02-03-إتمام عملية الدمج[78-85].pdf

‫الدرس الثالﺚ‪:‬‬ ‫إتمام عملية الدمج‬ ‫في الدرس السابﻖ تعرفت على بعﺾ خطوات دمج المراسالت كتحديد نوع المستند وتحديد قائمة المستلمين‪ ،‬اﻵن يتعين عليك‬ ‫إضافة حقول القائمة إلى مستند الدعوة حتى تتمكن خاصية دمج المراسالت من معرفة مكان إدخال البيانات بالضبط‪.‬‬ ‫الخطوة ‪ :4‬كﺘابة الرﺳالة‬ ‫تستكمل الع...

‫الدرس الثالﺚ‪:‬‬ ‫إتمام عملية الدمج‬ ‫في الدرس السابﻖ تعرفت على بعﺾ خطوات دمج المراسالت كتحديد نوع المستند وتحديد قائمة المستلمين‪ ،‬اﻵن يتعين عليك‬ ‫إضافة حقول القائمة إلى مستند الدعوة حتى تتمكن خاصية دمج المراسالت من معرفة مكان إدخال البيانات بالضبط‪.‬‬ ‫الخطوة ‪ :4‬كﺘابة الرﺳالة‬ ‫تستكمل العمل على مستند الدعوة الذي أنشأته في الدرس السابﻖ وذلك ب�ضافة حقول بيانات المستلمين للمستند حيث تضيف االسم‬ ‫األول‪ ،‬واسم العائلة والصف الذي ينتمي إليه المستلمين‪.‬‬ ‫إلضافة حقول بياﻧات المسﺘلمﻴن في مستﻨد الدعوة واالﻧﺘقال للخطوة الخامسة‪:‬‬ ‫< ضع المﺆشر في المكان الذي تريد إضافة الحقل فيه‪ ،‬على س�يل المثال‪ :‬بعد كلمة "إلى"‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫< من لوحة مهام دمج المراﺳات )‪ ،)Mail Merge‬اضغط على م�يد من العﻨاصر )‪.)More Items‬‬ ‫< ستظهر نافذة إدراج حقل دمج )‪ ،)Insert Merge Field‬اضغط على االﺳﻢ اﻷول )‪.)First Name‬‬ ‫< اضغط على إدراج )‪.)Insert‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬ ‫< اﻏلﻖ النافذة الخاصة بشاشة إدراج حقل دمج )‪)Insert Merge Field‬‬ ‫)‪ )First Name‬واﺳﻢ العائلة )‪6 .)Last Name‬‬ ‫‪5‬‬ ‫وأضف مسافة إضافية بين االﺳﻢ اﻷول‬ ‫< كما في الخطوات السابقة‪ ،‬افعل نفس الشيء إلدراج اﺳﻢ العائلة )‪ )Last Name‬كذلك‪.‬‬ ‫‪7‬‬ ‫< أﻏلﻖ مرة أخرى نافذة إدراج حقل دمج )‪.)Insert Merge Field‬‬ ‫< ضع المﺆشر بعد كلمة "الصف"‪ّ ،‬‬ ‫وطبﻖ الخطوات السابقة إلدراج حقل الصف )‪.)Class‬‬ ‫ً‬ ‫"مرحبا" وأدرج حقل االﺳﻢ اﻷول )‪9 .)First Name‬‬ ‫< ضع المﺆشر بعد كلمة‬ ‫‪8‬‬ ‫< ستظهر حقول دمج المراسالت في المستند الخاص بك‪.‬‬ ‫‪10‬‬ ‫< من نافذة دمج الم راﺳات )‪ ،)Mail Merge‬اضغط على الﺘالي‪ :‬معايﻨة الرﺳائل )‪.)Next: Preview your letters‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪78‬‬ ‫‪11‬‬ 5 6 3 4 10 11 79 7 ‫الخطوة ‪ :5‬معايﻨة الرﺳائل‬ ‫ستتمكن في هذه الخطوة من معاينة الرسائل للتأكد من ظهور المعلومات الواردة من قائمة المستلمين بشكل صحيح‪.‬‬ ‫لمعايﻨة رﺳائلﻚ واالﻧﺘقال للخطوة السادﺳة‪:‬‬ ‫< اضغط على األسهم لعرض جميع الرسائل التي تريد إرسالها‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫< ثم اضغط على الﺘالي‪ :‬إتمام الدمج )‪.)Next: Complete the merge‬‬ ‫‪2‬‬ ‫تظهر بيانات المستلمين من قائمة العناوين في‬ ‫الموضع الذي أشرت إليه في الخطوة السابقة‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪80‬‬ ‫الخطوة ‪ :6‬إتمام الدمج‬ ‫بعد معاينة المستند يمكنك المتابعة إلتمام الدمج‪ .‬سيﺆدي هذا اإلجراء إلى إنشاء مستند جديد يحتوي على جميع الدعوات التي يجب‬ ‫عليك إرسالها مع بيانات كل مستلم‪ .‬كما يمكنك تحرير أو طباعة هذا المستند‪.‬‬ ‫إلتمام الدمج‪:‬‬ ‫< من قسم إﻧهاء )‪ ،)Finish‬اضغط على إﻧهاء ودمج )‪.)Finish & Merge‬‬ ‫‪1‬‬ ‫< ثم اضغط على تح�ير المستﻨدات المفردة )‪.)Edit Individual Documents‬‬ ‫‪2‬‬ ‫< من نافذة دمج بالمستﻨد الجديد )‪ ،)Merge to New Document‬اضغط على‬ ‫الكل )‪ )All‬ثم اضغط على موافﻖ )‪3 .)OK‬‬ ‫< سيتم إنشاء مستند جديد يحتوي على جميع الدعوات‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫بعد إكمال الدمج يتم حفﻆ قاعدة بيانات معلومات‬ ‫ً‬ ‫تلقائيا في مجلد المستﻨدات )‪.)Documents‬‬ ‫المستلم‬ ‫يمكنك فيما بعد استخدام هذا الملف الستيراد نفس‬ ‫البيانات في دمج مراسالت جديدة‪.‬‬ ‫ملف قاعدة البياﻧات هو ملف من ملفات مايكروﺳوفﺖ‬ ‫أوف�س )‪ )Microsoft Office‬يمكن فﺘحه عن ﻃ�يﻖ‬ ‫برﻧامج مايكروﺳوفﺖ أ�سس )‪)Microsoft Access‬‬ ‫و�شﺘمل على جمﻴع البياﻧات المﻨظمة الﺘي أنشأتها عﻨد‬ ‫إدراجﻚ معلومات المسﺘلﻢ أﺛﻨاء عملية دمج المراﺳات‪.‬‬ ‫‪81‬‬ ‫إنشاء المﻐلفات‬ ‫بعد طباعة الدعوات التي أنشأتها من خالل دمج المراسالت‪ ،‬سيكون من المناسب إرسالها إلى المستلمين باستخدام المغلفات‪.‬‬ ‫المغلف هو ﻏالف ورقي مسطح به ﻏطاء قابل للغلﻖ‪ ،‬يمكنك استخدامه إلرفاق خطاب أو مستند‪ .‬تظهر عادة على الغالف األمامي‬ ‫المرسل (في الزاوية اليسرى من أعلى)‪ ،‬والمستلم (في الزاوية اليمنى من أسفل)‪.‬‬ ‫للمغلف معلومات‬ ‫ِ‬ ‫ُ‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫تلقائيا‬ ‫يمكنك أيضا استخدام معالج دمج المراسالت إلنشاء مغلفات لجميع الدعوات‪ .‬ستستورد هذه المرة قائمة العناوين التي أنشئت‬ ‫في دمج المراسالت السابﻖ‪.‬‬ ‫إلنشاء مﻐلفات باﺳﺘخدام دمج المراﺳات‪:‬‬ ‫ّ‬ ‫شغل معالج دمج المراﺳات )‪.)Mail Merge Wizard‬‬ ‫<‬ ‫< اضغط على مﻐلفات )‪)Envelopes‬‬ ‫‪1‬‬ ‫ثم اضغط على الﺘالي‪ :‬مستﻨد البداية )‪.)Next: Starting Document‬‬ ‫‪2‬‬ ‫< تأكد من الضغط على تﻐﻴﻴر تخطيﻂ مستﻨد )‪ ،)Change document layout‬ثم اضغط على خيارات المﻐلفات‬ ‫)‪3 .)Envelope Options‬‬ ‫< في النافذة التي تظهر حدد الحجم المناسب للمغلف واضغط على موافﻖ )‪.)OK‬‬ ‫< اضغط على الﺘالي‪ :‬تحديد المسﺘلمﻴن )‪.)Next: Select recipients‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪5‬‬ ‫واضغط على اﺳﺘعراض )‪.)Browse‬‬ ‫< اضغط على اﺳﺘخدام قائمة موجودة )‪)Use an existing list‬‬ ‫ً‬ ‫< حدد قاعدة البيانات التي ُص ﱢدرت مسبقا في المستﻨدات )‪ )Documents‬ثم اضغط على فﺘح )‪.)Open‬‬ ‫‪6‬‬ ‫< من النافذة التي تظهر يمكنك التحقﻖ من صحة البيانات الموجودة في القائمة‪.‬‬ ‫< اضغط على الﺘالي‪ :‬ترت�ﺐ المﻐلف )‪.)Next: Arrange your envelope‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪82‬‬ ‫‪5‬‬ 6 7 10 8 9 83 ‫إل�مال مﻐلفات دمج المراﺳات‪:‬‬ ‫< اضغط على مربــع نص المستلم الموجود داخل المغلف‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫< اضغط على م�يد من العﻨاصر )‪ )More items‬أسفل ترت�ﺐ المﻐلف )‪.)Arrange your envelope‬‬ ‫ثم اضغط على إﻏاق‬ ‫< اضغط على االﺳﻢ اﻷول )‪،)First Name‬‬ ‫)‪5 .)Close‬‬ ‫< انتقل إلى السطر التالي ّ‬ ‫وكرر الخطوة السابقة إلدراج حقل اﺳﻢ العائلة )‪.)Last Name‬‬ ‫< انتقل إلى السطر التالي ّ‬ ‫وكرر نفس الخطوة في حقل الفصل )‪7 .)Class‬‬ ‫‪3‬‬ ‫ثم اضغط على إدراج )‪)Insert‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪6‬‬ ‫< اضغط على الﺘالي‪ :‬معايﻨة المﻐلفات )‪ )Next: Preview your envelopes‬للتحقﻖ من ظهور البيانات‬ ‫في المغلفات كما ينبغي‪8 .‬‬ ‫< اضغط على الﺘالي‪ :‬إتمام الدمج )‪ )Next: Complete the merge‬إلنشاء المستند المدمج وطباعة‬ ‫المغلفات‪9 .‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪84‬‬ ‫‪5‬‬ 6 8 9 85 7