Zarządzenie Rektora Nr 81-2024 - Uniwersytet w Siedlcach

O Uniwersytet w Siedlcach REKTOR UNIWERSYTETU W SIEDLCACH ZARZĄDZENIE Nr.ffi2024 REKTORA UNIWERSYTETU W SIEDLCACH...

O Uniwersytet w Siedlcach REKTOR UNIWERSYTETU W SIEDLCACH ZARZĄDZENIE Nr.ffi2024 REKTORA UNIWERSYTETU W SIEDLCACH z dnia 18 września 2024 roku w sprawie wprowadzenia procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. — Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 742 ze zm.) w związku z art. 24 ust. 1 oraz art. 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 poz. 928), po konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi zarządza się, co następuje: *1 Wprowadza się wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. *2 Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Uniwersytecie w Siedlcach zostanie podana do wiadomości pracowników i współpracowników poprzez umieszczenie na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej UwS (bip.uws.edu.p1). 3 Traci moc Zarządzenie Rektora Nr 147/2021 z dnia 16 grudnia 2021 r. w sprawie ustalenia Procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń. * 4 Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia jego ogłoszenia. RE prof. dr hab. Mirosł Minkina  Załącznik do Zarządzenia Rektora Nrgi./2024 Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Celem wewnętrznej procedury zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń, dalej zwanej „procedurą", jest stworzenie wewnętrznych narzędzi zwiększających efektywność monitorowania, wykrywania, rozwiązywania sytuacji związanych z wystąpieniem nieprawidłowości rozumianych jako praktyki naruszające obowiązujące przepisy prawa i mogące wyrządzić szkodę interesowi pracodawcy, jak i interesowi publicznemu, przy jednoczesnym wprowadzeniu poufnych i bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń oraz poprzez zapewnienie sygnalistom skutecznej ochrony przed działaniami odwetowymi. 2. Postanowienia niniejszej procedury pozostają bez uszczerbku dla ochrony przyznanej na mocy obowiązujących przepisów ochrony sygnalistów. §2 Niniejsza procedura określa: 1) warunki objęcia ochroną pracowników zgłaszających informacje o naruszeniach prawa; 2) środki ochrony pracowników zgłaszających informacje o naruszeniach prawa; 3) regulamin zgłoszeń wewnętrznych określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa. §3 Ilekroć w procedurze jest mowa o: 1) działaniu następczym — należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Uniwersytet w Siedlcach (dalej „UwS") w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcia procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń; 2) działaniu odwetowym — należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym, które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu; 3) informacji o naruszeniu prawa — należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w UwS w kontekście  związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa, dotyczących obszarów, o których mowa w § 4; 4) informacji zwrotnej — należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań; 5) kontekście związanym z pracą — należy przez to rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym, stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych; 6) osobie, której dotyczy zgłoszenie — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osobą która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana; 7) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności w ramach niniejszej procedury i której pomoc nie powinna zostać ujawniona; 8) osobie powiązanej ze zgłaszającym — należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osoba najbliższa sygnaliście w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r.- Kodeks karny (tj. Dz. U. z 2024 r., poz. 17); 9) pracodawcy — należy przez to rozumieć Uniwersytet w Siedlcach; 10) zgłoszeniu — należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa w sposób przewidziany niemniejszą procedurą. §4 Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: 1) korupcji; 2) zamówień publicznych; 3) usług, produktów i rynków finansowych; 4) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu; 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 6) bezpieczeństwa transportu; 7) ochrony środowiska; 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 11) zdrowia publicznego; 12) ochrony konsumentów; 13) ochrony prywatności i danych osobowych; 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 15) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela — występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi  powyżej. §5 1. Procedurę stosuje się do osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa, uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w szczególności do: 1) pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał; 2) pracownika tymczasowego; 3) osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy — dotyczy również zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych; 4) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 5) przedsiębiorcy; 6) prokurenta; 7) akcjonariusza lub wspólnika; 8) członka osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 9) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 10) stażysty; 11) wolontariusza; 12) praktykanta; 13)funkcjonariusza w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); 14)żołnierza w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834); — zwanych dalej „zgłaszającymi". II. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych §6 1. W celu przeciwdziałaniu naruszeniom prawa, przyjmowaniu zgłoszeń, prowadzeniu postępowania, bieżącej obsługi procedury informowania o naruszeniach prawa, podejmowaniu działań następczych oraz ochronie sygnalisty przed działaniami odwetowymi, Rektor powołuje w drodze zarządzenia zespół ds. sygnalistów, zwany dalej „Zespołem". 2. Zespół działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. 3. Zespół realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania naruszeń prawa, w szczególności poprzez: 1) przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji; 2) prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji;  3) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających; 4) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi; 5) występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; 6) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia; 7) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań; 8) udzielanie informacji o przysługującej ochronie związanej z działaniami sygnalizacyjnymi. 4. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy: 1) osoby wchodzącej w skład Zespołu; 2) osoby spokrewnionej, spowinowaconej z osobą wchodzącą w skład zespołu lub pozostającą z nią w innych relacjach mogących wpływać na jej obiektywizm wówczas taka osoba jest wyłączona ze składu Zespołu. 5. W uzasadnionych przypadkach, w pracach Zespołu może uczestniczyć upoważniona osoba, której kwalifikacje oraz/lub doświadczenie są niezbędne do wyjaśnienia sprawy. 6. Wszyscy pracownicy UwS są zobowiązani współpracować z Zespołem w celu wyśnienia sprawy oraz do udostępnienia informacji niezbędnych do wyjaśnienia nieprawidłowości. 7. Członkowie Zespołu upoważnieni są do przeglądania dokumentów niezbędnych do wyjaśnienia sprawy. §7 1. Zgłoszeniu podlegają: 1) naruszenia, które miały miejsce; 2) naruszenia, których jeszcze nie popełniono ale istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo ich wystąpienia; 3) działania lub zaniechania, co do których osoba dokonująca zgłoszenia ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że stanowią naruszenia; 4) próby ukrycia naruszeń. 2. Aby korzystać z ochrony na mocy niniejszej procedury sygnaliści powinni mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji jakimi dysponują w momencie zgłaszania, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Zabronionym jest dokonanie zgłoszenia w złej wierze. 3. Wszystkie zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu. 4. Zgłoszenia wewnętrzne dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w UwS, tj.: 1) drogą pocztową poprzez nadanie przesyłki poleconej bezpośrednio do Zespołu na adres: ul. Konarskiego 2, 08-110 Siedlce wraz z dopiskiem na kopercie „POUFNE — ZESPÓŁ DS. SYGNALISTÓW"; 2) za zgodą sygnalisty, ustnie do protokołu w czasie bezpośredniego spotkania odbywającego się nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym sygnalista wskaże chęć dokonania zgłoszenia. Sygnalista przekazuje informację na temat chęci dokonania ustnego zgłoszenia za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres [email protected]. Sygnalista może dokonać sprawdzenia,  poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie. Wzór protokołu spotkania stanowi załącznik Nr 1 do procedury. 5. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności: 1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy; 2) datę sporządzenia zgłoszenia; 3) przedmiot zgłoszenia; 4) dokładny opis naruszenia wraz z określeniem czasookresu w jakim do niego doszło oraz określeniem danych podmiotu naruszającego; 5) opis potencjalnych i rzeczywistych skutków naruszenia; 6) wymienienie dowodów na poparcie zgłaszanego naruszenia; 7) podpis. 6. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik Nr 2 do procedury. 7. Zgłaszający zobowiązany jest do podania w zgłoszeniu prawdziwych informacji, w sposób który nie będzie stanowić naruszenia godności innej osoby. 8. Zgłoszenia anonimowe nie są rejestrowane i nie podlegają rozpoznaniu w ramach niniejszej procedury. §8 1. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego, dokonanego ze pośrednictwem poczty, członek Zespołu, który odebrał zgłoszenie, niezwłocznie przekazuje sygnaliście informację o potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. 2. W przypadku zgłoszeń określonych w § 7 ust. 4 pkt 1 procedury, członek Zespołu sporządza dokładny protokół rozmowy, który następnie, niezwłocznie udostępnia sygnaliście celem jego weryfikacji. Sygnalista podpisuje uzgodniony protokół. 3. Osoba przyjmująca osobiście zgłoszenie wewnętrzne pisemnie potwierdza przyjęcie zgłoszenia, które jest przekazywane w czasie dokonywania zgłoszenia osobie zgłaszającej. 4. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia stanowi załącznik Nr 3 do procedury. §9 1. Osoby wchodzące w skład Zespołu rejestrują zgłoszenia wewnętrzne w rejestrze, którego wzór określa załącznik Nr 4 do procedury. 2. Jeżeli informacje podane przez sygnalistę w zgłoszeniu nie będą wystarczające do zidentyfikowania naruszeń i nie będzie możliwe prawidłowe uzupełnienie danych w rejestrze, zgłoszenie nie zostanie rozpatrzone i ulegnie odrzuceniu. 3. Każdy z członków Zespołu od chwili powzięcia informacji o danym zgłoszeniu zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym pozostałych członków zespołu. § 10 1. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania zobowiązani są do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.  2. Zespół dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych. 3. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki. 4. Posiedzenia Zespołu odbywają się 1) w siedzibie pracodawcy, 2) za pomocą elektronicznych środków swobodnego porozumiewania się na odległość przy zapewnieniu poufności oraz ograniczeń osobom niepowołanym. 5. Jeżeli w toku posiedzenia okaże się, że informacje podane przez sygnalistę są niepełne, wymagają uzupełnienia bądź w inny sposób uniemożliwiają skuteczne prowadzenie postępowania, Zespół bądź jego wyznaczony członek, może zwrócić się do sygnalisty z prośbą o dostarczenie dodatkowych informacji związanych ze zgłoszeniem. Jeżeli sygnalista w terminie w wyznaczonym przez zespół nie uzupełni braków, zgłoszenie nie podlega rozpoznaniu i następuje jego wykreślenie z rejestru. 6. Z każdego posiedzenia Zespołu sporządza się protokół, który jest podpisywany przez wszystkich uczestników posiedzenia. 7. Zespół wysłuchuje sygnalistę oraz osobę, której dotyczy zgłoszenie, co do faktów mających istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy oraz w celu przedłożenia przez nich wniosków dowodowych. W takim wypadku, po zakończeniu posiedzenia, sygnalista i osoba, której dotyczy zgłoszenie podpisują protokół. 8. Wnioski dowodowe mogą zostać odrzucone w przypadku gdy są nieistotne, zmierzają do przedłużenia postępowania, okoliczności sporne zostały już dostatecznie wyjaśnione lub dotyczą faktów przyznanych przez stronę przeciwną lub powszechnie znanych. O odrzuceniu dowodu niezwłocznie Zespół powiadamia stronę. 9. Jeśli w toku postępowania wyjaśniającego zaistnieje konieczność wysłuchania świadków, Zespół wzywa ich na posiedzenie. W takim wypadku, świadek po zakończeniu posiedzenia, zapoznaje się z protokołem i go podpisuje. Każdy ze świadków składa zeznania indywidualnie w wyznaczonym dla niego czasie. 10. Zespół, przed upływem 3 miesięcy od dnia dokonania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazuje osobie dokonującej zgłoszenia informację zwrotną, która obejmuje informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań (jeżeli działania następcze nie zostały zakończone) lub informację na temat braku stwierdzenia lub stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. 11. Z przebiegu działań następczych zespół sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik Nr 5 do procedury. 12. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie w szczególności może zostać uznane za: 1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze; 2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie. 13. Zespół informuje Rektora o wynikach przeprowadzonego postępowania, przedstawiając Rektorowi stosowne wnioski i rekomendacje w razie uznania zgłoszenia za uzasadnione. 14. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa Rektor podejmuje działania, które uzna za celowe i wystarczające do usunięcia skutków danej nieprawidłowości i zapobiegnięcia powstawaniu podobnych w przyszłości. § 11  1. Pracodawca dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów Sygnalisty oraz osoby, której zarzuca się odpowiedzialność za naruszenia, oraz stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzania danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) („RODO"). Pracodawca jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze Zgłoszeń. 2. Pracodawca udziela dostępu do danych osobowych oraz informacji wskazanych w zgłoszeniu wyłącznie osobom, które zostały do ich przetwarzania upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. 3. Zespół wykonując swoje zadania: 1) zapewnia by tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą nie została ujawniona - bez wyraźnej zgody tej osoby — żadnej osobie, która nie jest członkiem Zespołu. Ma to również zastosowanie do wszelkich innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia, 2) ogranicza dostęp do wszelkich informacji dotyczących zgłoszenia, co do których Zespół uzyskał dostęp wyłącznie osobom uprawnionym w ramach procedury, w celu zapewnienia ochrony sygnaliście oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie powiązanej z sygnalistą; 3) odbiera od osoby uprawnionej do dostępu do informacji, pisemne oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w toku procedury. 4. Tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą i wszelkie inne informacje, o których mowa w ust. 2 mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z prawa Unii lub prawa krajowego w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań wyjaśniających lub postępowań sądowych, w tym, w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. 5. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 12 1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem niniejszej procedury, w szczególności gdy: 1) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej, ustalonym w procedurze, pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej; 2) sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody. 2. Zgłoszenie zewnętrzne nie musi być poprzedzone dokonaniem Zgłoszenia wewnętrznego. 3. Wniesienie Zgłoszenia do organu publicznego lub organu centralnego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony przewidzianej obowiązującymi przepisami prawa. 4. Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich. Zgłoszenia przyjmują także inne organy publiczne stosownie do zakresu ich działalności. 5. Zgłoszenie zewnętrzne, oprócz informacji wskazanych w § 7 ust. 5 niniejszej procedury, powinno zawierać adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej w celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji o podjętych działaniach w związku z dokonanym zgłoszeniem. 6. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie, w postaci papierowej lub elektronicznej. 7. Zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej może być dokonane w postaci papierowej — pod wskazany przez organ przyjmujący zgłoszenie adres do korespondencji lub w postaci elektronicznej — na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej. 8. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie za pomocą nagrywanej infolinii bądź na wniosek Zgłaszającego — podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie organu przyjmującego zgłoszenie. 9. Organy publiczne w szczególności dokonują weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, przekazują zgłoszenie do organu właściwego do podjęcia działań następczych w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, podejmują działania następcze i przekazują Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach — w terminie 6 miesięcy od tego dnia. 10. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawartą w zgłoszeniu w celu dalszego postępowania. III. Zakaz działań odwetowych i środki ochrony § 13 1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa, jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa. 2. Zasady wynikające z niniejszej procedury stosuje się również do osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób powiązanych z sygnalistą oraz osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających sygnaliście lub z nim powiązanych. 3. Ochronie na mocy niniejszej procedury nie podlega sygnalista, którego zgłoszenie uznano za nierzetelne, złośliwe lub złożone w złej wierze, który dokonuje zgłoszenia złośliwych plotek bądź pogłosek, w szczególności stanowiących świadome pomówienie/i wprowadzające celowo w błąd m.in. podanie nieprawdziwych danych. O tym fakcie  sygnalista jest niezwłocznie informowany, a jego zgłoszenie odrzucone i wykreślone z rejestru jeżeli zostało wprowadzone. § 14 1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. 2. Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, sygnalista nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia 3. Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 2, uważa się w szczególności: 1) odmowę nawiązania stosunku pracy; 2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy; 3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony — w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa; 4) obniżenie wynagrodzenia za pracę; 5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu; 6) pominięcie przy przyznawaniu, innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą; 7) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy; 8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; 9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych; 10) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy; 11) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy; 12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze; 13) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe; 14) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego chyba, że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami. 4. Za niekorzystne traktowanie z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3, chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami. 5. Ochrona obejmuje taki okres, jaki jest uzasadniony okolicznościami zgłoszenia. 6. Sygnalista, osoba pomagająca w zgłoszeniu, osoba powiązana z sygnalistą, przedstawiciel pracowników w okresie obowiązywania ochrony, pozostają uprawnieni do zgłoszenia pracodawcy naruszeń określonych w ust. 3 lub podejrzeń działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej. Pracodawca niezwłocznie podejmuje czynności celem zatrzymania tzw. działań odwetowych. § 15 1. Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy, zgłaszający nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.  2. Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 1, uważa się w szczególności rozwiązanie, wypowiedzenie lub odmowę nawiązania stosunku prawnego, na podstawie którego jest lub ma być świadczona praca przez zgłaszającego, chyba że druga strona stosunku prawnego udowodni, że kierowała się obiektywnymi powodami. § 16 1. Sygnaliście oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników. 2. Ochrona zgłaszającego może polegać w szczególności na: 1) natychmiastowej i skutecznej reakcji na ewentualne negatywne działania otoczenia pracowniczego w związku z dokonaniem zgłoszenia; 2) zapewnieniu poszanowania zasady poufności danych na każdym etapie postępowania, jak i po jego zakończeniu; 3) doprowadzenia do ukarania pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. 3. Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 2, polegają przede wszystkim na: 1) ograniczeniu dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia; 2) odebraniu od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia; 3) ukaraniu osób, którym udowodnione zostało, ze nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa w pkt 2. IV. Postanowienia końcowe § 17 1. Przed dopuszczeniem do pracy nowo zatrudnionego pracownika należy go zapoznać z procedurą. 2. Zapoznanie z procedurą, przez osoby o których mowa w ust. 1, następuje poprzez złożenie stosownego oświadczenia w Dziale Spraw Pracowniczych, stanowiącego załącznik Nr 5. Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią procedury włącza się do akt osobowych pracownika. § 18 1. Ochrona sygnalisty w rozumieniu niniejszej procedury nie zastępuje ochrony wynikającej z obowiązujących przepisów prawa krajowego. Każda osoba, której dotyczą zarzuty podniesione w zgłoszeniu, ma prawo dochodzenia ochrony prawnej na podstawie obowiązujących przepisów prawa, niezależnie od postanowień procedury, w szczególności skierowania sprawy na drogę sądową. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą, zastosowanie znajdują przepisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17), oraz krajowe przepisy wydane na jej podstawie.  19 Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r. po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości pracowników poprzez umieszczenie na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej UwS (bip.uws.edu.p1). RETOR prof. dr hab. Mirosła nkina  Załącznik Nr 1 do wewnętrznej procedury zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń PROTOKÓŁ ustnego przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa W dniu 20 r W Pan (ni) zamieszkały (a) w ul relacja względem podmiotu, do którego kierowane jest zgłoszenia (np. pracownik) wnosi ustnie do protokołu zgłoszenie: 1. Osoba, których działań lub zaniechania dotyczy zgłoszenie (jeżeli dotyczy): 1) imię i nazwisko: 2) relacja względem podmiotu, do którego dokonywane jest zgłoszenie 2. Zgłaszane naruszenie: 1) Opis zgłaszanego naruszenia: 2) Miejsce i data wystąpienia naruszenia: 3) W jaki sposób doszło do wystąpienia naruszenia: 4) Z jakiego powodu doszło do naruszenia — co było jego przyczyną:  3. Dowody: 1) Proszę wymienić dowody potwierdzające okoliczności wskazane w zgłoszeniu: 2) Proszę o wskazanie miejsca przechowywania wskazanych powyżej dowodów: 3) Dokumenty dołączone do zgłoszenia: 4. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na ujawnienie danych Sygnalisty (należy zaznaczyć właściwe): wyrażam zgodę na ujawnienie moich danych a nie wyrażam zgody na ujawnienie moich danych data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia Protokół sporządził: (imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby przyjmującej zgłoszenie) Protokół zatwierdził: (imię, nazwisko osoby zgłaszającej) Oświadczam, że zapoznałem/-am się z Procedurą zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń. data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia  Informacja o przetwarzaniu danych osobowych 1. Administratorem danych osobowych zgłaszających jest Uniwersytet w Siedlcach, z siedzibą w Siedlcach (08-110) przy ul. Konarskiego 2, reprezentowany przez Rektora. 2. Prawidłowość przetwarzania danych osobowych nadzoruje Inspektor Ochrony Danych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected]. lub listownie. Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. 3. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz przeprowadzania postępowania wyjaśniającego na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega administrator na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 4. Ochrona tożsamości sygnalisty: W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację, Pani/Pana dane osobowe, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą. 5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych: W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/u prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. 6. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. 7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. 8. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. 9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.p1). 10. Podanie danych jest dobrowolne. Jeśli nie poda Pan/i danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem. 11. Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. 12. Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. ( miejsce i data) czytelny podpis zgłaszającego  Załącznik Nr 2 do wewnętrznej procedury zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń ZGŁOSZENIE NARUSZENIA I. Osoba składająca zgłoszenie — Sygnalista 1) imię i nazwisko: 2) relacja względem podmiotu, do którego kierowane jest zgłoszenia (np. pracownik) 3) dane kontaktowe: II. Osoba, których działań lub zaniechania dotyczy zgłoszenie (jeżeli dotyczy) 1) imię i nazwisko: 2) relacja względem podmiotu, do którego dokonywane jest zgłoszenie III. Zgłaszane naruszenie: 1) Opis zgłaszanego naruszenia: 2) Miejsce i data wystąpienia naruszenia: 3) W jaki sposób doszło do wystąpienia naruszenia: 4) Z jakiego powodu doszło do naruszenia — co było jego przyczyną: IV. Dowody: 1) Proszę wymienić dowody potwierdzające okoliczności wskazane w zgłoszeniu: 2) Proszę o wskazanie miejsca przechowywania wskazanych powyżej dowodów: 3) Dokumenty dołączone do zgłoszenia: V. Informacje dodatkowe: 1) data sporządzenia zgłoszenia: 2) proponowany sposób kontaktu zwrotnego: 3) oświadczenie o wyrażeniu zgody na ujawnienie danych Sygnalisty (należy zaznaczyć właściwe): LI wyrażam zgodę na ujawnienie moich danych Cl nie wyrażam zgody na ujawnienie moich danych czytelny podpis osoby zgłaszającej (Sygnalisty):  Załącznik Nr 3 do wewnętrznej procedury zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA Niniejszym, działając w imieniu Uniwersytetu w Siedlcach potwierdzam przyjęcie zgłoszenia z dnia o naruszeniu prawa w ramach obowiązującej procedury zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistów, dotyczącego: Data i podpis osoby potwierdzającej przyjęcie zgłoszenia  Załącznik Nr 4 do wewnętrznej procedury zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W UNIWERSYTECIE W SIEDLCACH Dane osobowe Dane Data zgłaszającego Dane do osobowe Informacja o podjętych Data dokonania Lp. Przedmiot naruszenia (o ile zgłoszenie kontaktu ze osoby, której działaniach zakończenia zgłoszenia nie jest zgłaszającym dotyczy następczych sprawy wewnętrznego anonimowe) zgłoszenie  Załącznik Nr 5 do wewnętrznej procedury zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń Protokół z czynności następczych dokonanych wskutek zgłoszenia dokonanego przez: (imię i nazwisko) Zespół ds. sygnalistów rozpatrzył zgłoszenia w składzie: 1) Pan/Pani — przewodniczący/a zespołu, 2) Pan/Pani - członek zespołu, 3) Pan/Pani - członek zespołu, 4) Pan/Pani - członek zespołu, 5) Pan/Pani - członek zespołu. w toku przeprowadzonego postępowania podjął następujące czynności: 1) 2) 3) 4) w wyniku których ustalił następujący stan faktyczny: Rekomendacja dalszych działań pracodawcy: Podpisy członków zespołu:  Załącznik Nr 6 do wewnętrznej procedury zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (imię i nazwisko pracownika) (jednostka organizacyjna) OŚWIADCZENIE Oświadczam, że zapoznałem/-am się z treścią Procedury zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Uniwersytecie Siedlcach, wprowadzoną Zarządzeniem Rektora UwS Nr z dnia r. (miejscowość, dnia) (podpis pracownika)