Gestión de Documentos y Archivos PDF

Gestión de Documentos y Archivos Nivel 4 - Grupo Administrativo PROMOCIÓN VERTICAL: PROCESO SELECTIVO PARA PROVEER PLAZAS EN EL NIVEL 4 DEL GRUPO ADMINISTRATIVO Gestión de Documentos y Archivos División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna Banco de España C/ Alcalá, 48 28014 Madrid © Banco de España. Todos los derechos reservados Gestión de Documentos y Archivos Recursos pedagógicos incluidos en el material didáctico Instrumentos financieros Ejemplos: UNIDAD DIDÁCTICA 2 Te ayudan a comprender los conceptos teóricos que se han expuesto en los contenidos. uu Ejemplo: En una compraventa de mercaderías, una empresa contabilizará en clientes y la otra en proveedores. Al adquirir una emisión de bonos de una empresa eléctrica, el adquirente contabiliza un activo y el emisor un pasivo, por estos bonos puestos en circulación. La partida doble es un sistema de contabilidad que consiste en anotar dos veces la cuantía de cada hecho contable, es decir: cada hecho contable ha de tener, como mínimo, una anotación en el Debe de una cuenta y una anotación en el Haber de otra cuenta. vv Práctica (5) Una empresa tiene unas existencias finales de mercaderías valoradas en 20.000 euros. Su valor de mercado son 18.000 euros. Se pide: Contabilizar el deterioro de valor Solución: Dotación del deterioro: Núm. IMPORTES CUENTA Prácticas: Operación DEBE HABER N.º Nombre 1 2.000 693 Pérdidas por deterioro de mercaderías Permiten trabajar y consolidar los 2.000 390 Deterioro de valor de mercaderías contenidos a medida que se van desarrollando y aseguran un aprendi- zaje progresivo. vv Actividad práctica resuelta La empresa V tiene unas obligaciones a 5 años contabilizadas por valor de 25.000. Por una insolvencia del deudor, el valor actual de los flujos de caja a cobrar es de 24.500. Se pide: Contabilizar el deterioro. Solución: Deterioro de valor de obligaciones: Núm. IMPORTES CUENTA Operación DEBE HABER N.º Nombre Pérdidas por deterioro de participaciones 1 500 696 y valores representativos de deuda. Deterioro de valor de valores 1 500 297 representativos de deuda. 2 División de Formación y Selección - PV Nivel 4 - Contabilidad Financiera II - Unidad 2 2 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de Documentos y Archivos Instrumentos financieros UNIDAD DIDÁCTICA 2 Recuerda: Recuerda Ofrecen un recuerdo de los contenidos que ya se Las inversiones financieras en la empresa son de dos tipos: a corto plazo y a largo. Sus finalidades son la obtención de rentabilidad por su manteni- han visto en apartados miento o de beneficios por su enajenación. anteriores. La prueba de deterioro consiste en comparar el valor en libros con el valor recuperable. Ideas fuerza: Contienen definiciones, preguntas o ideas que son importantes. Prueba de autocomprobación 1 Las obligaciones y deudas con terceras personas se recogen en: Pruebas de autocomprobación: a) El neto patrimonial. Actividades finales agrupadas que te b) El pasivo. permiten comprobar el aprendizaje c) Los gastos. adquirido y si necesitas repasar alguno de los apartados. 2 En una cuenta perteneciente al pasivo: a) Su saldo siempre será deudor. b) Los aumentos se contabilizan en el Debe. c) Los aumentos se contabilizan en el Haber. Síntesis Los elementos de un buen servicio son el cumplimiento adecuado de la tarea y la calidad en la relación con el usuario. Síntesis: Organización de todas las ideas clave de la unidad. Monetarios Primarios Organizados - Nueva emisión De capitales - Crédito Secundarios No Organizados - Valores - Activos ya emitidos División de Formación y Selección - PV Nivel 4 - Contabilidad Financiera II - Unidad 2 3 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 3 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Unidad Gestión de documentos y archivos 1 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 5 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Índice Unidad 1 Gestión de documentos y archivos Introducción 9 Objetivos 11 1 El documento 13 1.1 Definición de documento 13 1.2 Características de los documentos 14 1.3 Valores del documento: valor primario y secundario 15 1.4 Ciclo de vida de los documentos 16 1.5 El soporte del documento 17 1.6 Los metadatos 17 2 La gestión de los documentos 19 2.1 Necesidad de un sistema de gestión de documentos y archivos 19 2.2 Etapas de archivo y ciclo de vida 20 2.2.1 Archivo de Oficina o Gestión 21 2.2.2 Archivo General 22 2.2.3 Archivo Histórico 22 2.3 Instrumentos y herramientas en el control de documentos 22 2.3.1 Mapa Documental 23 2.3.2 Inventario de series 26 2.3.3 Cuadro de clasificación 27 2.3.4 Calendario de conservación 27 2.4 Procesos documentales y archivísticos 27 2.4.1 La clasificación 28 2.4.2 La ordenación 29 2.4.3 La descripción 30 2.4.4 Conservación, selección y transferencia 30 3 Informática y gestión de documentos 34 3.1 Aplicaciones de gestión documental 34 3.2 Incorporación de documentos electrónicos 35 3.3 Clasificación de los documentos electrónicos 36 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 7 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 4 El rol del usuario en el Banco de España 37 Glosario 39 Prueba de autoevaluación 41 Solución a la prueba de autoevaluación 45 Bibliografía y referencias 47 Anexos 49 8 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Introducción La información es la base de cualquier actividad laboral, tanto si se maneja información ya existente referida a nuestro trabajo, como la que se genera o recibe a diario en el desarrollo del mismo. Esta información es compartida entre las personas, áreas y unidades que conforman la empresa. Además la organización no está aislada en el entorno, sino que intercambia información con otras empresas, organizaciones e instituciones, por ejemplo con otros Bancos Centrales. El flujo de información es constante. El control de la información es de vital importancia porque es el soporte de la actividad de una organi- zación, soporte que sustenta las responsabilidades en el marco de sus atribuciones y, por tanto, garante de cumplir con la legalidad de las funciones que tiene encomendadas. Esta información se materializa en documentos físicos o electrónicos, en cualquier formato y conte- nidos diversos (texto, imágenes, sonidos, etc). Sobre estos documentos se realizan continuamente operaciones que deben de estar controladas en relación a los accesos, permisos y acciones: el documento se crea, se busca, se consulta, se modifica, se guarda, se envía, etc. Disponer de unos conocimientos básicos y normalizados para poder gestionar correctamente, con garantías y seguridad, el volumen de información que se maneja a diario en las organizaciones es necesario porque: La información es el reflejo de la actividad desarrollada en los procesos de trabajo en el desem- peño de las funciones de una organización. El soporte de la información es el documento en cualquier formato. El uso de las nuevas tecnologías ha posibilitado una mayor facilidad a la hora de generar documentos en las empresas, lo que ha redundado en un aumento exponencial en su número debido a la facilidad para duplicar documentos. Se plantean nuevos retos a los que hay que dar soluciones: se hace necesario gestionar las diferentes versiones que se realicen de un determinado documento; se debe compartir la información de manera segura y eficiente; los usuarios deben tener asignados roles controlados para acceder y operar con los documentos y gestionar los espacios destinados a almacenar los documentos, son algunos de ellos. Las nuevas tecnologías posibilitan la automatiza- ción de los procesos de los documentos y los flujos de trabajo. Cada flujo de trabajo tiene asociado la producción de documentos que son gestionados por los usuarios que, dependiendo de su roles, pueden operar creando, versionando, revisando, aprobando y compartiendo la información para la correcta ejecución de su trabajo. Es importante que las organizaciones gestionen de manera eficiente y eficaz la documentación generada en sus departamentos, con controles de seguridad y fiabilidad, estableciendo herramientas corporativas y dando soluciones homogéneas. Quien da respuesta a estas demandas es la «gestión de documentos y archivo» planteando sistemáticas comunes y homogéneas en el tratamiento de los documentos y estableciendo procedimientos y metodologías que contemplan el ciclo de vida de los documentos desde los archivos de gestión hasta archivo histórico. Las unidades responsables de establecer un modelo documental que fije las bases para un control eficaz y una sistemática en la creación, recepción, mantenimiento, uso, distribución, acceso y disposición de los documentos en sus distintas etapas, son Gestión y Política Documental y Archivo Histórico y General. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 9 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 La gestión de los documentos es una función transversal que implica a toda la organización donde los empleados son, además de generadores, propietarios, responsables y custodios de la información en su primera etapa de gestión. Este hecho obliga a que deban tener unos conocimientos básicos para realizar una correcta gestión de la información y evitar su deterioro o pérdida. La gestión de la documentación se convierte en un recurso estratégico para las organizaciones contri- buyendo a su gestión más eficaz y transparente, a salvaguardar el conocimiento de la organización y a conformar su patrimonio documental. 10 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Objetivos Al finalizar esta unidad didáctica los alumnos serán capaces de: Conocer el papel de los usuarios como productores y responsables de la gestión y custodia de sus documentos en los archivos de oficina. Conocer el rol que desempeñan los usuarios en la gestión de documentos. Comprender que la gestión de los documentos es un instrumento que facilita la gestión diaria de información. Conocer el ciclo de vida de los documentos. Conocer el valor de los documentos en las distintas fases de su ciclo de vida. Identificar las funciones y responsabilidades del usuario en cada una de las fases. Conocer las herramientas utilizadas para la gestión de documentos: mapa documental, cuadro de clasificación, inventario de series, etc. Conocer y entender la clasificación de documentos como un instrumento que ayuda en la gestión de los documentos. Comprender las posibilidades del entorno informático de gestión para automatizar los procesos de trabajo. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 11 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 1 El documento ¿Qué entendemos por documento? ¿Qué características tienen los documentos? ¿Todos los documentos tienen el mismo valor? ¿Cambia el valor del documento a lo largo del tiempo? Cuando hablamos de documentos, ¿nos referimos solo a los que tiene soporte papel? Últimamente se oye hablar mucho de metadatos en el entorno de la gestión documental, ¿qué es esto? Antes de comenzar con el sistema de gestión de documentos nos centraremos en el protagonista de nuestra gestión, el documento. 1.1 Definición de documento Hay muchas definiciones que ilustran el concepto de documento. La Organización Internacional para la Estandarización (ISO) en su norma 15489 lo define como «información creada, recibida y conser- vada como evidencia y como activo, por una organización o individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales»1. El Consejo Internacional de Archivos (CIA) lo define como «información registrada producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficientes para servir como testimonio de esa actividad»2. Para Schellenberg, los documentos tienen las siguientes cualidades: Carácter seriado: se producen uno a uno y, con el paso del tiempo, constituyen series. Se producen dentro del proceso natural de la actividad. Exclusividad: el contenido de cada documento es único, la información que contiene raramente se encuentra en otro documento. Interrelación: como piezas aisladas no tienen sentido; su razón de ser viene dada por su perte- nencia a un expediente. La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros3 va un poco más allá y define el documento como prueba de actividad más que de conocimiento: el documento es «la información registrada producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad». Por su parte, La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) define el documento como «unidad de información mínima grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos (de naturaleza jurídica o no)»4. Esta definición del documento hace hincapié en su carácter testimonial de acciones y como soporte de información y conocimiento. El Banco de España dispone de su propia normativa con la Circular Interna 3/2017 que define documento como “información creada o recibida, conservada como acreditación y prueba por el Banco de España en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales5. 1 Información y documentación. Gestión de documentos. UNE-ISO 15489-1:2016. Generalidades, Cap. 3 Términos y definiciones. Nov. 2016. 2 Guía para la gestión archivística de documentos electrónicos. Consejo Internacional de Archivos (CIA). Pág. 23. 1997. 3 Administración de documentos y archivos. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros. Cap. 3. Madrid 2011. 4 Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones. Cap. 2 Glosario. Borrador final de la CNEDA (09-06-2011). 5 Circular Interna 3/2017 Gestión de los documentos y del Sistema de Archivos del Banco de España. Artículo 2. Definiciones. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 13 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Hemos visto cinco definiciones del documento, pero, sea cual sea su definición, se puede afirmar que el documento se considera como: Soporte de la información y por lo tanto de la actividad de una organización. En este sentido, su correcta gestión permite la continuidad de las actividades. Permite conocer lo que se ha hecho y lo que se está haciendo en la entidad. Reflejo de las obligaciones y responsabilidades de una organización en el marco de sus atribu- ciones. Los documentos obligan a cumplir lo que contienen, una factura, un contrato, un cheque, contienen obligaciones de la organización que deben cumplirse. Compendio de las actuaciones de la organización, y testimonio de la transparencia de sus acciones. Permite conocer a los demás lo que la organización hace. Garantía de que la organización cumple con la legalidad, ya que es la prueba de sus actua- ciones en las tareas que tiene encomendadas. Depósito del conocimiento de la organización. Custodio de la memoria de la organización, que conforma su patrimonio. Los documentos son de vital importancia porque sirven de soporte a las necesidades opera- tivas habituales de una organización. 1.2 Características de los documentos Los documentos deben poseer ciertas características para respaldar las funciones y actividades de la organización por el tiempo que se estime necesario, para servir de apoyo a las funciones de la organi- zación, para garantizar la eficacia en el intercambio de la información, y para que puedan probar y evidenciar la actividad. Estas características son las siguientes: Autenticidad: que la norma ISO 15489-1:20166 define como «El documento auténtico es aquel del que se puede probar que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado por el agente del cual se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma». Para garantizar la autenticidad de los documentos las organizaciones implantan reglas, procesos y procedimientos encaminados a controlar la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos. También deben asegurar que los creadores de los mismos están identificados y autorizados para su creación, y que los documentos elaborados están protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas. Fiabilidad: o capacidad de un documento para «servir de prueba fidedigna». La norma ISO 15489-1:2016 indica que «un documento fiable es aquel cuyo contenido es completo, exacto y fiel representación de las operaciones, actividades o hechos que evidencia». Para ello han de ser creados en el momento, o poco después, en que tiene lugar la actividad que reflejan, por personas con conocimiento de los hechos o automáticamente por instru- mentos o aplicaciones. Integridad: «la integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e inalte- rado» (ISO 15489-1:2016). Los documentos han de estar protegidos contra modificaciones no autorizadas. Los procedimientos de gestión deben especificar las adiciones o anotaciones 6 Información y documentación. Gestión de documentos. UNE-ISO 15489-1:2016. Generalidades, Cap. 3 Términos y definiciones. Nov. 2016. 14 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 que pueden realizarse en un documento después de su creación, en qué circunstancias y quién está autorizado a realizarlas; en caso de realizarse, es preciso indicar qué anotaciones, adiciones o borrados se han realizado. uu Ejemplo Por ejemplo, supongamos que se aprueba una circular interna; hasta su publicación, es imperativa su protección ante cualquier modificación no autorizada. Usabilidad: entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento (ISO 15489-1:2016). Para ello debe ser posible identificar un documento dentro del contexto de las actividades y las funciones de la organización. Como hemos visto, ese documento mostrará la actividad que lo produjo junto con las indicaciones y la información necesaria para la comprensión de las operaciones que lo crearon. Los documentos, con independencia de su formato o estructura, tienen que tener las carac- terísticas de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad durante su ciclo de vida. 1.3 Valores del documento: valor primario y secundario En un documento que cumpla todas las características anteriores podemos identificar dos valores: Valor primario, determinado por el fin para el cual se ha creado (administrativo, legal, jurídico, probatorio, informativo). Valor secundario, que se concreta una vez evaluado y fijada su utilidad para la posterioridad como fuente informativa, cultural, investigadora e histórica sobre una organización, y que pasarán a constituir su patrimonio documental. Cualquier documento tiene un valor primario en su creación. A medida que transcurre el tiempo, ese valor primario del documento va disminuyendo y una vez cumplido el periodo activo, el documento puede ir adquiriendo un valor secundario o histórico. Por ejemplo, el documento que contiene los tipos de cambios oficiales de las divisas en un momento dado tiene un valor primario de carácter legal, ya que está expresando unos valores oficiales. Pasado cierto tiempo, tendrá un valor secundario, histórico, a efectos de confeccionar estudios históricos y de investigación, etc. Como vemos, el valor de un documento va a cambiar a lo largo de su ciclo de vida en relación con el paso del tiempo. Valor de documento = valor primario + valor secundario. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 15 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 1.4 Ciclo de vida de los documentos Por ciclo de vida entendemos el conjunto de «las etapas sucesivas de los documentos desde que se producen o se reciben en las unidades administrativas (archivo de oficina), se transfieren al Archivo General, y se eliminan o se conservan en el Archivo Histórico»7, según la Circular Interna 3/2017. El concepto de ciclo de vida fue presentado por Brooks en 1940 en la ponencia titulada What records shall we preserve («Qué documentos debemos conservar»)8. Brooks expuso que el documento tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de manteni- miento y uso) y muere (fase de expurgo). Basándonos en el ciclo de vida de un documento, identificamos el Modelo de las tres edades que establece tres etapas relacionadas íntimamente con el estado de los documentos: La fase de su creación y mayor utilización: el documento se encuentra en un archivo de oficina o gestión, junto con los documentos en estado de tramitación o de uso frecuente (etapa activa). El periodo en el que el documento va perdiendo su uso frecuente y los expedientes están cerrados en cuanto a su tramitación pasando a un estado semiactivo, se transfieren a un archivo general, intermedio o central. Cuando el documento se mantiene por su valor cultural, histórico o informativo para garan- tizar la transmisión a generaciones futuras se transfiere a un archivo histórico siendo para su conservación permanente. El documento perdió su valor primario para el que se creó y pasa a tener valores secundarios. El tiempo que un documento permanece en cada una de estas fases dependerá de múltiples factores tales como la estructura organizativa y las políticas de la institución, las leyes del país, la cultura, etc. La confluencia de estos factores indicará el tiempo que el documento debe de permanecer en cada fase de archivo (de oficina, general o histórico). uu Ejemplo Una reclamación de un cliente de una entidad financiera presentada ante el departamento de Conducta de Mercado y Reclamaciones, tendrá una fase en la que debe estar a disposición de la unidad para su seguimiento, respuesta y control. El ciudadano que ha puesto la reclama- ción deberá adjuntar otra serie de documentos (registros de salida hacia la entidad financiera involucrada en la reclamación, respuesta de esta y otras posibles actuaciones, formulario de la reclamación, etc). En esta fase el expediente estará en el archivo de oficina o gestión. A partir del momento en que se haya resuelto, su valor primario descenderá, pero aún puede tener un valor legal. Es el momento de transferir los expedientes al archivo general o intermedio. Con posterioridad irá perdiendo valor primario y, en algunos casos, por su temática, resolución o algún aspecto especial podrá tener un valor histórico, pasando a formar parte de los fondos del archivo histórico. El Modelo de las tres edades del ciclo de vida de un documento, se relaciona con tres etapas de archivo del documento, el archivo de oficina o gestión, el general o intermedio y el histórico. 7 Circular Interna 3/2017. Gestión de documentos y Sistema de Archivos del Banco de España. 8 What records shall we preserve? Philip C. Brooks. Society of American Archivists. Abril, 1940. 16 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 1.5 El soporte del documento Los soportes han ido evolucionando a lo largo del tiempo (papiro, pergamino) hasta llegar a la época actual y el uso de las nuevas tecnologías. Históricamente el documento se ha relacionado con el soporte físico, siendo básicamente el soporte papel en el que se presentaba. La evolución de las comunicaciones y las tecnologías han favorecido el rápido crecimiento en la creación e intercambio de documentos en formato electrónico. Mientras que en los documentos tradicionales la información está íntimamente unida al soporte y es legible por las personas sin intermediación instrumental, en los documentos electrónicos se necesita un hardware y un software para que la información sea accesible. Un documento electrónico es el generado, gestionado y conservado por medios informáticos. 1.6 Los metadatos Según la Circular Interna 3/2017 son datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Son datos que facilitan información adicional sobre el documento y que le acompañan durante todo su ciclo de vida. Los metadatos se clasifican en los siguientes tipos: Metadatos descriptivos o de recuperación, que especifican el contenido del documento electrónico y facilitan la localización de un objeto. Por ejemplo, aquellos que enuncian el tema de un documento y/o identifican palabras o conceptos con los que se relaciona su contenido. Metadatos administrativos o de gestión, que permiten gestionar un documento a lo largo de su vida. Parte de estos metadatos se generan en el momento de la creación del documento, y otros, en sus sucesivas modificaciones. Metadatos de este tipo son, por ejemplo, el identifi- cador, la procedencia, el usuario que lo ha creado, el contexto, etc. Para poder determinar cómo se han de archivar e incluso qué campos se archivan, existen los metadatos tecnológicos, que describen la estructura del documento para su conservación a largo plazo. Un claro ejemplo de este tipo de metadatos es el preciso para almacenar un vídeo codificado en formato MPEG4 (este valor estaría dentro el campo codificación), o un documento PDF, DOC, etc. Hay tres tipos de metadatos ligados a los documentos: descriptivos, administrativos y tecnológicos y que facilitan su identificación, recuperación, gestión y su interoperabilidad. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 17 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 vv Actividad práctica ¿Podemos decir que un documento auténtico tiene valor primario, mientras que los documentos no auténticos son los que tienen valor secundario? Solución: NO, no es correcta esta relación, la autenticidad de un documento es una característica que nos indica que el documento es lo que afirma ser y que ha sido elaborado por quién se señala. El valor primario de un documento tiene relación con el fin para el que se ha creado. Por su parte, el valor secundario está ligado con el valor informativo, cultural e histórico que pueda adquirir el documento con el paso del tiempo. 18 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 2 La gestión de los documentos ¿Qué es la gestión de documentos? ¿Afecta en algo a mi trabajo? ¿En qué me puede beneficiar que exista un sistema de gestión de documentos? ¿Me ayuda en algo a gestionar los documentos generados en mi trabajo? Asegurar, garantizar y mantener la autenticidad, integridad, fiabilidad, legalidad y accesibilidad de los documentos que se generan o reciben en las organizaciones soporte de sus actividades, es uno de sus principales objetivos. Además provee de métodos y herramientas que ayudan a los usuarios a decidir qué documentos son necesarios y durante cuánto tiempo; establece sistemas que facilitan su recuperación y localización y garantiza las medidas de seguridad de acceso a la información. La gestión de los documentos dota a las organizaciones de un conjunto de normas, técnicas y prácticas corporativas para crear un control en el flujo de documentos garantizando su correcta identificación, clasificación, conservación, selección y transferencia. La gestión de los documentos es una actividad que implica a toda la organización y tutela la práctica de los empleados que generan y utilizan los documentos en sus actividades. 2.1 Necesidad de un sistema de gestión de documentos y archivos La finalidad de implementar un sistema de gestión de documentos y archivos es la creación de un marco que posibilite los principios básicos, comunes y corporativos que han de regir la gestión siste- matizada y normalizada de los documentos que respalden las funciones y actividades de la organiza- ción durante el tiempo que se precise. El control de los documentos facilita: El cumplimiento con las obligaciones legales. La optimización para la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio. La protección de los intereses de la organización y de los derechos de empleados, clientes y terceras partes. La transparencia en las operaciones realizadas con los documentos. El apoyo de las actividades de la organización. El mantenimiento de la memoria corporativa o colectiva. El funcionamiento efectivo de una organización en caso de desastre. Cada organización dispone de su propio sistema, estableciendo su política y normativa que mejor se adapta a sus objetivos, pero que siempre cumplirá con los principios básicos para gestionar documentos fiables, auténticos, íntegros y usables. En el Banco de España, los documentos, generados o recibidos en cualquier soporte en el ejercicio de sus funciones, dan fundamento y continuidad a las actividades, por lo que: Son necesarios para la toma de decisiones y reflejo de sus responsabilidades en el marco de sus atribuciones. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 19 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Dan cuenta de sus actuaciones, por lo que garantizan el respeto de las obligaciones de trans- parencia y buen gobierno. Cumplen con la legalidad siendo prueba de sus actuaciones. Contienen el conocimiento de la institución, por lo que es necesario garantizar su salvaguarda. Deben de estar disponibles cuando sea necesario por lo que deben de estar registrados y archivados correctamente. Los accesos y seguridad deben estar controlados. Para cumplir con dichas características, el Banco de España está trabajando en la implantación de su política documental que garantizará: La creación, recepción, utilización y conservación de documentos auténticos, fiables e íntegros capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización por el tiempo que se estime necesario. La identificación de los documentos mediante na clasificación documental común y unívoca para todas las unidades administrativas para su localización y recuperación con la máxima eficacia. El uso, la circulación y el intercambio de documentos, manteniendo su trazabilidad y posibili- tando auditorias. La limitación de su acceso en función de las tareas y responsabilidades que desempeñen las personas. El establecimiento del ciclo de vida de los documentos y garantizar su preservación en el tiempo Las operaciones que se pueden realizar y las responsabilidades de los participantes en los procesos de trabajo. Disponer de procedimientos comunes y homogéneos en el flujo de los documentos. La Gestión de Documentos y Archivo del Banco de España, establece un conjunto de normas, técnicas y prácticas corporativas para dar un tratamiento ordenado y lógico al flujo de documentos que se crean o reciben a diario. Además señala las condiciones y directrices en cuanto a la dispo- sición de los documentos evaluando sus valores administrativo, legal e histórico para determinar los plazos de conservación en cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos (archivos de oficina, general e histórico). Además potencia y garantiza la recuperación de los documentos en cualquiera de sus fases mediante distintas herramientas y facilita su acceso bajo estrictos controles de seguridad. En una organización la gestión de documentos posibilita la normalización y sistematización de su flujo documental para garantizar y respaldar las funciones y actividades encomendadas durante el tiempo que se precise. 2.2 Etapas de archivo y ciclo de vida Todo sistema de gestión documental incluye una consideración sobre el ciclo de vida de los documentos. El modelo de ciclo de vida adoptado por el Banco de España es el Modelo de las tres etapas: cada una de las etapas por las que puede pasar un documento se corresponde con una fase de archivo, relacionado directamente con el estado del trámite y el valor primario y secundario de los documentos. 20 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Un ejemplo de ciclo de vida es el reflejado gráficamente en la Figura 1 en la que se observan sus estados (activo, semiactivo e inactivo), responsabilidades, y tipo de consulta. Figura 1. Ciclo de vida de las tres edades con sus características Durante la fase activa los documentos estarán albergados en los archivos de gestión u oficina para, después de un determinado tiempo, pasar al archivo general y de éste, al histórico. En cada paso del archivo será necesario realizar operaciones de selección, expurgo y transferencia. El ciclo vital de un documento se establece desde su fase de creación mediante la clasificación que se haya asignado y que está recogida en el mapa documental y en el inventario de series. Estos conceptos se verán con detalle más adelante. El ciclo de vida adoptado por el Banco de España es el Modelo de las tres etapas, que está en relación con los tres estados de los documentos: activos, semiactivos e inactivos. 2.2.1 Archivo de Oficina o Gestión En este archivo se albergan los documentos de uso frecuente en la gestión de las unidades, y los expedientes, de los que forman parte, están abiertos en fase de tramitación. Estos documentos están bajo la responsabilidad y gestión directa de las unidades administrativas, cuyos usuarios son los propietarios, productores y receptores y custodios de los documentos. Las unidades de Gestión y Política Documental y Archivo General e Histórico tienen la responsabi- lidad de asesorar a las unidades administrativas productoras para una correcta gestión y flujo de los documentos y facilitar, siguiendo el ciclo de vida de los documentos, sus posibles transferencias. El tiempo de permanencia de los documentos en esta etapa depende de cada organización. Históri- camente se consideraba, como media, que los documentos debían permanecer cinco años en este archivo una vez finalizada su tramitación. Hoy en día se considera muy amplio, porque, una vez que el expediente está cerrado su consulta es menor. Una vez que los documentos no son necesarios para la gestión de las unidades, deben transferirse al Archivo General. En el Archivo de Gestión u Oficina el expediente está en fase e tramitación. El propietario, responsable y custodio es la unidad de gestión. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 21 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 2.2.2 Archivo General Cuanto el expediente está cerrado porque ha finalizado su tramitación y han transcurrido los plazos administrativos y legales establecidos, las unidades remiten los documentos al Archivo General, de acuerdo con el ciclo de vida establecido, los calendarios de conservación y los calendarios de trans- ferencias pautados. En el Archivo General se custodian los documentos para su almacenamiento masivo, en óptimas condiciones de conservación, dando los archiveros el tratamiento documental que corresponde. A veces se le denomina archivo intermedio, central o general. Los documentos almacenados en el Archivo General siguen perteneciendo a las unidades gestoras, por lo que tienen acceso a dicha documentación y son las que definen el derecho de acceso a terceros. En algunas ocasiones los documentos podrán volver al archivo de oficina si las unidades propietarias así lo requieren. Este archivo tiene la responsabilidad compartida: el propietario del documento es la unidad gestora, y el Archivo General es responsable de su depósito, custodia, gestión, conservación, integridad y accesibilidad. En el caso de las sucursales del Banco de España, la custodia y gestión de los documentos se reali- zará en los archivos de las propias sucursales hasta su transferencia, tras la realización de la selec- ción, al Archivo Histórico, de acuerdo con la normativa interna de aplicación en cada momento. En el Archivo General se almacenan los expedientes tramitados y cerrados. El propietario de la documentación es la unidad administrativa que es quien autoriza su consulta. Por su parte el Archivo General es el responsable de su depósito, custodia y conservación. 2.2.3 Archivo Histórico A partir de la fecha señalada en el mapa documental, en el inventario de series y en los calendarios de conservación, los documentos que no tengan que ser destruidos porque disponen de valor secun- dario, se transfieren al Archivo Histórico. En este archivo están almacenados los documentos que han de conservarse a perpetuidad y constituyen el patrimonio histórico del Banco, del estado español y de la humanidad. La responsabilidad en su custodia, integridad y accesibilidad corresponde a los archiveros que deben de garantizar las condiciones necesarias que aseguren su integridad para su transmisión a futuras generaciones. En el Archivo Histórico se almacenan los documentos con valor histórico. La responsabilidad de la gestión y custodia corresponde al archivero. 2.3 Instrumentos y herramientas en el control de documentos Para la gestión de los documentos existen una serie de herramientas cuya finalidad es apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental. Además dan soporte a los usuarios propietarios de los documentos para clasificarlos, ayudan en el control y flujo de los documentos y apoyan a las unidades para la correcta realización de las transferencias y expurgos a lo largo de su ciclo de vida. 22 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Entre estas herramientas se encuentran el inventario, los cuadros de clasificación y el calendario de conservación. En el Banco de España, el Mapa Documental y el inventario de series conformarán su cuadro de clasificación, herramienta clave en la gestión de documentos. El Mapa Documental contiene la información necesaria para la correcta gestión de los documentos (en cualquier soporte) que se producen o reciben asociados a las funciones que tiene encomendadas en Banco de España, siendo la unidad de Transparencia y Gestión y Política Documental la respon- sable de su gestión. El Inventario de series hace referencia a los documentos en soporte físico que deben de ser trans- feridos desde los archivos de oficina o gestión a la siguiente etapa de archivo. La unidad de Archivo Histórico y General es la responsable de su gestión. 2.3.1 Mapa documental El Mapa Documental recoge todos los tipos de documentos que se producen o reciben y que requieren tratamiento documental, clasificándolos según las agrupaciones documentales que se hayan definido en la organización. María de Inclán define el mapa documental como «una fotografía de los documentos que se producen y reciben en la organización, en el que se establecen las pautas que van a regir para los distintos tipos de documentos durante su ciclo de vida»9. Esta herramienta permite la clasificación de los documentos mediante una estructura jerárquica organizada por funciones. Características Con esta herramienta se pretende la normalización de los documentos y de las series a las que dan lugar y de los expedientes. De esta manera, todos los expedientes que pertenezcan a la misma serie, se denominarán siguiendo las mismas pautas, y sea quien sea la persona que genere un documento del expediente lo identificará con la tipología documental controlada y normalizada. Además, el mapa documental sirve como herramienta de búsqueda, puesto que se puede acceder a la información por distintos criterios como el nombre de la serie, la función, el tipo de documento, etc., criterios que forman parte de la clasificación. Según Carlota Bustelo, las características que ha de tener un mapa documental se dividen en tres grandes grupos: las referidas a la información sobre los documentos (tipos de documentos, unidad responsable productora, etc.), a la información sobre las políticas que se deben aplicar (conservación, seguridad y acceso), y a su presentación10. La información sobre los documentos: indica los tipos de documentos que se producen o reciben en la organización y que requieren tratamiento documental, su relación con las funciones que los producen y los procesos que los originan, además de señalar las unidades organizativas responsables e involucradas y las aplicaciones informáticas relacionadas, en el caso de disponer de ellas. 9 Inclán Sánchez, Mária de Actuaciones para la implantación de un sistema de gestión documental corporativa: experiencia del Banco de España., 2006. In VIII Jornadas de Gestión de la Información, Madrid. 6-7 Noviembre 2006. 10 Bustelo Ruesta, Carlota ¿Qué es un mapa documental?, 2012. http://www.carlotabustelo.com/ División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 23 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 uu Ejemplo Una nota de prensa del Banco de España es distribuida por el Departamento de Comunica- ción, pero puede ser elaborada por el departamento o unidad que conozca de la materia que se comunica. La información sobre las políticas que se deben aplicar, que incluirán pautas sobre los periodos de conservación de los documentos, los soportes en los que se conservarán, qué limitaciones de acceso están previstas para los distintos tipos de documentos, así como los conjuntos de metadatos que incluirán en el caso de soportes electrónicos. La presentación: se incluirá una representación gráfica (flujogramas) que ayude a la compren- sión de la información. Para su realización es necesario obtener un inventario de la documentación que se produce en la organización. En el Mapa Documental están relacionados todos los documentos que se generan o reciben en la organización que requieren tratamiento documental, agrupando por serie su información y su política de gestión; además puede incluir una presentación gráfica a modo de flujograma. Organización La clasificación que se realiza en el Banco de España, establece que los documentos han de poder clasificarse principalmente por criterios funcionales (clasificación funcional) en lugar de una clasifi- cación organizada por el órgano que los produce (clasificación orgánica), más sujeta a los cambios continuos que pueda sufrir el organigrama. Caso especial es el de las comunicaciones interiores que siguen criterios orgánicos para la nomenclatura de los buzones. La clasificación funcional garantiza: La estabilidad del sistema para que perdure en el tiempo, ya que la clasificación del documento no depende de la estructura de la organización sino de su función, (si se cambia el organi- grama no afectará a los documentos). Los criterios de normalización son más objetivos, no dependen del juicio de cada usuario. Los usuarios asocian y clasifican los documentos con sus procesos de trabajo. En el Mapa Documental del Banco de España los procesos de trabajo se corresponden con una estructura jerárquica desde los niveles superiores donde se organizan las funciones globales de la organización, hasta los más específicos, los documentos, reflejo de las actividades de las unidades. Los documentos se agrupan en expedientes que forman las series. La jerarquía adoptada es la mostrada en la Figura 2 en la que se observa que, como norma general, hay cuatro niveles de agrupación que se corresponden con la siguiente organización del más específico al más genérico: Los documentos generados en las actividades continuadas en el tiempo por las distintas unidades se agrupan en expedientes (nivel 4). La serie documental representa el conjunto de documentos del mismo tipo resultantes de un proceso de trabajo de una unidad, reflejo de su actividad en el ejercicio de una misma compe- tencia, regulados por la misma norma y producidos de manera continuada (nivel 3). 24 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Las series se relacionan entre sí por su pertenencia a una función específica (nivel 2). Las funciones se agregan formando grandes grupos homogéneos que reflejan las atribu- ciones encomendadas a la entidad (nivel 1). Figura 2. Jerarquía de clasificación de documentos adoptado por el Banco de España La serie documental agrupa los documentos del mismo tipo resultantes de un proceso de trabajo y de una misma actividad, producidos en el tiempo de forma seriada, relacionados con una misma competencia y regulados por la misma norma. Contenido «El mapa del Banco de España identifica las funciones a las que pertenece los documentos, los clasifica y los agrupa, indica cuál es su soporte, señala su relación con las aplicaciones informáticas, especi- fica su valor para la organización y marca políticas de conservación y transferencia documental»11. Para ello, los procesos (grupo funcional) de una determinada unidad se divide en subprocesos (función), y cada uno de ellos generará una o varias series documentales. La Unidad de Gestión y Política Documental realiza la toma de datos con las distintas unidades para identificar, establecer y determinar las series que producen. La información es transferida a una plantilla que recoge, agrupa y estructura la información de las series documentales en cuatro áreas: identificativos, ciclo de vida, acceso y uso, y relación de documentos. La plantilla resumida de una serie del mapa documental es la mostrada en el Anexo 1. Los datos identificativos y de contexto sirven para determinar de forma inequívoca la serie documental. Se asigna un código y se especifica el nombre de la serie; en descripción se recoge brevemente el proceso de trabajo asociado a la serie; se indica la estructura jerárquica a la que pertenece con respecto al grupo de funciones y función; se especifica la unidad 11 Inclán Sánchez, Mária de Actuaciones para la implantación de un sistema de gestión documental corporativa: experiencia del Banco de España., 2006. In VIII Jornadas de Gestión de la Información, Madrid. 6-7 Noviembre 2006. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 25 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 propietaria y responsable de su gestión; relaciona la serie con el proceso que las origina y se indica el tipo de soporte de los documentos y su ordenación. Los datos relativos al ciclo de vida especifican los periodos de conservación para los documentos y las etapas de permanencia en cada fase de archivo. Se identifica su valor administrativo y legal junto con su plazo de vigencia y se determina su valor histórico. Se indica el tiempo que han de permanecer tanto en el archivo de oficina como en el general y qué medidas hay que tomar una vez finalizado dicho periodo, es decir, si hay que realizar expurgos y transferencias. Los datos de acceso y uso detallan los derechos de acceso dependiendo del grado de confi- dencialidad de los documentos. Para establecer los niveles se seguirán los criterios marcados en la Circular Interna 1/2018 sobre Protección de la información: Público: la información se podrá difundir libremente fuera del Banco de España. Uso interno: la información solo habrá de ser accesible a empleados y otro personal que preste servicios en el Banco de España. Restringido: se permitirá el acceso a las personas involucradas en el asunto en cuestión o que se beneficiarían de un conocimiento general de su contenido. Confidencial: el acceso quedará limitado a las personas con «necesidad de conocer», es decir, que necesiten la información para el desempeño correcto de sus funciones profe- sionales. La «necesidad de conocer» se deberá interpretar en un sentido suficientemente amplio como para permitir que estas personas: i) accedan a la información relevante para sus funciones, y ii) se hagan cargo de tareas de compañeros con un retraso mínimo en caso de ausencia. Secreto: el acceso quedará limitado estrictamente a las personas que estén directa- mente involucradas en el asunto en cuestión y cuyo acceso por motivos de «necesidad de conocer» esté autorizado de manera explícita. Esta autorización deberá realizarse mediante un procedimiento formal del que quede registro fehaciente En la relación de documentos se describe los tipos de documentos que se producen o reciben para una serie documental determinada, y se especifican las características de cada categoría de documento y el tipo de soporte. Además para los documentos electrónicos se indica si el expediente dispondrá de subcarpetas. La serie puede incluir una representación gráfica (flujograma) que ayude a la comprensión de la infor- mación. Para la implantación de las series es necesario que las unidades implicadas aprueben la parte del Mapa Documental que recoge la información sobre sus series. El Mapa Documental del Banco de España identifica las funciones a las que pertenecen los documentos, se muestran clasificados y agrupados en series, indica cuál es su soporte, especifica su valor para la organización y marca las políticas de conservación y transferencia documental en cada fase de archivo en relación con su ciclo de vida. 2.3.2 Inventario de series Bajo la denominación de Inventario de series se identifica la herramienta en el que se describen las series generadas en cada unidad y que son susceptibles de archivo. Permite verificar y controlar que los documentos que se van a enviar, al realizar una transferencia de la unidad al Archivo General, están recogidos en el inventario (este impreso se puede ver en el anexo 2). En él se especifica el nombre del departamento y de la unidad responsable de la documentación, así como la relación de series generadas y destinatarias a archivo. 26 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 La información que recoge incluye el nombre de la serie, las fechas extremas (indican la fecha de inicio en la producción de documentos relacionados con la serie y, para las series cerradas, la fecha de cierre). En el plazo de conservación se indica su caducidad administrativa y legal y los plazos de permanencia tanto en el archivo de gestión u oficina de la unidad como en el Archivo General. En caso de conservación permanente también se indica para que, llegado el momento pase al Archivo Histó- rico. Igualmente es necesario aportar, cuando una serie documental contiene datos pertenecientes a un fichero LOPD, el fichero al que corresponden, el nivel de seguridad exigible para dicho fichero, la fecha de cancelación de los datos contenidos en la serie, si cuando se entregan todavía no se ha cumplido la finalidad de los mismos, y por último, la fecha de supresión una vez cumplido el periodo en el que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica o de la ejecución de un contrato. En el Inventario de series se recogen los documentos agrupados en series, generados por cada unidad que van a remitirse al Archivo General. Es una herramienta para verificación y control en las transferencias y contiene información valiosa para su tratamiento en el Archivo. 2.3.3 Cuadro de clasificación El cuadro de clasificación es la herramienta con la cual se estructuran de una forma lógica los tipos documentales, y se evidencia la relación existente entre ellos. Con la clasificación, los usuarios identifican, denominan y clasifican de forma homogénea los documentos que pertenecen a un expediente de la misma serie. Como ya se indicó anteriormente, el futuro cuadro de clasificación del Banco de España contemplara la información de las series recogidas en el Mapa Documental y en el Inventario de series. 2.3.4 Calendario de conservación El Calendario de conservación es el instrumento en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos en cada una de las fases de su ciclo de vida en relación con cada una de las etapas de archivo, para su selección, eliminación o conservación y permite la eliminación reglada de la documentación. Es el resultado final de los trabajos de valoración y selección, que se verán más adelante, y regula el tráfico documental entre los archivos. Se especifica para cada serie documental el destino de los documentos (conservación o expurgo) y los plazos de permanencia en cada fase de archivo. El objetivo final del Calendario de conservación es establecer los plazos de permanencia de los documentos en cada fase de archivo, y la realización de transferencia o destrucción de la documen- tación. 2.4 Procesos documentales y archivísticos Los procesos documentales facilitan la correcta gestión de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación/recepción hasta su conservación o expurgo. La clasificación es uno de los principales procesos. 2.4.1 La clasificación Según la norma Circular Interna 3/2017, «la clasificación documental es la identificación y estruc- turación sistemática de los documentos en categorías, con nomenclaturas comunes, organizadas de forma jerárquica y lógica única, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedi- División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 27 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 miento acordes con las funciones y actividades del Banco y con su organización administrativa, y representadas en un cuadro de clasificación documental.»12. Mediante la clasificación se asocia un tipo de documento determinado a su categoría y a una serie. Los instrumentos disponibles para el usuario como soporte a la actividad de clasi- ficar los documentos son el Mapa documental y el Inventario de series Importancia de la clasificación Es necesario clasificar los documentos que el Banco de España genera o recibe en el desempeño de sus actividades, funciones y decisiones. Debe establecerse desde la creación o recepción de la documentación para identificar al documento, darle el tratamiento correcto y establecer su ciclo de vida. La clasificación de los documentos es independiente de su soporte (papel, documento de trata- miento de texto, imagen, video o cualquier otro). Los responsables de realizar la clasificación son los productores de documentos, es decir, los usuarios autorizados. La clasificación posibilita: Normalizar la nomenclatura de los documentos. Se nombrarán siguiendo las mismas pautas los que pertenezcan a la misma serie, facilitando además su identificación en las búsquedas. Identificar, agrupar y tratar la documentación con una metodología común y uniforme dando un tratamiento corporativo a los documentos. Asignar al documento una tipología documental controlada dentro de una estructura y secuencia lógica para facilitar su uso. Organizar los documentos jerárquicamente asignando tipologías documentales comunes y series con nombres normalizados. Facilitar la recuperación de los documentos de manera más efectiva. Facilitar la gestión de los documentos, sus transferencias y su disposición en su ciclo de vida. Garantizar la protección de los documentos que forman parte del patrimonio documental. Optimizar los recursos y la racionalización de espacios. Garantizar los permisos correctos para acceder a los documentos. La clasificación es, por tanto, una operación clave para realizar una correcta gestión del documento y facilitar su localización y recuperación. Beneficios de la clasificación Son muchas las ventajas que proporciona la clasificación, por lo que se convierte en una de las acciones más importantes en la gestión de documentos. 12 Circular Interna 3/2017. Gestión de documentos y Sistema de Archivos del Banco de España. 28 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 La clasificación muestra una representación continua de la actividad, puesto que permite relacionar los documentos que resultan de ella: entre los documentos se establece una relación de vínculo dentro de un mismo expediente y, a su vez, se relacionan los expedientes dentro de las series y las funciones, y estas, dentro de los grupos funcionales. Nos permite identificar de forma consistente y unívoca los documentos en función de una tipología; dicha identificación es estable y exclusiva. Como consecuencia, los documentos se denominan siguiendo las mismas pautas a lo largo el tiempo. Asegura la recuperación de todos los documentos de una función o una actividad gracias a la agrupación en series documentales normalizadas. Permite el establecimiento de reglas de protección de los documentos, fijando las restric- ciones de acceso a personas no autorizadas. Además, al existir una estructura jerárquica, posibilita establecer permisos de acceso en cada uno de los niveles. La adecuada clasificación nos permite asegurar que los documentos serán conservados, en cada etapa de archivo, y su periodo de permanencia será el correcto. Al ser el calendario de conservación una parte del Mapa documental, facilita la gestión de los documentos, sus transferencias y su disposición durante su ciclo de vida. 2.4.2 La ordenación Para facilitar la consulta en cualquiera de los niveles (grupo funcional, funciones, series y documentos), se establecen criterios de ordenación de los elementos existentes. Esta ordenación relaciona unos documentos con otros, dependiendo de un criterio preestablecido que puede ser la fecha, el código alfabético, el código numérico, etc. Los documentos además de estar clasificados deben de estar ordenados dentro de los expedientes para, entre otros fines, facilitar su consulta. De los diversos métodos de ordenación existentes, el más utilizado es el cronológico. En este método, el objeto a ordenar (documentos, expedientes, clases, etc.) se organizan según el año, mes y día, comenzando por el más antiguo hasta llegar al más moderno. Este método facilita la visualización de la evolución que ha seguido el expediente. Cuando la ordenación se realiza sobre documentos que contienen información sobre personas, entidades o materias, el método más usado es el alfabético. Si se trata de personas, se comienza por el primer y segundo apellido, y después se considera el nombre. Cabe mencionar otros tipos de ordenaciones, como aquellas en las que el código de ordenación se basa en números (numéricos) o en la combinación de números y letras (alfanuméricos). Los criterios de ordenación se pueden anidar, es decir, combinar de forma que un primer criterio puede ser, por ejemplo, el nombre de la organización, y los de la misma organización ordenarlos por fecha de recepción. El Mapa Documental recoge información sobre la ordenación que deben de mantener los documentos y las carpetas de los expedientes. Es posible combinar varios tipos de ordenación y aplicarlos sobre todos los niveles del Mapa Documental. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 29 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 2.4.3 La descripción Denominamos descripción al conjunto de tareas encaminadas a dar información acerca del contenido, contexto y estructura de los documentos. Para el caso de documentos electrónicos su finalidad es definir mediante metadatos su contenido (por ejemplo, temática del documento), su contexto (creador y fecha de creación) y su estructura (serie y expediente al que pertenece) mediante palabras clave o descriptores para su gestión en el seno de un archivo manual o automatizado. Los metadatos actúan como un conjunto estandarizado de atributos mediante los cuales es posible la localización y recuperación de documentos. Más adelante se verá con más detalle la aplicación de los metadatos en la catalogación y en la asignación de flujos de trabajo. Para que el sistema de gestión sea efectivo, especialmente en el proceso de recuperación, es impor- tante que la descripción sea de calidad y en la medida de lo posible, que los usuarios puedan disponer de lenguajes controlados para ello. En el caso de documentos electrónicos en aplicaciones de gestión documental, el usuario dispone de tablas para poder seleccionar el valor más pertinente cuando está catalogando documentos y expedientes. Además las aplicaciones de gestión documental disponen, en general, de herramientas para indexar todo el contenido del documento de forma automática. La indexación supone elaborar un índice con todas las palabras contenidas en un documento para que el usuario pueda buscar por cualquiera de ellas. Existen también sistemas que permiten la incorporación de datos semiautomática, es decir, la aplicación extrae determinado tipo de datos de documentos normalizados. En sistemas de descrip- ción automática la información es extraída de los documentos mediante un estudio automático de las cabeceras, palabras clave, etc., y también mediante la utilización de programas de reconocimiento de patrones dentro de los propios documentos. Otros instrumentos de descripción con los que cuentan los archivos son: las guías, que describen el fondo del archivo y facilitan información sobre la organización; los inventarios, compuestos por las series documentales y sus documentos y los catálogos, con información más específica sobre los documentos y sus expedientes. La descripción facilita la recuperación de documentos. 2.4.4 Conservación, selección y transferencia La cantidad de información que generan las organizaciones hace que estos procesos sean esenciales en vistas a mantener los documentos que realmente son importantes y eliminar, con garantías y fiabi- lidad, los que deben ser suprimidos. El proceso de análisis, valoración y selección de los documentos para establecer los plazos de trans- ferencia, conservación y acceso se conoce como disposición. Para determinar su archivado o elimi- nación se tienen en cuenta los valores primarios y secundarios de los documentos y determinará su conservación o expurgo. Es preciso establecer una comisión de expertos que garantice la objetividad en la valoración de la documentación. El Banco de España en su Circular Interna 3/2017 establece el Comité de Valoración y Política Documental que tiene entre otras competencias dicho fin. El proceso de conservación o eliminación de documentos debe de ser uno de los más controlados. La responsabilidad de realizar la valoración atañe al conjunto de la organización, recayendo la de 30 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 aplicar las decisiones resultantes a los archiveros y a las unidades, dependiendo en la fase en que se encuentren los documentos. Hay que tener en cuenta que la destrucción es irreversible, por lo que es necesario definir con claridad las políticas organizativas respecto a esta tarea, además de apelar a la capacidad de los responsa- bles encargados de este proceso. Sin embargo la destrucción de documentos es necesaria, ya que implica la eliminación de documentos superfluos y, como consecuencia, el abaratamiento en los costes de almacenamiento. La disposición es el proceso de análisis, valoración y selección de los documentos para su conservación o expurgo. Valoración y selección El proceso de valoración permite determinar los valores primarios (legal, probatorio, administrativo…) y secundarios (histórico, informativo, cultural) de las series documentales, y fijar los plazos para la realización de las transferencias entre los distintos archivos, así como la conservación o la eliminación total o parcial de los documentos y su acceso. La valoración de un documento permite tomar la decisión sobre la conservación o el expurgo de los documentos. El objetivo principal es conservar únicamente los documentos adecuados en cada una de las fases, garantizando su correcto flujo y facilitando la gestión de las transferencias y expurgos en cada etapa de archivo. El resultado final de la valoración es determinar cuánto tiempo los documentos tienen valor primario y si poseen valor secundario. El tiempo es la clave de la valoración, ya que a partir del plazo de reten- ción de los documentos se realizan las acciones de conservación o expurgo y las transferencias. En los calendarios de conservación, como se ha visto anteriormente, se plasman, de acuerdo a las políticas de conservación, valoración y selección, las acciones que son precisas realizar sobre los documentos en cuanto a transferencias, acceso, eliminación, etc. El Mapa Documental y el Inventario de series recogen información sobre la valoración y permanencia de los documentos. La valoración establece el valor primario de un documento, durante cuánto tiempo tiene dicho valor, y si posee valor secundario. La consecuencia de una correcta valoración es conservar los documentos necesarios en cada fase de archivo. Transferencias y expurgos En las fechas indicadas en el Calendario de conservación se realizan las transferencias de un archivo a otro de cada una de sus fases, y puede conllevar a la destrucción de los documentos. Es fundamental controlar el proceso. La eliminación ha de llevarse a cabo en el momento que se haya determinado bajo medidas de seguridad que garanticen, por una parte, que se destruye lo marcado como innece- sario después de haber cumplido su función, y por otra, que se destruye con todas las medidas de seguridad. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 31 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Las unidades administrativas son las encargadas del envío de material de sus archivos de oficina o gestión al Archivo General. La transferencia se llevará a cabo cuando los documentos hayan cumplido con el plazo establecido en los Calendarios de conservación y se realiza en las fechas marcadas en los Calendarios de envíos para cada una de las unidades propietarias de los documentos. Para soporte físico (papel), antes de realizar la transferencia, las unidades deben revisar la documen- tación para comprobar que los expedientes están cerrados, ordenados y completos, que no se envía material redundante (solo han de enviarse los originales y no las copias), además deben eliminar grapas y clips. Por último, los documentos son introducidos en cajas específicas para su envío e identificadas indicando su contenido, aunque esto último no es obligatorio. Los documentos se detallan por parte de la unidad que va a realizar un envío en el documento llamado Relación de Envío (ver el Anexo 3) y se hace llegar al Archivo General para que valide y acepte la relación. Una vez validado y aceptado, cuando el soporte es en papel, se realizará el envío físico respetando la fecha marcada en los calendarios de envío. La Relación de Envío garantiza la entrega de los documentos al Archivo General así como una relación de los mismos. Existen unas normas, establecidas por parte de la Unidad de Archivo Histórico y General, con instruc- ciones pormenorizadas del proceso de envío y recogida de la información, tanto para la transferencia como para la destrucción de los documentos. Para el caso de las sucursales, que hacen las veces de Archivo de Oficina y General en sus depen- dencias, y antes de llevarse a cabo la destrucción de la documentación cuyo plazo de conservación administrativo y legal ha finalizado, se remitirá a la Unidad de Archivo Histórico y General la propuesta de destrucción según el documento «Relación de destrucción» (ver el Anexo 4). Cuando la sucursal reciba la autorización, se procederá a la destrucción de los documentos propuestos. El resto de la documentación, cuyo valor es histórico y por tanto de conservación indefinida, será enviada al Archivo Histórico mediante su Relación de Envío correspondiente. Los expurgos tienen como finalidad destruir lo accesorio para que no suponga un estorbo entre lo útil. La destrucción se realiza mediante controles rigurosos que, dependiendo de la fase en que se encuentran los documentos, será responsabilidad de: Si el documento está en los archivos de oficina, los responsables de la eliminación de los documentos a expurgar son las propias unidades. Si los documentos a eliminar están en el archivo general, los responsables de los expurgos son los archiveros, con las autorizaciones pertinentes de las unidades productoras y propie- tarias de los documentos. En general, se eliminan los documentos que carecen de valores legales, administrativos, históricos e informativos, o los documentos duplicados. Tampoco se conservan reproducciones, borradores o documentos de trabajo. Las transferencias documentales se realizan en las fechas señaladas en los calendarios de envío y mediante las normas establecidas. vv Actividad práctica La Unidad de Gestión y Política Documental es responsable de decidir la conservación o elimi- nación de un documento. ¿Esta afirmación es correcta? 32 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Solución: La Unidad de Gestión y Política Documental es la unidad administrativa responsable de facilitar y garantizar la gestión de documentos electrónicos fundamentalmente en los denominados archivos de oficina o de gestión, establecer los mecanismos de seguridad y acceso a los documentos. La política de disposición de los documentos es definida conjuntamente por las unidades productoras y la unidad de Archivo Histórico y General y aprobada por el Comité de Valoración. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 33 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 3 Informática y gestión de documentos Hasta ahora hemos estudiado la necesidad de la existencia de una adecuada gestión de los documentos, así como qué procesos y herramientas nos ayudan en dicha tarea. En esta sección se considerará la influencia del creciente uso de las tecnologías de la información y de las aplicaciones informáticas y su incidencia en la gestión documental y archivo. La gestión de los documentos en el Banco de España contempla la necesidad de gestionar un conjunto documental, en el que conviven documentos en papel y electrónicos, configurando un sistema de gestión híbrida, como ocurre en la mayor parte de los sistemas documentales actuales. Los gestores documentales para los documentos electrónicos son, principalmente, aplicaciones con la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades de la organización, facilitan a los usuarios la clasificación de los documentos, así como de las operaciones y funciones que deban de realizar sobre los mismos mediante controles de acceso y roles asignados. El Banco de España dispone de un gestor documental corporativo que soporta el modelo documental que se ha establecido, facilita el trabajo de los usuarios con los documentos y sus flujos de trabajo, manteniendo todas las garantías de seguridad de acceso a la información y controlando las operaciones que los usuarios pueden hacer mediante los niveles de acceso y roles establecidos. 3.1 Aplicaciones De gestión Documental El crecimiento exponencial de documentos electrónicos en las organizaciones ha supuesto nuevos retos en los planteamientos archivísticos que tienen que dar respuesta a las nuevas demandas. Las aplicaciones de gestión documental dan respuesta a estas demandas. Los gestores documentales son aplicaciones informáticas creadas para almacenar, administrar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización ofrecen a los usuarios una serie de funcionalidades y roles que facilitan su trabajo diario con los documentos electrónicos; permiten clasificar y compartir la información de manera segura y establecer flujos de trabajo para la revisión y aprobación de los documentos; ayudan a gestionar y mantener los documentos en cada fase de archivo relacionado con su ciclo de vida y realizar transferencias y expurgos mediante procesos automáticos o semi-automáticos. Además disponen de servicios web y se integran con otras aplicaciones. El Banco de España dispone de un gestor documental corporativo que soporta el modelo documental que se ha establecido y que, entre otras funcionalidades, permite: Acceso controlado de los usuarios para poder operar con los documentos o acceder a su información mediante la asignación de roles. Capturar documentos. Disponer de repositorios de datos, documentos y metadatos Identificar de forma única e inequívoca cada documento Crear, modificar y versionar documentos de manera controlada por rol asignado y por los permisos definidos para la series. 34 División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 Clasificar los documentos desde su creación, asignando serie, tipo documental y expediente al que pertenece. Asociar los metadatos que se requieran. Al quedar clasificado el documento, se le asigna de forma automática el ciclo de vida indicado en la serie. Revisar y aprobar documentos mediante flujos de trabajo y roles autorizados. Proteger los documentos en expedientes cerrados de modificaciones no deseadas al declarar el expediente en estado cerrado. Conservar los documentos y expedientes garantizando su integridad y seguridad. Búsquedas por distintos criterios. Al indexar los contenidos de los documentos, permite realizar búsquedas por cualquier palabra contenida en el propio documento. Permite también acotar y restringir la búsqueda por metadatos (atributos), como el asunto, el creador, la fecha de creación, etc. Guardar el historial del documento por evento (creación, modificación, revisión, por ejemplo) y usuario que realiza la operación. Consultar la firma y sello de tiempo cuando se requiera. Integraciones con otros sistemas informáticos (por ejemplo, Registro General) Fomentar el trabajo en equipo Permitir establecer sistemas de auditoria. Las nuevas versiones de los gestores documentales mejoran y facilitan la usabilidad, haciendo estas herramientas más amigables a los usuarios con el uso de nuevas funciones como son: Workspaces o espacios de trabajo distribuidos en zonas (frames) donde se estructuran y comporten la información en relación con los accesos. Widget que facilitan el acceso a las funciones que cada usuario haya determinado para su perfil. Además los gestores documentales deben de disponer de funcionalidades que fomenten el trabajo en equipo y el acceso a la información garantizando los permisos asignados a cada usuario. Entre estas funcionalidades señalamos: Wiki: páginas web que permite al usuario modificar y crear contenidos de forma rápida y sencilla. Blog: su finalidad es difundir información a un número determinado de usuarios. Suscripciones: permite al usuario suscribirse a una información seleccionada almacenada en el gestor y sobre la que tenga permisos de acceso. Webdav: permite mostrar una aplicación web en un explorador de Windows Pizarra: su finalidad es enviar de forma visual ciertos contenidos archivados en el gestor. Además, los sistemas informáticos ayudan en la gestión del flujo de trabajo de los documentos durante su ciclo de vida, gestionándose las transferencias de forma automática, y garantizando la conservación y disponibilidad de los documentos con valor permanente. Pasaremos a analizar de forma más pormenorizada dos de los puntos clave en la gestión de los documentos principalmente electrónicos, funcionalidades desempeñadas por los usuarios. División de Formación, Desarrollo y Comunicación Interna - PV Nivel 4 - Gestión de Documentos y Archivos 35 Gestión de documentos y archivos UNIDAD DIDÁCTICA 1 3.2 Incorporación de documentos electrónicos Un documento se califica como ingresado cuando, una vez valorado por el usuario que debe de ser incorporado al gestor, se realiza el registro en la aplicación en el momento de su incorporación y se clasifica. Los gestores documentales ofrecen distintas funcionalidades al usuario para incorporar el documento al sistema bien sea importando el documento desde la aplicación o desde el propio documento mediante integraciones con Office. Para que un usuario pueda incorporar documentos, deberá estar dado de alta, tener permisos sobre la serie y disponer del rol adecuado. Una vez que el documento ha sido incorporado, las opera- ciones que se realicen (modificaciones, versiones, etc) quedan reflejadas en el historial del propio documento. El acceso a modificar el documento o solo acceder a su contenido, está determinado por los permisos y roles asignados a los usuarios

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