Manajemen & Perencanaan (PDF)

Pe n d a h u l uan  ORGANISASI & MANAJER…  Organisasi : “Sekelompok orang/lebih yang bekerjasama dengan terkoordinasi dengan cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu”  Tujuan organisasi akan menentuk...

Pe n d a h u l uan  ORGANISASI & MANAJER…  Organisasi : “Sekelompok orang/lebih yang bekerjasama dengan terkoordinasi dengan cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu”  Tujuan organisasi akan menentukan karakteristik organisasi  MANFAAT ORGANISASI…  Pencapaian lebih efektif apabila dilakukan bersama, misalnya : 1. Organisasi melayani masyarakat misal : organisasi pendidikan, perusahaan transportasi 2. Organisasi memberi karir : bila bekerja di perusahaan terbuka 3. Organisasi memelihara ilmu pengetahuan : universitas, museum KAITAN ORGANISASI DENGAN MANAJER …. Definisi manajemen : “The art of getting things done through the others” (Mary Parker Pollet)  DEFINISI MANAJEMEN … “Proses merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi dengan menggunakan sumber daya organisasi” ( J. Stoner )  PROSES MANAJEMEN Sistem INPUT PERENCANAAN, Output SUMBER DAYA Tujuan efektif PENGORGANISASIAN, & efisian Modal Teknologi PENGARAHAN, Produk& jasa Informasi PENGENDALIAN Hasil keuangan Umpan Balik  M A N A G E R… “Orang yang melakukan kegiatan manajemen / proses manajemen”  Peter Drucker …… - Efisien : mengerjakan sesuatu dengan benar (doing things right) - Efektif : mengerjakan sesuatu yang benar (doing the right things) - Efisien : terkait dengan ratio output / input - Efektifitas : terkait dengan pencapaian tujuan  PROSES MANAJEMEN… PERENCANAAN PENGORGANISASIAN PENGENDALIAN PENGARAHAN  PERENCANAAN ( PLANING ) ….  Menetapkan tujuan  Memilih cara yang terbaik Manfaat  Mengarahkan kegiatan organisasi  Memantapkan konsistensi kegiatan  Memonitor kemajuan organisasi (terkait dengan pengendalian)  ORGANIZING & STAFFING …  Kegiatan mengkoordinir sumber daya, tugas dan otoritas ,misal : DIREKTUR UTAMA MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER PEMASARAN KEUANGAN PRODUKSI UMUM DEP. DEP. DEP. DEP. PEMASARAN KEUANGAN PRODUKSI HR & GA  PENGARAHAN ( LEADING ) …. ❑ Memberi pengarahan (directing) ❑ Mempengaruhi orang lain (influencing ) ❑ Memotivasi Pengarahan sangat menantang dan penting, karena berhadapan dengan manusia  PENGENDALIAN ( CONTROLLING ) … ❑Menentukan standar prestasi ❑Mengukur prestasi yang telah dicapai ❑Membanding standar dengan realiasi prestasi ❑Melakukan perbaikan jika ada penyimpangan PROSES MANAJEMEN DALAM PRAKTEK… ❑Action oriented (tidak sesuai dengan keterangan diatas) ❑Melakukan proses manajemen, namun dalam waktu singkat dan terkadang melompat-lompat ❑Dilakukan secara simultan  JENIS - JENIS MANAJEMEN …. BERDASARKAN TINGKATAN :  MANAJER TINGKAT BAWAH (FIRST LINE MANAGER)  MANAJER MENENGAH (MIDDLE MANAGER)  MANAJER TINGKAT ATAS (TOP MANAGER)  JENIS – JENIS MANAJEMEN … Berdasarkan fungsi :  Manajer Umum (GM) : Bertanggung jawab mengawasi unit tertentu yang mempunyai beberapa bidang  Manajer Fungsional : Bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas organisasi, misal : Manager Pemasaran, Manager Produksi TINGKATAN MANAJEMEN & KETERAMPILAN MANAJEMEN ….  Tingkat Atas (Manajer Puncak) : membutuhkan keterampilan konseptual  Tingkat Menengah (Manajer Menengah): membutuhkan keterampilan manusia  Tingkat Operasional : membutuhkan keterampilan teknis KETRAMPILAN ANALIS DAN KONSEPTUAL… Mampu menganalisa persoalan Memberikan Solusi Misal : Menganalisa produktivitas yang menurun  PERANAN MANAGER… “Manager memperoleh status & otoritas formal” (Henry Mintzberg) BAGAN HUBUNGAN ANTAR PERANAN MANAJERIAL OTORITAS FORMAL & STATUS INTER PENGAMBILAN INFORMASI PERSONAL KEPUTUSAN PERANAN HUBUNGAN MANUSIAWI ( INTERPERSONAL )  Peranan figur Bapak : sifat seremonial  Peranan Pimpinan : untuk rekruitmen & traning  Peranan penghubung : sebagai penghubung terhadap pihak internal maupun eksternal  PERANAN INFORMASI..  Monitor : Aktif mencari informasi & peluang bisnis  Diseminasi : Menyebarkan informasi kepada bawahan  Juru bicara (spokeman) : Acara dengar pendapat dengan anggota Dewan  PERANAN PENGAMBIL KEPUTUSAN…  Kewirausahaan (entrepreneurship) Misal : peluncuran produk baru  Penyelesaian gangguan (disturbance handler) Misal : pemogokan  Pembagian sumber daya (resource allocation) Misal : alokasi SDM dgn efisien & efektif  Perunding (Negotiator) Misal : dengan supplier  MANAJER YANG SUKSES... Memiliki Kualifikasi :  Pendidikan  Pengalaman  Visi  Etika  Dimensi global  THE WAY OF SUCCESS ATTITUDE SKILL CHARACTER KNOWLEDGE PERSONALITY 15 % 85 %  Pendahuluan…. Perencanaan merupakan fungsi manajemen terpenting dan populer Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya  Manfaat Perencanaan ❑Sisi positif perencanaan ❑ Membantu melihat masa depan ❑ Koordinasi dapat semakin baik ❑ Meminimalkan resiko / ketidakpastian ❑ Lebih mendekatkan organisasi ke tujuan ❑Sisi negatif perencanaan ❑ Waktu dan tenaga ekstra yang digunakan akan sia-sia ❑ Fungsi manajerial lain akan terabaikan  Planning viewed to the other management functions… Planning 1.Define planning objectives 2. Determine where things now stand 3. Develop premises of Organizing Leading Controling future conditions 4. Indentify way to accomplish objectives 5. Implement action plan and evaluate results 4 Tahap Dasar Perencanaan 1. Menetapkan tujuan / serangkaian tujuan 2. Merumuskan keadaan saat ini 3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan (internal dan eksternal) 4. Mengembangkan rencana / serangkaian kegiatan  4 TAHAP DASAR PERENCANAAN … T U J Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3 Tahap 4 U A N Menetapkan Merumuskan Mengidentifikasi Mengembangkan tujuan Keadaan Kemudahan & Serangkaian sekarang hambatan kegiatan  HUBUNGAN PERENCANAAN & FUNGSI MANAJEMEN LAIN.. Pengorganisasian & penyusunan personalia Pengorganisasian : proses pengaturan kerja bersama sumber daya, keuangan & tenaga kerja untuk mencapai efektivitas Misal : Penyusunan pesonalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia HUBUNGAN PERENCANAAN & FUNGSI MANAJEMEN LAIN.. ❑ Pengarahan Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan- kekuatan, sumber daya dan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur- unsur tersebut menjadi pengaruh  Hubungan Perencanaan & Fungsi Manajemen Lain.. Pengawasan Perencanaan & pengawasan disebut “kembar siam” Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana, sehingga menjadi bagian dari rencana baru. Pengawasan membandingkan informasi tentang apa yang sebenarnya terjadi selama pelaksanaan suatu rencana dengan anggaran, program dan sebagainya yang dikehendaki & diramalkan selama tahap-tahap perencanaan  Mengatasi rintangan terhadap perencanaan…. 1. Jenis rintangan utama terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu : 1. Perlawanan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran dan pembuatan rencana untuk mencapainya 2. Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima perencanaan yangakan membawa perubahan  UPAYA MENGATASINYA ❑ Membantu individu menetapkan sasaran dengan cara memberikan informasi tentang pentingnya program pengembangan manajemen untuk dapat membantu para peserta mengadakan hubungan internal dengan orang dari berbagai divisi lain ❑ Mengatasi perlawanan terhadap perubahan dengan cara : ❑ Melibatkan pegawai yang berpengaruh dalam proses perencanaan ❑ Memberikan informasi kepada karyawan tentang rencana dan akibatnya ❑ Mengembangkan pola perencanaan yang efektif untuk pelaksanaan yang efektif dengan memperhatikan track record  UPAYA MENGATASINYA ❑ Menetapkan sasaran/target yang lebih realistis dan memberikan latihan serta bimbingan mengenai cara-cara untuk mencapai sasaran ❑ Memberikan penghargaan atas keberhasilan dalam mencapai sasaran dan memberikan respon yang konstruktif sekalipun sararan belum tercapai   Contoh  Format planning dasar  di Marketing Industri Farmasi  1 NAMA OUTLET PROFILE PELANGGAN : ……………………………………………………….. 2 ALAMAT : ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. 3 NAMA PEMILIK : ……………………………………………………….. 4 BAGIAN PEMBELIAN : ……………………………………………………….. 5 SUPPLIER : ……………………………………………………….. 6 PEMBAYARAN : ……………………………………………………….. 7 PRODUK YANG DIGUNAKAN : ……………………………………………………….. NO NAMA PRODUK HARGA JUAL KET ERANGAN OTC Reps ……………………….  DAFTAR KUNJUNGAN RELASI TANGGAL : KETERANGAN TANDA TANGAN/ NO NAMA RELASI TUJUAN ORDER STEMPEL OTS Reps Mengetahui Area Manager ………………………….. …………………………… Nama Apotek SURVEI APOTEK : ………………………. Hari / Tgl. : ………………………. Alamat : ………………………. Minggu ke : ………………………. No. Telp. : ………………………. Nama MR : ………………………. PRODUK DOKTER PEMAKAI PENJUALAN PRODUK DOKTER PEMAKAI NO PROMOSI NAMA RESEP UNIT KOMPETITOR NAMA RESEP HARI HARI Mengetahui …………………….. Area Supervisor Cap / Stempel Apotek Medical Representatif  RENCANA KUNJUNGAN RELASI BULAN : WILAYAH : RENCANA REALISASI NO NAMA RELASI CLASS FREQ M I M II M III M IV M V M I M II M III M IV M V Ap. 1Iti Murni Titi Murni A 4 2 9 16 24 2 9 16 24 2 Ap. Melawai A 4 4 11 18 24 4 13 20 27 SUB TOTAL  RENCANA KUNJUNGAN MINGGUAN Nama MR : ……………… Area : …………….. Minggu ke : ……………… NO SENIN TGL ….. SELASA TGL …. RABU TGL ….. Pagi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NO KAMIS TGL ….. JUMAT TGL …. SABTU TGL ….. PAGI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Mengetahui ………………….19…… Area Supervisor Medical Representative  KARTU KUNJUNGAN RELASI NAMA OUTLET : AP. Rini OTC Reps : Antoni ALAMAT : Rawamangun CABANG : JakTim KEY PERSON : Bu Ani KUNJUNGAN BULAN PROMO MATERIAL KETERANGAN I TGL II TGL JANUARI Brosu, sticker 9-Jul 17/9 PEBRUARI MARET APRIL MEI  KARTU KUNJUNGAN DOKTER Nama Dokter : Med Rep : Spesialis : Area : Alamat Praktek : PARAF TGL / BULAN PRODUK PROMOSI DOKTER SPV  Terima Kasih 3/18/2024