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Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve Índice Presentación ............................................................................................................... 3 Objetivos de aprendizaje ..........................

Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve Índice Presentación ............................................................................................................... 3 Objetivos de aprendizaje .......................................................................................... 3 1. Formación frente a desarrollo ............................................................................ 3 2. Retos de la formación ......................................................................................... 5 2.1. ¿Es la formación la solución al problema? ............................................................. 6 2.2. ¿Los objetivos de la formación son claros y realistas? ........................................... 6 2.3. ¿Es una buena inversión? .......................................................................................... 6 2.4. ¿Sabemos si funcionará la formación? ................................................................... 7 Referencias bibliográficas ......................................................................................... 8 2 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve Presentación En ocasiones, surgen dudas sobre las principales diferencias que hay entre la formación y el desarrollo. En algunos casos se habla indistintamente de una u otra cuando la realidad es que existe una diferencia entre ambas. En este tema abordaremos esa diferencia y nos centraremos en la parte que nos ocupa: la formación. Ahondaremos también en la importancia que tiene la formación en la empresa: para qué recurren las empresas a la formación y cuál es su valor estratégico. Cuando se forma parte del área o departamento de recursos humanos de una compañía, puesto que se trata de un área de soporte al negocio y no de negocio en sí mismo, es importante que seamos conscientes del valor que aportamos a la compañía. Darle peso a la función de recursos humanos es lo que marcará la diferencia a la hora de recibir más o menos presupuesto, tener mayor o menor autonomía y, especialmente, que se nos tenga en cuenta en las tomas de decisiones estratégicas para que podamos aportar nuestra opinión sobre el impacto que puede tener en las personas. Para que esto sea una realidad y que seamos tenidos en cuenta, es importante estar próximos al negocio, conocer sus necesidades y, por tanto, aportar los recursos necesarios (en este caso en materia de formación), para que los profesionales sientan que cuentan con los recursos que necesitan para la consecución de sus objetivos individuales y corporativos. Objetivos de aprendizaje Los objetivos que se pretenden alcanzar en este recurso son los siguientes: ▪ Entender las principales diferencias entre formación y desarrollo. ▪ Conocer las ventajas para las cuales nos sirve la formación. ▪ Generar consciencia sobre la importancia estratégica de la formación en la empresa. 1. Formación frente a desarrollo La formación y el desarrollo van habitualmente de la mano de manera combinada. No obstante, no son lo mismo, y esto, a veces, genera confusión y se utiliza indistintamente una palabra u otra. Definimos formación como el proceso que ofrece a los profesionales aquellas habilidades específicas que necesitan para su desempeño diario, o bien que les ayuda a mejorar sus deficiencias y, por tanto, mejorar su rendimiento. Por ejemplo, un equipo de comerciales de una empresa farmacéutica tiene que enfrentarse por primera vez a un colectivo médico especializado en dermatología y empezar a vender un nuevo producto que quieren lanzar al mercado. La empresa puede ofrecerle a este grupo de profesionales una formación específica sobre el nuevo producto y sus características, así como información clave sobre el mundo de la dermatología para que la venta les resulte más sencilla. 3 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve De la misma manera, igual que se puede hacer una formación técnica como la descrita anteriormente, la empresa también puede proporcionarles un curso de formación para desarrollar sus habilidades de comunicación y persuasión, para ser más eficientes en sus ventas y generar más impacto en sus potenciales clientes. Por otro lado, el desarrollo tiene el foco puesto a futuro. Se trata de un camino de largo recorrido en el que se tienen en cuenta las necesidades futuras de la compañía y, en base a ellas, se diseñarán diferentes acciones para proporcionarles a los profesionales las habilidades necesarias que den respuesta a esas necesidades. Se trata de algo con carácter más global, que engloba, además de acciones formativas concretas y específicas, otro tipo de acciones que tienen impacto también en mejorar el desempeño de la persona. Por ejemplo, una compañía quiere preparar a un grupo de profesionales que van a promocionar y van a empezar a ser líderes y, por tanto, tienen que estar preparados para gestionar personas, teniendo en cuenta, además, el estilo de liderazgo que se busca en la compañía. En este caso, desde recursos humanos se diseñará un plan de desarrollo para estos futuros líderes en el que puede haber formación sobre liderazgo y gestión de equipos, sesiones de coaching individuales para abordar dificultades de algunos profesionales, participar en foros con otros líderes para compartir experiencias, asumir alguna función de liderazgo sencilla que les permita entrenarse en el puesto de trabajo, etc. Como vemos, se trata de algo global, con recorrido a medio y largo plazo, en lugar de acciones puntuales. En la tabla 1 vemos las principales diferencias entre la formación y el desarrollo. Por un lado, vemos que la formación se centra en el trabajo y funciones que el profesional está realizando en la actualidad para tratar de mejorar su desempeño; mientras que, en el desarrollo, se centra no solo en la situación actual, sino también en aquellas funciones o puestos que el profesional desempeñará en el futuro, adelantándose a las necesidades y preparando a la persona para cuando llegue ese momento. Por otro lado, la formación está pensada para profesionales individuales, es decir, personas concretas en las que se detecte una necesidad concreta, algo específico que se quiera mejorar, mientras que el desarrollo impacta en todo un equipo de trabajo e incluso a toda la organización, poniendo el foco en mejorar las habilidades de los profesionales, así como su versatilidad. Por último, la formación pone el foco en necesidades inmediatas de la compañía, es decir, se espera que rápidamente se consiga mejorar el desempeño de los profesionales, mientras que el desarrollo pone el foco en las necesidades a largo plazo y esto implica que se busca la mejora y el enriquecimiento generales de los profesionales de la compañía, consiguiendo que, a largo plazo, estos profesionales se vuelvan más capacitados y multidisciplinares. 4 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve Formación Desarrollo Se centra en El trabajo actual El trabajo actual y el futuro Impacta en Individuo Grupo u organización Marco temporal Inmediato Largo plazo Tabla 1. Principales diferencias entre formación y desarrollo. Es importante destacar también y ser conscientes de que, en ocasiones, en las empresas la formación puede adquirir una connotación negativa, algo que no ocurre con el desarrollo, ya que las personas lo ven como una oportunidad de crecimiento y mejora. Sin embargo, cuando a un profesional se le pide que asista a determinada formación, puede que le siente mal. ¿A qué se debe esta distinción? Como hemos visto arriba, la formación se utiliza para mejorar un déficit con respecto a una habilidad o conocimiento. Es por esto que algunos profesionales pueden llegar a pensar que el hecho de que se les proponga asistir a un curso de formación es algo por lo que avergonzarse en lugar de pensar en ello como una oportunidad de mejora. Por supuesto, esta percepción depende mucho del enfoque que se le dé desde el área de recursos humanos y es algo a tener en cuenta, ya que cambiar este tipo de percepciones puede resultar difícil. Es importante que, en el caso de existir en la compañía este tipo de connotación negativa hacia la formación, nos centremos en el potencial de mejora que ofrece la formación, en lugar de poner el foco en la carencia en una habilidad. Es decir, se trata de describir las acciones formativas y todo lo que implique formación como un proceso de desarrollo. Esto es cierto que fomenta cierta confusión sobre la diferencia entre formación y desarrollo, algo de lo que hablamos al inicio del tema, pero, en la práctica, ambos términos se utilizan indistintamente con la idea de evitar tener una percepción negativa hacia la formación por parte de los profesionales y pase a ser percibido como algo positivo. 2. Retos de la formación Antes de avanzar con el proceso de formación, hemos de plantearnos las siguientes preguntas para saber si se trata de la opción más acertada en cada caso: ▪ ¿Es la formación la solución al problema? ▪ ¿Los objetivos de la formación son claros y realistas? ▪ ¿Es una buena inversión? ▪ ¿Funcionará? 5 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve 2.1. ¿Es la formación la solución al problema? Como ya sabes, uno de los objetivos principales de la formación es mejorar aquellos problemas de rendimiento o desempeño del profesional. Si bien es cierto que no todos los problemas relacionados con el desempeño o el rendimiento se solucionan gracias a la formación, puesto que estos problemas pueden venir causados por diferentes motivos y no todos están dentro del ámbito de control del profesional. Es en estos casos en los que la formación no es la solución adecuada. ¿De qué problemas estamos hablando en estos casos? Por ejemplo, en aquellos relativos a la mala calidad de los recursos o materiales, o problemas éticos, ninguno puede llegar a mejorar con una formación. 2.2. ¿Los objetivos de la formación son claros y realistas? Sin unos objetivos claros, específicos y alcanzables es difícil que un programa de formación llegue a tener éxito. Son los objetivos los que guían el contenido del programa y, por tanto, los encargados de determinar cuáles van a ser los criterios por los que evaluaremos la eficacia de dicha formación. Por ejemplo, no se puede esperar que, de una única sesión de formación en ventas, absolutamente todos los profesionales de la compañía se vuelvan unos expertos comerciales. Tener una expectativa como esta es garantía de fracaso, puesto que el objetivo no es realista y no se va a llegar a alcanzar. El hecho de que los objetivos no estén definidos de forma clara antes de iniciar cualquier programa de formación puede hacer que se esté formando e invirtiendo en formación por razones erróneas y nos estaremos equivocando en el proceso. 2.3. ¿Es una buena inversión? Muchas empresas son conscientes de la importancia que tiene la formación para sus profesionales. Sin embargo, la formación puede resultar cara y los presupuestos, por lo general, son limitados y, además, varían dependiendo de las condiciones económicas, del contexto y de la compañía, lo que provoca que estos presupuestos no sean estables a lo largo de los años. Esto supone un reto para los directores de recursos humanos, puesto que a veces se vuelve sumamente complejo el proporcionar la formación necesaria a la plantilla. No obstante, el hecho de que la formación resulte eficaz es lo que debería primar en comparación con el coste. Por ello, antes de iniciar cualquier programa de formación, los profesionales de recursos humanos debemos tener en cuenta cuál es la magnitud del problema al que nos enfrentamos y qué es lo que nos puede estar costando tener profesionales que no sepan desempeñarse correctamente, frente al coste de realizar una formación para ellos con el objetivo de atajar el problema. El hecho de no llevar a cabo una formación necesaria, sabemos que podría acarrear un coste elevado para la compañía. En ocasiones surgen cambios en la legislación que es muy importante tener en cuenta, como, por ejemplo, formar a los directivos en cuestiones de igualdad y no discriminación. Imagina a un directivo que, por no estar formado en nuevas leyes de no discriminación, selecciona a sus profesionales emitiendo sesgos, por ejemplo, de edad. En este caso podría suponerle a la compañía una sanción monetaria muy elevada por el simple hecho de desconocer que sus prácticas de selección están sesgadas. Una 6 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve formación sobre la actualización de la legislación en cuestiones de igualdad podría haber ahorrado a la empresa dicha multa. Una compañía cuyas condiciones económicas tengan un carácter muy restrictivo puede implicar que tiene un presupuesto destinado a formación muy reducido o incluso inexistente. Además de los problemas que suponen los ejemplos descritos anteriormente, el hecho de no invertir en formación puede suponer para la empresa perder ventaja competitiva frente a sus competidores, pudiendo incluso llegar a afectar al negocio. Es cierto que, ante presupuestos escasos, realizar una formación eficaz puede parecer una tarea complicada, y es cierto, pero puede llevarse a cabo. Existen diferentes estrategias a las que podemos acudir con la idea de reducir los costes para poder llevar a cabo formación dentro de la empresa: ▪ Expertos internos. El hecho de identificar profesionales dentro de la compañía que sean expertos en un tema sobre el que queremos impartir una formación nos permitirá tener a mano una fuente valiosa de experiencia que podrá, en un momento dado, impartir una dicha formación. Todos sabemos que recurrir a profesionales externos puede resultar más costoso. De esta manera, además de disminuir costes, puede suponer un mayor desarrollo para ese empleado experto adquiriendo un rol adicional, y también se podría llegar a retribuir a los formadores internos de alguna manera para fomentar su motivación. ▪ Solo cuando es necesaria. Identificar en qué momentos es realmente necesario impartir una formación o a qué profesionales, o en concreto si existe algún área clave para el negocio donde puede ser importante invertir en formación. De esta manera, en un momento en el que tenemos mayor restricción de presupuesto ponemos el foco en lo verdaderamente importante e indispensable sin recurrir a excesivos costes. ▪ Foco en la estrategia. Cuanto más vinculadas estén nuestras acciones formativas con la estrategia de la compañía, más rentable será la inversión realizada. ▪ Cambiar el formato. Existen diferentes maneras de impartir formación, de las cuales hablaremos más adelante. El hecho de elegir un formato como puede ser la formación online puede suponer un ahorro de costes importante en un momento dado. Evitar desplazamientos, tener que pagar alojamientos, manutención, alquiler de salas en un hotel… supone un ahorro considerable que debemos tener en cuenta. 2.4. ¿Sabemos si funcionará la formación? Uno de los factores que deberemos tener en cuenta para que la formación se tome en serio por parte de los profesionales es que los directivos de la compañía respalden la acción formativa, su contenido y los objetivos que se espera alcanzar. Si no, es probable que la formación resulte en saco roto y no repercuta positivamente en el desempeño o en los procesos. Muchas veces nos encontramos ante situaciones en las que los mánager o directivos no valoran la formación o no son conscientes del impacto positivo de la misma y esperan que las personas que asisten a la ella estén disponibles durante la jornada. Este tipo de comportamiento por parte de los mánager/directivos supone para los asistentes 7 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Formación: qué es y para qué sirve interrupciones constantes muchas veces que desconcentran y que a veces imposibilitan a la persona a continuar la jornada de formación. La imagen que esto genera de cara al resto es la de que la formación no es valorada en la compañía, o no es lo suficientemente importante. A la larga, este tipo de comportamientos aumenta el absentismo a las formaciones o la falta de atención durante las mismas, lo que implica que esas formaciones van a ser menos eficaces y, probablemente, menos rentables. Si este fuera el caso que nos encontramos en nuestra empresa, como profesionales de recursos humanos tendremos que hacer una labor de concienciación para cambiar esta percepción acerca de la formación. Y es que el objetivo de la formación es perseguir y conseguir realizar cambios positivos en el trabajo. Para que esto suceda, no solo es necesario que se lleve a cabo un aprendizaje, sino que estos aprendizajes se pongan en práctica en el día a día y se extrapolen al lugar de trabajo. Pueden surgir distintos condicionantes que dificulten poner en práctica estos aprendizajes en el puesto de trabajo. Por ejemplo, como mencionábamos anteriormente, que los directivos o mánager no respalden este tipo de acciones, que no se tenga tiempo suficiente como para poder implementar los cambios aprendidos, que la cultura corporativa frene el cambio o lo dificulte… Vamos a exponer a continuación qué podemos hacer para que estos aprendizajes se apliquen al día a día del trabajo: ▪ Actuar como embajador. El hecho de mostrarnos nosotros mismos con los aprendizajes adquiridos en una formación, dando apoyo a otros y mostrando a otros los nuevos aprendizajes, reforzará y ayudará a diseminar lo aprendido, motivando al resto hacia la asistencia a futuras acciones formativas. ▪ Ponerse objetivos. El hecho de establecer objetivos concretos relacionados con lo que se ha aprendido en la formación hace que sea más probable que se ponga en práctica en el puesto de trabajo. ▪ Algo que recordar. De toda formación podemos obtener un mensaje clave, un modelo concreto o los pasos para llevar algo a cabo. El hecho de crear algo que permita a los usuarios tener estos mensajes clave visibles y accesibles alrededor de su puesto de trabajo va a permitir que sea más sencillo que se acuerden de ello y lo pongan en práctica. ▪ La figura del buddy o compañero. Disponer de un compañero que haya asistido también a la formación puede ayudar a que se ponga en práctica lo aprendido. En ocasiones, resulta más sencillo y motivador tener a una persona con la que compartir dudas y realizar prácticas a la hora de extrapolar aprendizajes que hacerlo por uno mismo. Además, recursos humanos también puede mostrarse accesible ante dudas que puedan surgir en caso de necesitar profundizar, preparando, por ejemplo, una formación adicional o complementaria si fuese necesario. Referencias bibliográficas Gómez-Mejía, L., Balkin, D., Gardy, R. (2008). Gestión de los Recursos Humanos. Madrid: Pearson Educación, S.A. 8 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a la © Universidad Europea. Queda terminantemente prohibida la reproducción, puesta a disposición del público y en general cualquier otra forma de explotación de toda o parte de la misma. La utilización no autorizada de esta obra, así como los perjuicios ocasionados en los derechos de propiedad intelectual e industrial de la © Universidad Europea, darán lugar al ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho ejercicio se deriven. Formación de personal Las 4 fases del proceso de formación Formación de personal Las 4 fases del proceso de formación Índice Presentación ............................................................................................................... 3 Objetivos de aprendizaje .......................................................................................... 3 1. El proceso de formación y su gestión ................................................................ 3 1.1. Análisis de necesidades ............................................................................................. 4 1.2. Diseño y objetivos ....................................................................................................... 4 1.3. Implementación ......................................................................................................... 5 1.4. Medición ...................................................................................................................... 6 Referencias bibliográficas ......................................................................................... 7 2 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Las 4 fases del proceso de formación Presentación Ahondaremos en este tema en la formación como proceso y, por tanto, las distintas fases de las que está compuesto. Las definiremos de forma breve y veremos ejemplos aplicados a la vida real para entender la importancia de llevar a cabo las distintas fases del proceso. Este tema nos aporta una visión global que nos ayudará a entender e interiorizar las futuras unidades, en las que abordaremos cada una de estas fases con mayor detalle. Objetivos de aprendizaje Los objetivos que se pretenden alcanzar en este recurso son los siguientes: ▪ Entender cómo es el proceso de formación. ▪ Conocer cuáles son las etapas que componen el proceso. ▪ Ser consciente de la importancia de cada una de las etapas del proceso de formación. 1. El proceso de formación y su gestión Igual que en el resto de las áreas o funciones de recursos humanos, la formación también está definida como un proceso. Si lo que buscamos es maximizar los beneficios de la formación, tendremos que preocuparnos de que se sigan las distintas fases del proceso de formación. Con ello conseguiremos evitar una formación inadecuada y la adaptaremos a las necesidades del negocio. A continuación, se muestran las 4 fases que componen el proceso de formación: Detección de necesidades Diseño y objetivos Implementación Medición Algunos autores definen el proceso de formación en tres etapas en lugar de las cuatro planteadas, a saber: ▪ La valoración de las necesidades. ▪ El diseño e implantación. ▪ La evaluación. No obstante, queremos hacer una distinción entre el diseño y la implementación. ¿Por qué? El objetivo del proceso de formación es el identificar las necesidades formativas y cubrirlas, haciendo uso de diversos métodos formativos. Por eso es importante, puesto que existen diversos métodos a la hora de impartir una formación, pensar en cuál será 3 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Las 4 fases del proceso de formación el más adecuado en función de la formación, por lo que esta etapa del proceso adquiere entidad propia antes de pasar a la fase de implementación. 1.1. Análisis de necesidades La primera fase del proceso es conocida de diversas formas: análisis de necesidades, valoración de necesidades, detección de necesidades... Todas ellas se refieren a lo mismo. Se trata de ese primer momento en el que se identifican cuáles son las necesidades formativas o problemas tanto individuales como las de equipo o las de la compañía. Imaginemos, por un momento, una empresa que decide llevar a cabo un programa con diversas acciones formativas a lo largo del año para sus profesionales, porque considera que puede ser interesante, ya que lo ha visto hacer en otra empresa, o porque cree que es algo que está de moda, o dar clases de idiomas, aunque la empresa trabaje única y exclusivamente en territorio español y no tenga que utilizar otro idioma diferente. En este caso, se estarían llevando a cabo formaciones que no están pensadas para las necesidades del negocio ni para su estrategia. Tampoco daría solución, probablemente, a problemas actuales de los profesionales ni ayudaría a mejorar su desempeño. Esto se debe a que no se ha recogido información previa, preguntando a diversos profesionales y directivos dentro de la compañía sobre cuáles son las futuras necesidades estratégicas, qué van a necesitar los profesionales en un futuro próximo, qué dificultades atraviesan actualmente para las que necesitan apoyo, etc. Estaríamos perdiendo eficacia en la formación y podríamos haber invertido mejor el presupuesto disponible. Más adelante veremos con mayor detalle cómo podremos llevar a cabo la detección de necesidades y qué metodologías existen. 1.2. Diseño y objetivos En esta segunda fase, una vez se han encontrado las diversas necesidades de la empresa, se reflexiona sobre la manera más adecuada de proceder en la formación y se toman decisiones sobre el diseño de las actividades de aprendizaje y desarrollo. Adicionalmente, algo importante que no debemos olvidar de esta fase es el establecimiento de los objetivos formativos. Estos van de la mano de las necesidades previamente detectadas. Es decir, los objetivos de la formación deberán estar enfocados a dar respuesta a dichas necesidades. Imaginemos que hemos preguntado a mánager de diversas áreas por las necesidades de los profesionales de sus equipos de trabajo y que hemos detectado una necesidad común: mejorar la comunicación para hacerla más eficaz y mejorar a la hora de darse feedback entre ellos. Una vez tenemos esta información, desde recursos humanos tenemos que definir qué acciones podemos llevar a cabo para que las personas mejoren su habilidad de comunicación y feedback y la pongan en práctica en su día a día. 4 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Las 4 fases del proceso de formación No es tan sencillo como contratar a un profesional externo durante 4 horas para impartir un taller. Puede que se nos ocurra diseñar un programa formativo compuesto por diversas píldoras breves pero de alto impacto, que puedan grabarse en vídeo, y entregarlas a los participantes en el programa de forma semanal, y compaginarlo con formaciones prácticas en formato taller con carácter mensual. O, por el contrario, podemos llegar a la conclusión de que una conferencia de motivación al inicio puede ser una manera adecuada de generar la necesidad de mejorar el estilo de comunicación y, posteriormente, organizaremos talleres de formación en grupos reducidos. Como vemos, existen muchas posibilidades que podemos llegar a diseñar en base a las necesidades detectadas y a los objetivos que queremos alcanzar. Esta fase contiene una parte estratégica que no podemos obviar, que determinará la eficacia de la formación. 1.3. Implementación Esta es la fase del proceso en la que se lleva a cabo la formación previamente definida y diseñada, así como las actividades pensadas, esperando la satisfacción de los asistentes. Es decir, una vez hemos detectado las necesidades formativas de la compañía y tras haber diseñado cómo se va a formar a los profesionales, en esta fase del proceso debemos tener en cuenta cómo lo vamos a llevar a cabo en función de las necesidades de aprendizaje de los asistentes. Cada persona tiene preferencias diferentes a la hora de percibir y procesar la información. Existen personas más analíticas a las que les gusta que se les expliquen modelos teóricos para entender las cosas. Por otro lado, existen personas que prefieren llevar las cosas a la práctica y ver ejemplos para que les resulte más sencillo extrapolar los distintos aprendizajes. A la hora de impartir una formación es importante acordarnos de los diversos estilos de aprendizaje que hay, las diversas preferencias, para poder dar respuesta a todas ellas y que la formación sea lo más satisfactoria posible para todas las partes. Adicionalmente, existen diversos recursos a los que podemos recurrir durante una formación, con la idea de hacerla más amena y enriquecida. Existen recursos que facilitan conversaciones entre participantes, otros que invitan a la reflexión… Conocer materiales, recursos y actividades ayudará a que la formación tenga una mejor valoración y, lo más importante, dé respuesta a las necesidades de los profesionales. Imaginemos que, en lugar de tener todo esto en cuenta, diseñamos acciones formativas en materia de comunicación, pero las llevamos a cabo de la misma manera: explicando contenido teórico única y exclusivamente sin soporte audiovisual y con una disposición de la sala en formato aula, sentando a la gente de forma individual. Entre otras cosas, no estaremos fomentando la participación de los usuarios y el intercambio de ideas entre ellos. Además, estaremos obviando las distintas preferencias de aprendizaje de gran parte de los asistentes, lo que afectará a su concentración y su grado de aprovechamiento de la formación. Más adelante abordaremos estas cuestiones en mayor detalle y conoceremos tanto estilos de aprendizaje como materiales y recursos que pueden resultar útiles en el aula. 5 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Las 4 fases del proceso de formación 1.4. Medición Se trata de la última fase del proceso. En ella se evalúa y valora cuál ha sido la eficacia del programa de formación. Por lo general, una vez que la formación ha sido impartida se facilita a los asistentes una evaluación en la que pueden valorar su satisfacción. Veremos más adelante qué tipo de elementos podemos evaluar, como, por ejemplo, la duración del curso; si ha sido muy teórico o muy práctico; si ha estado bien organizado a nivel logístico; la satisfacción con el formador, si ha sido cercano, pedagógico en sus explicaciones, etc. Toda esta información que recogemos al terminar la formación se evaluará en detalle y ayudará, a su vez, a tomar decisiones sobre las formaciones futuras. Por eso es importante no omitir este paso y darle la importancia que merece. Imaginemos que una compañía contrata a un formador externo para impartir un curso de negociación y técnicas de persuasión. Resulta que el formador ha pasado toda la formación explicando y hablando de modelos teóricos complejos sin dar pie a poner en práctica durante la formación las técnicas aprendidas. Además, el curso se ha avisado con poca antelación y la gente ha tenido enormes dificultades para poder modificar sus agendas y reuniones establecidas. El entorno en el que se ha realizado la formación ha sido una sala de reuniones algo pequeña, en la que la gente ha sentido cierto agobio y que acústicamente estaba mal aislada, por lo que sentían que tenían interrupciones constantes de ruido exterior que les desconcentraba de las explicaciones del formador. Como resultado, la gente ha salido bastante descontenta de la formación, con la sensación de no haber aprovechado bien el tiempo y con dificultades para aplicar en el día a día lo que se les ha explicado en el curso de formación. Con este contexto en mente, si la empresa no facilita hojas de evaluación a los asistentes al finalizar el curso de formación, podría llegar a perderse un montón de información, llevando al área de recursos humanos a repetir a futuro una formación con características similares y fomentando la desmotivación de los profesionales. No obstante, si una vez finalizada la formación les hacemos llegar a los asistentes una batería de preguntas sobre la calidad del curso y analizamos las respuestas, podemos mejorar en próximas formaciones. Además, podremos compartir el feedback con el formador externo, por ejemplo, para pedirle que la próxima vez la formación tenga un mayor contenido práctico, en caso de que queramos continuar con él. O puede que los resultados nos animen a elegir a un nuevo profesional a la espera de unas mejores valoraciones. Solo podremos mejorar y tomar decisiones acertadas sobre aquello que podemos medir, por lo que para que la formación aporte valor a la compañía y se perciba de forma positiva, debemos medir y evaluar. Más adelante veremos con mayor detalle cómo llevar a cabo esta última fase de medición y qué deberemos tener en cuenta. 6 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Las 4 fases del proceso de formación Referencias bibliográficas Gómez-Mejía, L., Balkin, D., Gardy, R. (2008). Gestión de los Recursos Humanos. Madrid: Pearson Educación, S.A. 7 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a la © Universidad Europea. Queda terminantemente prohibida la reproducción, puesta a disposición del público y en general cualquier otra forma de explotación de toda o parte de la misma. La utilización no autorizada de esta obra, así como los perjuicios ocasionados en los derechos de propiedad intelectual e industrial de la © Universidad Europea, darán lugar al ejercicio de las acciones que legalmente le correspondan y, en su caso, a las responsabilidades que de dicho ejercicio se deriven. Formación de personal Entrevista a experto en estrategias de formación Formación de personal Entrevista a experto en estrategias de formación ENTREVISTADORA (E): ¿Qué tal, Manuel? Buenas tardes, ¿cómo estás? MANUEL JIMÉNEZ (M. J.): Encantado de hablar contigo, Ana, y con todos los estudiantes. E: Para que la gente sepa con quién estoy hablando, cuéntanos un poco para ponernos en contexto. ¿A qué te dedicas dentro del ámbito de los recursos humanos? M. J.: Actualmente y desde 2018 soy el director de Recursos Humanos de City Sightseeing Worldwide, una empresa de la industria turística. Nuestra característica principal es nuestra flota de autobuses panorámicos de dos plantas, de color rojo. Estoy seguro de que los habéis visto por muchas ciudades como Sevilla, Roma, París, Nueva York, Londres, en diferentes sitios por todo el mundo. Personalmente, me dedico a establecer la estrategia del departamento y a intentar, junto al equipo, a implantar una política de gestión de personas, de gestión de los recursos humanos en toda la compañía. E: Nuestra asignatura versa específicamente sobre el tema de formación, por lo que quería preguntarte, ¿cuál es tu experiencia con la formación dentro del ámbito de los recursos humanos? M. J.: Bueno, yo he tenido una doble vertiente en mi experiencia con la formación. Antes de ocupar la posición en la que estoy ahora, acumulaba experiencia previa en el mundo de la consultoría. Cuando era consultor, tuve la oportunidad tanto de establecer planes estratégicos de formación como de ser facilitador o profesor, como se suele denominar a la gente que imparte diferentes formaciones relacionadas con habilidades o con competencias más técnicas, como temas de compensación o retribución. Ahora, ya como director de recursos humanos, mi función se centra en establecer diferentes acciones formativas que podamos implantar en la compañía, con la complejidad que eso tiene. El objetivo que perseguimos es mejorar el desempeño y el bienestar de todos nuestros compañeros. E: Centrémonos ahora un momento en las ventajas. ¿Para qué crees que sirve y qué características positivas crees que tiene la formación? ¿Cuáles son esas ventajas de la formación? M. J.: Para mí las ventajas están muy orientadas, en primer lugar, a dejar claro a todos los empleados de la compañía cuáles son los patrones de comportamiento que se requieren de ellos. Sirve mucho para afianzar, por ejemplo, temas de liderazgo, qué aspectos consideramos relevantes y positivos para gestionar un equipo. Al final, mediante la formación, te aseguras de que tus empleados tengan claro cuál es la forma en la que tienen que actuar dentro del espacio de trabajo. También, por supuesto y por encima de todo, la formación sirve para mejorar el desempeño de los empleados. Repercute de manera directa en la mejora de los resultados de la compañía. Por ejemplo, cuando impartimos una formación para mejorar la técnica de venta de todos los empleados, conseguimos una repercusión directa en las ventas. Hay que tener en cuenta todos los factores, como aquellos momentos en que puede haber más demanda de los servicios turísticos u otros factores que afecten a los resultados, pero cuando una persona se forma y aprende sobre mejores técnicas de venta, se sobreentiende que las va a poner en práctica; de hecho, 2 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experto en estrategias de formación va a tener que hacerlo y va a tener que mejorar sus resultado individuales y los del equipo. Después hay una tercera vertiente, que es el tema del bienestar del propio empleado. Aunque es verdad que hay gente que no valora la formación, luego hay muchísima gente que sí la valora. No solo valora el aprender, sino también valora el hecho de pasar tiempo con sus compañeros compartiendo una temática concreta. Ese es también un aspecto muy importante. Aunque hemos visto que hay personas que no valoran la formación, ese compartir tiempo con los compañeros, realmente las cosas no deben hacerse únicamente pensando en quienes no las valoran, sino en quienes sí lo hacen, que realmente son la mayoría. E: Si hablábamos antes de ventajas, vamos a hablar ahora de las desventajas o las dificultades principales a las que se enfrenta el área de recursos humanos gestionando formación y desarrollo. M. J.: Dificultades o retos existen y son varios. Dependen en muchos casos de cómo hagas la formación, de dónde proceda la financiación. Por ejemplo, una financiación que proceda de la bonificación de los seguros sociales a través de la Fundación supone una mayor dificultad por temas burocráticos. Se requiere de muchos pasos para conseguir la financiación a través de FUNDAE, para acceder a los cursos de formación que ofrecen. Esa parte burocrática, tanto cuando la financiación es de la propia empresa como cuando lo paga el Estado, supone una dificultad grande por los tiempos de dedicación tan grandes que se requieren a nivel de papeleo, firma de documentos, aseguramiento de los trámites administrativos, etc. Otro tema es conseguir presupuesto. La financiación pública cubre una parte mínima de la formación que normalmente las empresas quieren hacer, por lo que tienes que convencer a tu departamento financiero o al CEO de tu compañía de por qué esa formación va a ser rentable para la compañía. La rentabilidad no tiene que ser solo económica, sino que puede ser también social o de otro tipo. En grandes líneas, estos son los grandes retos. En general, la formación requiere mucho tiempo de gestión, y eso es lo más complicado: convocar a la gente, asegurar que cumplen, conseguir al formador adecuado, esas son pequeñas dificultades que también llevan su tiempo, pero que se pueden gestionar mejor. E: ¿Dirías que hay alguna formación específica que sea importante para las nuevas incorporaciones, para darles a conocer la estrategia de la compañía? ¿Cómo lo hacéis vosotros en City Sightseeing Worldwide? ¿Podrías compartirnos vuestra experiencia o hablarnos de casos que hayas vivido en tu tiempo como consultor? M. J.: Por supuesto, siempre hay que explicar de entrada la estrategia de la compañía y facilitar que el personal de nueva incorporación pueda conocer el negocio de la compañía. Esa es una formación estratégica y que estamos continuamente intentando mejorar. Está muy ligada a una explicación muy detallada de por qué hacemos las cosas como las hacemos, qué queremos conseguir. Esta información, aunque hablemos de un puesto de contable o un puesto alejado de la operativa, es muy importante que la tengan y conozcan. Tiene sus dificultades también, debe ser impartida por formadores internos y debe llegar a todas las nuevas incorporaciones y hacer que pasen 3 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experto en estrategias de formación por la propia operativa. Implica que pasen tiempo con los vendedores, incluso queremos hacer de quién vende más incluida en esa formación, hacer que pasen tiempo con el equipo de los conductores y conductoras, y con otras posiciones importantes de la operativa. E: ¿En base a qué criterios planificas las necesidades formativas que abordar a lo largo del año? M. J.: Ahora mismo estamos en un cambio estratégico en la gestión de la formación. Te voy a contar cómo lo hacemos ahora y cómo queremos hacerlo en el futuro. Yo llevo cuatro años en la empresa, de los cuales dos han sido de pandemia. Se han establecido unos objetivos de formación centrados en aspectos que son básicos para nosotros, asociados a cómo queremos que la gente se comunique entre ellos, cómo queremos que traten a los clientes, cómo queremos que hagan diferentes cosas. En definitiva, todo muy orientado a habilidades. Esta orientación procede de un análisis previo muy detallado con los diferentes responsables de los departamentos y especialmente de operaciones, que en nuestra empresa supone el 80 % de nuestra plantilla. Ahora estamos implantando un nuevo sistema de gestión del desarrollo profesional que parte del feedback de lo que los managers y demás responsables de equipos consideran que es necesario mejorar a nivel de competencias profesionales. Una vez que tengamos esa información, con una periodicidad de 6-12 meses, dependiendo de los casos, vamos a analizar necesidades y ver si a través de formaciones masivas o específicas, en función de los casos, mejorar esas habilidades OO, esas necesidades que tengan los empleados. E: Si te estoy entendiendo bien, la idea es no solo tener la visión del responsable, del manager, sino también involucrar a la plantilla con respecto a sus propias necesidades de formación. M. J.: No, más bien trabajamos con los directores de los departamentos. Lo que hacemos es mejorar la información que tenemos acerca de las necesidades individuales de cada uno de sus empleados desde el punto de vista del manager. No hablamos solo del director o directora, sino que nos vamos al manager y al propio empleado para empezar el análisis de necesidades. En función de los aspectos más estratégicos para la compañía, y también teniendo en cuenta el presupuesto que tengamos, pues implantaremos unas acciones formativas u otras. (E): Antes nos hablabas de los objetivos. Me gustaría hacer alusión de nuevo a eso. ¿Qué cosas tienes en cuenta a la hora de establecer los objetivos que van asociados a la formación? M. J.: La nuestra es una empresa bastante joven en términos de recursos humanos. En estos momentos los objetivos siguen condicionados por la salida de la pandemia. Hemos pasado por momentos muy duros y todo ello hace que nuestro objetivo principal sea que la gente lo pase bien. E: Claro, al ser una empresa turística y estando todo cerrado, con toda la actividad muy parada. 4 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experto en estrategias de formación M. J.: Sí, y todo ello ha condicionado mucho el apartado emocional, que es muy importante. Pero nosotros lo que intentamos es medir la transferencia del conocimiento a el día a día a través del modelo de desarrollo profesional. En los temas más orientados a venta, por ejemplo, nosotros medimos el cómo los empleados que han tenido determinada formación han podido incrementar las ventas respecto a otros que no la han recibido todavía. Todas esas mediciones nos ayudan a ver la utilidad de la formación. Eso también es un objetivo, esa transferencia al puesto de trabajo de la propia formación. En formaciones de idiomas o formaciones, por ejemplo, de Excel, la herramienta para manejar cálculos que nuestros empleados utilizan mucho para construir tablas y acometer cálculos muchas veces complejos. Con las mediciones, el objetivo es ver si se consigue reducir el tiempo invertido en la preparación de esas tablas y el número de consultas de dudas sobre el manejo de Excel que se reciben en el foro de business intelligence que modera la gente de negocios, que reciben constantemente las preguntas sobre aplicaciones. Esta información es la que buscamos, la que nos permite evaluar la transferencia de la formación recibida al puesto de trabajo. E: Muy muy ligado con esto que comentas va la siguiente pregunta. ¿Qué soluciones aporta la formación en vuestro caso? ¿Para qué has detectado que resulta útil, dónde ha tenido mayor impacto? ¿Podrías hablarnos de algún problema que se haya solucionado gracias a la formación? M. J.: El ejemplo de Excel es un tema muy operativo, pero tenemos ejemplos de cosas mucho más estratégicas. Por ejemplo, la gestión de las personas, el liderazgo de la compañía, áreas que no están asociados a una única acción formativa, pero en las que cada cierto tiempo, a través de diferentes píldoras formativas se puede trabajar. El liderazgo es algo muy estratégico para el bienestar de los empleados y, por lo tanto, para el bienestar de nuestro cliente. Ese tipo de acciones son las que resultan más rentables cuando se hacen bien. Son formaciones críticas a las que se extrae mucha rentabilidad porque ayudan a identificar comportamientos adecuados como líder y, cuando lideras mejor, se consigue que las personas se sientan más cómodas, que sepan hacer mejor su trabajo, etcétera. E: Y desde tu experiencia, ¿cómo consideras que es percibida la formación por las personas? Mi pregunta se enfoca sobre todo a aquellas diferencias que puedan darse en cómo se vive una acción formativa concreta frente a un plan de desarrollo. M. J.: Hay dos cosas principales a tener en cuenta en cómo se percibe la formación, o incluso tres. La primera, empezando por la más simple, son los temas demográficos. Cuando la gente es más joven o es más mayor, digamos los dos extremos de la cadena de la vida laboral, dan más valor a la formación. Quizá esto sea debido a que los jóvenes puedan ser más ambiciosos que aquellas personas que se encuentran en la mitad de su carrera. También alguien más mayor, con más experiencia, valora más la formación como enriquecimiento personal que les permita no orientarse únicamente a la tarea, a ese trabajar y trabajar. Quizá esto sea una valoración un tanto subjetiva que saco a colación porque es algo que nosotros hemos notado, pero por ejemplo, en empresas del sector público, la formación no está tan valorada, supongo que porque tienen el puesto asegurado y el 5 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experto en estrategias de formación cambio de puesto solo puede darse por concurso u oposición. Por lo tanto, a no ser que esa formación les vaya a dar puntos, no está tan valorada. Repito que no digo que esto sea siempre así, es una percepción personal de que esos trabajadores sean quizá menos ambiciosos. Después, también está el número de formaciones o el tiempo de formación que tiene la gente para dedicar. Hay una línea muy fina entre lo que es muy poca formación y lo que es mucha formación. Normalmente, los que tienen muy poca formación la valoran muchísimo, pero cuando tienen mucha formación empiezan a colaborar menos porque al final forman parte. Estas son las tres cosas que creo llevan a una percepción de la formación diferente, aunque es algo que depende mucho de cada persona y de su forma de ser, de su ambición, de su motivación por crecer o de su momento vital. E: Cuando haces acciones de formación concretas para determinadas personas de la compañía, a veces sientes que hay como cierta connotación negativa porque la gente percibe que se les impone porque les hace falta, es decir, porque tienen una carencia y tienen que mejorar algo, por lo que se llevan la vivencia de la formación a la parte negativa. En cambio, las acciones de desarrollo a veces se perciben como un premio, como algo positivo. Quería saber tu opinión al respecto. M. J.: Nosotros lo que intentamos es evitar ese tipo de situaciones en las que se lanzan acciones formativas sueltas de manera un tanto caótica. Nosotros hacemos muchas formaciones in house, siempre balanceando el tiempo de dedicación porque cuando la gente se está formando también sucede que no está trabajando, no está produciendo, sino que está preparándose para producir en el futuro, pero intentamos organizarlas por equipos. Para todos nuestros servicios centrales brindamos la oportunidad de sumarte a la formación, en algunos casos son formaciones obligatorias, pero para aquellas que no lo son damos la oportunidad a la gente para que se involucre. Esto no siempre es posible, no tiene sentido invitar a todos a una formación para jefes de equipo, por ejemplo. Pero para las más genéricas intentamos involucrar a todos. Sin embargo, es totalmente cierto lo que comentas: hay gente que se puede sentir amenazada si percibe que recibe una formación para corregir algo que hace mal, aunque también puede sentirse mal cuando no se la has ofrecido. Es muy difícil acertar en cómo lo vendes y al final tienes que balancear lo que es mejor para la empresa y también, por supuesto, para el empleado. Es una doble vertiente en la que recursos humanos queda entre medias. E: Antes mencionabas la formación in house realizada con expertos internos y cómo esa modalidad abarata los costes de contratar un proveedor. M. J.: Efectivamente. Esa formación in house es un concepto que está totalmente asentado en el mundo de recursos humanos, al menos aquí en España. En esta modalidad, tú aportas a un experto que no solo sea experto en la materia, sino que además tenga esas habilidades necesarias para dar formación. En el caso de que no las tenga, debes posibilitar que las desarrolle para que realmente esta modalidad in house te salga rentable. Es el caso de esas personas que concentran un gran 6 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experto en estrategias de formación conocimiento técnico pero que también sepan comunicar en público. En ocasiones, para dar la formación, seleccionas a una persona que no tiene un perfil tecnológico tan completo como otro, pero sí tiene esas habilidades de comunicación que se precisan para impartir una formación. En la formación in house también deben tenerse en cuenta los costes indirectos, lo que supone tener a un empleado dedicando parte de su tiempo a crear e impartir una formación en lugar de estar produciendo. E: ¿Consideras que la formación es siempre una buena inversión? M. J.: Sí, lo es, pero tienes que asegurarte que la persona o personas que imparten son las adecuadas. Cuanto mejor sea el formador, cuanto mejor sea su capacidad de comunicar, de estructurar bien la formación, etc. más claramente verás la rentabilidad. Cuando la formación es buena, la gente se queda con un mínimos de dos o tres mensajes clave que pueden implementar en su día a día y que van a mejorar su forma de trabajar. En esos casos, sí que puedes considerar la formación como rentable, aunque es verdad que hay que calcular la rentabilidad comparando lo que te cuesta con lo que te aporta, aunque no siempre es posible calcular eso. E: Claro, pero en términos generales la formación es rentable. ¿Y te cuesta mucho el pelear, predicar, convencer internamente de esta idea de la rentabilidad de la formación frente a la percepción que puedan tener otras áreas del negocio de que la formación es más un gasto? M. J.: Aquí no, la verdad. La empresa en la que estoy en general valora mucho la formación. Te hablo de formaciones ligadas a cosas para mejorar. Hay otras formaciones de tipo obligatorio en temas de prevención de riesgos, de materiales, esas otras formaciones que en general la gente más novel suele valorar, aunque quizás lo que más se valora por todos los colectivos es la posibilidad de aprender. E: Me gustaría cerrar esta entrevista preguntándote por algo que quieras decir a los estudiantes, que consideres que es necesario saber y que no lo hayamos tratado. M. J.: Imagino que pocos de nuestros estudiantes van a empezar su carrera profesional como director o directora de recursos humanos o como director o directora de formación, sino que empezarán como asistente o como técnico o algún puesto similar. Yo les invitaría a que presten atención a cómo se gestiona, por ejemplo, el crédito de FUNDAE, algo que cualquier técnico de formación o técnicos generales en el área de recursos humanos necesitan saber. Cómo se gestiona toda la burocracia, cómo se resuelve todo el trámite a nivel técnico, es algo muy importante. Como también lo es saber identificar muy bien las necesidades de la compañía y pensar en formas de satisfacer o mejorar esas necesidades. También está bien empezar a pensar en las especialidades, en toda la parte de estrategia que sueles no tener tan presente cuando estás empezando la carrera, un momento en que lo normal es que te orientes más a la parte operativa. Especializarte es algo que te diferencia. Los cursos de especialización suelen ser algo muy positivo. E: Tomamos nota, Manuel, muchísimas gracias por tu tiempo. 7 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Formación de personal Entrevista a experto en estrategias de formación M. J.: Un placer. Mucha suerte a todos, no solo con el grado, sino en vuestra carrera profesional y, por supuesto, con la vida en general. 8 © Copyright Universidad Europea. Todos los derechos reservados Todos los derechos de propiedad intelectual de esta obra pertenecen en exclusiva a la © Universidad Europea. 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