INF Vertiefung WINF - Business Processes - PDF

INF Vertiefung WINF Business Processes: Geschäftsprozesse digitalisieren Valmir Bekiri Mit Unterstützung von Christoph Baumgarten Wirtschaft - Wirtschaftsinformatik Business Processes Lernziele Business Processes Teil 2 Geschäftsprozessmanagement in den Kontext einer strategischen IT-Planung e...

INF Vertiefung WINF Business Processes: Geschäftsprozesse digitalisieren Valmir Bekiri Mit Unterstützung von Christoph Baumgarten Wirtschaft - Wirtschaftsinformatik Business Processes Lernziele Business Processes Teil 2 Geschäftsprozessmanagement in den Kontext einer strategischen IT-Planung einordnen Darlegen, wie informationstechnische Innovationen die Digitalisierung von Prozessen voranbringen Zusammenarbeitsformen zwischen Business und IT für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erläutern Geschäftsprozesse unter Anwendung typischer IT-Werkzeuge digitalisieren  Business Processes Business Processes – auf was wir jetzt fokussieren Ziele Strategie Strategie KPIs Fähigkeiten Fokus Teil 1 Produkte Kunden Business Geschäftsprozesse Organisation Mitarbeitende Workflows Fokus Applikation Business Software Teil 2 Drucker Server Betriebssystem Technologie IoT PC Physisch Büroraum Arbeitsplatz Lager Unternehmensarchitektur Verkaufsbereich 3 Business Processes Ziele des IT-Management Grosser Wertbeitrag für das Gesamtunternehmen Operativ betrachtet: − Software/Dienste sollen "verfügbar" sein − Hardware die zur Ausführung der Prozesse notwendig sind Möglichst geringe Kosten verursachen Möglichst hohe "Sicherheit" gewährleisten Umsetzung der gesetzlichen Pflichten ermöglichen Operativ betrachtet: − Datenschutz, Rechnungslegung, Datenaufbewahrung …  Hanschke, Inge (2023): Strategisches Management der IT-Landschaft. München: Hanser, Carl. Business Processes Beißel, Stefan (2014): IT-Management für Bachelor. Konstanz, München: UVK-Verl.-Ges. Von der IT-Strategie zum strategischen Plan "Die IT-Strategie ist eine Strategie, die für oder durch die IT des Unternehmens festgelegt wurde oder eine starke Beziehung zur IT besitzt"! "Die Erwartungen des Unternehmens an die IT müssen von der Geschäftsleitung definiert werden,…" IT-Management zusammen mit GL müssen mithilfe von Prozessen, Richt- und Leitlinien definieren, wie die IT dem Gesamtunternehmen und respektive das Geschäftsmodell unterstützen kann. Eine IT-Strategie sollte auf folgende Fragen eine Antwort liefern: Aktuelle Ausgangslage: Wo stehen wir heute? Ziel und Soll-Zustand: Wo wollen wir hin? Weg zum Ziel: Wie kommen wir dort hin? Die IT-Strategie beinhaltet unter anderem das Produktportfolio, die IS-Landschaft, technische Standards, Betriebsinfrastruktur, Lieferanten & Mitarbeiter, Sicherheit/Compliance, Roadmap etc…  Business Processes Von der IT-Strategie zum strategischen Plan Hanschke, Strategisches Management der IT Landschaft, Hanser Verlag Business Processes Von der IT-Strategie zum strategischen Plan Hanschke, Strategisches Management der IT Landschaft, Hanser Verlag Vision & Ziel-Bild ➔ ist der angestrebte Zustand in 3-5 Jahren – oftmals auch als Roadmap bezeichnet Leitplanken ➔ die geben als "Begrenzer" vor in welchem Rahmen die Anforderungen umgesetzt werden können. Sourcing-Strategie z.B. Schweizer Produkte bevorzugen / Open Source bevorzugen Technische Standards Make-or-Buy Die Einhaltung der Leitplanken wird über die IT-Governance sichergestellt z.B. durch Reviews beim Erreichen von Meilensteinen Gleichzeitig schränken die Leitplanken die Freiheitsgrade ein und könnten dadurch das Umsetzen der Vision/des Ziel-Bild verzögern ➔ Regelmässigen Abständen auch die Leitplanken kontrollieren und gegebenenfalls anpassen Business Processes Von der IT-Strategie zum strategischen Plan Fiktives Beispiel - Ein Teil des Zielbildes: Weg von On-Premise hin zu (Private-)Cloud im KMU On-Premise zu Wartungsintensiv – wenig Fachkräfte, um das zu betreuen und auf dem aktuellen Stand zu halten ➔ zu teuer und unflexibel langfristig betrachtet Dienste (z.B. ERP-System) sollen weltweit von MitarbeiterInnen erreichbar sein Leitplanken: Unternehmensstrategie & Randbedingungen ➔ Umsetzung und Einführung bis in spätestens 3 Jahren; Budget: z.B. 300 000 CHF; Nachhaltige Lösung (sowohl ökonomisch wie auch ökologischer Sicht) Prinzipien, Strategien und technische Vorgaben ➔ Cloud-Standort in der Schweiz bevorzugt (Purchase Strategie); Provider nur mit umfassenden SLAs bspw. Availability >= 99% und Redressing (Entschädigung/Pönale) Umsetzung des Planes durch mehrere Teil-Projekte… Business Processes Von der IT-Strategie zum strategischen Plan Fiktives Beispiel: Weg von On-Premise hin zu (Private-)Cloud im KMU Beispielhafte und vereinfachte Umsetzung: Projekt 1 (~6-12 Monate): − Erhebung des Ist-Zustandes ➔ welche Systeme haben wir und welche sind von der gewünschten Änderung Die gesamte Zeit müssen die betroffen! Leitplanken bedacht werden! − Erheben der genauen Anforderungen an das System − Werden die Richtlinien beachtet? Entwurf möglicher Systemarchitekturen/Umsetzungspläne − Erheben und Vorstellungen der möglichen Dienstleister − Auswahl der möglichen Dienstleister Projekt 2 (~18-24 Monate): Compliance/Sicherheitsbestimmung − Umsetzung von Testumgebungen inkl. Tests en/Gesetze… − Umsetzung von Konfigurationen − Umsetzung von notwendigen Anpassungen/Erweiterungen der Dienste Budget … − Planung der Migration − Planung der neuen Prozesse Technische Bedingungen… Projekt 3 (~6 Monate): − − Schulung der Admins Schulung der Nutzer Laufende Dokumentation − Einführung der neuen Systeme/Prozesse inkl. Migration von den legacy Systemen − Abschalten der legacy Systeme  Typische IT Systeme zur Unterstützung von Geschäftsprozessen Business Process Management Systeme (BPMS) … auch Workflow Management System genannt 1. Modellierung des 1 fachlichen Prozess- modells in BPMN 2. Entwicklung des technischen Workflows 2 3. «Hochladen» auf den 3 Prozess-Engine-Server 4. Über einen Web-Browser greifen die Prozessbeteiligten auf das BPM- 4 System zu und starten die Prozesse bzw. führen die ihnen zugewiesenen Aufgaben aus 10  Typische IT Systeme zur Unterstützung von Geschäftsprozessen BPMS: Entwickeln des technischen Workflows 11 Quelle: Allweyer (2014), BPMS – Einführung in Business Process Management Systeme  Typische IT Systeme zur Unterstützung von Geschäftsprozessen BPMS: Entwickeln des technischen Workflows 12 Quelle: Allweyer (2014), BPMS – Einführung in Business Process Management Systeme  Typische IT Systeme zur Unterstützung von Geschäftsprozessen Strukturiertes Vorgehen im Rahmen der Prozessautomatisierung Wie wird der Prozess 1. Prozessaus- gestartet? löser festlegen 8. Prozess 2. Prozess Welcher Prozess soll ausführen modellieren (teil)automatisiert werden? Welche externen 7. Externe 3. Daten und Welche Dialoge und Daten Systeme sollen Systeme Formulare anbinden definieren werden benötigt? angebunden werden? 6. Zeitliche Welcher Pfad soll bei Sind Eskalationen Bedingungen 4. Regeln definieren welcher Verzweigung erforderlich? definieren gewählt werden? 5. Rollen definieren Welche Rolle führt 13 welche Aktivität aus?  Möglichkeiten einen Workflow technisch umzusetzen Neu seit 2021: SAP Signavio Process Governance 14 Quelle: Signavio (2021)