windows: - Monitor/display sleep: Thiết lập giá trị Turn off ở mức sau 15 phút hoặc thấp hơn - Turn off hard drives/hard disk sleep: Thiết lập giá trị ở sau 15 phút hoặc thấp hơn - System standby/sleep: Sau 30 phút hoặc thấp hơn Ngoài ra, chúng ta nên giảm độ sáng màn hình. Nếu độ sáng màn hình càng lớn thì năng lượng tiêu thụ cũng tăng theo. Trang 15  f. Điện thoại di động thông minh – Smartphone Điện thoại smartphone là một thiết bị kết hợp giữa điện thoại di động và các tính năng của một thiết bị hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số (PDA). Tức là với một chiếc điện thoại bạn vừa có thể nghe, gọi, nhắn tin đồng thời bạn có thể truy cập mạng, gửi e-mail, chỉnh sửa các tài liệu office … Để thực sự hiểu điện thoại smartphone là gì, ta hãy cùng nhìn lại lịch sử phát triển của nó. Đầu tiên, ta có những chiếc điện thoại di động (cell phone) có thể nghe, gọi và nhắn tin và những thiết bị hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số (PDA) để quản lý công việc cá nhân. Về sau, PDA được bổ sung các tính năng của điện thoại di động và điện thoại di động cũng có thêm các tính năng giống như PDA hay một số chức năng khác trên máy tính. Smartphone đã ra đời như thế, về cơ bản có thể coi điện thoại smartphone là sự kết hợp giữa PDA và điện thoại thông thường. Các tính năng chính của điện thoại smartphone Những tính năng cần có trong một chiếc điện thoại smartphone phổ biến hiện nay để có thể phân biệt với điện thoại di động thông thường là: + Hệ điều hành (OS) Điểm đầu tiên để phân biệt giữa điện thoại thường và điện thoại smartphone là hệ điều hành. Nhìn chung, smartphone hoạt động dựa trên nền tảng một hệ điều hành, nền tảng này cho phép smartphone có thể cài đặt và chạy các ứng dụng. Hiện nay, có rất nhiều hệ điều hành cho smartphone trong đó có iOS, Android và Window phone đang là 3 hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay. + Ứng dụng (Apps) Trong khi gần như tất cả điện thoại di động có cài sẵn một số dạng phần mềm đơn giản cho các tác vụ như quản lý cuộc gọi, danh bạ, tin nhắn,... thì một chiếc smartphone lại có thể làm được nhiều hơn thế. Nó cho phép người dùng tạo Trang 16 và chỉnh sửa các tài liệu Microsoft Office. Bên cạnh đó, smartphone còn cho phép tải một số ứng dụng khác như quản lý tài chính cá nhân, chỉnh sửa ảnh, GPS, Game, mạng xã hội, … + Kết nối Internet Các smartphone ngày nay có thể truy cập Internet ở tốc độ cao nhờ vào sự phát của mạng Internet di động 3G, 4G, WIFI. Do vậy người dùng có thể sử dụng smartphone của mình để lướt web mà không cần phải ngồi vào máy tính. Đây được coi là một trong những tính năng tuyệt vời nhất của smartphone. + Bàn phím QWERTY Theo trang About.com, một chiếc smartphone phải có bàn phím QWERTY tức là các phím phải được sắp đặt tương tự như bàn phím máy vi tính chứ không phải theo thứ tự alphabet ở trên các phím số. Bàn phím QWERTY có thể là bàn phím cứng hoặc bàn phím ảo như ở iPhone, bàn phím QWERTY cho phép người dùng nhắn tin và ghi chú công việc nhanh hơn. + Email/chat Tất cả điện thoại di động đều có thể gửi và nhận tin nhắn, nhưng điều khiến điện thoại smartphone trở nên khác biệt so với điện thoại là nó có thể đọc email. Một chiếc smartphone có thể đồng bộ với tài khoản cá nhân và công việc của người dùng. Một số smartphone có thể hỗ trợ nhiều tài khoản email, một số khác cho phép sử dụng các dịch vụ chat như Yahoo! Messenger, Skype. Trang 17  Phần 2: Hướng dẫn sử dụng tính năng mới của Windows 7 1. Làm việc với giao diện mới của Windows 7 a. Những thay đổi lớn trên taskbar của Windows 7 Trong các phiên bản Windows trước, Microsoft mang đến cho chúng ta một tính năng gọi là Quick Lauch để chứa shortcut đến các ứng dụng hay dùng nằm ở dưới cùng góc trái màn hình, ngay cạnh nút Start.Đến Windows 7, Quick Lauch đã được tích hợp với Taskbar. Và thay vào đó, giờ đây chỉ còn duy nhất một thanh ngang chứa các biểu tượng, chúng ta có thể thấy những biểu tượng của chương trình đang chạy có hiệu ứng chiếu sáng ở góc trái phía trên và những đường viền nhẹ làm cho biểu tượng nổi lên so với biểu tượng khác. Trước đây, các biểu tượng trên taskbar được sắp xếp theo thứ tự thời gian mà chúng ta mở nó, những cửa sổ nào được mở trước sẽ nằm phía bên trái và những cửa sổ mở sau sẽ được sắp xếp dần sang phái bên phải và chúng ta không thể thay đổi được vị trí của chúng, việc này làm cho chúng ta mất rất nhiều thời gian khi muốn tìm một cửa sổ thuộc nhóm ứng dụng nào đó. Windows 7 đã khắc phục việc này bằng cách cho phép chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí của chúng bằng cách kéo và thả. Chúng ta có thể đưa một shortcut của một chương trình bất kì nào đó lên taskbar bằng lựa chọn Pin to Taskbar khi chúng ta click chuột phải vào shortcut hay chương trình đó. Một tính năng hay nữa là Color Hot-track. Mỗi ứng dụng trên thanh công cụ sẽ hiển thị mỗi màu sắc khác nhau (dựa trên màu chính của biểu tượng ứng dụng đó) khi chúng ta đưa chuột điến biểu tượng của nó. Các icon trên superbar của Windows7 không chỉ là những hình tượng trưng mà nó có thể hiển thị một cách sinh động những hoạt động của cửa sổ ứng dụng. Trang 18  Khi mở 03 cửa sổ Firefox sẽ được gộp lại dưới cùng một biểu tượng, tiện ích Windows 7 sẽ hiển thị dạng thumbnails cho cả ba. Người dùng có thể xem lướt nhanh chóng hay đảo qua lại giữa các thumbnail này. Với những ứng dụng được hỗ trợ đặc biệt như IE, Windows 7 thậm chí còn hiển thị tường tận từng tab một. Ngày nay, chúng ta thường có nhu cầu chạy nhiều ứng dụng cùng một lúc trên máy tính. Điều này gây khó khăn cho người dùng khi muốn tìm ra ứng dụng mình cần đến trong hàng chục cửa sổ ứng dụng đang mở. Microsoft đã cố gắng giải quyết rắc rối này bằng tổ hợp phím Alt + Tab ở các phiên bản Window s 9x, đến Windows Vista và trên Windows 7 đã đưa thêm tính năng Live Taskbar Thumbnails cho thấy trước các cửa sổ mà không cần phải click để phóng lớn nó lên như trước. Windows 7 một tính năng hoàn toàn mới là Full-Screen Window Preview, chúng ta chỉ việc đưa chuột đến cửa sổ nào muốn xem, thì nó sẽ được đưa lên đầu, và các cửa sổ khác trở nên trong suốt.Đây đúng là một tính năng rất có ích. b. Jump Lists Ở Windows XP và Windows Vista, Microsoft giới thiệu cho chúng ta một tính năng mới đó là Recent Items.Chúng ta dùng MS Word để tạo ra một văn bản nào đấy, văn bản đó được chúng ta dùng đi dùng lại nhiều lần?Tương tự, Trang 19 chúng ta dùng MS Paint hoặc Adobe Photoshop để chỉnh sửa bức ảnh bất kỳ.Và chúng ta có nhiều hơn các ứng dụng lẫn tập tin khác được dùng nhiều lần. Recent Items sẽ giúp chúng ta nhanh chóng truy cập vào tập tin đó. Nhưng khả năng quản lý hạn chế của Recent Items khiến chúng ta trở nên khó tìm thấy các tập tin cũ trong rất nhiều các item mà chúng ta đã tạo ra. Jump Lists là cách MS nâng cao hơn bộ nhớ cũng như khả năng phân loại item cho Recent Items. Click chuột phải lên ứng dụng bất kỳ, chúng ta sẽ có danh sách những tập tin đã truy cập bằng ứng dụng đó. 2. Tùy chỉnh đơn giản a. Thay đổi Desktop Theme Thứ đầu tiên mà hầu hết mọi người đều muốn thực hiện khi sử dụng một máy tính mới đó là làm việc trên desktop. Họ thường thích tạo một desktop mang tính cá nhân bằng cách thay đổi ảnh nền của riêng mình, màu sắc các cửa sổ, biểu tượng shortcut, gadget,… Các thay đổi này được thực hiện khá dễ dàng trong Windows 7, người dùng có thể thiết lập background, màu sắc cửa sổ, âm thanh hệ thống và bảo vệ màn hình trong thành phần mà Microsoft gọi là theme. Thay đổi một theme và tất cả các thành phần này sẽ thay đổi theo. Để áp dụng một trong những theme đã có trước trong Windows, hãy thực hiện theo các bước dưới đây: Bước 1. Kích phải vào bất cứ chỗ nào trên desktop và kích Personalize từ menu xuất hiện. Bước 2. Khi cửa sổ Personalization xuất hiện, kích vào theme mới mà chúng ta muốn sử dụng. Trang 20  Theme mới được sử dụng ngay khi chúng ta kích vào nó trong cửa sổ Personalization – không Save hoặc nút OK để chúng ta có thể kích. Điều này có nghĩa rằng chúng ta có thể thấy theme hiển thị như thế nào trong khi chúng ta vẫn ở trong cửa sổ Personalization và có thể thay đổi sang theme khác nếu chúng ta không thích theme vừa chọn. Chúng ta cũng có thể tạo các theme cho riêng mình. Bắt đầu bằng việc áp dụng background, màu sắc, âm thanh và bộ bảo vệ màn hình của desktop mà chúng ta muốn cho theme; những lựa chọn của chúng ta lúc này sẽ xuất hiện trong cửa sổ Personalization như một Theme chưa được lưu. Kích chuột phải vào Theme này trong cửa sổ và chọn Save Theme; khi được nhắc nhở, đặt tên cho theme và kích nút Save. Theme mới này sẽ xuất hiện trong cửa sổ Personalization để chúng ta có thể lựa chọn sau này. b. Tạo một Slideshow ảnh của background Chúng ta không phải thay đổi toàn bộ theme để cá nhân hóa Windows.Windows cho phép chúng ta thay đổi mỗi một thành phần trong theme một cách riêng biệt, bắt đầu với background của desktop. Trong các phiên bản trước của Windows, chúng ta có thể chọn một bức ảnh để làm background cho desktop. Mặc dù vậy Windows7 cho phép chúng ta có nhiều background được hiển thị lần lượt trong một slideshow.Đây là một cách tuyệt vời để xem tất cả các bức ảnh ưa thích của chúng ta mà không cần phải chuyển thủ công các ảnh background. Để tạo một slideshow của desktop, hãy thực hiện theo các bước dưới đây: bước 1. Kích chuột phải vào điểm nào đó trên desktop, sau đó kích Personalize từ menu xuất hiện. bước 2. Khi cửa sổ Personalization xuất hiện, kích Desktop Background. Trang 21  bước 3. Từ cửa sổ Desktop Background, như thể hiện trong hình, kích danh sách Picture Location và chọn kiểu background chúng ta muốn. Giữ phím Ctrl và kích vào các ảnh background mà chúng ta muốn cho vào slideshow. bước 4. Để thiết lập thời gian mỗi background hiển thị trong bao lâu, chọn một giá trị từ danh sách ChangePicture Every. bước 5. Để hiển thị các ảnh background theo một thứ tự ngẫu nhiên, kích tùy chọn Shuffle. bước 6. Kích Save Changes. Kết quả background của desktop sẽ được thay đổi và hiển thị lần lượt tất cả các ảnh mà chúng ta đã chọn. c. Thay đổi các chương trình mặc định của Windows 7 Một trong những thay đổi khá thú vị trong Windows 7 là chúng ta không phải gắn chặt với các chương trình mặc định của Windows, chẳng hạn như Internet Explorer và Windows Media Player. Nếu muốn sử dụng chương trình khác cho các hoạt động nào đó, chúng ta hoàn toàn dễ dàng thay đổi những gì khởi chạy tự động. Đây là cách thực hiện nó: Bước 1. Mở menu Start và chọn Default Programs. Bước 2. Khi cửa sổ Default Programs xuất hiện, kích Set Program Access and Computer Defaults. Bước 3. Khi cửa sổ Set Program Access and Computer Defaults mở, như thể hiện trong hình, kích vào mũi tên chỉ xuống để mở rộng phần Custom. Bước 4. Với mỗi một hoạt động liệt kê, tích chương trình mà chúng ta muốn sử dụng như ứng dụng mặc định. Bước 5. Kích OK khi chọn xong. Trang 22  Cần nhớ rằng chúng ta có thể thiết lập một chương trình nào đó là chương trình mặc định chỉ khi chúng ta đã cài đặt nó trên máy tính của mình. Để lấy ví dụ, nếu chúng ta muốn chuyển từ Internet Explorer sang Mozilla Firefox, chúng ta phải download và cài đặt Firefox trên máy tính của mình. 3. Cài đặt chia sẻ mạng Chúng ta sẽ tìm hiểu đôi nét về các cài đặt mạng của Windows 7, gồm: Network Discovery, File Sharing, Media Streaming, Password Protected Sharing (chia sẻ được mật khẩu bảo vệ và phương pháp cấu hình các kết nối HomeGroup) a. Tìm kiếm các cài đặt chia sẻ mạng Trước tiên chúng ta phải truy cập vào Network and Sharing Center. Trong cửa sổ bên trái, click vào liên kết Change advanced sharing settings, khi đó một sửa sổ mới sẽ xuất hiện. Cách khác, chúng ta có thể nhập từ sharing vào hộp Search của menu Start, sau đó click vào kết quả hiển thị có tên Manage advanced sharing settings, khi đó cửa sổ Advanced sharing settings sẽ xuất hiện Trong cửa sổ Advanced sharing settings, chúng ta sẽ thấy nhiều cài đặt đã được phân làm hai nhóm, gồm: Home or Work và Public như trong hình Trang 23  Để hiển thị các cài đặt của hai nhóm này, chúng ta chỉ cần click vào mũi tên bên phải của chúng. Trước tiên chúng ta cần hiệu chỉnh các cài đặt của Profile hiện thời. Ngoài ra chúng ta có thể thay đổi các cài đặt chia sẻ cho các Profile khác nữa, và chúng sẽ được áp dụng mỗi khi chúng ta kết nối tới một mạng sử dụng Profile đó. b. Network Discovery Cài đặt đầu tiên trong danh sách các cài đặt hiện có là Network Discovery. Khi tính năng này được bật, nó sẽ cho phép máy tính tìm kiếm các thiết bị khác trên mạng mà máy tính được kết nối tới.Ngoài ra, tính năng này còn cho phép những máy tính khác trong mạng thấy máy tính của chúng ta trên mạng. Nếu đang sử dụng mạng Home or Network, tốt nhất nên bật tính năng này.Với những mạng Public, chúng ta nên tắt bỏ tính năng này để các máy tính khác không thể thấy máy tính của chúng ta trên mạng. c. Chia sẻ file và máy in Chúng ta có thể kích hoạt hay hủy bỏ chia sẻ file và máy in. Khi được bật, tính năng này cho phép chúng ta chia sẻ dữ liệu với các máy tính khác trong mạng. Khi tính năng này bị tắt, chúng ta sẽ không thể chia sẻ bất cứ tài nguyên nào. Cho dù máy tính có xuất hiện trên mạng, thì không ai có thể truy cập vào những file Trang 24 hay thư mục được chia sẻ. Tốt nhất chúng ta nên bật tính năng này trên những mạng Home or Work và tắt trên những mạng Public. d. Chia sẻ Public Folder Một phương pháp có thể áp dụng để chia sẻ file và folder đó là di chuyển chúng sang những thư mục Public của Windows 7. Những thư mục này có đường dẫn C:\Users\Public\. Nếu tùy chọn này được kích hoạt, mọi dữ liệu được copy vào những thư mục này sẽ hiển thị với các máy tính khác trong mạng. Trong thực tế tính năng này không thực sự hữu dụng, vì chúng ta có thể chia sẻ trực tiếp file hay thư mục trong ổ đĩa. Nếu sử dụng tính năng này chúng ta sẽ phải thực hiện một thao tác là copy sang thư mục Public, và nếu dữ liệu chia sẽ lớn chúng ta sẽ phải đợi một khoảng thời gian copy và lãng phí vùng trống ổ đĩa. Nếu muốn sử dụng thư mục Public, chúng ta có thể bật tính năng này, tuy nhiên trên những mạng Public tốt nhất nên tắt bỏ tính năng này. e. Bật hoặc tắt Password Protected Sharing Password Protected Sharing (Chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu) chỉ cho phép người dùng truy cập vào những file và thư mục nếu các họ có một tài khoản và mật khẩu người dùng được cài đặt trên hệ thống. Nếu không biết những thông tin này, họ sẽ không thể kết nối tới dữ liệu chia sẻ. Tốt nhất chúng ta luôn kích hoạt tính năng này để bảo mật cho dữ liêu chia sẻ. f. Mã hóa các kết nối chia sẻ file Trang 25  Cài đặt tiếp theo là kiểu mã hóa được sử dụng cho các kết nối chia sẻ dữ liệu, khi các máy tính kết nối với nhau và copy file hay thư mục từ máy tính này sang máy tính khác. Mặc định, các kết nối chia sẻ file sẽ sử dụng mã hóa 128 bit. Tốt nhất chúng ta nên sử dụng mã hóa 128 bit nếu không sẽ làm phát sinh một số vấn đề với các thiết bị cũ hay các máy tính sử dụng những hệ điều hành không thể truy cập hoàn toàn vào file và thư mục chia sẻ. g. Cấu hình các kết nối của HomeGroup Mặc định, HomeGroup có mật khẩu riêng mà mọi máy tính đều phải sử dụng khi kết nối vào.Nếu muốn sử dụng cúng mật khẩu và tên người dùng trên mọi máy tính trong HomeGroup, chúng ta có thể cài đặt cho Windows 7 sử dụng mật khẩu này thay vì sử dụng những mật khẩu riêng biệt.Tuy nhiên, để có được khả năng bảo mật tốt nhất chúng ta không nên sử dụng cùng một tên người dùng và mật khẩu cho mọi máy tính trong HomeGroup. Tốt nhất chúng ta nên lựa chọn tùy chọn Allow Windows to manage homegroup connections (Cho phép Windows quản lý các kết nối của HomeGroup). 4. Tạo tài khoản người dùng Việc tạo tài khoản người dùng riêng bắt buộc ta phải đăng nhập tài khoản có quyền cao nhất. Việc tạo tài khoản thực hiện theo các bước sau: Bước 1: vào Start menu -> chọn Control Panel Trang 26  Bước 2: Trên giao diện cửa sổ Control Panel, chọn User Accounts Bước 3: Cửa sổ Manage Accounts, hiển thị toàn bộ Accounts có trên hệ điều hành Bước 4: Ta chọn Create a new account để tạo 1 tài khoản mới người dùng Trang 27  Bước 5: Nhập user name và phân quyền cho tài khoản vừa tạo: Standard user: tài khoản có thể sử dụng phần mềm và thiết lập hệ thống thay đổi mà không ảnh hưởng đến tài khoản khác hoặc bảo mật của máy tính. Administrator: tài khoản có quyền quản trị cao nhất. Trang 28  Phần 3: Soạn thảo văn bản với MS Word 1. Thiết lập bộ gõ Unikey Trong giao diện của phần mềm, nên sử dụng các thông số mặc định, như: - Bảng mã: Unicode - Kiểu gõ: Telex. Unikey cũng cung cấp một số tùy chỉnh hữu ích khác như khả năng kiểm tra chính tả, cho phép gõ tắt, khả năng tự khởi động cùng Windows. Các tùy chỉnh trên có thể tìm thấy trong phần Mở rộng. Màn hình chính Unikey 2. Khởi động Word 2010 Sau khi cài đặt, có thể khởi động Word và tạo một bảng soạn thảo mới bằng cách click vào biểu tượng Microsoft Word trên Desktop hoặc theo đường dẫn Start → All Programs → Microsoft Office 2010 → Word 2010. 3. Mở và lưu tài liệu Để mở một văn bản, có thể click đúp chuột trái (double click) vào file văn bản đó, hoặc trong giao diện Word 2010, chọn File → Open → Browse → tìm đường dẫn đến file cần mở. Trang 29  Màn hình giao diện mở, lưu tài liệu Để lưu văn bản, chọn File → Save as → tìm đường dẫn đến vị trí cần lưu và đặt tên file. Với một văn bản đang chỉnh sửa, có thể lưu lại các thao tác bằng cách chọn File → Save hoặc có thể sử dụng phím tắt Ctrl + S. Một kinh nghiệm trong soạn thảo văn bản là thường xuyên lưu văn bản trong quá trình thao tác để tránh các nguy cơ như mất điện. Để tránh hiện tượng không đọc được khi mở văn bản ở những máy cài Word 2003, văn bản nên được lưu ở định dạng.doc. Để phục vụ cho mục đích in ấn, nên lưu tài liệu dưới định dạng.pdf để tránh hiện tượng lỗi font hoặc định dạng lệch. Lưu ở định dạng.doc Lưu ở định dạng.pdf Màn hình cách lưu tài liệu định dạng.doc hoặc.pdf 4. Font chữ và cỡ chữ Trong báo cáo khoa học hoặc văn bản hành chính, chỉ nên dùng một font chữ duy nhất. Ở Việt Nam, font chữ thường được dùng và cũng được quy định trong “Thông tư về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” là font Times New Roman, cỡ chữ trong phần nội dung thường là 13 – 14. Các đề mục có thể đặt cỡ chữ lớn hơn để làm nổi bật. 5. Canh lề nội dung Các nội dung có thể được căn lề trái, lề giữa, lề phải hoặc căn đều hai bên. Nói chung, để văn bản có tính cân đối thì phần chữ thường được căn đều hai bên. Phần hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ và tên chương có thể căn lề giữa. 6. Định lề trang văn bản Để định dạng lề văn bản, chọn PAGE LAYOUT → Magrins → Custom magrins. Tại cửa sổ hiện ra, có thể còn khoảng cách lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left) và lề phải (Right). Khoảng cách lề được quy định trong Trang 30 “Thông tư về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” của Bộ nội vụ ban hành năm 2011 : Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm. Lưu ý rằng, đơn vị mặc định trong Word là inch, trong số thập phân thì phần thập phân được phân biệt với phần nguyên bởi dấu chấm thay vì dấu phẩy như ở Việt Nam (ví dụ 2.4 thay vì 2,5). Do đó, trong căn lề, để sử dụng đơn vị khác cần ghi rõ khoảng cách + đơn vị. Ví dụ: 2.5 cm hoặc 25 mm. 7. Khoảng cách dòng và khoảng cách đoạn văn bản Khoảng cách dòng (line spacing) và đoạn văn bản (paragraph spacing) có thể thay đổi ở mục PAGE LAYOUT → Paragraph. Mỗi tổ chức khác nhau có thể yêu cầu các định dạng khác nhau. “Thông tư về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” thì: khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). Màn hình Cửa sổ tùy chỉnh khoảng cách dòng/đoạn văn bản Theo kinh nghiệm, cách dòng nên để chế độ “Single” hay “1,5 lines” thay vì “Exactly” để tránh hiện tượng hình ảnh khi chèn vào văn bản sẽ không hiển thị đầy đủ. Với những văn bản chọn cách dòng theo chế độ Exactly, để hình ảnh chèn vào được hiển thị đầy đủ thì cần click vào hỉnh ảnh, chọn riêng cách dòng là Single cho hình ảnh đó. Trang 31  8. Chèn hình ảnh, bảng biểu, liên kết Bảng biểu (Table), hình ảnh (Pictures), siêu liên kết (Hyperlink), hình khối (Shapes), công thức toán học (Equation), ký hiệu (Symbol)… có thể được chèn bằng cách từ INSERT → chọn các mục tương ứng. Màn hình Chèn hình ảnh, biểu tượng, siêu liên kết, hình khối,… Bên cạnh đó, hình ảnh, bảng biểu, siêu liên kết…có thể được copy từ tài liệu khác và chèn vào tài liệu đang soạn thảo bằng cách bôi đen phần muốn copy rồi sử dụng lệnh copy (hoặc Ctrl + C) và lệnh paste (Ctrl + V). 9. Phân chia Section Section có thể hiểu đơn giản là các phần văn bản khác nhau. Ví dụ một báo cáo có thể phân làm nhiều phần: phần trang bìa, phần giới thiệu, mục lục, phần nội dung…Việc phân một văn bản thành các Section rất có ý nghĩa khi ta cần định dạng mỗi phần khác nhau, hoặc đánh số trang (như chỉ đánh số trang cho phần nội dung). Để phân chia một khối văn bản thành một phần (hay một Section) mới thì trỏ chuột vào đầu khối văn bản, sau đó từ PAGE LAYOUT → Breaks → Section breaks Màn hình Phân chia Section cho các phần văn bản Trang 32  10. Header, Footer, và đánh số trang Header, Footer có thể hiểu là các tiêu đề ở đầu và cuối mỗi trang. Ví dụ có thể đặt Header cho tài liệu này là “Một số hướng dẫn trong soạn thảo văn bản”. Khi đó, tất cả các trang của tài liệu đều có Header này ở bên trên. Để tạo một Header hoặc Footer, chọn INSERT → Header hoặc Footer. Cũng có thể tạo Header hoặc Footer bằng cách click đúp chuột trái (duble click) vào phần văn bản trắng ở trên cùng hoặc dưới cùng của một trang nào đó. Khi tạo Header hoặc Footer, có thể tùy chỉnh về cỡ chữ, font chữ, màu sắc… Trong INSERT, bên cạnh Footer sẽ thấy biểu tượng Page Number giúp cho việc đánh số trang văn bản. Trong mục Page Number có các tùy chọn chính như: - Top of Page: đánh số trang ở trên cùng của văn bản (vị trí của Header). - Bottom of Page: đánh số trang ở dưới cùng văn bản (vị trí của Footer). Một văn bản có thể gồm nhiều phần khác nhau, ví dụ một báo cáo có những trang đầu là mục lục, trang bìa, những trang sau là phần nội dung. Nếu chỉ muốn tạo Header/ Footer hay đánh số trang trong phần nội dung, có thể thực hiện bằng cách: - Tạo phần nội dung thành một Section riêng (hướng dẫn ở mục 9). - Khi tạo Header/Footer, trong HEADER/FOOTER TOOLS, bỏ chọn ở Link to Previous. - Tiến hành tạo Header/Footer như hướng dẫn Màn hình Bỏ chọn Link to Previous cho các Section Về việc đánh số trang, cũng thực hiện thao tác như trên, bỏ chọn ở Link to Previous, sau đó, từ Page Number → Format Page Numbers. Trong cửa sổ hiện ra, ở mục Page numbering chọn start at 1. Trang 33  Màn hình Tùy chỉnh Page Number 11. Sử dụng Style và mục lục văn bản Style có thể hiểu đơn giản là định dạng cho các khối nội dung khác nhau trong một văn bản. Ví dụ, các đề mục sử dụng cỡ chữ 14, in đậm; các lưu ý sử dụng cỡ chữ 11, in nghiêng,… Trong giao diện HOME, có thể mục Style với một số định dạng cơ bản Màn hình Các Style mặc định trong Word Trong các Style được đưa ra, đáng chú ý nhất là các Style Heading. Việc sử dụng các Style này đặc biệt hữu ích khi muốn đánh đề mục văn bản. Ví dụ, có thể bôi đen các đề mục 1, đề mục 2, đề mục 3 và chọn Heading 1. Tương tự, các đề mục 1.1, 1.2, 2.1, 2.2,… thì sử dụng Heading 2, Heading 3 sử dụng cho các đề mục 1.1.1, 1.1.2, … Định dạng của các Heading nói riêng và các Style nói chung có thể được thay đổi bẳng cách click chuột phải vào Style cần chỉnh sửa, chọn Modify, trong cửa sổ hiện ra, có thể chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu sắc của Style: Trang 34  Màn hình tùy chỉnh định dạng một Style Khi các đề mục đã được gắn các Heading tương ứng, có thể làm hiện danh sách các đề mục ở bên phải trang Word bằng cách từ VIEW → đánh dấu vào Navigation Pane: Màn hình hiện các đề mục văn bản Sau khi đã gắn đề mục với các Heading tương ứng, có thể chèn mục lục văn bản tự động bằng cách ở vị trí muốn chèn mục lục, chọn REFERENCES → Table of contents → chọn định dạng mục lục muốn chèn. Trang 35  Màn hình Hiện thị tự động mục lục văn bản Lưu ý: Sau khi chèn mục lục tự động, vẫn có thể thực hiện các chỉnh sửa thủ công các nội dung bên trong mục lục. Để chèn mục lục ở đầu văn bản, tốt nhất nên tạo một Section riêng (xem phần 9). 12. Ý kiến chỉnh sửa, bổ sung (Comment) Khi đưa văn bản cho người khác góp ý, sửa chữa, để biết được văn bản đã được cá nhân đó chỉnh sửa những gì thì trước khi gửi, chọn REVIEW → chọnTrack Changes. Màn hình Bật chế độ ghi lại chỉnh sửa văn bản Sau đó, những chỉnh sửa/ thay đổi trên văn bản sẽ được đánh dấu (ví dụ màu đỏ, xanh…), để chấp nhận những thay đổi này, trong Review chọn Accept, ngược lại nếu không đồng ý thì chọn Reject. Có thể chọn Accept/Reject cho từng thay đổi hoặc tất cả thay đổi trong văn bản. Ví dụ về chỉnh sửa văn bản được ghi lại Trang 36  13. Bảo vệ văn bản Sau khi soạn thảo, văn bản có thể được thiết lập các quyền đọc, chỉnh sửa hoặc in ấn. Việc thiết lập các quyền trên, có thể tìm thấy ở FILE → Info → Permissions Màn hình Các chế độ bảo vệ văn bản Các thiết lập cơ bản trong mục Permissions gồm: - Mark as Final: đánh dấu văn bản đã được hoàn tất và thiết lập chế độc chỉ đọc (Read-only) cho văn bản. - Encrypt with Password: đặt password cho văn bản, văn bản muốn mở được sau đó thì cần nhập vào password đã được tạo. - Restrict Editing: thiết lập kiểu thay đổi mà người khác có thể làm với văn bản (chế độ comment, chỉnh sửa…) - Add a Digital Signature: bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản bằng cách chèn thêm chữ ký điện tử. 14. Kỹ thuật định dạng đoạn văn bản a. Kỹ thuật sử dụng Phím Tab Phím Tab ngoài khả năng dịch chuyển điểm chèn theo từng điểm dừng Tab trên thước kẻ ngang mà còn kết hợp với các nút Tab để trình bày văn bản có dạng cột. Trang 37  Cách nhập văn bản có dạng cột bằng nút Tab (b1) Nhập nội dung các cột, với yêu cầu văn bản giữa các cột được phân cách bởi một và chỉ một ký tự Tab. (b2) Tô chọn các dòng thuộc bảng (b3) Chọn loại nút Tab và click mouse vào vị trí canh cột trên thước ngang. (b4) Lặp lại thao tác bước 3 cho các cột còn lại. Thay đổi định dạng nút Tab (b1) Chọn các đoạn văn bản cần thay đổi định dạng các nút Tab. (b2) Trên thẻ Home, nhóm Paragraph, chọn nút paragraph nằm ở góc phải phía dưới, sau đó chọn Tab (b3) Chọn nút Tab cần định dạng trong hộp danh sách Tab stop position (b4).Thay đổi loại Tab trong phần Alignment hoặc chọn dạng đường dẫn trước nút Tab trong phần Leader (b5) Click nút Set để lưu hoặc nút Clear để xóa Tab đang chọn; nút Clear All để xoá tất cả Tab trong đoạn. (b6) Lặp lại bước 3 cho những nút Tab khác. Trang 38  b. Tạo ký tự lớn đầu văn bản (b1) Đặt điểm chèn tại đoạn muốn áp dụng. (b2) Trên thẻ Insert, nhóm text, chọn nút Drop Cap. Sau đó chọn dạng muốn áp dụng (b3) Trong trường hợp muốn khai báo các thuộc tính cho chữ lớn này, ta chọn Drop Cap Option…: Position: chọn kiểu chữ lớn. Font: chọn font chữ cho ký tự lớn. Lines to drop: chọn số dòng ký tự lớn sẽ chiếm. Distance from text: chọn khoảng cách từ ký tự lớn tới đoạn văn bản. Click nút OK để hoàn tất. c. Chia văn bản thành nhiều cột Vùng (Section) văn bản được chia cột nằm giữa 2 dấu ngắt Section loại Continuous. trong một Section. Click nút Show/Hide ¶ chúng ta sẽ thấy như mẫu sau: Do đó, để chia cột một vùng văn bản, chúng ta phải chèn dấu Section Break (Continuous) ở đầu và cuối vùng văn bản cần chia cột. B1. Chèn Dấu Section Break (Contiuous): Trang 39  (1) Đặt điểm chèn ở đầu hoặc ở cuối vùng văn bản cần chia cột. (2) Trong thẻ Page Layout, nhóm Page setup -> Chọn Breaks (3) Trong mục Section breaks chọn mục Continous B2. Chọn Kiểu Chia Cột: (b1) Chọn vùng văn bản muốn chia cột. (b2) Trong thẻ Page Layout, nhóm Page setup -> Chọn Columns (b3) Chọn một trong các dạng sau: One, Two, Three, Left, Right Trong trường hợp muốn thay đổi thêm những định dạng tuỳ chọn người sử dụng More Columns. Khai báo các thông số với các ý nghĩa như sau: ọn kiểu chia cột theo hình mẫu hoặc gõ số cột vào hộp Number of columns. ộ rộng (Width) từng cột và khoảng cách (Spacing) giữa các cột hoặc chia đều độ rộng cho các cột (Equal column width) Line between: tạo đường thẳng phân chia giữa các cột. Apply to: vùng muốn áp dụng. Selected text: Vùng văn bản đã chọn. Whole document: Toàn bộ tài liệu. Chuyển Văn Bản Sang Cột Kế Tiếp: Sau khi chia cột, nếu muốn chuyển đoạn văn bản phía sau điểm chèn sang đầu cột kế tiếp chúng ta thực hiện việc chèn dấu ngắt cột như sau: (b1) Đặt điểm chèn tại vị trí cần chuyển (b2) Trong thẻ Page Layout, nhóm Page setup -> Chọn Breaks (b3) Trong mục Section breaks chọn mục Column break Trang 40  15. Một số lỗi khi soạn thảo văn bản Không gõ được tiếng Việt: kiểm tra bộ gõ Unikey đã ở chế độ gõ tiếng Việt chưa. Nếu biểu tượng Unikey ở dưới thanh tác vụ đang để biểu tượng chữ E tức đang ở chế độ gõ tiếng Anh (chế độ tiếng Việt đã bị tắt). Có thể bật lại bằng cách click chuột trái một lần vào biểu tượng đó, đến khi biểu tượng chuyển thành chữ V (hoặc dùng phím tắt mặc định Ctrl + Shift). Chế độ gõ tiếng Việt tắt Chế độ gõ tiếng Việt bật Ký tự hiển thị không đúng: kiểm tra xem thiết lập Unikey như Bảng mã: Unicode, kiểu gõ: Telex đã đúng chưa. Và kiểm tra đã sử dụng đúng các font chữ Unicode như Times New Roman hay Arial chưa. 15. Một số quy tắc tiếng Việt cơ bản Nói chung, soạn thảo văn bản cũng phải tuân theo những quy tắc chính tả thông thường, ví dụ: viết hoa chữ cái đầu câu, kết thúc câu là dấu chấm. Khác với văn bản viết tay, văn bản soạn thảo yêu cầu độ chính xác cao hơn trong các quy tắc chính tả, ví dụ như: - Sau dấu chấm, dấu phẩy phải là khoảng trống (1 defaut space). “Khoa CNSH – CNTH là một tập thể “Khoa CNSH – CNTH là một tập thể đoàn kết.Khoa là đơn vị trẻ nhất đoàn kết. Khoa là đơn vị trẻ nhất trường.” trường.” Cách viết sai Cách viết đúng - Khi sử dụng dấu ngoặc đơn, cần lưu ý là dấu ngoặc đơn (phải cách từ phía trước một khoảng trống, và từ phía sau được viết liền, giữa dấu) và từ phía trước không có khoảng trống “Khoa CNSH – CNTH( thuộc trường “Khoa CNSH – CNTP (thuộc trường Đại học Nông Lâm )là một tập thể Đại học Nông Lâm) là một tập thể đoàn kết.” đoàn kết.” Cách viết sai Cách viết đúng Trang 41  Phần 4: Trình diễn với Microsoft Powerpoint 1. Tạo bài thuyết trình cơ bản Microsoft PowerPoint là một phần mềm giúp soạn thảo các bài thuyết trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office. Các đặc điểm như sau: Cung cấp các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản nhằm mục đích thuyết trình. Kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding), chúng ta có thể chèn hình ảnh, âm thanh… trong PowerPoint. Có thể xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt, khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa PowerPoint với các phần mềm khác làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Cách khởi động: Start -> All Programs -> Microsoft office -> Microsoft PowerPoint 2010. Sau khi khởi động, PowerPoint mở sẵn một tài tiệu mới với tiêu đề là Presentation1. Có 03 cách tạo bài thuyết trình như sau: + Tạo bài thuyết trình rỗng (blank) + Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn: bài thuyết trình có sẵn theo phần mềm, bài thuyết trình từ trang web office.com, dùng các mẫu thiết kế của riêng cá nhân tự tạo hay các mẫu sưu tầm đang lưu trên máy tính. Trang 42  + Tạo bài thuyết trình từ một bài thuyết trình có sẵn (file có sẵn) Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác Khi lưu bài thuyết trình, chúng ta có thể chọn các kiểu định dạng tập tin từ hộp “Save as type” trong hộp thoại Save As. PowerPoint cung cấp rất nhiều kiểu định dạng cho chúng ta lựa chọn từ việc lưu bài thuyết trình sang định dạng hình ảnh như: JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần phềm biên soạn bài thuyết trình trong bộ OpenOffice), và thậm chí lưu bài sang định dạng phim, … Trang 43  Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến khán giả và chia sẽ tài liệu. PowerPoint 2010 cho phép chuyển bài thuyết trình sang một số định dạng video thông dụng là Windows Media Video *.wmv, sau đó người dùng có thể sử dụng các chương trình chuyển đổi sang các định dạng khác nhau theo nhu cầu như: avi, mov, mp4,... Một điểm rất hay là khi chuyển bài thuyết trình sang dịnh dạng video là tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài được tự động chuyển theo bao gồm việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình. 2. Các thao tác với Slide Khi tạo bài thuyết trình, PowerPoint đã chèn sẵn một slide tựa đề với hai hộp văn bản trống goi là placeholder. Các place holder là nơi dùng để nhập văn bản. Ngoài ra còn nhiều loại placeholder khác cho phép ta chèn vào hình ảnh, biểu đồ, … có nhiều kiểu placeholder khác nhau mà PowerPoint dựng sẵn gọi là Layout cung cấp cho người sử dụng dùng trong từng trường hợp cụ thể. Trang 44  a. Chèn slide mới: Click chuột vào vùng trống phía dưới slide đầu tiên của PowerPoint trong chế độ màn hình Normal View ngăn Slides. Lập tức xuất hiện một đương nằm ngang nhấp nháy cho phép chèn Slide mới. Khi đó vị trí nhấp nháy sẽ là vị trí slide mới chèn vào. (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút New Slide. (b2) Đó chọn kiểu Layout muốn áp dụng cho Slide b. Sao chép Slide: (b1) Trong chế độ màn hình Normal View, ngăn Slides. Chọn các Slides muốn sao chép (b2) Nhấn phải mouse vào một trong các Slides muốn sao chép, chọn Duplicate Slide Trang 45  c. Thay đổi Layout: (b1) Trong chế độ màn hình Normal View, ngăn Slides. Chọn các Slides muốn sao chép (b2) Nhấn phải mouse vào Slide muốn thay đổi, chọn Layout (b3) Chọn kiểu Layout muốn áp dụng d. Di chuyển Slide: (b1) Trong chế độ màn hình Normal View, ngăn Slides muốn sắp xếp. (b2) Drag chuột vào Slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí mới e. Xoá Slide: (b1) Trong chế độ màn hình Normal View, ngăn Slides. (b2) Nhấn phải mouse vào Slide muốn xoá, chọn Delete Slide f. Phục hồi Slide về Layout mặc định: (b1) Chọn Slide muốn thay đổi Layout mặc định. (b2) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn Reset Trang 46  g. Nhóm các Slides vào Section: Nhóm các slide trong các bài thuyết trình lớn thành các section sẽ giúp việc quản lý được dễ dàng thuận tiện hơn khi tìm kiếm nội dung. Khi nhiều người cùng tham gia biên soạn trên một bài thuyết trình thì việc phân chia công việc biên soạn theo section sẽ mang lại sự thuận lợi hơn rất nhiều. Chúng ta có thể đặt tên, in ấn và áp dụng các hiệu ứng lên các section. (b1) Chọn Slide muốn nhóm. (b2) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn Section (b3) Chọn chức năng Add Section h. Đổi tên Section: (b1) Trong chế độ màn hình Normal View, ngăn Slides. Chọn Section muốn đổi tên (b2) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn Section (b3) Chọn Rename Section, gõ tên Section mới trong phần Section Name, sau đó chọn nút Rename Trang 47  k. Xoá Section: (1) Trong chế độ màn hình Normal View, ngăn Slides. Chọn Section muốn xoá (2) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn Section (3) Chọn Remove Section. 2. Xây dựng nội dung phần thuyết trình 2.1 TẠO SLIDE TỰA ĐỀ (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout là Title Slide Trang 48 (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng 2.2 TẠO SLIDE CHỨA VĂN BẢN (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout là Title and Content Trang 49 (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng 2.3 TẠO SLIDE CÓ HAI CỘT NỘI DUNG (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout là Two Content Trang 50 (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng 2.4 CHÈN HÌNH ẢNH VÀO SLIDE (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout là Two Content Trang 51 (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng ấn mouse vào nút Insert Picture form file để chèn hình ảnh ặc chọn nút Picture form file trong nhóm Images thẻ Insert Trang 52 2.5 CHÈN HÌNH TỪ CLIP ART VÀO SLIDE (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout là Title and Content (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng ấn mouse vào nút Insert clip ặc chọn nút Clip Art trong nhóm Images thẻ Insert Trang 53  2.6 CHỤP MÀN HÌNH ĐƯA VÀO SLIDE (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout là Title and Content (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng (4) Trong thẻ Insert, nhóm Images, chọn chức năng Screenshot. Sau đó chọn cửa sổ cần chụp Trang 54  Trong trương hợp ta muốn chụp một phần cửa sổ của ứng dụng nào đó thì ta tiến hành các bước sau: ở cửa sổ của chương trình ứng dụng cần chụp. Lưu ý ta chỉ mở hai ứng dụng là PowerPoint và ứng dụng cần chụp mà thôi. ở về ứng dụng PowerPoint. Trong thẻ Insert, nhóm Images, chọn chức năng Screenshot. Sau đó chọn mục Screen Clipping. ứng dụng muốn chụp 2.7 CHÈN SHAPE, WORDART, TEXT BOX VÀO SLIDE Trong thẻ Insert, nhóm Illustration, chọn nút Shape: để vẽ các hình vào vùng văn bản theo các mẫu thiết kế sẵn. ẻ Insert, nhóm Text, chọn nút Text box: để nhập văn bản cơ động. ẻ Insert, nhóm Text, chọn nút WordArt: để chữ nghệ thuật trên vùng văn bản. Trang 55 2.8 CHÈN SMARTART VÀO SLIDE (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout là Title and Content (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng ấn mouse vào nút Smart Art. Nhập nội dung cần thêm vào ặc chọn nút Smart Art trong nhóm Illustration thẻ Insert Trang 56  2.9 NHÚNG ÂM THANH VÀO SLIDE (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout tuỳ ý (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng ẻ Insert, nhóm Audio, chọn nút Audio. ọn chức năng Audio form File … Sau đó chọn tập tin âm thanh cần chèn Chọn nút Insert để chèn hoặc chọn chức năng Link to file để chỉ liên kết đến file Audio mà khong nhúng file này vào PowerPoint Trang 57  2.10 NHÚNG ĐOẠN PHIM VÀO SLIDE (b1) Trong thẻ Home, nhóm Slides, chọn nút Layout (b2) Chọn kiểu Layout là Title and Content (b3) Nhập nội dung văn bản vào vùng placehotder tương ứng ẻ Insert, nhóm Media, chọn nút Video. Chọn file Video cần chèn. Sau đó chọn nút Insert để chèn hoặc chọn chức năng Link to file để chỉ liên kết đến file Video mà khong nhúng file này vào PowerPoint Trang 58  3. Các hiệu ứng hoạt và hoạt cảnh PowerPoint cung cấp rất nhiều hiệu ứng và được chia làm 04 nhóm: ệu ứng Entrance: các đối tượng áp dụng hiệu ứng sẽ xuất hiện trên slide hoặc có xu hướn di chuyển từ bên ngoài slide vào trong slide. ệu ứng Exit: các đối tượng áp dụng hiệu ứng sẽ biến mất khỏi slide hoặc có xu hướn di chuyển từ bên trong slide ra khỏi slide. ệu ứng Emphasis: Nhấn mạnh nội dung áp dụng hiệu ứng. ệu ứng di chuyển: Hiệu ứng làm các đối tượng di chuyển theo một đường đi qui định trước (Motion Paths). a. Tạo hiệu ứng cho văn bản: (b1) Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng (b2) Trong thẻ Animations, nhóm Animation, chọn more để mở danh mục hiệu ứng. Sau đó chọn kiểu hiệu ứng cần áp dụng (b3) Chọn chức năng More Entrance Effect… chọn kiểu hiệu ứng đa dạng hơn cho văn bản trong cửa sổ change Entrance Effect Trang 59  (b4) Trong thẻ Animations, nhóm Animation, chọn nút Effect Options. Sau đó chọn kiểu thể hiện hiệu ứng b. Hiệu ứng nâng cao cho văn bản: (b1) Chọn Slide chứa hiệu ứng cần thay đổi (b2) Trong thẻ Animations, nhóm Advanced Animation, chọn chức năng Animation Pane (b3) Trong cửa sổ Animation Pane, chọn nút bên phải của hiệu ứng. Sau đó chọn chức năng Effect Options. Tại thẻ Effect, nhóm Settings: ết lập hướng bay ệu ứng thực hiện chậm lúc đầu ệu ứng thực hiện chậm lúc cuối ệu ứng rung lắc của đối tượng lúc cuối. Trang 60  Tại thẻ Effect, nhóm Enhancements: ịnh có âm thanh hay không khi thực hiện hiệu ứng ết lập hành động cho đối tượng sau khi thực hiện xong hiệu ứng. ết lập phạm vi ảnh hưởng của hiệu ứng đến All at once: cả dòng By word: từng từ By letter: từng ký tự Tại thẻ Timing: ự kiện thực hiện hiệu ứng On Click: nhấn chuột With Previous: hiệu ứng sẽ diễn ra đồng thời với hiệu ứng trước đó After Previous: hiệu ứng sẽ diễn ra sau một hiệu ứng nào đó Trang 61  ết lập thời gian chờ trước khi hiệu ứng bắt đầu thực thi ết lập thời gian hay tốc độ thực hiện hiệu ứng ết lập số lần thực thi lặp lại của hiệu ứng. ếu muốn đối tượng bị trả về nơi xuất phát sau khi thực thi hiệu ứng. Tại thẻ Text Animation: Group text: thiết lập cấp độ văn bản trong hộp Textbox được áp dụng hiệu ứng ết lập thời gian chờ trước khi thực hiện hiệu ứng ỉ xuất hiện khi ta định dạng shape cho hộp văn bản. Nếu chọn chức năng này thì shape sẽ thực thi hiệu ứng trước, sau đó mới thực hiện các hiệu ứng của văn bản chứa trong shape. ệu ứng sẽ thực thi theo trình tự ngược lại, văn bản có nhiều dòng thì sẽ thực thi hiệu ứng cho dòng cuối trước, dòng đầu sẽ thực thi hiệu ứng sau cùng. c. Sao chép hiệu ứng: (b1) Trong thẻ Animation, nhóm Preview, tắt chức năng Auto Preview, (b2) Chọn hộp văn bản chứa hiệu ứng cần sao chép hiệu ứng (b3) Trong thẻ Animation, nhóm Advanced Animation. Double click vào mục Animation Painter (b4) Chọn đối tượng cần áp dụng hiệu ứng Trang 62  d. Xếp thứ tự các hiệu ứng (b1) Chọn slide