Electronic Archiving PDF

‫األرشفة اإللكترونية‬ ‫إعداد المستشار اإلداري‬ ‫أحمد بدوي‬ ‫مستشار إداري ومطور للعمليات اإلدارية وخبرة تمتد ألكثر من ‪ 16‬سنة في المجال اإلداري‬ ‫واتساب‪0552029532 :‬‬...

‫األرشفة اإللكترونية‬ ‫إعداد المستشار اإلداري‬ ‫أحمد بدوي‬ ‫مستشار إداري ومطور للعمليات اإلدارية وخبرة تمتد ألكثر من ‪ 16‬سنة في المجال اإلداري‬ ‫واتساب‪0552029532 :‬‬ ‫سناب شات‪mt-channel :‬‬ ‫منصة ‪@MTCHANNEL17 :X‬‬ ‫قناة اليوتيوب‪https://youtube.com/@mtchannel?si=V2imUb2BN_mQTriL :‬‬ ‫اإلدارة اإللكترونية‪ :‬هي منطومة متكاملة تعتمد على استخدام تقنية المعلومات واالتصاالت‬ ‫‪‬‬ ‫إلدارة العمليات والخدمات الحكومية بشكل فعال وشفاف‪.‬‬ ‫الحكومة اإللكترونية‪ :‬هي استخدام تقنية المعلومات واالتصاالت لتقديم الخدمات الحكومية‬ ‫‪‬‬ ‫للمواطنين والشركات والمؤسسات األخرى عبر اإلنترنت‪.‬‬ ‫الحوكمة اإللكترونية‪ :‬هي استخدام تقنية المعلومات واالتصاالت لتحسين عملية صنع‬ ‫‪‬‬ ‫القرار وتحسين المساءلة والشفافية في القطاع العام‪.‬‬ ‫االعتماد على تقنية المعلومات واالتصاالت‪ :‬تعتمد اإلدارة اإللكترونية بشكل أساسي على استخدام‬ ‫‪‬‬ ‫الحاسوب واإلنترنت والشبكات واالتصاالت لتسهيل تبادل المعلومات وإنجاز المهام‪.‬‬ ‫الدمج والتكامل‪ :‬تسعى اإلدارة اإللكترونية إلى دمج جميع العمليات والخدمات الحكومية في نظام‬ ‫‪‬‬ ‫واحد متكامل يسمح بتبادل المعلومات بسهولة بين مختلف الوحدات الحكومية‪.‬‬ ‫الشفافية‪ :‬تساهم اإلدارة اإللكترونية في زيادة الشفافية من خالل توفير المعلومات للجمهور‬ ‫‪‬‬ ‫بسهولة عبر اإلنترنت‪.‬‬ ‫المساءلة‪ :‬تُعزز اإلدارة اإللكترونية المساءلة من خالل تحسين تتبع العمليات والخدمات‬ ‫‪‬‬ ‫الحكومية‪.‬‬ ‫الكفاءة والفعالية‪ :‬تساهم اإلدارة اإللكترونية في تحسين كفاءة وفعالية العمليات الحكومية من‬ ‫‪‬‬ ‫خالل تقليل الوقت والجهد والتكلفة‪.‬‬  ‫تحسين تقديم الخدمات الحكومية للمواطنين‪ :‬تسعى اإلدارة اإللكترونية إلى تسهيل حصول‬ ‫‪‬‬ ‫المواطنين على الخدمات الحكومية بشكل سريع وسهل ودون الحاجة إلى الحضور شخصيًا إلى‬ ‫المؤسسات الحكومية‪.‬‬ ‫تعزيز الشفافية والمساءلة‪ :‬تسعى اإلدارة اإللكترونية إلى زيادة الشفافية من خالل توفير‬ ‫‪‬‬ ‫المعلومات للجمهور بسهولة عبر اإلنترنت‪ ،‬وتعزيز المساءلة من خالل تحسين تتبع العمليات‬ ‫والخدمات الحكومية‪.‬‬ ‫تحسين كفاءة وفعالية العمليات الحكومية‪ :‬تسعى اإلدارة اإللكترونية إلى تحسين كفاءة وفعالية‬ ‫‪‬‬ ‫العمليات الحكومية من خالل تقليل الوقت والجهد والتكلفة‪.‬‬ ‫دعم المشاركة‪ :‬تسعى اإلدارة اإللكترونية إلى دعم المشاركة من خالل توفير قنوات جديدة‬ ‫‪‬‬ ‫للمواطنين للتواصل مع الحكومة والتعبير عن آرائهم‪.‬‬ ‫تعزيز التنمية االقتصادية‪ :‬تساهم اإلدارة اإللكترونية في تعزيز التنمية االقتصادية من خالل‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين بيئة األعمال وتشجيع االستثمار‪.‬‬  ‫التخطيط‪ :‬تشمل هذه المرحلة تحديد أهداف اإلدارة اإللكترونية ومتطلباتها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التصميم‪ :‬تشمل هذه المرحلة تصميم نظام اإلدارة اإللكترونية وتطويره‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التنفيذ‪ :‬تشمل هذه المرحلة تنفيذ نظام اإلدارة اإللكترونية واختباره‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التشغيل‪ :‬تشمل هذه المرحلة تشغيل نظام اإلدارة اإللكترونية وصيانته‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التقييم‪ :‬تشمل هذه المرحلة تقييم نظام اإلدارة اإللكترونية وتحديد المجاالت التي تتطلب‬ ‫‪‬‬ ‫تحسينًا‪.‬‬  ‫تحسين تقديم الخدمات الحكومية للمواطنين‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫تسهيل حصول المواطنين على الخدمات الحكومية بشكل سريع وسهل ودون الحاجة إلى الحضور شخصيًا إلى المؤسسات الحكومية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫توفير خدمات حكومية على مدار الساعة وطوال أيام األسبوع‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين جودة الخدمات الحكومية المقدمة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تعزيز الشفافية والمساءلة‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫توفير المعلومات للجمهور بسهولة عبر اإلنترنت‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين تتبع العمليات والخدمات الحكومية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تعزيز المساءلة من خالل ربط المسؤولية بالنتائج‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين كفاءة وفعالية العمليات الحكومية‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫تقليل الوقت والجهد والتكلفة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين اتخاذ القرار‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين اإلنتاجية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫دعم المشاركة‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫توفير قنوات جديدة للمواطنين للتواصل مع الحكومة والتعبير عن آرائهم‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تعزيز مشاركة المواطنين في عملية صنع القرار‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تعزيز التنمية االقتصادية‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين بيئة األعمال‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تشجيع االستثمار‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫خلق فرص عمل جديدة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫أمرا ضروريًا للحفاظ على المعلومات المهمة وضمان سهولة الوصول‬ ‫يُعد تنظيم المحفوظات واألرشيف اإللكتروني ً‬ ‫‪‬‬ ‫إليها‪.‬‬ ‫خطوات تنظيم المحفوظات واألرشيف اإللكتروني‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫التحديد‪ :‬حدد أنواع المعلومات التي تريد أرشفتها‪ ،‬مثل مستندات العمل‪ ،‬والرسائل اإللكترونية‪،‬‬ ‫‪‬‬ ‫والصور‪ ،‬ومقاطع الفيديو‪.‬‬ ‫التصنيف‪ :‬صنف المعلومات حسب الموضوع أو التاريخ أو أي معيار آخر مناسب‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التسمية‪ :‬أطلق أسماء واضحة وموجزة على الملفات والمجلدات‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التخزين‪ :‬قم بتخزين المعلومات في نظام إلكتروني آمن وموثوق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫سا للبحث عن المعلومات بسهولة‪.‬‬‫الفهرسة‪ :‬أنشئ فهر ً‬ ‫‪‬‬ ‫الصيانة‪ :‬قم بتحديث المعلومات بشكل دوري وحذف المعلومات غير الضرورية‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫استخدم نظا ًما فهرسة متوافقًا‪ :‬اختر نظام فهرسة متوافقًا مع احتياجاتك‪ ،‬مثل نظام ‪ Dewey Decimal‬أو نظام‬ ‫‪‬‬ ‫الموضوعات‪.‬‬ ‫استخدم أدوات تنظيم الملفات‪ :‬استخدم أدوات تنظيم الملفات مثل المجلدات والملصقات لتنظيم المعلومات بشكل‬ ‫‪‬‬ ‫أفضل‪.‬‬ ‫قم بعمل نسخ احتياطية من المعلومات‪ :‬قم بعمل نسخ احتياطية من المعلومات بانتظام لحمايتها من الفقدان أو التلف‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫قم بتدريب الموظفين على استخدام نظام األرشيف‪ :‬تأكد من أن الموظفين يعرفون كيفية استخدام نظام األرشيف‬ ‫‪‬‬ ‫وكيفية الوصول إلى المعلومات‪.‬‬ ‫قم بتقييم نظام األرشيف بشكل دوري‪ :‬قم بتقييم نظام األرشيف بشكل دوري للتأكد من أنه يعمل بشكل فعال‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫نظم إدارة المستندات ‪ (DMS):‬تُستخدم أنظمة إدارة المستندات لتخزين وإدارة وإتاحة المستندات اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫نظم إدارة المحتوى ‪ (CMS):‬تُستخدم أنظمة إدارة المحتوى لتخزين وإدارة وإنشاء محتوى الويب‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫برامج إدارة السجالت ‪:‬تُستخدم برامج إدارة السجالت لمتابعة وإنشاء تقارير عن سجالت األعمال‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫خدمات التخزين السحابي ‪:‬توفر خدمات التخزين السحابي مساحة تخزين آمنة وموثوقة للمحفوظات اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫الحفاظ على المعلومات ‪:‬يضمن تنظيم المحفوظات واألرشيف اإللكتروني الحفاظ على المعلومات المهمة لألجيال‬ ‫‪‬‬ ‫القادمة‪.‬‬ ‫تحسين الوصول إلى المعلومات ‪:‬يُسهل تنظيم المعلومات الوصول إليها من قبل المستخدمين المعتمدين‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫االمتثال للمتطلبات القانونية ‪:‬قد تتطلب بعض القوانين واللوائح من الشركات االحتفاظ بسجالت معينة لفترة زمنية‬ ‫‪‬‬ ‫محددة‪.‬‬ ‫تعزيز المساءلة ‪:‬يُساعد تنظيم المعلومات على تعزيز المساءلة من خالل تسهيل تتبع األنشطة والقرارات‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين كفاءة العمل ‪:‬يُساعد تنظيم المعلومات على تحسين كفاءة العمل من خالل تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون‬ ‫‪‬‬ ‫في البحث عن المعلومات‪.‬‬ ‫مراحل تحويل األرشيف الورقي‬ ‫إلى أرشيف إلكتروني‬ ‫يتمثل تحويل األرشيف الورقي إلى إلكتروني في عملية نقل الوثائق والمحتويات الورقية إلى صيغة رقمية قابلة‬ ‫‪‬‬ ‫للتخزين والبحث واالسترجاع باستخدام أجهزة الكمبيوتر واألنظمة اإللكترونية‪.‬‬  ‫‪ -1‬التخطيط‪:‬‬ ‫تشمل هذه المرحلة تحديد أهداف التحويل ومتطلباته‪ ،‬وتحديد نوع المعلومات التي سيتم تحويلها‪ ،‬وتحديد الميزانية‬ ‫‪‬‬ ‫والجدول الزمني للمشروع‪.‬‬ ‫تقييم حالة األرشيف الورقي الحالي‪ ،‬بما في ذلك حجمه وحالته وتنظيمه‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحديد األدوات والتكنولوجيا الالزمة لعملية التحويل‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تشكيل فريق عمل مؤهل لتنفيذ المشروع‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫‪ -2‬التحضير‪:‬‬ ‫‪ ‬تنظيف وفهرسة األرشيف الورقي لضمان سهولة الوصول إلى الوثائق‪.‬‬ ‫‪ ‬إصالح وإعادة تأهيل الوثائق التالفة‪ ،‬إن وجدت‪.‬‬ ‫‪ ‬تحويل الوثائق إلى صيغة رقمية مناسبة‪ ،‬مثل ‪ PDF‬أو‪TIFF.‬‬ ‫‪ ‬مراجعة جودة الصور الممسوحة ضوئيًا لضمان وضوحها ودقتها‪.‬‬  ‫‪ -3‬الفهرسة‪:‬‬ ‫إنشاء فهرس إلكتروني للوثائق ال ُمحولة‪ ،‬بما في ذلك البيانات الوصفية مثل عنوان الوثيقة وتاريخها ومؤلفها‬ ‫‪‬‬ ‫ومحتواها‪.‬‬ ‫استخدام معايير الفهرسة المتعارف عليها لضمان سهولة البحث واالسترجاع‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫‪ -4‬التحقق من الجودة‪:‬‬ ‫‪ ‬مراجعة الوثائق ال ُمحولة والفهرس اإللكتروني للتأكد من دقة واكتمال المعلومات‪.‬‬ ‫‪ ‬تصحيح أي أخطاء قد تكون حدثت خالل عملية التحويل أو الفهرسة‪.‬‬  ‫‪ -5‬التخزين‪:‬‬ ‫‪ ‬تخزين الوثائق الرقمية على نظام تخزين آمن وموثوق‪ ،‬مثل خواديم الشبكة أو خدمات التخزين السحابي‪.‬‬ ‫‪ ‬نسخ الوثائق الرقمية احتياطيًا لحمايتها من الفقدان أو التلف‪.‬‬  ‫‪ -6‬الوصول‪:‬‬ ‫‪ ‬تطوير نظام للوصول إلى الوثائق الرقمية‪ ،‬مثل واجهة ويب أو تطبيق محمول‪.‬‬ ‫‪ ‬منح المستخدمين المعتمدين إمكانية الوصول إلى الوثائق حسب احتياجاتهم‪.‬‬  ‫‪ -7‬إدارة األرشيف اإللكتروني‪:‬‬ ‫‪ ‬وضع خطة لصيانة وتحديث األرشيف اإللكتروني بشكل دوري‪.‬‬ ‫‪ ‬ضمان االمتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية المتعلقة باالحتفاظ بالسجالت‪.‬‬  ‫الحفاظ على المعلومات ‪:‬يضمن تحويل األرشيف الورقي إلى إلكتروني الحفاظ على المعلومات المهمة لألجيال‬ ‫‪‬‬ ‫القادمة‪.‬‬ ‫تحسين الوصول إلى المعلومات ‪:‬يُسهل تنظيم المعلومات الوصول إليها من قبل المستخدمين المعتمدين‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تقليل التكاليف ‪:‬يُساعد تحويل األرشيف الورقي إلى إلكتروني على تقليل تكاليف تخزين وإدارة الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين كفاءة العمل ‪:‬يُساعد تنظيم المعلومات على تحسين كفاءة العمل من خالل تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون‬ ‫‪‬‬ ‫في البحث عن المعلومات‪.‬‬ ‫تعزيز المساءلة ‪:‬يُساعد تنظيم المعلومات على تعزيز المساءلة من خالل تسهيل تتبع األنشطة والقرارات‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫حماية البيئة ‪:‬يُساعد تحويل األرشيف الورقي إلى إلكتروني على حماية البيئة من خالل تقليل استخدام الورق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التكلفة ‪:‬قد تكون تكلفة تحويل األرشيف الورقي إلى إلكتروني مرتفعة‪ ،‬خاصة بالنسبة للشركات الكبيرة التي تمتلك‬ ‫‪‬‬ ‫كبيرا‪.‬‬ ‫ً‬ ‫أرشيفًا‬ ‫الجودة ‪:‬من المهم ضمان جودة الوثائق ال ُمحولة والفهرس اإللكتروني لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫األمان ‪:‬من المهم حماية الوثائق الرقمية من الوصول غير المصرح به والهجمات اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التوافق ‪:‬من المهم التأكد من أن نظام األرشيف اإللكتروني متوافق مع معايير وأنظمة أخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫لقد شهدت تقنيات حفظ واسترجاع المعلومات تقد ًما هائالً خالل العقود القليلة الماضية‪ ،‬وذلك بفضل التطورات في‬ ‫‪‬‬ ‫مجاالت الحوسبة وتكنولوجيا المعلومات‪.‬‬  ‫المحفوظات الورقية‪ :‬كان تخزين المعلومات تقليديًا في شكل مستندات وكتب وصور ورقية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫المكتبات‪ :‬كانت المكتبات بمثابة مستودعات للمعلومات‪ ،‬حيث يتم تخزين الكتب والمجالت والوثائق األخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫الفهرسة اليدوية‪ :‬كان يتم تنظيم المعلومات يدويًا باستخدام البطاقات والفهرسات‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التخزين الرقمي‪ :‬يتم تخزين المعلومات اآلن بشكل رقمي على أجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية واألقراص الصلبة‬ ‫‪‬‬ ‫والذاكرة السحابية‪.‬‬ ‫قواعد البيانات‪ :‬يتم استخدام قواعد البيانات لتنظيم واسترجاع المعلومات بطريقة فعالة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫محركات البحث‪ :‬تُستخدم محركات البحث للعثور على المعلومات على اإلنترنت‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التعرف على الصوت والصورة‪ :‬يتم استخدام تقنيات التعرف على الصوت والصورة لفهم المعلومات ومعالجتها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التعلم اآللي والذكاء االصطناعي‪ :‬يتم استخدام التعلم اآللي والذكاء االصطناعي لتحسين عملية البحث عن المعلومات‬ ‫‪‬‬ ‫واسترجاعها‪.‬‬ ‫سهولة الوصول‪ :‬تُسهل التقنيات الحديثة الوصول إلى المعلومات من أي مكان وفي أي وقت‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫سرعة البحث‪ :‬تُم ّكن محركات البحث من العثور على المعلومات بسرعة وكفاءة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫دقة النتائج‪ :‬تُساعد تقنيات التعلم اآللي والذكاء االصطناعي على تحسين دقة نتائج البحث‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫حفظ المساحة‪ :‬يُقلل التخزين الرقمي من الحاجة إلى المساحة المادية لتخزين المعلومات‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫حماية المعلومات‪ :‬توفر تقنيات الحماية الرقمية حماية أفضل للمعلومات من السرقة أو التلف‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫األمان‪ :‬تُع ّد حماية المعلومات من التهديدات اإللكترونية أحد أهم التحديات التي تواجهها التقنيات الحديثة لحفظ‬ ‫‪‬‬ ‫المعلومات‪.‬‬ ‫الخصوصية‪ :‬تُثير مخاوف الخصوصية بشأن جمع المعلومات الشخصية وتخزينها واستخدامها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫الفجوة الرقمية‪ :‬ال يزال هناك العديد من األشخاص حول العالم الذين ال يستطيعون الوصول إلى اإلنترنت أو‬ ‫‪‬‬ ‫استخدام التقنيات الحديثة لحفظ المعلومات‪.‬‬ ‫اإلدمان على المعلومات‪ :‬يُمكن أن يؤدي اإلفراط في استخدام اإلنترنت إلى اإلدمان على المعلومات وتشتت االنتباه‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫أمن وسالمة الوثائق‬ ‫أمن وسالمة الوثائق هو مجموعة من اإلجراءات والسياسات التي تهدف إلى حماية الوثائق من السرقة أو التلف أو‬ ‫الضياع أو الوصول غير المصرح به‪.‬تشمل هذه اإلجراءات‪:‬‬ ‫‪ ‬التصنيف‪ :‬تصنيف الوثائق حسب درجات السرية‪ ،‬مثل "سري للغاية" أو "سري" أو "غير سري"‪.‬‬ ‫‪ ‬التخزين‪ :‬تخزين الوثائق في أماكن آمنة‪ ،‬مثل خزائن مقفولة أو غرف آمنة‪.‬‬ ‫‪ ‬التحكم في الوصول‪ :‬تقييد الوصول إلى الوثائق فقط لألفراد المصرح لهم بذلك‪.‬‬ ‫‪ ‬التتبع والتدقيق‪ :‬تتبع حركة الوثائق وتدقيقها لضمان عدم فقدانها أو سرقتها‪.‬‬ ‫‪ ‬الحماية من الكوارث‪ :‬وضع خطط لحماية الوثائق من الكوارث الطبيعية أو الحوادث األخرى‪.‬‬ ‫‪ ‬التخلص من الوثائق‪ :‬التخلص من الوثائق بشكل آمن عندما لم تعد هناك حاجة إليها‪.‬‬  ‫حماية المعلومات السرية‪ :‬يمكن أن تحتوي الوثائق على معلومات سرية‪ ،‬مثل المعلومات المالية أو المعلومات‬ ‫‪‬‬ ‫الشخصية أو أسرار الدولة‪.‬يمكن أن يؤدي تسريب هذه المعلومات إلى ضرر كبير لألفراد أو المنظمات أو‬ ‫الحكومات‪.‬‬ ‫االمتثال للقانون‪ :‬قد تتطلب القوانين واللوائح من المنظمات حماية الوثائق بشكل معين‪.‬يمكن أن يؤدي عدم االمتثال‬ ‫‪‬‬ ‫لهذه القوانين إلى غرامات أو عقوبات أخرى‪.‬‬ ‫الحفاظ على السمعة‪ :‬يمكن أن يؤدي تسريب المعلومات السرية أو فقدان الوثائق المهمة إلى إلحاق الضرر بسمعة‬ ‫‪‬‬ ‫المنظمة‪.‬‬ ‫ضمان استمرارية العمل‪ :‬قد تحتوي الوثائق على معلومات ضرورية لعمل المنظمة‪.‬يمكن أن يؤدي فقدان هذه‬ ‫‪‬‬ ‫الوثائق إلى تعطيل العمليات وتكلفة المنظمة المال‪.‬‬  ‫تطوير سياسة أمن وسالمة الوثائق‪ :‬يجب أن يكون لدى كل منظمة سياسة أمن وسالمة الوثائق تحدد اإلجراءات‬ ‫‪‬‬ ‫والسياسات التي يجب اتباعها لحماية الوثائق‪.‬‬ ‫تدريب الموظفين‪ :‬يجب تدريب الموظفين على سياسة أمن وسالمة الوثائق وعلى كيفية التعامل مع الوثائق بشكل‬ ‫‪‬‬ ‫آمن‪.‬‬ ‫استخدام تقنيات األمان‪ :‬يمكن استخدام تقنيات األمان‪ ،‬مثل برامج مكافحة الفيروسات وبرامج جدار الحماية‪ ،‬لحماية‬ ‫‪‬‬ ‫الوثائق اإللكترونية‪.‬‬ ‫إجراء عمليات تدقيق منتظمة‪ :‬يجب إجراء عمليات تدقيق منتظمة للتأكد من امتثال المنظمة لسياسة أمن وسالمة‬ ‫‪‬‬ ‫الوثائق‪.‬‬  ‫السرقة‪ :‬يمكن سرقة الوثائق المادية أو اإللكترونية من قبل أشخاص غير مصرح لهم‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التلف‪ :‬يمكن أن تتلف الوثائق المادية بسبب الحرائق أو الفيضانات أو الكوارث الطبيعية األخرى‪.‬يمكن أن تتلف‬ ‫‪‬‬ ‫الوثائق اإللكترونية بسبب الفيروسات أو البرامج الضارة أو األعطال في األجهزة‪.‬‬ ‫الضياع‪ :‬يمكن فقدان الوثائق المادية أو اإللكترونية ببساطة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫الوصول غير المصرح به‪ :‬يمكن لألشخاص غير المصرح لهم الوصول إلى الوثائق المادية أو اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التجسس‪ :‬يمكن التجسس على الوثائق اإللكترونية من قبل أشخاص غير مصرح لهم‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫أنظمة إدارة الوثائق اإللكترونية ‪ (EDMS):‬أنظمة ‪ EDMS‬تسمح لك بتخزين وإدارة الوثائق اإللكترونية بشكل آمن‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫برامج مكافحة الفيروسات وبرامج جدار الحماية ‪:‬يمكن استخدام برامج مكافحة الفيروسات وبرامج جدار الحماية‬ ‫‪‬‬ ‫لحماية الوثائق اإللكترونية من الفيروسات والبرامج الضارة‪.‬‬ ‫التشفير ‪:‬يمكن تشفير الوثائق اإللكترونية لحمايتها من الوصول غير المصرح به‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التوقيعات اإللكترونية ‪:‬يمكن استخدام التوقيعات اإللكترونية للتحقق من هوية مرسل الوثيقة ومنع التزوير‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫إدارة وأرشفة رسائل‬ ‫البريد اإللكتروني‬ ‫أرشفة البريد اإللكتروني هي عملية حفظ رسائل البريد اإللكتروني بشكل آمن ومنظم لسهولة الوصول إليها واسترجاعها‬ ‫في المستقبل‪.‬يمكن أن يكون ذلك مفيدًا لألفراد والمنظمات على ح ٍد سواء‪ ،‬حيث يسمح لك بحفظ سجالت االتصاالت‬ ‫والمستندات المهمة‪ ،‬واالمتثال للوائح‪ ،‬وتحسين كفاءة البحث عن المعلومات‪.‬‬  ‫هناك العديد من الطرق المختلفة إلدارة وأرشفة البريد اإللكتروني‪ ،‬ويعتمد أفضل نهج على احتياجاتك الفردية أو‬ ‫احتياجات مؤسستك‪.‬فيما يلي بعض الطرق الشائعة‪:‬‬ ‫استخدام مجلدات البريد اإللكتروني‪ :‬إنشاء مجلدات جديدة لفرز رسائل البريد اإللكتروني حسب الموضوع أو‬ ‫‪‬‬ ‫المرسل أو التاريخ أو أي معيار آخر ذي صلة‪.‬‬ ‫قواعد التصفية‪ :‬إنشاء قواعد لتصفية رسائل البريد اإللكتروني تلقائيًا ونقلها إلى المجلدات المناسبة أو وضع عالمة‬ ‫‪‬‬ ‫عليها كقراءة أو حذفها‪.‬‬ ‫أدوات أرشفة البريد اإللكتروني‪ :‬استخدام أدوات أرشفة البريد اإللكتروني المتخصصة لنسخ رسائل البريد‬ ‫‪‬‬ ‫اإللكتروني وحفظها وتنظيمها بشكل آمن‪.‬‬ ‫خدمات النسخ االحتياطي‪ :‬استخدام خدمات النسخ االحتياطي السحابية لحفظ رسائل البريد اإللكتروني الخاصة بك‬ ‫‪‬‬ ‫كنسخة احتياطية في حالة فقدانها أو تلفها‪.‬‬ ‫فرز البريد اإللكتروني بانتظام‪ :‬خصص وقتًا لفرز بريدك اإللكتروني بانتظام ونقل الرسائل إلى المجلدات المناسبة أو‬ ‫‪‬‬ ‫حذفها‪.‬‬ ‫حذف الرسائل غير الضرورية‪ :‬ال تحتفظ بالرسائل التي لم تعد بحاجة إليها‪ ،‬حيث يمكن أن تشغل مساحة تخزين‬ ‫‪‬‬ ‫وتجعل من الصعب العثور على الرسائل المهمة‪.‬‬ ‫استخدم قواعد التصفية‪ :‬استخدم قواعد التصفية لتصفية رسائل البريد اإللكتروني تلقائيًا وتنظيمها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫احتفظ بنسخة احتياطية من بريدك اإللكتروني‪ :‬تأكد من االحتفاظ بنسخة احتياطية من بريدك اإللكتروني بانتظام في‬ ‫‪‬‬ ‫حالة فقدانها أو تلفها‪.‬‬ ‫ابحث عن حلول أرشفة مناسبة‪ :‬إذا كنت بحاجة إلى أرشفة كمية كبيرة من البريد اإللكتروني‪ ،‬فابحث عن حلول‬ ‫‪‬‬ ‫أرشفة مناسبة تلبي احتياجاتك‪.‬‬  ‫تحسين اإلنتاجية‪ :‬يمكن أن يساعدك تنظيم بريدك اإللكتروني بشكل فعال على العثور على المعلومات التي تحتاجها‬ ‫‪‬‬ ‫بسرعة أكبر وإكمال المهام بكفاءة أكبر‪.‬‬ ‫االمتثال للقانون‪ :‬قد تتطلب بعض القوانين واللوائح من المنظمات االحتفاظ بسجالت البريد اإللكتروني لفترات زمنية‬ ‫‪‬‬ ‫محددة‪.‬يمكن أن تساعدك أرشفة البريد اإللكتروني في االمتثال لهذه المتطلبات‪.‬‬ ‫تقليل مخاطر فقدان البيانات‪ :‬يمكن أن يساعدك االحتفاظ بنسخة احتياطية من بريدك اإللكتروني في حمايته من فقدانه‬ ‫‪‬‬ ‫أو تلفه في حالة حدوث كارثة‪.‬‬ ‫تحسين كفاءة البحث‪ :‬يمكن أن تسهل عليك أرشفة البريد اإللكتروني العثور على رسائل البريد اإللكتروني‬ ‫‪‬‬ ‫والمعلومات المهمة في المستقبل‪.‬‬  ‫‪ :Microsoft Outlook‬يتضمن ‪ Outlook‬ميزات مدمجة إلدارة المجلدات وقواعد التصفية وأرشفة البريد‬ ‫‪‬‬ ‫اإللكتروني‪.‬‬ ‫‪ :Gmail‬يوفر ‪ Gmail‬ميزات بحث قوية وقواعد تصفية قابلة للتخصيص يمكن استخدامها إلدارة وأرشفة البريد‬ ‫‪‬‬ ‫اإللكتروني‪.‬‬ ‫‪ Zoho Mail :Zoho Mail‬هي خدمة بريد إلكتروني مستضافة توفر ميزات إدارة وأرشفة قوية للبريد اإللكتروني‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ MDaemon :MDaemon‬هو خادم بريد إلكتروني محلي يوفر ميزات أرشفة قوية للبريد اإللكتروني‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫استخدام قواعد التصفية المتقدمة‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬يمكنك إنشاء قواعد تصفية معقدة لفرز رسائل البريد اإللكتروني تلقائيًا بنا ًء على معايير متعددة‪ ،‬مثل‬ ‫الكلمات الرئيسية في العنوان أو النص أو المرفقات أو اسم المرسل أو عنوان البريد اإللكتروني أو‬ ‫المجال‪.‬‬ ‫‪ ‬على سبيل المثال‪ ،‬يمكنك إنشاء قاعدة تصفية تنقل جميع رسائل البريد اإللكتروني من رئيسك في العمل‬ ‫إلى مجلد خاص‪ ،‬أو يمكنك إنشاء قاعدة تصفية تحذف جميع رسائل البريد اإللكتروني الترويجية تلقائيًا‪.‬‬ ‫استخدام عالمات البريد اإللكتروني‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬يمكنك استخدام عالمات البريد اإللكتروني لتصنيف رسائل البريد اإللكتروني حسب الموضوع أو‬ ‫المشروع أو العميل‪.‬‬ ‫‪ ‬يمكن أن يساعدك ذلك في العثور بسرعة على رسائل البريد اإللكتروني ذات الصلة بمشروع أو موضوع‬ ‫معين‪.‬‬  ‫أدوات البحث المتقدمة‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬توفر العديد من عمالء البريد اإللكتروني ومزودي خدمات البريد اإللكتروني أدوات بحث متقدمة تسمح‬ ‫لك بالبحث عن رسائل البريد اإللكتروني حسب الكلمات الرئيسية في العنوان أو النص أو المرفقات أو‬ ‫اسم المرسل أو عنوان البريد اإللكتروني أو المجال أو التاريخ أو عالمات البريد اإللكتروني‪.‬‬ ‫حلول أرشفة البريد اإللكتروني المتخصصة‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬توفر العديد من الشركات حلول أرشفة بريد إلكتروني متخصصة يمكنها نسخ رسائل البريد اإللكتروني‬ ‫وحفظها وتنظيمها بشكل آمن‪.‬‬ ‫‪ ‬غالبًا ما تتضمن هذه الحلول ميزات مثل‪:‬‬ ‫‪ ‬الفهرسة القابلة للبحث‬ ‫‪ ‬التخزين اآلمن‬ ‫‪ ‬االمتثال للقانون‬ ‫‪ ‬االكتشاف اإللكتروني‬ ‫‪ ‬االسترداد في حاالت الكوارث‬  ‫استخدم أسماء وصفية للمجلدات‪ :‬عند إنشاء مجلدات جديدة‪ ،‬تأكد من استخدام أسماء وصفية‬ ‫‪‬‬ ‫ستساعدك على العثور على المعلومات التي تبحث عنها بسهولة‪.‬‬ ‫حذف المرفقات غير الضرورية‪ :‬يمكن أن تشغل المرفقات مساحة تخزين كبيرة وتجعل من الصعب‬ ‫‪‬‬ ‫العثور على المعلومات التي تبحث عنها‪.‬تأكد من حذف المرفقات التي لم تعد بحاجة إليها‪.‬‬ ‫استخدم تنسيقًا متسقًا للتاريخ‪ :‬تأكد من استخدام تنسيق تاريخ متسق في جميع رسائل البريد‬ ‫‪‬‬ ‫اإللكتروني الخاصة بك‪ ،‬مما يسهل عليك العثور على رسائل البريد اإللكتروني حسب التاريخ‪.‬‬ ‫احذف رسائل البريد اإللكتروني القديمة بانتظام‪ :‬من الجيد حذف رسائل البريد اإللكتروني القديمة‬ ‫‪‬‬ ‫بانتظام لتوفير مساحة تخزين وتحسين أداء البحث‪.‬‬ ‫النسخ اإلحتياطي للوثائق‬  ‫يُع ّد إنشاء نسخ احتياطية للوثائق ً‬ ‫أمرا ضروريًا لحمايتها من الفقدان أو التلف في حالة حدوث كارثة مثل‬ ‫حريق أو فيضان أو هجوم إلكتروني‪.‬‬ ‫‪ ‬هناك طريقتان رئيسيتان إلنشاء نسخ احتياطية للوثائق‪:‬‬ ‫‪ ‬النسخ االحتياطي المادي‪ :‬يتضمن ذلك نسخ الوثائق على أقراص صلبة خارجية أو محركات‬ ‫أقراص ضوئية أو شرائط بيانات‪.‬‬ ‫‪ ‬النسخ االحتياطي السحابي‪ :‬يتضمن ذلك تحميل الوثائق إلى خدمة تخزين سحابية مثل ‪Google‬‬ ‫‪ Drive‬أو ‪ Dropbox‬أو ‪.OneDrive‬‬  ‫حماية البيانات‪ :‬ضمان عدم فقدان الوثائق المهمة في حالة حدوث كارثة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫االسترداد في حاالت الكوارث‪ :‬القدرة على استعادة الوثائق في حالة فقدانها أو تلفها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫راحة البال‪ :‬معرفة أن وثائقك آمنة ومحمية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫االمتثال للقانون‪ :‬تلبية متطلبات االمتثال التي تنطبق على تخزين البيانات‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحسين اإلنتاجية‪ :‬سهولة الوصول إلى الوثائق من أي مكان وفي أي وقت‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫حدد الوثائق التي تريد نسخها احتياطيًا‪ :‬قم بإنشاء قائمة بجميع الوثائق التي تحتاج إلى نسخها‬ ‫‪‬‬ ‫احتياطيًا‪ ،‬بما في ذلك المستندات والصور ومقاطع الفيديو والبريد اإللكتروني‪.‬‬ ‫اختر طريقة النسخ االحتياطي‪ :‬حدد ما إذا كنت تريد إنشاء نسخة احتياطية مادية أو سحابية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫ً‬ ‫جهازا ذا سعة‬ ‫اختر جهاز النسخ االحتياطي‪ :‬إذا كنت تقوم بإنشاء نسخة احتياطية مادية‪ ،‬فاختر‬ ‫‪‬‬ ‫تخزين كافية الحتواء جميع وثائقك‪.‬إذا كنت تقوم بإنشاء نسخة احتياطية سحابية‪ ،‬فاختر خدمة‬ ‫تخزين سحابية موثوقة مع خطة سعة مناسبة‪.‬‬ ‫نسخ الوثائق‪ :‬قم بنسخ جميع وثائقك إلى جهاز النسخ االحتياطي أو خدمة التخزين السحابي‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫جدولة النسخ االحتياطي المتكرر‪ :‬قم بإعداد جدول زمني لنسخ الوثائق احتياطيًا بانتظام لضمان‬ ‫‪‬‬ ‫تحديث النسخ االحتياطية‪.‬‬ ‫اختبار النسخ االحتياطي‪ :‬تأكد من اختبار النسخ االحتياطي بانتظام للتأكد من إمكانية استعادة الوثائق‬ ‫‪‬‬ ‫في حالة حدوث كارثة‪.‬‬  ‫استخدم أسماء ملفات وصفية‪ :‬عند نسخ الوثائق احتياطيًا‪ ،‬تأكد من استخدام أسماء ملفات وصفية‬ ‫‪‬‬ ‫لسهولة العثور على الوثائق التي تبحث عنها‪.‬‬ ‫قم بتخزين النسخ االحتياطية في مكان آمن‪ :‬إذا كنت تقوم بإنشاء نسخة احتياطية مادية‪ ،‬فقم بتخزين‬ ‫‪‬‬ ‫النسخ االحتياطية في مكان آمن بعيدًا عن الموقع األصلي للوثائق‪.‬‬ ‫حماية النسخ االحتياطية بكلمة مرور‪ :‬إذا كنت تقوم بإنشاء نسخة احتياطية سحابية‪ ،‬فقم بحماية‬ ‫‪‬‬ ‫النسخ االحتياطية بكلمة مرور قوية‪.‬‬ ‫صا آخر بموقع النسخ االحتياطية الخاصة بك‬ ‫صا آخر بموقع النسخ االحتياطي‪ :‬أخبر شخ ً‬ ‫أخبر شخ ً‬ ‫‪‬‬ ‫حتى يتمكن من الوصول إليها في حالة عدم تمكنك من ذلك‪.‬‬  ‫طا مجانية ومدفوعة‪.‬‬ ‫‪ :CrashPlan‬خدمة نسخ احتياطي سحابية توفر خط ً‬ ‫‪‬‬ ‫‪ :Carbonite‬خدمة نسخ احتياطي سحابية توفر نس ًخا احتياطية تلقائية ومستمرة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ :Backblaze‬خدمة نسخ احتياطي سحابية غير محدودة بسعر ثابت شهري‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ :Acronis True Image‬برنامج نسخ احتياطي محلي يسمح لك بإنشاء نسخ احتياطية على‬ ‫‪‬‬ ‫أقراص صلبة خارجية أو محركات أقراص ضوئية أو خدمات التخزين السحابي‪.‬‬ ‫‪ :EaseUS Todo Backup‬برنامج نسخ احتياطي‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫األرشفة التقليدية‬ ‫األرشفة اإللكترونية‬ ‫الخاصية‬ ‫مواد تقليدية مثل الورق‬ ‫ملفات رقمية على الكمبيوتر أو أجهزة التخزين السحابية‬ ‫وسيط التخزين‬ ‫مساحة تخزين كبيرة‬ ‫مساحة تخزين أقل بكثير‬ ‫مساحة التخزين‬ ‫صعوبة البحث عن المعلومات واسترجاعها قد تتطلب وقت أطول‬ ‫سهولة البحث عن المعلومات واسترجاعها من خالل محركات‬ ‫سهولة الوصول‬ ‫البحث وأدوات اإلسترجاع‬ ‫تكلفة أولية أقل ولكن تكاليف تشغيل وصيانة أعلى على المدى الطويل‬ ‫تكلفة أولية أعلى لتنفيذ نظام األرشفة اإللكترونية ولكن تكاليف‬ ‫التكلفة‬ ‫تشغيل وصيانة أقل على المدى الطويل‬ ‫أقل عرضة للتلف المادي مثل الحريق أو الفيضانات ولكن قد تتلف بمرور‬ ‫أكثر عرضة للتهديدات اإللكترونية مثل الفيروسات والقرصنة لكن‬ ‫األمان‬ ‫الوقت‬ ‫يمكن حمايتها من خالل تدابير األمن المناسبة‬ ‫صعوبة مشاركة المعلومات مع اآلخرين قد تتطلب نسخا مادية‬ ‫سهولة مشاركة المعلومات مع اآلخرين عبر البريد اإللكتروني أو‬ ‫التوافق‬ ‫الشبكات‬ ‫غير صديقة للبيئة حيث تعتمد على استخدام الورق‬ ‫صديقة للبيئة حيث تقلل من استخدام الورق‬ ‫االستدامة‬ ‫أكثر موثوقية من حيث المبدأ ولكن قد تتلف المواد المادية بمرور الوقت‬ ‫قد تكون أكثر عرضة للفساد أو الفقدان في حال حدوث عطل في‬ ‫الموثوقية‬ ‫النظام‬ ‫تُعد كل من األرشفة اإللكترونية والتقليدية أدوات قيّمة لحفظ المعلومات ‪.‬يعتمد اختيار الطريقة األنسب على احتياجات المؤسسة ونوع المعلومات التي تريد أرشفتها ‪.‬‬ ‫تُقدم األرشفة اإللكترونية العديد من المزايا مثل الكفاءة وتوفير المساحة وتحسين األمان‪ ،‬بينما تتميز األرشفة التقليدية بموثوقيتها وسهولة استخدامها‪.‬‬ ‫سياسة األرشفة ومكوناتها‬  ‫تُعد سياسة األرشفة وثيقة مهمة تحدد كيفية جمع وحفظ واستخدام واسترجاع الوثائق اإللكترونية والتقليدية في المؤسسة‪.‬تهدف‬ ‫سياسة األرشفة الفعالة إلى ضمان سالمة وأمان المعلومات وسهولة الوصول إليها‪.‬‬ ‫‪ ‬مكونات سياسة األرشفة‪:‬‬ ‫‪ ‬الغرض‪ :‬يجب أن تحدد سياسة األرشفة الغرض من األرشفة‪ ،‬مثل الحفاظ على السجالت ألغراض قانونية أو تاريخية أو بحثية‪.‬‬ ‫‪ ‬التصنيف‪ :‬يجب أن تحدد سياسة األرشفة أنواع الوثائق التي يجب أرشفتها‪ ،‬مثل السجالت المالية والعقود والمراسالت‬ ‫اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪ ‬الجدول الزمني‪ :‬يجب أن تحدد سياسة األرشفة الجدول الزمني لجمع الوثائق وأرشفتها‪ ،‬مثل أرشفة الوثائق كل عام أو كل شهر‪.‬‬ ‫‪ ‬المسؤوليات‪ :‬يجب أن تحدد سياسة األرشفة المسؤولين عن تنفيذ سياسة األرشفة‪ ،‬مثل أرشيف أو مدير تكنولوجيا المعلومات‪.‬‬ ‫‪ ‬اإلجراءات‪ :‬يجب أن تحدد سياسة األرشفة اإلجراءات المتبعة لجمع الوثائق وأرشفتها‪ ،‬مثل استخدام نظام إدارة الوثائق‬ ‫اإللكترونية أو مسح المستندات الورقية ضوئيًا‪.‬‬ ‫‪ ‬الوصول‪ :‬يجب أن تحدد سياسة األرشفة من يمكنه الوصول إلى الوثائق المؤرشفة‪ ،‬مثل الموظفين أو الباحثين أو الجمهور‪.‬‬ ‫‪ ‬األمان‪ :‬يجب أن تحدد سياسة األرشفة تدابير األمان لحماية الوثائق المؤرشفة‪ ،‬مثل استخدام قوائم التحكم في الوصول وكلمات‬ ‫المرور‪.‬‬ ‫‪ ‬المراجعة‪ :‬يجب أن تحدد سياسة األرشفة تواتر مراجعة سياسة األرشفة وتحديثها حسب الحاجة‪.‬‬  ‫الغرض‪:‬‬ ‫‪ ‬تهدف هذه السياسة إلى تحديد متطلبات أرشفة جميع الوثائق اإللكترونية والتقليدية في [اسم المؤسسة]‪.‬تهدف‬ ‫سياسة األرشفة هذه إلى ضمان سالمة وأمان المعلومات وسهولة الوصول إليها‪.‬‬ ‫التصنيف‪:‬‬ ‫‪ ‬تشمل هذه السياسة جميع الوثائق اإللكترونية والتقليدية المتعلقة بأعمال [اسم المؤسسة]‪ ،‬بما في ذلك‪:‬‬ ‫‪ ‬السجالت المالية‬ ‫‪ ‬العقود‬ ‫‪ ‬المراسالت اإللكترونية‬ ‫‪ ‬التقارير‬ ‫‪ ‬العروض التقديمية‬ ‫‪ ‬الصور‬ ‫‪ ‬مقاطع الفيديو‬  ‫الجدول الزمني‪:‬‬ ‫‪ ‬يجب أرشفة جميع الوثائق اإللكترونية والتقليدية في غضون [عدد] سنوات من إنشائها‪.‬‬ ‫‪ ‬يجب مراجعة الوثائق المؤرشفة بشكل دوري وتحديثها حسب الحاجة‪.‬‬ ‫المسؤوليات‪:‬‬ ‫‪ ‬أرشيف [اسم المؤسسة] مسؤول عن تنفيذ هذه السياسة‪.‬‬ ‫‪ ‬جميع الموظفين مسؤولون عن جمع الوثائق ذات الصلة وتقديمها إلى األرشيف‪.‬‬ ‫‪ ‬مدير تكنولوجيا المعلومات مسؤول عن صيانة أنظمة األرشفة اإللكترونية‪.‬‬ ‫اإلجراءات‪:‬‬ ‫‪ ‬يجب استخدام نظام إدارة الوثائق اإللكترونية لجمع الوثائق وأرشفتها‪.‬‬ ‫‪ ‬يجب مسح المستندات الورقية ضوئيًا وأرشفتها في نظام إدارة الوثائق اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪ ‬يجب تخزين الوثائق المؤرشفة في مكان آمن مع ضمان الوصول إليها فقط من قبل األشخاص المصرح لهم بذلك‪.‬‬  ‫الوصول‪:‬‬ ‫‪ ‬يجب أن يكون الوصول إلى الوثائق المؤرشفة مقيدًا بالموظفين الذين يحتاجون إليها ألداء واجباتهم‪.‬‬ ‫‪ ‬قد يُسمح للباحثين بالوصول إلى الوثائق المؤرشفة بعد مراجعة طلبهم من قبل أرشيف [اسم المؤسسة]‪.‬‬ ‫‪ ‬قد يُسمح للجمهور بالوصول إلى الوثائق المؤرشفة بعد [عدد] سنوات من إنشائها‪ ،‬وفقًا للقوانين واللوائح المعمول بها‪.‬‬ ‫األمان‪:‬‬ ‫‪ ‬يجب تخزين الوثائق المؤرشفة في مكان آمن مع ضمان الوصول إليها فقط من قبل األشخاص المصرح لهم بذلك‪.‬‬ ‫‪ ‬يجب استخدام قوائم التحكم في الوصول وكلمات المرور لحماية الوثائق المؤرشفة من الوصول غير المصرح به‪.‬‬ ‫‪ ‬يجب إجراء نسخ احتياطية منتظمة للوثائق المؤرشفة‪.‬‬ ‫المراجعة‪:‬‬ ‫‪ ‬يجب مراجعة هذه السياسة بشكل دوري وتحديثها حسب الحاجة‪.‬‬ ‫‪ ‬يجب مراجعة سياسة األرشفة هذه على األقل [كل عدد] سنوات‪.‬‬  ‫كيفية إضافة الوثائق إلى نظام األرشفة‬ ‫‪ -1‬تحضير الوثائق‪:‬‬ ‫‪ ‬تأكد من أن جميع الوثائق التي تريد أرشفتها منظمة وجاهزة للتحميل في النظام‪.‬‬ ‫‪ ‬إذا كانت الوثائق ورقية‪ ،‬فقم بمسحها ضوئيًا أو تحويلها إلى تنسيق رقمي مثل ‪.PDF‬‬ ‫‪ ‬تأكد من أن جميع الوثائق ُمس ّماة بشكل صحيح وسهل البحث عنها‪.‬‬ ‫‪ -2‬تسجيل الدخول إلى نظام األرشفة‪:‬‬ ‫‪ ‬افتح متصفح الويب وانتقل إلى موقع نظام األرشفة اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪ ‬أدخل اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بك‪.‬‬ ‫‪ -3‬تحميل الوثائق‪:‬‬ ‫‪ ‬ابحث عن خيار "تحميل" أو "إضافة وثائق"‪.‬‬ ‫‪ ‬حدد الوثائق التي تريد تحميلها من جهاز الكمبيوتر الخاص بك‪.‬‬ ‫ضا تحميل الوثائق عن طريق سحبها وإفالتها في واجهة النظام‪.‬‬ ‫‪ ‬يمكنك أي ً‬  ‫‪ -4‬فهرسة الوثائق‪:‬‬ ‫‪ ‬قد يُطلب منك إدخال بعض المعلومات اإلضافية عن كل وثيقة‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫عنوان الوثيقة‬ ‫‪‬‬ ‫تاريخ اإلنشاء‬ ‫‪‬‬ ‫المؤلف‬ ‫‪‬‬ ‫الكلمات المفتاحية‬ ‫‪‬‬ ‫ملخص الوثيقة‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬سيساعد ذلك في سهولة البحث عن الوثيقة الحقًا‪.‬‬ ‫‪ -5‬حفظ الوثائق‪:‬‬ ‫‪ ‬بمجرد تحميل وفهرسة جميع الوثائق‪ ،‬انقر فوق "حفظ" أو "إرسال"‪.‬‬ ‫‪ ‬سيتم تخزين الوثائق في نظام األرشفة اإللكترونية ويمكنك الوصول إليها من أي مكان باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بك‪.‬‬ ‫نصائح إضافية‪:‬‬ ‫‪ ‬تأكد من اتباع إرشادات نظام األرشفة اإللكترونية الخاصة بمؤسستك‪.‬‬ ‫‪ ‬إذا كنت تواجه أي صعوبات‪ ،‬فاتصل بدعم نظام األرشفة اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪ ‬من المهم تحميل الوثائق بشكل منتظم للحفاظ على تحديث نظام األرشفة اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪ ‬تأكد من مراجعة الوثائق المؤرشفة بشكل دوري للتأكد من صحتها واكتمالها‪.‬‬  ‫كيفية البحث عن الوثائق في نظام األرشفة اإللكترونية‬ ‫‪ -1‬استخدام شريط البحث‪:‬‬ ‫‪ ‬ابحث عن شريط البحث في أعلى أو جانب واجهة نظام األرشفة اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪ ‬أدخل كلمة مفتاحية أو عبارة ذات صلة بالوثيقة التي تبحث عنها‪.‬‬ ‫‪ ‬يمكنك استخدام عامل التشغيل المنطقي مثل ‪ AND‬و ‪ OR‬و ‪ NOT‬لتضييق نطاق نتائج البحث‪.‬‬ ‫‪ -2‬استخدام الفالتر‪:‬‬ ‫‪ ‬توفر معظم أنظمة األرشفة اإللكترونية مرشحات تسمح لك بتضييق نطاق نتائج البحث حسب معايير محددة‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫نوع الوثيقة (على سبيل المثال‪)Excel ،Word ،PDF ،‬‬ ‫‪‬‬ ‫تاريخ اإلنشاء‬ ‫‪‬‬ ‫المؤلف‬ ‫‪‬‬ ‫الكلمات المفتاحية‬ ‫‪‬‬ ‫ملخص الوثيقة‬ ‫‪‬‬ ‫حدد الخيارات التي تريد البحث عنها وانقر فوق "بحث" أو "تصفية"‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫‪ -3‬استخدام التصفح المتقدم‪:‬‬ ‫‪ ‬توفر بعض أنظمة األرشفة اإللكترونية خيارات تصفح متقدمة تسمح لك بالبحث عن الوثائق باستخدام معايير أكثر تعقيدًا‪.‬‬ ‫‪ ‬قد تتضمن خيارات التصفح المتقدمة إمكانية البحث عن‪:‬‬ ‫محتوى النص داخل الوثائق‬ ‫‪‬‬ ‫خصائص الملف (على سبيل المثال‪ ،‬الحجم‪ ،‬تاريخ التعديل)‬ ‫‪‬‬ ‫العالقات بين الوثائق (على سبيل المثال‪ ،‬اإلصدارات السابقة‪ ،‬الوثائق ذات الصلة)‬ ‫‪‬‬ ‫‪ -4‬استخدام ميزات البحث األخرى‪:‬‬ ‫‪ ‬قد توفر بعض أنظمة األرشفة اإللكترونية ميزات بحث أخرى‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫البحث عن الصور‬ ‫‪‬‬ ‫البحث عن النص ‪OCR‬‬ ‫‪‬‬ ‫البحث عن الكلمات الرئيسية تلقائيًا‬ ‫‪‬‬ ‫استكشف ميزات البحث المتاحة في نظام األرشفة اإللكترونية الخاص بك لمعرفة ما إذا كان هناك أي ميزة يمكن أن تساعدك في العثور على الوثائق التي تبحث عنها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫نصائح إضافية‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫تأكد من استخدام مصطلحات دقيقة وواضحة عند البحث عن الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫استخدم عالمات االقتباس المزدوجة للبحث عن عبارة محددة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫استخدم عامل التشغيل المنطقي لتضييق نطاق نتائج البحث‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫إذا لم تتمكن من العثور على الوثيقة التي تبحث عنها‪ ،‬فحاول البحث عن مصطلحات أو معايير مختلفة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫ضا االتصال بدعم نظام األرشفة اإللكترونية للحصول على المساعدة‪.‬‬‫يمكنك أي ً‬ ‫‪‬‬ ‫أخصائي إدارة الوثائق‬  ‫تعريف أخصائي إدارة الوثائق‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫دورا‬ ‫أخصائي إدارة الوثائق هو مختص مسؤول عن تنظيم وفهرسة وتخزين واسترجاع واستخدام الوثائق الورقية واإللكترونية في مختلف المؤسسات‪.‬يلعب أخصائيو إدارة الوثائق ً‬ ‫ها ًما في ضمان سالمة وأمان المعلومات وسهولة الوصول إليها‪ ،‬مما يساعد على تحسين كفاءة سير العمل ودعم اتخاذ القرارات‪.‬‬  ‫مسؤوليات أخصائي إدارة الوثائق‪:‬‬ ‫تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات إدارة الوثائق‪ :‬يضع أخصائي إدارة الوثائق خط ً‬ ‫طا وأنظمة لتنظيم وفهرسة وتخزين واسترجاع الوثائق‪.‬كما يضمن اتساق هذه السياسات‬ ‫‪‬‬ ‫واإلجراءات مع متطلبات المؤسسة والقوانين واللوائح المعمول بها‪.‬‬ ‫تصنيف وفهرسة الوثائق‪ :‬يقوم أخصائي إدارة الوثائق بتصنيف وفهرسة جميع أنواع الوثائق‪ ،‬بما في ذلك الوثائق الورقية واإللكترونية‪.‬ويستخدم أنظمة تصنيف وفهرسة‬ ‫‪‬‬ ‫مناسبة لضمان سهولة البحث عن الوثائق واسترجاعها‪.‬‬ ‫تخزين الوثائق‪ :‬يُشرف أخصائي إدارة الوثائق على تخزين الوثائق في أماكن آمنة ومناسبة‪ ،‬مثل الملفات أو خوادم التخزين اإللكترونية‪.‬ويضمن سالمة الوثائق وحمايتها من‬ ‫‪‬‬ ‫التلف أو الضياع أو الوصول غير المصرح به‪.‬‬ ‫استرجاع الوثائق‪ :‬يساعد أخصائي إدارة الوثائق الموظفين في العثور على الوثائق التي يحتاجون إليها‪.‬ويستخدم أنظمة البحث والفهرسة لمعالجة طلبات استرجاع الوثائق‬ ‫‪‬‬ ‫بكفاءة‪.‬‬ ‫إدارة سجالت المؤسسة‪ :‬يُشرف أخصائي إدارة الوثائق على سجالت المؤسسة‪ ،‬بما في ذلك السجالت القانونية والمالية والتاريخية‪.‬ويضمن صحة واكتمال هذه السجالت‪،‬‬ ‫‪‬‬ ‫ويحافظ على سالمتها لألجيال القادمة‪.‬‬ ‫التدريب والتوعية‪ :‬يُقدم أخصائي إدارة الوثائق تدريبًا للموظفين حول سياسات وإجراءات إدارة الوثائق‪ ،‬ويساعدهم على فهم كيفية استخدام أنظمة إدارة الوثائق بشكل فعال‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التزام االمتثال‪ :‬يضمن أخصائي إدارة الوثائق امتثال المؤسسة للقوانين واللوائح المتعلقة بإدارة الوثائق‪.‬ويحافظ على سجالت دقيقة وموثقة تدعم االمتثال‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫إدارة المخاطر‪ :‬يُقيّم أخصائي إدارة الوثائق المخاطر المتعلقة بالوثائق‪ ،‬مثل مخاطر فقدان المعلومات أو سرقتها أو تلفها‪.‬ويضع خط ً‬ ‫طا للحد من هذه المخاطر وحماية أصول‬ ‫‪‬‬ ‫المؤسسة‪.‬‬  ‫مهام أخصائي إدارة الوثائق‪:‬‬ ‫تلقي الوثائق الجديدة وتصنيفها وفهرستها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫مسح الوثائق الورقية ضوئيًا وتحويلها إلى تنسيق رقمي‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحميل الوثائق في أنظمة إدارة الوثائق اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫إنشاء قواعد بيانات للوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تحديث الوثائق بشكل دوري‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫إدارة نسخ الوثائق االحتياطية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫استرجاع الوثائق بنا ًء على طلبات الموظفين‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫توفير الدعم الفني للموظفين فيما يتعلق بأنظمة إدارة الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫إدارة سجالت المؤسسة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات إدارة الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫تقديم التدريب والتوعية للموظفين حول إدارة الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫ضمان امتثال المؤسسة للقوانين واللوائح المتعلقة بإدارة الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫إدارة مخاطر الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫مهارات أخصائي إدارة الوثائق‪:‬‬ ‫قادرا على تنظيم وفهرسة وتخزين الوثائق بشكل فعال‪.‬‬ ‫مهارات تنظيمية‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق ً‬ ‫‪‬‬ ‫مهارات تقنية‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق على دراية بأنظمة إدارة الوثائق اإللكترونية وأدوات البحث والفهرسة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫مهارات التواصل‪ :‬يجب أن يتمتع أخصائي إدارة الوثائق بمهارات تواصل قوية لتقديم التعليمات والتدريب للموظفين والتعامل مع العمالء‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫قادرا على حل مشكالت الوصول إلى الوثائق واسترجاعها‪ ،‬باإلضافة إلى مشكالت االمتثال وإدارة المخاطر‪.‬‬ ‫مهارات حل المشكالت‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق ً‬ ‫‪‬‬ ‫قادرا على البحث عن المعلومات بدقة وكفاءة‪.‬‬ ‫مهارات البحث‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق ً‬ ‫‪‬‬ ‫قادرا على كتابة وثائق واضحة وموجزة ودقيقة‪.‬‬ ‫مهارات الكتابة‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق ً‬ ‫‪‬‬ ‫قادرا على إدارة وقته بشكل فعال إلنجاز المهام المتعددة في الوقت المحدد‪.‬‬ ‫مهارات إدارة الوقت‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق ً‬ ‫‪‬‬ ‫مهارات االهتمام بالتفاصيل‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق دقيقًا ويهتم بالتفاصيل لضمان دقة الوثائق وسالمتها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫قادرا على العمل بشكل فعال مع أعضاء الفريق اآلخرين لتحقيق األهداف المشتركة‪.‬‬ ‫مهارات العمل الجماعي‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق ً‬ ‫‪‬‬  ‫صفات أخصائي إدارة الوثائق‪:‬‬ ‫الدقة‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق دقيقًا وموثوقًا به في عمله‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫السرية‪ :‬يجب أن يحافظ أخصائي إدارة الوثائق على سرية المعلومات الحساسة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫ً‬ ‫وفعاال في إدارة وقته ومهامه‪.‬‬ ‫التنظيم‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق منظ ًما‬ ‫‪‬‬ ‫االهتمام بالتفاصيل‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق دقيقًا ويهتم بالتفاصيل لضمان دقة الوثائق وسالمتها‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫مهارات التواصل‪ :‬يجب أن يتمتع أخصائي إدارة الوثائق بمهارات تواصل قوية لتقديم التعليمات والتدريب للموظفين والتعامل مع العمالء‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫قادرا على حل مشكالت الوصول إلى الوثائق واسترجاعها‪ ،‬باإلضافة إلى مشكالت االمتثال وإدارة المخاطر‪.‬‬ ‫مهارات حل المشكالت‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق ً‬ ‫‪‬‬ ‫مهارات التعلم المستمر‪ :‬يجب أن يكون أخصائي إدارة الوثائق على استعداد لتعلم مهارات وتقنيات جديدة بشكل مستمر‪.‬‬ ‫‪‬‬  ‫بيئة عمل أخصائي إدارة الوثائق‪:‬‬ ‫عادة ما يعمل أخصائيو إدارة الوثائق في مكاتب أو بيئات مكتبية أخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫قد يعمل بعض أخصائيو إدارة الوثائق عن بعد‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫قد يعمل أخصائيو إدارة الوثائق في مختلف القطاعات‪ ،‬بما في ذلك القطاع العام والخاص والمنظمات غير الربحية‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫التعليم والتدريب المطلوب ألخصائي إدارة الوثائق‪:‬‬ ‫عادة ما يتطلب الحصول على وظيفة أخصائي إدارة الوثائق شهادة جامعية في مجال إدارة المعلومات أو إدارة المكتبات أو مجال ذي صلة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫هناك العديد من البرامج والبرامج التدريبية المتاحة لمساعدة األفراد على اكتساب المهارات والخبرة الالزمة للعمل كأخصائي إدارة وثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫يمكن أن تساعد المشاركة في المنظمات المهنية المتعلقة بإدارة الوثائق‪ ،‬مثل جمعية إدارة الوثائق األمريكية (‪ )ARMA‬أو جمعية إدارة الوثائق الكندية (‪ ،)CDMA‬األفراد على‬ ‫‪‬‬ ‫البقاء على اطالع على أحدث االتجاهات والممارسات في هذا المجال‪.‬‬ ‫فوائد استخدام أنظمة األرشفة اإللكترونية‬  ‫تُعد أنظمة األرشفة اإللكترونية أدوات قوية يمكنها مساعدة المؤسسات على تنظيم وفهرسة واسترجاع الوثائق الورقية‬ ‫سن من سير العمل وتُقلل من‬‫واإللكترونية بسهولة وكفاءة‪.‬توفر هذه األنظمة العديد من الفوائد التي يمكن أن تُح ّ‬ ‫سن من األمن والسالمة وتُسهل الوصول إلى المعلومات‪.‬‬ ‫التكاليف وتُعزز االمتثال وتُح ّ‬ ‫‪ ‬تحسين كفاءة سير العمل‪:‬‬ ‫أتمتة المهام‪ :‬يمكن ألنظمة األرشفة اإللكترونية أتمتة العديد من المهام المتعلقة بإدارة الوثائق‪ ،‬مثل المسح الضوئي‬ ‫‪‬‬ ‫للوثائق الورقية وتحويلها إلى تنسيق رقمي وفهرستها وتخزينها واسترجاعها‪.‬يُساعد ذلك على تقليل الوقت والجهد‬ ‫الذي يبذله الموظفون في التعامل مع الوثائق الورقية‪ ،‬مما يسمح لهم بالتركيز على مهام أكثر أهمية‪.‬‬ ‫سهولة الوصول إلى المعلومات‪ :‬تُسهل أنظمة األرشفة اإللكترونية العثور على الوثائق التي تحتاجها بسرعة‬ ‫‪‬‬ ‫وسهولة‪.‬يمكنك البحث عن الوثائق حسب الكلمات المفتاحية أو التاريخ أو المؤلف أو أي معيار آخر‪.‬يُساعد ذلك على‬ ‫تقليل الوقت الذي تقضيه في البحث عن المعلومات وتحسين كفاءة سير العمل‪.‬‬ ‫تحسين التعاون‪ :‬تسمح أنظمة األرشفة اإللكترونية للموظفين بمشاركة الوثائق بسهولة مع بعضهم البعض‪.‬يمكنك‬ ‫‪‬‬ ‫منح األشخاص المختلفين إمكانية الوصول إلى نفس الوثيقة‪ ،‬مما يسمح لهم بالعمل عليها معًا في نفس الوقت‪.‬يُساعد‬ ‫ذلك على تحسين التعاون وتسريع إنجاز المهام‪.‬‬  ‫تقليل تكاليف التخزين‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫تقليل المساحة المطلوبة‪ :‬تُساعد أنظمة األرشفة اإللكترونية على تقليل المساحة المطلوبة لتخزين الوثائق‪.‬بدالً من‬ ‫‪‬‬ ‫تخزين الوثائق الورقية في الملفات‪ ،‬يمكنك تخزينها رقميًا على أجهزة الكمبيوتر أو في السحابة‪.‬يُساعد ذلك على‬ ‫تحرير مساحة في المكاتب وتقليل تكاليف اإليجار‪.‬‬ ‫تقليل تكاليف النسخ االحتياطي‪ :‬يمكن ألنظمة األرشفة اإللكترونية إنشاء نسخ احتياطية تلقائية من الوثائق‪ ،‬مما يُقلل‬ ‫‪‬‬ ‫من خطر فقدان البيانات‪.‬يُساعد ذلك على تقليل تكاليف استرداد البيانات في حالة حدوث كارثة‪.‬‬ ‫تقليل تكاليف التخلص من النفايات‪ :‬تُساعد أنظمة األرشفة اإللكترونية على تقليل كمية النفايات الورقية التي تنتجها‬ ‫‪‬‬ ‫المؤسسة‪.‬يُساعد ذلك على تقليل تكاليف التخلص من النفايات وتحسين االستدامة البيئية‪.‬‬  ‫تحسين االمتثال للقوانين واللوائح‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫سهولة الوصول إلى السجالت‪ :‬تُسهل أنظمة األرشفة اإللكترونية الوصول إلى السجالت المهمة‪ ،‬مما يُساعد على‬ ‫‪‬‬ ‫ضمان امتثال المؤسسة للقوانين واللوائح‪.‬يمكنك العثور بسرعة على الوثائق التي تحتاجها لتقديمها إلى السلطات‬ ‫المختصة‪.‬‬ ‫الحفاظ على سالمة السجالت‪ :‬تُساعد أنظمة األرشفة اإللكترونية على الحفاظ على سالمة السجالت من خالل‬ ‫‪‬‬ ‫حمايتها من السرقة والتلف‪.‬يمكنك تخزين الوثائق في أماكن آمنة والوصول إليها فقط من قبل األشخاص المصرح‬ ‫لهم بذلك‪.‬‬ ‫التتبع والتدقيق‪ :‬تُساعد أنظمة األرشفة اإللكترونية على تتبع من قام بالوصول إلى الوثائق وتعديلها‪.‬يُساعد ذلك على‬ ‫‪‬‬ ‫ضمان دقة السجالت ومحاسبة األشخاص على أفعالهم‪.‬‬  ‫تعزيز األمن والسالمة‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫الحماية من السرقة‪ :‬تُساعد أنظمة األرشفة اإللكترونية على حماية الوثائق من السرقة من خالل تخزينها في أماكن‬ ‫‪‬‬ ‫آمنة والوصول إليها فقط من قبل األشخاص المصرح لهم بذلك‪.‬‬ ‫الحماية من التلف‪ :‬تُساعد أنظمة األرشفة اإللكترونية على حماية الوثائق من التلف الناتج عن الحرائق والفيضانات‬ ‫‪‬‬ ‫والكوارث الطبيعية األخرى‪.‬يمكنك تخزين الوثائق في أماكن آمنة والوصول إليها عن بُعد في حالة حدوث كارثة‪.‬‬ ‫التحكم في الوصول ‪:‬تسمح أنظمة األرشفة اإللكترونية لك بالتحكم في من يمكنه الوصول إلى الوثائق وتعديلها ‪.‬يمكنك‬ ‫‪‬‬ ‫منح مستويات مختلفة من الوصول لمجموعات مختلفة من المستخدمين ‪.‬يُساعد ذلك على حماية المعلومات الحساسة‬ ‫ومنع الوصول غير المصرح به‪.‬‬ ‫التدقيق والمساءلة ‪:‬تُساعد أنظمة األرشفة اإللكترونية على تتبع من قام بالوصول إلى الوثائق وتعديلها ‪.‬يُساعد ذلك‬ ‫‪‬‬ ‫على تحديد المسؤول عن أي تغييرات تتم إجراؤها على الوثائق ومحاسبة األشخاص على أفعالهم‪.‬‬ ‫االمتثال لمتطلبات األمن ‪:‬يمكن أن تساعد أنظمة األرشفة اإللكترونية المؤسسات على االمتثال لمتطلبات األمان‬ ‫‪‬‬ ‫المختلفة‪ ،‬مثل قانون حماية المعلومات الشخصية )‪ (HIPAA‬وقانون ساربانز‪-‬أوكسلي‪(SOX).‬‬  ‫تحسين الوصول إلى المعلومات‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫البحث السريع والسهل ‪:‬تُسهل أنظمة األرشفة اإللكترونية العثور على الوثائق التي تحتاجها بسرعة وسهولة ‪.‬يمكنك‬ ‫‪‬‬ ‫البحث عن الوثائق حسب الكلمات المفتاحية أو التاريخ أو المؤلف أو أي معيار آخر ‪.‬يُساعد ذلك على توفير الوقت‬ ‫وتحسين كفاءة سير العمل‪.‬‬ ‫الوصول عن بُعد ‪:‬تسمح أنظمة األرشفة اإللكترونية بالوصول إلى الوثائق من أي مكان باستخدام اتصال باإلنترنت ‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫يُساعد ذلك على تحسين التعاون بين الموظفين وتسهيل العمل عن بُعد‪.‬‬ ‫مشاركة الو