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Business Analytics La información y la inteligencia de negocio Business Analytics La información y la inteligencia de negocio Índice Presentación............................................................................................................... 3 Objetivos................................

Business Analytics La información y la inteligencia de negocio Business Analytics La información y la inteligencia de negocio Índice Presentación............................................................................................................... 3 Objetivos..................................................................................................................... 3 1. Definiciones: dato e información....................................................................... 3 2. Clasificación de la información......................................................................... 4 3. Objetivos de la información............................................................................... 4 4. Corregir para mejorar......................................................................................... 5 5. Las empresas y sus datos.................................................................................... 5 6. ¿Qué es la inteligencia empresarial?................................................................ 6 Resumen...................................................................................................................... 7 Referencias bibliográficas......................................................................................... 7 2 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Business Analytics La información y la inteligencia de negocio Presentación Para una empresa, saber qué está ocurriendo y tratar de identificar el por qué suele estar ligado al éxito. Conocer cómo afectan las decisiones tomadas a los resultados obtenidos es básico para poder medir y corregir de cara a lograr los objetivos marcados. Para ello es necesario estar en disposición de gestionar y analizar convenientemente la información asociada a los acontecimientos vinculados a la empresa. Sin embargo, esto no es algo exclusivo del mundo empresarial. Es perfectamente aplicable a menor escala. Gracias a la correcta gestión de la información, un departamento, un pequeño equipo de trabajo o, incluso, una sola persona puede optimizar sus procesos y mejorar sus resultados. Volverse más competitivo y obtener ventaja frente a sus rivales. Objetivos Los objetivos que se pretenden alcanzar en este recurso son los siguientes: ▪ Los conceptos clave asociados a la inteligencia empresarial (también conocida como business intelligence en inglés). ▪ Se verá la diferencia entre diferentes términos esenciales, como el de dato o el de información. ▪ Se estudiarán los principales objetivos de la información, así como qué se entiende por inteligencia empresarial y cuáles son las principales tecnologías que intervienen en ella. 1. Definiciones: dato e información Estamos acostumbrados a utilizar los términos dato e información indistintamente. Sin embargo, no son lo mismo. Existen detalles importantes al respecto que conviene tener claros. Más aún si estamos trabajando en el dominio de la inteligencia empresarial o business inteligente (BI). Según la Real Academia Española, la palabra dato tiene, entre otras, las siguientes acepciones: ▪ Antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo o para deducir las consecuencias legítimas de un hecho. ▪ Documento, testimonio, fundamento. Por otro lado, con información podemos referimos a: ▪ Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. ▪ Conocimientos así comunicados o adquiridos. 3 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Business Analytics La información y la inteligencia de negocio Dicho de otro modo: un dato es una representación simbólica que hace referencia a una característica de un elemento. Un dato no representa información en sí mismo. Es su asociación con otros datos y las relaciones que surgen entre ellos, tanto si son evidentes como si no, junto con el procesamiento de ellos, lo que realmente cobra sentido y representa información. 2. Clasificación de la información Tomando como referencia su estructura interna, la información puede clasificarse de la siguiente forma: ▪ Semántica: hace alusión al significado de la información y está fuertemente vinculado al contexto. Con base en lo que determinada información represente, aquellos que la reciben podrán actuar de una manera concreta u otra. ▪ Relevancia: se refiere al grado de importancia que puede representar para los receptores. Si la información que se está transmitiendo carece de importancia o relevancia para los receptores, apenas recibe atención por parte de los individuos y, por tanto, tampoco desencadena acción alguna por parte de estos últimos. Cuanto más relevante sea la información para un receptor, mayor será el grado en el que podrá influir en ellos y, por tanto, modificar sus actos. ▪ Valor: hace referencia a la percepción, por parte de los receptores, del cómo de útil resulta esa información para ellos. Representa el beneficio que la información aporta a sus intereses u objetivos. ▪ Vigencia: indica el tiempo o edad que tiene la información. En esencia, ayuda a medir si estamos hablando de información caduca o desfasada. Por ejemplo, si estamos buscando cuál es la gasolinera con los precios más económicos de nuestra comunidad, seguramente nos interese más una comparativa de la última semana que una del año pasado. ▪ Fiabilidad: se corresponde con la fuente, con el origen de esta información, y si esta es de fiar o no para el receptor. En la mayoría de los casos, la fiabilidad influye al atribuir más o menos valor a la información, pudiendo ser tomada con mayor o menor consideración. 3. Objetivos de la información Los objetivos de la información son básicamente tres: conocer, decidir y evaluar. ▪ Conocer: la información incrementa el conocimiento del receptor sobre el dominio al que se refieren los datos que la componen. Disminuye la incertidumbre de entre todas las opciones que se presentan a la hora de actuar o elegir entre una o varias de las alternativas. ▪ Decidir: al reducir la incertidumbre, la información ayuda en el proceso de toma de decisiones, ya que estas se hacen con más fundamento. Pone sobre la mesa las herramientas necesarias para poder medir mejor las consecuencias de las decisiones tomadas. Cuanta más y mejor información se tenga, mejor y más 4 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Business Analytics La información y la inteligencia de negocio fáciles serán de tomar las decisiones. Y si no es el caso, al menos más claras estarán las consecuencias de cada una de las posibles alternativas. ▪ Evaluar: la información también es esencial para estar en condiciones de evaluar los resultados de las decisiones tomadas, y sus correspondientes acciones. Gracias a ella se puede llegar a saber si lo que se decidió está realmente funcionando tal y como se esperaba, si existen desviaciones más o menos serias al respecto o si, sencillamente, no ha dado resultado. Evaluar los resultados nos permite medir, y así saber realmente dónde estamos con respecto a los objetivos que nos llevaron a tomar tal decisión. 4. Corregir para mejorar Anteriormente hablábamos de lo necesario de la información para poder tomar decisiones con base en el conocimiento adquirido, y de lo importante que es evaluar los resultados obtenidos. Sin embargo, nos dejábamos en el tintero un aspecto clave. Un detalle que podría ser considerado casi como un objetivo secundario dentro de ese ciclo de vida que podríamos crear en torno a la información y la toma de decisiones. Se trata de la corrección. Como decíamos, los tres objetivos principales de la información nos llevan, al fin y al cabo, a ejecutar acciones que supuestamente están mejor argumentadas. Estas acciones desencadenarán nuevos acontecimientos, que a su vez generarán nuevos datos, los cuales darán lugar a información nueva, y el ciclo se repetirá de nuevo tal y como lo describíamos. Los resultados de las decisiones que hemos podido tomar no siempre tienen por qué llevarnos al objetivo inicialmente marcado. Por eso es tan importante corregir después de evaluar los resultados. Si siempre hacemos lo mismo, siempre llegaremos al mismo lugar: si siempre subimos las escaleras corriendo, siempre llegaremos al 6o piso agotados, pero, si lo que queremos es llegar más descansados, tal vez deberíamos empezar por dejar de seguir corriendo… Si nadie nos hubiese evaluado en la escuela, ni nos hubiese corregido cuando hacíamos las cosas mal, seguramente no nos habríamos dado cuenta de ello y seguiríamos cometiendo los mismos errores y obteniendo malos resultados. Y lo peor de todo, probablemente sin saber por qué. 5. Las empresas y sus datos Todas las empresas, desde siempre, ya sean grandes multinacionales o pymes, generan datos relativos a la actividad que desempeñan. Que sean más o menos datos sí que puede variar en función de la magnitud de la compañía, del sector, de la actividad, etc. La gran mayoría almacena estos datos. No es extraño acudir a una consulta médica (un dentista, un dermatólogo, por ejemplo) y ver que las citas se registran en una 5 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Business Analytics La información y la inteligencia de negocio agenda en papel; o que las fichas e historiales de los pacientes están guardados en archivadores en un armario. En la actualidad, casi cualquier empresa tiene la posibilidad de almacenar ingentes cantidades de datos sobre su actividad. La cuestión es que normalmente es imposible procesar tantos datos por una persona para obtener información. Entonces, los datos están ahí. La cuestión es: ¿los estamos utilizando?, ¿están siendo explotados convenientemente para generar conocimiento y mejorar la actividad de la compañía? Como consecuencia, en la década de los 80 comenzó a tomar forma un movimiento más formal en torno a esta necesidad. Surgió una serie de metodologías y empezaron a desarrollarse aplicaciones y herramientas informáticas que tenían por objetivo ayudar a obtener una visión global de los datos empresariales. Uno de los especiales atractivos de estas tecnologías y metodologías radica en el hecho de que no es necesario ser un especialista en informática, estadística o análisis de datos para poder sacar provecho de los datos, puesto que las herramientas implementadas pueden hacer ese trabajo por nosotros y presentar la información de manera clara y fácil de entender para quienes luego deben tomar decisiones. Así, en 1989, Howard Dresner terminó por formalizar el término business intelligence, ya utilizado décadas antes para referirse a estas metodologías, técnicas y aplicaciones, y que también podemos encontrar como inteligencia empresarial o inteligencia de negocio, según la bibliografía que consultemos. 6. ¿Qué es la inteligencia empresarial? La inteligencia empresarial, inteligencia de negocio o business intelligence en inglés (BI) surge para satisfacer la necesidad de tener mejores, más rápidos y más eficientes métodos para extraer y transformar en información los datos de una organización. ▪ 1958: en 1958, Hans Peter Luhn (IBM) acuñó el término en su artículo A Business Intelligent System. Hablaba de la inteligencia de negocio como “la habilidad de aprender las relaciones de hechos presentados de forma que guíen las acciones hacia una meta deseada”. ▪ 1989: en 1989, Howard Dresden (Gartner) propuso una definición más formal, indicando que se trataba de los “conceptos y métodos para mejorar las decisiones de negocio mediante el uso de sistemas de soporte basados en hechos”. ▪ 2000: en julio de 2000, la consultora CheeryTree & Co. definía business intelligence de manera mucho más extensa: “Las aplicaciones de business intelligence (BI) son herramientas de asistencia a la toma de decisiones que permiten, en tiempo real, el acceso interactivo, el análisis y la manipulación de información crítica de la empresa. Estas aplicaciones proporcionan a los usuarios una mayor comprensión sobre información clave, lo que les permite identificar rápidamente oportunidades y problemas del negocio. Los usuarios pueden acceder y aprovechar una vasta cantidad de información para analizar sus relaciones y 6 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Business Analytics La información y la inteligencia de negocio comprender las tendencias que, en última instancia, apoyan las decisiones empresariales. Estas herramientas previenen la potencial pérdida de conocimiento dentro de la empresa, que resulta de la acumulación masiva de información que no es accesible o no se encuentra en un formato utilizable”. La consultora Gartner, por otro lado, definía la inteligencia empresarial como “un conjunto de conceptos y metodologías para mejorar la toma de decisiones a través del uso de hechos y sistemas basados en hechos”. El objetivo final de la inteligencia empresarial es lograr una ventaja competitiva. Para ello, lo que se busca es transformar los datos de la compañía, o de un grupo de trabajo, en el conocimiento que nos ayude a lograrlo. Dependiendo del tipo proyecto de inteligencia de negocio en sí, se puede hablar de otros objetivos intermedios, como aumentar la rentabilidad de la empresa, reducir sus costes, optimizar la gestión de los clientes y minimizar los riesgos. Según el caso, la empresa o el equipo de trabajo puede tener más interés en optimizar unas áreas frente a otras, y por tanto poner mayor foco en determinados objetivos. De cualquiera de las maneras, si realmente se quiere lograr la citada ventaja competitiva, estos objetivos deben establecer siempre unas metas concretas, medibles, realistas, alcanzables y estableciendo una fecha límite de consecución. Resumen En este tema hemos introducido la importancia de la explotación de sus datos por parte de las empresas. Hemos visto las diferencias entre dato e información, que muchas veces se utilizan como conceptos sinónimos, pero que realmente no lo son. Hemos tratado los diferentes tipos de información, sus objetivos y, finalmente, hemos hablado de cómo surgió la inteligencia empresarial y de las diferentes formas que se han utilizado para definirla desde sus orígenes, allá por 1958. Referencias bibliográficas Cano, J. L. (2007). Business intelligence: competir con información. Banesto, Fundación Cultural. Curto Díaz, J. (2012). Introducción al business intelligence. Editorial UOC. 7 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados © Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a la Universidad Europea de Madrid, S.A.U. Queda terminantemente prohibida la reproducción, puesta a disposición del público y en general cualquier otra forma de explotación de toda o parte de la misma. 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