Gestión de Proyectos PDF

Gestión estratégica de proyectos [email protected]  “Las grandes decisiones no se toman sin antes no tener un previo estudio que nos indique qué, cuándo, dónde, cómo y sobre todo por qué se deben llevar a cabo las acciones que queremos realizar, este análisis no es otra cosa que el...

Gestión estratégica de proyectos [email protected]  “Las grandes decisiones no se toman sin antes no tener un previo estudio que nos indique qué, cuándo, dónde, cómo y sobre todo por qué se deben llevar a cabo las acciones que queremos realizar, este análisis no es otra cosa que el inicio de un proyecto” “Saber formular y gestionar de la forma correcta un proyecto nos permite resolver problemas identificados, acceder a diversas fuentes de financiación, lograr resultados establecidos de forma eficiente y eficaz, todo esto estableciendo una lógica de ejecución”. [email protected] CONTENIDO 1. Definiciones de proyecto, ciclo de vida 7. Definir el cronograma de las y su componentes. actividades 2. Que se debe tener en cuenta a la hora 8. Definir el presupuesto del proyecto y de formular y gestionar un proyecto. fuentes de financiación. 3. Definir la necesidad o problema que 9. Definir el equipo de trabajo de origina el proyecto. dirección y ejecución del proyecto 4. Definir los antecedentes, alcance y 10. Definir los impactos del proyecto justificación del proyecto. 11. Herramientas para la gestión y 5. Definir las actividades con sus seguimiento a los proyectos respectivos resultados e indicadores. 12. Habilidades y destrezas de un gestor 6. Definir los riesgos del proyecto. de proyectos [email protected]  Ejemplos Mi proyecto este año es ir a San Andrés con toda la familia Necesitamos una máquina que nos duplique la producción A 31 de diciembre de 2021 debo hablar perfectamente inglés Tengo el proyecto de abrir un punto de venta en otra ciudad para ganar mercado [email protected]  Se utiliza para procesos o tareas significativas ✓ Diseño programa (Ejemplo: programa tutor CCB) ✓ Proyecto de franquicias (metodología marco lógico) ✓ Diseño producto No todo en la empresa debe ser ✓ Proceso de expansión un proyecto ✓ Construcción planta o ampliación significativa (tecnología) ✓ Proceso tecnológico – incorporación tics en la empresa: conectividad  Razones fundamentales Para planificar el Proyecto Para eliminar o reducir la incertidumbre Para mejorar la eficiencia de la operación Hoy las empresas se miden por Hay una necesidad o mejora que resolver su capacidad de hacer proyectos para su crecimiento y Para proveer las bases para la supervisión y expansión (I+D+i) control del trabajo Algunas tienen Depto o Unidad de Proyectos Para crecer y expandir una empresa Para capitalizar Fuente: Kerzner, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Eighth Edition [email protected]  Definición de proyecto Es un conjunto coherente e integral de actividades tendientes a alcanzar objetivos específicos que contribuyan al logro de un objetivo general o de desarrollo, en un período de tiempo determinado con unos insumos y costos definidos [email protected]  Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas Con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con los requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos Unidad mínima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de la población Unidad de trabajo especial en una organización [email protected] Generalidad de un proyecto: que tener en cuenta [email protected]  Desde su naturaleza Esfuerzo temporal emprendido para crear un entregable singular Temporal Limitado en el tiempo Tiene fecha de inicio y fin Inicio – aprobación Fin- Logro objetivos, no logro de objetivos, desaparece necesidad Entregable Bien o servicio, singular y verificable que debe producirse para cerrar un proceso, fase o proyecto Producto Entregables definidos y acordados Único Singular No se ha hecho antes [email protected]  Desde su composición Contiene actividades inter relacionadas Necesita recursos ▪ Físicos ▪ financieros ▪ Humanos Tiene patrocinador – Sponsor Medio para implementar - Estrategia empresarial Elaboración progresiva [email protected]  Elementos que lo individualizan Estrategia empresarial o institucional Negocio Empresa o institución Resultado Producto, bien o servicio, obra especial Es una empresa, con Subproducto vida y administración Proceso propia Operativo (productivo) Administrativo Entorno Interno (organización) Externo [email protected] [email protected]  TIPOS DE PROYECTOS Según el grado de dificultad que Según el ámbito: Según su área de influencia: entraña su consecución: Proyectos de ingeniería. Proyectos supranacionales. — Proyectos simples. Proyectos económicos. Proyectos internacionales. — Proyectos complejos. Proyectos legales. Proyectos nacionales. Proyectos médicos. Proyectos regionales. Según la procedencia del capital: Proyectos literarios. Proyectos locales. — Proyectos públicos. Proyectos tecnológicos. — Proyectos privados. Proyectos informáticos. — Proyectos mixtos. Según su orientación: Según el sector: Proyectos productivos. — Proyectos de construcción. Proyectos educativos. — Proyectos de energía. Proyectos sociales. — Proyectos de minería. Proyectos comunitarios: — Proyectos de medio ambiente. Proyectos de investigación. — Proyectos industriales. — Proyectos de servicios. http://bryanyosho.weebly.com/actividad-11-tipos-de-proyecto.html Bibliografía: http://www.obs-edu.com/blog-project-management/administracion-de-proyectos/tipos-de- proyectos-y-sus-principales-caracteristicas/  Fases a tener en cuenta para definir un proyecto Identificación Diseño Identificación Idea necesidades Aprobación Análisis de problemas Características Identificación proyectos Prefactibilidad / alternativos factibilidad Selección del proyecto Proyecto definitivo [email protected]  Ciclo de vida de un proyecto http://simplementevidic.blogspot.com/2015/03/15-ciclo-de-vida-de-los-proyectos-de-ti.html [email protected]  ALGUNOS PROCESOS DE UN PROYECTO 1. GESTION ALCANCE: Objetivos 2. GESTION TIEMPO: Programación actividades - Predecesoras 3. GESTIÓN COSTOS: Presupuesto 4. GESTION CALIDAD 5. GESTION RECURSOS HUMANOS: Funciones y Responsabilidades 6. GESTION COMUNICACIONES 7. GESTION RIESGOS 8. GESTION ADQUISICIONES: compras http://contenidos.sucerman.com/nivel2/proyectos/unidad3/leccion2.html [email protected] Procesos del proyecto Alcance ¿Qué quiero hacer? ¿Qué necesitamos realmente? ¿Qué quiero lograr’ ¿Quien se benefician? Muchos proyectos fracasan porque no definen bien el objetivo [email protected]  Procesos del proyecto Tiempo - Programación ✓ Tener Comités de trabajo ✓ Identificación causas del problema ✓ Vincular personal en la solución ✓ Sistematizar, para no repetir Hay tareas, procesos, que no se pueden hacer hasta que se realicen otras… Rigor en el cumplimiento, cada segundo genera costos en un proyecto Procesos del proyecto Gestión de costos - Presupuesto Es complicado definir el costo exacto de un Proyecto. Por eso el detalle es CLAVE ¿Por qué? [email protected] Procesos del proyecto Calidad Garantizar el Planificar la Gestión cumplimiento de de la Calidad la calidad Auditorias Establecer mejora continua Métricas - indicadores Servicio al cliente [email protected] Procesos del proyecto Recursos Humanos - Funciones y Responsabilidades Idoneidad del personal Productividad Eficiencia Evitar burocracia, desorden [email protected] Procesos del proyecto Comunicaciones Oportunidad Claridad Precisión Verificación Avance Asertividad Procesos del proyecto Riesgos Planificar la gestión Realizar análisis de los riesgos cuantitativo de lo riesgos Identificar los riesgos Planificar la respuesta a los riesgos Realizar análisis cualitativo de los riesgos [email protected] Procesos del proyecto Gestión Adquisiciones - Compras Imprevistos Evitar desperdicio - Optimizar recursos No existe el YA QUE.. [email protected]  Cómo compruebo si el proyecto está formulado adecuadamente ✓ Está bien descrita la necesidad y la oportunidad? ✓ Los beneficiarios están definidos? ✓ El objetivo general es adecuados? ✓ El (los) objetivos específicos son adecuados? ✓ La estimación de tiempos es realista? ✓ La estimación de recursos es realista? ✓ Los riesgos son aceptables? ✓ Los indicadores son adecuados? (verificables, medibles, comparables) ✓ La gestión del proyecto está bien definida ✓ Es resultado es sostenible? [email protected] ¿Qué es Gestión? Es un conjunto de acciones u operaciones relacionadas con la administración y dirección de una organización, para el logro de objetivos y resultados Un sistema de gestión es una estructura o modelo de administración eficaz y eficiente que busca mejorar el funcionamiento de una organización. Incluye un proceso de ideación, planeación, implementación y control. GESTIONAR es una clave para el éxito de los proyectos: cumplir, optimizar recursos, lograr alcance [email protected]  ¿Qué es Gestión? Es un conjunto de acciones u operaciones relacionadas con la administración y dirección de una organización, para el logro de objetivos y resultados Un sistema de gestión es una estructura o modelo de administración eficaz y eficiente que busca mejorar el funcionamiento de una organización. Incluye un proceso de ideación, planeación, implementación y control. GESTIONAR es una clave para el éxito de los proyectos: cumplir, optimizar recursos, lograr alcance [email protected]  ¿Qué es la gestión de proyectos? — Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos ¿Qué es la del mismo. — Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de gestión de gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y proyectos? control, y cierre. — Requiere un Director del proyecto, responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. [email protected]  Elementos clave en Gestión de Proyectos [email protected]  Estructura funcional proyecto [email protected]  Aplicación de la gestión de proyectos Según el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute, PMI), los procesos se guían por cinco etapas: a. Iniciación b. Planificación c. Ejecución d. Control e. Cierre Veamos el detalle [email protected]  Estructura de la gestión [email protected] http://www.eoi.es/blogs/embacon/files/2014/04/imagen_blog1.jpg ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS  Inversión O Ejecución O Implementación: Inicia cuando se toma la decisión de ejecutar el proyecto y termina cuando finaliza la ejecución, y la empresa o negocio queda listo para iniciar operaciones (Incl. Aspectos legales, permisos y licencias). Este ciclo es responsabilidad de la gerencia de proyectos, la cual debe planear, ejecutar, controlar y revisar. En esta fase las etapas son: ▪ Diseño definitivo del proyecto (para proyectos complejos y de grandes inversiones). ▪ Vinculación y movilización del personal ▪ Adquisición e instalación de maquinaria, equipos, muebles e inmuebles. ▪ Realización de obras físicas como construcciones, adecuaciones y obras complementarias. ▪ Adquisición de las materias primas. ▪ Desarrollo procesos productivos. ▪ Programas de capacitación del personal responsable. En esta fase se realizan las inversiones y desembolsos que permitan la ejecución de las acciones programadas en el proyecto. [email protected] ¿Cómo construir un equipo de proyecto? Planifique la actividad Elija el personal apropiado para el equipo (A veces se saca de las áreas para realizar el proyecto) Construya el equipo Arme la ruta de las comunicaciones Obtenga el compromiso: – Apoye el lento pero importante proceso de asegurar el compromiso del equipo al proyecto [email protected] Evaluación Ex– Post En este ciclo se analizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir de indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia. Este análisis permite mejorar la formulación de proyectos futuros: Los indicadores usados en este ciclo son Lecciones aprendidas [email protected]  Liquidación - cierre Es el corte que se hace a un proyecto para poder evaluarlo. Es el momento en que se demuestra y evidencia que todo está operando y funcionando según el proyecto. Cuidado con el cierre: los detalles [email protected] Consecuencias de una planificación pobre El proyecto se inicia sin definir los requerimientos Entusiasmo salvaje Desilusión Caos Búsqueda del culpable Castigo al inocente Promoción de los que no participaron [email protected] Herramientas para la formulación y gestión de proyectos  ¿Qué es el diagrama de Gantt? Es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista. Tomado de: http://www.obs-edu.com/blog-project-management/diagramas-de-gantt/que-es-un-diagrama-de-gantt-y-para-que-sirve/ [email protected] [email protected]  Método de la ruta crítica Se denomina ruta crítica a un método que se emplea para calcular los tiempos en la planificación de un proyecto. Se trata de un algoritmo que busca optimizar los costos a partir de la programación de las acciones. El método de la ruta crítica, creado en la década de 1950, también se conoce como CPM por su denominación en inglés: Critical Path Method. Puede entenderse a la ruta crítica como una secuencia de elementos relacionados entre sí que indica cuál es el plazo en el cual se puede desarrollar un proyecto. [email protected] http://prepaenlineaaliciaaine.blogspot.com/2018/07/diagrama-de-barras-y-metodo-de-la-ruta.html  Marco Lógico El marco lógico es una herramienta para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos. Su propósito es brindar estructura al proceso de planificación y comunicar información esencial relativa al proyecto. Puede utilizarse en todas las etapas de preparación del proyecto: programación, identificación, orientación, análisis, presentación ante los comités de revisión, ejecución y evaluación ex-post. El método fue elaborado originalmente como respuesta a tres problemas comunes a proyectos: 1. Planificación de proyectos carente de precisión, con objetivos múltiples que no están claramente relacionados con las actividades del proyecto; 2. Proyectos que no se ejecutan exitosamente, y el alcance de la responsabilidad del gerente del proyecto no está claramente definida; 3. No hay una imagen clara de cómo luciría el proyecto si tuviese éxito, y los evaluadores no tienen una base objetiva para comparar lo que se planeó con lo que sucedió en la realidad. [email protected]  Estructura de la Matriz del Marco Lógico [email protected] RIESGOS DE UN PROYECTO [email protected]  ¿Qué es un riesgo? Un RIESGO es cualquier suceso o evento incierto que si ocurre tiene impacto al menos sobre un objetivo del proyecto, como Alcance, Tiempo, Coste o Calidad. La gestión de riesgos son por tanto los procesos relacionados con la planificación, identificación, análisis, respuesta, monitorización y control de los riesgos de un proyecto. ¿Cómo mitigar al máximo los riesgos de un proyecto? Es de vital importancia analizar todos los riesgos posibles de un proyecto, cuanto antes mejor, para tener clara la estrategia de cara a minimizarlos o evitarlos. Identifique etapas, procesos, actividades, tareas clave con propensión al riesgo. Identifique causas externas que pueden traer riesgo al proyecto. Siempre tenga una alternativa para cada caso. Realice un análisis y evaluación de los riesgos y sus impactos. Evitarlos o mitigarlos son clave para el éxito del proyecto. Ver herramienta Excel [email protected]  Riesgos comunes en proyecto Gestión de cambios en el proyecto: Cómo manejar la gestión documentos soporte: actas y recursos/ OTRO SI Si se quiere más rápido le vale más Afectación por problemas externos [email protected]