Mail Merge Tutorial PDF
Document Details
Uploaded by DedicatedSilver
الحكم بن هشام بالمهد - مسارات
2023
Tags
Summary
This document is a step-by-step tutorial on how to perform mail merge using Microsoft Word and create envelopes for sending letters. The tutorial covers how to add recipient fields and preview results, which includes mail addressing in Microsoft Word. It was likely created for a Saudi Arabian educational institution in 2023.
Full Transcript
الدرس الثالﺚ: إتمام عملية الدمج في الدرس السابﻖ تعرفت على بعﺾ خطوات دمج المراسالت كتحديد نوع المستند وتحديد قائمة المستلمين ،اﻵن يتعين عليك إضافة حقول القائمة إلى مستند الدعوة حتى تتمكن خاصية دمج المراسالت من معرفة مكان إدخال البيانات بالضبط. الخطوة :4كﺘابة الرﺳالة تستكمل الع...
الدرس الثالﺚ: إتمام عملية الدمج في الدرس السابﻖ تعرفت على بعﺾ خطوات دمج المراسالت كتحديد نوع المستند وتحديد قائمة المستلمين ،اﻵن يتعين عليك إضافة حقول القائمة إلى مستند الدعوة حتى تتمكن خاصية دمج المراسالت من معرفة مكان إدخال البيانات بالضبط. الخطوة :4كﺘابة الرﺳالة تستكمل العمل على مستند الدعوة الذي أنشأته في الدرس السابﻖ وذلك ب�ضافة حقول بيانات المستلمين للمستند حيث تضيف االسم األول ،واسم العائلة والصف الذي ينتمي إليه المستلمين. إلضافة حقول بياﻧات المسﺘلمﻴن في مستﻨد الدعوة واالﻧﺘقال للخطوة الخامسة: < ضع المﺆشر في المكان الذي تريد إضافة الحقل فيه ،على س�يل المثال :بعد كلمة "إلى". 1 < من لوحة مهام دمج المراﺳات ) ،)Mail Mergeاضغط على م�يد من العﻨاصر ).)More Items < ستظهر نافذة إدراج حقل دمج ) ،)Insert Merge Fieldاضغط على االﺳﻢ اﻷول ).)First Name < اضغط على إدراج ).)Insert 2 3 4 < اﻏلﻖ النافذة الخاصة بشاشة إدراج حقل دمج ))Insert Merge Field ) )First Nameواﺳﻢ العائلة )6 .)Last Name 5 وأضف مسافة إضافية بين االﺳﻢ اﻷول < كما في الخطوات السابقة ،افعل نفس الشيء إلدراج اﺳﻢ العائلة ) )Last Nameكذلك. 7 < أﻏلﻖ مرة أخرى نافذة إدراج حقل دمج ).)Insert Merge Field < ضع المﺆشر بعد كلمة "الصف"ّ ، وطبﻖ الخطوات السابقة إلدراج حقل الصف ).)Class ً "مرحبا" وأدرج حقل االﺳﻢ اﻷول )9 .)First Name < ضع المﺆشر بعد كلمة 8 < ستظهر حقول دمج المراسالت في المستند الخاص بك. 10 < من نافذة دمج الم راﺳات ) ،)Mail Mergeاضغط على الﺘالي :معايﻨة الرﺳائل ).)Next: Preview your letters 1 8 9 2 78 11 5 6 3 4 10 11 79 7 الخطوة :5معايﻨة الرﺳائل ستتمكن في هذه الخطوة من معاينة الرسائل للتأكد من ظهور المعلومات الواردة من قائمة المستلمين بشكل صحيح. لمعايﻨة رﺳائلﻚ واالﻧﺘقال للخطوة السادﺳة: < اضغط على األسهم لعرض جميع الرسائل التي تريد إرسالها. 1 < ثم اضغط على الﺘالي :إتمام الدمج ).)Next: Complete the merge 2 تظهر بيانات المستلمين من قائمة العناوين في الموضع الذي أشرت إليه في الخطوة السابقة. 1 2 80 الخطوة :6إتمام الدمج بعد معاينة المستند يمكنك المتابعة إلتمام الدمج .سيﺆدي هذا اإلجراء إلى إنشاء مستند جديد يحتوي على جميع الدعوات التي يجب عليك إرسالها مع بيانات كل مستلم .كما يمكنك تحرير أو طباعة هذا المستند. إلتمام الدمج: < من قسم إﻧهاء ) ،)Finishاضغط على إﻧهاء ودمج ).)Finish & Merge 1 < ثم اضغط على تح�ير المستﻨدات المفردة ).)Edit Individual Documents 2 < من نافذة دمج بالمستﻨد الجديد ) ،)Merge to New Documentاضغط على الكل ) )Allثم اضغط على موافﻖ )3 .)OK < سيتم إنشاء مستند جديد يحتوي على جميع الدعوات. 1 2 3 بعد إكمال الدمج يتم حفﻆ قاعدة بيانات معلومات ً تلقائيا في مجلد المستﻨدات ).)Documents المستلم يمكنك فيما بعد استخدام هذا الملف الستيراد نفس البيانات في دمج مراسالت جديدة. ملف قاعدة البياﻧات هو ملف من ملفات مايكروﺳوفﺖ أوف�س ) )Microsoft Officeيمكن فﺘحه عن ﻃ�يﻖ برﻧامج مايكروﺳوفﺖ أ�سس ))Microsoft Access و�شﺘمل على جمﻴع البياﻧات المﻨظمة الﺘي أنشأتها عﻨد إدراجﻚ معلومات المسﺘلﻢ أﺛﻨاء عملية دمج المراﺳات. 81 إنشاء المﻐلفات بعد طباعة الدعوات التي أنشأتها من خالل دمج المراسالت ،سيكون من المناسب إرسالها إلى المستلمين باستخدام المغلفات. المغلف هو ﻏالف ورقي مسطح به ﻏطاء قابل للغلﻖ ،يمكنك استخدامه إلرفاق خطاب أو مستند .تظهر عادة على الغالف األمامي المرسل (في الزاوية اليسرى من أعلى) ،والمستلم (في الزاوية اليمنى من أسفل). للمغلف معلومات ِ ُ ً ً تلقائيا يمكنك أيضا استخدام معالج دمج المراسالت إلنشاء مغلفات لجميع الدعوات .ستستورد هذه المرة قائمة العناوين التي أنشئت في دمج المراسالت السابﻖ. إلنشاء مﻐلفات باﺳﺘخدام دمج المراﺳات: ّ شغل معالج دمج المراﺳات ).)Mail Merge Wizard < < اضغط على مﻐلفات ))Envelopes 1 ثم اضغط على الﺘالي :مستﻨد البداية ).)Next: Starting Document 2 < تأكد من الضغط على تﻐﻴﻴر تخطيﻂ مستﻨد ) ،)Change document layoutثم اضغط على خيارات المﻐلفات )3 .)Envelope Options < في النافذة التي تظهر حدد الحجم المناسب للمغلف واضغط على موافﻖ ).)OK < اضغط على الﺘالي :تحديد المسﺘلمﻴن ).)Next: Select recipients 4 5 واضغط على اﺳﺘعراض ).)Browse < اضغط على اﺳﺘخدام قائمة موجودة ))Use an existing list ً < حدد قاعدة البيانات التي ُص ﱢدرت مسبقا في المستﻨدات ) )Documentsثم اضغط على فﺘح ).)Open 6 < من النافذة التي تظهر يمكنك التحقﻖ من صحة البيانات الموجودة في القائمة. < اضغط على الﺘالي :ترت�ﺐ المﻐلف ).)Next: Arrange your envelope 7 8 9 10 3 1 4 2 82 5 6 7 10 8 9 83 إل�مال مﻐلفات دمج المراﺳات: < اضغط على مربــع نص المستلم الموجود داخل المغلف. 1 < اضغط على م�يد من العﻨاصر ) )More itemsأسفل ترت�ﺐ المﻐلف ).)Arrange your envelope ثم اضغط على إﻏاق < اضغط على االﺳﻢ اﻷول )،)First Name )5 .)Close < انتقل إلى السطر التالي ّ وكرر الخطوة السابقة إلدراج حقل اﺳﻢ العائلة ).)Last Name < انتقل إلى السطر التالي ّ وكرر نفس الخطوة في حقل الفصل )7 .)Class 3 ثم اضغط على إدراج ))Insert 4 2 6 < اضغط على الﺘالي :معايﻨة المﻐلفات ) )Next: Preview your envelopesللتحقﻖ من ظهور البيانات في المغلفات كما ينبغي8 . < اضغط على الﺘالي :إتمام الدمج ) )Next: Complete the mergeإلنشاء المستند المدمج وطباعة المغلفات9 . 2 1 3 4 84 5 6 8 9 85 7
