Tietojohtaminen Kurssikirja 1 PDF

TAMPEREEN TEKNILLINEN YLIOPISTO TIETOJOHTAMISEN TUTKIMUSKESKUS NOVI LAIHONEN HARRI HANNULA MIKA HELANDER NINA...

TAMPEREEN TEKNILLINEN YLIOPISTO TIETOJOHTAMISEN TUTKIMUSKESKUS NOVI LAIHONEN HARRI HANNULA MIKA HELANDER NINA ILVONEN ILONA JUSSILA JARI KUKKO MARIANNE KÄRKKÄINEN HANNU LÖNNQVIST ANTTI MYLLÄRNIEMI JUSSI PEKKOLA SAMULI VIRTANEN PASI VUORI VILMA YLINIEMI TERHI Mitä on tietojohtaminen? Mihin sitä tarvitaan ja mitä hyötyä siitä on? Kenen vastuulle tietojohtamisen tehtävät organisaatioissa kuuluvat? I E TOJO T I E TO J O H TA M I N E N Kirja tarjoaa tiiviin, mutta laaja-alaisen esittelyn T H tietojohtamisen alasta. Se tarjoaa perustietämystä alan käsitteistöstä ja erilaisista johtamisen lähestymistavoista. Se on tarkoitettu oppikirjaksi korkeakouluihin ja T AM perusteokseksi käytännön työelämää tukemaan. Kirjan tekijöinä on joukko Tampereen teknillisen yliopiston Tietojohtamisen tutkimuskeskus Novin professoreita ja kokeneita tutkijoita. INEN ISBN 978-952-15-3057-9 (nid.) ISBN 978-952-15-3058-6 (PDF)  Tampereen teknillinen yliopisto Tampere University of Technology TIETOJOHTAMINEN Laihonen Harri Hannula Mika Helander Nina Ilvonen Ilona Jussila Jari Kukko Marianne Kärkkäinen Hannu Lönnqvist Antti Myllärniemi Jussi Pekkola Samuli Virtanen Pasi Vuori Vilma Yliniemi Terhi Tampereen teknillinen yliopisto Tiedonhallinnan ja logistiikan laitos Tampere 2013 ISBN 978-952-15-3057-9 (nid.) ISBN 978-952-15-3058-6 (PDF) Taitto: Mari Pakarinen/Juvenes Print Paino: Juvenes Print, Tampere 2013 Sisällys Alkusanat..................................................................................................... 5 1. Johdanto.................................................................................................. 6 2. Miksi tietojohtamista tarvitaan?........................................................... 10 Tietojohtaminen ja yleinen johtamiskirjallisuus........................................... 10 Tietojohtamisen haasteet ja mahdollisuudet.............................................. 13 3. Mitä on tieto?........................................................................................... 17 Mistä tieto tulee?........................................................................................ 17 Tiedon moninaisuus.................................................................................... 17 Tiedon laatu................................................................................................ 19 Tieto turvaan.............................................................................................. 21 4. Tiedosta arvoa......................................................................................... 24 Tietoperustainen arvonluonti...................................................................... 24 Tietojohtaminen tietointensiivisen organisaation arjessa ja johtamisessa... 28 5. Tietojohtamisen liikkeenjohdolliset lähestymistavat...................... 32 5.1 Aineettoman pääoman johtaminen..................................................... 35 Havahtuminen aineettoman pääoman merkitykseen.......................... 35 Keskeiset käsitteet............................................................................... 38 Aineeton pääoma eri tasoilla................................................................ 40 Käytännön ratkaisut aineettoman pääoman johtamisessa................... 42 5.2 Liiketoimintatiedon hallinta................................................................. 44 Liiketoimintatiedosta kilpailuetua........................................................ 44 Liiketoimintatiedon hallinta jalostaa tietoa päätöksenteon tueksi........ 45 Liiketoimintatiedon hallinta käytännössä............................................. 49 5.3 Tietämyksenhallinta ja organisaation oppiminen................................. 51 Mitä tietämyksenhallinta on?............................................................... 51 Miksi tietämyksenhallintaa tarvitaan organisaatioissa?........................ 52 Tietämyksenhallinnan strategiat.......................................................... 54 Mitä organisaation oppiminen on?....................................................... 58 Miksi organisaation pitää oppia?.......................................................... 59 6. Tietojärjestelmät ja tietohallinto....................................................... 62 Tietojärjestelmät organisaatioissa............................................................... 63 Tietojärjestelmien ja tietohallinnon merkitys organisaatioille...................... 65 Tietojärjestelmien tuki erilaisille prosesseille............................................... 68 Tietohallinnon tehtävä................................................................................ 69 Tietohallintotoiminnon eri osa-alueet........................................................ 72 Tieto- ja viestintäteknologian rooli ihmisten linkittämisessä...................... 74 7. Lopuksi....................................................................................................... 77 Alkusanat Hyvä lukija T ieto on aina ollut kaiken inhimillisen toiminnan peruste. Sen tär- keys yritysten ja myös julkisen sektorin organisaatioiden keskei- senä resurssina on kuitenkin laajasti ymmärretty vasta 1990-luvun lopulta alkaen. Nykyisin tiedon ja sen johtamisen tärkeyttä ei juu- ri tarvitse perustella. Tarvitsemme välineitä, joiden avulla tietoa eri muodoissaan voidaan johtaa ja kehittää. Tietojohtaminen on nuori tieteenala, ja sen käsitteet ovat vielä vakiintumattomia. Tieto ja siihen liittyvät ilmiöt ovat monimutkaisia ja abstrakteja. Jotta näitä asioita voidaan kehittää, tarvitaan täsmälli- siä käsitteitä, joilla asioista voi puhua ja kirjoittaa. On myös tärkeää, että tietojohtamisen parissa työskentelevät henkilöt hallitsevat tietyt peruskäsitteet. Yksi ja ehkä keskeisin tämän kirjan tavoite onkin luo- da ymmärrystä tietojohtamiseen liittyvistä käsitteistä ja siitä, miten ne liittyvät toisiinsa. Kirja on tarkoitettu tietojohtamisen opintoja yliopistossa tai am- mattikorkeakoulussa aloitteleville henkilöille perusoppikirjaksi, sekä myös asiantuntijoille ja johtajille, jotka soveltavat tietojohtamis- ta käytännössä. Sekä tieto että johtaminen ovat isoja sanoja, kuten myös niiden yhdistelmä tietojohtaminen. Näin ollen tietojohtamista ei tule määritellä liian kapeasti. Tässä hengessä on kirjoitettu myös tämä kirja. Tietojohtamisen koulutusohjelma perustettiin Tampereen teknil- liseen yliopistoon 1999. Reilun kymmenen vuoden aikana yliopistos- sa on julkaistu alalta kymmeniä väitöskirjoja, satoja muita opinnäyt- teitä, tieteellisiä artikkeleja ja myös lukuisia aiheeseen liittyviä kirjoja ja tutkimusraportteja. Käsillä oleva kirja on kuitenkin ensimmäinen alan suomenkielinen perusteos. Sen kirjoittamiseen on osallistunut lukuisa joukko tietojohtamisen opettajia ja tutkijoita. Se on vuoropu- helun tulos ja lyhyt johdanto tietojohtamisen maailmaan, jota koh- taan se toivottavasti herättää lukijansa uteliaisuuden. Tampereella 7.4.2013 Mika Hannula tietojohtaminen 5 1. Johdanto J ohtamisen mallit ja käytännöt kehittyvät yhteiskunnan muutoksen ja siitä syntyvien tarpeiden mukana. Nykyisistä johtamisen mal- leista, teorioista ja työkaluista monet juontavat juurensa teollistumi- sen aikakaudelle. Silloin yleistyi teollinen tavaroiden massatuotanto, syntyi suuria organisaatioita ja tuli tarve kehittää systemaattisia joh- tamisen keinoja. Niiden avulla voitiin varmistua siitä, että teollinen tuotanto oli tehokasta ja kannattavaa. Nykyisin Suomen työpaikoista jo kaksi kolmasosaa on palvelu- sektorilla. Lisäksi teollisestakin työstä merkittävä osa muodostuu erilaisista asiantuntijatehtävistä, kuten tuotekehityksestä ja markki- noinnista, ja varsinainen teollinen tavarantuotanto on monilla aloil- la siirtynyt globaalissa työnjaossa Suomea halvemman kustannusta- son maihin. Jälkiteollisessa tieto- ja palveluyhteiskunnassa tiedon ja muiden aineettomien asioiden merkitys korostuu. Yrityksen kilpai- lukyky ja menestys perustuvat tietoon ja osaamiseen. Kyse on siitä, kuinka hyvin tiedosta ja osaamisesta kyetään luomaan asiakkaan ar- vostamia tuotteita ja palveluita. Tietojohtaminen on uudehko johtamisen osa-alue, jonka taustalla on ajatus tiedon merkittävästä roolista organisaatioiden menestymi- sessä. Tietojohtamisesta alettiin Suomessa puhua 1990-luvulla. Alan kehittymiselle on ollut keskeistä tieto- ja viestintäteknologian nopea kehittyminen, joka on tarjonnut uudenlaisia mahdollisuuksia datan ja informaation varastointiin, analysointiin ja välittämiseen. Samalla teknologia on kuitenkin luonut myös uusia haasteita, kuten asian- tuntijoiden kokeman tietotulvan. Tietojohtamiseen liittyvät käsitteet ovat vielä jossain määrin va- kiintumattomia. Tieteentekijät, puhumattakaan käytännön sovel- tajista, käyttävät erilaisia ja joskus keskenään ristiriitaisia käsitteitä. Lisäksi tietojohtamisen ilmiöt ovat pääsääntöisesti aineettomia, min- kä vuoksi niiden ymmärtämiseen tarvitaan yksinkertaisia ja selkeitä käsitteitä. Jos emme voi nimetä käsittelemiämme ilmiöitä, emme voi niitä myöskään ymmärtää, saati sitten johtaa. Yksi tämän kirjan ta- voitteista onkin jäsentää tietojohtamisen käsitteiden kenttää ja tarjo- ta erityisesti tietojohtamisen käytännön soveltajille käsitteitä ja työ- kaluja tietojohtamisen perusasioiden omaksumiseen ja hallintaan. 6 tietojohtaminen  Mitä uutta tietojohtaminen sitten tuo johtamisen kenttään? En- sinnäkin tietojohtaminen tarjoaa käsitteitä ja malleja, joiden avul- la voidaan kuvata ja ymmärtää tiedon eri muotoja sekä tiedon roolia osana organisaation toimintaa. Toiseksi se tarjoaa johtamisen malleja, joiden avulla tietoa voidaan hallita. Kolmanneksi tietojohtaminen tuo teknistä järjestelmäosaamista tietojohtamisen käytännön toteutuk- seen. Kuva 1 havainnollistaa tätä asetelmaa. LÄHTÖKOHTANA Johtamisen haasteet tieto- ja palveluyhteiskunnassa tietojohtamisen näkökulmat Ilmiön Johtamisen käytännöt Johtamistyökalut ymmärtäminen Miten tietoa (tieto- Millaisilla välineillä Miten tiedosta luodaan resursseja) johdetaan johtamista tuetaan, arvoa liiketoiminta- organisaatiossa; miten miten välineitä prosesseissa? organisaatiota johdetaan hyödynnetään? tiedon avulla? Kuva 1. Tietojohtamisen näkökulmat. Kuvassa 1 tietojohtamisen lähtökohdaksi on otettu modernin tieto- ja palveluyhteiskunnan johtamishaasteet. Näihin haasteisiin vastaa- minen edellyttää tietojohtamisen perusteellista ymmärtämistä. Yksi tietojohtamisen tarkastelutaso on tietoperustaisen arvonluontipro- sessin ymmärtäminen eli sen ymmärtäminen, miten tiedosta luodaan arvoa erilaisissa liiketoimintaprosesseissa ja -ympäristöissä. Toisella tietojohtamisen tarkastelutasolla kohteena ovat johtamisen käytän- nöt. Tärkeiden tietoresurssien tunnistaminen, kehittäminen ja joh- tietojohtaminen 7  taminen on mahdollista, kun ymmärretään, miten organisaatio luo arvoa eri sidosryhmille. Kolmantena tarkastelutasona ovat käytän- nön johtamistyökalut. Niiden yhteydessä huomio kohdistuu siihen, millaisilla työkaluilla aineettomista tietoprosesseista saadaan parem- pi ote ja miten uusia tieto- ja viestintäteknologian mahdollistamia välineitä voidaan hyödyntää johtamisen tukena. Tietojohtamisesta voidaan tunnistaa kaksi pääsuuntausta: liik- keenjohdollinen ja tietotekninen. Liikkeenjohdon suuntaus tarkaste- lee tietoa yrityksen menestystekijänä ja pyrkii kehittämään välineitä tietoon liittyvien johtamistehtävien suorittamiseksi. Tietotekninen suuntaus puolestaan korostaa tietojärjestelmien merkitystä tiedon- hallinnassa. Nämä suuntaukset nivoutuvat toisiinsa, ja niiden erotte- lu on osin keinotekoista, mutta erilaisten painotusten tunnistaminen auttaa kuitenkin hahmottamaan erityyppisiä tietojohtamisen haas- teita ja ratkaisuja. Yleisesti ottaen tietojohtaminen näkyy organisaatioissa kahdel- la tavalla. Yhtäältä se on osa jokaisen tietotyöläisen ammattiosaa- mista ja käsitteellistä työkalupakkia. Jokaisen yksilön ja työryhmän – toimialasta riippumatta – on hallittava esimerkiksi tiedon jakami- sen käytäntöjä ja sitä tukevia välineitä. Toisaalta on olemassa myös erityisiä tietojohtamisen tehtäviä, joita suorittavat esimerkiksi yritysten liike- toimintatiedon hallintaan erikoistuneet Tietojohtaminen analyytikot sekä tietojärjestelmien han- kinnasta ja ylläpidosta vastaavat tieto- on tietoyhteiskunta- hallinnon asiantuntijat. aikakauden johtamisparadigma Tietojohtaminen on jo kohtalaisen on erikoistunut tietoon liittyviin johtamiskysymyksiin vakiintunut oppiaine Suomen yliopis- toissa ja korkeakouluissa. Esimerkiksi tarjoaa ajattelumalleja ja työkaluja tietonäkökulman Lappeenrannan ja Tampereen teknil- haltuunottoon lisissä yliopistoissa tietojohtamista on organisaatioissa. opetettu 2000-luvun alusta asti. Työ- elämässä toimii jo varsin suuri jouk- ko tietojohtamista pää- tai sivuainei- naan opiskelleita diplomi-insinöörejä ja maistereita. Lisäksi tietojohtamisesta on julkaistu pelkästään Suo- messa kymmeniä väitöskirjoja ja satoja maisteritason opinnäytteitä. Kansainvälisesti tietojohtaminen on niin ikään vakiintunut, joskin hajanainen tutkimuskenttä. Tietojohtamisen eri osa-alueita, kuten 8 tietojohtaminen aineettoman pääoman johtamista, tietojärjestelmien kehittämistä ja hallintaa, liiketoimintatiedon hallintaa tai tietämyksenhallintaa, tar- kastellaan omissa vakiintuneissa tieteellisissä konferensseissaan ja tiedelehdissään. Tietojohtamisen ammattilaiset toimivat hyvin moninaisissa työ- tehtävissä. Tietohallinnon kehitys- ja johtotehtävät ovat tyypillinen esimerkki teknisesti suuntautuneen tietojohtamisen asiantunti- jan työkentästä. Liikkeenjohdollisesti suuntautunut tietojohtamisen asiantuntija puolestaan kehittää esimerkiksi yrityksen liiketoimin- tatiedon hallinnan tai tietotyön johtamisen käytäntöjä. Monet tieto- johtamista opiskelleet eivät kuitenkaan ole missään erityisessä tieto- johtamisen tehtävässä – sen sijaan he toimivat erilaisissa johtamis-, asiantuntija- ja kehitystehtävissä, niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. tietojohtaminen 9 2. Miksi tietojohtamista tarvitaan? Tietojohtaminen ja yleinen johtamiskirjallisuus S amoin kuin teollisuustalous on kehittynyt teollisen liiketoiminnan erityistarpeisiin, tietojohtaminen on muodostunut tietointensii- visten organisaatioiden johtamisparadigmaksi. Tietojohtamisessa on siis kyse tietointensiivisten organisaatioiden ja tietotyöläisten toi- minta- ja johtamismalleista. Tietojohtaminen pyrkii edistämään työn sujuvuutta ja organisaatioiden suorituskykyä. Moderni yhteiskunta perustaa menestyksensä suurelta osin tie- don varaan. Tyypillisiä esimerkkejä tärkeistä tietoresursseista ovat yksilöiden osaaminen, organisaatioiden käyttämät tietojärjestelmät, tietoverkot sekä moninaiset toiminta- ja johtamismallit. Johtamisen näkökulmasta tietoresurssit ovat vaikeasti hallittavia aineettoman ja dynaamisen luonteensa vuoksi. Yksilöt ja organisaatiot etsivät jat- kuvasti uusia tapoja kartuttaa ja hyödyntää tietoa. Tieto- ja viestin- täteknologian rooli näiden tehtävien tukena on merkittävä. Tämän kehityksen seurauksena erilaisten tietoresurssien tehokkaasta joh- tamisesta on tullut keskeinen tekijä organisaatioiden suorituskyvyn kehittämisessä. Alkuaikoina tietojohtaminen keskittyi enemmän tiedon tuotta- miseen ja jakamiseen. Tällöin sen asema organisaatiossa oli rinnas- tettavissa yrityksen muihin perinteisiin funktioihin, kuten mark- kinointiin, laskentatoimeen tai henkilöstöjohtamiseen. Puhuttiin tiedonhallinnasta, mikä kuvasikin tämän toiminnon tehtävää ja ta- voitetta. Tietoa kerättiin tietokantoihin ja siitä tuotettiin raportteja. Pyrittiin myös varmistamaan, että tietokantoihin tallennettu tieto olisi henkilöstön saatavissa. Sittemmin painopiste on siirtynyt tiedon tuotannosta enemmän tiedon hyödyntämiseen. Tietoyhteiskuntake- hityksen myötä tieto on noussut yhdeksi merkittäväksi tekijäksi pe- rinteisten tuotannontekijöiden rinnalle. Kilpailukykyä haetaan ny- kyisin entistä enemmän tiedon avulla. Kuvassa 2 tietojohtamista on kuvattu johtamisparadigmana, joka ylittää perinteiset funktiorajat. Kuvassa tietojohtaminen on esitetty myös tekniikan ja johtamisen yhdistävänä toimintana. Tämä ajattelu- 10 tietojohtaminen tapa on ollut vahvassa roolissa tietojohtamisen kehittyessä. Toisaalta tietojohtamisen moniulotteisuus asettaa myös uudenlaisia osaamis- tarpeita. Sen lisäksi, että on ymmärrettävä liiketoimintaa ja johta- mista, on ymmärrettävä myös johtamisessa tarvittavaa tieto- ja vies- tintäteknologiaa sekä tiedon rooli organisaatioiden toiminnassa. Tieto- ja viestintäteknologia Tietojärjestelmät Tietotekniikka Tietojohtaminen Henkilöstö- Strateginen Markkinointi Laskentatoimi johtaminen johtaminen Liiketaloustiede/johtaminen Kuva 2. Tietojohtaminen ja yleinen johtamiskirjallisuus. Tietojohtamisen keskeisenä haasteena ja varsinaisena johtamistoi- mintojen kehittämisen lähtökohtana on tietoon pohjautuvan ar- vonluontilogiikan ymmärtäminen. Kyse on siis siitä, miten tiedosta luodaan arvoa. Sitä syntyy, kun tietoa hyödynnetään älykkäästi niin operatiivisessa työssä kuin toiminnan kehittämisessä. Tämän kirjan keskeisenä viestinä onkin, että tietojohtamista tulee lähestyä tiedon hyödyntämisen näkökulmasta. Tiedon kerääminen ja varastointi ei- vät saa nousta itsetarkoituksiksi. Liiketoimintastrategiaa ja tavoit- teiden saavuttamista tukevan tietojohtamisen tulee määritellä, mitä tietoa kerätään ja miksi. tietojohtaminen 11  Tietoon perustuvan arvonluontilogiikan pohjalta pystytään ke- hittämään lähestymistapoja, joilla tietoresurssien hallintaa ja varsi- naista arvonluontiprosessia sekä niihin liittyviä johtamistoimintoja ja -välineitä voidaan kehittää. Tietojohtaminen on kokonaisvaltai- nen toiminto, jolla tuetaan organisaation arvonluontiprosessia. Tie- toa tarvitaan asioiden ymmärtämiseen, päätöksentekoon sekä uuden tiedon luomiseen. Nämä prosessit eivät rajoitu markkinoinnin, las- kentatoimen tai strategisen johtamisen perinteisiin tehtäväalueisiin. Niitä ei myöskään käytännössä voi lokeroida ja vastuuttaa yksin tuo- tannolle, myynnille tai johdolle (kuva 3). Tuotanto Myynti Johtaminen Tietojohtaminen Kuva 3. Tietojohtaminen läpäisee perinteiset organisatoriset funktiot. Kuva 3 kuvaa yksinkertaistetusti sitä, kuinka tietojohtamisesta on tullut osa jokaisen organisaation työntekijän työtä. Lähes jokaises- sa tehtävässä tietoa kerätään ja hyödynnetään jatkuvasti. Koko or- ganisaation mittakaavassa tietojohtamisen tehtävänä on muodostaa kokonaiskuva organisaation hallussa olevasta tiedosta ja valjastaa se palvelemaan liiketoimintaa. Kuvaa voitaisiin vielä täydentää asiak- kaalla ja muulla organisaation ulkoisella ympäristöllä, koska ulkoisen tiedon merkitys toiminnan kehittämisessä on merkittävä. Tietojohtamisessa ei siis ole kyse yksinomaan perinteisen ajatte- lutavan mukaisesta johtamistoiminnosta. Siitä on tieto- ja palvelu- yhteiskuntakehityksen seurauksena muodostunut arvoa luova ydin- prosessi kasvavalle joukolle organisaatioita toimialasta riippumatta. Tietojohtamisesta on tullut koko organisaation läpäisevä toiminta- malli, josta ovat käytännössä vastuussa kaikki työntekijät. 12 tietojohtaminen Tietojohtamisen haasteet ja mahdollisuudet Tässä kirjassa tarkastellaan organisaation tietoresursseja laajasti. Tar- kastelu ei rajaudu tieto- ja viestintäteknologian tarjoamiin mahdol- lisuuksiin tai pehmeämpiin, ihmisten johtamiseen liittyviin näkö- kulmiin. Sen sijaan pyrkimyksenä on tarkastella kokonaisvaltaisesti erilaisten tietoon liittyvien tekijöiden merkitystä organisaation joh- tamisessa. Tiedon tehokkaan hyödyntämisen kannalta on tärkeää tunnistaa sekä teknologian että ihmisten toiminnan merkitys asetet- tujen tavoitteiden saavuttamisessa. Toiminnan ohjaamisessa on tärkeää, että johtamiskäytännöt, ylei- set toimintamallit sekä tietotekniset ratkaisut muodostavat yhtenäi- sen kokonaisuuden ja yksilöiden toimintaa järkevästi tukevat raken- teet. Teknologia luo uudenlaisia mahdollisuuksia, mutta on tärkeää tiedostaa, että se harvoin yksin ratkaisee tiedonhallinnan ongelmia. Sen lisäksi tarvitaan ihmisten sitoutumista ja osaamista. Lisäksi on tärkeää, että esimerkiksi johtamiskäytännöt ja toimintamallit ovat sellaisia, että ne eivät muodosta esteitä työnteon sujuvuudelle. Tietojohtamista tarvitaan yhteiskunnan eri tasoilla. Yksilöt, tiimit, organisaatiot ja erilaiset verkostot pyrki- vät hyötymään niin omista kuin toisten- sa tietoresursseista. Innovatiivisissa tii- meissä yhdistellään erilaista osaamista, Tietojohtamisen tehtävänä ja organisaatiot ulkoistavat ja keskittyvät on muodostaa kokonaiskuva ydintoimintoihinsa. Verkostoissa luodaan organisaation hallussa olevasta lisäarvoa yhdistelemällä erilaisia palve- tiedosta ja valjastaa se lu- tai tuotekokonaisuuksia tarjoomaksi. palvelemaan liiketoimintaa. Tietoresurssien paremmalla hallinnalla voidaan sekä kasvattaa toiminnan tehok- kuutta että lisätä asiakasarvoa. Tehok- kuuden kasvattamisella pyritään laskemaan kustannuksia, kun taas asiakasarvon lisäämisellä pyritään kasvattamaan asiakkaan kokemaa hyötyä. On tärkeää huomata, että arvo voi ilmetä myös muuna kuin taloudellisena menestyksenä, esimerkiksi lisääntyneenä vapaa-aikana tai yleisenä hyvinvointina. Yrityksen kannalta on kuitenkin olennaista, että asiakas on valmis maksamaan kokemastaan arvosta, sillä pitkäl- lä aikavälillä liiketoiminnan kannattavuus on perusedellytys yrityksen olemassaololle. tietojohtaminen 13  Aina asiakasarvon kasvattaminen ei kuitenkaan johda liiketoi- minnan kannattavuuden paranemiseen. Tämä johtuu siitä, että kaik- ki yritykset pyrkivät parantamaan tarjoomaansa. Asiakas ei ole val- mis maksamaan lisää kokemastaan asiakasarvon paranemisesta, jos kilpailevat tarjoomat tuottavat saman kokemuksen. Näin ollen yri- tyksen kannattavuuden parantaminen edellyttää, että yritys kyke- nee tuottamaan asiakkaalleen kilpailijoitaan paremman tarjooman ja mielellään myös kilpailijoitaan tehokkaammin. Menestyäkseen nopeasti muuttuvilla markkinoilla yritykset valitsevat erilaisia stra- tegioita. Yksi yritys voi keskittyä poikkeuksellisen korkean arvon tuottamiseen asiakkaalle. Toinen yritys taas saattaa rakentaa menes- tyksensä poikkeuksellisen tehokkuuden varaan, jolloin asiakkaan kokeman arvon ei välttämättä tarvitse olla poikkeuksellisen korkea. Jotta tämänkaltaiset strategiset valinnat olisivat mahdollisia, on yri- tyksellä oltava tietoa ja ymmärrys sekä omasta liiketoiminnastaan että liiketoimintaympäristöstään. Tietojohtamisen haasteet ja samalla myös sen tarjoamat mahdol- lisuudet ilmenevät niin operatiivisella kuin strategisella tasolla. Ope- ratiivisella tasolla kyetään välttämään päällekkäinen työ, jotta pyörää ei tarvitse niin sanotusti keksiä uudelleen. Tietojohtamisen onnistu- essa olemassa olevaa tietoa kyetään hyödyntämään uudelleen ja saa- vutetaan merkittäviä tehokkuushyötyjä. Yksittäisen asiantuntijan kohdalla tämä vähentää työkuormaa ja mahdollistaa keskittymisen tärkeämpiin tehtäviin. Strategisella tasolla tietojohtamisen käytän- nöt auttavat tunnistamaan oleelliset tietoresurssit ja hyödyntämään niitä organisaation toiminnassa. Li- säksi tietojohtaminen tarjoaa työka- luja näiden aineettomien ja vaikeasti Tietoresurssien tehokkaasta hahmotettavien resurssien mittaa- johtamisesta on tullut keskeinen miseen ja arvottamiseen. tekijä organisaatioiden suorituskyvyn kehittämisessä. Yksittäisen työntekijän tuotta- Tietojohtaminen tarjoaa monia vuutta edistävät uudenlaiset ja älyk- käytäntöjä, joiden avulla voidaan käämmät työn tekemisen tavat ovat tehostaa toimintaa ja varmistaa yleistyneet erityisesti tietotyössä. organisaation suoriutumiskyky. Tietotyön tehokas tekeminen edel- lyttää toisenlaisia työtiloja ja välinei- tä kuin mihin olemme perinteisesti tottuneet. Esimerkiksi etätyö, avokonttorit, erilaiset innovaatiotilat ja videoneuvottelut luovat uusia mahdollisuuksia tiedon jakamiseen 14 tietojohtaminen ja hyödyntämiseen. Organisaatiotasolla tietojohtamisen ratkaisut ovat monelle tuttuja. Olemassa olevan tiedon tehokas hyödyntämi- nen on tietojohtamisen alkuajoista asti nähty tavaksi kehittää suo- rituskykyä. Uuden tiedon luominen puolestaan on innovaatiotoi- minnan ytimessä. Ihmisten erilaisten osaamispohjien yhdistäminen, tiimityö, sosiaalinen vuorovaikutus ja tiedon jakaminen tuottavat uusia tulkintoja ja mahdollistavat liiketoimintaympäristön ymmärtä- misen ja oman toiminnan jatkuvan kehittämisen. Kyse on tietojohta- misen ydinprosesseista. Viime vuosina tietojohtamisen käytäntöjä on kasvavassa määrin sovellettu myös verkostojen, alueiden ja kansan- talouksien johtamisessa ja kehittämisessä. Tälläkin tasolla esimerkik- si keskeisimpien tietoresurssien tunnistaminen ja yhteistyökäytäntö- jen edistäminen tarjoavat keinoja kehittää kilpailukykyä. Tietojohtamisen ongelmat ovat useimmille tuttuja. Tiedosta tun- tuu aina olevan joko puutetta tai sitä on aivan liikaa. Viime vuosina tietotulvasta on tullut yksi keskeinen tietotyön tuottavuushaaste. Mo- net puhuvat myös työn jatkuvan keskeytymisen tuomasta haasteesta. Ajan henkeen kuuluu olla jatkuvasti sähköisin välinein tavoitettavissa. Asiantuntijat eivät ehdi keskittyä oleelliseen. Aika ei tunnu riittävän oleellisten asioiden seulomiseen valtavasta sähköpostitulvasta, tai jat- kuvasti päivittyvä ammattikirjallisuus ja sähköiset lähteet aiheuttavat riittämättömyyden tunnetta. Nopeasti liikkuvasta tiedosta ja lukuisista teknisistä mahdollisuuksista huolimatta tieto ei tunnu kulkevan asian- tuntijoiden välillä tai johdon ja henkilöstön välillä. Tietojohtamisen ongelmat eivät rajoitu ainoastaan organisaation si- sälle. Toisinaan asiakkaan tarpeita ei tunneta riittävän hyvin eikä toimin- taympäristön muutoksista saada riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi. Lukemattomista sähköisistä tietolähteistä, joista suurin osa on avoimia ja kaikkien saatavissa olevia, on vaikea löytää olennaisimpia. Jatkuva on- gelma ovat myös toimimattomat tai yhteensopimattomat tietojärjestel- mät. Aivan viime vuosina on alettu kiinnittää huomiota myös väestön ikääntymiseen, sillä tärkeän tiedon ja osaamisen häviäminen eläköity- vän työntekijän mukana on vakava ongelma. Sama ongelma liittyy myös työpaikkaa vaihtaviin työntekijöihin. Heidän lähtönsä yhteydessä on kysymys myös tietoturvaongelmasta. Tietoturvalla on perinteisesti ym- märretty lähinnä datan ja informaation turvaamista, mutta lisäksi tulisi turvata myös organisaation jäseniin sidottu inhimillinen tieto. Ongelmista tai haasteista huolimatta tietoon liittyy valtava poten- tiaali, ja yhä useamman yrityksen menestyminen perustuukin hen- tietojohtaminen 15 kilöstön tietoon ja osaamiseen. Syvällinen osaaminen luo kestävää kilpailuetua, mikäli sitä kyetään hyödyntämään tehokkaasti. Tieto- johtaminen tarjoaa monia käytäntöjä, joiden avulla voidaan tehostaa toimintaa ja varmistaa organisaation suoriutumiskyky. Tässä kirjassa pyritään valottamaan, kuinka tiedosta luodaan arvoa sekä organisaa- tiolle itselleen että organisaation asiakkaille ja kuinka tietojohtaminen voi auttaa näiden prosessien kehittämisessä. Kirjan kantavana ajatuk- sena on, että tietojohtamisen arvo realisoituu vain, kun tietoa hyödyn- netään. Tämän näkemyksen mukaan keskiössä on tiedon käyttäjä. 16 tietojohtaminen 3. Mitä on tieto? Mistä tieto tulee? L iiketaloustieteen tutkimustraditio samoin kuin yhteiskuntatieteen tutkimus tukeutuvat pääasiallisesti kahteen vastakkaiseen tieteen- filosofiaan: positivismiin tai sosiaaliseen konstruktionismiin. Perus- tavaa laatua olevaa eroa näiden kahden tieteenkäsityksen välillä voi- daan lähestyä käsitteiden ontologia ja epistemologia avulla. Ontologia eli oppi olevaisesta on filosofian osa, joka tarkastelee todellisuuden peruselementtejä ja rakennetta eli niitä oletuksia, joita teemme to- dellisuuden luonteesta. Epistemologia eli tieto-oppi puolestaan tut- kii tiedon käsitettä, tiedon alkuperää ja lajeja, tiedon saavuttamisen mahdollisuuksia ja rajoja sekä tiedon luotettavuutta ja varmuutta. Edellä mainituista tieteenkäsityksistä tekee vastakkaiset niiden suhtautuminen todellisuuteen (ontologia) ja siihen, miten todelli- suudesta voidaan tehdä havaintoja (epistemologia). Positivismin pe- rusajatuksena on oletus objektiivisesta, ihmisten tulkinnasta riip- pumattomasta totuudesta. Positivistisen näkemyksen mukaan ei ole olemassa muuta oikeaa tietoa kuin se, joka perustuu havaittuihin to- siasioihin. Sosiaalisen konstruktionismin näkemys todellisuudesta poikkeaa positivistisesta näkemyksestä. Sen mukaan todellisuus ei ole objektiivinen ja tulkinnasta riippumaton, vaan se muodostuu so- siaalisessa vuorovaikutuksessa ihmisten luodessa tulkintoja ja mer- kityksiä. Käytännössä nämä näkemyserot johtavat siihen, että po- sitivistisissa tieteissä pyritään tutkittavien ilmiöiden selittämiseen, kun taas sosiaalisen konstruktionismin pyrkimyksenä on ilmiöiden ymmärtäminen. Konkreettisimmillaan erot näkyvät eri tieteenalan koulutuksen saaneiden henkilöiden maailmankuvassa. Positivistinen maailmankuva on usein dominoiva lähestymistapa luonnontieteissä ja tekniikassa, kun taas yhteiskunta-, talous- ja sosiaalitieteet perus- tuvat enemmän sosiaaliseen konstruktionismiin. Tiedon moninaisuus Tieto on käsitteenä varsin laaja. Sitä voidaan kuitenkin jäsennellä eri tavoin. Yksi tietojohtamisenkin alalla yleinen jäsentelytapa on käyt- tietojohtaminen 17 tää kolmea eri käsitettä kuvaamaan tiedon eri tasoja. Nämä tasoja kuvaavat käsitteet ovat data, informaatio ja tietämys (taulukko 1). Niiden lisäksi akateemisessa kirjallisuudessa on myös niin sanottua korkeampaa tietoa jaoteltu älykkyyteen, ymmärrykseen, viisauteen ja totuuteen. Tiedon taso Määritelmä Tietämys Inhimillistä tietoa, joka usein perustuu kokemukseen Informaatio Rakenteellista dataa, jota voidaan käyttää analyysissä Data Rakenteettomia tosiasioita Taulukko 1. Tiedon tasot ja niiden rakentuminen tiedon jalostuessa. Myöhemmin tässä kirjassa käsitellään tiedon jalostamista. Sillä viita- taan prosesseihin ja toimintoihin, joilla siirrytään tiedon tasolta seu- raavalle. Esimerkiksi datasta luodaan informaatiota luomalla sille ra- kenne ja informaatiosta saadaan edelleen tietämystä sitä tulkittaessa. Tiedon tasojen lisäksi toinen yleinen erottelu tehdään hiljaisen tiedon ja eksplisiittisen tiedon välillä. Hiljainen tieto on kokemuksen kautta henkilölle kertynyttä tie- tämystä, joka on osin tiedostettua, osin tiedostamatonta. Hiljais- ta tietoa voidaan kuvata intuitiona ja osaamisena. Hiljaista tietoa voi olla vaikea pukea sanoiksi, minkä vuoksi sen siirtäminen hen- kilöltä toiselle on haasteellista. Eksplisiittinen tieto on usein kirjalliseen muotoon puettua tietoa, jota voidaan tallettaa ja siirtää helposti. Eri kielet ja esimerkiksi matemaattiset ilmaisut ovat eksplisiittisen tiedon ilmaisuvälineitä. Edellä esitellyt tiedon tasot, data, informaatio ja tietämys, sekä hil- jainen ja eksplisiittinen tieto ovat toisiaan täydentäviä näkökulmia siihen, miten tiedon käsitettä voidaan jäsentää. Dataa ja informaa- 18 tietojohtaminen tiota voidaan helposti pitää eksplisiittisenä tietona, sillä ne ovat esi- tettävissä yksiselitteisesti jollakin kielellä, joka voi olla puhuttu kie- li, tietokonekieli tai matematiikka. Tietämyksestä ja ymmärryksestä suurin osa on hiljaista tietoa, joka karttuu kokemuksen myötä. Kaikki inhimillinen tieto ei kuitenkaan ole hiljaista tietoa. Voimmehan hel- posti luetella esimerkiksi syntymäaikamme, joka on luonteeltaan in- formaatiota. Myös fyysisiä taitoja ja osaamista voidaan pitää hiljaisena tietona. Hiljainen ja eksplisiittinen tieto ovat kuitenkin jatkumo, jos- sa osa tiedosta on toista ”hiljaisempaa”. Tietämystä on siis mahdol- lista jossain määrin siirtää myös eksplisiittisessä muodossa ihmisten välillä. Juuri tähän tietämyksenhallinnan keinoilla usein pyritäänkin. Tiedon tasot ja ymmärryksen rakentuminen muodostavat tieto- johtamisen peruskäsitteistön, jota käytetään kuitenkin usein epätäs- mällisesti. Tiedolla saatetaan tarkoittaa dataa, viisautta tai totuutta. Lisäksi englanninkielisten käsitteiden käyttö monimutkaistaa tilan- netta entisestään, sillä käsite tieto kääntyy muotoon data, informa- tion tai knowledge kontekstin ja kirjoittajan mukaan. Englannin- kielisten käsitteiden käyttö on usein hyvin epäloogista, mikä kertoo tietojohtamisen tieteenalan nuoruudesta ja nopeasta kehitykses- tä. Myös suomenkielisiä käsitteitä tieto, informaatio sekä tietämys käytettäessä sekaantumisen vaara on suuri. Aina on kuitenkin hyvä muistaa, että kaikilla tiedon tasoilla on olemassa omanlaisensa tieto- sisältö. Se erottaa esimerkiksi datan pelkästä kohinasta. Keskeisintä kaikille käsitteille ja tiedon tasoille on tiedon kumu- loituminen ja jalostuminen. Siinä missä data on niin sanotusti ”tyh- mää”, vain objektiivisia määreitä, on tietämys (knowledge) analyyt- tistä tulkintaa esimerkiksi organisaatiossa olevasta informaatiosta. Se puolestaan koostuu yksittäisistä dataelementeistä. Reduktiivisesti päätellen tietämyksen ja jopa viisauden ja älykkyyden oikeellisuus ja laatu riippuvatkin siis viime kädessä käytettävissä olevan datan laa- dusta ja oikeellisuudesta. Tiedon laatu Organisaatioissa oleva data ja informaatio ovat valitettavan usein laadultaan heikkoja. Datassa voi olla virheitä, puutteita tai ristirii- taisuuksia, tai se voi olla käyttökelvottomassa muodossa. Esimer- kiksi erilainen tapa tallentaa päivämääriä saattaa aiheuttaa tulkinta- ongelmia: tarkoitetaanko suomalaisella päivämäärämuodolla samaa tietojohtaminen 19 vai eri päivämäärää kuin yhdysvaltalaisella merkintätavalla 100712? Datan hyödyntäminen edellyttää sitä, että joku ylläpitää ja siivoaa sitä ja että siihen liittyvät toimintaohjeet ja -politiikat on määritel- ty. Koska dataa on paljon ja sitä tuotetaan päivittäin runsaasti lisää, sen puhdistaminen vaatii paljon työtä. Tämän vuoksi organisaatiot eivät useinkaan pyri siivoamaan koko datamassaa, vaan ne keskit- tyvät liiketoiminnan kannalta olennaisimpaan ydintietoon (master data) ja sen laatuun. Varsinainen transaktiodatamassa, toisin sanoen erilaisten tietojärjestelmien organisaation operatiivisesta toiminnas- ta tuottama data, jätetään vähemmälle huomiolle. Näin tehdään usein siitäkin huolimatta, että transaktiodataa analysoimalla voidaan löy- tää uusia näkökulmia organisaation toimintaan. Ydintiedonhallintaa kutsutaan myös nimellä master data management. Jotta virheellisen datan ja informaation korjaamiseen tarvitta- va työmäärä vähenisi, organisaatiot pyrkivät luomaan käytäntei- tä ja malleja datan laadun ja oikeellisuuden takaamiseksi. Tällaisia ovat esimerkiksi ohjeet siitä, missä muodossa katuosoitteet ilmoite- taan, tarvitaanko postitoimipaikka, minne osoitetiedot tallennetaan ja mitä tehdään, jos data on ristiriitaista tai heikkolaatuista. Näiden sääntöjen määritteleminen ja ohjeiden noudattamisen seuranta on tärkeää, jotta organisaation käytössä on oikeaa ja laadukasta infor- maatiota päätöksenteon tueksi. Data säilötään tietokantoihin. Yksittäiset tietokannat on usein yhdistetty tietovarastoon, joka kerää tarvittavan datan lähdetieto- kannoista ja muuttaa sen helpommin käsiteltävään, yhteismitalliseen muotoon. Monet analyysi- ja raportointijärjestelmät puolestaan hyö- dyntävät tietovarastoa omissa tehtävissään. Näin ollen esimerkiksi liiketoimintatiedon hallinnassa tietovarastoon perustuvien raport- tien ja analyysien oikeellisuus riippuu siitä, miten ja missä muodossa transaktiodata on kerätty ja tallennettu alkuperäiseen järjestelmään, miten kyseinen järjestelmä on integroitu tietovarastoon, miten data on konvertoitu tietovaraston edellyttämään muotoon ja miten tieto- varasto on liitetty analyysijärjestelmään. Sitä, miten tämä toiminta- ketju suunnitellaan ja miten sen oikeellisuus taataan, kutsutaan datan ja informaation hallinnaksi. 20 tietojohtaminen Tieto turvaan? Tieto on yrityksen resurssi siinä missä aineellisetkin resurssit. Fyysis- ten resurssien turvaaminen esimerkiksi varkautta tai onnettomuuk- sia vastaan on itsestäänselvyys. Tiedon turvaaminen ei sen sijaan ole aivan yhtä yksinkertaista, sillä aineettomana resurssina tieto voi si- jaita monissa eri paikoissa ja sen arvoa yritykselle on vaikea määrittää tarkasti. Tietoturvallisuus on yksi tietojohtamisen osa-alue, joka pyrkii turvaamaan yrityksen tiedon niin, ettei tieto päädy väärille henki- löille eikä yrityksen toiminta häiriinny tietoon liittyvissä ongelma- tilanteissa. Tietoturvallisuus mielletään usein tekniseksi asiaksi, joka kuuluu organisaation tietohallinnon tehtäviin. Teknisten ratkaisujen lisäksi siihen kuuluu kuitenkin paljon liikkeenjohdollisia elementte- jä, joita myös muiden kuin tietohallinnon henkilöstön tulee ymmär- tää. Arvokkaisiin tietoresursseihin liittyy aina riski, joka yritykselle aiheutuu resurssin mahdollisesta menettämisestä tai sen vääriin kä- siin joutumisesta. Tämän vuoksi yrityksen johdon tulee ymmärtää paitsi tiedon merkitys yrityksen toiminnalle, myös tietoon ja sen me- nettämiseen liittyvät riskit. Aivan kuten tiedon laadun hallinta, myös tietoturvallisuuden joh- taminen on prosessi, jossa pyritään tunnistamaan yritykselle arvo- kas tieto, arvioimaan siihen liittyviä riskejä sekä valitsemaan keinoja, joilla riskeihin voidaan varautua. Prosessiin liittyy jatkuva uhkien ja suojauskeinojen arviointi sekä arvioinnin perusteella suojaustoimen- piteiden edelleen kehittäminen. Tätä tietoturvallisuuden prosessia ohjataan monissa yrityksissä tietoturvallisuuspolitiikalla. Tietoturvallisuuden kannalta tiedon ulottuvuudet ovat eheys, saatavuus ja luottamuksellisuus, ja tietoturvallisuuden johtamisella pyritään niiden säilyttämiseen. Eheys on usein suojattavissa tekni- sillä ratkaisuilla, esimerkiksi varmuuskopioinnilla ja virustorjunta- ohjelmilla, kun kyseessä on tietojärjestelmiin talletettu data ja infor- maatio. Toisaalta myös tietämyksen eheyttä tulee yrityksessä suojata niin, että yrityksen henkilöstön tietämys on ajantasaista ja oikeellis- ta. Esimerkiksi tietämyksenhallinnan ja osaamisen johtamisen kei- noilla pyritään tähän. Saatavuus tiedon ulottuvuutena viittaa siihen, että tieto on sitä tarvitsevien saatavilla viivytyksittä. Tiedon saatavuutta varmistetaan esimerkiksi teknisin keinoin useilla verkkoyhteyksillä ja rinnakkai- tietojohtaminen 21 silla laitteistoilla. Tietämyksen osalta saatavuuden varmistaminen on haasteellisempaa. Tietämys on nimittäin sitoutunut yrityksen henki- löstöön, jolloin sen saatavuus tulisi varmistaa pitämällä avainhenkilöt yrityksen palveluksessa. Tästä näkökulmasta ajateltuna monet hen- kilöstöhallinnan tehtävät ovat myös tietoturvallisuustehtäviä. Myös tietämyksen päivittäisestä saatavuudesta on huolehdittava. Tähän voidaan pyrkiä esimerkiksi kannustamalla henkilöstöä keskustele- maan ja vaihtamaan näkemyksiään avoimesti oman organisaation si- sällä. Kysymys on tiedon jakamiselle ja uuden tiedon luomiselle suo- tuisan organisaatiokulttuurin kehittämisestä. Luottamuksellisuus on tiedon ulottuvuuksista se, joka mainitaan usein tietoturvallisuuden yhteydessä. Yrityksen johdon tulee Tietojen luottamuksellisuuden säi- ymmärtää paitsi tiedon lyttäminen viittaa siihen, että tiedot merkitys yrityksen eivät päädy asiattomille. Esimerkik- toiminnalle, myös tietoon ja sen menettämiseen si terveydenhuollossa tiedon luot- liittyvät riskit. tamuksellisuus tarkoittaa sitä, ettei potilastietoja pääse tarkastelemaan kukaan muu kuin potilasta hoitava henkilöstö. Yrityksissä taas on tär- keää säilyttää yrityssalaisuudet luottamuksellisina niin, etteivät ne päädy kilpailijoille. Myös luottamuksellisuutta voidaan varmistaa tietoteknisin ratkaisuin esimerkiksi pääsynvalvonnan ja käyttöoi- keuksien avulla. Tietämyksen luottamuksellisuuden turvaaminen on enemmän yrityksen henkilöstön varassa, ja siinä yrityksen johdon asenteella sekä henkilöstön tietoisuuden nostamisella on tärkeä roo- li. Tässäkin on kysymys organisaatiokulttuuriin vaikuttamisesta, joka on tunnetusti haastava tehtävä. 22 tietojohtaminen Kirjallisuutta: Easterby-Smith, M., Thorpe, R. & Lowe, A. 2002. Management Research. An Introduction. 2nd ed. SAGE Publications, London. ISO/IEC 27001:fi. 2006. Informaatioteknologia. Turvallisuus. Tietoturvallisuuden hallinta- järjestelmät. Vaatimukset. Suomen Standardisoimisliitto SFS. Loshin, D. 2001. Enterprise Knowledge Management: The Data Quality Approach. Morgan Kaufman, Burlington, MA. Loshin, D. 2008. Master Data Management. Morgan Kaufman, Burlington, MA. Niiniluoto, I. 1980. Johdatus tieteenfilosofiaan. Käsitteen- ja teorianmuodostus. Otava, Keuruu. Nonaka, I. & Takeuchi, H. 1995. The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford University Press, New York. Peltier, T.R., Peltier, J. & Blackley, J. 2005. Information Security Fundamentals. Auerbach Pub- lications, Boca Raton, Fla. Polanyi, M. 1974. Personal Knowledge: Towards a Post-Critical Philosophy. University of Chi- cago Press, Chicago. Thierauf, R. 2001. Effective Business Intelligence Systems. Quorum Books, Westport. Whitman, M.E. & Mattord, H.J. 2003. Principles of Information Security. Course Technology, Canada. tietojohtaminen 23 4. Tiedosta arvoa Tietoperustainen arvonluonti T ietojohtamisen teoriatausta on resurssipohjaisessa ajattelussa (resource-based view), jonka mukaan organisaation kilpailuky- ky määrittyy sen hallussa olevien resurssien mukaan. Jotta lyhyen aikavälin kilpailuetu saataisiin käännettyä kestäväksi kilpailueduksi, tulee organisaation resurssien olla arvokkaita, harvinaisia, vaikeasti kopioitavissa ja myös vaikeasti korvattavissa. Myöhemmin tietoperustainen näkemys (knowledge-based view) on pyrkinyt selittämään, miten organisaation sisäiset tietoresurs- sit edesauttavat kestävän kilpailuedun saavuttamista. Tämän näke- myksen mukaan tieto on ihmisissä ja organisaation johdon tehtävänä on koordinoida niitä prosesseja, joiden avulla tiedosta integroidaan tuotteita ja palveluita. Siinä missä edelliset teoriat pyrkivät ymmärtämään organisaati- oiden arvonluontilogiikkaa hyvin perusteellisella ja teoreettisella ta- solla, tietojohtamisen liikkeenjohdolliset sovellukset pyrkivät kehit- tämään organisaatioiden suorituskykyä korostamalla tiedon luonnin, kehittämisen, organisoinnin ja hyödyntämisen prosesseja. Tietojoh- tamisessa on siis kyse prosesseista ja toiminnoista, joilla tuetaan tie- toperustaista arvonluontia eli tietoresurssien hyödyntämistä. Tietojohtamisen tueksi on tarjolla useita prosessimalleja. Ne ero- avat toisistaan muun muassa käyttötarkoituksen ja näkökulman perusteella. Jotkin mallit painottavat informaationhallintaa, kun taas toiset keskittyvät enemmän tiedon jalostusprosessiin. Kuvassa 4 on esitetty yksi tapa jäsentää tiedonhallinnan prosessia. 24 tietojohtaminen  Tietotarpeiden Tiedon organisointi ja varastointi tunnistaminen Muutokset Tiedon hankinta Tiedon jakelu Tiedon käyttö toiminnassa Kuva 4. Tiedonhallinnan prosessimalli (muokattu lähteestä Choo 2002). Tiedonhallinnan prosessimalli alkaa tietotarpeiden tunnistamisesta ja päättyy tiedon hyödyntämiseen ja muutoksiin organisaation toimin- nassa. Tietotarpeella tarkoitetaan aukkoa nykyisen tiedon ja tehtävän suorittamisen tai päätöksenteon tekemisen vaatiman tiedon välillä. Tämä prosessin ensimmäinen vaihe on keskeinen myöhempiä vaihei- ta ajatellen, sillä tietotarpeiden määrittely ohjaa tiedon hankintaa. Käytännössä tietotarpeiden määrittely ei kuitenkaan ole aivan yksinkertainen tehtävä, koska asiantuntijan on vaikea tunnistaa omia tietotarpeitaan. Syitä tähän on useita. Tietotarpeet, organisaation toimintaympäristö ja organisaatio itse muuttuvat ajan myötä tavalla, jota on vaikea ennustaa. Tulevaisuuden tietotarpeita ei siis ole mah- dollista kattavasti määritellä. Toisaalta asiantuntijan tietotarpeiden määrittelyn vaikeus liittyy myös asiantuntijatyön luonteeseen: Asi- antuntijatyö määritellään usein ennalta tuntemattomien ongelmien ratkaisuksi. Koska ratkaistavat ongelmat ovat ennalta tuntematto- mia, ei ole myöskään mahdollista täsmälleen määritellä, mitä tietoa ongelmien ratkaisemiseksi tarvitaan. Tiedon hankinta tehdään joko kertaluonteisesti tiettyä tarvetta varten tai säännöllisenä prosessina, kuten esimerkiksi päivittäisenä uutisseurantana. Suurin osa yritysten tietotarpeista voidaan tyydyt- tää jatkuvalla seurannalla, mutta tiettyä tarvetta varten tehty tiedon hankinta on silti erittäin tärkeää. Mitä nopeampia organisaation toi- mintaympäristön muutokset ovat, sitä enemmän organisaatio tarvit- see tiettyä tarvetta varten hankittua tapauskohtaista tietoa. tietojohtaminen 25  Tiedonhallinnan prosessimallin ajatuksena on luoda eräänlainen organisatorinen muisti, jolloin hankittu tieto organisoidaan ja varas- toidaan täydentämään aiemmin hankittua tietoa. Tämä mahdollistaa jo hankitun tiedon tehokkaan käytön. Tiedon hankinnan jälkeen tie- to organisoidaan käyttäjälle hyödylliseen muotoon. Tässä yhteydessä puhutaan tietotuotteiden ja -palveluiden muodostamisesta. Erilaiset tuotteet ja palvelut palvelevat erilaisia tietotarpeita. On tärkeää huomata, että kuvan 4 vaiheet ovat lomittaisia eivät- kä välttämättä etene kuvatussa järjestyksessä. Käytännössä prosessi on myös monimutkaisempi. Mukana on ihmisiä, ihmisten toimintaa, koneita ja laitteita sekä toimintaympäristö, joka muuttuu jatkuvas- ti. Monimutkaisten tietoprosessien ymmärtämiseksi tarvitaan käsit- teellisiä välineitä, käytännön toimintamalleja ja konkreettisia työ- kaluja. Tietojohtaminen auttaa luomaan tiedosta arvoa tarjoamalla kaikkia näitä. Yksinkertaistaen tietoperustaisessa arvonluonnissa on kyse or- ganisaation suorituskyvyn parantamisesta. Toimintojen tulee tukea asiakasarvon luomista ja samalla auttaa organisaatiota sen tavoittei- den saavuttamisessa. Yrityksen tavoitteena on viime kädessä kannat- tava liiketoiminta, mutta julkisen sektorin organisaatioilla asia ei ole näin yksinkertainen. Niillä tavoitteena voi olla liikevoitto, kansalli- nen hyvinvointi tai jokin muu yhteisen agendan määrittelemä pyr- kimys. Tietojohtamisella luodaan arvoa myös organisaation sisäisille asiakkaille. Tiedon tehokkaalla hyödyntä- misellä voidaan tukea päätöksentekoa tai vähentää arvoa tuottamatonta työtä. Tiedon arvo realisoituu tietoa Tietojohtamisen erilaiset jäsennyk- hyödynnettäessä, eli kun set ja käsitteelliset viitekehykset auttavat tietoa käytetään ohjaamaan ymmärtämään, miten organisaatiot pro- toimintaa joko yksilö- tai sessoivat tietoa, luovat siitä arvoa ja ra- organisaatiotasolla. Arvoa voidaan lisätä jalostamalla kentavat kilpailukykyään. Siinä missä pe- tietoa tilanteeseen rinteisemmät johtamislähestymistavat soveltuvin tietojohtamisen tyytyvät pääasiassa toteamaan, että tieto menetelmin. on tärkeä resurssi, tietojohtaminen kes- kittyy nimenomaan tiedon erityisrooliin ja tarjoaa välineitä tietoresurssin haltuunot- toon ja hyödyntämiseen. Tietojohtamisen opeilla on tärkeä anti myös yksittäisiä organisaatioita laajemmille ko- konaisuuksille, kuten erilaisille verkostoille tai ekosysteemeille. Or- 26 tietojohtaminen ganisaatioiden väliset tietovirrat ja tiedonvaihto ovat tärkeitä ja ajan- kohtaisia teemoja niin yksityisellä kuin julkisella sektorilla. Tietojohtaminen koostuu monista osaprosesseista, joiden avulla tietoa luodaan, kerätään, jaetaan, jalostetaan ja siirretään. Kuhun- kin näistä prosesseista liittyy lukuisia käytäntöjä, jotka vaihtelevat toimialan, organisaatiokoon ja organisaation valitseman strategian mukaan. Yhtäällä panostetaan enemmän ihmisiin ja hiljaiseen tie- toon, toisaalla on valittu eksplisiittiseen tietoon ja tietojärjestelmiin tukeutuva strategia. Luonnollisesti vain harvoin on käytössä yksin- omaan jompaankumpaan ääripäähän lukeutuva toimintamalli. Tie- dosta luodaan arvoa eri tavoin. Kirjallisuus tarjoaa eritasoisia ratkai- suja niin operatiivisen toiminnan johtamiseen kuin strategisen tason tietojohtamiseen. Tietojohtamisen arvo onkin moninainen; tiedon merkityksen kasvaessa siitä on kasvanut perinteiset organisatoriset funktiot ylittävä prosessi, ja samalla myös arvonluonnin näkökulma on laajentunut. Tieto ei ole enää pelkästään resurssi, eikä sen johta- minen ole lokeroitavissa yksittäisen organisaatioyksikön vastuulle. Jokainen työntekijä luo tiedosta arvoa hyödyntäessään aikaisemmin oppimaansa, tietovarastoissa sijaitsevaa asiakastietoa tai verkoston asiantuntemusta. On tärkeää, että tietojohtamisen prosessit linkittyvät saumattomasti liiketoimintaprosesseihin, sillä muu- ten tieto ei tue organisaation ydin- Tietojohtamisen erilaiset tehtävää ja sen arvo jää konkretisoi- jäsennykset ja käsitteelliset tumatta. Käytännön tasolla on lisäksi viitekehykset auttavat ymmärtämään, miten syytä muistaa, että onnistunut tieto- organisaatiot prosessoivat tietoa, johtaminen on usein tiedon jakamis- luovat siitä arvoa ja rakentavat ta, soveltamista ja luomista tukevien kilpailukykyään. olosuhteiden ja käytäntöjen luomista sekä tiedon systemaattista käyttöä. Tietojohtaminen on kokonaisuus, jossa keskiössä on prosessi tiedon luomisen, keräämisen, organisoin- nin, jalostamisen, jakelun ja ylläpidon vaiheineen. Tätä ympäröivät prosessin mahdollistavat tekijät – henkilöstön organisointi, johdon päätöksenteko, tieto- ja viestintäteknologia sekä ennen kaikkea or- ganisaatiokulttuuri (kuva 5). tietojohtaminen 27  Henkilöstön Johdon organisointi Kerääminen päätöksenteko Luominen Organisointi Tietojohtamisen prosessi Ylläpito Jalostaminen Tieto- ja Organisaatio- Jakelu viestintä- kulttuuri teknologia Kuva 5. Tietojohtamisen prosessi ja sen mahdollistavat tekijät. Organisaatioon tulisi kyetä rakentamaan tiedolla johtamisen kult- tuuri. Tällöin toiminta on läpinäkyvää ja avointa. Tiedosta luodaan arvoa, kun tarjolla olevaa tietoa hyödynnetään ja päätökset perustu- vat totuudenmukaiseen tilannekuvaan. Tilannekuva koostuu sekä or- ganisaation ulkopuolelta että organisaation sisältä kerätystä tiedosta. Siihen tarvitaan tietojärjestelmistä saatavan tiedon lisäksi myös inhi- millistä tietoa ja osaamista. Tilannekuvaan liittyy usein tunnusluvuilla tuotettu eksplisiit- tinen mittausinformaatio. Sen avulla voidaan tukea päätöksentekoa ja parantaa toimijoiden tietoisuutta vallitsevasta markkinatilantees- ta tai toiminnan tehokkuudesta. Hyvin toteutettuna suorituskyky- mittaristolla voidaan myös ohjata ja kannustaa henkilöstöä haluttuun toimintaan. Tietojohtaminen tietointensiivisen organisaation arjessa ja johtamisessa Tietojohtaminen on aihealueena hieman paradoksaalinen: Yhtäältä se esitetään tietointensiivisen organisaation keskeisenä johtamisen lähestymistapana. Toisaalta tietoon ja sen johtamiseen liittyvät asi- 28 tietojohtaminen at nivoutuvat niin luontevasti organisaation arkiseen tekemiseen, ettei tietojohtamisen käytäntöjen olemassaoloa välttämättä edes tiedosteta. Kun tarkastellaan tyypillistä nykyaikaista, tietointensiivistä or- ganisaatiota – vaikkapa kirjoittajien työyhteisöä – tietojohtaminen ei eksplisiittisenä toimintana erotu muusta toiminnasta oikein miten- kään. Toki useimmista organisaatioista löytyy esimerkiksi tietohal- linto, joka huolehtii ikään kuin taustalla työn tekemisen välineistä. Lisäksi toiminnalle tärkeää informaatiota tallennetaan tietojärjes- telmiin ja pyritään huolehtimaan asiantuntijaosaamisen säilymisestä ja kehittymisestä. Organisaation näkyvimpinä ydinprosesseina ovat kuitenkin 1) operatiivinen toiminta (kirjoittajien työyhteisössä ope- tus, tutkimus jne. eli varsinainen tietoperusteinen arvonluonti) ja 2) toiminnan ja henkilöstön kehittäminen. Näissäkin tapahtuu paljon tietojohtamiseen liittyviä asioita, vaikka sitä ei heti tule ajatelleeksi. Tietoa jaetaan, käsitellään ja tuotteistetaan osana organisaation ydinprosesseja. Samoin organisaatioissa huolehditaan henkilöstön osaamisen kehittämisestä ja uusien osaajien hankkimisesta. Muita esimerkkejä arkisista tietoon liittyvistä johtamistehtävistä ovat eri- laiset arviointi- ja mittauskäytännöt. Esimerkiksi asiantuntijoiden osaamisen karttumista arvioidaan säännöllisesti ja heidän työnsä tu- loksia pyritään konkretisoimaan määrittelemällä mitattavia tavoit- teita. Mittaustietoa tuotetaan myös muun muassa työyhteisön toi- mivuudesta, prosesseista, taloudellisista asioista, asiakassuhteista ja maineesta. Tiedon kerääminen ei ole itseisarvoisesti tärkeää, vaan ta- voitteena on toiminnan ohjaaminen ja kehittäminen kerätyn ja ana- lysoidun tiedon perusteella. Kuten edellä havainnollistettiin, tietojohtaminen ei ole mikään erillinen johtamisfunktio, vaan se on tullut luontevaksi osaksi val- litsevaa johtamis- ja toimintatapaa. Kukaan ei hoida sitä muiden puolesta, vaan kaikki osallistuvat siihen omalla tekemisellään. Tie- tojohtaminen voidaankin nähdä tietointensiivisen organisaation joh- tamisparadigmana. Ei siis ole erillistä ”tietotyön johtamisprosessia”. Sen sijaan on tavanomaista johtamista, jonka käytännöissä huomioi- daan se, että kohteena on tietointensiivinen työ, jota autonomiset ja luovat asiantuntijat tekevät. Tietojohtaminen on siis kiinteä osa tietointensiivisen organisaati- on yleisjohtamisen käytäntöjä. Tätä voidaan havainnollistaa tarkaste- lemalla hieman yksityiskohtaisemmin tietotyön johtamisen ja teke- misen käytäntöjä ja periaatteita. tietojohtaminen 29  Jotta asiantuntijat työskentelevät luovasti ja tehokkaasti, heille kannattaa antaa vapauksia suunnitella itselleen sopivimpia työnteon tapoja sen sijaan, että heidän työtään kontrolloitaisiin tarkasti. Va- paus suunnitella ja toteuttaa oman työn tekemisen tapa, ajankohta ja itselle sopivin paikka edellyttävät kuitenkin selkeää työn tavoitteiden asettamista. Ilman selkeitä tavoitteita työ uhkaa jäädä irrallisiksi osa- suorituksiksi, joiden liittymistä suurempaan kokonaisuuteen on vai- kea hahmottaa. Myös työn kokeminen merkitykselliseksi on tärkeää yksilöiden työmotivaatiolle. Lisäksi työyhteisöissä tarvitaan yhteisiä, jaettuja tavoitteita, jotta yksilöiden välinen yhteistyö olisi tehokasta – ja ylipäätään mahdollista. Tietointensiivisessä työssä yksilöiden suoriutuminen on organi- saation keskeinen menestymisen lähde. Motivoitunut, työstään in- nostunut ja haasteidenkin edessä lannistumatta työskentelevä yksilö on organisaatiolle tärkeä voimavara. Työn imu (work engagement) on käsite, joka viittaa edellä kuvattuun tilaan, jossa yksilö pitää työtän- sä sopivan haastavana ja saa siitä onnistumisen kokemuksia ja mie- lihyvää. Tutkimusten mukaan työn imu vaikuttaa positiivisesti sekä työntekijän suoriutumiseen työssään että hänen ko- kemaansa hyvinvointiin niin työssä kuin Organisaatioon tulisi kyetä työn ulkopuolella. rakentamaan tiedolla johtamisen kulttuuri. Työn imuun voidaan vaikuttaa esi- Tällöin toiminta on merkiksi rakentamalla työskentelyä läpinäkyvää ja avointa. tukeva toimintaympäristö, luomalla avoimuuteen kannustava työilmapii- ri, huolehtimalla selkeästä tavoitteiden asettamisesta ja antamalla henkilöstöl- le mahdollisuus oppia uutta ja kehittää työtään. Vaikka johtamisel- la ja organisaation toimintaympäristön ja toiminnan kehittämisellä on todettu olevan työn imua kasvattava vaikutus, kyse on kuitenkin laajemmasta, koko työyhteisöä koskevasta kehittämisasiasta. Yksilöt voivat toimintatavoillaan ja käyttäytymisellään vaikuttaa koko työ- yhteisöön ja myönteisen ”tekemisen meiningin” syntymiseen. Henkilöiden, jotka kokevat korkeaa työn imua, on todettu vai- kuttavan työyhteisöön laajasti positiivisella asenteellaan ja ratkaisu- keskeisellä käyttäytymisellään. He esimerkiksi kehittävät ja jakavat tuloksekkaita työnteon käytäntöjä sekä kannustavat työkavereitaan niin työstä suoriutumisessa kuin tavoitteiden saavuttamisessa. Yk- 30 tietojohtaminen silön persoonallisilla resursseilla, kuten optimismilla, näyttäisi tut- kimusten mukaan olevan vähintään yhtä suuri merkitys työn imun syntymiseen kuin työn tekemistä tukevilla ulkoisilla seikoilla. Korke- an työn imun tason ja hyvän yhteishengen syntyminen työyhteisössä toisaalta edellyttää ja toisaalta edistää luottamuksellisen ja avoimen organisaatiokulttuurin kehittymistä. Edellä kuvattiin valikoiden joitakin yleisiä toimintaperiaatteita, jotka edistävät yksittäisten asiantuntijoiden ja tietointensiivisten or- ganisaatioiden toimintaa. Tarkoituksena oli havainnollistaa sitä, että organisaation ydinprosessien toimintatavat, joilla luodaan tiedosta arvoa, ovat keskeinen osa tietojohtamista. Tietojohtaminen ei siis ole vain erikoistunutta tiedonhallinnan osaamista, vaan se toteutuu jo- kapäiväisessä työssä ja johtamisessa. Tietointensiivisen organisaation johtamisessa on olennaista luoda puitteet tuottavalle tietoperustei- selle arvonluonnille ja vastaavasti pyrkiä purkamaan sen esteitä. Arkinen tietojohtaminen on siis maalaisjärkistä toimintaa organi- saation tuloksellisuuden kehittämiseksi. Tämän maalaisjärkisyyden edellytyksenä tosin on se, että on sisäistetty tietojohtamisen käsittei- tä ja perusajatuksia, kuten tiedon ja osaamisen merkitys tuloksellisen toiminnan lähtökohtana, tiedon jakamisen tärkeys ja asiantuntijoi- den autonomisuuden kunnioittaminen. Näiden ymmärtämisessä täs- säkin kirjassa esitetyt tietojohtamisen opit ovat tärkeitä. Kirjallisuutta: Barney, J. 1991. Firm Resources and Sustained Competitive Advantage, Journal of Management, Vol. 17(1), pp. 99–120. Choo, C. 2002. The Knowing Organization as Learning Organization, Education + Training, Vol. 43(4), pp. 197–205. Grant, R.M. 1996. Toward a Knowledge-Based Theory of the Firm, Strategic Management Jour- nal, Vol. 17, Special Issue: Knowledge and the Firm (Winter, 1996), pp. 109–122. tietojohtaminen 31 5. Tietojohtamisen liikkeenjohdolliset lähestymistavat T ietojohtamisen käytänteitä voidaan tarkastella erilaisten lähesty- mistapojen avulla. Kaikissa lähestymistavoissa lähtökohtana ovat käytännön haasteet, ja niissä pyritään tuottamaan soveltamiskel- poisia malleja ja työkaluja organisaation johtamiseen. Yksi erityisesti suomalaisessa keskustelussa yleinen lähestymistapa on erottaa toi- sistaan tiedon johtaminen ja tiedolla johtaminen. Tiedon johtaminen viittaa organisaation oppimiseen ja uusiutu- miseen, uuden tiedon luontiin sekä tietovarantojen ja -virtojen hallintaan. Tiedolla johtaminen viittaa toimintatapoihin, joilla organisaation tietoa jalostetaan ja hyödynnetään organisaation toiminnan joh- tamisessa. Toinen tapa tarkastella tietojohtamista on jakaa se liikkeenjohdol- liseen ja tekniseen lähestymistapaan. Liikkeenjohdollisessa lähes- tymistavassa keskitytään ihmisten välisiin sosiaalisiin prosesseihin ja niihin liittyviin tietojohtamisen käytäntöihin. Teknisessä lähes- tymistavassa puolestaan painotetaan tieto- ja viestintäteknologian hyödyntämistä tiedonhallinnassa. Teknisen lähestymistavan erityis- alueena on yrityksen tietohallinnon toiminta ja organisointi. Tie- tohallinto on tärkeä toiminto, joka tuottaa palveluita organisaation muille toiminnoille. Kolmas lähestymistapa tietojohtamisen käytänteisiin on nähdä tietojohtaminen kattokäsitteenä, joka nivoo yhteen useita kansain- välisessä keskustelussa esiintyviä tietoon ja johtamiseen liittyviä nä- kökulmia (kuva 6). Suomalaisessa keskustelussa tietojohtamisen osa- alueiksi luetaan usein organisaation oppiminen, tietämyksenhallinta, aineeton pääoma ja sen johtaminen sekä liiketoimintatiedon hallinta. Tietojohtamisen teemat linkittyvät myös moniin perinteisiin tutki- musalueisiin, kuten tietojärjestelmä- ja johtamistieteisiin. Tässä kir- 32 tietojohtaminen jassa tietojohtaminen ymmärretään kokonaisuudeksi, jossa tarkas- tellaan organisaatioiden toimintaa ja johtamiseen ja kehittämiseen liittyviä ilmiöitä tietoon liittyvien resurssien, prosessien ja teknolo- gioiden näkökulmasta. Aineeton pääoma: Millaista tietopääomaa Organisaation oppiminen organisaatiossa on ja miten Miten organisaatio oppii ja miten sitä hallinnoidaan? uutta tietoa luodaan? Journal of Intellectual Capital The Learning Organization liiketaloustiede Tietojärjestelmätiede Tietämyksenhallinta Liiketoimintatiedon hallinta Miten dokumentoitua Miten tietoakerätään ja jalos- ja hiljaista tietoa tetaan päätöksenteon tueksi? jaetaan / hyödynnetään International Journal of Business organisaatiossa? Intelligence and Data Mining Journal of Knowledge Management Kuva 6. Johtamisen haasteita ja niitä vastaavia tietojohtamisen lähestymistapoja. Kuvan 6 lähestymistavat muodostavat tässä kirjassa käsiteltävän tie- tojohtamisen liikkeenjohdollisen työkalupakin. Kukin lähestymis- tapa tarjoaa toisista poikkeavan näkökulman siihen, miten tiedosta luodaan arvoa ja miten tätä prosessia tuetaan. Tietojohtamisen tek- nistä näkökulmaa käsitellään myöhemmin omana kokonaisuutenaan luvussa 6. Tietojohtamisen liikkeenjohdollisen työkalupakin tarkastelu aloi- tetaan aineettoman pääoman lähestymistavasta. Se tarjoaa strategi- sen näkökulman organisaation tietoresursseihin. Lähestymistavan keskiössä on tärkeiden tietoresurssien tunnistaminen ja se, miten nämä resurssit tukevat organisaation tavoitteiden saavuttamista. Tä- män jälkeen tarkastellaan liiketoimintatiedon hallintaa. Sen tavoit- teena on varmistaa, että päätöksentekijöillä on käytettävissään hyvä tilannekuva ja riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi. Tietoa kerätään tietojohtaminen 33 niin organisaation sisältä kuin sen toimintaympäristöstä. Liiketoi- mintatiedon hallinnan jälkeen luodaan katsaus tietämyksenhallin- taan, jonka ytimessä on tiedon jakaminen ja siirtäminen, olemassa olevan tietämyksen soveltaminen sekä uuden tiedon luominen. Sa- massa luvussa käsitellään myös organisaation oppimista, joka liittyy läheisesti uuden tiedon luomiseen. Organisaation oppimiseen keskit- tyvän lähestymistavan pyrkimyksenä on tarjota välineitä muun mu- assa virheistä oppimiseen ja toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Edellä esitellyt tietojohtamisen lähestymistavat tunnetaan myös alan kansainvälisessä kirjallisuudessa. Kuvassa 6 on mainittu esi- merkki kunkin lähestymistavan omasta tieteellisestä julkaisufoo- rumista. Lähestymistapoja soveltavat käytäntöön lukuisat organi- saatiot, jotka painottavat kukin tärkeinä pitämiään erityispiirteitä. Markkinoilla toimii myös monia yrityksiä, jotka tarjoavat erilaisia tietotuotteita ja pyrkivät kehittämään asiakasorganisaatioidensa toi- mintaa näiden lähestymistapojen avulla. Tietojohtamisen osa-alueiden esittelyn lisäksi tässä kirjassa pyri- tään kiinnittämään erityistä huomiota kokonaisuuteen, jossa tiedosta luodaan arvoa. Kuten aiemmin on todettu, arvon tuottamisessa on kyse tiedon hyödyntämisestä. Se voi olla esimerkiksi toimintaympä- ristön parempaa ymmärtämistä, päätöksenteon tukemista tai uuden tiedon luomista. Erilaisissa käytännön tilanteissa tarvitaan erilaisia ratkaisuja, ja tästä näkökulmasta tietojohtamisen työkalupakki tar- joaa monenlaisia lähestymistapoja tietoon liittyviin johtamishaas- teisiin. Välillä on kuitenkin syytä myös pysähtyä miettimään koko- naisuutta ja varmistaa, että organisaation tietoprosessit muodostavat saumattoman kokonaisuuden. Lisäksi on hyvä huolehtia siitä, että organisaation eri osat eivät tee päällekkäisiä tehtäviä esimerkiksi tie- donkeruun yhteydessä ja että tiedonhallintaan liittyvät prosessit ai- dosti palvelevat liiketoiminnallisia tavoitteita. Kirjallisuutta: Lönnqvist, A., Blomqvist, K., Hannula, M., Kianto, A., Kärkkäinen, H., Maula, M. & Ståhle, P. 2007. Tietojohtaminen tutkimusalueena. Pilot-kustannus Oy. 34 tietojohtaminen 5.1 Aineettoman pääoman johtaminen Havahtuminen aineettoman pääoman merkitykseen Aineeton pääoma koostuu organisaatioille tärkeistä asioista, jotka ovat luonteeltaan ei-fyysisiä ja näkymättömiä mutta kuitenkin hyvin arvokkaita. Aineeton pääoma on käsitteenä melko uusi, mutta siihen sisältyvät asiat ovat toki olleet aina tärkeitä. Esimerkiksi motivoitu- neet ja osaavat asiantuntijat ovat olennainen perusta arvonluonnille. Lisäksi tarvitaan erilaisia toimintaa tukevia järjestelmiä ja prosesse- ja, joilla esimerkiksi tuetaan asiantuntijoiden välistä tiedon jakamis- ta ja osaamisen kasvua sekä suojataan liiketoiminnan kannalta arvo- kasta osaamista. Tuotebrändit sekä yrityksen maine työnantajana ja yhteiskunnallisena toimijana ovat niin ikään tärkeitä asioita. Nämä yksittäiset asiat ovat esimerkkejä aineettomista resursseista, jotka yhdessä muodostavat yrityksen aineettoman pääoman. Keskustelu aineettomasta pääomasta alkoi 1980- ja 90-luvuilla. Tällöin huomattiin, että monien – erityisesti tietointensiivisten – yri- tysten markkina-arvo alkoi kasvaa merkittävästi niiden kirjanpi- dollista arvoa korkeammaksi. Perinteisesti markkina-arvo oli ollut lähellä yrityksen kirjanpidollista arvoa. Tämä muutos antoi viitteitä siitä, että merkittävä osa yritysten markkina-arvosta muodostuukin jostakin muusta kuin niiden fyysisistä ja taloudellisista varoista. Tätä ei-fyysistä ja ei-taloudellista varallisuutta alettiin kutsua aineetto- maksi pääomaksi. Oheinen jäävuorikuva (kuva 7) havainnollistaa aineettoman pää- oman roolia yrityksen arvon muodostumisessa. Yrityksen näkyvä taloudellinen ja fyysinen omaisuus, kuten tuotantovälineet ja -tilat, edustavat vertauskuvallisesti vain jäävuoren näkyvää huippua. Mer- kittävämpi osa arvosta on pinnan alla näkymättömissä. Näkymättö- myys tarkoittaa käytännössä muun muassa sitä, että aineeton pää- oma ei tiettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta näy yrityksen taseessa. tietojohtaminen 35  Yrityksen taloudellinen ja fyysinen varallisuus aineeton pääoma Kuva 7. Jäävuorimetafora yrityksen aineettoman ja aineellisen varallisuuden suhteesta. Aineettoman pääoman merkitys on erityisen korkea tietointensiivi- sissä yrityksissä. Esimerkiksi kansainvälisten it-palveluyritysten Fa- cebookin ja Googlen miljardiarvosta vain pieni osa on kiinni missään fyysisessä varallisuudessa – tunnettu brändi sekä laaja ja aktiivinen käyttäjäkunta sen sijaan ovat niitä tekijöitä, joita sijoittajat näyttä- vät arvostavan. Samoin pieni konsulttiyritys voi toimia lähes täysin ilman fyysistä omaisuutta, sillä toimitilat ja työvälineet voi helpos- ti vuokrata. Sen sijaan maine, osaaminen ja asiakassuhteet ovat kes- keisiä yrityksen menestymisen kannalta, ja niiden hankkiminen tai luominen onkin huomattavasti vaikeampaa. Aineettoman pääoman käsite auttaa hahmottamaan ja jäsentämään yrityksen arvokkaita, mutta luonteeltaan näkymättömiä arvonlähteitä. Keskustelu aineettomasta pääomasta alkoi siis yrityksen arvon- muodostuksen pohtimisesta. Varsin pian vedettiin kuitenkin johto- päätös siitä, että jos aineeton pääoma todella on hyvin arvokasta, se täytyy myös jotenkin huomioida johtamisessa. Keskustelun paino- piste siirtyi siis aineettoman pääoman arvottamisesta sen johtami- seen. Tarkasteltaessa aineetonta pääomaa johtamisen näkökulmasta asiaa voidaan havainnollistaa kuvan 8 puumetaforan avulla. 36 tietojohtaminen  Puumetaforan kautta yritys voidaan nähdä kehittyvänä ja kas- vavana eliönä, jonka tehtävänä on tuottaa hedelmiä – laadukkai- ta tuotteita ja palveluita, asiakashyötyjä ja taloudellista menestystä. Näitähän kaikki organisaatiot tavoittelevat, mutta miten tämä arvo luodaan? Aineeton pääoma voidaan nähdä puun juuristossa, arvon- luonnin lähteenä. Johdon on huolehdittava puun juuriston kunnos- ta eli toisin sanoen aineettomien resurssien laadusta ja määrästä. On myös huolehdittava, että arvokkaita aineettomia resursseja hyödyn- netään tehokkaasti. Pelkkä aineettomien resurssien hankkiminen ei siis riitä, vaan ne on saatava tuottavaan käyttöön. Aineettoman pääoman käsitteistö tarjoaa erilaisia johtamisen vä- lineitä tukemaan yritysjohtoa edellä kuvattujen tehtävien hoitami- sessa. Koska johtamisen kohde muodostuu näkymättömistä ja vai- keasti määriteltävistä ilmiöistä, sitä on kuitenkin varsin vaikea hallita. Tulokset tuotteet palvelut asiakashyödyt taloudelliset tuotot arvonluonnin lähteet osaaminen innostus brändit prosessit Kuva 8. Puumetafora aineettoman pääoman roolista yrityksen arvonluonnin lähteenä. tietojohtaminen 37 Keskeiset käsitteet Kuva 9 jäsentelee aineettoman pääoman käsitettä kolmen osa-alu- een kautta. Inhimillinen pääoma liittyy yksittäisiin työntekijöihin ja heidän osaamiseensa ja kokemuksiinsa. Se voidaan helposti menet- tää esimerkiksi kilpailevaan yritykseen. Se lähtee päivittäin neljän jälkeen kotiin ja jää aikanaan eläkkeelle. Sen sijaan rakenteelliseen pääomaan liittyvät asiat ovat luonteeltaan pysyvämpiä, sillä ne ovat yrityksen rakenteisiin ja toimintatapoihin sidottua tietoa. Raken- teelliseen pääomaan kuuluu toisaalta pehmeitä asioita, kuten yri- tyskulttuuri, ja kovia asioita, kuten patentit. Kolmannen osa-alueen muodostaa suhdepääoma, joka liittyy yrityksen ja sen sidosryhmien välisiin suhteisiin. Asiakassuhteet ja maine ovat tyypillisiä esimerk- kejä tästä ryhmästä. rakennepääoma arvot ja kulttuuri Suhdepääoma työilmapiiri suhteet asiakkaisiin prosessit ja järjestelmät suhteet muihin sidosryhmiin dokumentoitu tieto maine immateriaalioikeudet brändit yhteistyösopimukset inhimillinen pääoma osaaminen henkilöominaisuudet asenne hiljainen tieto koulutustaso kokemustausta henkilökohtaiset verkostot Kuva 9. Aineeton pääoma jäsenneltynä kolmeen osa-alueeseen (Kujansivu et al. 2008). Aineettoman pääoman kolmijako on jossain määrin keinotekoinen: asiat liittyvät kiinteästi toisiinsa eivätkä ole aidosti erillisiä. Kolmi- jaon idea onkin vain havainnollistaa sitä, että erilaisilla aineettomilla resursseilla on omanlaisiaan ominaisuuksia ja rajoituksia. Esimerkik- 38 tietojohtaminen si inhimillinen pääoma on tärkeää organisaation uudistumisen kan- nalta. Toisaalta sen hyödyntäminen rajoittuu ainakin jossain määrin siihen, mitä henkilö saa työpäivänsä aikana aikaiseksi. Rakennepää- oman osatekijät, esimerkiksi tieto- järjestelmiin tallennettu informaatio, eivät ole vastaavasti yksittäisistä hen- kilöistä riippuvaisia, vaan niitä voivat Aineeton pääoma hyödyntää eri ihmiset samanaikai- muodostaa merkittävän osan sesti moniin tarkoituksiin. yrityksen arvosta Kuvassa 9 listatut aineettomat toimii arvonluonnin lähteenä resurssit ovat tyypillisiä esimerkkejä koostuu inhimillisestä, rakenne- aineettoman pääoman osatekijöistä. ja suhdepääomasta. Lista ei kuitenkaan ole kaikenkat- tava. Lisäksi on syytä korostaa, että listatut asiat eivät välttämättä ole tärkeitä kaikissa organisaatioissa. Aineettomien resurssien merkitys riippuu yrityksen strategiasta ja tavoitteista. Voidaan esimerkiksi ky- syä, minkälaisia aineettomia resursseja yrityksessämme pitäisi olla, jotta saavutamme tietyn liiketoiminnallisen tavoitteen. Aineeton pääoma on luonteeltaan dynaamista, jatkuvasti muuttu- vaa: syntyy uutta osaamista, avainhenkilöitä lähtee pois, uusia tulee, syntyy uusia asiakassuhteita, maine karttuu tai saa kolhuja. Ainee- ton pääoma viittaa suurelta osin organisaation sisäisiin resurssei- hin, joiden arvo on kuitenkin kytköksissä ulkoisiin tekijöihin. Tämän vuoksi aineettomien resurssien arvo voi muuttua hyvinkin nopeasti. Esimerkiksi Nokian henkilöstön osaamista matkapuhelinten Symbi- an-käyttöjärjestelmästä pidettiin suuressa arvossa vielä 2000-luvun puolessavälissä, mutta muutamassa vuodessa siitä tuli yhtiölle rasite, josta pyrittiin pääsemään eroon. Vastaavasti jokin aineeton resurssi voi muuttua kullanarvoiseksi nopeasti, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai teknologian kehittymisen myötä. Kuten moni muukin tietojohtamisen osa-alue, myös aineettoman pääoman aihealue on nuorehko, ja siihen liittyvä käsitteistö on vielä hieman kehittymätöntä. Samasta ilmiöstä käytetään joskus suomeksi termejä tietopääoma ja osaamispääoma. Englanninkielinen käsitteis- tö on myös jäsentymätöntä. Yleisin termi, joka on myös aihealueen keskeisen tiedelehden nimessä, on intellectual capital. Myös ter- mi knowledge assets on varsin yleinen. Kun katsotaan käsitteiden taakse, usein kuitenkin puhutaan pääsääntöisesti samoista ilmiöis- tietojohtaminen 39 tä. Myös sosiaalisen pääoman käsite liittyy läheisesti tähän teemaan. Sosiaalisen pääoman käsite juontaa juurensa yhteiskuntatieteelliseen keskusteluun, kun taas aineeton pääoma on lähtökohdiltaan liik- keenjohdollinen käsite. Sosiaalisen pääoman piirissä keskustellaan ilmiöistä, kuten valtion korruptoituneisuus kansakunnan tasolla ja ystävyys tai luottamus yksilöiden tasolla. Sosiaalisen pääoman ja ai- neettoman pääoman käsitteet menevät osittain limittäin. Aineeton pääoma eri tasoilla Aineettoman pääoman tutkimus alkoi aikanaan yritystasolta. Huo- mion kohteena olivat nimenomaan yritykset, ja aineetonta pääomaa tarkasteltiin taloudellisen arvon ja menestymisen lähteenä. Aineeton pääoma on strategisen johtamisen käsite, ja se soveltuu luontevas- ti esimerkiksi yrityksen toimitusjohtajan, yksikönjohtajan tai joh- toryhmätason käyttöön. Operatiivisen toiminnan tasolla aineeton pääoma voi tuntua teoreettiselta käsitteeltä, minkä vuoksi usein pu- hutaankin konkreettisista aineettoman pääoman osa-alueista, vaik- kapa patenteista tai osaamisesta, jotka ovat käsitteinä henkilöstölle tuttuja. Aineettoman pääoman tarkastelu on yleistynyt myös julkisen sektorin organisaatioissa. Aineettomaan pääomaan liittyvät käsitteet soveltuvat oikeastaan varsin hyvin voittoa tavoittelemattomiin orga- nisaatioihin, koska niissä huomio kohdistetaan luontevasti ei-talou- dellisiin asioihin, joita ne tavoittelevat taloudellisen tuloksen sijaan. Viime vuosina tutkimuksessa on nostettu esiin aineeton pääoma alueiden ja kansantalouksien tasolla. Samoin kuin yritysten menes- tymisessä, aineeton pääoma on tärkeässä roolissa myös maantie- teellisten alueiden menestymisen kannalta. Esimerkiksi kaupungin elinvoimaisuuteen vaikuttaa siellä asuvan ja työskentelevän väestön osaamistaso ja osaamisten kirjo, kaupungin maine asuinympäristönä (esim. turvallisuus ja viihtyisyys) ja hallinnollisten prosessien toimi- vuus. Kuva 10 havainnollistaa aineettoman pääoman roolia kansan- talouden tasolla. Tarkastelun lähtökohdaksi voidaan asettaa valtion tavoitteet, esimerkiksi inhimillisen hyvinvoinnin luominen ja ta- loudellinen vauraus sekä ympäristön hyvinvoinnista huolehtimi- nen. Näiden tavoitteiden kannalta voidaan tunnistaa keskeiset ai- neettoman pääoman osa-alueet. Eri valtiot korostavat eri tavoitteita 40 tietojohtaminen ja ovat erilaisissa kehitysvaiheissa, joten myös erilaiset aineettomat resurssit nousevat esiin. Esimerkiksi lukutaito, ja laajemmin koulu- tuspanostukset, tiedetään tärkeäksi tekijäksi kansakuntien kehitty- miselle. Kehittyvälle valtiolle lukutaidon kehittäminen on mielekäs investointikohde. Sen sijaan Suomen kaltainen kehittynyt kansanta- lous ei enää hyödy merkittävästi koulutuspanostusten lisäämisestä. Suomessa huomio tulisi kohdistaa esimerkiksi korkeatasoisen tieto- ja osaamispohjan tehokkaampaan hyödyntämiseen. Investoinneilla erilaisiin aineettomiin resursseihin voidaan siis kehittää kansallista aineetonta pääomaa, jonka odotetaan edesauttavan kansantalouden hyvinvointiin liittyvien tavoitteiden saavuttamista. K A NSA L L INEN A INEETO N PÄÄO MA Tietoyhteiskunnan tuotannontekijä INHIMILLINEN SUHDEPÄÄOMA RAKENNEPÄÄOMA PÄÄOMA Vuorovaikutus- Prosessi- ja Yksilöiden suhteet sidos- tietorakenteet SOSIAALISET osaaminen ryhmiin VAIKUTUKSET Lait & normit Koulutus Suhteet Hallinnolliset Inhimillinen Kokemus kansalaisiin ja poliittiset hyvinvointi Osaaminen Suhteet muihin strategiat INVESTOINNIT Hiljainen tieto sidosryhmiin Prosessit ja Asenne Kansainväliset järjestelmät Julkiset Jne. suhteet (innovaatio- TALOUDELLISET investoinnit & EU järjestelmä jne.) Maabrändi Tutkimus ja VAIKUTUKSET eri osa- Jne. kehitys Taloudellinen alueiden Dokumentoitu kehitys kehittämiseen tieto ICT-infrastruktuuri Arvot , kulttuuri ja ilmapiiri EKOLOGISET Jne. VAIKUTUKSET Ympäristön SOSIAALINEN PÄÄOMA tila Luottamus, kommunikaatio Kuva 10. Aineeton pääoma kansantalouden tasolla (Käpylä et al. 2012; Salonius 2012). tietojohtaminen 41  Käytännön ratkaisut aineettoman pääoman johtamisessa Aineettoman pääoman johtamista voidaan pitää käytännöllisenä joh- tamissovelluksena, joka liittyy aikaisemmin käsiteltyihin resurssi- ja tietoperusteisiin teorioihin. Aineettoman pääoman käsite (kuva 9) konkretisoi niitä tärkeitä tietoon liittyviä resursseja, joiden perus- teella yritys menestyy. Näin päästään abstrakteista teorioista kohti käytännön johtamistoimia. Jo keskeisten käsitteiden huolellinen määrittely voi auttaa joh- toa näkemään organisaationsa uudella tavalla. Aineettoman pääoman käsitteen hienosyisempi jäsentely auttaa ymmärtämään, mistä tässä ilmiössä oikeastaan on kyse. Käsite auttaa tunnistamaan erityyppisiä resursseja ja niiden ominaisuuksia. Organisaation tarkastelu ”aineet- toman pääoman silmälasein” auttaa johtoa tunnistamaan, mitkä ai- neettomat resurssit ovat juuri oman yrityksen kannalta keskeisimpiä. Tämä on tärkeä lähtökohta toiminnan kehittämisessä. Aineettoman pääoman johtaminen on käsite, joka viittaa niihin käytäntöihin ja malleihin, joilla organisaatiossa pyritään vaikutta- maan sen aineettomien resurssien kehittymiseen. Se voidaan mää- ritellä toiminnaksi, jolla arvioidaan aineettoman pääoman tilaa (saa- daan kuva jäävuoren koosta) sekä vaikutetaan aineettoman pääoman kehittymiseen (vahvistetaan puun juuristoa oikeanlaisilla aineetto- milla resursseilla) ja sen muuttamiseen yrityksen tavoittelemiksi tu- loksiksi (huolehditaan sadon syn- tymisestä). Aineettoman pääoman johta- Aineettoman pääoman johtaminen minen voidaan jakaa kahteen toi- edustaa strategisen tason siinsa kiinteästi liittyvään tasoon. tietojohtamista Strategisella tasolla pyritään ar- auttaa tunnistamaan organisaation viomaan aineettomien resurssi- tärkeät aineettomat resurssit en tilaa suhteessa liiketoiminnan tarjoaa malleja aineettomien tavoitteisiin ja ohjaamaan näiden resurssien ohjaamiseen ja resurssien kehittymistä. Tällä ta- kehittämiseen. solla katsotaan laajasti aineetto- man pääoman kokonaisuutta ja tehdään päätöksiä kehittämisen suuntaviivoista. Varsinainen kehitystyö tehdään operatiivisella tasol- la. Esimerkiksi henkilöstöhallinto voi rekrytoida ja kouluttaa henki- löstöä ja markkinoinnin toimenpiteillä voidaan kehittää asiakassuh- teita ja lisätä brändin tunnettuutta. 42 tietojohtaminen  Aineettoman pääoman johtamiseen on kehitetty monia erityi- sesti siihen suunniteltuja johtamismalleja (malleista tarkemmin esi- merkiksi teoksessa Lönnqvist et al. 2005 ja mallien soveltamisesta teoksessa Kujansivu et al. 2008). Aineettoman pääoman johtamista voidaan toki toteuttaa myös ilman näitä malleja, normaalin johtamis- toiminnan ohessa. Itse asiassa yksittäisten aineettomien resurssien, kuten esimerkiksi osaamisen, kehittäminen ei ole mitenkään uutta toimintaa, vaan siihen on tutkimuksessa ja organisaatioiden käytän- nöissä pitkät perinteet. Aineettoman pääoman johtamisen erityinen anti liittyykin sen tuomaan kokonaisvaltaiseen näkemykseen, jonka avulla voidaan tunnistaa aineettomien resurssien merkitys arvon- luonnissa. Kirjallisuutta: Kujansivu, P., Lönnqvist, A., Jääskeläinen, A. & Sillanpää, V. 2007. Liiketoiminnan aineettomat menestystekijät – mittaa, kehitä ja johda. Talentum Media Oy, Helsinki. Käpylä, J., Kujansivu, P. & Lönnqvist, A. 2012. National intellectual capital performance: a stra- tegic approach, Journal of Intellectual Capital, Vol. 13, No. 3, pp. 343–362. Lev, B. 2001. Intangibles. Management, Measurement, and Reporting. Brookings Institution Press, Washington. Lönnqvist, A., Kujansivu, P. & Antola, J. 2005. Aineettoman pääoman johtaminen. JTO-Palvelut Oy, Oitmäki. Salonius, H. & Lönnqvist, A. 2012. Exploring the Policy Relevance of National Intellectual Capital Information, Journal of Intellectual Capital, Vol. 13, No. 3, pp. 331–342. Stewart, T.A. 1997. Intellectual Capital, The New Wealth of Organizations. Doubleday, New York. Sveiby, K.-E. 1997. The New Organizational Wealth: Managing and Measuring Knowledge-Based Assets. Berrett-Koehler Publishers Inc, San Francisco. tietojohtaminen 43 5.2 Liiketoimintatiedon hallinta Liiketoimintatiedosta kilpailuetua Organisaation päätöksentekijän, kuten johtajan, tilannekuva perus- tuu hänen käytettävissään olevaan tietoon, jota hän tulkitsee aiem- man kokemuksensa valossa. Relevantti ja oikea-aikainen tieto voi auttaa organisaatiota tunnistamaan ja analysoimaan vaihtoehtoisia ratkaisuja päätöksentekotilanteessa. Tiedon avulla voidaan arvioida ja vertailla eri ratkaisuvaihtoehtojen hyviä ja huonoja puolia, karsia tarjolla olevia vaihtoehtoja ja lopulta valita niistä senhetkisen ym- märryksen mukaan paras. Tietoon pohjautuvat, perustellut päätökset ohjaavat organisaation toimintaa parempaan suuntaan ja auttavat sitä menestymään kilpailijoitaan paremmin. Tieto ei ole automaattisesti arvokasta tai luo kilpailuetua. Tie- dosta voi olla organisaatiolle jopa enemmän haittaa kuin hyötyä, jos tiedonkeruussa painotetaan määrää laadun ja käyttökelpoisuuden sijaan. Pahimmassa tapauksessa tuloksena voi olla toiminnan la- mauttava tietotulva, kun tiedon määrä systeemissä (ihminen, tieto- järjestelmä, organisaatio) ylittää prosessointikyvyn. Saatavilla olevan tiedon määrää ovat lisänneet teknologian kehittyminen, nopeammat tiedonsiirtoyhteydet ja globalisaatio. Lisäksi tarjolla on entistä mo- nipuolisempaa tietoa, mihin on vaikuttanut muun muassa sosiaali- sen median käytön jatkuva kasvu. Koska tietoa on saatavilla valta- vasti, sitä on tärkeää pystyä hallitsemaan jäsentämällä ja valikoimalla tietomassaa. Tieto, josta organisaatio voi saada arvoa, on sisällöltään käyttäjälleen relevanttia, ja se on oikealla henkilöllä, oikeaan aikaan ja käyttökelpoisessa muodossa. Jotta tieto tuottaisi arvoa, se pitää myös osata tulkita oikein ja sillä pitää olla vaikutusta organisaation toimintaa ohjaavassa päätöksenteossa. Suuren määrän lisäksi tiedon hyödyntämistä hankaloittaa myös sen sirpaloituminen. Päätöksente- kijät tarvitsevat tietoa useista ulkoisista ja sisäisistä lähteistä. Liiketoiminnan kannalta olennainen tieto voidaan luokitella or- ganisaatiota itseään koskevaan sisäiseen tietoon ja organisaation lii- ketoimintaympäristöä koskevaan ulkoiseen tietoon. Sisäinen tieto käsittää organisaation omasta toiminnastaan tuottamaa tietoa, kuten tuotantolukuja, prosessikuvauksia, strategisia linjauksia ja henkilös- tön näkemyksen organisaation toiminnasta. Ulkoinen tieto puoles- taan on tietoa, joka liittyy organisaation ulkoiseen liiketoimintaym- 44 tietojohtaminen päristöön. Esimerkiksi kuluttajatrendit, kilpailijoiden toiminta ja yleisen taloudellisen tilanteen kehittyminen ovat ulkoista tietoa, joka vaikuttaa organisaation liiketoimintaan. Joskus rajanveto sisäisen ja ulkoisen tiedon välillä voi olla hankalaa, mikä korostuu etenkin or- ganisaatioiden verkostoituessa ja ulkoistaessa toimintaansa. On myös huomioitava, että vaikka tiedon aihe voi olla ulkoinen, voi tiedon läh- de olla organisaation sisällä. Organisaation toiminnan suunnittelu ja toteuttaminen edellyttää sisäisen tiedon hallintaa ja soveltamista. Sisäinen tieto muodostaa ko- konaiskuvan organisaation omasta toiminnasta ja auttaa siten tun- nistamaan organisaation vahvuudet ja heikkoudet sekä sen, kuinka niitä voidaan kehittää vastaamaan ulkoisesta liiketoimintaympäris- töstä nouseviin mahdollisuuksiin ja uhkiin. Organisaation kilpailu- kyvyn kannalta ulkoisen tiedon hyödyntäminen on vähintään yhtä tärkeässä roolissa. Jotta organisaatio menestyisi kilpailussa pitkäl- lä aikavälillä, sen pitää huomioida ja mielellään myös ennakoida ul- koisen liiketoimintaympäristön merkittävät muutokset, ymmärtää niiden vaikutukset sekä ohjata omaa toimintaansa sen mukaisesti. Ulkoinen tieto voi auttaa esimerkiksi ymmärtämään, kuinka kilpaili- jan tuotteen hinta muodostuu, millä strategialla tietylle markkinalle kannattaa lähteä, kuinka tiettyä asiakasta tulisi lähestyä tai kuinka kahden kilpailijan fuusio vaikuttaa organisaatioon. Yleisesti ottaen liiketoimintatieto voidaan ymmärtää käsitteenä, joka kattaa kaiken organisaation tuottaman ja hyödyntämän sisäisen ja ulkoisen tiedon. Jotta liiketoimintatieto auttaisi organisaatiota toimimaan menestyk- sekkäästi ja siten tuottaisi organisaatiolle arvoa, pitää sitä johtaa tar- koituksenmukaisesti. Liiketoimintatiedon hallinta jalostaa tietoa päätöksenteon tueksi Liiketoimintatiedon hallinta on toimintaa, jonka avulla organisaa- tio kerää, analysoi, jakaa ja hyödyntää oman toimintansa kannalta merkityksellistä liiketoimintatietoa. Liiketoimintatiedon hallinnan tehtävänä on hankkia tarpeelliseksi arvioitua tietoa eri lähteistä sekä luokitella ja varastoida sitä jatkokäyttöä varten. Keskeisenä tehtävänä on analysoida ja yhdistää näennäisesti irrallisia tiedonpalasia asiayh- teyksien ja merkitysten ymmärtämiseksi ja jakaa näin syntynyttä tie- toa sitä tarvitseville päätöksentekijöille. Parhaimmillaan liiketoimin- tatiedon hallinta toimii proaktiivisesti päätöksenteon tukena tarjoten tietojohtaminen 45 ennakkovaroituksia liiketoimintaympäristön tapahtumista ja niiden vaikutuksesta organisaatioon. Perimmäisenä tavoitteena on mahdol- listaa parempien päätösten tekeminen ja siten tuottavampi ja tulok- sekkaampi liiketoiminta. Kaikki organisaatiot harjoittavat liiketoimintatiedon hallintaa jossakin laajuudessa. Toiminta ei aina ole tietoista ja johdonmukais- ta, vaan pikemminkin johonkin tiettyyn akuuttiin tarpeeseen teh- tyä ja organisoimatonta. Tietoa hankitaan ja saadaan sitä sen kum- memmin ajattelematta. Tiedon merkitystä pohditaan ja sen varassa tehdään päätöksiä ilman, että toimintaa mielletään tai tunnistetaan liiketoimintatiedon hallinnaksi. Kun näitä toimintoj