02-02-دمج المراسلات[68-75].pdf

‫ن‬ ‫الثا�‪:‬‬ ‫الدرس‬ ‫ي‬ ‫دمج المراﺳات‬ ‫ً‬ ‫قد ترﻏب أحيانا في إرسال دعوة أو خطاب شكر إلى العديد من األشخاص‪ .‬للقيام بذلك لست بحاجة إلى إنشاء مستندات مختلفة‬ ‫لجميع األشخاص حيث يمكنك استخدام دمج المراﺳات )‪.)Mail Merge‬‬ ‫دمج المراﺳات اإلل�ﺘروﻧية هو إحدى عمليات معالجة النصوص التي تمكنك من دمج م...

‫ن‬ ‫الثا�‪:‬‬ ‫الدرس‬ ‫ي‬ ‫دمج المراﺳات‬ ‫ً‬ ‫قد ترﻏب أحيانا في إرسال دعوة أو خطاب شكر إلى العديد من األشخاص‪ .‬للقيام بذلك لست بحاجة إلى إنشاء مستندات مختلفة‬ ‫لجميع األشخاص حيث يمكنك استخدام دمج المراﺳات )‪.)Mail Merge‬‬ ‫دمج المراﺳات اإلل�ﺘروﻧية هو إحدى عمليات معالجة النصوص التي تمكنك من دمج مستند مع ملف قاعدة البيانات‪.‬‬ ‫عند إنشاء و�عداد مستند الدعوة وكتابة رسالتك هناك ست خطوات إلنشاء مستندات دمج المراسالت وهي‪:‬‬ ‫‪ .1‬تحديد نوع المستند‪.‬‬ ‫‪ .2‬تحديد مستند البداية‪.‬‬ ‫‪ .3‬تحديد المستلمين‪.‬‬ ‫‪ .4‬كتابة الرسالة‪.‬‬ ‫‪ .5‬معاينة الرسائل‪.‬‬ ‫‪ .6‬إتمام الدمج‪.‬‬ ‫في خطوات الدرس التالية ستستخدم دمج‬ ‫المراسالت إلرسال رسائل دعوة إلى زمالئك في‬ ‫المدرسة لحضور االجتماع السنوي للمتحف‬ ‫الوطني للمملكة العربية السعودية‪.‬‬ ‫قبل أن نبدأ بدمج المراسالت لنبدأ العمل على‬ ‫إنشاء و�عداد مستند الدعوة التالي‪:‬‬ ‫‪68‬‬ ‫معالج دمج المراﺳات )‪(Mail Merge Wizard‬‬ ‫معالج دمج المراﺳات )‪ )Mail Merge Wizard‬هو تطبيﻖ داخل مايكروسوفت وورد �ساعدك على تطبيﻖ دمج المراسالت في‬ ‫المستندات بطريقة سهلة كما يوجهك إلكمال عملية الدمج خطوة بخطوة‪.‬‬ ‫الﺳﺘخدام دمج المراﺳات )‪:)Mail Merge‬‬ ‫< من عالمة التبويب مراﺳات )‪ ،)Mailings‬ومن مجموعة بدء دمج المراﺳات )‪ ،)Start Mail Merge‬اضغط على بدء‬ ‫دمج المراﺳات )‪1 .)Start Mail Merge‬‬ ‫< من القائمة المنسدلة‪ ،‬اضغط على معالج دمج المراﺳات خطوة بخطوة )‪.)Step-by-Step Mail Merge Wizard‬‬ ‫< ستظهر لوحة المهام دمج المراﺳات )‪ )Mail Merge‬على الجانب األ�سر من النص‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪69‬‬ ‫الخطوة ‪ :1‬تحديد ﻧوع المستﻨد‬ ‫في هذا المثال ستختار الرسائل‪ ،‬ولتنفيذ ذلك‪:‬‬ ‫لﺘحديد ﻧوع المستﻨد واالﻧﺘقال للخطوة الثاﻧية‪:‬‬ ‫< اضغط على رﺳائل )‪.)Letters‬‬ ‫‪1‬‬ ‫< ثم اضغط على الﺘالي‪ :‬مستﻨد البداية )‪.)Next: Starting document‬‬ ‫< ّ‬ ‫ﻏير العرض )‪ )View‬إلى تخطيﻂ الطباعة )‪ )Print Layout‬باستخدام الزر‬ ‫‪2‬‬ ‫الموجود على الجانب األ�سر من شريط مهام في مايكروسوفت وورد‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪70‬‬ ‫الخطوة ‪ :2‬تحديد مستﻨد البداية‬ ‫بعد اختيار نوع المستند نحدد المستند الذي سيستخدم‪ ،‬وفي هذا المثال ستختار مستند الدعوة الذي أنشأته‪.‬‬ ‫لﺘحديد مستﻨد البداية واالﻧﺘقال للخطوة الثالثة‪:‬‬ ‫< اضغط على اﺳﺘخدم المستﻨد الحالي )‪.)Use the current document‬‬ ‫< ثم اضغط على الﺘالي‪ :‬تحديد المسﺘلمﻴن )‪.)Next: Select recipients‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫معلومة‬ ‫يمكنك استخدام دمج المراﺳات )‪ )Mail Merge‬إلنشاء رسائل مخصصة أو مغلفات أو بطاقات أعمال‪.‬‬ ‫‪71‬‬ ‫� ن‬ ‫المسﺘلم�‬ ‫الخطوة ‪ :3‬تحديد‬ ‫يمكنك إنشاء قائمة مستلمين جديدة تحتوي على أسماء وألقاب وصفوف زمالئك في المدرسة ممن توجه لهم الدعوة‪.‬‬ ‫إلنشاء قائمة المسﺘلمﻴن‪:‬‬ ‫< اضغط على كﺘابة قائمة جديدة )‪.)Type a new list‬‬ ‫< ثم اضغط على إنشاء )‪.)Create‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫< ستظهر نافذة قائمة عﻨاوين جديدة )‪.)New Address List‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪72‬‬ ‫يمكن إنشاء قائمة مستلمين مخصصة كالتالي‪:‬‬ ‫لﺘخصيص حقول قائمة العﻨاوين‪:‬‬ ‫< اضغط على تخصيص أعمدة )‪.)Customize Columns‬‬ ‫‪1‬‬ ‫< ستظهر نافذة تخصيص قائمة العﻨاوين )‪.)Customize Address List‬‬ ‫‪2‬‬ ‫< ستحتاج فقط إلى حقول االﺳﻢ اﻷول )‪ ،)First Name‬واﺳﻢ العائلة )‪ )Last Name‬والمديﻨة‬ ‫ً‬ ‫)‪ ،)City‬لذلك اضغط على الحقول األخرى واحدا تلو اﻵخر ‪ 3‬ثم اضغط على حذف )‪4 .)Delete‬‬ ‫< اضغط على حقل المديﻨة )‪)City‬‬ ‫‪5‬‬ ‫ثم اضغط على إعادة تسمية )‪.)Rename‬‬ ‫‪6‬‬ ‫< في النافذة التي تظهر‪ ،‬أعد تسمية الحقل إلى الصف )‪ )Class‬ثم اضغط على موافﻖ )‪.)OK‬‬ ‫< اضغط على موافﻖ )‪.)OK‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪2‬‬ ‫ً‬ ‫يمكنك أيضا الضغط على خيار إضافة )‪)Add‬‬ ‫إلضافة حقل جديد إلى قائمة العناوين‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪6‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪73‬‬ ‫تعبﺌة قائمة العﻨاوين بالبياﻧات‬ ‫بعد إنشاء قائمة العناوين عليك تعبئتها بالبيانات في المستند الذي تعمل عليه‪ ،‬وذلك ب�ضافة بيانات المستلمين مثل‪ :‬االسم األول‪،‬‬ ‫واسم العائلة والصف‪.‬‬ ‫لﺘعبﺌة القائمة واالﻧﺘقال للخطوة الرابعة‪:‬‬ ‫< من نافذة قائمة عﻨاوين جديدة )‪ ،)New Address List‬اكتب االسم األول‬ ‫للمستلم األول في عمود االﺳﻢ اﻷول )‪ )First Name‬مثل‪ :‬أحمد‪1 .‬‬ ‫ً‬ ‫ّ‬ ‫والصف )‪ )Class‬المتعلقين‬ ‫< اكتب أيضا اﺳﻢ العائلة )‪)Last Name‬‬ ‫بالمستلم األول‪2 .‬‬ ‫< اضغط على إدخال جديد )‪.)New Entry‬‬ ‫‪3‬‬ ‫ّ‬ ‫< أدخل بيانات خمسة مستلمين آخرين كما هو موضح في الخطوات السابقة‪،‬‬ ‫ثم اضغط على موافﻖ )‪4 .)OK‬‬ ‫< ستظهر لك نافذة حفﻆ قائمة العﻨاوين )‪.)Save Address List‬‬ ‫< اختر مجلد المستﻨدات )‪.)Documents‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪6‬‬ ‫< أدخل اسم الملف ثم اضغط على حفﻆ )‪.)Save‬‬ ‫‪7‬‬ ‫< من نافذة مسﺘلمو دمج المراﺳات )‪ ،)Mail Merge Recipients‬اضغط‬ ‫على موافﻖ )‪8 .)OK‬‬ ‫< من لوحة مهام دمج المراﺳات )‪ ،)Mail Merge‬اضغط على الﺘالي‪ :‬كﺘابة‬ ‫رﺳالة )‪9 .)Next: Write your letter‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪74‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪4‬‬ 5 6 7 8 9 75