Wirtschaftliche und Kaufmännische Grundkenntnisse PDF

DIENSTAUSBILDUNGSMODUL 2 – Fachsparte Verwaltung WIRTSCHAFTLICHE UND KAUFMÄNNISCHE GRUNDKENNTNISSE Stand: I/2025 Eigentümer und Herausgeber:...

DIENSTAUSBILDUNGSMODUL 2 – Fachsparte Verwaltung WIRTSCHAFTLICHE UND KAUFMÄNNISCHE GRUNDKENNTNISSE Stand: I/2025 Eigentümer und Herausgeber: Amt der NÖ Landesregierung Abteilung Personalangelegenheiten A 3109 St. Pölten, Landhausplatz 1 Verfasser: Jürgen Reichholf Andrea Prock Alle Rechte vorbehalten! Nur für den landesinternen Gebrauch!  Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1. Rechnungswesen............................................................................................................................. 5 1.1 Das betriebliche Rechnungswesen.......................................................................................... 5 1.1.1 Buchhaltung und Bilanzierung......................................................................................... 5 1.1.2 Kosten- und Leistungsrechnung (Kalkulation)................................................................. 6 1.1.3 Statistik (Vergleichsrechnung)......................................................................................... 6 1.1.4 Planung (Vorschaurechnung).......................................................................................... 6 1.2 Das Rechnungswesen öffentlich-rechtlicher Gebietskörperschaften..................................... 6 1.2.1 Voranschlag (Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag)................................................. 7 1.2.2 Rechnungsabschluss (Ergebnis-, Finanzierungs-, Vermögensrechnung)........................ 7 1.3 Die Aufgaben des Rechnungswesens...................................................................................... 8 1.3.1 Dokumentationsfunktion................................................................................................ 8 1.3.2 Kontrollfunktion.............................................................................................................. 8 1.3.3 Informationsfunktion...................................................................................................... 8 1.3.4 Dispositionsfunktion........................................................................................................ 8 1.4 Gesetzliche Bestimmungen..................................................................................................... 9 1.4.1 Unternehmensrechtliche Bestimmungen....................................................................... 9 1.4.2 Steuerrechtliche Bestimmungen..................................................................................... 9 1.4.3 Bestimmungen für öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaften................................... 9 1.5 Das Belegwesen..................................................................................................................... 11 1.5.1 Begriff und Wesensmerkmale....................................................................................... 11 1.5.2 Belegsammlung............................................................................................................. 12 2. Die Buchhaltungssysteme............................................................................................................. 13 2.1 Einnahmen- und Ausgabenrechnung.................................................................................... 13 2.2 Kameralistik........................................................................................................................... 14 2.3 Doppelte Buchhaltung........................................................................................................... 15 1  Inhaltsverzeichnis 2.3.1 Wesensmerkmale.......................................................................................................... 15 2.3.2 Bilanz............................................................................................................................. 16 2.3.3 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)............................................................................ 17 2.3.4 Die Konten..................................................................................................................... 18 2.4 Drei-Komponenten-Rechnungswesen.................................................................................. 19 2.4.1 Wesensmerkmal............................................................................................................ 19 2.4.2 Ergebnishaushalt........................................................................................................... 20 2.4.3 Finanzierungshaushalt................................................................................................... 21 2.4.4 Vermögenshaushalt....................................................................................................... 21 2.4.5 Detailnachweis auf Kontenebene.................................................................................. 21 3. Voranschlag................................................................................................................................... 22 3.1 Allgemeines........................................................................................................................... 22 3.2 Gliederung des Voranschlages.............................................................................................. 22 3.2.1 Horizontale Gliederung................................................................................................. 22 3.2.2 Vertikale Gliederung...................................................................................................... 22 3.3 Die Voranschlagsstelle........................................................................................................... 23 3.3.1 Haushaltshinweis........................................................................................................... 23 3.3.2 Ansatz (Fonds)............................................................................................................... 24 3.3.3 Konto............................................................................................................................. 24 3.4 Die Erstellung des Voranschlages.......................................................................................... 25 3.5 Budgetgrundsätze................................................................................................................. 27 3.5.1 Grundsatz der Jährlichkeit............................................................................................. 27 3.5.2 Grundsatz der Vorherigkeit........................................................................................... 27 3.5.3 Grundsatz der Einheitlichkeit und Vollständigkeit........................................................ 27 3.5.4 Grundsatz der Bruttoveranschlagung........................................................................... 27 3.5.5 Grundsatz der Effizienz.................................................................................................. 27 3.5.6 Grundsatz der möglichst getreuen Darstellung der finanziellen Lage.......................... 27 3.5.7 Grundsatz der Gesamtdeckung..................................................................................... 27 2  Inhaltsverzeichnis 3.5.8 Grundsatz der Einzelveranschlagung (Spezialisierung)................................................. 28 3.5.9 Grundsatz der Publizität................................................................................................ 28 3.6 Die Vollziehung des Voranschlages....................................................................................... 28 3.7 Darstellung vom Rechnungseingang zur Bezahlung.............................................................. 30 3.8 Grundsatz der Unvereinbarkeit (4-Augen-Prinzip)................................................................ 30 4. Der Rechnungsabschluss............................................................................................................... 31 4.1 Grundsätze des Rechnungsabschlusses................................................................................ 31 4.2 Zeitliche Abgrenzung............................................................................................................. 31 4.3 Rechnungsabschluss im Drei-Komponenten-Rechnungswesen........................................... 32 4.3.1 Ergebnisrechnung.......................................................................................................... 32 4.3.2 Vermögensrechnung..................................................................................................... 32 4.3.3 Finanzierungsrechnung................................................................................................. 32 4.3.4 Detailnachweis auf Kontenebene (Voranschlagsvergleichsrechnung)......................... 33 4.3.5 Anlagen.......................................................................................................................... 33 5. Vermögensverwaltung.................................................................................................................. 34 5.1 Die Grundsätze für die Vermögensverwaltung..................................................................... 34 5.1.1 Ordnungsprinzip............................................................................................................ 34 5.1.2 Publizitätsprinzip........................................................................................................... 34 5.1.3 Kontrollprinzip............................................................................................................... 34 5.1.4 Vermögensnachweis..................................................................................................... 34 5.2 Das Landesvermögen............................................................................................................ 35 5.2.1 Verwaltungsvermögen.................................................................................................. 35 5.2.2 Öffentliches Gut............................................................................................................ 35 5.2.3 Finanzvermögen............................................................................................................ 35 5.3 Die Aufgaben einer Vermögensverwaltung.......................................................................... 35 5.4 Ansatz- und Bewertungsregeln............................................................................................. 36 5.4.1 Abschreibung................................................................................................................. 36 5.4.2 Vorräte........................................................................................................................... 36 3  Inhaltsverzeichnis 5.5 Die Inventur........................................................................................................................... 37 6. Das Kassenwesen.......................................................................................................................... 38 6.1 Geldgebarung........................................................................................................................ 38 6.1.1 Obligationen.................................................................................................................. 38 6.1.2 Depositen...................................................................................................................... 38 6.1.3 Fonds und Stiftungen.................................................................................................... 38 7. Das Verlagswesen.......................................................................................................................... 39 7.1 Verlag..................................................................................................................................... 39 7.2 Verlagsführende Stellen........................................................................................................ 39 7.3 Buchführung verlagsführender Dienststellen....................................................................... 39 7.3.1 Verlagsabrechnung........................................................................................................ 39 7.3.2 Nebenkonten/Subkonten.............................................................................................. 40 7.3.3 Nebenkonto................................................................................................................... 40 7.3.4 Subkonto....................................................................................................................... 40 4  Rechnungswesen 1. Rechnungswesen 1.1 Das betriebliche Rechnungswesen Jeder Unternehmer möchte sich nach einer gewissen Zeit davon überzeugen, ob sich die Führung seines Unternehmens auch wirklich lohnt. Es sollen Erkenntnisse über die Vergangenheit gewonnen und Grundlagen für zukünftige Entscheidungen geschaffen werden. Das Rechnungswesen liefert die meisten der durch gesetzliche Bestimmungen, Verordnungen und Vorschriften geforderten Auskünfte über das Betriebsgeschehen. Darüber hinaus stellt es die wichtigsten innerbetrieblichen Daten für die Unternehmensleitung und Kontrolle des Unternehmens bereit. Die buchhalterischen Aufzeichnungen können bei Streitigkeiten mit Geschäftspartnern helfen, dienen als Beweismittel vor Gericht und bilden die Grundlage für Prüfungen durch das Finanzamt. Dies gilt im vollen Umfang auch für das Rechnungswesen der öffentlich-rechtlichen Gebietskörperschaften. Das betriebliche Rechnungswesen umfasst vier Teilbereiche: Teilbereiche des Rechnungswesens Buchhaltung und Kosten- und Statistik Planung Bilanzierung Leistungsrechnung 1.1.1 Buchhaltung und Bilanzierung Unter Buchhaltung und Bilanzierung versteht man die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Belegen innerhalb eines gewissen Zeitraumes, die bestimmt ist, den Stand und die Veränderung des Vermögens in einer Bilanz sowie den Erfolg des Unternehmens (Gewinn oder Verlust) nachzuweisen. Für den Unternehmer ist es wichtig, stets zu wissen, welche Guthaben (Forderungen) er Dritten (Kunden) gegenüber hat und welche Schulden (Verbindlichkeiten) er noch an seine Gläubiger (Lieferanten) bezahlen muss. Dementsprechend wird sich auch der Geldbestand (bar und unbar) des Unternehmens darstellen. 5  Rechnungswesen 1.1.2 Kosten- und Leistungsrechnung (Kalkulation) Die Kosten- und Leistungsrechnung hat unter anderem die Aufgabe, Grundlagen für die Berechnung (Kalkulation) der Preise zu liefern. Die Festlegung des Verkaufspreises erfolgt durch das Ermitteln des Selbstkostenpreises der Ware, des Erzeugnisses oder der Dienstleitung durch Hinzurechnung der Gewinnspanne. Die Kosten- und Leistungsrechnung beschäftigt sich überdies mit der Beantwortung nachstehender Fragestellungen:  welche Kosten sind angefallen (Kostenartenrechnung)  wo sind die Kosten angefallen (Kostenstellenrechnung)  wofür sind die Kosten angefallen (Kostenträgerrechnung) 1.1.3 Statistik (Vergleichsrechnung) Die Statistik wertet die Zahlen der Buchhaltung und der Kostenrechnung aus und stellt diese den Verantwortungsträgern für Entscheidungs-, Steuerungs- und Planungsaufgaben bereit. Die Auswertung erfolgt in grafischen Übersichten wie Zahlenreihen, Tabellen, Schaubilder usw. 1.1.4 Planung (Vorschaurechnung) Die Planung ist in die Zukunft gerichtet und zeigt die zahlenmäßige Auswirkung geplanter Maßnahmen. Sie bildet eine wichtige Grundlage für betriebliche Entscheidungen. Im Bereich der öffentlichen Haushalte kommt der mittelfristigen Finanzplanung (NÖ Budgetprogramm) eine besondere Bedeutung zu. Darin werden die wirtschaftliche Entwicklung sowie die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben des Landeshaushaltes für die kommenden 5 Jahre prognostiziert. 1.2 Das Rechnungswesen öffentlich-rechtlicher Gebietskörperschaften Die öffentlich-rechtlichen Gebietskörperschaften (Bund, Länder und Gemeinden) beziehen ihre Einnahmen überwiegend aus Steuern, Gebühren und Abgaben der Staatsbürger. Die Öffentlichkeit besitzt daher ein Recht und Interesse daran, über das Ausmaß der Leistungen und die zweckrichtige Verwendung der Mittel informiert zu werden. Jeder Staatsbürger kann in den Voranschlag und in den Rechnungsabschluss Einsicht nehmen, nachdem diese von den vom Volk gewählten Vertretern in öffentlicher Sitzung beraten und beschlossen wurden. 6  Rechnungswesen Die vom Volk gewählten Vertreter, es sind dies  der Nationalrat auf Bundesebene  der Landtag auf Landesebene und  der Gemeinderat auf Gemeindeebene, üben die Kontrolle über die zweckmäßige, sparsame und wirtschaftliche Verwendung öffentlicher Gelder aus. 1.2.1 Voranschlag (Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag) Gemäß Artikel 29 Abs. 2 der NÖ Landesverfassung 1979 hat die Landesregierung dem Landtag spätestens sechs Wochen vor Ablauf des Kalenderjahres einen Voranschlag für das folgende Kalenderjahr vorzulegen, der die finanziellen Rahmenbedingungen des kommenden Rechnungsjahres regelt. Der Voranschlag hat den Ergebnisvoranschlag, den Finanzierungsvoranschlag und gegebenenfalls weitere Beilagen zu enthalten. Im Ergebnisvoranschlag werden alle voraussichtlichen Erträge und Aufwendungen einander gegenübergestellt und das Nettoergebnis ermittelt. Im Finanzierungsvoranschlag stehen alle voraussichtlichen kassenmäßig zu vollziehenden Einzahlungen den Auszahlungen gegenüber, als Differenz ergibt sich der Nettofinanzierungssaldo. Der Landtag beschließt in einer öffentlichen Sitzung durch Annahme (Beschluss) den Voranschlag. Die Verwendung der veranschlagten Mittel ist für die Verwaltung in zeitlicher und sachlicher Hinsicht bindend. Für die Buchhaltung ist der Voranschlag der Kontenrahmen und bildet gleichzeitig die Grundlage für den Rechnungsabschluss und die Kontrolle. 1.2.2 Rechnungsabschluss (Ergebnis-, Finanzierungs-, Vermögensrechnung) Nach Ablauf eines Finanzjahres ist in einem Rechenschaftsbericht festzustellen, ob bzw. in welchem Umfang der Voranschlag erfüllt wurde. Gemäß Art. 31 der NÖ Landesverfassung 1979 hat die Landesregierung über das abgelaufene Jahr einen Rechnungsabschluss zu erstellen und dem Landtag zur Kenntnisnahme vorzulegen. Der Rechnungsabschluss hat die Ergebnisrechnung, die Finanzierungsrechnung, die Vermögensrechnung sowie die Voranschlagsvergleichsrechnung (Detailnachweis auf Kontenebene) für den Ergebnis- und Finanzierungshaushalt sowie gegebenenfalls weitere Anlagen zu enthalten. 7  Rechnungswesen 1.3 Die Aufgaben des Rechnungswesens Dem Rechnungswesen werden folgende Funktionen zugeschrieben: Funktionen Dokumentation Kontrolle Information Disposition 1.3.1 Dokumentationsfunktion Das Rechnungswesen muss alle betrieblichen Vorgänge anhand von Belegen wertmäßig erfassen und jederzeit Auskunft über den Ablauf einzelner Geschäftsfälle geben können. 1.3.2 Kontrollfunktion Das Rechnungswesen ermöglicht die Kontrolle der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit. In Buchhaltungssystemen sind bereits Kontrollmechanismen eingebaut, die helfen, Fehlbuchungen zu vermeiden. Vor Weitergabe von Anweisungen ist zu prüfen, ob noch genügend Budgetmittel vorhanden sind. Zur besseren Budgetbewirtschaftung sind Mittelvormerkungen zu buchen. Es wird vom System eine allgemeine Verfügbarkeitskontrolle (AVK) durchgeführt. Bei Überschreitung des freien Budgets wird die Anweisung vom System zurückgewiesen. 1.3.3 Informationsfunktion Das Rechnungswesen muss jederzeit Auskunft geben können, wofür Auszahlungen getätigt wurden und woher Einzahlungen gekommen sind. Es liefert auch Informationen über die Vermögensverminderungen (Aufwendungen) und Vermögensvermehrungen (Erträge) eines bestimmten Zeitraumes. 1.3.4 Dispositionsfunktion Die Bereitstellung des Zahlenmaterials aus dem Rechnungswesen bildet die Grundlage für betriebliche Entscheidungen, wie Personalpolitik (Mitarbeiter, Gehälter), Investitionen (Gebäude, Maschinen) und Finanzierung (Aufnahme von Darlehen). 8  Rechnungswesen 1.4 Gesetzliche Bestimmungen Die Bestimmungen über die Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflicht bzw. die Ermittlung des Erfolges sind in einer Reihe von Gesetzen und Vorschriften enthalten. 1.4.1 Unternehmensrechtliche Bestimmungen  Unternehmensgesetzbuch (UGB)  Aktiengesetz (AktG)  Gesetz über Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH-Gesetz) 1.4.2 Steuerrechtliche Bestimmungen  Bundesabgabenordnung (BAO)  Umsatzsteuergesetz (UStG)  Einkommenssteuergesetz (EStG)  Körperschaftssteuergesetz (KStG) Sie dienen der Erhebung der Abgaben vom Einkommen, Ertrag und Vermögen und legen den anzuwendenden Steuertarif fest. 1.4.3 Bestimmungen für öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaften Speziell für die NÖ Landesverrechnung kommen in Betracht:  NÖ Landesverfassung 1979  Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung (VRV 2015)  Vorläufige Verrechnungs- und Zahlungsordnung des Landes (VVZO)  Vermögensverwaltungsvorschrift des Landes NÖ  Beschluss des Landtages über den Landes-Voranschlag  Finanzausgleichsgesetz (FAG) NÖ Landesverfassung Die NÖ Landesverfassung 1979  regelt die allgemeinen Grundsätze der Verwaltungsführung. Dabei sind die Aufgaben des Landes Niederösterreich nach den Grundsätzen der Gesetzmäßigkeit, Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und der Zweckmäßigkeit wahrzunehmen,  verpflichtet die Landesregierung zur Erstellung eines Voranschlages sowie eines Rechnungsabschlusses und  betraut die NÖ Landesregierung mit der Vollziehung und der Vermögensverwaltung 9  Rechnungswesen Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung (VRV 2015) Die VRV regelt die Form und Gliederung von Voranschlägen und Rechnungsabschlüssen der Gebietskörperschaften. Mit Inkrafttreten der Bestimmungen der VRV 2015 wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen für ein einheitliches und transparentes Rechnungswesen für die Gebietskörperschaften Länder und Gemeinden geschaffen. Sie folgt den Grundsätzen der möglichst getreuen Darstellung der finanziellen Lage, des Vermögens, der Effizienz, Transparenz und Vergleichbarkeit. Hierzu werden die Bestimmungen zu den Bestandteilen und der Gliederung der Voranschläge und Rechnungsabschlüsse um einheitliche Vorlagen für die jeweiligen Anlagen, einheitliche Begriffsdefinitionen und einheitliche Bewertungsvorschriften ergänzt. In der VRV mitverordnet wurde auch der Kontenrahmen für Gebietskörperschaften, der für alle Länder und Gemeinden verpflichtend anzuwenden ist. Vorläufige Verrechnungs- und Zahlungsordnung des Landes (VVZO) Die VVZO regelt für das Land Niederösterreich die Vorgangsweise bei der Vollziehung des Voranschlags, bei der Verrechnung, beim Zahlungsverkehr und bei der Vermögensrechnung. Sie ist für die budgetverantwortlichen Dienststellen, für die nachgeordneten Dienststellen und für die Gruppenbuchhaltungen verbindlich anzuwenden. Vermögensverwaltungsvorschrift des Landes NÖ Die Vermögensverwaltungsvorschrift des Landes NÖ regelt die die Verwaltung von Landesvermögen. Sie enthält neben den allgemeinen Bestimmungen besondere Bestimmungen zur Verwaltung von beweglichem Landesvermögen und Vorräten, unbeweglichem Landesvermögen, immateriellen Anlagewerten und Kulturgütern. Landesvermögen ist entsprechend dieser Richtlinie zu verbuchen, evident zu halten, abzuschreiben, zu bewerten oder wertmäßig zu berichtigen. Beschluss des Landtages über den Landes-Voranschlag Die Beschlussfassung über den Voranschlag erfolgt durch einen einfachen Landtagsbeschluss. Der Voranschlag enthält sämtliche voraussichtliche Einzahlungen/Erträge bzw. Auszahlungen/Aufwendungen eines Rechnungsjahres und ist in einen Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlag gegliedert. Finanzausgleichsgesetz (FAG) Das Finanzausgleichsgesetz regelt die finanziellen Beziehungen zwischen Bund, Länder und Gemeinden. Über den Finanzausgleich werden die Erträge (Steuern, Abgaben, Gebühren, Beiträge), die der Bund einhebt, zwischen Bund, Ländern und Gemeinden aufgeteilt. Der Finanzausgleich ist eine 10  Rechnungswesen Vereinbarung, die einvernehmlich zwischen Vertretern des Bundes, der Länder und Gemeinden verhandelt und beschlossen werden muss. 1.5 Das Belegwesen 1.5.1 Begriff und Wesensmerkmale Belege sind schriftliche Aufzeichnungen über betriebliche Vorgänge, die im Rechnungswesen erfasst werden müssen. Sie bilden das Bindeglied zwischen Geschäftsfall und Buchung und sind ein wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung nach dem Prinzip: Keine Buchung ohne Beleg! Aus jedem Beleg müssen alle wesentlichen Merkmale eines Geschäftsfalles ersichtlich sein. Dabei sind die Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsmerkmale zu beachten:  Name und Anschrift des Liefernden/Leistenden  Name und Anschrift des Empfängers  Rechnungsdatum, Rechnungsnummer  Beschreibung der Lieferung (Menge und Bezeichnung) oder Leistung (Art und Umfang)  Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung  Entgelt  Steuersatz, Steuerbetrag  UID Nummer des Rechnungslegers  UID-Nummer des Empfängers (Rechnungen > € 10.000,00 bzw. Auslandsrechnungen) Die Bezahlung von Rechnungen erfolgt beim Land Niederösterreich durch Anweisung. Jede Anweisung muss eine aktenmäßige Grundlage (Kennzeichen, Ordnungsnummer) aufweisen, aus der der Sachverhalt klar zu ersehen ist. Jeder Anweisungsakt muss die für den Aktenlauf erforderlichen Einsichts- und Erledigungsersuchen aufweisen und die für die Verbuchung notwendigen Informationen enthalten. Jede Anweisung ist von einem Anordnungsberechtigten zu unterfertigen. Die Unterschriftsleistung kann auch elektronisch erfolgen. Rechnungen sind vor deren Anweisung auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen und mit den entsprechenden Prüfvermerken zu versehen. Die sachliche Prüfung umfasst die Bestätigung der ordnungsgemäß erbrachten bzw. ausgeführten Lieferung oder Leistung, die Bestätigung der Korrektheit der Zahlenangaben (Menge, Gewicht, Zeitraum) sowie die Angemessenheit des Preises. Mit dem Prüfvermerk rechnerisch richtig bestätigt der verantwortliche Bedienstete, dass die Rechnung im Original vorliegt, der Empfangsberechtigte ausgewiesen ist, die Rechnung rechnerisch richtig ist 11  Rechnungswesen und die Zahlungsbegünstigungen (Skonti, Rabatte) in Anspruch genommen wurden. Das Land Niederösterreich stimmt der elektronischen Rechnungsausstellung zu. Soweit die Rechnung die Anschaffung inventarisierungspflichtiger Gegenstände (Wert von über € 1.000,00) zum Inhalt hat, ist auch der Inventarisierungsvermerk anzuführen. Jede Rechnung hat zudem die für die Verbuchung erforderliche Kontierung (Voranschlagstelle) aufzuweisen. Der Vorgang der Rechnungsprüfung, Inventarisierung und Kontierung wird auch als Adjustierung einer Rechnung bezeichnet. 1.5.2 Belegsammlung Nach erfolgter Verbuchung wird der Beleg in der Belegsammlung abgelegt. Belegsammlungen können unterschiedlich organisiert sein. Die Beziehung zwischen den Aufzeichnungen und der Belegsammlung und umgekehrt muss eindeutig gegeben sein. Dabei ist auf die einfache und schnelle Auffindbarkeit der Belege zu achten. Um dies zu gewährleisten sind Belegsammlungen chronologisch (zeitlich) zu ordnen. Erfolgt die Belegablage nach Sachgebieten (sachlich geordnet), ist innerhalb eines jeden Sachgebietes auf eine chronologische Ordnung zu achten. 12  Buchhaltungssysteme 2. Die Buchhaltungssysteme Im Laufe der Zeit wurden für die verschiedenen Wirtschaftsbereiche unterschiedliche Methoden zur Aufschreibung der anfallenden Geschäftsfälle entwickelt. Die Bandbreite betrieblicher Rechnungswesensysteme reicht von dem einfachsten steuerlich anerkannten Buchhaltungssystem (Einnahmen- und Ausgabenrechnung) über komplexe doppelte Buchhaltungssysteme hin zu ERP- Systemen, die neben Buchhaltungsaufgaben auch Planungs- und Organisationsaufgaben im Unternehmen übernehmen. Die Kameralistik und das Drei-Komponenten-Rechnungswesen finden hingegen im Bereich der Buchführung öffentlicher Haushalte ihre Anwendung. Einnahmen-Ausgaben Rechnung Drei- Kameralistik Komponenten- Rechnungswesen Doppelte Buchhaltung 2.1 Einnahmen- und Ausgabenrechnung Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung beschränkt sich grundsätzlich auf die Aufschreibung von Zahlungsvorgängen. Der Erfolg (Gewinn oder Verlust) eines Kalenderjahres wird durch die Gegenüberstellung der betriebsbedingten Einzahlungen und Auszahlungen (unter Berücksichtigung der privaten Entnahmen und der Abschreibungen) ermittelt. Dieses Buchhaltungssystem findet in der Praxis bei kleinen Gewerbetreibenden und den freiberuflich Tätigen (Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater usw.) seine Anwendung. Stand und Zusammensetzung des Vermögens können nur mit Hilfe von gesonderten Aufzeichnungen und einer Inventur festgestellt werden. Unter Inventur wird die körperliche (durch Zählen, Wägen und Messen) und wertmäßige (durch Bewertung und Abschreibung) Bestandsaufnahme sämtlicher aktiven und passiven Vermögensbestände an einem bestimmten Stichtag verstanden. 13  Buchhaltungssysteme 2.2 Kameralistik Die Kameralistik hat als die Buchhaltung der öffentlich-rechtlichen Gebietskörperschaften (Bund, Länder, Gemeinden) die Aufgabe, die geplanten Einnahmen und Ausgaben des Voranschlags, den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben (Sollverrechnung) in einer Haushaltsrechnung gegenüberzustellen. Die Kameralistik bezeichnet man auch als Voranschlagsvergleichsrechnung. Die Wesensmerkmale der Kameralistik:  Einfache Erfassung des Betrages: Der Rechnungsstil in einfachen Posten fasst jede Vermögensveränderung als Einnahme und Ausgabe bei jenem Vermögensbestandteil auf, bei dem die Vermehrung (Einnahme) oder Verminderung (Ausgabe) eingetreten ist. Die Kameralistik bringt jede Vermögensveränderung nur in einem Posten zur Darstellung.  Vorschreibung (Soll): Nur die Vorschreibungen beeinflussen die Höhe des Vermögens. Die Einnahmenvorschreibung erhöht das Vermögen, die Ausgabenvorschreibung vermindert das Vermögen. Bei einem Einnahmen-Soll entsteht das Recht des Landes auf eine Leistung (Forderung), bei einem Ausgaben-Soll entsteht die Pflicht des Landes zu einer Leistung (Verbindlichkeit).  Abstattung (Ist): Die Abstattungen beeinflussen nur die Zusammensetzung des Vermögens. An Stelle der Forderung und der Verbindlichkeit tritt eine Veränderung des Geldbestandes. Die Abstattung bedeutet den geldlichen (kassenmäßigen) Vollzug einer Vorschreibung. Kamerale Erfolgsrechnung Bei der kameralen Erfolgsrechnung steht der Rechnungsabschluss im Mittelpunkt, der das Ergebnis der Wirtschaftsführung (Rechnungsabschlussergebnis) mit dem Voranschlag vergleicht. Ermittelt werden  Mehr- bzw. Mindereinnahmen sowie  Mehr- bzw. Minderausgaben gegenüber dem Voranschlag. Der Kamerale Erfolg wird auch als Überschuss (Mehreinnahmen, Minderausgaben) oder Abgang (Mindereinnahmen, Mehrausgaben) bezeichnet. Die Abweichungen vom Voranschlag sind von den zuständigen budgetverantwortlichen Dienststellen im Rahmen eines finanziellen Rechenschaftsberichtes zu begründen. 14  Buchhaltungssysteme 2.3 Doppelte Buchhaltung Die doppelte Buchhaltung stellt jenes System dar, welches mit Hilfe einer lückenlosen Erfassung von allen Geschäftsfällen sowohl das Vermögen bzw. das Kapital und dessen Veränderungen in der Bestandsrechnung (aktive und passive Vermögensbestände) und den Gewinn oder Verlust in der Erfolgsrechnung (Differenz von Aufwendungen und Erträge) festhält. 2.3.1 Wesensmerkmale Die Wesensmerkmale der doppelten Buchhaltung:  Zweifache Erfassung des Betrages: Der Rechnungsstil in doppelten Posten beruht auf dem Gedanken von Leistung und Gegenleistung und bringt daher jeden Geschäftsfall in zwei Posten zur Darstellung. Die Buchung eines Betrages erfolgt im Soll eines Kontos, die Gegenbuchung im Haben eines anderen Kontos (Soll-Haben-Gleichheit). Jede Vermögensvermehrung und Vermögensverminderung wird auf einem Bestandskonto und die Ursache der Vermögensveränderung auf einem Erfolgskonto (Aufwands- bzw. Ertragskonto) dargestellt.  Zweifache Erfassung des Geschäftsfalls: Die Geschäftsfälle werden in zeitlicher (chronologischer) Reihenfolge im Journal (Grundbuch) und in sachlicher (systematischer) Ordnung im Konto (Hauptbuch) erfasst.  Zweifache Erfolgsermittlung: o Direkte Erfolgsermittlung durch Gegenüberstellung der Erträge und Aufwendungen in der Erfolgsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) o Indirekte Erfolgsermittlung durch Vermögensvergleich. Der Vergleich des schließlichen Kapitals am Ende des Jahres mit dem anfänglichen Kapital zu Beginn des Jahres ergibt als Differenz ebenfalls das Jahresergebnis (Gewinn oder Verlust). 15  Buchhaltungssysteme 2.3.2 Bilanz Aktiva Passiva Anlagevermögen (langfristig) Eigenkapital Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Fahrzeuge, Sonderposten (Investitionszuschüsse) Beteiligungen Umlaufvermögen (kurzfristig) Fremdkapital (langfristig, kurzfristig) Vorräte, Kassa, Bankguthaben, Forderungen, Finanzschulden, Lieferverbindlichkeiten, gegebene Darlehen Rückstellungen, aktive Rechnungsabgrenzung passive Rechnungsabgrenzung Summe Aktiva Summe Passiva Die Bilanz ist eine Momentaufnahme der Vermögens- und Kapitalsituation eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie wird zum Bilanzstichtag erstellt, der zumeist der 31. Dezember eines Jahres ist. Am Bilanzstichtag werden sämtliche Vermögenswerte (Investitionen) eines Unternehmens erhoben und bewertet und der Kapitalseite (Finanzierung) gegenübergestellt. Das Vermögen ist auf der Aktivseite, das Kapital auf der Passivseite der Bilanz auszuweisen. Die aktiven Vermögensbestandteile sind gegliedert in  Anlagevermögen und  Umlaufvermögen Das Anlagevermögen dient dem Unternehmen langfristig. Diese Vermögenswerte stehen einem Unternehmen länger als ein Jahr zur Verfügung. Dazu zählen: Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Geschäftsausstattung, Fahrzeuge usw. Das Umlaufvermögen ist dazu bestimmt, sich während eines Jahres laufend umzusetzen (verkauft, verarbeitet oder verbraucht) und immer wieder zu Geld zu werden. Dazu zählen: Bargeld, Bankguthaben, Warenvorräte, Forderungen usw. Als Kapital bezeichnet man die die Summe aller von den Kapitalgebern zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel. Das Kapital wird auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. Entsprechend der Herkunft der Mittel unterscheidet man:  Eigenkapital und  Fremdkapital 16  Buchhaltungssysteme Erfolgt die Finanzierung durch Mittel des Unternehmers, spricht man von Eigenkapital, werden Geldmittel von externen Kapitalgebern (z.B. Banken, Lieferanten usw.) bereitgestellt, werden diese als Fremdkapital bezeichnet. Die Sonderposten weisen jene Geldmittel aus, die von externen Geldgeber zur Verfügung gestellt werden, die jedoch zum Zeitpunkt der Einzahlung weder dem Eigenkapital noch dem Fremdkapital zuzurechnen sind. Zu den Sonderposten zählen erhaltene Investitionszuschüsse (z. B. Bundeszuschuss zum Bau eines Gebäudes), die über die Nutzungsdauer des Investitionsgegenstandes ertragswirksam aufzulösen sind. 2.3.3 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Soll Haben Aufwendungen Erträge Gebrauchs- und Verbrauchsgüter, Erträge aus der Veräußerung Handelswaren, Personalaufwand, Erträge aus Leistungen, Energiebezüge, Instandhaltungsaufwand, Zinserträge, Rechts- und Beratungsaufwand, Miet- und Pachterträge, Abschreibungen, Miet- und Pachtaufwand, direkte Landesabgaben, Abgaben (Steuern, Gebühren, Beiträge), Ertragsanteile, gegebene Transfers und Kapitaltransfers erhaltene Transfers und Zuschüsse Summe Aufwendungen Summe Erträge Die Gewinn- und Verlustrechnung stellt die Aufwendungen eines Unternehmens den Erträgen gegenüber. Als Differenz ermittelt sich der unternehmerische Erfolg (= Gewinn oder Verlust). Überwiegen die Erträge gegenüber den Aufwendungen spricht man von Gewinn, wurden mehr Aufwendungen getätigt als Erträge erzielt, bezeichnet man dies als Verlust. Ertragsbuchungen machen den Unternehmer reicher, Aufwandsbuchungen hingegen ärmer. Der Erfolg wirkt sich unmittelbar auf das Eigenkapital aus, da Gewinne zu einer Erhöhung und Verluste zu einer Verminderung des Eigenkapitals führen. 17  Buchhaltungssysteme 2.3.4 Die Konten Konten sind zweiseitige Rechenfelder, auf denen alle betrieblichen Sachverhalte (Geschäftsfälle) erfasst werden. Sämtliche Konten, die in einem Unternehmen verwendet werden, bezeichnet man als Kontenrahmen. Der Kontenrahmen für Länder und Gemeinden wurde vom Bund in der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung (VRV 2015) verlautbart und ist von Ländern und Gemeinden verbindlich anzuwenden. Betriebliche Konten werden üblicherweise als T-Konto dargestellt. Die linke Seite des Kontos wird mit „Soll“, die rechte Seite mit „Haben“ bezeichnet. Die Differenz der Summen der beiden Seiten nennt man Saldo. Konto Umsätze Haben Umsätze Soll Saldo Konten werden in Bestands-, Erfolgs- und Abschluss- und Verrechnungskonten gegliedert. Bestandskonten Die Konten, auf denen die Höhe und die Zusammensetzung des Vermögens, der Schulden und des Eigenkapitals dargestellt werden, bezeichnet man als Bestandskonten. Sie gliedern sich in aktive und passive Bestandskonten und werden gegen das Schlussbilanzkonto abgeschlossen. Erfolgskonten Auf ihnen werden die Aufwendungen und Erträge dargestellt. Somit jene Geschäftsfälle, die sich vermögensändernd auswirken. Der Abschluss erfolgt gegen das Gewinn- und Verlustkonto. Abschluss- und Verrechnungskonten Zu den Abschluss- und Verrechnungskonten zählen das Eröffnungsbilanzkonto, das Schlussbilanzkonto, das Gewinn- und Verlustkonto, das Kapitalkonto sowie Umbuchungs- und Verrechnungskonten. 18  Buchhaltungssysteme 2.4 Drei-Komponenten-Rechnungswesen Ergebnishaushalt Vermögenshaushalt Finanzierungshaushalt Das Drei-Komponenten-Rechnungswesen ist das moderne Buchhaltungssystem der öffentlich- rechtlichen Gebietskörperschaften. Das dem Rechnungswesensystem zugrundeliegende Regelwerk wurde vom Bund im Rahmen der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung (VRV 2015) erlassen und ist für sämtliche Länder und Gemeinden ab dem Jahr 2020 verbindlich anzuwenden. 2.4.1 Wesensmerkmal Das Drei-Komponenten-Rechnungswesen baut auf einen integrierten Ergebnis-, Finanzierungs- und Vermögenshaushalt auf. Mit der Verbuchung eines Sachverhaltes können im System mehrere unterschiedliche Haushalte angesprochen werden. Die Zuordnung zu den einzelnen Haushalten erfolgt auf Ebene der Konten durch Mittelverwendungs- und Aufbringungsgruppen (MVAG). Darunter versteht man einen fix codierten Zahlenschlüssel, der jedem Konto die Position in der entsprechenden Abschlussrechnung (Ergebnis-, Finanzierungs-, Vermögenshaushalt) zuordnet. Die MVAG-Codes sind Teil des Kontenrahmens der Gebietskörperschaften und wurden vom Bund in der VRV 2015 mitverordnet. Das Drei-Komponenten-Rechnungswesen ermöglicht zudem eine Voranschlagsvergleichsrechnung (Kameralistik) auf Ebene der Ergebnis- und Finanzierungsrechnung, dem sogenannten Detailnachweis auf Kontenebene. Dieses Buchhaltungssystem vereint somit die Wesensmerkmale der Einnahmen- Ausgabenrechnung und der Doppelten Buchhaltung in einem System und ermöglicht überdies eine Darstellung des kameralen Erfolges (Überschuss/Abgang) durch Vergleich des Voranschlagsbetrages mit dem Rechnungsabschlussergebnis auf Kontenebene. Einheitliche Bewertungsvorschriften, die Verwendung eines einheitlichen Kontenrahmens sowie umfangreiche Nachweispflichten (Anlagen) liefern überdies einen aussagekräftigen Vergleich und eine bessere Übersicht über die Finanzlage der jeweiligen Gebietskörperschaft. 19  Buchhaltungssysteme Drei-Komponenten Rechnungswesen Ergebnishaushalt Finanzierungshaushalt Vermögenshaushalt Detailnachweis Gewinn- und Bilanz Verlustrechnung Einnahmen- (Doppelte Kameralistik (Doppelte Ausgabenrechnung Buchhaltung) Buchhaltung) 2.4.2 Ergebnishaushalt Der Ergebnishaushalt entspricht der betrieblichen Gewinn- und Verlustrechnung. Im Ergebnishaushalt wird der Wertzuwachs (Erträge) dem Wertverzehr (Aufwendungen) eines Rechnungsjahres gegenübergestellt und das Nettoergebnis ermittelt. Das Nettoergebnis hat eine direkte Auswirkung auf das Nettovermögen (Eigenkapital), da ein positives Nettoergebnis dieses erhöht, ein negatives zu einer Verminderung des Eigenkapitals führt. Das Nettoergebnis ist somit eine zentrale Kennzahl, die Auskunft darüber gibt, in wie weit die Gebietskörperschaft aus eigenen Mitteln seine Substanz erhalten kann. Erträge Aufwendungen Nettoergebnis Um das Nettoergebnis eines Rechnungsjahres ermitteln zu können, ist auf eine periodengerechte Abgrenzung der ergebniswirksamen Sachverhalte zu achten. Aufwendungen und Erträge, die teilweise oder zur Gänze eine kommende Abrechnungsperiode betreffen, sind über spezielle Abgrenzungskonten (Aktive Rechnungsabgrenzung – Aufwendungen, Passive Rechnungsabgrenzung – Erträge) erfolgswirksam in diese Periode zu übertragen. Beispiel: Die Miete für ein Amtsgebäude wird am 1. November für die kommenden zwölf Monate bezahlt. Der Mietaufwand betrifft mit 2 Monaten das laufende Rechnungsjahr und mit 10 Monaten die kommende Abrechnungsperiode. 10/12 sind ergebniswirksam über das Konto Aktive Rechnungsabgrenzung in das kommende Jahr zu übertragen. 20  Buchhaltungssysteme 2.4.3 Finanzierungshaushalt Der Finanzierungshaushalt entspricht der betrieblichen Liquiditätsrechnung (Cash-Flow-Rechnung). Im Finanzierungshaushalt werden alle kassenwirksamen Einzahlungen den Auszahlungen eines Rechnungsjahres gegenübergestellt. Eine periodengerechte Abgrenzung ist hierbei nicht erforderlich. Als Differenz ergibt sich der Nettofinanzierungssaldo, der durch die Finanzierungstätigkeit (Schuldaufnahmen, Schuldtilgungen) zu bedecken ist. Der Nettofinanzierungssaldo gibt somit Auskunft, wie es um die Liquidität (Zahlungsfähigkeit) einer Gebietskörperschaft bestellt ist, das heißt, wie weit die Einzahlungen aus der laufenden Gebarung (operativ) sowie der Vermögensgebarung (investiv), die Auszahlungen aus diesen Bereichen bedecken können. Ein positiver Nettofinanzierungssaldo kann zur Rückzahlung von Finanzschulden verwendet werden, ein negativer Nettofinanzierungssaldo ist durch die Aufnahme von Schulden zu bedecken. Einzahlungen Auszahlungen Nettofinanzierungssaldo 2.4.4 Vermögenshaushalt Der Vermögenshaushalt entspricht der betrieblichen Bilanz. Im Vermögenshaushalt werden sämtliche aktive Vermögensbestandteile (Aktiva), getrennt in langfristiges und kurzfristiges Vermögen, den Passivposten (Passiva), gegliedert in Nettovermögen, Sonderposten sowie den kurz- und langfristigen Fremdmitteln, gegenübergestellt. Das Nettoergebnis (Gewinn- oder Verlust) der Ergebnisrechnung ist mit Jahresende auf das Nettovermögen (Eigenkapital) zu übertragen. Nach Abschluss sämtlicher Bestandskonten weist der Vermögenshaushalt aktiv- und der passivseitig die gleiche Bilanzsumme aus. 2.4.5 Detailnachweis auf Kontenebene Der Detailnachweis auf Kontenebene entspricht in Form und Gliederung der bisherigen Haushaltsrechnung der VRV 1997 (Gliederung der Einnahmen und Ausgaben). Er stellt somit den kameralen Teil des Buchhaltungssystems dar. Die Voranschlagsbeträge werden entsprechend dem in der VRV verlautbarten Ansatzverzeichnis aufsteigend auf Kontenebene (Voranschlagstelle) für den Ergebnis- und den Finanzierungshaushalt nachgewiesen. Im Rechnungsabschluss folgt die kamerale Erfolgsrechnung (Vergleich des Voranschlages mit den Werten des Rechnungsabschlusses) ebenfalls der Form des Detailnachweises. 21  Voranschlag 3. Voranschlag 3.1 Allgemeines Der Voranschlag ist ein Jahresplan, welcher die im Laufe des kommenden Finanzjahres voraussichtlich fällig werdenden Einzahlungen/Erträge und Auszahlungen/Aufwendungen enthält. Der Landtag entscheidet in einer öffentlichen Sitzung durch Annahme (Beschluss), für welche Zwecke und in welcher Höhe Ausgaben zu tägigen sind und wie die zur Bedeckung dieses Erfordernisses notwendige Einnahmen zu beschaffen sind. Werden die vom Landtag genehmigten Mittel überschritten (Mehrausgaben) bzw. für andere als im Voranschlag vorgesehene Zwecke in Anspruch genommen (Änderung des Verwendungszweckes), ist die Zustimmung des Landtages einzuholen. Dies kann entweder im Wege eines Umschichtungs- oder Nachtragsbudget erfolgen bzw. ist im Nachhinein im Rahmen der Genehmigung des jährlichen Rechnungsabschlusses möglich. Der Aufbau des Voranschlages folgt den Bestimmungen der Voranschlag- und Rechnungsabschlussverordnung (VRV 2015). 3.2 Gliederung des Voranschlages 3.2.1 Horizontale Gliederung Die horizontale Gliederung stellt die Werte des Ergebnis- bzw. Finanzierungsvoranschlages des zu beschließenden Finanzjahres, den Werten des vorangegangenen Finanzjahres sowie dem letzten Rechnungsabschlussergebnis gegenüber. Rechnungsabschluss Voranschlag 2026 Voranschlag 2025 2024 Ergebnishaushalt Ergebnishaushalt Ergebnishaushalt Finanzierungshaushalt Finanzierungshaushalt Finanzierungshaushalt 3.2.2 Vertikale Gliederung Die vertikale Gliederung des Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlages erfolgt entsprechend dem Ansatzverzeichnis der VRV 2015 auf Ebene des Gesamthaushaltes sowie auf Ebene der Gruppen (1. Stelle des Ansatzes), Abschnitte (1. und 2. Stelle des Ansatzes) und Unterabschnitte (1. - 3. Stelle des Ansatzes), dabei wird die Gliederung nach Gruppen auch als Bereichsbudget, die Gliederung nach Abschnitten als Globalbudget und die Gliederung nach Unterabschnitten als Detailbudget bezeichnet. 22  Voranschlag Gruppe Bereichsbudget Abschnitt Globalbudget Unterabschnitt Detailbudget 3.3 Die Voranschlagsstelle Die Veranschlagung, darunter versteht man die Ermittlung der voraussichtlichen Einzahlungen/Auszahlungen im Finanzierungsvoranschlag bzw. der Erträge/Aufwendungen im Ergebnisvoranschlag, erfolgt auf der untersten Betrachtungseinheit, der Voranschlagstelle. Die Voranschlagstelle wird auch als Haushaltsposition bezeichnet und gliedert sich in Haushaltshinweis, Ansatz, Konto und Untergliederung. 1 / 123456 / 1234 / 123 Voranschlagstelle 1 Haushaltshinweis 123456 Ansatz (Fonds) 1 Gruppe 12 Abschnitt 123 Unterabschnitt 12345 Teilabschnitt 6 Gebarungsgruppe 1234 Konto 123 Untergliederung 3.3.1 Haushaltshinweis Der Haushaltshinweis ist einstellig. Er gibt an, ob es sich um eine voranschlagswirksame Ausgabe oder um eine voranschlagswirksame Einnahme handelt. 1 Ausgabe 2 Einnahme 23  Voranschlag 3.3.2 Ansatz (Fonds) Der Ansatz ist sechsstellig und ordnet Ausgaben und Einnahmen nach funktionellen und finanzwirtschaftlichen Gesichtspunkten. Die funktionelle Gliederung folgt dem Ansatzverzeichnis der VRV 2015 und ist in Gruppen (1. Stelle des Ansatzes), Abschnitten (1. und 2. Stelle des Ansatzes) und Unterabschnitten (1. bis 3. Stelle des Ansatzes) verbindlich für alle Gebietskörperschaften anzuwenden. Der Teilabschnitt (1. bis 5. Stelle) ermöglicht eine weitere Untergliederung und kann über Antrag bei der Finanzabteilung frei vergeben werden. Gliederung nach Gruppen (1. Stelle des Ansatzes) 0 Vertretungskörper und allgemeine Verwaltung 1 Öffentliche Ordnung und Sicherheit 2 Unterricht, Erziehung, Sport und Wissenschaft 3 Kunst, Kultur und Kultus 4 soziale Wohlfahrt und Wohnbauförderung 5 Gesundheit 6 Straßen- und Wasserbau, Verkehr 7 Wirtschaftsförderung 8 Dienstleistung 9 Finanzwirtschaft Die 6. Stelle des Ansatzes bezeichnet man als finanzwirtschaftliche Gliederung. Einzahlungen/Erträge bzw. Auszahlungen/Aufwendungen können zu Gebarungsgruppen zusammengefasst werden, um allgemeine Auskünfte über die Zusammensetzung des Landesbudgets geben zu können. Als Gebarungsgruppen sind Personalausgaben, Amtssachausgaben, Förderungsausgaben, Ausgaben für Anlagen, Pflichtausgaben und Ermessensausgaben zu nennen. 3.3.3 Konto Das Konto ist in 10 Kontenklassen (1. Stelle des Kontos) unterteilt und gliedert sich entsprechend dem betrieblichen Kontenrahmen in Bestandskonten, Aufwands- und Ertragskonten sowie Abschluss- und Verrechnungskonten. Die Summe der in einem Unternehmen verwendeten Konten wird auch als Kontenrahmen bezeichnet. Der Kontenrahmen für Länder und Gemeinden wurde in der VRV 2015 (Anlage 3a) verlautbart und ist für Länder und Gemeinden verbindlich anzuwenden. 24  Voranschlag Zuordnung in Bilanz / GuV Klasse Bezeichnung Klasse 0 Anlagevermögen Aktive Bestandskonten 1 Vorräte 2 Bank, Kassa, Forderungen Passive Bestandskonten 3 Verbindlichkeiten 4 Gebrauchs- und Verbrauchsgüter Aufwandskonten 5 Personalaufwand 6-7 Verwaltungs- und Betriebsaufwand Ertragskonten 8 Erlöse Passive Bestandskonten 9 Abschluss- und Verrechnungskonten Sollte mit den bestehenden Gliederungsinstrumenten nicht das Auslangen gefunden werden, besteht die Möglichkeit einer weiteren Untergliederung (dreistellig), die eine genauere und detailliertere Darstellung ermöglicht. 3.4 Die Erstellung des Voranschlages Budgetverantwortliche Stellen (Teilvoranschlagsentwürfe) Finanzabteilung (Voranschlagsrohentwurf) Landesregierung (Voranschlagsentwurf) Finanzausschuss Landtag (Voranschlag) Budgetverantwortliche Dienststellen (Bewirtschafter) Die budgetverantwortlichen Dienststellen haben bis zu einem von der Finanzabteilung zu bestimmendem Zeitpunkt die voraussichtlich fällig werdenden Einnahmen und Ausgaben ihres Aufgabenbereiches für das kommende Kalenderjahr (= Finanzjahr) in Teilvoranschlagsentwürfen zusammenzustellen. Dabei sind die Veranschlagungs- und Rechnungslegungsgrundsätze und die Bestimmungen der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung (VRV) zu beachten. 25  Voranschlag Die Ermittlung der Voranschlagsbeträge erfolgt  durch Errechnung aufgrund von Gesetzen, Verträgen, Dienstpostenplan und sonstigen Vorschriften  bei Ansätzen für Lieferungen und Leistungen aufgrund von Preislisten oder den ortsüblichen Preisen  bei größeren Vorhaben und Projekten aufgrund von Kostenvoranschlägen und Finanzierungsplänen  soweit eine Ermittlung durch Errechnung nicht erfolgen kann, durch gewissenhafte und sorgfältige Schätzung. Dabei kommt den Erfahrungswerten (Vorjahres- bzw. Rechnungsabschlussergebnissen) besondere Bedeutung zu. Finanzabteilung Die Finanzabteilung ordnet die Teilvoranschlagsentwürfe der einzelnen budgetverantwortlichen Dienststellen nach den Bestimmungen der VRV und achtet darauf, dass das Ausmaß der veranschlagten Ausgabenkredite sich nach den Bedeckungsmöglichkeiten richtet. Der so entstandene Voranschlagsrohentwurf wird sodann der Landesregierung vorgelegt. Landesregierung Die Landesregierung beschließt nach Durchführung der von ihr verfügten Änderungen nach politischen Zielsetzungen in kollegialer Beratung den Voranschlagsentwurf und legt diesen spätestens sechs Wochen vor Ablauf des Haushaltsjahres dem Landtag zur verfassungsmäßigen Genehmigung vor. Landtag Der Landtag berät und beschließt nach Vorberatungen im Finanzausschuss in öffentlicher Sitzung den Voranschlagsentwurf. Hierbei handelt es sich um einen einfachen Landtagsbeschluss und nicht um einen Gesetzesbeschluss. Der Beschluss des Landtages erstreckt sich auch auf den Dienstpostenplan der zusammen mit dem Bericht, Antrag und Erläuterungen ein integrierter Bestandteil des Voranschlages ist. Der genehmigte Voranschlag ist dem Bundesministerium für Finanzen, dem Rechnungshof des Bundes und dem Landesrechnungshof zur Kenntnisnahme vorzulegen. 26  Voranschlag 3.5 Budgetgrundsätze 3.5.1 Grundsatz der Jährlichkeit Für jedes Finanzjahr ist ein Voranschlag aufzustellen, der den Ergebnisvoranschlag, den Finanzierungsvoranschlag und die Anlagen gemäß VRV 2015 zu enthalten hat. Dabei ist auf eine periodengerechte Darstellung zu achten. Das Finanzjahr ist identisch mit dem Kalenderjahr. 3.5.2 Grundsatz der Vorherigkeit Der Voranschlag ist vor Beginn des Finanzjahres, auf das er Anwendung finden soll, zu beschließen. Wenn eine rechtzeitige Vorlage des Voranschlagsentwurfes durch die Landesregierung nicht möglich ist oder der Landtag den Voranschlagsentwurf nicht vor Beginn des Haushaltsjahres genehmigt, kommt es zu einem Budgetprovisorium. Die Landesregierung ist ermächtigt, den Landeshaushalt für einen Zeitraum, der drei Monate nicht überschreiten darf, nach Maßgabe des Voranschlages für das vorhergegangene Jahr zu führen. (NÖ Landesverfassung 1979 Art. 30 Abs. 1). 3.5.3 Grundsatz der Einheitlichkeit und Vollständigkeit Es ist nur ein Gesamtvoranschlag zu erstellen, in dem alle Erträge/Einzahlungen und Aufwendungen/Auszahlungen zu veranschlagen sind. 3.5.4 Grundsatz der Bruttoveranschlagung Alle Erträge und Aufwendungen sowie alle Einzahlungen und Auszahlungen sind ungekürzt zu veranschlagen, eine Saldierung ist nicht zulässig. 3.5.5 Grundsatz der Effizienz Der Grundsatz der Effizienz umfasst zwei Grundsätze: die der Sparsamkeit und der Zweckmäßigkeit. Hier soll ein festgelegtes Ziel mit einem möglichst geringen Mitteleinsatz erreicht werden bzw. mit dem Einsatz von vorgegeben Mitteln das bestmögliche Ziel erreicht werden. 3.5.6 Grundsatz der möglichst getreuen Darstellung der finanziellen Lage Hier finden sich die Grundsätze der Wahrheit und Genauigkeit, wonach die Erträge/Einzahlungen und die Aufwendungen/Auszahlungen möglichst genau zu veranschlagen sind. 3.5.7 Grundsatz der Gesamtdeckung Ein Budgetgrundsatz mit dem Inhalt, dass sämtliche Einnahmen eines öffentlichen Haushalts zur Deckung sämtlicher Ausgaben dienen. 27  Voranschlag 3.5.8 Grundsatz der Einzelveranschlagung (Spezialisierung) Die Beträge dürfen nur für den vorgesehenen Zweck und in der vorgesehenen Höhe verwendet werden. 3.5.9 Grundsatz der Publizität Die Bestandteile des Voranschlages sind im Internet barrierefrei und ohne Angabe schützenswerter personenbezogener Informationen zur Verfügung zu stellen (VRV 2015 § 6 (9)). Die Beratung und der Beschluss des Landtages über den Voranschlag erfolgt in einer öffentlichen Landtagssitzung. 3.6 Die Vollziehung des Voranschlages Landesregierung budgetverantwortliche Dienststellen Gruppenbuchhaltungen Die Landesregierung ist mit der Vollziehung des Voranschlages beauftragt und hat sich dabei an den vom Landtag beschlossenen Voranschlag zu halten. Der Voranschlag bildet somit die Grundlage der Gebarung. Unter Gebarung versteht man jede Verwaltungstätigkeit, welche Erträge/Einzahlungen zum Zweck oder Aufwendungen/Auszahlungen zur Folge hat. Jede Gebarung muss durch einen Berechtigten angeordnet werden. Grundlage jeder voranschlagswirksamen Gebarung sind, die vom Landtag genehmigten Voranschlagsstellen des Voranschlages. Werden die veranschlagten Beträge überschritten, spricht man von der überplanmäßigen Gebarung. Zur außerplanmäßigen Gebarung zählen jene Erträge/Einzahlungen und Aufwendungen/Auszahlungen, die anlässlich der Budgeterstellung noch nicht bekannt waren. Beide Gebarungen müssen durch den Landtag nachträglich genehmigt werden. Die voranschlagsUNwirksame Gebarung scheint nicht im Voranschlag auf. Dazu zählen Vorschüsse, Verläge und Fremde Gelder. Die Zuständigkeit der einzelnen Regierungsmitglieder ist in der Geschäftsordnung der NÖ Landesregierung geregelt. Die Landesregierung bedient sich des Amtes der Landesregierung als Hilfsorgan. In der Geschäftseinteilung des Amtes der NÖ Landesregierung ist festgelegt, welche Aufgabengebiete welche Gruppen und Abteilungen wahrnehmen. 28  Voranschlag Daraus folgt auch die Anordnungsberechtigung. Die Ermächtigung zur Anordnung von Aufträgen kann von den einzelnen Regierungsmitgliedern für einen ganz bestimmten Teilbereich und für eine bestimmte Betragshöhe an Bedienstete delegiert werden (§ 7 der Geschäftsordnung des Amtes der NÖ Landesregierung). Die budgetverantwortlichen Dienststellen verfügen über jene Beträge, die für die Erfüllung der gestellten Aufgaben durch den Voranschlag bereitgestellt wurden. Die veranschlagten Kreditmittel stehen grundsätzlich ab 1. Jänner des Haushaltsjahres zur Verfügung. Sie sind sparsam und wirtschaftlich so zu verwalten, dass sie für alle Aufwendungen/Auszahlungen ausreichen, die unter die einzelnen Zweckbestimmungen fallen. Eine Verpflichtung, die im Voranschlag bewilligten Mittel zu verbrauchen, besteht nicht. SAP ist das Buchhaltungssystem des Landes Niederösterreich seit dem 1.1.2025. Seitens des Teams SAP-Koordination sind die Rollen im SAP entsprechend der Anordnungsbefugnis einzustellen. Dementsprechend werden die Gebarungen im SAP-Workflow den zuständigen Anordnungsberechtigten zugeteilt und von diesen angeordnet. Mittels der AVK (allgemeine Verfügbarkeitskontrolle) wird bereits vor dem Absetzen der Buchung die budgetäre Bedeckung geprüft. Nach dem Vorerfassen der Buchung, der Prüfung der budgetären Bedeckung und der Anordnung durch den zuständigen Anordnungsbefugten erfolgt der kassenmäßige Vollzug durch das Team Marktfolge (Finanzabteilung). 29  Voranschlag 3.7 Darstellung vom Rechnungseingang zur Bezahlung Sachbearbeitung/Gruppenbuchhaltung Sachbearbeitung/Gruppenbuchhaltung Rechnung ***** ** Prüfvermerk, Kontierung ***** ** Prüfung der sachlichen und (Voranschlagsstelle) und rechnerischen Richtigkeit Rechnungseingang Mittelvormerkung eventuell Sachbearbeitung/Gruppenbuchhaltung AVK (allgemeine Vorerfassung des Geschäftsfalles Verfügbarkeitskontrolle) Anordnungsbevollmächtigte ggf. Revision im Anordnung der Buchung F1 Revision Gebarungsvollzug Lastschriften ***** ********* Zahlungsvollzug ***** ********* F1 Marktfolge Kontoauszug 3.8 Grundsatz der Unvereinbarkeit (4-Augen-Prinzip) Um Missbräuche auszuschließen, gilt die nachstehende Unvereinbarkeitsbestimmung: Wer anweist, darf nicht buchen und zahlen; wer bucht und zahlt (SB/GBH, F1), darf nicht anweisen (AB). Nach diesem Grundsatz hat die Landesregierung bzw. die zuständige anordnungsberechtigte Person (AB) die Vorschreibungen und Anweisungen aktenmäßig anzuordnen, die Sachbearbeitung/ Gruppenbuchhaltung (SB/GBH) die Buchungen durchzuführen und die Finanzabteilung (F1) die Zahlungen durchzuführen. 30  Rechnungsabschluss 4. Der Rechnungsabschluss Gemäß Artikel 31 der NÖ Landesverfassung 1979 hat die Landesregierung über das abgeschlossene Rechnungsjahr einen Rechnungsabschluss zu erstellen und dem Landtag zur Kenntnisnahme vorzulegen. Der Rechnungsabschluss folgt der Gliederung des Voranschlages und hat eine Ergebnis-, Finanzierungs- und Vermögensrechnung, eine Voranschlagsvergleichsrechnung für den Ergebnis- und Finanzierungshaushalt sowie die seitens der VRV 2015 geforderten Nachweise (Anlagen) zu enthalten. Ergebnisrechnung Vermögensrechnung Finanzierungsrechnung Voranschlagsvergleichsrechnung Anlagen 4.1 Grundsätze des Rechnungsabschlusses  Der Rechnungsabschluss ist für das abgelaufene Kalenderjahr als Finanzjahr zu erstellen.  Die Verrechnung hat in voller Höhe (brutto), d.h. vollständig, ungekürzt und ohne gegenseitige Aufrechnung oder Saldierung, zu erfolgen.  Die Verrechnung hat nach Maßgabe des Kontenplans für Länder zu erfolgen. Der Kontenplan enthält die Konten für die Ergebnis-, die Finanzierungs- und die Vermögensrechnung. Sämtliche Schlusssalden sind vollständig in die Ergebnis-, Vermögens- und Finanzierungsrechnung überzuleiten.  Die Bestimmungen zum Voranschlag gelten sinngemäß für den Rechnungsabschluss, sofern nicht abweichende Regelungen gemäß dieser Verordnung getroffen werden.  Der Rechnungsabschluss ist auf Basis zuverlässiger Informationen zu erstellen. 4.2 Zeitliche Abgrenzung  Sachverhalte, die am Rechnungsabschlussstichtag (31.12.) bereits bestanden haben, sind bis zum Stichtag für die Erstellung des Rechnungsabschlusses in die Abschlussrechnungen aufzunehmen.  Sachverhalte, die erst nach dem Rechnungsabschlussstichtag eingetreten sind, sind nicht in die Abschlussrechnungen aufzunehmen.  Es ist zu gewährleisten, dass Vergleiche unterschiedlicher Finanzjahre für sämtliche Abschlussrechnungen erfolgen können (Bilanzstetigkeit). 31  Rechnungsabschluss 4.3 Rechnungsabschluss im Drei-Komponenten-Rechnungswesen Am Ende eines Rechnungsjahres sind alle Konten abzuschließen und durch Saldenbildung auszugleichen. Die Salden sind auf die Abschlussrechnungen zu übertragen. 4.3.1 Ergebnisrechnung Die Salden sämtlicher Erfolgskonten (Aufwendungen und Erträge) sind in die Ergebnisrechnung zu übertragen. Dabei werden die Salden der Ertragskonten (Kontenklasse 8) den Aufwandskonten (Kontenklasse 4 bis 7) gegenübergestellt. Als Differenz ermittelt sich das Nettoergebnis. Die Zuordnung der Konten zu den einzelnen Positionen der Ergebnisrechnung erfolgt über die Mittelverwendungs- und Aufbringungsgruppen (MVAG-Codes) gemäß Kontenplan der VRV 2015. Das Nettoergebnis (Gewinn oder Verlust) ist gegen das Nettovermögen (Eigenkapital) zu verrechnen. Ein positives Nettoergebnis erhöht das Nettovermögen, ein negatives führt zu dessen Verminderung. Das Nettovermögen ist bei wirtschaftlich gesunden Unternehmen immer positiv. 4.3.2 Vermögensrechnung Die Salden der Bestandskonten (Konten der Kontenklasse 0 bis 3) sind in die Vermögensrechnung zu übertragen. Dabei werden die Salden der aktiven Bestandskonten (Kontenklasse 0 bis 2), den Salden der passiven Bestandskonten (Kontenklasse 3) gegenübergestellt. Die Zuordnung der Konten zu den einzelnen Positionen der Vermögensrechnung erfolgt über die Mittelverwendungs- und Aufbringungsgruppen (MVAG-Codes) gemäß Kontenplan der VRV 2015. Nach Abschluss sämtlicher Bestandskonten weist die Vermögensrechnung aktiv- und passivseitig die gleiche Bilanzsumme aus. Man bezeichnet dies als Kontrollmechanismus der Doppelten Buchhaltung. 4.3.3 Finanzierungsrechnung Die Salden der finanzierungswirksamen (kassenwirksamen) Einzahlungen und Auszahlungen eines Rechnungsjahres werden in die Finanzierungsrechnung übertragen. Dabei werden die Einzahlungen der operativen und investiven Gebarung den Auszahlungen aus diesen Bereichen gegenübergestellt. Als Ergebnis ermittelt sich der Nettofinanzierungssaldo, der durch den Saldo der Finanzierungstätigkeit (Schuldaufnahmen bzw. Schuldtilgungen) zu bedecken ist. Saldo der Nettofinanzierungs- Saldo der voranschlagswirksamen saldo Finanzierungstätigkeit Gebarung 32  Rechnungsabschluss Aus der Summe der Salden der voranschlagswirksamen Gebarung und der voranschlagsUNwirksamen Gebarung (Vorschüsse, Verläge, fremde Gelder) errechnet sich die Veränderung der liquiden Mittel. Saldo der Saldo der Veränderung der voranschlagswirksamen voranschlagsUNwirksamen liquiden Mittel Gebarung Gebarung Der anfängliche Kassenbestand unter Berücksichtigung der Veränderung der liquiden Mittel des laufenden Rechnungsjahres ergibt den buchmäßigen schließlichen Sollkassenbestand (Endbestand an liquiden Mitteln), der dem Geldbestand auf den Girokonten des Landes NÖ (Kontoauszug Stand per 31. Dezember) entsprechen muss. Diesen Vorgang bezeichnet man als Verprobung des Kassenbestandes oder auch Kassaprobe. 4.3.4 Detailnachweis auf Kontenebene (Voranschlagsvergleichsrechnung) Die Voranschlagsvergleichsrechnung für die Ergebnis- und Finanzierungsrechnung ist in der Form des Detailnachweises auf Kontenebene zu erstellen. Dabei werden die Voranschlagswerte des Ergebnis- und Finanzierungsvoranschlags den tatsächlichen Aufwendungen und Erträgen bzw. Ein- und Auszahlungen gegenübergestellt. Als Unterschied ergeben sich Überschüsse bzw. Abgänge (=kameraler Erfolg). Wesentliche Abweichungen sind im Rahmen eines finanziellen Rechenschaftsberichtes zu begründen. 4.3.5 Anlagen Neben den Abschlussrechnungen sind dem Rechnungsabschluss eine Vielzahl an Anlagen beizulegen, die die Ergebnisse näher erläutern, zusätzliche Informationen bereitstellen und die Entwicklung und Zusammensetzung einzelner Vermögenspositionen nachweisen. Die wichtigsten Anlagen sind:  Nachweis über Transferzahlungen  Einzelnachweis über Finanzschulden  Anlagespiegel  Leasingspiegel  Beteiligungsnachweis  Haftungsnachweis 33  Vermögensverwaltung 5. Vermögensverwaltung Gemäß Art. 29 Abs. 1 der NÖ Landesverfassung 1979 verwaltet die Landesregierung das Landesvermögen. Auf Grund der Delegierung sind für die Verwaltung der einzelnen Vermögensteile jene Gruppen und Abteilungen des Amtes der NÖ Landesregierung zuständig, die über die Kredite zur Beschaffung, Instandsetzung und Instandhaltung solcher Vermögensteile verfügen (budgetverantwortliche Dienststellen). Entsprechend ihrem Aufgabenbereich handelt es sich um die Tätigkeiten als  Liegenschaftsverwaltung (z.B. Grundstücke, Gebäude)  Inventarverwaltung (> € 1.000,00 z.B. Fahrzeuge, Maschinen)  Materialverwaltung (< € 1.000,00 z.B. Gebrauchsgüter, Verbrauchsgüter)  Verwaltung bestimmter Vermögensteile des Umlaufvermögens (z.B. Geld, Darlehen etc.) 5.1 Die Grundsätze für die Vermögensverwaltung 5.1.1 Ordnungsprinzip Die Vermögensverwaltung des Landes trägt die Züge einer Treuhandverwaltung. Das Land kann sich deshalb der Aufgabe nicht entziehen, sein Vermögen geordnet darzustellen. 5.1.2 Publizitätsprinzip Die Landesbürger können erwarten, dass das Land darüber Auskunft gibt bzw. Rechenschaft ablegt, welche Vermögenswerte es besitzt und wie sich die Vermögensbestände verändern. 5.1.3 Kontrollprinzip Durch die Rechnungslegung über das Vermögen des Landes wird dem Landtag, dem Rechnungshof und den Prüforganen innerhalb der Landesverwaltung die Kontrolle der Landesgebarung hinsichtlich Zugang, Abgang, Bestand sowie zweckmäßige Verwendung von Vermögenswerten des Landes ermöglicht. 5.1.4 Vermögensnachweis Die Vermögensrechnung soll ferner darlegen, in welcher Höhe die Haushaltseinnahmen und -ausgaben zur Vermehrung und Verminderung des Vermögens im Laufe eines Haushaltsjahres geführt haben, und damit erkennen lassen, inwieweit einem Überschuss oder Abgang im kameralen Rechnungsabschluss des Landes eine Vermögensvermehrung oder -verminderung in der Vermögensrechnung gegenübersteht. 34  Vermögensverwaltung 5.2 Das Landesvermögen Darunter versteht man die Gesamtheit aller wirtschaftlichen Güter, die im Eigentum des Landes stehen. Man unterscheidet: Landesvermögen Verwaltungsvermögen Öffentliches Gut Finanzvermögen 5.2.1 Verwaltungsvermögen Dazu gehören die verschiedenen Amtsgebäude mit ihren Einrichtungen (z.B. Bezirkshauptmannschaften mit ihrer Büroausstattung, Schulgebäude mit ihrem Inventar, Krankenhäuser mit ihren Behelfen, Museen mit ihren Beständen usw.). 5.2.2 Öffentliches Gut Es beinhaltet alle im Eigentum des Landes stehenden Sachen, die dem allgemeinen Gebrauch durch jedermann dienen (z.B. Straßen, Plätze, sonstige Verkehrsflächen). 5.2.3 Finanzvermögen Das ist jener Teil des Landesvermögens, der Erträgnisse abwirft, die zur teilweisen Bedeckung des Verwaltungsaufwandes dienen. Hierzu zählen Wertpapier- und Aktienbesitz, Bankguthaben, land- und forstwirtschaftlich genutzte Liegenschaften usw. 5.3 Die Aufgaben einer Vermögensverwaltung Ein wesentlicher Teil der Aufgaben besteht in der Erfassung, Bewertung und Evidenzhaltung der Vermögensteile (z.B. Grundstücke, Gebäude und Sonderanlagen, bewegliche Sachen) und dem Nachweis der Eigentumsverhältnisse. Die Übereinstimmung zwischen buchmäßigem Bestand (Soll- Bestand) und tatsächlichem Bestand (Ist-Bestand) ist in regelmäßigen Abständen zu prüfen. Alle Zugänge, Abgänge, Werterhöhungen und Wertminderungen an Vermögensteilen müssen unverzüglich im Buchhaltungssystem erfasst werden. 35  Vermögensverwaltung 5.4 Ansatz- und Bewertungsregeln Vermögenswerte sind dann in der Vermögensrechnung zu erfassen, wenn die Gebietskörperschaft Eigentum erworben hat. Jeder Vermögenswert ist gemäß der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung 2015 einzeln zu erfassen und zu bewerten. In diesem Skriptum wird nur auf die zwei Ansatz- und Bewertungsregeln Abschreibung und Vorratsbewertung eingegangen. 5.4.1 Abschreibung Grundstücke unterliegen keiner linearen Abschreibung. Sachanlagen (Gebäude, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Fahrzeuge, Maschinen > € 1.000,00) sind zu fortgeschriebenen Anschaffungskosten zu bewerten. Darunter sind die ursprünglichen Anschaffungskosten zu verstehen, die um den linearen Abschreibungsbetrag vermindert wurden. Anschaffungskosten sind alle Kosten des Erwerbs, wie Anschaffungspreise, Transportkosten, abzüglich Rabatte und Skonti usw. Mit Abschreibungen erfasst man planmäßige oder außerplanmäßige Wertminderungen von Vermögensgegenständen. Die Abschreibung erfolgt linear und beginnt mit der Inbetriebnahme. Für die Berechnung der Abschreibung sind die Nutzungsdauern in Anlage 7 der VRV 2015 zu verwenden. 5.4.2 Vorräte In der Vermögensrechnung sind nur Vorräte zu erfassen, wenn deren Wert pro Vorratsposition € 5.000,00 übersteigt. Zum Rechnungsabschlussstichtag sind Vorräte, wenn deren Wert € 5.000,00 pro Vorratsposition übersteigt, mit dem niedrigeren Wert aus den beiden folgenden Werten zu bewerten:  ursprüngliche Anschaffungskosten  Wiederbeschaffungswert Als Vorräte sind folgende Vermögenswerte anzusetzen:  Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe  unfertige Erzeugnisse  fertige Erzeugnisse und Waren  geleistete Anzahlungen auf Vorräte 36  Vermögensverwaltung 5.5 Die Inventur Die Inventar- und Materialverwaltungen haben zumindest einmal jährlich eine Inventur vorzunehmen, bei der die Übereinstimmung zwischen dem verbuchten Soll-Bestand und dem Ist- Bestand zu prüfen ist. Unterschiede sind aufzuklären und zu bereinigen. Die Ergebnisse der Inventur sind in einem Protokoll schriftlich festzuhalten. 37  Kassenwesen 6. Das Kassenwesen Unter Kassenwesen versteht man die bare und unbare Gebarung von Geldbeträgen sowie die Gebarung mit Obligationen, Depositen und mit Vermögenswerten von Fonds und Stiftungen. 6.1 Geldgebarung Unter diesem Begriff wird die Verwaltung und Überwachung der baren und unbaren Kassenbestände verstanden. Die Verwaltung sämtlicher Geldbestände des Landes fällt in die Zuständigkeit der Finanzabteilung. Jede Eröffnung einer Bankverbindung (Girokonto, Sparbuch) durch eine Dienststelle des Landes muss daher der Finanzabteilung gemeldet und durch sie genehmigt werden. Die Bewirtschaftung der im Bereich des Amtes der Landesregierung geführten Bankverbindungen obliegt der Abteilung Marktfolge (F1). Diese Abteilung hat dafür zu sorgen, dass es zu keiner Überziehung eines Kontos kommt und die Geldbestände möglichst ertragreich angelegt werden. Grundsätzlich ist der unbare Zahlungsverkehr dem baren vorzuziehen. Die unbaren Zahlungsinstrumente wie z.B. Bankomatkarte, Kreditkarte führen unter Einsatz von Electronic Banking zu einem modernen Zahlungsverkehr in der Landesverwaltung. 6.1.1 Obligationen Festverzinsliche Wertpapiere wie z.B. Anleihen, Pfandbriefe, Kommunalschuldscheine usw. werden als Obligationen bezeichnet. 6.1.2 Depositen sind Vermögenswerte, die dem Land zur treuhändigen Verwahrung und Verwaltung übergeben werden. Depositen dürfen nicht für Zahlungen des Landes verwendet werden. 6.1.3 Fonds und Stiftungen Sie bestehen aus Vermögenswerten, die eine ganz bestimmte, durch Landtagsbeschluss oder Stiftungsbrief, fest umrissene Zweckbestimmung haben. 38 7. Das Verlagswesen 7.1 Verlag Unter Verlag versteht man Geldmittel, die Dienststellen (budgetverantwortliche Dienststellen und nachgeordnete Dienststellen) aus der voranschlagsUNwirksamen Gebarung zur Verfügung gestellt werden, damit diese die Bargeschäfte und die laufend anfallenden Auszahlungen selbst leisten und die Rechnungen rasch beglichen werden können. Ein Verlag kann auch dadurch entstehen, dass bei den Dienststellen voranschlagswirksame Einzahlungen des Landes eingehoben werden. Verläge müssen rückverrechnet werden. 7.2 Verlagsführende Stellen Zu den verlagsführenden Stellen gehören z.B. Amtskassen und Sozialkassen bei den Bezirkshauptmannschaften und Sozialpädagogische Betreuungszentren. 7.3 Buchführung verlagsführender Dienststellen Die Buchführung richtet sich nach Art und Umfang der bei der Verlagsstelle anfallenden Geschäftsfälle. Hierzu gelten folgende Grundsätze:  Jeder Geschäftsfall muss einzeln verbucht werden. Bei Sammelbuchungen müssen aus dem Sammelbeleg alle einzelnen Geschäftsfälle hervorgehen.  Die Aufbewahrungsfrist der Belege zu den einzelnen Geschäftsfällen beträgt sieben Jahre.  Die Geschäftsfälle sind sowohl zeitgeordnet in einem Journal als auch sachgeordnet auf den entsprechenden Konten zu erfassen.  Die Beziehung zwischen Buchhaltung und Aktenlage und umgekehrt muss gewährleistet sein.  Das Prinzip der Trennung zwischen Anordnung und Vollziehung ist einzuhalten. 7.3.1 Verlagsabrechnung Jede Verlagsstelle ist verpflichtet in regelmäßigen Zeiträumen (z.B. monatlich) die Verwendung ihrer Verlagsmittel nachzuweisen. Dies geschieht in Form einer Verlagsabrechnung. Sie beinhaltet einen Nachweis über die Geldbestände, getrennt nach baren und unbaren Kassenbeständen sowie einer Kontensummenübersicht. Die Übernahme der Umsatzsummen (Summen aller Einzahlungen pro Konto und Summen aller Auszahlungen pro Konto) in die Landesverrechnung erfolgt in Form einer Umbuchung. Den 39 voranschlagswirksamen und voranschlagsUNwirksamen Einzahlungen und Auszahlungen stehen entsprechende Gegenbuchungen am Verlagskonto gegenüber. 7.3.2 Nebenkonten/Subkonten Um die Geldflüsse zwischen budgetverantwortlichen Abteilungen und nachgeordneten Dienststellen zu optimieren, wird der gesamte Zahlungsverkehr automationsunterstützt (Tele-Banking, Electronic- Banking) über Neben- und Subkonten abgewickelt. Dabei werden auf den Bankkonten der nachgeordneten Dienststellen keine Geldbestände geführt. Die Umsätze der Einzahlungen und der geleisteten Auszahlungen werden valutarisch zusammengefasst und automatisch taggleich auf das zentrale Hauptkonto eines Bankinstituts übertragen (= Cash Pooling). 7.3.3 Nebenkonto Neben einem Hauptkonto in der Zentrale wird von der nachgeordneten Dienststelle bei einem ortsansässigen Bankinstitut ein Nebenkonto geführt. Dadurch können Bankaufträge in schriftlicher Form oder automationsunterstützt erteilt werden. Ebenso ist der Bargeldverkehr gewährleistet. 7.3.4 Subkonto Zum Hauptkonto wird für die nachgeordnete Dienststelle ein Subkonto in der Zentrale eröffnet. Ein Bankkonto vor Ort ist nicht vorgesehen. Der Zahlungsverkehr wird automationsunterstützt durchgeführt. Bargeldbehebungen erfolgten z.B. mit Bankomatkarte. 40 KONTROLLFRAGEN Inhalt Rechnungswesen Buchhaltung Voranschlag Rechnungsabschluss Vermögensverwaltung Das Kassenwesen Das Verlagswesen Kontrollfragen 1. Rechnungswesen 1. Welche Teilbereiche des betrieblichen Rechnungswesens gibt es? 2. Erklären Sie die Begriffe Voranschlag und Rechnungsabschluss bei öffentlich-rechtlichen Gebietskörperschaften! 3. Welche Aufgaben erfüllt das Rechnungswesen? 4. Erklären Sie die Funktionen des Rechnungswesens! 5. Wie lauten die gesetzlichen Bestimmungen für das Rechnungswesen? 6. Was ist in der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung geregelt und für wen gilt sie? 7. Wo werden die finanziellen Beziehungen zwischen den Gebietskörperschaften geregelt? 8. Welche Daten muss ein Buchungsbeleg beinhalten? 9. Wie wird eine Rechnung ordnungsgemäß adjustiert? 2. Buchhaltung 10. In welchen Buchhaltungssystemen können die Verbuchungen der Geschäftsfälle erfolgen? 11. Nennen Sie die Wesensmerkmale der Einnahmen- und Ausgabenrechnung! 12. Nennen Sie die Wesensmerkmale der Kameralistik! 13. Nennen Sie die Wesensmerkmale der doppelten Buchhaltung! 14. Erklären Sie die Begriffe Vermögen und Kapital (Bilanz)! 15. In welche zwei Kontenarten gliedern sich die Bestandskonten? 16. Nennen Sie Beispiele für aktive und passive Bestandskonten! 17. In welche zwei Kontenarten gliedern sich die Erfolgskonten (Gewinn- und Verlustrechnung)? 18. Nennen Sie die Wesensmerkmale des 3-Komponenten-Rechnungswesens! 19. Erklären Sie den Begriff Ergebnishaushalt! 20. Erklären Sie den Begriff Finanzierungshaushalt! 21. Erklären Sie den Begriff Vermögenshaushalt! 22. Wie errechnet sich das Nettoergebnis und der Nettofinanzierungssaldo? 23. Was ist der Detailnachweis auf Kontenebene? 3. Voranschlag 24. Was ist der Voranschlag? 25. Erklären Sie die vertikale und horizontale Gliederung! 26. Was verstehen Sie unter einer Voranschlagsstelle? 27. Welche Bestandteile hat die Voranschlagsstelle? 28. Was besagt der Haushaltshinweis? 29. Nach welchen Gesichtspunkten gliedert sich der Ansatz (Fonds)? 30. Wozu dient das Konto? 31. Wer arbeitet an der Erstellung des Voranschlages mit? 32. An wen ist der genehmigte Voranschlag zu übermitteln? 33. Nennen Sie fünf Budgetgrundsätze! 34. Was versteht man unter dem Budgetgrundsatz der Bruttoveranschlagung? 35. Erklären Sie den Begriff Budgetprovisorium! 36. Wer ist an der Vollziehung des Voranschlages beteiligt? 37. Was versteht man unter Gebarung? 38. Welche Zuständigkeiten sind in der Geschäftsordnung der NÖ Landesregierung bzw. in der Geschäftseinteilung des Amtes der NÖ Landesregierung geregelt? 39. Nennen Sie den Unvereinbarkeitsgrundsatz! 4. Rechnungsabschluss 40. Nennen Sie die Grundsätze des Rechnungsabschlusses! 41. Erklären Sie den Begriff „Zeitliche Abgrenzung“! 42. Nennen Sie die Bestandteile des Rechnungsabschlusses! 43. Was versteht man unter der Kassaprobe? 44. Welche Anlagen des Rechnungsabschlusses kennen Sie? 5. Vermögensverwaltung 45. Welche Aufgabenbereiche fallen in die Vermögensverwaltung? 46. Ab welcher Betragsgrenze sind Gegenstände zu inventarisieren? 47. Wie lauten die Grundsätze der Vermögensverwaltung? 48. Wie setzt sich das Landesvermögen zusammen? 49. Nennen Sie die Aufgabe einer Vermögensverwaltung? 50. Erklären Sie den Begriff „Abschreibung“! 51. Wie werden Vorräte bewertet? 52. Wie erfolgt die Kontrolle in der Inventar- und Materialverwaltung am Ende des Jahres? 6. Das Kassenwesen 53. Was versteht man unter dem Begriff „Kassenwesen“? 54. Welche Abteilung verwaltet sämtliche Gelbestände des Landes? 55. Worauf ist bei der Verwendung von Depositen besonders zu achten? 7. Das Verlagswesen 56. Was ist ein Verlag und bei welchen Stellen wurde er eingerichtet? 57. Erklären Sie die Vorgangsweise bei einer Verlagsabrechnung! 58. Erklären Sie den Begriff Cash-Pooling! ANHANG Inhalt Ergebnisrechnung Finanzierungsrechnung Vermögensrechnung Ansatzverzeichnis Kontenplan Nutzungsdauertabelle Verlagsabrechnung Ergebnisrechnung - Gesamthaushalt Angaben in EUR MVAG- Rechnungsabschluss Mittelverwendungs- und -aufbringungsgruppen (1. und 2. Ebene) Code 2024 Erträge 211 Erträge aus der operativen Verwaltungstätigkeit 2111 Erträge aus eigenen Abgaben 2112 Erträge aus Ertragsanteilen 2113 Erträge aus Gebühren 2114 Erträge aus Leistungen 2115 Erträge aus Besitz und wirtschaftlicher Tätigkeit 2116 Erträge aus Veräußerung und sonstige Erträge 2117 Nicht finanzierungswirksame operative Erträge 212 Erträge aus Transfers 2121 Transferertrag von Trägern des öffentlichen Rechts 2122 Transferertrag von Beteiligungen 2123 Transferertrag von Unternehmen (mit Finanzunternehmen) 2124 Transferertrag von Haushalten und Organisationen ohne Erwerbscharakter 2125 Transferertrag vom Ausland Investitions- und Tilgungszuschüsse zwischen Unternehmungen und Betrieben der 2126 Gebietskörperschaft und der Gebietskörperschaft 2127 Nicht finanzierungswirksamer Transferertrag 213 Finanzerträge 2131 Erträge aus Zinsen 2132 Erträge aus Zinsen aus derivativen Finanzinstrumenten mit und ohne Grundgeschäft 2133 Erträge aus Gewinnentnahmen von marktbestimmten Betrieben 2134 Sonstige Finanzerträge 2135 Erträge aus Dividenden/Gewinnausschüttungen 2136 Sonstige nicht finanzierungswirksame Finanzerträge 21 Summe Erträge Aufwendungen 221 Personalaufwand 2211 Personalaufwand (Bezüge, Nebengebühren, Mehrleistungen) 2212 Gesetzlicher und freiwilliger Sozialaufwand 2213 Sonstiger Personalaufwand 2214 Nicht finanzierungswirksamer Personalaufwand 222 Sachaufwand 2221 Gebrauchs- und Verbrauchsgüter, Handelswaren 2222 Verwaltungs- und Betriebsaufwand 2223 Leasing- und Mietaufwand 2224 Instandhaltung 2225 Sonstiger Sachaufwand 2226 Nicht finanzierungswirksamer Sachaufwand 223 Transferaufwand 2231 Transferaufwand an Träger des öffentlichen Rechts 2232 Transferaufwand an Beteiligungen 2233 Transferaufwand an Unternehmen (mit Finanzunternehmen) 2234 Transferaufwand an Haushalte und Organisationen ohne Erwerbscharakter 2235 Transferaufwand an das Ausland Investitions- und Tilgungszuschüsse zwischen Unternehmungen und Betrieben der 2236 Gebietskörperschaft und der Gebietskörperschaft 2237 Nicht finanzierungswirksamer Transferaufwand Ergebnisrechnung - Gesamthaushalt Angaben in EUR MVAG- Rechnungsabschluss Mittelverwendungs- und -aufbringungsgruppen (1. und 2. Ebene) Code 2024 224 Finanzaufwand 2241 Aufwendungen für Zinsen 2242 Zinsen und sonstige Aufwendungen aus derivativen Finanzinstrumenten mit und ohne Grundgeschäft Gewinnentnahmen von Unternehmungen und marktbestimmten Betrieben der 2243 Gebietskörperschaft (innerhalb der Gebietskörperschaft) 2244 Sonstiger Finanzaufwand 2245 Nicht finanzierungswirksamer Finanzaufwand 22 Summe Aufwendungen SA0 Saldo (0) Nettoergebnis (21 - 22) Haushaltsrücklagen 230 Entnahmen von Haushaltsrücklagen 2301 Entnahmen von Haushaltsrücklagen 240 Zuweisungen an Haushaltsrücklagen 2401 Zuweisungen an Haushaltsrücklagen SA01 Saldo (01) Haushaltsrücklagen (230 - 240) SA00 Saldo (00) Nettoergebnis nach Haushaltsrücklagen (Saldo 0 + Saldo 01) Finanzierungsrechnung - Gesamthaushalt Angaben in EUR MVAG- Rechnungsabschluss Mittelverwendungs- und -aufbringungsgruppen (1. und 2. Ebene) Code 2024 311 Einzahlungen aus operativer Verwaltungstätigkeit 3111 Einzahlungen aus eigenen Abgaben 3112 Einzahlungen aus Ertragsanteilen 3113 Einzahlungen aus Gebühren 3114 Einzahlungen aus Leistungen 3115 Einzahlungen aus Besitz und wirtschaftlicher Tätigkeit Einzahlungen aus Veräußerung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) und 3116 sonstige Einzahlungen 312 Einzahlungen aus Transfers 3121 Transferzahlungen von Trägern des öffentlichen Rechts 3122 Transferzahlungen von Beteiligungen 3123 Transferzahlungen von Unternehmen (inkl. Finanzunternehmen) 3124 Transferzahlungen von Haushalten und Organisationen ohne Erwerbscharakter 3125 Transferzahlungen vom Ausland Investitions- und Tilgungszuschüsse zwischen Unternehmungen und Betrieben der 3126 Gebietskörperschaft und der Gebietskörperschaft 313 Einzahlungen aus Finanzerträgen 3131 Einzahlungen aus Zinserträgen Einzahlungen aus Zinsen aus derivativen Finanzinstrumenten mit und ohne 3132 Grundgeschäft 3133 Einzahlungen aus Gewinnentnahmen von marktbestimmten Betrieben 3134 Sonstige Einzahlungen aus Finanzerträgen 3135 Einzahlungen aus Dividenden/Gewinnausschüttungen 31 Summe Einzahlungen operative Gebarung 321 Auszahlungen aus Personalaufwand Auszahlungen für Personalaufwand (Bezüge, Nebengebühren und 3211 Mehrleistungsvergütungen) 3212 Auszahlungen für gesetzliche und freiwillige Sozialaufwendungen 3213 Auszahlungen aus sonstigem Personalaufwand 322 Auszahlungen aus Sachaufwand 3221 Auszahlungen für Gebrauchs- und Verbrauchsgüter, Handelswaren 3222 Auszahlungen für Verwaltungs- und Betriebsaufwand 3223 Auszahlungen für Leasing- und Mietaufwand 3224 Auszahlungen für Instandhaltung 3225 Sonstige Auszahlungen aus Sachaufwand 3226 Auszahlungen aus der Inanspruchnahme von Haftungen 323 Auszahlungen aus Transfers 3231 Transferzahlungen an Träger des öffentlichen Rechts 3232 Transferzahlungen an Beteiligungen 3233 Transferzahlungen an Unternehmen (inkl. Finanzunternehmen) 3234 Transferzahlungen an Haushalte und Organisationen ohne Erwerbscharakter 3235 Transferzahlungen an das Ausland Investitions- und Tilgungszuschüsse zwischen Unternehmungen und Betrieben der 3236 Gebietskörperschaft und der Gebietskörperschaft Finanzierungsrechnung - Gesamthaushalt Angaben in EUR MVAG- Rechnungsabschluss Mittelverwendungs- und -aufbringungsgruppen (1. und 2. Ebene) Code 2024 324 Auszahlungen aus Finanzaufwand 3241 Auszahlungen für Zinsen Auszahlungen für Zinsen aus derivativen Finanzinstrumenten mit und ohne 3242 Grundgeschäft 3243 Auszahlungen aus Gewinnentnahmen von marktbestimmten Betrieben 3244 Sonstige Auszahlungen aus Finanzaufwendungen 32 Summe Auszahlungen operative Gebarung SA1 Saldo (1) Geldfluss aus der operativen Gebarung (31 – 32) 331 Einzahlungen aus der Investitionstätigkeit 3311 Einzahlungen aus der Veräußerung von immateriellem Vermögen 3312 Einzahlungen aus der Veräußerung von Grundstücken und Grundstückeinrichtungen 3313 Einzahlungen aus der Veräußerung von Gebäuden und Bauten Einzahlungen aus der Veräußerung von technischen Anlagen, Fahrzeugen und 3314 Maschinen 3315 Einzahlungen aus der Veräußerung von Amts-, Betriebs- und Geschäftsausstattung 3316 Einzahlungen aus der Veräußerung von Kulturgütern 3317 Einzahlungen aus der Veräußerung von Beteiligungen 3318 Einzahlungen aus der Veräußerung von kofinanzierten Schutzbauten 332 Einzahlungen aus