Diagramas de Procesos_APUNTES PDF

SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2024 PROCESOS INDUSTRIALES DIAGRAMAS DE PROCESOS UNIDAD 2. VARIABLES Y SIMBOLOGÍA DE PROCESOS INDUSTRIALES ARTURO AGUAYO ANDRADE ...

SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2024 PROCESOS INDUSTRIALES DIAGRAMAS DE PROCESOS UNIDAD 2. VARIABLES Y SIMBOLOGÍA DE PROCESOS INDUSTRIALES ARTURO AGUAYO ANDRADE  1 Índice Índice........................................................................................................................... 1 Índice de Figuras........................................................................................................... 2 1. Diagramas de Procesos............................................................................................. 3 1.1 ¿Qué es la Gestión de Procesos Industriales?........................................................ 4 1. 2 ¿Cuál es la Relación Entre Gestión y Mapeo de Procesos en la Industria?................ 4 1. 3 ¿Qué son los Diagramas de Proceso?.................................................................... 5 1. 3. 1 Modelo de Proceso (o modelado).................................................................. 5 1. 3. 2 Mapa de Procesos....................................................................................... 6 1. 3. 3 Diagramas de Flujo....................................................................................... 6 1. 4 ¿Cuál es la Diferencia entre Diagramas, Mapas, Modelos y Diagramas de Flujo?...... 6 1. 5 ¿Cuáles son los Principales Tipos de Diagramas de Procesos?............................... 7 1. 5. 1 Diagrama de Flujo de Proceso (DFP) o Diagrama de Flujo................................ 7 1. 5. 2 Diagrama de Tortuga..................................................................................... 8 1. 5. 3 Diagrama SIPOC......................................................................................... 10 1. 5. 4 Diagrama de Ishikawa................................................................................ 11 1. 5. 5 Diagrama de Cadena de Valor (DCV)............................................................ 12 1. 5. 6 Diagrama de Secuencia.............................................................................. 12  2 1. 5. 7 Diagrama de Actividades............................................................................. 12 1. 5. 8 Diagrama de Casos de Uso......................................................................... 13 1. 5. 9 Diagrama BPMN (Business Process Model and Notation).............................. 13 1. 6 Ventajas del Diagrama de Procesos para la Industria........................................... 14 1. 7 Preguntas Frecuentes sobre el Diagrama de Procesos......................................... 15 1. 7. 1 ¿Qué es un Diagrama de Procesos?............................................................. 15 1. 7. 2 ¿Cuáles son los Beneficios de Utilizar Diagramas de Procesos?..................... 15 1. 7. 3 ¿Cuáles son los Tipos de Diagramas de Proceso?......................................... 15 Referencias................................................................................................................ 16 Índice de Figuras Figura 1 Diagrama de Flujo de Poceso (DFP).............................................................. 7 Figura 2 Diagrama de Tortuga...................................................................................... 8 Figura 3 Ejemplo Modelo de Torutga............................................................................ 9 Figura 4 Diagrama SIPOC......................................................................................... 10 Figura 5 Diagrama Ishikawa...................................................................................... 11 Figura 6 Diagrama de Actividades.............................................................................. 12 Figura 7 Diagrama de Caso....................................................................................... 13 Figura 8 Diagrama BPMN.......................................................................................... 14  3 1. Diagramas de Procesos Los diagramas de procesos son herramientas visuales que representan una secuencia de actividades para simplificar su ejecución dentro de una organización. De esta manera, ayudan a identificar problemas y cuellos de botella, permitiendo implementar mejoras en los procesos. ——————————————————————————————————————– En cualquier industria, la ejecución impecable de cada proceso es la consigna de la eficiencia operativa. Parte de los esfuerzos dedicados a la ejecución meticulosa de cada proceso pasa por revisar los pasos e identificar los ajustes necesarios, especialmente cuando algo no sale según lo planeado. Es en este contexto donde el mapeo de procesos gana protagonismo como herramienta estratégica para una gestión industrial eficiente. Como base para un mapeo de procesos bien ejecutado surgen los llamados diagramas de procesos, que no son más que representaciones gráficas de la secuencia de acciones de un proceso. Se utilizan para ilustrar y compartir de manera didáctica, clara y transparente cómo funciona un proceso, de principio a fin, mostrando las actividades y responsables involucrados, las decisiones tomadas y las interacciones entre las diferentes partes del proceso. Así, ayudan a identificar áreas de mejora, estandarizar procedimientos y facilitar la comunicación entre los distintos agentes y áreas. Todo esto termina contribuyendo a la reducción de costos y fallas, impactando positivamente en la eficiencia industrial.  4 1.1 ¿Qué es la Gestión de Procesos Industriales? La gestión de procesos industriales es un enfoque estratégico para planificar, coordinar y controlar las actividades involucradas en la producción de bienes en una industria. Su objetivo es optimizar la eficiencia operativa, mejorar la calidad del producto y garantizar la satisfacción del cliente. Esta área involucra el análisis y mapeo detallado de todos los procesos involucrados en la fabricación de productos industriales, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final. Con este mapeo se busca identificar áreas de mejora, eliminar desperdicios e implementar mejores prácticas para aumentar la productividad y reducir los costos de producción. Además, la gestión de procesos industriales también se ocupa de estandarizar procedimientos, monitorear el desempeño operativo e implementar sistemas de control de calidad para garantizar que los productos cumplan con los estándares requeridos por los clientes y las regulaciones gubernamentales. En otras palabras, la gestión de procesos de las industrias es fundamental para garantizar la eficiencia y la competitividad, permitiendo a la empresa operar de manera más efectiva, entregar productos de alta calidad y satisfacer las expectativas del mercado. 1. 2 ¿Cuál es la Relación Entre Gestión y Mapeo de Procesos en la Industria? El mapeo de procesos es una herramienta esencial para la gestión de procesos industriales, ya que permite una comprensión detallada de cómo se realizan las actividades y cómo se utilizan los recursos en cada etapa del ciclo productivo. Al mapear los procesos, la gestión industrial puede identificar cuellos de botella, ineficiencias y oportunidades de mejora, permitiendo la implementación de acciones correctivas  5 y estrategias de optimización. Esto da como resultado una operación más eficiente, con menos recursos desperdiciados y mayor productividad. Además, el mapeo de procesos facilita la estandarización de actividades y la definición de procedimientos operativos estándar (POE), asegurando coherencia, cumplimiento y seguimiento de las mejores prácticas en toda la organización. A través del mapeo de procesos, la gestión industrial puede tomar decisiones más informadas y estratégicas, basadas en datos concretos sobre el desempeño operativo. Esto contribuye a una gestión más eficaz y orientada a resultados, centrándose en la mejora continua y maximizando el valor para el cliente. Finalmente, todo ello se puede llevar a cabo a través de diferentes métodos, técnicas o herramientas de mapeo de procesos, como es el caso del diagrama de procesos. 1. 3 ¿Qué son los Diagramas de Proceso? Los diagramas de procesos son una forma específica de mapeo de procesos que se centra en la representación visual simple de los pasos de un proceso. Se pueden utilizar solos o como parte de un enfoque de mapeo de procesos más integral, que puede incluir checklists de procesos y otras técnicas de documentación y análisis, como mapas, plantillas y diagramas de flujo. 1. 3. 1 Modelo de Proceso (o modelado) El modelo es una representación más completa y amplia, con la inserción de toda la información relacionada con un proceso. En este formato se identifica cada actividad, tiempo de ejecución, responsable y toma de decisiones. Esta opción es ideal para conocer cada detalle del flujo del proceso y para automatizarlo con una herramienta.  6 1. 3. 2 Mapa de Procesos Con un poco más de detalle, el mapa queda entre el diagrama y el modelo. En este caso, habrá más detalles que un diagrama, pero no ofrece tanta información como en el modelo. Es muy recomendable para comprender con más detalle la relación entre el proceso y otros departamentos, eliminar problemas de asignar responsabilidades a diferentes personas, estandarizar actividades y desglosar un proceso con el mayor detalle posible cuando un diagrama no es suficiente para este propósito. 1. 3. 3 Diagramas de Flujo Los diagramas de flujo son representaciones gráficas de procesos, donde los diferentes pasos o elementos están representados por símbolos y conectados por líneas que muestran la secuencia y dirección del flujo. Son ampliamente utilizados en diversas industrias para identificar y comprender el funcionamiento de procesos complejos de una manera clara y concisa. Los diagramas de flujo tienen varios modelos (verticales, horizontales, entre otros) y son adecuados para cualquier persona u organización que desee comprender o comunicar visualmente un proceso o sistema, con enfoque en optimizar procesos, tiempos y recursos. 1. 4 ¿Cuál es la Diferencia entre Diagramas, Mapas, Modelos y Diagramas de Flujo? Si bien los diagramas son más sencillos de construir y presentan una visualización menos detallada de un proceso, el mapa muestra con más detalle los caminos que puede tomar un proceso. El modelo es una representación aún más rica en detalles, niveles, responsabilidades, asignaciones y caminos.  7 Por último y de forma sencilla, el diagrama de flujo se refiere al nombre de los iconos utilizados para representar un proceso, mientras que el diagrama es responsable de un nivel más detallado del proceso en comparación con el flujo del proceso. Aunque los diagramas de procesos son, de hecho, más simples en términos de detalle, son una herramienta útil, versátil y adaptable y pueden usarse de diversas maneras para representar diferentes aspectos de los procesos. ¡Descubre los principales a continuación! 1. 5 ¿Cuáles son los Principales Tipos de Diagramas de Procesos? Existen varios tipos de diagramas de procesos, cada uno con su propio propósito y aplicación. Estos son algunos de los principales: 1. 5. 1 Diagrama de Flujo de Proceso (DFP) o Diagrama de Flujo Es el tipo más común de diagrama de proceso y representa visualmente la secuencia de actividades de un proceso, mostrando los pasos, decisiones, bifurcaciones, bucles y el flujo de información. En esta opción, el objetivo es resaltar la lógica de un proceso e identificar áreas de mejora. Ver la Figura 1. Figura 1 Diagrama de Flujo de Poceso (DFP) Nota: Tomado de Zimbelli (2023)  8 1. 5. 2 Diagrama de Tortuga El diagrama de tortuga es una herramienta visual utilizada principalmente en el contexto de la gestión de calidad y mejora de procesos industriales. Su nombre proviene de la similitud de la forma del diagrama con el cuerpo de una tortuga. Ver la Figura 2. Figura 2 Diagrama de Tortuga Nota: Tomado de Zimbelli (2023) Este modelo sirve para representar de forma clara y estructurada los elementos involucrados en un proceso específico, facilitando la comprensión y análisis de cómo funciona el proceso. Está compuesto por seis componentes principales, que se organizan alrededor de una caja central que representa el proceso en sí: Entradas (Input): qué se necesita para iniciar el proceso (recursos, materiales, información). Salidas (Output): lo que se produce mediante el proceso (productos, servicios, resultados).  9 Recursos (With what?): recursos necesarios para ejecutar el proceso (equipos, herramientas, personal). Responsables (Who?): personas o equipos responsables de ejecutar el proceso. Métodos (How?): procedimientos, métodos o instrucciones que guían la ejecución del proceso. Indicadores de Desempeño (Measures): criterios y métricas para evaluar la efectividad y eficiencia del proceso. Ve a continuación un ejemplo práctico de aplicación del diagrama en un proceso de entrega de electrodomésticos, ver la Figura 3: Figura 3 Ejemplo Modelo de Torutga Nota: Tomado de Zimbelli (2023)  10 1. 5. 3 Diagrama SIPOC El diagrama SIPOC (“Suppliers, Inputs, Process & Customers”, en inglés y “Proveedores, insumos, procesos y clientes”, en español), es una herramienta que integra DMAIC, un método de enfoque estructurado e interactivo utilizado en Six Sigma para mejorar los procesos existentes y resolver problemas, especialmente los de calidad. El acrónimo DMAIC significa Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar, y representa los cinco pasos del método. El diagrama SIPOC entra en la etapa de definición con la premisa de definir el alcance del proceso, indicando cuándo comienza y termina y sus responsabilidades. Por lo tanto, se utiliza ampliamente para comprender y documentar los elementos clave de un proceso, destacando los proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes involucrados. Ver la Figura 4. Figura 4 Diagrama SIPOC Nota: Tomado de Zimbelli (2023)  11 1. 5. 4 Diagrama de Ishikawa El Diagrama de Ishikawa, también conocido como Diagrama de Espina de Pescado o Diagrama de Causa-Efecto, es una herramienta visual que se utiliza para identificar y analizar las posibles causas de un problema específico a través de 6 perspectivas, además de promover el pensamiento estructurado, la colaboración entre equipos y una visión más sistémica para la resolución de problemas. Este modelo es ampliamente utilizado en áreas como la gestión de la calidad, la mejora de procesos y la resolución de problemas. Ve a continuación una ilustración de este diagrama. Ver la Figura 5. Figura 5 Diagrama Ishikawa Nota: Tomado de Zimbelli (2023)  12 1. 5. 5 Diagrama de Cadena de Valor (DCV) Este modelo se centra en los procesos que agregan valor al producto o servicio de una organización. Divide los procesos en actividades con valor agregado y actividades sin valor agregado. Es muy útil para identificar oportunidades para reducir desperdicios y optimizar procesos. 1. 5. 6 Diagrama de Secuencia Ampliamente utilizado en el modelado de procesos en software. Este formato muestra la interacción entre los diferentes componentes de un sistema a lo largo del tiempo, destacando el orden de las actividades. 1. 5. 7 Diagrama de Actividades Similar al diagrama de flujo de procesos, con la diferencia del énfasis en las acciones y las relaciones entre ellas. Se utiliza para modelar el flujo de trabajo de un proceso, mostrando las actividades y decisiones tomadas en cada paso. A continuación se muestra un ejemplo de un diagrama de actividades de un proceso de negocio. Ver Figura 6. Figura 6 Diagrama de Actividades Nota: Tomado de Zimbelli (2023)  13 1. 5. 8 Diagrama de Casos de Uso Se utiliza en ingeniería de software para describir las interacciones entre un sistema y sus usuarios. Este formato ayuda a identificar los requisitos del sistema y definir casos de uso de software. A continuación se muestra un ejemplo de un proceso de compra en un punto de venta, con una interfaz de sistema. Ver la Figura 7. Figura 7 Diagrama de Caso Nota: Tomado de Zimbelli (2023) 1. 5. 9 Diagrama BPMN (Business Process Model and Notation) Este modelo estandariza la representación de procesos de negocio mediante una notación gráfica. Para ello, incluye símbolos específicos para representar eventos, actividades, puertas de decisión, flujos de secuencia, entre otros elementos. Ver la Figura 8.  14 Figura 8 Diagrama BPMN Nota: Tomado de Poveda (2016). 1. 6 Ventajas del Diagrama de Procesos para la Industria El uso de diagramas de procesos en la industria ofrece varias ventajas importantes. Descubre algunos de ellos a continuación: Rapidez en el diseño de procesos: su construcción es rápida por su sencillez, no requiriendo muchos detalles, lo que agiliza las etapas de análisis y planificación. Baja complejidad: esto hace que la herramienta sea accesible para todos los involucrados, facilitando que cualquier miembro del equipo comprenda el modelo del diagrama. Visión integral del proceso: en una sola hoja es posible visualizar todos los pasos y subprocesos involucrados, permitiendo una comprensión completa de la dinámica operativa. Esto facilita la identificación de posibles cuellos de botella, puntos de mejora y oportunidades de optimización.  15 Bajo costo: el diagrama de procesos es una solución muy viable, ya que se puede construir y ejecutar de manera sencilla, sin necesidad de software muy avanzado, lo que lo convierte en una opción accesible para empresas de todos los tamaños. Aunque el diagrama de proceso no necesariamente necesita tecnología para ser construido y monitoreado, ¡usar software para gestionar procesos industriales puede ser de gran valor! para mapear y gestionar procesos industriales, puede optimizar tus recursos y aportar aún más eficiencia a tus actividades. 1. 7 Preguntas Frecuentes sobre el Diagrama de Procesos Consulta las respuestas a las principales preguntas sobre el Diagrama de Procesos. 1. 7. 1 ¿Qué es un Diagrama de Procesos? Un diagrama de procesos es responsable por representar los procesos de forma secuencial y visual, además de sus demostrar sus interacciones. 1. 7. 2 ¿Cuáles son los Beneficios de Utilizar Diagramas de Procesos? Al aplicar diagramas de procesos es posible identificar fallas, mejorar la comunicación entre equipos y optimizar procesos. 1. 7. 3 ¿Cuáles son los Tipos de Diagramas de Proceso? Los tipos más comunes son los flujogramas, diagrama de tortuga, diagrama de Ishikawa y BPMN (Business Process Model and Notation).  16 Referencias Poveda, C. A. (2016). Modelamiento de Procesos con BPMN. Universidad de los Andes. Zambelli, R. (2023, May 30). Diagramas de proceso: qué son y cómo mejoran tu eficiencia. Blog | Checklist Fácil. https://blog-es.checklistfacil.com/diagrama-del-proceso/