AIS Processing Integrity and Availability PDF

บทแรก บท 13 processing integrity and availability ้ ามันแบบ ถูกต ้องครบถ ้วนสมบูรณ์มย integrity คือเชคว่ ั้ ้ availability คือมันสามารถเอาไปใชงานได ้รึยงั mee...

บทแรก บท 13 processing integrity and availability ้ ามันแบบ ถูกต ้องครบถ ้วนสมบูรณ์มย integrity คือเชคว่ ั้ ้ availability คือมันสามารถเอาไปใชงานได ้รึยงั meet operations needs แบ่ง integrity 3 1. inputs - input integrit 2. processing - processing intigrit. 3. outputs -output integrit integrity - input controls / -forms design - minimize error data , 2 things 1. sequentially pre number - verify no documents missing input 2. turnaround document - eliminate error - สง่ ไปให ้เค ้าแล ้วให ้เค ้ากรอกของตัวเองสง่ มา -cancellation data - ฟี ลๆว่าเปลียน ื่ หรือทําอะไรก ้ตามไม่ให ้ข ้อมูลทีเ่ คยเข ้ามาแล ้วเข ้ามาซาํ้ ได ้ แต่ ่ ชอ ยังไงก ้ควรเก ้บไฟล์แรกไว ้สําหรับ audit trails- cancellation เฉยๆ ไม่ได ้ disposal data input controls - automated entry control - พวก check ทีเ่ ยอะๆ for like, only numerical number 1. field check, check ว่าข ้อมูลในฟี ลมันพิมถูก - ฟี ลคือทีท ่ ี่ row and column combined appropriat 2. sign check - data in field appropriate/inappropriate - positive/negative เชน ่ quantity ต ้องเป็ นบวกเสมอ ไรเงีย ้ 3. limit check - check ว่ามันไม่เกินลิมต ิ maximum,minimum limit แต่ห ้ามเป้ นสองอันพร ้อมกัน เพราะนั่นคือ range 4. range check - เชคว่ ้ ามันไม่เกินลิมต ิ ทัง้ สองฝั่ ง อminimum and maximum (limit is “or”) 5. size check - check ขนาดข ้อมูลที่ input มา (buffer flow attack? sth use this) 6. completeness check - เชคว่ ้ าข ้อมูลเข ้ามาครบ 7. validity check - เอาดาต ้าของ transaction file เทียบ master file ว่ามันตรงกัน - check ว่าดา = ต ้านีม ้ อ ี ยุจ ่ ริงๆ -this dptp exis 8. reasonableness test - เชคว่ ้ ามันสมเหตุสมผลมัย ้ (เราทําเองในห ้องสอบก ้จะต ้องใชหั้ วรคิด นิดนึง) 9. check digit verification - calculate “check digit” to verify data entry (ไม่ได ้แอพพรูฟว่ามี ดาต ้านัน ้ อยูจ ้ ามันมีใครใชเลขนี ่ ริงๆแค่เชคว่ ้ ไ ้ ปรึยงั ) - additional control ~betch, group not real tim - for batch processing (not real time รอข ้อมูลมาเยอะๆแล ้วค่อย process) 1. sequence check - check ว่า sequence มันเรียงกัน 2. batch totals - มี 3 อัน hash total, financial total และ record count - financial total - อะไรก ้ตามทีจ่ ะไปเกีย ่ วข ้องกับ decision making - monetary value - hash total - อะไรก ้ตามทีไ่ ม่ได ้เกีย ่ วข ้องกับ money - record count จํานวนทีม ่ นั record ไว ้ แค่นัน ้ - for online-real time processing 1. prompting - online completeness check 2. closed loop verification - ใช ้ input data ไปกู ้หา related data  Integrity - Processing controls ↓ มี 7 แบบ 1. data matching - ได ้ดาต ้ามาจากสองชอ ่ งทางแล ้วมันเหมือนกัน ประมาณนัน ้ 2. file labels - ensure most update file used - header and trailer record Proces 3. recal of batch totals (financial, hash, record count) - เอาไป compared with values in trailer record 4. cross footing - ลองทําหลายทางหลายวิธเี พือ ่ ดูวา่ คําตอบจะออกมาเท่ากันมัย ้ ถ ้าในตารางทีม ่ ี gross - deduction = net ก ้เอา gross total - deduction total ว่าจะเท่ากับ net total ทีใ่ ห ้ มามัย ้ 5. zero balance test - test ว่า credit and debit balance are equal (payroll clearing) 6. write protection - protect overwriting and erasing data (have authorization) 7. concurrent update controls - prevent คนสองคนใสข ่ ้อมูลมา at the same time ↳ขณะ น , กก Integrity - output controls มี 4 แบบ 1. user review of output - manual, ให ้ user เป็ นคนรีววิ 2. reconciliation procedures - เอาดาต ้าไปเทียบๆกันว่ามันเท่ากันน่ะ -· Commerce - 4. Data transmission control - ไม อบ 3. external data reconciliation - database total = data maintain outside the system Availability - controls have preventive and corrective preventive 1. preventive maintenance - just maintenance 2. fault tolerance - capacity of system to continue when the hardware and software is down 3. data center location and design - เกีย ่ วกับทีเ่ ก ้บข ้อมูล physically 4. training 5. patch management and antivirus corrective - recovery and resumption 1. RPO - amount of data organization can restore 2. RTO - maximum tolerable time to restore - Data backup procedure อันดับแรก full backup - copy of everything, do quarterly or monthly weekly, up to you for supplement, do daily partial backups & & mondd / ( | | | 2 types of daily partial backups 1. incremental backup - copy ไอเทมทีต ่ า่ งไปจาก latest backup - faster to perform but restoration is slowe and complex 2. differentail backup - copy ทุกอย่างทีต ่ า่ งไปจาก last full backup ↳ = monday ↓ | | | ม่ ำ ลั นั้  -Focus on 15 function - DRP disaster recovery plan - plan to restore IT function when the center is destroyed 3 options : 1. cold site - empty building, contract with vendor for hardware and software (แต่ตอนแรก เลยจะยังไม่ม)ี prewired - เหมาะกับ RPO,RTO more than 1 day 2. hot site - prewired and contain all necessary hardware and software - RPO,RTO 1 hour to 1 day 3. real time mirroring (most expensive) - maintain copies of database at 2 different site - RPO,RTO both closest to zero (can't tolerate at all) ค าย &R - BCP business continuity plan : focus on business process (DRP focus on IT function) ( - periodic testing and revision is the most important component of DRP and BCP DR P1860 can determine การอ 'รอดขอ งบ บท 14 - revenue cycle revenue cycle มี 4 step 1. sales order entry 2. shipping 3. billing 4. cash collection primary objective - provide right product right place right time 1. sales order entry - sales department 1.1 take customer orders - customer use EDI เพือ ่ สง่ ออเด ้อิ electronically 1.2 check and approve credit of cus. - credit limit - limit ของเครดิตทีจ ่ ะมอบให ้ customer นัน ้ ๆ 1.3 check inventory - มี picking ticket - เป็ น document ทีบ ่ อกรายละเอียดและจํานวนของ ของทีส่ ง สงให ้ inventory control function เอาของออกมาสง่ จาก warehouse ่ ั ่ 1.4 respond to cus. inquiries (an act of asking information) - retain customer EDI ก ้คือ buyer กรอกออเด ้อสง่ ให ้ supplier supplier สง่ invoice back to buyers, all done electronically 2. shipping - warehouse and shipping department 2.1 pick and pack order - ต ้องมี picking ticket ถึงจะ trigger การทํางานของสเตปนี้ - warehouse do this and send to shipping department for 2.2 2.2 shipping - เชค้ physical count กับ picking ticket ก่อนสง่ ว่าตรงมัย ้ - packing slip - list quantity and description of items in shipment - price not included - bill of lading - document ว่า who is taking responsibilitiy for goods while transit (ใครจ่าย shipping fee) 3. Billing - accounting department (2 units) 3.1 invoicing - require info from shipping department ว่าของอะไรสง่ ไปและ pricing from sales department - sales invoice - document บอกจํานวนเงินทีต ่ ้องจ่าย สง่ ให ้ customer ล้ ยู่  3.2 updating account receivable - ใช ้ info on sales invoice to debit A/R และเครดิตออก ตอนเค ้าจ่ายแล ้ว - remittance advice - copy of sales invoice ทีไ่ ด ้คืนมาจาก customer payment - credit memo - document approved by credit manager, authorizing the billing department ให ้เครดิต A/R ออกได ้ - monthly statement - สง่ ให ้ customer ดูวา่ เหลือเงินเท่าไหร่ต ้องจ่าย 4. cash collection ~คน ท billin - account receivable function/department should not allow to touch money - - - the cashier (custody) will be the one handle cus. remittances (เงินจ่ายค่าของ) - remittance list - document list cus. name ว่าใครจ่ายเงินแล ้ว mailroom - lockbox - address ทีส ่ ง่ ให ้ cus. สง่ เงินมา - ก็จะไม่ต ้องผ่านมือ cashier - reduce risk of stolen cash - EFT - สง่ เงินมาผ่าน online banking - reduce stolen cash - = FEDI - EFT ผสม EDI (EDI = รับออเด ้อออนไลน์) จะชว่ ยมห ้ข ้อมูลการจ่ายตังและการ transfer ตัง อยุใ่ น one electronic package compensa comp. B ถ ้า EDI กับ EFT ไม่รวมกัน น ส buyer ต ้องสง่ ข ้อมูลการจ่ายตังผ่าน EDI ให ้ seller แล ้วจ่ายเงินผ่าน EFT เข ้า seller bank แล ้ว seller bank ค่อยสง่ receipt info ให ้ seller อีกต่อนึง แต่ถ ้าใช ้ FEDI ก็จะ Bank A -> Bank & สง่ remittance data ไปพร ้อมกับ payment ได ้เลย ง่ายขึน ้ ( าไม่ม =>>> online banking inf comp. 4 - >comp, B น brimiltonse BANKS บท Bank & Is 15 expenditure cycle - เป็ นเหมือนมุมมอง buyer ของ revenue cycle 4 step reVOnUC -receiveor ↓ 1. oredering goods - send order to supplier per / DF 2. receiving goods - receive merchandise or raw mat from supplier กอ 3. approving supplier invoice - invoice ที่ supplier สง่ มามันถูก 3. billin To % 4. cash disbursement to supplier - จ่ายเงินให ้ supplier 4. cash collectio primary objective - minimize cost งใ Gud ero nn expenditu re co ูกส 1. ordering goods/ material ; 2 steps / and vorious departmen 1.1 identify what,when,how much to purchase - EOQ approach - traditional approach the optimal order size ให ้ถูกทีส - ่ ดุ - reorder point - จุดๆนึงใน stock สนิ ค ้าทีท ึ ว่าต ้องสงั่ ของเพิม ่ ําให ้รู ้สก ่ แล ้ว forest And And - MRP - reduced require inventory โดยการ forecast demand แล ้วซอื้ ของตามแพ on ลน - - JIT - eliminate risk of inventories problem โดยการสงั่ ของตาม demand ทีม ี นสงั่ ่ ค Just in time มาเลย ไม่ forecast - super ห้ ส่ ถู ทุ มี ถ้ ำ  -