Teoría Bases de Datos para Periodistas PDF

TEMA 1. INTRODUCCION A LAS BASES DE DATOS PARA PERIODISTAS 1. Periodismo de base de datos. Tratamiento inicial y tipologías de información. 2. Introducción a la organización básica de la información y terminología básica. 3. Conceptos fundamentales en el almacenamiento de datos. 4. E...

TEMA 1. INTRODUCCION A LAS BASES DE DATOS PARA PERIODISTAS 1. Periodismo de base de datos. Tratamiento inicial y tipologías de información. 2. Introducción a la organización básica de la información y terminología básica. 3. Conceptos fundamentales en el almacenamiento de datos. 4. El Sistema Gestor de Base de Datos. Ventajas y Clasificación. 5. Introducción a las bases de datos Documentales. 6. Información accesible desde internet. Periodismo de base de datos. Tratamiento inicial y tipologías de información {#periodismo-de-base-de-datos.-tratamiento-inicial-y-tipologías-de-información.Estilo1} ---------------------------------------------------------------------------- El proceso del periodista con la información - **Localizamos** las fuentes de datos, desde noticias de última hora, datos del gobierno, la investigación de los periodistas... - A continuación, empezamos a **analizar** qué podemos hacer con los datos. ¿Qué necesitamos para mezclar con otro conjunto de datos? ¿Cómo podemos mostrar cambios o tendencias en el tiempo? - Empezamos a **manipular** los datos en hojas de cálculo, tenemos que tratarla con columnas y celdas. - Lo siguiente que debemos empezar a **realizar** son los primero **cálculos** que nos dirá si hay una historia o no y luego comprobar si es consistente. - Al final de este proceso tendremos que **mostrar** algo: ¿será una historia o un gráfico o una visualización, y qué herramientas va a utilizar? **LOCALIZAR-ANALIZAR-MANIPULAR-REALIZAR CÁLCULOS- MOSTRAR** El proceso requiere un esfuerzo invertido, lo más tedioso de buscar y ordenar datos (70% del esfuerzo), mientras que pintar y visualizar datos (30% del esfuerzo)  **COMPILAR-LIMPIAR-CONTEXTUALIZAR-COMBINAR-COMUNICAR** La tipología de la información sobre la que podremos trabajar será la siguiente Información: - **Estructurada** - Bases de datos relacional (Oracle, SqlServer, Access...) - Bases de datos documentales (Alfresco, Drive, SharePoint, Documentum...) - Otras bases de datos. - **Semiestructurada** - Ficheros XML. - Bases de datos No-SQL. - **No estructuradas** - Ficheros de texto (e-mails, foros, PowerPoint, Word...). - No texto (flash, videos...). Introducción a la organización básica de la información y tipología básica {#introducción-a-la-organización-básica-de-la-información-y-tipología-básica.Estilo1} -------------------------------------------------------------------------- Cuando el volumen de la información es tal que comienza a desbordarnos. Se entiende por **información** al conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Del antiguo sistema de fichas y archivadores podríamos decir que es un sistema arcaico de base de datos, pero muy útil antes de la época de la informática accesible. El ejemplo de base de datos manual de una biblioteca, el organizador: - Elige la información relevante: autor, título, tema... - Organiza las fichas en función de los servicios que desee prestar. No solo es importante la información proporcionada, sino que también es importante el tiempo de respuesta. Conceptos fundamentales en el almacenamiento de datos {#conceptos-fundamentales-en-el-almacenamiento-de-datos.Estilo1} ----------------------------------------------------- El planteamiento de partida es el uso de la tecnología informativa para la buena organización y administración de los datos. Así pues, esperamos que esta tecnología, además de ser el nuevo almacén de datos, nos provea de herramientas para: - La recogida de datos. - El procesamiento (transformación). - La recuperación de la información. - La presentación de los datos. Es precisamente el término **fichero** el que ha sido heredado como término informático para identificar el lugar de almacenamiento de datos del mismo tipo, en los lenguajes primitivos. Aunque el término **dato** nos es familiar, en informática se entiende como hecho conocido que podemos registrar con un significado implícito. El programa informático estaba construido para almacenar, procesar y presentar la información de forma legible. Siendo los **usuarios** meros sufridores de aquellas aplicaciones, encorsetados por una estructura rígida y limitados por las opciones suministradas. El **fichero** carece de estructura intrínseca, es decir, sabemos el tipo de información que contiene tan solo cuando vemos los datos en sí. A la vista del contenido de datos hemos intuido que se trata del fichero de libros. Aunque exista en la actualidad una nomenclatura más formal, muchos de los conceptos, provienen de la época de los ficheros informáticos. Ya entonces se hablaba de **campos**. Un **campo** podríamos definirlo como un tipo básico de información. Y más formalmente es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. También se hablaba de **registros**. Un **registro** está formado por un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una instancia o repetición del fichero. El **sistema de ficheros informáticos**, pese a haber presentado un gran avance en lo que respecta la gestión y almacenamiento de datos en comparación con las fichas y otros mecanismos tradicionales, plantean una serie de **inconvenientes** a resolver: - No existe información del tipo de contenido interno. - La formación se hace muy dependiente del estilo de la aplicación. - La modificación de como es un dato es la modificación de un programa. - El mantenimiento de las aplicaciones se hace complicado ya que según crece la aplicación se hace difícil de mantener e inestable. - Cada sistema utilizaba su propio lenguaje y mecanismo de transformación de la información para su almacenaje. El Sistema Gestor de Base de Datos Estructuradas. Ventajas y clasificación {#el-sistema-gestor-de-base-de-datos-estructuradas.-ventajas-y-clasificación.Estilo1} -------------------------------------------------------------------------- Para resolver estas cuestiones, había que independizar los datos de los programas. El concepto de **base de datos** aparece por primera vez en los **años 60** como conjunto de datos relacionados entre sí. Se almacena la estructura y ciertas reglas de comportamiento en un catálogo separado de forma independiente a los programas de acceso a estos. Hoy en día se habla de: Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD) +R = Sistema Gestor de Base de Datos Relacional +D = Sistema Gestor de Base de Datos Documental Los SGBD tienen muchas **ventajas** frente a los sistemas de ficheros tradicionales, estas ventajas son las siguientes: - Control de seguridad - Interesa controlar los tipos de accesos. - El SGBD debe proporcionar un subsistema (apartado) de seguridad y autorización. - Múltiples interfaces de usuario - Lenguajes de consulta. - Formularios. - WWW. - El SGBD debe tener recursos para poder definir ciertas restricciones de integridad (se conoce como garantía de integridad). **Clasificación** de los SGBD Existen diferentes criterios al respecto siendo el más común el **modelo de datos**. - Base de Datos Jerárquicas. - Base de Datos de Red. - Base de Datos Relacionales. - Base de Datos Orientados a Objetos. - Base de Datos Documentales. Un segundo criterio es el **número de usuarios** - Monousuarios (1 solo usuario). - Multiusuarios (más de 1 usuario). También podríamos realizar una clasificación según fuera el **propósito del SGBD** - General. - Especial. Podemos clasificar según el **número de ubicaciones** (sitios) en donde se distribuye la información - SGBD Centralizado. - SGBD Distribuido. Otro posible criterio de clasificación serie según el **coste**. Como SGBD con importante presencia de mercado podemos nombrar: - Access. - Oracle. - MySQL. - SQL Server. - DB2. - BaseX. - ArangoDB Una vez introducidos los conceptos importantes relativos a las Bases de Datos, conviene reformular alguno de los términos ya introducidos de forma histórica. En Base de Datos ya no se habla de fichero, sino que se habla de **tabla**, podríamos definirlo como el conjunto conexo de información del mismo tipo. En una tabla se llama registro a la Unidad Elemental de Información de la tabla. Y un **campo** (más formalmente **atributo**) es la Unidad Elemental de Información del registro. Modelo de datos: estructura de datos y técnicas de acceso a estos proporcionadas por un cierto SGBD. Introducción a las Bases de Datos Documentales {#introducción-a-las-bases-de-datos-documentales.Estilo1} ---------------------------------------------- Las bases de datos documentales están enfocadas a trabajar básicamente con información relativa a documentos, así pues, su concepto centra es el concepto mismo de documento. Sus funciones típicas están encaminadas al tratamiento del texto contenido en los documentos. Podemos afirmar que los documentos encapsulan y codifican datos o información siguiendo algún formato estándar. Los formatos binarios más usuales son PDF y DOC/DOCX. Muy extendido en internet es el formato XML. Los documentos dentro de una base de datos documental son similares, de algún modo, a registros (filas) en una base de datos relacional, pero menos rígidos. No se les requiere ajustarse a un esquema estándar ni tener todos las mismas secciones, atributos, claves o similares. El número de campos de cada registro es variable, siempre en función de si conocemos o no su valor. Mientras que, en el caso de bases de datos relacionales, se selecciona una serie de atributos (campos) que describan lo mejor posible lo que deseamos representar. La base de datos documental tiene la información completa, pudiendo ser, **en función de cómo se almacene**: - De texto completo, porque el registro contiene el texto completo en cuestión. - Referenciales, la base de datos almacena datos que permiten clasificar y administrar los documentos, pero estos se almacenan en un fichero aparte, por lo que la base de datos contiene tan solo la referencia o vínculo a este. - Archivos electrónicos de imágenes, además de ciertos campo relevantes para lo que es la referencia bibliográfica, se almacenan enlaces que nos lleva a la imagen del documento original. TEMA 2. GESTIÓN DE LA INFORMACION EN FORMATO DIGITAL 1. Hojas de cálculo. 2. Tipos de relaciones. 3. Consultas. 4. Formularios e Informes. 5. Exportación e importación de datos. Hojas de cálculo {#hojas-de-cálculo.Estilo1} ---------------- Una **hoja de cálculo** es un tipo de documento, que permite manipular datos representados de manera organizada de forma cartesiana en filas y columnas. Cada intersección determina el contenedor básico de la hoja de cálculo: la **celda**. Así pues, la **celda** es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde podemos introducir: valores, fórmulas y otro tipo de elementos para realizar cálculos. Toda celda suele estar identificada por su **fila y columna**. Son múltiples los tipos de **operaciones que se pueden realizar**: - Los más básicos las operaciones aritméticas básicas: sumas, restas, multiplicación y división. - Funciones matemáticas logaritmos, senos, cosenos... - Cálculos estadísticos promedios, mediana, moda... - Funciones lógicas SI (condicional), Y, O... En este tema nos centraremos en conocer la hoja de cálculo de Microsoft: Excel, cuyos objetivos se centran en: - Identificar y trabajar con los principales componentes de la interfaz del usuario. - Identificar libro y una hoja de cálculo. - Cómo introducir datos en una hoja de cálculo. - Estudiar las propiedades de las Celdas. - Entender las referencias de celda absolutas y relativas. - Copiar, cortar y pegar texto y fórmulas. - Usar la función de llenado. - Realizar operaciones matemáticas básicas en una hoja de cálculo. - Aprender a utilizar el sistema de ayuda y las guías para el uso de las funciones. - Aprender a usar el formato condicional. - Insertar gráficas en una hoja de cálculo. - Hacer uso de tablas dinámicas. - Explicar el propósito de las opciones disponibles para imprimir una hoja de cálculo. Y otros objetivos de menor relevancia para nuestros propósitos en este curso. En el siguiente tema estudiaremos como interactuar con una base de datos, concretamente con Access. **Nombre** de la celda - Columna y fila C4, A1 - Pseudónimo o alias cuadro de nombres (a cada celda le puedes poner el nombre que tu quieras). - Podemos usar la opción de administrador de nombre del menú fórmulas. **Formato** de celda - Nos permite tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. - Estas herramientas podemos invocarlas al hacer clic derecho sobre una celda, eligiendo "formato de celda". - Las herramientas de formato en Excel 2013 permiten realizar una gran cantidad de personalizaciones: - Aplicar formatos a números. - Fuentes. - Alineación de los contenidos en las celdas. - Establecer rellenos. - Definir bordes **Referencias absolutas y relativas** - Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo indicándole al Excel dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula. Existen dos tipos de referencias, la absoluta y la relativa. - Una referencia es relativa cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Dicho efecto se puede arrastrar. - Si la referencia es relativa y arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforma va avanzando la fila. El mismo efecto se puede reproducir horizontalmente. - Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o columna. - Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo "\$". **Fórmulas y funciones** - Una fórmula es un código especial que introducimos en una celda con el objetivo de realizar ciertos cálculos, de tal manera que realizado este, devolverá un resultado que podremos visualizar. - Todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). - Componentes de una fórmula de Excel: - Constantes (=1,5488) o texto (='Mi texto'). - Referencias a celdas - Funciones de Excel. Podemos **clasificar** las **fórmulas** de Excel en ciertos grupos principales - Fórmulas aritméticas: combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos - Fórmulas de comparación: permiten comparar dos o más números o cadenas de texto, devolviendo Verdadero o Falso dependiendo del resultado de la comparación. - Fórmulas de texto: podemos manipular texto, por ejemplo, el operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto que es equivalente al uso de la función CONCATENAR. - Fórmulas de referencia: permiten combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia. **Si en el resultado de una fórmula encontramos**: - **\#\#\#\#\#\...** el resultado no cabe en la celda - Ampliar el tamaño visible de la celda. - Usar formato científico. - **\#¡VALOR!** una celda no contiene el valor adecuado para la resolución de la fórmula - Revisar los contenidos de las celdas implicadas. - Revisar la fórmula y/o funciones. - **\#¿NOMBRE?** una de las celdas indicadas no existe - Revisar las celdas indicadas en la fórmula y/o funciones. - Revisar los nombres asignados a las celdas en el cuadro de nombres o bien en la opción Administrador de Nombres del menú Fórmulas. - **\#¡DIV/0!** existe una división por cero en la fórmula - Revisar los valores de las celdas indicadas en la fórmula y/o funciones. - Revisar la fórmula y/o funciones implicadas. - Podemos invocar una función de múltiples maneras - Invocando al asistente. - Haciendo su uso directo en la barra de fórmulas. - Usando opciones en la barra de herramientas. **Funciones lógicas** en Excel - Las funciones lógicas en Excel se usan en la toma de decisiones. Permiten evaluar el cumplimiento de una condición, y según el resultado, decidiremos si se debe ejecutar una determinada acción. **Y** (valor\_lógico1; \[valor\_lógico2\];...) - La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y tenga de resultado FALSO. - Ejemplo: =Y(5=5; 1\6), =Y(5=5; 1\6; 22\22). **O** (valor\_lógico1; \[valor\_lógico2\];...) - Devuelve el valor VERDADERO si alguno de los argumentos es verdadero o FALSO si todos ellos son falsos. - Ejemplo: =O(1=2; 3\>4; 5\5; 7\=9), =O(1=1; 3\>4; 5\5; 7\=9). **SI** (condición; \[si\_verdadero\]; \[si\_falso\]) - Evalúa una condición y devuelve un valor si la condición es verdadera y otro valor si la condición es falsa. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. - Ejemplo: =SI(A2\>=5;\"APROBADO";"SUSPENSO\"), =SI(A2 \< 18; \"Menor de edad"; \"Mayor de edad\"). Función **SI anidada** - Si tenemos más de dos posibles acciones, y la función SI no podrá resolver por sí sola este problema, por lo que necesitamos recurrir a la función SI anidada la cual nos permitirá resolver cualquier situación en las que necesitemos evaluar más de una prueba lógica y ejecutar más de dos acciones. - Ejemplo: =SI(A2 \< 18; \"Menor de edad"; SI(A2 \< 65; \"Mayor de edad"; \"Tercera edad\")) Función **BUSCARV** - Se usa para buscar elementos en una tabla o en un rango de celdas por fila. Aparecerá un error \#N/A en caso de no encontrar el valor buscado. - Hay cuatro piezas dentro de la sintaxis de BUSCARV - El valor a buscar, llamado el valor de búsqueda. - El rango donde se encuentra el valor de búsqueda, dicho valor debe estar siempre en la primera columna del rango para que BUSCARV funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda D2, el rango debe empezar con D. - El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si indicamos el rango D2: J14, contaremos D como la primera columna, E como la segunda y así sucesivamente. - Opcionalmente, podemos indicar VERDADERO para una coincidencia aproximada o FALSO para que sea exacta. Si no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO, es decir, coincidencia aproximada. Función **BUSCARH** - La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error \#N/A en caso de no haberlo encontrado - Hay cuatro piezas dentro de la sintaxis de la función BUSCARH - El valor a buscar, llamado el valor de búsqueda. - El rango donde se encuentra el valor de búsqueda, dicho valor debe estar siempre en la primera fila del rango para que BUSCARH funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda D2, el rango debe empezar con 2. - El número de fila del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si indicamos el rango D2: J14, contaremos 2 como la primera fila, 3 como la segunda y así sucesivamente. - Opcionalmente, podemos indicar VERDADERO para una coincidencia aproximada o FALSO para que sea exacta. Si no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO, es decir, coincidencia aproximada. **Formato condicional** - El formato condicional en Excel permite aplicar de manera selectiva un formato a las celdas de acuerdo con su contenido, es decir, actúa sobre la presentación en función de su contenido. - Se aplica de manera automática sobre la celda una vez evaluado el cumplimiento de la regla definida para este. - Lo podemos usar para cambiar la apariencia de una celda en base a su valor o al resultado de otra fórmula. - Al definir una regla de formato condicional, establecemos la condición que ha de cumplirse para que Excel aplique el formato a una celda, si la regla no se cumple entonces no habrá cambios respecto a la apariencia de la celda. - Una regla de formato condicional permite especificar dos cosas: - El criterio que define si se debe aplicar el formato a una celda. - El propio formato a aplicar si la regla se cumple - Cada regla de formato condicional se puede aplicar sobre una única celda o sobre un rango de celdas. - Una misma celda puede tener varias reglas de formato. **Gráficos** en Excel - Se trata de una forma de presentar valores numéricos que facilita la comprensión de los datos que se encuentran en la hoja. - Son una excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente cualquier tendencia y/o distribución de los datos. - Estos objetos los incluiremos en el momento que nos sea de utilidad para representar visualmente una o varias series de datos numéricos. - Crearemos el grafico en Excel en dos pasos: - Seleccionamos una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numéricos (no es necesarios seleccionar todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los datos de las celdas adyacentes). - A continuación, en el menú insertar apartado Gráficos elegimos el tipo de gráfico que deseamos insertar para, a continuación, seleccionar el gráfico deseado. - Una vez creado el gráfico podemos utilizar un conjunto de herramientas para personalizar el gráfico que acabamos de crear. - El tipo de gráfico se selecciona en función de lo que se desea presentar. - Podemos personalizar títulos, leyendas... **Tablas dinámicas** en Excel - Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos guardados en Excel. - Se trata de una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos permitiéndonos realizar comparaciones, patrones y tendencias en ellos. - Permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan solo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el informe. - Podemos agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes y así obtener la información que necesitamos. - Pasos para crear una tabla dinámica - Seleccionar las celdas a partir de las que deseamos crear la tabla dinámica - Los datos no deben tener filas o columnas vacías. - Deben tener un encabezado de solo una fila. - Seleccionamos insertar tabla dinámica. - "Seleccione los datos que desea analizar", clic en "Seleccionar una tabla o rango". - En Tabla o rango, ver el rango de celdas. - En "Elija dónde desea colocar el..." - Usar nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo. - Hoja de cálculo existente y, después, seleccionar la ubicación que desea incluir la tabla dinámica. - Para añadir un campo a la tabla dinámica, la casilla del nombre del campo en el panel Campos de tabla dinámica ha de estar accesible. - Aparece en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos - Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir. - Y debajo una zona a donde arrastraremos los campos a incluir, ya sea como columna, fila, valor o filtro. - A continuación, arrastramos los campos al área correspondiente. - Elementos de una tabla dinámica - Filtro de informe. Los campos de esta área crean filtros para la tabla dinámica con los que podrás restringir la información a incluir. Son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Son útiles si deseamos mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica. - Etiquetas de columna. Contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica. - Etiquetas de fila. Contiene los campos que especifican las filas. - ∑ Valores. Son los campos que actúan como "celdas" de la tabla dinámica y que son totalizados para cada columna y fila. - Personalizar la tabla dinámica: la pestaña diseño dentro del grupo 'herramientas de tablas dinámicas' incluyen opciones para dar un formato personalizado a la tabla dinámica. Incluye tres grupos de opciones al respecto: - Diseño. - Opciones de estilo de tabla dinámica. - Estilos de tabla dinámica. - Formato - Para dar formato especifico a los valores de la tabla dinámica: - Seleccionamos el campo correspondiente dentro del área Valores. - En el menú mostrado elegimos la opción "Configuración de campo de valor". - En el cuadro de diálogo mostrado hacemos clic en el botón "Formato de número". - Realizamos la personalización oportuna en el conocido cuadro de diálogo "Formato de celdas". - Gráfico dinámico - Este se basa en dos datos de la tabla dinámica y es muy útil para la comprensión de los datos de una tabla dinámica. - Lo podemos incluir con la opción 'Gráfico dinámico' de la pestaña analizar dentro de 'herramientas de tablas dinámicas'. - A continuación, seleccionamos el tipo de gráfico. **Incrustar Excel en un documento de Word** - En ciertas ocasiones resulta interesante incluir una hoja de cálculo dentro de un texto. - La principal diferencia con una tabla de Word son las opciones que tendremos a nuestro alcance. - Cuando los que incrustamos es una hoja de Excel, dentro de ésta tendremos toda la funcionalidad que Excel nos ofrece que es mucho mayor que la ofrecida por una tabla de Word. - Para realizar dicha tarea podemos seguir dos caminos: - Dentro de la pestaña insertar elegimos tabla y en el menú que se nos presenta elegimos la opción "Hoja de cálculo de Excel". - Dentro de la pestaña insertar elegimos objeto y en el menú que se nos presenta elegimos la opción "objeto". A continuación, aparece una lista de objeto en la que podemos elegir "Hoja de cálculo de Excel". Tipos de relaciones {#tipos-de-relaciones.Estilo1} ------------------- El modelo relacional es una manera de estructurar la información de problema concreto a resolver con una Base de Datos Relacional cuyos elementos básicos recordemos son: - Las **tablas**: conjunto conexo de información del mismo tipo. - Las **relaciones**: son asociaciones entre tablas. Estudiaremos los tres tipos de relaciones binarias (donde solo intervienen dos tablas) estas son: - Los elementos (registros) de las tablas que intervienen en la relación se asocian uno a uno. - De uno a uno. (1:1) - N un elemento (registro) de una tabla está asociado con muchos (N) de la otra. - De uno a muchos. (1: N) - N Cada elemento (registro) de cualquiera de las 2 tablas de la relación puede estar relacionado con muchos (N) de la otra y viceversa. - De muchos a muchos. (N: N) A continuación, veremos cómo se introduce la **clave foránea** en estos tres casos, así como se debe hacer en Access. Relación 1 - Relación 1:1. Se incluye en cualquiera de las dos tablas la clave principal de la otra como campo (clave foránea) y esta no puede estar repetida. - Paso 1: crear las tablas en el orden deseado, con todos sus campos y cada uno de ellos con su dominio bien definido. - Paso 2: inclusión de la clave foránea. En este caso (1:1) tenemos dos opciones: - Incluir la clave principal de la tabla 1 como foránea. - Incluir la clave principal de la tabla 2 como foránea. - Paso 3: marcar la clave foránea como no repetible. - Paso 4: relacionar la clave foránea con su principal. Relación 2 - Relación 1: N. Se incluye en la tabla de la parte 'N' -- muchos -- la clave principal de la otra tabla (la partir del 1) como campo (clave ajena). - Paso 1: crear las tablas en el orden deseado, con todos sus campos y cada uno de sus dominios bien definido. - Paso 2: inclusión de la clave foránea. En este caso (1: N) la opción es única: incluir la clave principal de la tabla 1 en la tabla 2 como foránea. - Paso 3: relacionar la clave foránea con su principal. Relación 3 - Relación N: N. se ha de crear una nueva tabla que contendrá como campos (claves ajenas) las claves principales de cada una de las entidades incluidas en la relación, siendo el conjunto de ambas la clave principal de la nueva entidad. - Paso 1: crear las tablas en el orden deseado, con todos sus campos y cada uno de ellos con su dominio bien definido. - Paso 2: creación de una nueva tabla cuyo nombre se sugiere sea el de la relación. En esta tabla incluir la clave principal de la tabla 1 como foránea, así como la clave principal de la tabla 2 como foránea. - Paso 3: marcar que el conjunto de ambas claves foráneas es la clave principal de la nueva tabla. - Paso 4: relaciona cada una de las claves foráneas con su principal. La definición de datos y sus propiedades en Access - Una base de datos relacional es un conjunto de una o más tablas estructuradas en **registros** (filas) y **campos** (columnas), que se vinculan entre sí por un campo en común. - Las tablas contienen un tipo especifico de información. - Estos dos campos vinculados (o asociados) han de poseer las mismas características como e incluso, se recomienda que también coincida el nombre de éste, aunque esto último no es absolutamente necesario. - Así pues, veremos como Access incluye herramientas que permitan definir el un conjunto de restricciones que delimitan los valores posibles que puede tomar un campo. - Una de las principales restricciones de los valores válidos que un campo puede tomar y que forman parte de la definición del dominio de éste, viene determinado por la definición del tipo de dato. - Las **típicas definiciones** de tipos de datos que se encuentran en los SGBDR son: - Numéricos - Enteros (según tamaño). - Doble / simple. - Texto - De longitud máxima fija. - Sin límite predefinido. - Fecha / hora. - Moneda. - Si / no. - En Access, por cada tipo de dato encontramos una serie de propiedades, que pueden ser comunes para varios tipos de datos o específica para un tipo. - Común: regla de validación, valor predeterminado. - Específico: lugares decimales (solo válidos para números y moneda). - Mediante el uso de ciertas propiedades del campo podemos restringir el conjunto de valores que un campo puede tomar. Para ello, utilizaremos las siguientes propiedades: - Regla de validación. - Requerido. Si indica que es obligatorio introducir un dato en el campo. - Permitir longitud cero. Si permitirá que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo de texto o memo. - **Alerta: no confundir regla de validación con texto de validación.** - El valor predeterminado (valor por defecto o valor por omisión), es el valor que se le asigna al campo cuando se crea un nuevo registro de tal manera que si deseamos otro debemos modificar este. - Además de los elementos descritos para la definición de las propiedades de un campo, existen otras propiedades que restringen los valores admisibles para un campo: - La clave principal: por definición no puede quedar vacía y su valor no puede estar repetido en ese campo en ninguno de los registros de la tabla. - Pueden definirse campos que, no siendo clave principal, su valor no se repita en la tabla. - Clave foránea: se trata de un campo que se ha introducido en una tabla para reflejar la relación ente esta y otra tabla. Una clave foránea siempre hace referencia a un campo que es clave principal (o parte de esta). Toda tabla tiene su **clave principal** que es única y puede ser un campo o un conjunto de campos. Toda clave foránea hace referencia a una clave principal que ha de existir. Una tabla puede tener ninguna, una o muchas claves foráneas. Consultas {#consultas.Estilo1} --------- Existen en Access dos tipos de consultas: - **Consultas de selección** - Permiten seleccionar un conjunto de datos (un conjunto de filas y de columnas) de una o más tablas relacionadas. - Puede ser usadas como origen de datos, es decir, como si de otra tabla más se tratase. - **Consultas de acción** - Igualmente permite seleccionar un conjunto de datos (un conjunto de filas y columnas) de una o más tablas relacionadas. - Además, proporcionan la opción de operar sobre los datos seleccionados. - Este tipo de consultas se divide en tres subtipos: - **Consulta de actualización**: permiten realizar cambios sobre los campos que cumplan una serie de condiciones. - **Consultas de eliminación**: permiten eliminar registros que cumplan una serie de condiciones. - **Consultas de datos anexados**: permiten añadir registros que cumplan una serie de condiciones, usando para ello ciertos orígenes de datos que contienen los registros a anexar. - Las consultas de acción están sometidas tanto a las restricciones de tipos de datos y dominio para los campos, así como las restricciones derivadas de la preservación de las relaciones estudiadas. Consultas de selección - Para diseñar una consulta de selección utilizaremos, dentro de la pestaña crear, la opción de diseño de consulta. - También podemos consultar el contenido de una tabla haciendo doble clic en esta. - Si así lo hacemos el contenido de esta será mostrado en un formato denominado 'Vista hoja de datos'. - Podemos cambiar el formato de visualización de la tabla haciendo uso del botón derecho y del menú contextual que a continuación nos aparecerá. Vista hoja de datos de una tabla - Para las tablas relacionadas podemos visualizar también el conjunto de registros relacionados con cada registro de la tabla de la cual hemos solicitado la vista hoja de datos. - En la parte inferior contamos con un conjunto de herramientas que nos permiten: - Ir al primer registro. - Ir al registro anterior. - Ir al siguiente registro. - Ir al último registro. - Crear un nuevo registro. - Buscar información en cualquier columna. Pasos en el diseño de consulta de selección - En primer lugar, elegiremos la tabla o conjunto de tablas relacionadas que son necesarias para obtener el resultado deseado. - Las tablas seleccionadas pasan a formar parte de la ventana de la consulta. - Las consultas de selección: - No alteran datos, pero si procesan las relaciones por lo que: - Los registros que aparecen cumplen la relación. - El número de apariciones de un registro corresponde con el número de relaciones en las que participa. - Una vez seleccionadas las tablas, seleccionamos los campos a incluir en la consulta: - Directamente doble clic sobre el campo de la tabla. - Usando el desplegable de la ventana inferior. - También podemos: - Mover una columna de lugar manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado sobre la columna que deseemos mover. - Eliminar una columna de la consulta seleccionándola y pulsando la tecla suprimir. - Realizar una selección de múltiples columnas manteniendo el botón izquierdo pulsando tras haber, previamente, seleccionado la columna y arrastrando el ratón. - Una vez seleccionados los campos a incluir en la consulta podemos seleccionar las filas que nos interesan mostrar, usando la fila de criterios. - Para imponer criterios sobre los campos utilizaremos: - Para los campos con contenido numérico y/o fecha los operadores de comparación Mayor que (\>), menor que (\