Sistemas de Gestión Empresarial

Sistemas de Gestión Empresarial ¿Qué es la gestión empresarial? La gestión empresarial se puede definir como el proceso de administrar y controlar los asuntos de la organización, independientemente de su naturaleza, tipo, estructura y tamaño. Es un acto de creación y mantenimiento de dicho entorno empresarial en el que los miembros de la organización pueden trabajar juntos y alcanzar los objetivos comerciales de manera eficiente y efectiva. La gerencia actúa como una guía para un grupo de personas que trabajan en la organización y coordinan sus esfuerzos, hacia el logro del objetivo común. En otras palabras, se trata de utilizar de manera óptima los empleados, máquinas, materiales, dinero y métodos. Esto es posible solo cuando existe una dirección, coordinación e integración adecuadas de los procesos y actividades, para lograr los resultados deseados. ¿Qué es la gestión empresarial? Los gerentes y directores tienen la responsabilidad y el poder de supervisar una empresa y tomar decisiones. El tamaño de la gestión puede variar desde una sola persona en una organización hasta miles de gerentes en compañías que están en diferentes países. En organizaciones más grandes, la política es definida por la junta directiva y luego llevada a cabo por el CEO o director ejecutivo. Algunas personas piensan que la mejor manera de evaluar el futuro y el valor actual de una empresa depende de la experiencia y la calidad de los gerentes. El objetivo de la gestión empresarial es lograr que las personas se unan para lograr los mismos objetivos y metas deseadas mediante el uso de los recursos disponibles de manera efectiva y eficiente. Dos aspectos de la gestión empresarial Cuando las personas hablan de gestión empresarial, pueden estar refiriéndose a aspectos muy diferentes. Podrían hablar de las personas que son los gerentes o aquellas en posiciones estratégicas que toman decisiones importantes para la organización, como los funcionarios ejecutivos, el presidente o el gerente general. O bien, pueden estar refiriéndose a las actividades y funciones de una organización para lograr los objetivos. Dos aspectos de la gestión empresarial La gestión empresarial para personas Las personas con la responsabilidad y autoridad para determinar la dirección general de la organización con frecuencia se les conocen como la administración de la organización. La gerencia tiene la autoridad para decidir cuáles deberían ser los objetivos y cómo se alcanzarán. Las personas en la alta gerencia deben conocer las condiciones en el entorno y tener conocimiento de los recursos totales de la organización. Veamos una ilustración a pequeña escala. Imagina una familia considerando sus planes de vacaciones. Tienen un objetivo: salir de casa y trabajar para pasar una o dos semanas agradables juntos. Para lograr su objetivo, primero deben tomar una serie de decisiones relacionadas: ¿A dónde iremos? ¿Cómo llegaremos allí? ¿Dónde nos quedaremos? ¿Qué haremos mientras estemos allí? Dos aspectos de la gestión empresarial La gestión empresarial para personas Estas decisiones no se pueden tomar sin considerar los recursos que tienen disponibles para el viaje. Quizás hayan ahorrado dinero o decidan sacar un pequeño préstamo. Tal vez alquilarán una casa rodante y equipo de campamento o pagarán un hotel. Los encargados de tomar las decisiones en la familia deben planificar cómo usar sus recursos, tanto materiales como dinero y equipo, e intelectuales, como el conocimiento y la experiencia, para crear unas vacaciones exitosas. Pero decidir qué van a hacer no es suficiente. En realidad, necesitan hacer más cosas para prepararse para su viaje. Es posible que tengan que hacer reservaciones, programar un tiempo libre en el trabajo, hacer que le reparen el automóvil o comprar una cámara nueva, la ropa y el equipo adecuado. Finalmente, si han tomado todas las decisiones y arreglos necesarios, pueden continuar su viaje y pasar un buen rato. Dos aspectos de la gestión empresarial Gestión empresarial como proceso Como vimos en el ejemplo anterior, la toma de decisiones y la planificación son necesarias antes de tomar medidas. Definir los objetivos de la organización, planificar las acciones para cumplirlos y organizar los recursos necesarios para llevar a cabo las acciones son funciones vitales de la gestión. La planificación y la organización aseguran que todos en la organización trabajen juntos para alcanzar los objetivos. Las organizaciones, como las familias, también tienen objetivos. En organizaciones grandes, los objetivos generalmente se definen formalmente. Un objetivo corporativo puede ser aumentar la participación de mercado en un 12% en dos años o proporcionar 250 comidas gratis por semana a un refugio local. En organizaciones pequeñas o empresas familiares, los objetivos pueden ser más generales e informales. Como proporcionar una experiencia gastronómica única a los clientes o poder jubilarse cómodamente en cinco años. Dos aspectos de la gestión empresarial Gestión empresarial como proceso Todas las organizaciones requieren gestión empresarial porque todas están tratando de alcanzar sus metas. Y aunque parezca sencillo, el proceso de gestión es complejo. En la mayoría de los casos, estas incluyen: Aplicar y distribuir recursos organizacionales efectivamente Adquirir nuevos recursos cuando sea necesario Analizar y adaptarse al entorno cambiante en el que opera la organización Cumplir con las responsabilidades legales, éticas y sociales de la comunidad Desarrollar relaciones con y entre las personas para ejecutar las estrategias y planes Características de la gestión empresarial Todas las funciones, actividades y procesos de la organización están interconectados entre sí. Y es tarea de la gerencia reunirlos de tal manera que ayuden a alcanzar el resultado deseado. La gestión empresarial se caracteriza por ser: ✓ Universal: Todas las organizaciones, sean lucrativas o no, requieren gestión para administrar sus actividades. ✓ Orientado a objetivos: Cada organización se configura con un objetivo predeterminado y la gestión empresarial ayuda a alcanzarlos de manera oportuna y sin problemas. ✓ Proceso continuo: Es un proceso continuo que se requiere en todas las esferas de la organización, ya sea producción, recursos humanos, finanzas o marketing. ✓ Multidimensional: La gestión no se limita únicamente a la administración de personas, sino que también controla el trabajo, los procesos y las operaciones. Lo que la convierte en una actividad multidisciplinaria. Características de la gestión empresarial ✓ Actividad grupal: Una organización consta de varios miembros que tienen diferentes necesidades, expectativas y creencias. Cada persona se une a la organización con un motivo diferente, pero después de convertirse en parte de la organización, trabajan para lograr el mismo objetivo. Estos requieren supervisión, trabajo en equipo y coordinación. ✓ Función dinámica: Las organizaciones existen en un entorno empresarial que tiene varios factores como sociales, políticos, legales, tecnológicos y económicos. Un ligero cambio en cualquiera de estos factores afectará el crecimiento y el desempeño de la organización. Entonces, para superar estos cambios, la gerencia formula estrategias y las implementa. ✓ Fuerza invisible: La gestión empresarial no puede verse ni tocarse. Pero, uno puede sentir su existencia en la forma en que funciona la organización. Tipos de gestión empresarial 1. Tipo de gestión empresarial autoritaria El estilo de gestión autoritaria implica la supervisión a través de una dirección y control claros. A veces también se lo denomina tipo de gestión empresarial autocrático o directivo. Los gerentes autoritarios generalmente mantienen una fuerte autoridad, poder de decisión total y esperan obediencia incuestionable. Este tipo de gestión requiere roles claramente definidos, jerarquías estrictas y estructuras de informes. Los empleados no deberían tener que preguntarse quién es responsable de qué. Para ser un líder autoritario efectivo, debes estar dispuesto y ser capaz de mantenerte actualizado constantemente sobre el trabajo de tus equipos y tomar todas las decisiones. Tipos de gestión empresarial 1. Tipo de gestión empresarial autoritaria Bill Gates es un ejemplo de un líder autoritario positivo. Tenía un plan claro para su compañía. Un plan que era difícil o imposible de entender para muchos otros hasta que se hizo realidad y Microsoft se convirtió en un nombre familiar. Sin poder ver y compartir lo que tenía en mente, Gates no podía confiar en que su equipo tomaría decisiones por su cuenta. Por eso dirigió al equipo y mantuvo el poder de decisión. Ventajas de la gestión empresarial autoritaria En el entorno adecuado, se ha demostrado que un estilo de gestión autoritario actúa positivamente en el desempeño de los empleados. El mejor entorno para la gestión autoritaria generalmente incluye una cultura tradicional, como la que se encuentra comúnmente en China y algunos otros países asiáticos. Estas culturas tienen un respeto por el poder, donde los empleados esperan que las personas de mayor nivel tengan más y tienden a diferir automáticamente a aquellos en puestos más altos. Tipos de gestión empresarial 1. Tipo de gestión empresarial autoritaria El tipo de gestión empresarial autoritaria también puede ser eficaz si tienes empleados nuevos o inexpertos. Ya que necesitan mucha orientación e instrucción. Desventajas Es importante tener en cuenta que si se lleva al extremo, un estilo autoritario puede crear fácilmente un espacio de trabajo negativo. Por ejemplo: Si intentas mantener el control con demasiada fuerza, puede conducir a una microgestión. Esto ahuyentará a tus mejores empleados. Mantener el control total de toda la toma de decisiones también puede requerir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. Si estás supervisando proyectos grandes y / o complejos, esto puede ser increíblemente difícil de administrar. Tipos de gestión empresarial 2. Tipo de gestión visionaria El estilo de gestión empresarial visionario también se denomina a veces inspirador, carismático, estratégico, transformador o autoritario. Los gerentes visionarios se centran en transmitir la visión general de la empresa, departamento o proyecto a su equipo. A diferencia de los gerentes autoritarios, los gerentes visionarios no se involucran en los detalles del día a día. En cambio, se centran en la motivación y la alineación del equipo, para mantener a todos moviéndose en la misma dirección. Confían en que los miembros de su equipo manejen los detalles sobre cómo alcanzar los objetivos. Si eres naturalmente un líder carismático, extrovertido y agradable, puedes encontrar este estilo fácil de adoptar. Sin embargo, puede ser más difícil para los introvertidos o las personas que se sienten incómodas en el centro de atención. Tipos de gestión empresarial 2. Tipo de gestión visionaria También requiere una gran cantidad de inteligencia emocional, la voluntad de asumir riesgos y la capacidad de liderar y gestionar el cambio. Un conocido líder visionario es Nelson Mandela. Mandela fue la cara y el líder del movimiento contra el apartheid. A través de su determinación y fuerza de voluntad, Mandela condujo con éxito a su país de Sudáfrica a la liberación. Al confiar en su naturaleza carismática y su importante visión, motivó a las personas a generar cambios sin dictar sus acciones. Ventajas Una de las ventajas de la gestión visionaria es que ayuda a motivar a los empleados a trabajar hacia objetivos y soluciones comunes. Si la cultura de tu equipo está actualmente dividida, un enfoque visionario puede ser útil para que todos vuelvan a estar en la misma página. La gestión empresarial visionaria también se usa a menudo cuando una empresa o equipo necesita cambiar. Tipos de gestión empresarial 2. Tipo de gestión visionaria Desventajas Una desventaja del estilo de gestión visionario es que la falta de enfoque en los detalles puede generar problemas, especialmente si los miembros de tu equipo son inexpertos o nuevos. Por esta razón, la gestión visionaria suele ser mejor para equipos profesionales experimentados. Personas que ya están bien informadas y son capaces de hacer su trabajo con poca o ninguna supervisión. Tipos de gestión empresarial 3. Tipo de gestión transaccional El estilo de gestión empresarial transaccional se centra en el uso de recompensas positivas, como incentivos, bonos y opciones sobre acciones para motivar a los empleados a mejorar su desempeño. Por ejemplo, los gerentes transaccionales pueden confiar en el pago por pieza para incentivar a sus empleados a producir más. Del mismo modo, pueden estructurar bonos trimestrales o anuales en torno al desempeño de los empleados. Este tipo se basa en la creencia de que puedes gestionar y motivar a los empleados con éxito mediante recompensas extrínsecas. Sin embargo, ahora hay numerosas demandas y casos de demandas colectivas contra las compañías alegando que el pago por pieza es injusto y no está en línea con las leyes de salario mínimo. Este conflicto y el aumento de las acciones legales pueden hacer que muchos líderes duden en confiar únicamente en la gestión transaccional para impulsar el rendimiento. Tipos de gestión empresarial 3. Tipo de gestión transaccional Ventajas El tipo de gestión empresarial transaccional tiende a ser efectivo por períodos cortos, donde debes motivar a tu equipo para completar el trabajo que no quieren hacer. Por ejemplo, si necesitas que trabajen horas extras durante un par de semanas para terminar un proyecto a tiempo, ofrecer una recompensa extrínseca puede ser efectivo. Desventajas Los estudios muestran que las recompensas extrínsecas son menos efectivas que las intrínsecas, particularmente a largo plazo. De hecho, pueden afectar negativamente la motivación de los empleados si se usan demasiado o durante mucho tiempo. Si deseas aumentar la carga de trabajo o las horas de tu equipo indefinidamente, la gestión transaccional no tendrá éxito. Tampoco es adecuado para promover la creatividad o la innovación, ya que las recompensas están directamente relacionadas con los resultados visibles. Tipos de gestión empresarial 4. Tipo de gestión de liderazgo de servicio La frase "liderazgo de servicio" fue acuñada originalmente en 1970 por Robert K. Greenleaf en un ensayo titulado "El servidor como líder”. Este tipo de gestión empresarial a veces se llama entrenamiento, capacitación o tutoría. Un estilo de gestión de servicio se centra en apoyar a sus empleados. Los gerentes que lo adoptan pasan su tiempo entrenando, asesorando y apoyando a su equipo. Ven su papel como asesor o entrenador, en lugar de dictador o ejecutor de reglas. Para ser un líder de servicio eficaz, debes tener mucha experiencia tanto en el trabajo de tus empleados como en la realización de coaching. Se necesitan fuertes habilidades interpersonales para relacionarse bien con tu equipo y construir una relación de mentoría. Para que tu equipo confíe y se abra contigo, deberás demostrarles que eres ético y confiable. Tipos de gestión empresarial 4. Tipo de gestión de liderazgo de servicio Jack Ma, presidente ejecutivo de Alibaba Group, es un ejemplo bien conocido de alguien con un estilo de gestión de liderazgo de servicio. Ma es un defensor de los esfuerzos filantrópicos y es reconocido como un líder que apoya mucho a sus empleados. El valora la inteligencia emocional, fomentando el amor y el apoyo entre sus empleados para alcanzar la grandeza. Ventajas El estilo de gestión del líder de servicio es eficaz para ayudar a tu equipo a desarrollarse y avanzar profesionalmente. También ayuda a crear un vínculo fuerte entre el empleado y el gerente, promoviendo una mayor confianza, vinculación y colaboración. El enfoque del liderazgo de servicio no es disciplinar sino ayudar a las personas a aprender de sus errores y mejorar su propio desempeño. Si tienes un equipo de profesionales altamente calificados, este estilo de liderazgo puede ayudarlos a alcanzar nuevos niveles de rendimiento y productividad. Tipos de gestión empresarial 4. Tipo de gestión de liderazgo de servicio Desventajas Una de las desventajas de este estilo de gestión es que puede ser ineficaz para algunos empleados. Por ejemplo, si tienes empleados negativos que no están motivados o simplemente se ajustan mal a su función, tratar de apoyarlos y capacitarlos puede ser una pérdida de tiempo. Además, al enfocarte en las oportunidades de aprendizaje y la mejora, comunicas efectivamente que el resultado no es tan alto en tu lista de prioridades, siempre y cuando la gente lo haya intentado genuinamente. Si bien esto puede ser exitoso para la mejora de procesos, la innovación y otras iniciativas cíclicas, puede causar problemas si tu equipo está produciendo productos físicos o brindando servicio al cliente. Este tipo de gestión empresarial también suele requerir más tiempo, ya que debes pasar un tiempo en reuniones individuales con tus empleados para capacitarlos y apoyarlos de manera efectiva. Si tu tiempo es limitado o la calidad de tu producción es más importante que la felicidad y el bienestar de los empleados, este estilo no es ideal. Tipos de gestión empresarial 5. Tipo de gestión de marcapasos El estilo de gestión de marcapasos encarna el liderazgo desde el frente. Como gerente, eres quien brinda instrucciones y establece un ritmo de trabajo. Luego esperas que tus empleados sigan tus pasos. Por lo general, el marcar el ritmo implica establecer estándares altos o difíciles de alcanzar en un esfuerzo por impulsar a tu equipo a lograr nuevos éxitos y alcanzar objetivos más grandes Para que tengas éxito, deberás ser capaz de establecer un ritmo que sea desafiante para tu equipo. También deberás asegurarte de que estén lo suficientemente motivados como para tratar de igualarlo. Tipos de gestión empresarial 5. Tipo de gestión de marcapasos Jack Welch, ex-CEO de General Electric, es un excelente ejemplo de un marcapasos persistente y exigente. Si bien dirigió la compañía de manera efectiva durante veinte años, ganó algo de publicidad negativa y el sobrenombre de "Neutron Jack" por establecer un ritmo exigente y recortar el 25% de los trabajos de la compañía durante un período de cuatro años. Ventajas Si tu equipo es capaz y está motivado, este tipo de gestión empresarial puede conducir a una mayor productividad y un sentido saludable de competencia. Es más efectivo cuando tienes que enfrentar un gran desafío o un objetivo a corto plazo. La investigación realizada por Harvard Business Review muestra que la mayoría de los equipos deben evitar la implementación de objetivos elásticos. Sin embargo, encontraron que los equipos efectivos pero complacientes pueden beneficiarse de su uso. En otras palabras, si tienes un equipo efectivo que sabe que no está a la altura de su potencial, adoptar un estilo de gestión de marcapasos puede ser una forma efectiva de sacarlos de una rutina cómoda. Tipos de gestión empresarial 5. Tipo de gestión de marcapasos Desventajas Si constantemente estás presionando a tu equipo para que cumpla con los objetivos, puede hacer que se agoten. Además, si tu equipo no es capaz de cumplir con tus estándares, podrías terminar configurándolos para el fracaso. Y la incapacidad de alcanzar las metas y objetivos proporcionados puede resultar en una pérdida de motivación y una baja moral. Este tipo de gestión también enfatiza los logros personales, por lo que puedes crear divisiones y resentimiento entre el equipo. Por ejemplo, si solo uno o dos miembros pueden mantener el ritmo, los demás podrían volverse amargados y resentidos. Tipos de gestión empresarial 6. Tipo de gestión democrática Un tipo de gestión empresarial democrática también se denomina a veces estilo consultivo, de consenso, participativo, colaborativo o afiliativo. Este se basa en la filosofía de que dos cabezas son mejores que una y que todos merecen opinar, sin importar su posición o título. Los gerentes que adoptan un estilo democrático fomentan el intercambio de ideas y la participación regular de los empleados. El objetivo es alentar a tu equipo a compartir sus pensamientos, ideas, sugerencias y posibles soluciones para ayudarse mutuamente y a que la empresa crezca. En una democracia, como gerente conservas la autoridad final para tomar decisiones. Pero, buscas y tienes en cuenta los pensamientos, ideas y recomendaciones de tu equipo antes de tomar cualquier decisión. Tipos de gestión empresarial 6. Tipo de gestión democrática Ray Dalio se refiere a este tipo como uno donde existe una idea de meritocracia: la mejor idea gana, sin importar quién sea la idea. Dalio es el fundador de Bridgewater Associates, líder mundial en gestión de carteras institucionales y el fondo de cobertura más grande del mundo. El valora el pensamiento independiente y alienta a todos los empleados de la empresa. Sin importar cuán nuevos o menores sean, todo pueden presentar nuevas ideas y sugerencias. Tipos de gestión empresarial 6. Tipo de gestión democrática Ventajas Un estilo de liderazgo democrático ayuda a tus empleados a sentirse valorados y escuchados. También puede alentarlos a resolver sus propios problemas y proponer nuevas ideas innovadoras. Al pedir su opinión, estás alentando efectivamente a los miembros de tu equipo a pensar por sí mismos y a asumir una mayor responsabilidad por las decisiones y resultados del equipo. Además, al buscar las ideas de los demás, puedes llegar a mejores soluciones y resultados que si tomas decisiones de forma aislada. Tipos de gestión empresarial 6. Tipo de gestión democrática Desventajas El mayor inconveniente de la gestión empresarial democrática es que lleva tiempo. Si con frecuencia te encuentras en un escenario donde una decisión debe tomarse rápidamente, no tendrás tiempo para buscar y considerar las sugerencias del equipo. Otro problema es que los empleados pueden sentirse frustrados o resentidos si sienten que realmente no están tomando en cuenta sus ideas. Para evitar esto, tendrás que promover sugerencias anónimas, eliminar la posibilidad de favoritismo o volverte experto en facilitar las discusiones y ayudar a tu equipo a enfocarse en la creación y el intercambio de ideas valiosas sin enfatizar a quién se le ocurrió qué. Tipos de gestión empresarial 7. Tipo de gestión empresarial Laissez-Faire El tipo de gestión de laissez-faire enfatiza la libertad de los empleados. Laissez-faire se origina en francés y se traduce directamente como "let do" en inglés. En otras palabras, los gerentes de laissez-faire dejan que sus empleados hagan lo que quieran, con poca o ninguna interferencia. Dentro del estilo de gestión de laissez-faire, no se proporciona supervisión durante el proceso de creación o producción. Los gerentes promueven equipos autodirigidos y, por lo general, solo se involucran si algo sale mal o si el equipo lo solicita. En un equipo que funciona sin problemas, un gerente de laissez-faire solo aparecerá presente al comienzo y al final del proceso de trabajo. Al principio, para proporcionar pautas, compartir información y responder preguntas. Y al final, para revisar los resultados del equipo y proporcionar consejos o recomendaciones sobre cómo el equipo puede mejorar aún más la próxima vez. Tipos de gestión empresarial 7. Tipo de gestión empresarial Laissez-Faire Google utiliza la gestión de laissez-faire como un medio para promover la creatividad y la innovación de los empleados. Los fundadores de Google, Larry Page y Sergey Brin crearon "20 por ciento de tiempo" en 2004. Si bien la regla ha cambiado, en esencia, la administración permite a los empleados una parte de sus horas de trabajo remuneradas para centrarse en el proyecto que deseen, sin ninguna vigilancia. Esta libertad permite a los empleados concentrarse en el trabajo que les apasiona y experimentar nuevas ideas creativas. Las innovaciones enormemente exitosas como AdSense, Gmail y Google Maps se pueden atribuir a este "20 por ciento de tiempo". Tipos de gestión empresarial 7. Tipo de gestión empresarial Laissez-Faire Ventajas Si tienes un equipo de profesionales altamente calificado, pueden prosperar con la libertad que brinda un enfoque de laissez-faire. Este tipo de gestión empresarial puede dar como resultado un alto nivel de satisfacción laboral y una alta productividad para los equipos que disfrutan de la autonomía que brinda. También, puede ayudar a impulsar la innovación y la creatividad en toda tu organización. Desventajas Si tu equipo no está motivado por sí mismo, no está lo suficientemente capacitado para resolver problemas por su cuenta o tiene dificultades para administrar su propio tiempo, el laissez-faire puede resultar en plazos incumplidos y un trabajo de baja calidad. La falta de supervisión inherente a este estilo no es apropiada para los equipos que no pueden autogestionarse. El tipo de gestión empresarial equivocado perjudica a todos La investigación de Gallup encontró que las organizaciones eligen al gerente equivocado el 82% del tiempo. Es una de las decisiones más importantes que puede tomar una empresa, sin embargo, 8 de cada 10 veces todos se equivocan. Es fácil suponer que ese 82% de los gerentes simplemente no fueron formados para estar en una posición gerencial. Pero, un estudio de cuatro años realizado por Leadership IQ encontró que, con mayor frecuencia, el caso es que el tipo del gerente no es apropiado para su empresa. Diferentes proyectos, equipos, tareas y negocios necesitan diferentes estilos de gestión. Si no puede adaptarse a las necesidades de su puesto y organización, están condenados al fracaso. Una incapacidad de adaptación no solo puede llevarte a ser degradado o despedido, sino que también perjudica a toda la empresa. 32 El tipo de gestión empresarial equivocado perjudica a todos Solo el 30% de los empleados de los EE. UU. Y el 13% de los empleados de todo el mundo participan en el trabajo. Cuando tu equipo no está comprometido, eso resulta en: Menor productividad Trabajo de peor calidad Más problemas con el robo y el absentismo Rentabilidad reducida La conclusión es que el estilo de gestión incorrecto desmotiva a los empleados, mata la productividad y prepara a los empleados para retirarse o procrastinar. Esto al final, termina dañando a toda la organización. 33 ¿Cuál es el adecuado para ti? Tu tipo de gestión empresarial perfecto debe alinearse con lo siguiente: ✓ Tus propias habilidades, experiencia y personalidad. Por ejemplo, puedes tener dificultades para ser pionero si no eres un experto en la materia. ✓ Las necesidades de tu equipo. ¿Tu equipo es nuevo e inexperto? ¿O son profesionales altamente calificados? La respuesta afectará el estilo de gestión que debe adoptar. ✓ La cultura. La cultura de Tu equipo y la organización en su conjunto deben determinar el estilo. Por ejemplo, si tu empresa está experimentando muchos cambios, es posible que debas ser un visionario. Si tienes un equipo dividido y desmotivado, es posible que debas ser un líder de servicio. Objetivos de la gestión empresarial 1. Objetivos de la gestión empresarial: Planificación Es la primera y principal función de la gestión. Consiste en decidir de antemano qué se debe hacer en el futuro. Abarca la formulación de políticas, el establecimiento de objetivos, la programación de acciones, etc. 2. Organización Una vez que se formulan los planes, el siguiente paso es organizar las actividades y los recursos. Como: Identificar las tareas, clasificarlas, asignar tareas a los empleados y asignar los recursos. 3. Dotación de personal Implica la contratación de personal para llevar a cabo diversas actividades de la organización. Esto busca asegurar que la persona correcta sea nombrada para el trabajo correcto. 35 Objetivos de la gestión empresarial 4. Dirección Es la tarea del gerente guiar, supervisar, dirigir y motivar a los empleados para garantizar que trabajen en la dirección correcta. 5. Control La función de control de la gestión empresarial implica una serie de pasos a seguir para asegurarse de que el desempeño de los empleados se ajuste a los planes. Implica establecer estándares de desempeño y compararlos con el desempeño real. En caso de cualquier variación, se deben tomar los pasos necesarios para su corrección. 6. Coordinación La coordinación es una característica importante de la gestión. Esto significa la integración de las actividades, procesos y operaciones de la organización y la sincronización de los esfuerzos, para garantizar que cada elemento contribuya a su éxito. 36 Software de Gestión Empresarial ¿Qué es un software de gestión? Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas de una organización al analizar los rendimientos y riesgos de una empresa con el fin de otorgar un ambiente laboral más eficiente y sostenible. Algunas compañías cuentan con actividades que no están automatizadas y que con frecuencia están divididas en sistemas departamentales, casi siempre en hojas de Excel desarrolladas de manera individual por los usuarios implicados en cada una de las funciones. Un software de gestión unifica la operación de todas las áreas del negocio para alinearlas con los objetivos de la empresa. Es importante que cada departamento tenga claro y definido el objetivo, ya que eso permite direccionar el negocio de modo más fácil y eficaz. Tipos de sistemas de gestión ERP (Enterprise Resource Planning) Los sistemas ERP dan soporte completo e integral a la gestión empresarial. Cuando nos preguntamos qué es un ERP, no debemos limitarnos a sus siglas y decir que es la planificación de recursos empresariales, sino que un sistema ERP enlaza y determina multitud de procesos y facilita el flujo de datos entre ellos. De todos los tipos de soluciones dentro de un sistema de gestión, el término “ERP” es el que mayor popularidad ha adquirido y el que tiene más relevancia comercial como sinónimo de software de gestión empresarial. Sin embargo, estos dos términos no significan lo mismo. Tipos de sistemas de gestión CRM (Customer Relationship Management) Los sistemas CRM están orientados a dar soporte a los procesos relacionados con la gestión comercial y la relación con los clientes, tanto en el ámbito de preventa como postventa. Es cierto que la mayor parte de los ERP cubren también esta faceta, pero a nivel comercial existen productos orientados con exclusividad a la estas áreas. Es por eso que podemos encontrar los sistemas CRM integrados en un sistema ERP que abarca una funcionalidad más amplia. SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes) Las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes también han dado lugar a un mercado de aplicaciones orientadas a cubrir esa necesidad. La mayor parte de los sistemas ERP cubren esta función, pero algunas empresas implantan sistemas SGA especializados para conseguir un mayor nivel de automatización en la gestión de sus almacenes. Tipos de sistemas de gestión DMS (Sistemas de Gestión Documental) Los sistemas de gestión documental son creados para la gestión de grandes cantidades de documentos y suelen rastrear, almacenar y organizar archivos electrónicos o imágenes de documentos en papel. BPM (Gestión de los Procesos Empresariales) Los sistemas ERP permiten a los usuarios recoger datos y acceder a la información necesaria para el desarrollo de sus funciones. Además, pueden facilitar la secuenciación del trabajo y la coordinación del flujo operativo a través de los distintos departamentos y usuarios de la empresa. A esto último se lo conoce como BPM y se trata de una funcionalidad aportada por aplicaciones de software específicas o por algunos de los sistemas ERP actuales. Tipos de sistemas de gestión BI (Business Intelligence) Las herramientas de Business Intelligence están orientadas al análisis de la información disponible con el objetivo de facilitar la toma de decisiones. Se trata de sistemas orientados fundamentalmente a la dirección. Antes, este tipo de software estaba diferenciado con claridad del resto del sistema de gestión empresarial ERP. Actualmente, en cambio, muchos sistemas de gestión ERP incorporan sus propias herramientas de BI y de hecho algunos de los fabricantes internacionales de software de gestión han adquirido empresas especializadas en BI para aportar una solución integrada tanto para la operativa empresarial como para el análisis de la información. Componentes de un software de gestión Estrategia organizacional La estrategia organizacional es un proceso en el cual la empresa analiza, por un lado, el entorno competitivo, para descubrir sus oportunidades y amenazas; y por el otro, el ambiente interno, los recursos y las capacidades con que cuenta, así como sus fuerzas competitivas, e integra ambas observaciones para determinar ventajas que permitan generar una posición sostenible en el tiempo. Es decir, se trata de definir con claridad los objetivos sobre la base de la situación empresarial y la meta que se persigue. Componentes de un software de gestión Procesos Los procesos marcan la ruta a seguir, así como las función y responsabilidades del recurso humano, y se utilizan para poner en marcha los objetivos propuestos. Son parte de la ingeniería organizacional y, más que una herramienta, la revisión de procesos de negocio constituye una necesidad constante. Talento humano El talento humano es un elemento clave para cumplir las actividades empresariales con eficiencia, y se desarrolla a través de la formación profesional. La distribución funcional es el modelo organizacional que articula el elemento del recurso humano y las instrucciones necesarias para el cumplimiento de las funciones de manera eficaz. Para que no se imponga un patrón informal de comportamiento, se debe definir un modelo de funcionamiento mediante instrumentos como los organigramas y las guías de procesos. Todo esto es parte de los retos de la gestión de recursos humanos. Componentes de un software de gestión Sistemas de información y tecnología Los sistemas de información y tecnología influyen directa mente en el entorno de la organización. Dentro del software de gestión, se debe tener en cuenta que este factor puede impactar en las demás variables internas de la compañía, como ocurre con el uso de robots o las telecomunicaciones. La estructura formal describe tan sólo la anatomía básica de la organización, pero las empresas deben preocuparse también por la filosofía organizacional y los sistemas de información. Conceptos básicos de un software ERP? Cuando nos piden investigar acerca de un software de gestión o buscamos en Internet qué programa nos puede servir para automatizar tareas, recopilar datos y deshacerse de gran cantidad de archivos de Excel, surge la palabra “ERP”, y ahí comienzan todas las dudas. ¿Qué es un ERP? ¿Cuáles son las características de un ERP? ¿Para qué sirve un ERP? ¿Es mejor un ERP on premise o SaaS? Estas son algunas de las muchas preguntas que aparecen, ¡y todavía faltan otros conceptos! No hablamos de implementación, de costos ni de ROI, por nombrar algunos. ¿Qué es un ERP? Comencemos por el principio. Un software ERP es un sistema integrado que abarca todos los procesos de las organizaciones para gestionar actividades empresariales diarias. Más allá del rubro y la cantidad de empleados, en algún momento una empresa o pyme necesita implementar un ERP. ¿Qué es un ERP? Cuando nos preguntamos qué es un ERP podemos hacer referencia a sus siglas (Enterprise Resource Planning) y decir: un ERP es la planificación de recursos empresariales pero el significado de ERP es mucho más. El ERP abarca todos los sistemas y paquetes de software que utilizan las organizaciones para gestionar sus actividades empresariales diarias como la contabilidad, las adquisiciones, la gestión de proyectos y la producción. Definición de ERP Un ERP es un software que enlaza y determina multitud de procesos empresariales y facilita el flujo de datos entre ellos. En otras palabras, recopila los datos de las transacciones compartidos por las diversas fuentes de una organización, elimina la duplicación de los datos y proporciona una integridad de datos con una «única fuente de confianza». ¿Qué es un ERP? ¿Cuál es el significado de ERP realmente? El ERP es un sistema prefabricado con técnicas de industrialización, integrado, y al mismo tiempo modular, cuya finalidad es colaborar con los sistemas de información de las organizaciones. El software está compuesto por un conjunto amplio de módulos estándar que son susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente con mayor o menor limitación. ¿Para qué sirve un ERP? Se trata de un sistema de software único que sirva a las necesidades de las personas en materia de finanzas, así como a la gente de recursos humanos y al almacén. Cada uno de estos departamentos por lo general tiene su propio sistema informático optimizado para las formas particulares en las que el área hace su trabajo. Pero el ERP combina a todos ellos en un solo programa. El software integrado funciona con una sola base de datos para que los distintos departamentos puedan compartir más fácilmente la información y comunicarse entre sí. Este enfoque integrado puede tener un tremendo retorno de la inversión si las compañías instalan el software ERP correctamente. El ERP vence a los viejos sistemas informáticos independientes en finanzas, recursos humanos, producción y almacén, y los reemplaza por un único paquete de software unificado dividido en módulos. ¿Para qué sirve un ERP? Para la demostración de valor del ERP, se usan muchos ejemplos. Uno de los más conocidos es el proceso de cumplimiento de órdenes, en el cual el pedido de un cliente se procesa y se factura, lo que incide en los registros contables e ingresos de la empresa. Es por eso que a veces se define al ERP como un software de back office, es decir que es un software de apoyo a la gestión de una empresa. Para ilustrar, tomemos el pedido de un cliente. Normalmente, cuando alguien realiza una orden, esta comienza un viaje que da vueltas por diferentes “bandejas” de la compañía al ser introducida y redirigida en los sistemas informáticos de distintos departamentos, lo que provoca retrasos y a veces pérdidas. La consulta del estado de la orden mediante diferentes sistemas informáticos invita a posibles errores. Mientras tanto, nadie en la empresa sabe realmente en qué etapa se encuentra la orden en un momento dado porque no hay manera de que el Departamento de Finanzas, por ejemplo, ingrese en el sistema informático del almacén para chequear si el artículo ha sido enviado. ¿Para qué sirve un ERP? El ERP proporciona una hoja de ruta para la automatización de los diferentes pasos en el camino de cumplir con la orden. Cuando un representante de ventas o de servicio introduce el pedido de un cliente en un sistema ERP, puede acceder a toda la información necesaria para completarlo: - la calificación crediticia del cliente, a saber, el historial de pedidos; - los niveles de inventario de la empresa; - las posibilidades de transporte desde el lugar de embarque, y más. Los trabajadores de diferentes áreas ven la misma información y pueden actualizarla, lo que hace que el proceso se mueve automáticamente de un responsable a otro. En cualquier momento se puede localizar el origen de la orden solo con ingresar al sistema de gestión. El pedido se mueve como un rayo a través de la organización, y los clientes reciben los productos más rápido y con menos errores que antes. El ERP puede aplicar esa misma magia a los otros procesos de negocios importantes, como los beneficios de los empleados o la información financiera. ¿Qué tan importantes es un ERP para una empresa? Un ERP cambiará la forma en que tu empresa hace negocios. Al ayudar a incrementar las utilidades a través de una mayor eficiencia, además de facilitar la toma de decisiones y la identificación de las áreas problemáticas que dificultan el crecimiento y éxito de la organización, un sistema ERP puede convertirse en la inversión más fructífera para un negocio. Muy a menudo, las compañías no están completamente satisfechas con la implementación del ERP o la solución elegida. Esto es muy preocupante, en especial si se tiene en cuenta el cambio positivo que se puede iniciar con un sistema ERP probado que sea implementado de manera adecuada. ¿Cómo se configura el software? Los sistemas de gestión tienen que ser flexibles para satisfacer las necesidades de las empresas que los instalan. Es una verdad que no hay dos compañías que estén dirigidas de igual forma y por lo tanto su software ERP tampoco será igual. Entonces, ¿el ERP puede ser lo bastante flexible?, ¿puede manejar todo lo que quieres que haga del modo en que quieres hacerlo? Esa es una tarea difícil y, a veces, la respuesta es “no”. La necesidad de adaptar un software de gestión del tipo ERP deja en manos del equipo del proyecto una elección básica entre: configurar el sistema lo máximo posible hasta que haga lo que necesitan o desarrollar código de programación personalizado, escrito para tratar de que las cosas funcionen exactamente de la manera que desean. La configuración es el equivalente a manipular interruptores y recoger los valores de listas de opciones predefinidas. Es el método básico para la implementación e instalación de un sistema y tiene la ventaja de ser claro y definido, aunque limitado en lo que permite hacer. De hecho, un software ERP preconfigurado no asegura la gestión de procesos. 18 ¿Cómo se configura el software? La personalización, también conocida como “customización”, por otro lado, consiste en escribir código de programa para integrarlo con el sistema ERP. Con el código personalizado, se puede hacer casi cualquier cosa si se les da a los programadores suficiente tiempo y dinero. Sin embargo, implementar un ERP con mucho código personalizado tiene mala prensa, dado que suelen presentarse alguno o varios de los siguientes problemas: - Se excede el presupuesto. - Se excede el tiempo pactado. - Falta parte de la funcionalidad solicitada. 19 Tipos de software ERP Según su concepción En función de la concepción que se tenga sobre softwares ERP, podemos distinguir entre: ✓ Genéricos: el sistema ERP puede ser empleado por empresas de diferentes sectores y características. ✓ Preparametrizados: el ERP, previo a su implementación, se adapta al sector en el que opere la empresa según necesidades específicas, tamaño de la compañía o mercado en el que intervenga. ✓ Individualizados o a medida: el sistema ERP se personaliza de acuerdo con las características de una compañía concreta. Tipos de software ERP Según su implementación On premise El ERP on premise es la implementación tradicional del sistema de gestión efectuando la instalación del software en la propia empresa, dentro del servidor y la infraestructura de la compañía. La empresa se hace cargo de los significativos costos iniciales de licencias de software, servidores nuevos o actualizados y equipos de red, y quedan a cargo también de las actualizaciones y mantenimiento. Tipos de software ERP Cloud y SaaS El ERP en la nube o Software as a Service (SaaS) es un modelo que representa costos más bajos para una empresa. En este caso no se tiene que comprar ningún software o hardware sino que se contrata en lugar de comprarlo. Con una tarifa plana o de manera dosificada. Esto es como la forma en que se paga por la electricidad; se paga por el servicio en forma mensual en lugar de pagar por adelantado la totalidad del servicio. Inconvenientes de un ERP Errores Precisamente la integración de los sistemas ERP facilita que los errores que los usuarios cometen en el desarrollo de su trabajo afecten de manera considerable al resto de las áreas de la empresa, lo que supone un riesgo potencial para la gestión. Por consiguiente, la seguridad del ERP se convierte en un aspecto clave, máximo si se tiene en cuenta que los datos están almacenados en una sola base de datos que, en principio, podrían manipular todos los usuarios. Para reducir este riesgo, las empresas limitan el acceso de los usuarios a ciertos tipos de información en función de la posición jerárquica que ocupen y de la naturaleza de las tareas que desarrollen. 23 Inconvenientes de un ERP Inversión Otra limitación destacada es la cuantiosa inversión necesaria para implementar un ERP, en la que se incluyen como partidas principales: la adquisición del hardware y software, los servicios de consultoría necesarios para una correcta instalación y la formación de los usuarios. De todas ellas, la compra del hardware suele ser la de menor cuantía, seguida por la del software, aunque esta última depende del número de módulos que se instale y de la cantidad de usuarios que vayan a utilizar el sistema. La más importante es la correspondiente a la consultoría, que también depende del grado de adaptación que deba hacerse del sistema ERP. Hoy en día, sin embargo, con las soluciones del tipo SaaS, esta limitación puede superarse. 24 Inconvenientes de un ERP Capacitación y entrenamiento La formación de los usuarios suele ser el aspecto en el que menos se invierte y al que menor importancia se le da durante la cuantificación. A veces incluso se lo considera de forma residual, lo que provoca importantes consecuencias. Por ejemplo, es normal que se pase por alto la pérdida de productividad que sufrirá la empresa durante el proceso de implementación, que por lo general se estima que sea superior a dos años, aunque dependerá del tamaño de la compañía. 25 Características del ERP Características del ERP Saber las características de un ERP es primordial, dado que se trata de paquetes de software complejos y completos que integran diversas funciones y recursos de la compañía. Un sistema ERP comprende funciones transversales que no se pueden encapsular en otros sistemas de información, como la sincronización de datos, la normalización y la subdivisión modular. Con el correr de los años, se han ido agregando nuevas características funcionales al proceso de evaluación del software ERP. Como hemos explicado con anterioridad, el ERP es un producto integral e intrincado. Como tal, debe proveer información segura, confiable y en tiempo real. Además de la modularidad, la ejecución de funciones básicas, la sincronización de información y otros requerimientos tradicionales, hay una serie de características particulares del ERP que debe evaluarse. Características del ERP Veamos a modo general cuáles son los rasgos principales de un ERP: ✓ Prefabricado: no es desarrollado para responder a una necesidad concreta de una empresa. ✓ Integrado: permite vincular los procesos de negocios de la compañía y compartir los datos sin importar de quién los genere. ✓ Modular: está compuesto por un conjunto amplio de módulos que cubre la mayoría de las operaciones del negocio. Se trata de partes agrupadas por funciones que pueden ensamblarse (es decir, implementarse) en diferentes momentos para facilitar su puesta en producción y/o convivencia con otros sistemas. ✓ Adaptable a las necesidades de cada cliente: se puede adecuar a diferentes prácticas de negocios. El ERP tiene la capacidad de permitir configurar sus módulos o procesos de acuerdo con las salidas que precise cada departamento de la empresa y así obtener la información más precisa y útil posible. Características del ERP Funcionalidad. La funcionalidad es la capacidad del software para proveer la resolución de requerimientos expresados como necesidades del usuario. Para evaluar esta característica, se la suele dividir en cuatro subcaracterísticas: ✓ precisión; ✓ adecuación; ✓ interoperabilidad; ✓ seguridad. La adaptación de la funcionalidad de un sistema ERP debe brindar una solución, entre otros, a requerimientos vinculados con la administración de recursos humanos, con procesos financieros, de cadena de suministros, de manufactura y de servicio a clientes. También debe cubrir procesos específicos cuando se utiliza en circunstancias particulares. Características del ERP Confiabilidad La confiabilidad es la capacidad del software para prestar servicios con un nivel de rendimiento determinado en condiciones establecidas durante un período de tiempo definido. En otras palabras, es la probabilidad de una implementación fallida de ERP por un problema dado dentro de un período de tiempo. La confiabilidad se divide en tres subcaracterísticas: ✓ madurez; ✓ tolerancia a fallas; ✓ recuperación. Usabilidad La usabilidad o facilidad de uso es la capacidad del software para ser aprendido, utilizado y resultar atractivo. Incluye tres subcaracterísticas: ✓ comprensión; ✓ aprendizaje; ✓ operabilidad. Características del ERP Eficiencia La eficiencia se refiere a la capacidad de un sistema para proporcionar un determinado rendimiento en relación con los recursos utilizados y en condiciones establecidas. Para medirla, se han establecido tres subcategorías: ✓ comportamiento; ✓ utilización de recursos; ✓ cumplimiento. Facilidad de mantenimiento La facilidad de mantenimiento es la capacidad del software para ser modificado con mínimo esfuerzo. Está compuesta de cuatro subcaracterísticas: ✓ facilidad de análisis; ✓ facilidad de modificaciones; ✓ estabilidad; ✓ facilidad de pruebas. Características del ERP Portabilidad La portabilidad se define como la capacidad del software para ser transferido de un entorno a otro. El programa de gestión debe poder ejecutarse en diferentes sistemas operativos dentro de distintos departamentos u organizaciones y con distintos tipos de hardware. La portabilidad incluye tres subcaracterísticas: ✓ adaptación; ✓ instalación; ✓ coexistencia. Compatibilidad Todo sistema ERP está conformado por un conjunto de modelos funcionales con módulos, cada uno de los cuales tiene sus propias funciones. Con el fin de realizar una función en particular, es necesario que se puedan intercambiar datos entre módulos o con aplicaciones externas. En otras palabras, la compatibilidad se refiere a la capacidad de los módulos del sistema ERP para intercambiar datos entre sí y con las demás aplicaciones. Características del ERP Complejidad La complejidad de un ERP se debe a la interacción entre los diferentes módulos. Es esencial saber manejarla tanto a nivel de desarrollo y de mantenimiento como en la contemplación de la necesidad del usuario final de moverse entre diferentes módulos. Modularidad La modularidad refiere a la capacidad del sistema de implementar todos los módulos de acuerdo con las necesidades y recursos de cada uno de los clientes. Reusabilidad La reusabilidad se define como la capacidad del código del software para ser utilizado en diversos proyectos sin necesidad de realizar un nuevo desarrollo. Se trata de una ventaja valorada por diferentes razones, entre las que se destacan el ahorro de recursos, los tiempos abreviados de desarrollo y la disponibilidad de funciones ya probadas y validadas, listas para su utilización. Características del ERP Atributos del software ERP Cada sub-característica del sistema ERP está dividida en atributos, a saber, una entidad que puede ser verificada o medida en el producto. Los atributos, sin embargo, no están definidos en el estándar, ya que varían entre diferentes softwares. La mejor forma de asegurarse de que el ERP a implementar cumple con los requerimientos del negocio es mediante un proceso de evaluación y selección de software. Características del ERP Pro y contra de un software ERP En la actualidad, existen diferentes tipos de ERP cuya adecuada implementación permite a las empresas ganar competitividad en el mercado y mejorar la pr oductividad. Al momento de elegir estas soluciones, es de suma importancia tener en cuenta el tamaño de la compañía, su cultura organizacional y sus necesidades concretas. Para poder hallar una solución acorde a las necesidades de la organización, resulta elemental conocer las fortalezas y debilidades de un software ERP. Después de todo, no podemos permitirnos fallar en este proyecto, dado que el futuro de la compañía depende de su éxito. Las propuestas que presenta el mercado en sistemas de gestión ERP han sido pensadas y desarrolladas para distintos tipos de empresas, por ende no todas responden en la misma medida a las necesidades de una organización específica. Por ejemplo, una empresa de gran tamaño presenta objetivos y problemas distintos a los de una pyme, y por eso lo más probable es que la solución de gestión para cada caso no sea la misma. Pro y contra de un software ERP Fortalezas y debilidades Además de conocer los requerimientos de la compañía, también es fundamental determinar cuáles son las fortalezas y debilidades de un software ERP para lograr identificar aquel que satisfaga todas las necesidades de la empresa. Podemos agrupar las fortalezas de las soluciones ERP basándonos en diversos criterios: ✓ su capacidad de organización; ✓ su definición de procesos de negocio para organizar la gestión; ✓ su aptitud para facilitar información; ✓ su capacidad de análisis y reporting, que simplifica la toma de decisiones estratégicas; ✓ sus sistemas de seguridad de la información. Ahora bien, todas estas cuestiones pueden resultar insuficientes si no consideramos en el análisis la adaptabilidad de la solución a las particularidades del negocio, la facilidad de uso y amigabilidad del software, la calidad del servicio de soporte posventa que ofrece el proveedor, la profundidad de la capacitación brindada al cliente en el uso de la solución y la actualización tecnológica y funcional a la que se compromete el proveedor como parte del servicio. Esta última es de especial importancia, puesto que garantiza que la compañía esté siempre al día con respecto a la capacidad del sistema ERP para responder a los cambios legales e impositivos que impone el entorno. Pro y contra de un software ERP El primer paso para lograr una buena implementación se encuentra en el relevamiento de la información, que se basa en la comunicación que debe existir entre la empresa y el proveedor del servicio. Es importante que la compañía reúna toda la información internamente para luego analizar qué procesos y gestiones pueden mejorar con la post implementación de un sistema de gestión. En las empresas de mayor tamaño, este proceso es mucho más rápido, ya que cuentan con manuales internos de procedimientos que facilitan la administración e implementación de los sistemas de gestión ERP. Asimismo, resulta de suma importancia que la solución a implementar esté alineada y sea parametrizable con el tamaño y el segmento de mercado en el que se encuentra la compañía. Por ejemplo, a una empresa mediana no le resulta conveniente invertir en un sistema ERP desarrollado para grandes corporaciones multinacionales. Cuando la información recabada en la empresa es poco relevante y hay desorganización y falta de gobernabilidad, significa que el ambiente no es adecuado y que es necesario implementar una solución de gestión que logre estructurar y mejorar los procesos para la eficacia del negocio. Pro y contra de un software ERP En este sentido, la principal fortaleza que tienen los sistemas ERP es que permiten a las compañías resolver problemas y organizarse para potenciar la eficiencia de su gestión a la vez que se diferencian de la competencia. La falla en los procesos debe ser el punto de partida para implementar este tipo de soluciones: a partir de ahí se redefine la forma de trabajar y se automatizan los procesos empresariales. ¿Cómo se adapta un software a tu modelo de negocio? Para las empresas, es crítico saber si sus maneras de trabajar encajarán dentro de un paquete estándar de ERP antes de contratarlo y comenzar la implementación. La razón más común para que las compañías no se decidan por poner en marcha un proyecto de ERP es que descubran que el software no apoya alguno de sus procesos comerciales más importantes. En tal caso, existen dos alternativas: ✓ Modificar el proceso para adaptarlo al software, lo que significará cambios en las maneras tradicionales de hacer negocios. Con frecuencia esta forma de encarar el problema proporciona una o más ventajas competitivas y, por otra parte, impacta en los roles importantes de las personas y en sus responsabilidades. ✓ Modificar el software. En este caso el proyecto de implementación se retrasa y puede generar complicaciones con las futuras versiones del programa que liberará el proveedor. Pro y contra de un software ERP Si bien la implementación de un ERP es un proyecto de alcance muy amplio que impacta en toda la compañía y que, una vez en funcionamiento, aumenta la eficiencia operativa, hay casos de implementaciones fallidas que sirven como aprendizaje. Por eso es importante saber qué pasó en esas experiencias para poder prevenir complicaciones y lograr que el proyecto salga lo mejor posible. ¿Qué son las plantillas o templates? Las plantillas son rutinas pre-escritas que realizan diversas tareas y que simplifican la implementación de un software de gestión. Son una forma rápida de poner en funcionamiento el sistema para cumplir con los requerimientos de la empresa. Debido a que la funcionalidad de las plantillas se ha hecho para empresas similares a la tuya y ya han sido probadas, se conectan o ensamblan fácilmente con los módulos del ERP y ofrecen muchos de los beneficios de la personalización sin el riesgo de incurrir en un exceso de tiempo y presupuesto. Las plantillas aportan más opciones que la simple posibilidad de configurar un software. No son la solución ideal para resolver el dilema de la personalización vs. configuración, pero son una tercera opción que vale la pena examinar. Limitaciones de los templates - La probabilidad de implementar un ERP completo sin al menos algún código personalizado son mínimas - Algunos templates son costosos, - La calidad varía, - No son fáciles de instalar, - Debes probar a fondo un template antes de usarlo ERP Cloud: ventajas y riesgos del ERP en la nube El modelo cloud ERP es una forma de prestación de servicios de negocio y tecnología que permite al usuario acceder a un catálogo de funcionalidades estandarizadas y responder a las necesidades de su negocio de forma flexible y adaptativa con solo pagar por el consumo efectuado. Tradicionalmente, los recursos involucrados en un software ERP, como datos, módulos de aplicaciones, servidores de base de datos, etc., están alojados de manera interna y los mantienen las empresas usuarias. A esto se llama ERP on premise. Este enfoque sigue siendo el que prevalece, pero tiene ciertas desventajas, tales como: ✓ alta inversión inicial; ✓ tiempo extenso de implementación; ✓ costo elevado de actualización en diferentes computadoras de usuarios; ✓ necesidad de mantenimiento; ✓ escasa o nula portabilidad. Estas desventajas propias del ERP on premise cambian con el apoyo de las tecnologías de cloud computing. El ejemplo más extendido y claro de cloud computing es el correo electrónico en Internet o webmail. El usuario delega el almacenamiento de su correo electrónico a la nube, lo que le permite enviar y recibir información a través de la red mediante un conjunto de funcionalidades. Beneficios del ERP en la nube 1. Ahorro y elasticidad de costos Gracias al modelo de pago por uso, el costo asociado a los servicios es variable e inferior al incurrido con el uso de tecnología tradicional. La importancia del concepto on demand asociado a la utilización de soluciones en la nube radica en que, a diferencia de lo que ocurre en el caso del software on premise, el suscriptor tan solo paga por el uso que hace del servicio de cloud computing en cada momento, con lo cual se reducen de manera sustancial los costos fijos y las inversiones asociadas a los recursos de TI. 2. Mejora de la productividad El ERP en la nube permite al usuario acceder a aplicaciones, estados de cuenta, inventarios, documentos y correos electrónicos desde cualquier lugar con acceso a Internet y utilizarlos de en línea u offline (para sincronizarlos posteriormente). Asimismo, permite que varias personas trabajen sobre un mismo recurso en tiempo real, lo que fomenta la productividad y la comunicación. 3. Enfoque en el negocio Una de las principales ventajas del cloud computing es la posibilidad de externalizar al proveedor parte de la responsabilidad gestión de las competencias TI. De esta forma, la empresa puede concentrarse en el negocio, es decir, en explotar de la manera más beneficiosa los servicios contratados, y delegar en el proveedor las competencias tecnológicas deseadas. Beneficios del ERP en la nube 4. Mejora de la gestión tecnológica La administración que decida empezar a trabajar en modo cloud computing siempre puede disponer de la última actualización de infraestructura, sistemas, aplicaciones, etc. De este modo, los servicios cuya adopción no es posible con el sistema tradicional pueden ser prestados en la nube. Se trata, por ejemplo, de ideas y servicios que exigen grandes niveles de potencia de cálculo o una capacidad de ampliación rápida y que por ello su gestión es inviable para pequeñas entidades locales. Estas funcionalidades son ahora factibles con los servicios cloud computing. 5. Mejora de la gestión de seguridad En un modelo basado en la nube, el mantenimiento se hace más sencillo y seguro siempre que se contrate a un proveedor que disponga de las últimas técnicas disponibles en materia de seguridad y protección de datos. Los proveedores de cloud computing disponen de sistemas con mejores condiciones de redundancia que reducen la posibilidad de pérdida de información o de cese de servicio, y proporcionan así una mayor resistencia a desastres y gran capacidad de recuperación ante fallos. Beneficios del ERP en la nube 6. Mayor flexibilidad para entrar en nuevos negocios ¿Qué limita la búsqueda e implementación de ideas entre los empresarios y las grandes organizaciones por igual, en especial las de servicios? El tiempo y el dinero, o la falta de ambos. Por ejemplo, si se quiere diseñar y probar una nueva línea de productos, gracias a la disponibilidad de recursos en la nube, las nuevas configuraciones pueden estar en funcionamiento en cuestión de horas o minutos. 7. Capacidad de duplicar o adoptar procesos de negocio que otros han ejecutado con éxito Una de las razones de aprehensión más comunes con respecto a los servicios en la nube es que están homogeneizados, construidos para el mínimo común denominador, lo que genera una igualdad de condiciones para todos los clientes de negocios. Como contrapartida de esta característica, los servicios de nube se basan en el aprendizaje colectivo, la experiencia de los usuarios y el alta de nuevos clientes que, de inmediato, disponen de procesos, fórmulas e interfaces que están bien probadas, listas para ofrecer los mejores resultados de negocio. Ventajas principales del Cloud ERP Al no existir la preocupación por el manejo del hardware o el mantenimiento del software, existen tres ventajas principales en la entrega de servicios: 1. Escalabilidad, pues los sistemas pueden configurarse para ser compartidos con cientos de individuos y organizaciones. Los proveedores del servicio reservan capacidad para distintos clientes, lo cual les permite repartir recursos a cada uno de ellos de manera más o menos instantánea a medida que aumenta el grado de utilización. 2. Agilidad y capacidad de innovación. Típicamente, los entornos de TI evolucionan con lentitud: los avances más importantes solo ocurren cada par de años e implican cambios complicados en todo el sistema. En contraste, la entrega de aplicaciones de software a través de un navegador permite un flujo continuo de mejoras y un ciclo más rápido de innovaciones. 3. Reducción de la inversión inicial en TIC para los usuarios, ya sea en hardware o software. Estos costos se transfieren a los proveedores de los servicios de cloud computing, quienes pueden prorratearse entre su base de clientes. Riesgos del Cloud ERP Riesgos de calidad y disponibilidad del servicio La falta de control directo del cliente sobre los recursos necesarios para el funcionamiento de los sistemas en un entorno cloud lo expone en mayor medida a las incidencias que se produzcan fuera de su propia esfera organizativa. Los problemas de conectividad con los proveedores de Internet pueden generar interrupciones en el SaaS, lo que podría impactar en los negocios de las empresas. Riesgos relacionados con la gestión y control de la información Estos riesgos son una de las principales preocupaciones que las empresas citan en relación con el uso de soluciones cloud. En este sentido se identifican algunos factores específicos que pueden generar un riesgo incremental respecto de otros modelos de gestión, entre ellos: ✓ mayor exposición de los puntos de acceso; ✓ problemas con la segregación y aislamiento de datos; ✓ más elementos fuera del perímetro de seguridad del cliente; ✓ alto grado de concentración de información en una única ubicación. Esto podría llegar a incrementar el riesgo de incidentes y brechas de seguridad de datos, de mal uso de la información, de fallos en la migración y de retorno o destrucción de datos. Adicionalmente, cabe destacar el riesgo de incumplimiento de obligaciones sobre protección de datos de carácter personal. Riesgos del Cloud ERP Excesiva dependencia con respecto al proveedor La preocupación por la excesiva dependencia con respecto al proveedor, común en escenarios de externalización, se puede agravar en entornos cloud por el mayor número de elementos ajenos a la organización, que pierde el control directo sobre las infraestructuras, aplicaciones y datos. Incertidumbre sobre el marco jurídico aplicable Puede ocurrir que, por falta de transparencia en la oferta, el cliente no conozca de antemano la ubicación de su información, lo que podría dejarlo inadvertidamente expuesto (o por lo menos a sus datos y aplicaciones) a legislaciones de otros países. Como consecuencia, podrían producirse accesos a la información en investigaciones judiciales o gubernamentales ajenas a la jurisdicción del cliente. Conclusiones Hemos señalado los beneficios y riesgos del ERP Cloud. Con relación a los riesgos, todos ellos son predecibles y manejables, es decir que, mediante una gestión adecuada, sus efectos se pueden acotar y mitigar. Además, los beneficios del modelo son mucho mayores que el impacto que un riesgo mitigado puede producir en la organización. En definitiva, el modelo cloud es una tercerización de servicios de tecnología en compañías especializadas que permite a la empresa que decide contratarlo focalizarse en el centro del negocio, en lo que sabe hacer, sin desperdiciar esfuerzos en los dos recursos más escasos del mundo actual: talento y dinero. SaaS: El modelo de suscripción para usar el ERP El ERP SaaS es un servicio que el proveedor tiene alojado en la nube pero que se paga por “por demanda”, es decir, tal como se utiliza. Hoy en día existen diferentes formas de configurar los sistemas de planificación de recursos empresariales, y esta es conocida como “ERP en la nube”. Los ERP modernos se han distinguido de sus predecesores gracias a capacidades que abarcan mucho más que solo la planificación de recursos. En el pasado, el ERP era visto como un sistema monolítico que ayudaba con un conjunto limitado de operaciones comerciales. Ahora, en cambio, un software ERP también se puede construir como una colección de aplicaciones independientes o integradas —o una mezcla de ambas— que ayudan a gestionar aspectos específicos de la empresa. SaaS: El modelo de suscripción para usar el ERP Los sistemas ERP por lo general pueden alojarse de tres maneras: local, en la nube o una combinación de las dos. El software como servicio o SaaS es un modelo de entrega de software en el que una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. Así, el usuario del servicio no necesita instalar o actualizar la aplicación en sus equipos. SaaS: El modelo de suscripción para usar el ERP La inversión se realiza en función del uso de los servicios, cuyo costo a corto plazo suele ser accesible. El costo se reduce debido a la baja inversión inicial, y las tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante bajas debido a la economía de escala y a la alta especialización de las empresas proveedoras. En cuanto a los agentes destinatarios de SaaS, puede ser cualquier empresa que esté interesada en alguno de los servicios ofrecidos por proveedores, que tienen un rango amplio: desde servicios genéricos relacionados con actividades horizontales a toda la empresa (gestión del correo electrónico, repositorio de documentos compartidos, etc.) hasta soluciones que cubran procesos de negocio estratégicos para la organización, en los que se puede llegar a cierto acuerdo de parametrización o personalización con el proveedor. Características del SaaS vs.ERP in situ Personalización En un escenario SaaS, un tercero suele administrar el software y los datos, en oposición a un sistema ERP in situ. Este soporte adicional del ERP tradicional tiende a requerir más personal de TI, lo que puede resultar en más costos asociados. Por otro lado, puede haber un mayor grado de control sobre los programas y datos con los sistemas locales. La mayoría de los sistemas ERP en la nube admiten cierta personalización, permitiendo configurar el software para que coincida con el aspecto de la organización, como por ejemplo el uso de logotipos de la empresa. Sin embargo, el control de la verdadera personalización en términos de reescribir código puede ser mucho más limitado, lo que resulta beneficioso en el sentido de reducir los gastos de ERP y los retrasos en la implementación, pero también afecta la ventaja competitiva si no se adapta la funcionalidad única. Integración La mayoría de los sistemas de software ERP tradicionales y en la nube ofrecen integración debido a las crecientes necesidades de transferencia de datos entre aplicaciones. SaaS tiende a usar API, que son herramientas que facilitan este proceso. Si se utilizan protocolos estándar o ecosistemas comerciales similares, los costos podrían ser menores en comparación con el desarrollo de software de integración ad hoc. Características del SaaS vs.ERP in situ Actualizaciones El software ERP en la nube por lo general recibe actualizaciones más frecuentes que los sistemas tradicionales. En algunos casos, pueden ser incluso mensuales o semanales. Esto conlleva el beneficio de seguir cumpliendo con las regulaciones cambiantes. Cuando se implementan, los software como servicio pueden brindar escalabilidad a empresas con alto crecimiento y rápida expansión. Acceso móvil Se ha vuelto cada vez más común ver productos ERP tradicionales que ofrecen a los usuarios acceso móvil para ayudar con las aprobaciones remotas, las notificaciones y la visibilidad operacional. A veces puede haber complicaciones adicionales en el software de ERP local si se requiere que un cliente de terceros actúe como enlace entre los dispositivos móviles y el sistema de gestión empresarial. Muchos SaaS, debido a su naturaleza basada en web, son móviles nativos y vienen con aplicaciones móviles estándar. Características del SaaS vs.ERP in situ Seguridad Al factorizar datos críticos, como las finanzas corporativas, detalles de empleados, información de cuentas de clientes y secretos comerciales, no es de extrañar que la seguridad siga siendo un requisito esencial al considerar el software ERP. Para dar tranquilidad, muchos proveedores de ERP en la nube están promocionando el cifrado y el uso de salvaguardas adicionales construidas en plataformas que tienen protocolos de seguridad mejorados. Características del SaaS vs.ERP in situ Confiabilidad Otra preocupación común a la hora de contratar cualquier ERP es la posibilidad de no poder operar debido a un malfuncionamiento de software, hardware o infraestructura. La interrupción operativa puede traducirse en fuertes pérdidas. Se debe pensar más en la necesidad de acceso a Internet de un producto ERP SaaS, en especial en el caso de empresas con ubicaciones remotas o áreas con conectividad de red menos confiable. La misma importancia tiene la fiabilidad del rendimiento global del proveedor de ERP, que puede tener múltiples redundancias y protocolos de recuperación de desastres para proteger datos. Características del SaaS vs.ERP in situ Pago El software de ERP local generalmente se cotiza con una licencia perpetua única y cuotas de soporte continuas. Los sistemas ERP SaaS adoptan modelos de precio basados en suscripción, que suelen ser mensuales o anuales. Los proveedores del software como servicio pueden fijar el precio de las aplicaciones basados en una selección de múltiples factores de uso, como el número de usuarios, las transacciones, la cantidad de datos u otras unidades de medida. Costos generales Un sistema ERP tendrá costos asociados con él, no importa dónde está alojado. Sin embargo, el software en la nube o ERP SaaS tiene situaciones únicas de costos, como costos iniciales, de implementación y continuos que uno no encontraría necesariamente con un sistema local. Características del SaaS vs.ERP in situ Sin duda, los software como servicio pueden tener tiempos de implementación bastante más cortos, pero de nuevo esto puede variar de acuerdo con múltiples factores como la personalización o el número de usuarios finales. Los tiempos más breves de implementación pueden equivaler a una reducción en gastos del proyecto. ¿Por qué elegir un software como servicio? Por lo general, existe una mayor inversión inicial con el software ERP local tradicional. El software como servicio aprovecha las economías de escala y reduce la necesidad de infraestructura del cliente para implementar con rapidez sus productos y servicios, lo que a su vez permite precios atractivos. Algunas organizaciones que seleccionaron SaaS generaron ahorros debido a una necesidad reducida de actualizar el hardware y la infraestructura. También podrían disminuirse los costos gracias a la transición de funciones de soporte de TI hacia el proveedor de ERP SaaS. Al elegir un sistema de ERP, hay un surtido de aspectos a considerar. Mientras que el software como servicio y los sistemas locales pueden ofrecer cada uno sus propias ventajas empresariales, no existe un tamaño único para todos los ERP. Las organizaciones deben mirar los recursos y conocimientos que pueden ayudarlos a tomar una decisión óptima. La gestión de la empresa y el manejo del ERP ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? Incorporar un ERP en una empresa es una excelente oportunidad para analizar los métodos vigentes de trabajo, diagnosticar el estado de los procesos e identificar cuáles conviene continuar sin modificación, cuáles deben diseñarse de nuevo y cuáles deberían darse de baja. Si no se hiciera esta tarea, se estaría desaprovechando la nueva herramienta, ya que lo que hará el ERP en tal caso será automatizar lo que está mal. 10% Building Teams Si bien cada compañía tiene procesos que la hacen única y la diferencian resto, hay Venus has a del beautiful problemáticas operativas comunes a las que se enfrentan a medida que crecen y objetivos name, but it's hotque todas persiguen. 65% Se distinguen tres grupos de objetivos que las empresas buscan alcanzar a través de la implementación del ERP: Communication Tomar mejores decisiones, ya sea en pos de: la administración eficiente de la información contable, financiera y de sus operaciones; el acceso confiable, precisa, y Mercuryaisinformación the closest oportuna; la posibilidad de compartir información; la integridad deSun los datos, entre otros. planet to the Optimizar procesos, lo que incluye la reducción de tiempo y costo y la mejora de la productividad. Mejorar el servicio a clientes. ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? La disponibilidad e integración de la información no solo ordena las operaciones diarias sino que también contribuye para alcanzar mayores niveles competitivos. 10% La principal contribución de un ERP es la integración, es decir, la capacidad de unir todas las áreas de la empresa en un único sistema de información en lugar de utilizar sistemas aislados. Building Teams Además, el manejo del ERP y de la información permite tomar decisionesVenus en menos tiempo y con has a beautiful menor costo. name, but it's hot De cara al cliente, esto mejora nuestra posición competitiva. 65% La mayoría de los sistemas empresariales cuentan con una gran flexibilidad, lo que permite a las Communication empresas manejar el ERP de acuerdo con sus necesidades, además de ofrecerles la posibilidad de realizar operaciones centralizadas o descentralizadas. Mercury is the closest Los ERP aplican a cualquier tipo de organización, ya sea conto othesin planet Sunfines de lucro, ofreciendo diferentes tipos de soluciones según el tamaño, los procesos que realiza, la actividad en la que se enfoca y la disponibilidad de recursos. ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? A modo de resumen, las ventajas que ofrece el manejo de un ERP son: Aumenta la productividad El ERP permite que toda la empresa trabaje con las mismas aplicaciones y automatice numerosos procesos de negocio, lo que ayuda a los empleados a trabajar más y mejor. 10% Building Teams Incrementa el control Con un ERP, se puede saber al momento todo lo que sucede en la empresa: ha hecho una Venusquién has a beautiful venta, cuánto inventario queda, si hay facturas pendientes de pago, etc. name, but it's hot Mejora la seguridad Toda la información del sistema ERP está estandarizada y tiene trazabilidad, es decir que cuenta con una serie de procedimientos que le permiten seguir el proceso de evolución de la empresa. Así Communication se evitan los riesgos que suponen los datos dispersos, la pérdida de archivos, los accesos no deseados, etc. Mercury is the closest 65% planet to the Sun Optimiza el servicio Con solo acceder al ERP, es posible conocer la situación exacta de un cliente, cuándo se entregará su pedido, si tiene facturas por pagar, reclamos o quejas, etc. ¿Cómo contribuye el manejo del ERP en una empresa? Genera ahorro El ERP reduce los costos operativos mediante la automatización de los procesos de negocio, el aumento de la productividad de los empleados y la reducción de los riesgos y errores. 10% Crea cultura de empresa Building Teams Implementar un software ERP obliga a que todos los departamentos documenten, sistematicen y coordinen sus procesos de trabajo, lo que supone una profesionalización de la actividad. Venus has a beautiful name, but it's hot Impulsa el crecimiento Cuando una empresa adquiere cierta dimensión o complejidad, el sistema ERP es la herramienta que permite gestionar el negocio de forma profesional en lugar de “ir apagando fuegos”. 65% Communication Mercury is the closest planet to the Sun Software enlatado vs. software a medida - ¿Qué es un software enlatado? - ¿Qué es un software a medida? - Puesta en marcha del Sistema - Errores en el sistema - Mantenimiento y soporte técnico - Elección del proveedor y producto - Diseño y desarrollo del sistema - Actualización del sistema (upgrades) - Resistencia al cambio - Sistemas híbridos: ni blanco, ni negro Software enlatado vs. software a medida Cuando una empresa está buscando implementar un software, surgen las preguntas: ¿qué es un EPR, un software enlatado o un software a medida? Es momento de despejar las dudas para tomar la mejor decisión. ¿Qué es un software enlatado? Un software enlatado es un sistema que es desarrollado con anterioridad por una empresa proveedora que vende licencias de uso del programa. Tal como cualquier producto que se fabrica, atraviesa distintas etapas antes de ser lanzado al mercado: diseño, producción y control de calidad. ¿Qué es un software a medida? Un software a medida es creado específicamente para satisfacer los requerimientos de una compañía. Puede ser desarrollado por una empresa proveedora, por profesionales informáticos contratados de forma independiente o bien por personal del Departamento de Sistemas de la propia empresa. Software enlatado vs. software a medida Elección del proveedor y producto Software enlatado Con un sistema enlatado, puedes solicitar reuniones con las distintas empresas proveedoras para que cada una efectúe una presentación del sistema que comercializan. En tales reuniones deberá quedar claro qué funcionalidad ofrece el sistema y, sobre todo, lo que NO ofrece pero tu empresa necesita o puede llegar a necesitar en un mediano y largo plazo. Algunos proveedores pueden ofrecer demos del sistema para ser probadas y evaluados durante un tiempo. Hay incluso sistemas enlatados para diferentes tamaños de empresa (pymes, corporativas, etc.) y dirigidos a distintos negocios (gastronomía, salud, medios, etc.). Cuando se busca un sistema enlatado, la etapa de relevamiento tiene como finalidad que los consultores o implementadores obtengan la información necesaria para poder luego configurar o “customizar” el producto para que se adapte a las necesidades, operatoria y procedimientos de la empresa. Software enlatado vs. software a medida Software a medida Si se decide desarrollar un sistema a medida, hay que seleccionar a los profesionales con los que se trabajará en función de su trayectoria y experiencia. Algunos proveedores pueden realizar una demo sobre la base de algún sistema similar que ya tengan desarrollado y que luego será modificado para satisfacer los requerimientos específicos de la empresa contratante. Así puedes llevarte una idea de lo que vas a adquirir: lo que se paga es una idea, un proyecto. En un sistema a medida, el relevamiento debe ser exhaustivo, dado que en él los consultores obtendrán la información necesaria para determinar la funcionalidad que tendrá el software una vez desarrollado. Luego se realizará un informe del alcance y las limitaciones del programa, lo que garantiza que no surjan sorpresas una vez implementado o avanzado el desarrollo. Básicamente, el informe funciona como un contrato en el que tú te aseguras de que el sistema hará lo que esperas de él, y los responsables del desarrollo se aseguran de que no habrá ningún reclamo por funcionalidades que no se hayan acordado. Así te decidas por un producto enlatado o por un desarrollo a medida, esta etapa es una buena oportunidad para revisar los procedimientos de tu empresa y discutir cuáles pueden ser mejorados. Software enlatado vs. software a medida Diseño y desarrollo del sistema Con un software enlatado, la empresa que lo adquiere no puede participar en el diseño y desarrollo del sistema, que ya se encuentra hecho. Esto ofrece la gran ventaja de eliminar el tiempo que hubieran invertido en ello, pero la desventaja es que los usuarios tendrán que acostumbrarse al nuevo producto tal como es. Si bien los softwares enlatados de hoy ofrecen gran funcionalidad y flexibilidad, cabe destacar que los clientes que lo utilizan muchas veces no tienen otra opción que adaptarse a las metodologías propuestas por el software enlatado. Si la empresa tiene algún procedimiento particular, difícilmente el proveedor le dé una solución a medida a menos que la pueda colocar en el mercado para otros clientes. Software enlatado vs. software a medida Diseño y desarrollo del sistema En un software a medida, los profesionales contratados para desarrollarlo involucrarán a los futuros usuarios en la labor. Es probable que el desarrollador elabore los componentes del sistema y que los usuarios sugieran mejoras o ajustes a medida que lo vayan probando (por lo general se hacen entregas parciales del sistema). Una gran ventaja que tiene esta metodología es que puedes intervenir en la decisión de la tecnología a utilizar para el desarrollo del sistema: motor de base de datos (en función de cantidad de transacciones, por ejemplo), entorno web o escritorio, sistema operativo, lenguaje de programación, formato de reportes, etc. Otro atributo positivo es la posibilidad de adquirir el código fuente. Si bien tiene un costo importante (suele duplicar el valor del sistema), poseer el código fuente permite no estar atado al proveedor del software, ya que en el futuro se puede poner en manos de otros profesionales la actualización del sistema. Software enlatado vs. software a medida Puesta en marcha del sistema Cuando adquieras un sistema enlatado, el proveedor te entregará seguramente un paquete con los CD de instalación, las licencias de uso, un manual de usuario, y uno o varios dispositivos de seguridad para evitar la piratería (uso ilegal del sistema). Luego, profesionales idóneos (suministrados o no por el proveedor del sistema) instalarán y parametrizarán el software con el fin de que se adapte a los requerimientos de la empresa y para aprovechar lo mejor posible su funcionalidad. El tiempo que requiera la implementación, así como su costo (a diferencia del costo de adquisición del programa), variará en función de la complejidad del sistema y de los procesos de la empresa. En un software a medida, la implementación suele ser rápida, ya que no hace falta configurar tantos parámetros en un sistema que fue realizado a pedido. Pero, por supuesto, hay que esperar a que se complete la etapa de diseño y desarrollo del sistema, cuya duración dependerá de la complejidad del software. Es por eso que muchas veces se implementa el sistema en etapas (implementación parcial). Software enlatado vs. software a medida Errores en el sistema Un sistema enlatado es sometido a testeos y a un severo control de calidad antes de ser lanzado al mercado. Después de todo, lo utilizan cientos de clientes y, si tuviera errores, colapsaría el Departamento de Soporte Técnico de la empresa proveedora. De todas maneras, ningún sistema está exento de fallas. En caso de que el cliente detecte una falla, deberá reportar el problema al proveedor del servicio, quien corregirá el inconveniente e incluirá la solución en la siguiente actualización del software. Si se tratara de un error grave, seguramente emitirá un Service Pack, que es una actualización lanzada al mercado para corregir la falla de inmediato. Todo esto hace que sea poco probable (aunque no imposible) encontrarse con errores en un sistema enlatado, lo cual sin dudas es una gran ventaja. Un sistema desarrollado a medida también debe ser sometido a un severo testeo y control de calidad, pero solo lo implementará la empresa contratante. Es por eso que los sistemas a medida suelen presentar más errores una vez puestos en marcha. Como contrapartida, podemos decir que los errores se resuelven casi en el acto ya que no hay que esperar a que la empresa proveedora ofrezca una actualización. Software enlatado vs. software a medida Mantenimiento y soporte técnico Las empresas proveedoras de un sistema enlatado suelen brindar abonos de soporte técnico que incluyen orientación al usuario por teléfono o correo electrónico con respecto al uso del sistema. Lo más común es que otras tareas se abonen aparte. Las empresas desarrolladoras de sistemas a medida también suelen brindar abonos de mantenimiento y soporte técnico, que en este caso incluyen orientación al usuario y corrección de errores. Algunos planes también incluyen horas destinadas a programación de nuevas funciones en el sistema. En estas empresas la atención suele ser más personalizada, dado que no cuentan con cientos de clientes, sino con algunos pocos pero importantes. Software enlatado vs. software a medida Actualización del sistema (upgrades) Los sistemas enlatados suelen estar actualizados en cuanto a tecnología y herramientas, ya que el mercado así lo demanda. Además, en cada actualización del sistema, se va incluyendo más funcionalidad a medida que los clientes solicitan mejoras. Es por eso que el proveedor del sistema lanza upgrades al mercado de manera periódica. Por supuesto, las actualizaciones tienen un costo, y hay que adecuarse a los tiempos del proveedor. Los sistemas a medida suelen actualizarse en tecnología y crecer en funcionalidad en tanto que el cliente así lo solicite. La ventaja es que no hay que esperar a que el proveedor emita una nueva actualización, sino que se solicita y luego se establecen los tiempos de entrega. El software a medida podrá crecer al tiempo que tu negocio lo haga. La desventaja es que el costo de actualización recaerá solo en ti, a diferencia de lo que ocurre con los sistemas enlatados. Software enlatado vs. software a medida Resistencia al cambio Tanto con la implementación de un sistema enlatado como con la de un sistema a medida, se presentará entre los usuarios un factor conocido como “resistencia al cambio”. Esta etapa se manifiesta en el periodo de estabilización del sistema y se caracteriza por un descontento de los usuarios, quienes sienten que el sistema anterior era más cómodo. Es importante que la gerencia siga firme en su decisión y brinde contención mediante un trato amable y un soporte técnico sólido. Este último debe servir de guía en la realización de las tareas que requieran el uso del sistema y funcionar de forma eficiente en la resolución de problemas. Software enlatado vs. software a medida Sistemas híbridos: ni blanco, ni negro También en el software ERP hay grises: ciertas empresas proveedoras de sistemas enlatados cooperan con otros profesionales que desarrollan módulos a medida para complementar el producto. De esta manera se puede disponer de un sistema enlatado para las funciones básicas y comunes con otras empresas (como la contabilidad) y módulos desarrollados a medida para funciones específicas del cliente, totalmente integrados. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema - Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP - Restricciones de un sistema ERP Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema La información de una empresa siempre tiene que estar protegida, y un sistema ERP no debe de ser la excepción; es por eso que es importante saber cómo son la seguridad y las restricciones del ERP. En una primera instancia, se puede decir que debe de proporcionar la mayor seguridad y confianza posibles de que los datos del negocio se encuentra bien protegidos y resguardados. Aún más dado el nivel de detalle de la información, el alcance del control del sistema, la delicadez de los procesos que maneja y, sobre todo, los módulos o aplicaciones en los que se involucra el dinero. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP Servidor único y acceso restringido La información del sistema deberá estar concentrada en un solo servidor, con su respectiva restricción de acceso, y tener personal especializado para el uso del equipo. También es importante prohibir el acceso al servidor mediante la red de la empresa de manera que solo ciertos usuarios o personal del Sistemas puedan entrar. Cantidad de usuarios limitada El sistema ERP deberá contar con una cantidad de usuarios limitada que lo manejen, cada uno de los cuales deberá establecer con una contraseña de acceso. Otra consideración en pos de la seguridad del sistema es que permita conocer qué usuarios realizaron qué movimientos, cuándo lo hicieron y desde qué terminal. Algunos ERP registran esta información en la misma base de datos del software, mientras que otros utilizan los denominados “archivos log” para grabar esos datos. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP Módulos de configuraciones y parámetros Hay sistemas que integran módulos de configuraciones y parámetros con la finalidad de terminar algunos aspectos del software como: cuál debe de ser su comportamiento, lo que debe permitir y lo que no, qué valores predeterminados tomar para ciertos cálculos u operaciones, qué formatos utilizar en la impresión de facturas o tickets, cuántos decimales manejar en cuestiones de venta o de cálculos numéricos, de qué aplicaciones podrá disponer un cliente específico y demás. Validación de datos Otro aspecto importante de cualquier ERP es la validación de los datos antes de ser afectados en una base de datos. Todo sistema, más allá del giro que sea, debe realizar validaciones para evitar guardar datos basura e indicarle al usuario que introduzca los datos correctos en los campos críticos y necesarios. Esto permite no completar con un número donde debería ir una letra o viceversa, no dejar espacios en blanco en datos imprescindibles, etc. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP Manejo correcto de las reglas de negocio de la empresa Todo ERP debe tener bien validadas las reglas de negocio de la empresa y abarcar su amplio abanico de posibilidades, ya que de ello dependerá la correcta toma de decisiones de los directivos o altos ejecutivos de la organización. Es indispensable poner especial atención en no dejar huecos o caminos alternativos que permitan que algún usuario cometa fraude o un acto ilícito en la empresa. Protección de datos y backup Dentro de la seguridad de un sistema, siempre hay que considerar el punto referente a la protección de datos. Existen programas que utilizan la encriptación como herramienta para proteger y permitir recuperar en cualquier momento un volumen enorme de información con el menor número de complicaciones posibles. Como medida de precaución adicional, es recomendable que todo sistema ERP tenga una herramienta que realice backups o respaldos de la base de datos de operación del sistema. El objetivo es evitar la pérdida de información, ya sea por causa de un fallo en la instalación eléctrica, daño del disco duro o del servidor o por algún intento de violación de la integridad de la base de datos. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Restricciones de un sistema ERP Todos los sistemas manejan restricciones a determinadas secciones. Sin embargo, al tratarse de un ERP, estas limitaciones se llevan a un nivel mayor. Siempre existirá un usuario que tenga acceso a todo el sistema; en este caso, corresponde al administrador del sistema. En contraposición, habrá usuarios que solo tengan acceso a ciertas aplicaciones o módulos. Existen sistemas cuyos módulos o aplicaciones son tan amplios que manejan diferentes procesos. Para esos casos, se puede definir el límite de uso para distintos usuarios de manera que solo tengan acceso a ciertos procesos y acciones contenidas dentro de un módulo. Por ejemplo, habrá casos en que los usuarios solo podrán consultar información, otros en los que podrán insertar y modificar datos y otros que solo tendrán la posibilidad de generar reportes. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Restricciones de un sistema ERP También existen sistemas que manejan empresas filiales. En estos casos se puede configurar usuarios para una empresa en específico, así como el tipo de acceso que tendrán dentro del sistema. Es posible disponer que un usuario tenga la capacidad de autorizar ciertos movimientos dentro del sistema, que solo pueda ver información de la sucursal a la que pertenezca, o bien de los almacenes que maneje, etc. Hay configuraciones en las que los usuarios pueden ver solo resúmenes gerenciales, es decir síntesis de la información de diferentes rubros del sistema. También es posible que los usuarios deban cambiar de contraseña cada cierto periodo por cuestiones de seguridad, de manera que se evite que otra persona use el nombre de usuario de un compañero. Las combinaciones de restricciones en un sistema y sus configuraciones posibles son muy extensas y variadas. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema Restricciones de un sistema ERP El grado de seguridad, control y restricción de los usuarios, así como la correcta validación de las reglas de negocio que proporciona un ERP, son aspectos muy importantes al momento de decidir implementar un sistema determinado. Si no tienes certezas sobre la seguridad de una implementación ERP, te recomendamos hacer una evaluación de seguridad de ERP. Es gratuita, sencilla y rápida. Mientras las organizaciones reciben la seguridad y confianza de que todo marcha sobre ruedas, las empresas proveedoras de software se benefician al poder garantizar un producto de alta calidad, seguro y estable. ERP para pymes 01 - Beneficios de implementar un ERP para pymes - Cinco ventajas de un ERP para pymes 03 - ERP para pyme = pyme más competitiva 02 ERP para pymes Cada día más PYMES buscan mejorar su posición mediante una gestión de procesos integrados. ¿Cómo lo hacen? Con un ERP para pymes, que abre un enorme potencial de mercado y actúa como una ventaja competitiva frente a las empresas de tamaño similar. Si bien es cierto que el sistema ERP ha estado asociado desde un principio a las grandes compañías, hoy en día este servicio ya está al alcance de una pyme. Beneficios de implementar un ERP para pymes Al realizar una adecuada implementación de ERP, se automatizarán varios procesos del negocio, lo que brindará una serie de beneficios, entre los cuales se destacan: ✓ Mayor productividad: permite realizar mayor cantidad de trabajo en menos tiempo. Tener la información organizada en el momento que se la necesita reduce los costos y mejora la calidad de la producción. ✓ Mejores condiciones de trabajo del personal: suprime las labores penosas e incrementa la seguridad. ✓ Agilidad de procesamiento de información: realiza operaciones difíciles o imposibles de controlar intelectual o manualmente. ERP para pymes Beneficios de implementar un ERP para pymes ✓ ✓ ✓ Mejora del tiempo de respuesta: aumenta la disponibilidad de los productos al ayudar a proveer las cantidades necesarias en el momento preciso. Facilidad de operación: simplifica las operaciones, lo que hace que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulación del proceso productivo. Mayor fluidez en los procesos: tener automatizados los procesos de la empresa genera una facilidad en su ejecución. Los ERP para pymes están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura, el almacenamiento, la logística y la información tecnológica, se incluye a menudo la contabilidad y la administración de recursos humanos. ERP para pymes Cinco ventajas de un ERP para pymes 1- Aumento de la competitivid

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