Organizing in Management PDF

Pengorganisasian Organizing Stoner, Freeman, Gilbert  Definisi :  Kata Organisasi ada 2 pengertian umum 1. Menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti perusahaan , rumah sakit, perkumpulan olah raga 2. Proses pengorganisasian...

Pengorganisasian Organizing Stoner, Freeman, Gilbert  Definisi :  Kata Organisasi ada 2 pengertian umum 1. Menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti perusahaan , rumah sakit, perkumpulan olah raga 2. Proses pengorganisasian Suatu cara dimana kegiatan organisasi di alokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien  Pengorganisasian ( Organizing ) Proses penyusunan struktur organisasi yg sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yg dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya  Struktur organisasi adalah suatu kerangka kerja yang dipikirkan oleh manajer untuk membagi-bagi & mengkordinasikan aktivitas anggota suatu organisasi  Langkah pertama yang terpenting dalam pengorganisasian secara wajar dilakukan setelah perencanaan adalah proses mendesain organisasi  Pola spesifik yang diciptakan manajer dalam proses ini disebut struktur organisasi  Pengorganisasian adalah proses manajerial yang berkelanjutan. Strategi dapat berubah, lingkungan organisasi dapat berubah dan efektivitas serta efisiensi aktivitas organisasi tidak selalu sesuai dengan kehendak manajer  4 langkah mendasar manajer membuat keputusan mengenai pengorganisasian (Empat Blok Pengorganisasian) : 1. Pembagian Pekerjaan 2. Departementalisasi 3. Hierarki Organisasi 4. Koordinasi 1. Pembagian Pekerjaan Membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang secara wajar & nyaman dapat dilaksanakan oleh individu atau kelompok Keuntungan : pekerjaan total menjadi pekerjaan kecil, sederhana, operasi terpisah yang mana karyawan dapat mengkhususkan diri dan produktivitas dapat meningkat secara geometrik Pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari & diselesaikan dengan relatif cepat, jadi dapat memperkuat spesialisasi ▪ Namun spesialisasi inipun memiliki kekurangan yang dapat menimbulkan perasaan terasing pada karyawan & munculnya perasaan bosan karena pekerjaan ritual ▪ Untuk mengatasi rasa terasing dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu perluasan kerja & perbaikan kerja ▪ Manajer biasanya menggambarkan bagan organisasi untuk melukiskan bagaimana pekerjaan dibagi-bagi ▪ Dalam sebuah bagan organisasi, kotak mewakili pengelompokan logis dari aktivitas pekerjaan yang disebut Departemen  PRESIDEN WAKIL PRESIDEN WAKIL PRESIDEN WAKIL PRESIDEN WAKIL PRESIDEN Produksi Pemasaran Keuangan Sumber Daya Manusia  Branch Manager Manager Manager Manager Manager Loans Investments Operations Trusts  PRESIDEN WAKIL PRESIDEN WAKIL PRESIDEN WAKIL PRESIDEN WAKIL PRESIDEN Produksi Pemasaran Keuangan Sumber Daya Manusia MANAJER UMUM MANAJER UMUM MANAJER UMUM Produk-produk Farmasi Produk-produk Hak Milik Produk-produk Perawatan Kesehatan Pribadi ▪ Puncak hierarki organisasi adalah tempat manajer peringkat senior bertanggung jawab atas operasi di seluruh organisasi yang biasa dikenal dengan sebutan Chief Executif Officer ( CEO ) ▪ Ada dua alasan, mengapa rentang kendali menjadi penting dalam suatu organisasi : 1. Mempengaruhi apa yang terjadi pada hubungan kerja dalam sebuah departemen tertentu 2. Rentang dapat mempengaruhi kecepatan pembuatan keputusan dalam situasi yang harus melibatkan berbagai tingkat dalam hieraki keputusan  General Manager MNG MNG MNG MNG MNG MNG MNG MNG  General Manager Manager Manager ❑ Proses Pengorganisasian ❑ Pendelegasian  Membuat daftar seluruh tugas- tugas yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran Membagi tugas – tugas menjadi aktivitas Yang harus dilakukan seseorang Mengelompokkan tugas –tugas yang saling Berkaitan dalam satu kelompok ▪ Seorang FM akan meningkatkan efisiensi kerjanya apabila dapat ,mendeligasikan pekerjaan tertentu kepada bawahannya ▪ Prinsip pendelegasian ◦ Pelimpahan tugas harus disertai wewenang ◦ Orang yang tepat,kompeten dan bersedia melakukannya ▪ Manfaat ◦ Waktu yang disisihkan dapat digunakan untuk hal-hal yang lebih penting lagi ◦ Proses pengembangan ketrampilan, pengetahuan, berinisiatif dan bertanggung jawab dari bawahannya ◦ Meningkatkan fungsinya dari pelaksana menjadi penasehat ❑ Takut kalau bawahan tidak kompeten, hasilnya salah ❑ Lebih senang mengerjakan sendiri ❑ Tidak tahu cara mendelegasikan ❑ Tidak dapat membuat sistem pengawasan ❑ Tidak berminat mengembangkan bawahan ❑ Situasi dan kondisi tidak memungkinkan ❑ Atasan dan bawahan tidak sinkron dengan sasaran perusahan ❑ Hambatan komunikasi  Tentukan pekerjaan yang Jangan mendelegasikan “critical management work “ Cocok untuk didelegasikan Yang seharusnya dikerjakan sendiri Pilih orang yang tepat Pertimbangkan pengalaman, ketrampilan dan Untuk pekerjaan tersebut Keefektifan biaya dalam memilih orang tersebut Berikan wewenang Agar pekerjaan yang didelegasikan, dapat yang cukup Diselesaikan dengan baik Komunikasikan secara efektif ▪Tentukan hasil yang diharapkan Tentang pekerjaaan Yang didelegasikan ▪Minta umpan balik atau beri kesempatan bertanya Tentukan biaya & batas ▪Dengarkan dengan cermat Waktu untuk pekerjaaan Yang didelegasikan ▪Biarkan anggota yang lain tahu apa yang terjadi  Organizing 1. Dividing up the work 2. Assigning people to do it Planning 3. Allocating resources Leading Controlling 4. Coordinating effort Kepemimpinan  Kepemimpinan (leadership) melibatkan para manajer paling langsung dengan bawahan  Memimpin merupakan bagian sentral dari para manajer, yang meliputi bekerja bersama-sama dan melalui orang lain untuk mencapai tujuan organisasi  Kemampuan kepemimpinan manajer, yaitu kemampuan manajer untuk memotivasi mempengaruhi, mengarahkan & berkomunikasi dengan bawahan , ini akan menentukan efektifitas manajer.  Menurut Stoner, kepemimpinan manajerial didefinisikan sebagai proses mengarahkan & pengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas dari anggota kelompok Ada tiga implikasi penting dari definisi tersebut, yaitu : 1. Kepemimpinan harus melibatkan orang lain, bawahan atau pengikut 2. Kepemimpinan melibatkan distribusi yang tidak merata dari kekuasaan diantara pemimpin dan anggota kelompok 3. Selain secara sah, dapat mengarahkan bawahan atau pengikut mereka, pemimpin juga mempunyai pengaruh & bagaimana bawahan melaksanakan perintah pemimpin  Leading 1. Inspiring others to work hard 2. Directing efforts Planning Organizing toward a common Controlling purpose  Teori Sifat Pemimpin, Thomas Carlyle 1910 Pemimpin potensial & kepemimpinan yang efektif harus mempunyai sifat-sifat sebagai berikut : 1. Sifat-sifat fisik : kuat, sehat, menarik & penuh vitalitas 2. Sifat-sifat kepribadian : ambisi, percaya diri, jujur, berinisiatif, cepat tanggap, tenang & mampu berimajinasi 3. Sifat-sifat pribadi : kemampuan verbal, bijaksana, adil, cerdas, rajin, berprestasi, & bertanggungjawab 4. Sifat-sifat sosial : simpati, sabar, tenggang rasa, dapat dipercaya, berpartisipasi punya posisi resmi  Keith Davis Mengetengahkan empat sifat utama pemimpin yang dapat membuat sukses kepribadiannya di dalam oganisasi, yaitu : 1. Kecerdasan 2. Kedewasaan 3. Keluasaan hubungan sosial 4. Sikap-sikap hubungan manusiawi Ada tiga gaya kepemimpinan klasik, yaitu : 1. Gaya Kepemimpinan Otoriter (Authoritaian) Pemimpin memusatkan kekuasaan & keputusan- keputusan pada diri pemimpin sendiri 2. Gaya Kepemimpinan Demokratik (Democratic) Pemimpin mendelegasikan wewenangnya secara luas. Pembuatan keputusan selalu dirundingkan dengan bawahan, sehingga pemimpin & bawahan bekerja sebagai suatu tim. 3. Gaya Kepemimpinan Bebas (Laiserr-Faire) Pemimpin hanya berpartisipasi minimum, para bawahannya menentukan sendiri tujuan yang akan dicapai & menyelesaikan sendiri masalahnya.  Kekuasaan dan hak pemimpin berdasarkan pada wewenang posisinya  Semua keputusan dibuat oleh pemimpin  Pemimpin menggunakan balas jasa (reward) dan hukuman (punishment) untuk mengendalikan para bawahan  Pekerjaan dirumuskan secara rinci dan standar kerja diterapkan secara kaku Gaya ini tepat di dalam situasi sebagai berikut :  Para bawahan tidak punya pengalaman kerja  Keadaan darurat, keputusan harus segera dibuat  Diperlukan tindakan penertiban dan sebagainya  Pada umumnya reaksi para bawahan adalah sebagai berikut : ▪ Menolak baik pemimpin maupun metode dalam perintahnya ▪ Takut dan sangat tergantung pada pemimpin ▪ Mencari “amannya” dengan mengikuti perintah pemimpin ▪ Bawahan yang “mampu” menjadi frustasi karena tidak dapat menunjukkan kemampuannya  Mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab kepada para bawahan sebagai suatu team work, sesuai dengan keterampilan & pengalaman yang dimiliki para bawahan  Lebih menekankan pada pencapaian tujuan atau hasil dari kerja atau kegiatannya  Perhatian pada produksi & karyawan besar serta mendorong kerjasama kelompok untuk meningkatkan produktivitas dan kreativitas yang lebih besar  Merumuskan sasaran kelompok kemudian memberikan kebebasan didalam pencapainnya  Menerima tanggung jawab penuh didalam membuat semua keputusan akhir Gaya ini tepat dalam situasi sebagai berikut :  Para bawahan sudah terlatih & berpengalaman  Para bawahan mampu bekerja mandiri dengan sedikit kontak langsung dengan supevisor  Kelompok kerja telah teruji dapat bekerjasama dan melaksanakan kerja dengan tim secara baik  Pada umumnya reaksi bawahan sebagai beikut :  Para bawahan menghormati atasan tidak hanya karena posisinya, tetapi juga prbadinya  Para bawahan mereka dapat bekerjasama dengan pemimpinnya serat merasakan suasana kerja yang harmonis  Pemimpin memberi kebebasan para bawahan untuk membentuk kelompok kerja mereka  Pembuatan keputusan dilakukan melalui diskusi terbuka, kreativitas individu dan semua pandangan dihormati  Pembuatan keputusan ditentukan dengan ukuran mayoritas Gaya ini tepat untuk situasi sebagai berikut :  Kelompok terdiri dari orang ahli yang sudah berpengalaman & ingin membuat keputusan sendiri  Kelompok kecil & punya banyak kesempatan berinteraksi diantara para anggota, terutama dalam pemecahan masalah yang dihadapi  Punya banyak waktu di dalammengambil keputusan  Pada umunya reaksi para bawahan terhadap gaya kepemimpinan ini adalah sebagai berikut :  Para bawahan merasakan suasana kerja yang bebas dan informal sehingga setiap individu dapat memecahkan sendiri masalah- masalah kerja yang ada  Ada perasaan kurang “aman” sehingga menimbulkan frustasi karena kurangnya wewenang & tanggung jawab pembuatan keputusan yang spesifik  Kurangnya perilaku konhesif dapat menimbulkan gap yang menghambat pencapaian tujuan  Menggambarkan gaya yang digunakan bergantung pada faktor-faktor seperti situasi, karyawan, tugas, oganisasi, dan variabel-variabel lingkungan lainnya  Teori situasional yang terkenal adalah teori siklus kehidupan dari Hersey dan Blanchard  Paul Hersey & Kenneth H. Blanchard membuat model kepemimpinan dimana efektivitas kepemimpinan tergantung dari kesiapan bawahan  Kesiapan mencakup kemampuan untuk mencapai prestasi, menerima tanggung jawab, kemampuan mengerjakan tugas & pengalaman bawahan. Variabel tersebut akan mempengaruhi efektivitas kepemimpinan  Matriks Kepemimpinan Hersey & Blanchad Tinggi Perilaku 3 2 Hubungan Rendah 4 1 Rendah Perilaku Tinggi Tugas  Gaya kepemimpinan nomor 1 (kerja tinggi, hubungan rendah) memberikan instruksi yang lebih rinci mengenai peraturan & prosedur organisasi sehingga memperjelas situasi kerja karyawan  Apabila gaya kepemimpinan yang longgar (mis : nomor 4) dijalankan, karyawan akan semakin tidak terarah dalam pekerjaannya & kepemimpinan tidak akan efektif  Ketika karyawan mulai belajar & semakin terbiasa dengan organisasi, instruksi kerja yang rinci masih dibutuhkan, tetapi manajer perlu meningkatkan hubungan manusiawi dengan memberi dorongan atau dukungan (gaya kepemimpinan nomor 2). Struktur kerja yang jelas masih dibutuhkan pada situasi ini  Pada tahap ketiga, kesiapan karyawan menjadi semakin baik, sehingga manajer tidak memerlukan lagi gaya kepemimpinan yang tegas dan mengarahkan (directive). Bahkan barangkali gaya kepemimpinan yang (directive) tidak disukai lagi oleh karyawan pada tahap ini. Pada tahap ini manajer dapat menerapkan gaya kepemimpinan nomor 3.  Ketika karyawan sudah mulai berpengalaman , dapat mengarahkan diri mereka sendiri, semakin percaya dalam menjalankan tugasnya, manajer tidak perlu lagi memberikan dorongan atau pengarahan pada mereka. Pada tahap ini karyawan sudah mulai ‘dilepas’. Gaya kepemimpinan nomor 4 dilakukan manajer pada tahap ini  Menurut model tersebut, manajer atau pemimpin harus secara konstan mengevaluasi kondisi karyawan.  Kemudian setelah kondisi karyawan diketahui, manajer menyesuaikan gaya kepemimpinan agar sesuai dengan kondisi tersebut.  Dengan demikian gaya kepemimpinan akan efektif, tergantung bagaimana situasi karyawan.  Jika gaya kepemimpinan yang tepat diterapkan, maka manajer tidak hanya memotivasi karyawan tetapi juga mengembangkan profesionalisme karyawan.