Tema III: Estructura de la Información en Bases de Datos Documentales PDF

TEMA III: ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EN LAS BASES DE DATOS DOCUMENTALES Grado en Periodismo. Curso 1º. Gestión de Base de Datos. Roberto Dale Valdivia. 1  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales...

TEMA III: ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EN LAS BASES DE DATOS DOCUMENTALES Grado en Periodismo. Curso 1º. Gestión de Base de Datos. Roberto Dale Valdivia. 1  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales 2 Contenido 3.1. Mecanismos de acceso a Bases de Datos Documentales. 3.2. Estructura de almacenamiento de la información documental. 3.3. Tipos y tratamiento de los documentos. 3.4. Recuperación de la información. Búsquedas y Herramientas. 2  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales 3 Introducción Este tipo de base de datos esta orientada exclusivamente a gestionar de forma efectiva el almacenamiento y acceso a documentos. En las bases de datos documentales (BDD) cada registro se corresponde con un documento. Dentro de la denominación genérica de BDD existe una variedad de modelos que pueden diferir tanto en: Contenido (tipos de documentos que escriben). Como en la propia estructura de éstas de las mismas. En general existen diferentes criterios para la clasificación de las BDD: Según el organismo productor. Según el modo de acceso. Según su cobertura temática. Según su cobertura documental. Según el modelo de tratamiento documental. Sistema Gestor de Base de Datos Documental. (DDBMS) Recordemos algunos de los conceptos que ya estudiamos en el Tema I. EL ORGANISMO PRODUCTOR (es decir por el realizador) Organismos públicos: Por una parte tenemos las de acceso público, (Que pueden ser o no gratuitas) y las de uso interno, cuya información es de acceso restringido. Instituciones sin ánimo de lucro: ONG’s, Sindicatos, Fundaciones,… Entidades privadas: BDD para el uso interno de la empresa que incluso podrían permitir ciertos accesos desde el exterior. Por otra parte encontramos las BDD meramente comerciales. De cooperación en red: Son BDD desarrolladas por el interés común de varias instituciones, individuos o empresas. SEGÚN EL MODO DE ACCESO QUE DESARROLLAMOS EN EL SIGUIENTE APARTADO (3.1). SEGÚN SU COBERTURA TEMÁTICA (pueden ser multidisciplinares o especializada en tan solo cierta disciplina). Científico‐tecnológicas. Económico‐empresariales. Medios de comunicación. 3  De ámbito político‐administrativo y jurídico. De ámbito sanitario. De índole general para el gran público. SEGÚN SU COBERTURA DOCUMENTAL De un único tipo de documento: por ejemplo solo tesis doctorales http://www.educacion.es/teseo. De varios tipos de documentos: por ejemplo, en la universidad de la rioja: http://dialnet.unirioja.es. SEGÚN EL MODELO DE TRATAMIENTO DOCUMENTAL QUE DESARROLLAMOS EN EL APARTADO (3.3). 3  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales 4 3.1 Mecanismos de acceso a Bases de Datos Documentales. Acceso local. Tan solo accesible desde el realizador, por ejemplo bases de datos internas de bibliotecas y centros de documentación. En soporte: Por ejemplo en CD-ROM, DVD, USB,..., Sistema muy extendido antes de la universalización de Internet. Típico de aplicaciones para sectores verticales. En línea: Son de acceso vía internet por cualquiera de sus servicios como telnet, ssh o web. Un mismo sistema de información lo podemos encontrar accesible desde distintos de éstas vías: vía internet, edición en DVD, desde una aplicación local. Cada una de estas vías puede tener su propio sistema de búsqueda o interrogación así como una forma de presentación diferente. En el acceso tradicional en línea (telnet o ssh) la consulta se puede realizar a través de una serie de menús en los que el usuario va seleccionando sucesivas opciones o también mediante ciertos lenguajes de recuperación formados por comandos y operadores. En las consultas mediante páginas web y en la mayoría de los soportes magnéticos el usuario normalmente rellena formularios en un entorno gráfico. 4  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales 5 3.2 Estructura de almacenamiento de la información documental. Los registros de las BDD pueden incluir o no el contenido completo de los documentos que describen. En este sentido podemos hace una división en tres categorías: Bases de datos de texto completo: son aquellas que estén constituidas por los propios documentos en formato electrónico, con su texto completo. Archivos electrónicos de imágenes: constituidos por enlaces directos a la imagen del documento original (fotografías, imágenes, un documento digitalizado). Bases de datos referenciales: sus registros no contienen el texto original sino tan sólo la información fundamental para describir y permitir la localización de documentos impresos, sonoros, iconográficos, audiovisuales o electrónicos. En una BDD bibliográfica cada registro se corresponde con una referencia de un documento original, que puede ser una publicación independiente (monografía, tesis,...) o parte de otra publicación con autonomía de contenido (artículo incluido en una revista, capítulo de un libro, actas de un congreso científico,...). Cada registro bibliográfico contiene información estructurada en campos para facilitar su control sistemático y su recuperación individualizada. Algunos campos reflejarán la descripción formal del documento y otros van destinados a reflejar su contenido temático. Las bases de datos se componen de diferentes registros con su correspondiente identificación. Según el modelo de base de datos y el tipo de documentos vaciado en la misma se establece una estructura de campos particular, por ejemplo, en una base de datos donde se incorporan referencias de artículos de revista se suelen encontrar campos como los siguientes: ‐ Autor o autores del documento original ‐ Título del artículo ‐ Título de la revista en la que aparece ‐ Año de publicación ‐ Datos fuente : volumen, número, páginas ‐ Idioma en el que está escrito el documento ‐ Clasificación que describe el tema central tratado en el documento ‐ Palabras clave que caracterizan cada uno de los temas tratados con suficiente relevancia en el artículo ‐ Resumen: texto breve que sintetiza el contenido del documento. 5  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales 6 3.3. Tipos y tratamiento de los documentos. Según el modelo de tratamiento documental las BDD pueden ser: Tipo resumen o sin análisis de contenido: están compuestas por referencias bibliográficas sencillas, donde el realizador solo nos proporciona los datos de la propia fuente sin realizar ningún análisis del contenido. Catálogos de bibliotecas: Estrictamente se tratan los contenidos de una biblioteca o en una red de éstas. Existe una alta homogeneidad, al hacer uso de normas internacionales en la Catalogación. BDD con análisis documental más completo: Incorporan un mayor número de opciones para facilitar la localización por materias. Cada registro bibliográfico incluye bien un resumen del contenido del documento original (Abstract) y/o un conjunto de conceptos o términos representativos de los temas tratados. Véase http://arxiv.org/abs/0906.2085. Dentro de éstas podemos distinguir: Bases de datos con clasificación y resúmenes: la búsqueda por materias se realiza generalmente a través del contenido en el título y en el resumen. Bases de datos con clasificación e indización. En este proceso de clasificación y organización se utilizan descriptores o ciertas palabras clave. Bases de datos que reúnen ambos dos requisitos. En el ámbito científico y tecnológico, tiene especial importancia el control de las citas, pues se utilizan en la elaboración de estudios de productividad científica (autores, instituciones). Resumen o sin análisis de contenido: Solamente encontramos los datos descriptivos básicos para localizar el documento, por ejemplo: autor, título y datos de la fuente. Podrían incorporar un resumen o “abstract”, generalmente realizado por el propio autor. Normalmente la búsqueda por materias tan sólo puede realizarse a través de las palabras contenidas en título del artículo, si bien en muchas áreas temáticas los títulos podrían resultar poco significativos. Catálogos de bibliotecas: Como ejemplo de este modelo en España destacamos los catálogos colectivos, de la red de bibliotecas del CSIC (http://digital.csic.es/handle/10261/46404) así como la red de bibliotecas universitarias REBIUN (http://rebiun.crue.org/). BDD con análisis documental más completo: Se caracterizan por permitir una mayor afinidad en la recuperación de la información, pero ello obliga (para un óptimo rendimiento) al usuario a conocer (o tener acceso) a los términos utilizados para la descripción del contenido de los documentos. La indización es un proceso que consiste en extraer los conceptos representativos del contenido de un documento con la ayuda de un lenguaje documental. Según algunos autores: “Es el acto de retener una o más nociones que representan el contenido de un documento y adecuarlas al lenguaje natural o documental previamente escogido por el analista". En definitiva se trata de desglosar, descifrar, 6 analizar y resumir el contenido de los documentos, para optimizar su almacenamiento, recuperación y acceso. El proceso está conformado por cuatro etapas: Revisión del contenido del documento. Selección de los conceptos. Traducción de los conceptos en descriptores (vocabulario controlado). Establecimiento de enlaces sintácticos entre los descriptores (temas relacionados). Dentro de este modelo se incluyen numerosas bases de datos especializadas, de gran importancia y prestigio internacional como: NASA (http://adsabs.harvard.edu/), INSPEC (http://www.theiet.org/resources/inspec/index.cfm),... Respecto a las citas tenemos las realizadas por el autor así como las que otros autores realizan a éste. Obsérvese, que en muchos casos se da la auto‐cita, es decir un autor en su obra cita obras de si mismo. 6  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales 7 3.4. Recuperación de la información. Búsquedas y Herramientas. Recordemos que la misma base de datos documental podría estar accesible por diferentes caminos: (aplicación de red, DVD, Web). Podríamos encontrarnos que cada uno de estos formatos tuviese su propio sistema de interrogación y forma de presentación diferentes. La forma clásica de consulta a través de un aplicación en línea suele ser mediante un sistema de menús donde el usuario va seleccionando sucesivas opciones o también mediante un sistema de comandos y operadores. Sin embargo, lo habitual en las consultas en páginas web y en la mayoría de los DVD es mediante la introducción de los datos requeridos en formularios que suelen contener desplegables que nos facilita la labor. Existen algunos sistemas que permiten realizar consultas que acceden a varias bases de datos simultáneamente. 7  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales 8 3.4. Recuperación de la información. Búsquedas y Herramientas. Sea como fuere todos los sistemas de recuperación de información permiten realizar diferentes modalidades de búsqueda, que normalmente son: Búsqueda directa: donde el usuario introduce directamente una o varias palabras en el espacio reservado a tal efecto por el sistema de interrogación en la BDD. Dentro de éste, encontramos dos modalidades: De texto libre: el usuario realiza su consulta sin tener en cuenta la estructura de campos de los registros de la base de datos. Y normalmente, el sistema busca lo indicado en la totalidad de los campos de la BDD. En campos individuales: el usuario indica directamente sobre el campo o campos que ha seleccionado previamente: autor, libro,…etc, los valores que desea buscar. Búsqueda a través de índices: en este caso el usuario tan solo puede seleccionar un conjunto de valores que constan en un diccionario o bien en los desplegables y selecciona las más adecuados a su búsqueda. Los índices se pueden realizar: por palabras: los conceptos se sumarizan en un único término. por frase: se trata de entradas compuestas por varias palabras. Búsqueda jerarquizada: la estructura jerárquica parte de un concepto genérico que permite localizar, no sólo los registros en los que aparece dicho término, sino además todos aquellos en los que figure algún concepto más específico de su campo semántico. Búsqueda a través de códigos: en ciertos campos de ciertas bases de datos la consulta no se realiza a través de un texto sino a través de códigos numéricos o alfanuméricos. De texto libre, por ejemplo si indicamos león en la BDD de la biblioteca buscaría tanto los libros del Autor, por ejemplo Diego de León, como los libros que, en su título incluyesen la palabra león, por ejemplo “Historia del león de la Metro”. A través de índices: siguiendo el ejemplo anterior, el usuario tan solo puede seleccionar los autores y libros que constan en un índice o en los desplegables. Este proceso puede parecer más lento pero es más seguro, ya que la búsqueda se adapta mejor al contenido real de los registros de una base de datos. La mayoría de los fabricantes de bases de datos establecen una relación de “palabras vacías” (preposiciones, artículos,...) para reducir el tamaño de estos índices y por lo tanto mejorar el rendimiento de la base de datos. Los términos presentes en esta relación de palabras vacías no serán consultables. Por ejemplo: apellidos y nombre del autor. La búsqueda jerarquizada sólo es posible en aquellos sistemas de información que cuenten con campos codificados (por cuestiones de rendimiento) o que utilicen lenguajes estructurados jerárquicamente en la clasificación o en los descriptores. 8  Estructura de la información en las Bases de Datos Documentales 9 3.4. Recuperación de la información. Búsquedas y Herramientas. Los sistemas de recuperación de información cuentan con diferentes herramientas para construir una estrategia y relacionar de forma clara los diferentes términos utilizados en una búsqueda: Operadores lógicos: OR: coincidencia con algunos de los elementos de una lista. AND: coincidencia con todos de los elementos de una lista. Operadores sintácticos, de proximidad o de adyacencia: se trata de mejorar el refinamiento en la búsqueda, interesa la posibilidad de combinar conceptos relacionados entre sí por criterios sintácticos. Truncado: permite la búsqueda conjunta de conceptos que comparten una misma raíz, usando cierto signo de truncado (habitualmente *, ?). Operadores numéricos y de rango. Aplicable a campos numéricos donde en los criterios de búsqueda podemos seleccionar valores mayores o menores a una cifra o comprendidos en un intervalo determinado. Acotar o limitar. La búsqueda se realizará tan sólo sobre los registros resultado de una búsqueda anterior, en vez de toda sobre la base de datos. Si buscamos los autores “Hernández” AND “Fernández” saldrán las publicaciones comunes a ambos. Pero si buscamos los autores “Hernández” OR “Fernández” saldrán todas las publicaciones en las que alguno de los autores sea cualquiera de estos dos. Los operadores lógicos se pueden combinar y en casos más complicados se debe hacer uso de los paréntesis. Operadores sintácticos, de proximidad o de adyacencia: presencia en la misma frase, el mismo párrafo o el mismo campo, aparición en determinado orden o con una separación mínima de palabras entre ellas. No es lo mismo “España” AND “Alfonso” que “España Alfonso”. Esto es similar al LIKE con el * y ? estudiado en las consultas en BDR: se realiza una búsqueda conjunta de todas las palabras de un campo que comparten un mismo comienzo, fin o raíz. 9  19/11/2024 Gestión de la información en formato digital 2.3 Consultas. Existen en Access, dos tipos de consultas: Las Consultas de Selección: Permiten seleccionar un conjunto de datos (un conjunto de filas y de columnas) de una o más tablas relacionadas. Puede ser usadas como origen de datos, es decir como si de otra tabla más se tratase. Las Consultas de Acción: Igualmente permite seleccionar un conjunto de datos (un conjunto de filas y de columnas) de una o más tablas relacionadas. Pero además proporciona la opción de operar sobre los datos seleccionados. Este tipo de consultas se divide a su vez en tres subtipos: Consultas de actualización. Permiten realizar cambios sobre los campos que cumplan una serie de condiciones. Consultas de eliminación. Permiten eliminar registros que cumplan una serie de condiciones. Consultas de datos anexados. Permiten añadir registros que cumplan una serie de condiciones, usando para ello ciertos orígenes de datos que contienen los registros a anexar. Las Consultas de Acción están sometidas tanto a las restricciones de tipos de datos y dominio para los campos (ver sección 2.1) así como las restricciones derivadas de la preservación de las relaciones estudiadas en 2.2. Gestión de la información en formato digital 2.3 Consultas. Consultas de Selección. Para diseñar una consulta de selección utilizaremos, dentro de la pestaña crear, la opción Diseño de Consulta: También podemos consultar el contenido de una tabla haciendo doble clic en esta. Si así lo hacemos el contenido de ésta será mostrado en un formato denominado “Vista Hoja de Datos”. Podemos cambiar el formato de visualización de la tabla haciendo uso del botón derecho y del menú contextual que a continuación nos aparecerá. Ayuda Tabla Actual en vista Hoja de Datos Menú Contextual Tablas a nuestra disposición. 1  19/11/2024 Gestión de la información en formato digital 2.3 Consultas. Por cada campo tenemos En columnas un Menú Contextual que Vista Hoja de Datos de una tabla. los campos. permite filtrar y ordenar. Tabla Actual en vista Hoja de Datos. En filas los registros Ordenar la presentación de los registros por la columna actual: AZ alfabéticamente de forma ascendente. O numéricamente de menor a mayor. ZA alfabéticamente de Para poder eliminar Valores existentes Filtros posibles forma descendente. O un filtro existente. para el campo a para el campo. numéricamente de activar/desactivar. mayor a menor. Gestión de la información en formato digital 2.3 Consultas. Vista Hoja de Datos de una tabla. Para las tablas relacionadas, podemos visualizar también el conjunto de registros relacionados con cada registro de la tabla de la cual hemos solicitado la Vista hoja de datos. En la parte inferior contamos con un conjunto de herramientas que nos permiten: Ir al primer registro. Ir al registro anterior. Indicador de filtro(s) Activo(s) que permite Ir al siguiente registro. desactivarlos. Ir al último registro. Crear un nuevo registro Buscar Información en cualquier columna. 2  19/11/2024 Gestión de la información en formato digital 2.3 Consultas. Pasos en el Diseño de Consulta de Selección. En primer lugar elegiremos la tabla o conjunto de tablas relacionadas que son necesarias para obtener el resultado deseado. Las tablas seleccionadas pasan a formar parte de la ventana de la consulta. Herramientas disponibles en la consulta Tipo de consulta Las consultan de selección: No alteran datos. Pero SI procesas las relaciones, por lo que: Los registros que aparecen cumplen la relación. El numero de apariciones de un registro corresponde con Tablas a nuestra el numero de relaciones en Tablas incluidas en la las que participa. consulta actual. disposición. Gestión de la información en formato digital 2.3 Consultas. ….. Una vez seleccionadas las tablas seleccionamos los campos a incluir en la consulta: Directamente doble clic sobre el campo en la tabla. Usando el desplegable de la ventana inferior. También podemos Mover una columna de lugar manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado sobre la columna que deseemos mover y moviendo ésta.. Eliminar una columna de la consulta seleccionándola y pulsando la tecla suprimir. Realizar una selección de múltiples columnas manteniendo el botón izquierdo pulsado tras haber, préviamente, seleccionado la columna y arrastrando el ratón. La opción mostrar permite ocultar y visualizar la columna en cuando está desactivada o activada, respectivamente. 3  19/11/2024 Gestión de la información en formato digital 2.3 Consultas. ….. Una vez seleccionadas los campos a incluir en la consulta podemos seleccionar las filas que nos interesan mostrar, usando la fila de criterios. Para imponer criterios sobre los campos utilizaremos Para los campos con contenido numérico y/o fecha los operadores de comparación Mayor que (>), Menor que ( 0. Requerido. Si Indica que es obligatorio introducir un dato en el campo. Permitir longitud cero: Si Permitirá que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto o Memo. Alerta: no confundir Regla de Validación con Texto de Validación. El valor predeterminado (valor por defecto o valor por omisión), es el valor que se le asigna al campo cuando se crea un nuevo registro de tal manera que si deseamos otro debemos modificar este. Gestión de la información en formato digital La definición de datos y sus propiedades en Access. El campo DNI: Es un numero Entero Positivo Valor predeterminado Regla de Validación, Texto de Validación, Requerido, Permitir longitud cero. 7  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital La definición de datos y sus propiedades en Access. Además de los elementos descritos en las anteriores diapositivas para la definición de las propiedades de un campo, existen otras propiedades que restringen los valores admisibles para un campo: La Clave Principal: por definición no puede quedar vacía y su valor no puede estar repetido en ese campo en ninguno de los registros de la tabla. Pueden definirse campos que, no siendo la clave principal, su valor no se repita en la tabla. La Clave Foránea: se trata de un campo que se ha introducido en una tabla para reflejar una relación entre ésta y otra tabla. Una clave foránea siempre hace referencia a un campo que es clave principal (o parte de ésta). Toda tabla tiene su clave principal que es única y puede ser un campo o un CONJUNTO de campos. Toda clave foránea hace referencia a una clave principal que ha de existir. Una tabla puede tener ninguna, una o muchas claves foráneas. Gestión de la información en formato digital La definición de datos y sus propiedades en Access. Decíamos que el DNI: La Clave Principal: por Pueden definirse definición no puede quedar campos que, no vacía y su valor no puede siendo la clave Es un numero principal, su estar repetido en ese Entero campo en ninguno de los valor no se repita Positivo en la tabla. registros de la tabla. Y además … Es la clave principal en la tabla Alumnes. El valor del campo “Número d’Expedient” no puede repetirse y no es clave principal. La Clave Foránea: se trata de un campo que se ha introducido en una tabla para reflejar una relación entre ésta y otra tabla. Una clave foránea siempre hace referencia a un campo que es clave principal (o parte de ésta). DNI es clave foránea “Codi Assignatura” en Matrícula. es clave foránea en Matrícula. Cada una de ellas hace referencia a una clave principal de otra tabla 8  31/10/2024 TEMA II: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN FORMATO DIGITAL. Grado en Periodismo. Curso 1º. Gestión de Base de Datos. Roberto Dale Valdivia. Gestión de la información en formato digital Contenido 2.1. Hojas de Cálculo. 2.2. Tipos de relaciones. 2.3. Consultas. 2.4. Formularios e Informes. 2.5. Exportación e Importación de Datos. 1  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital Objetivos Entender los elementos más básicos de las hojas de cálculo y su representación en Microsoft Excel. Entender los elementos más básicos del denominado modelo Relacional y su representación en Microsoft Access. Habituarnos con la nomenclatura. Conocer como es la estructura de la información en los Sistemas Gestores de Bases de Datos Relacionales (SGBDR). Adquirir destrezas con las técnicas de organización y recuperación de la información mediante los Sistemas Gestores de Bases de Datos Relacionales (SGBDR). Sistema Gestor de Base de Datos. (DBMS) + R = Sistema Gestor de Base de Datos Relacional. + D = Sistema Gestor de Base de Datos Documental. Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos representados en forma de organizadas de forma cartesiana en filas y columnas. Cada intersección determina el contenedor básico de la hoja de cálculo: la celda. Así pues la celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde podemos introducir: valores, fórmulas y otro tipo de elementos para realizar cálculos. Toda celda suele estar identificada por su fila y su columna. Son múltiples los tipos de operaciones que se pueden realizar: Los más básicos: las operaciones aritméticas básicas: ൅, െ, ൈ, ൊ. Funciones matemáticas como potencias, logaritmos, senos, cosenos , … Cálculos estadísticos: Promedios, Mediana, Moda,… Funciones lógicas: SI, Y, O, … 2  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. En este tema nos centraremos en conocer la hoja de cálculo de Microsoft: Excel, cuyos objetivos se centran en: Identificar y trabajar con los principales componentes de la interfaz del usuario. Identificar libro y una hoja de cálculo. Cómo introducir datos en una hoja de cálculo. Estudiar las propiedades de las Celdas. Entender las referencias de celda absolutas y relativas. Copiar, cortar y pegar texto y fórmulas. Usar la función de llenado. Realizar operaciones matemáticas básicas en una hoja de cálculo. Aprender a utilizar el sistema de ayuda y las guías para el uso de las funciones. Aprender a usar el formato condicional. Insertar gráficas en una hoja de cálculo. Hacer uso de tablas dinámicas. Explicar el propósito de las opciones disponibles para imprimir una hoja de cálculo. … y otros objetivos de menor relevancia para nuestros propósitos en este curso. En el siguiente tema estudiaremos como interactuar con una base de datos, concretamente con Access. Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Son múltiples los videos tutoriales de Excel 2013, por ejemplo: Principiantes: https://www.youtube.com/watch?v=yKWFMgurUnU https://www.youtube.com/playlist?annotation_id=annotation_2765465053&feature=iv&list=PLxgQzwsFLGL2FJhm BNZ8EW7Zn7-OqBlHI&src_vid=hrCOOF_z6mc https://www.youtube.com/watch?v=yKWFMgurUnU&list=PLLniqWgyb4HHfkyWNgMWSvTq6RlUGusgN Igualmente para Excel 2016: Básico: https://www.youtube.com/watch?v=gXCyB_d_-c4 Básico: https://www.youtube.com/watch?v=aWsl39_LXRk&list=PLNNBeiDLb2gUUxj6NJ1bPoU9shMqUhb3M Principiantes: https://www.youtube.com/watch?v=yKWFMgurUnU Avanzado: https://www.youtube.com/watch?v=osuiUkAjpEY Expertos: https://www.youtube.com/watch?v=5CczSFF-_0g&list=PLpKurRfiInIwX4y9j1Erhf8iN5V6fDnRN O para el Excel 2019: Básico: https://www.youtube.com/watch?v=v_R5SaMTlug Básico: https://www.youtube.com/watch?v=JcE2UhFWZvc Avanzado: https://www.youtube.com/watch?v=GiBeO7U7Qnk Expertos: https://www.youtube.com/watch?v=mZEKr4gBJnw 3  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Nombre de la Celda: Columna y Fila: C4, A1, … Pseudónimo o Alias: Cuadro de Nombres. Podemos usar la opción Administrador de Nombres del menú Fórmulas. Formato de Celda: Nos permite tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Estas herramientas podemos invocarlas al hacer clic derecho sobre una celda, eligiendo dicha opción. Las herramientas de formato en Excel 2013 permiten realizar una gran cantidad de personalizaciones: Aplicar formato a números. Fuentes. Alineación de los contenidos en las celdas. Establecer rellenos. Definir Bordes. … Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Referencias absolutas y relativas: Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo indicándole al Excel dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula. Podemos distinguir de dos tipos: las referencias absolutas y las relativas. Una referencia es relativa cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Dicho efecto se produce al arrastrar. Si la referencia relativa y arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila. El mismo efecto se puede reproducir horizontalmente. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Fórmulas y Funciones: Una fórmula es un código especial que introducimos en una celda con el objetivo de realizar ciertos cálculos, de tal manera que realizado éste, devolverá un resultado que podremos visualizar. 4  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Fórmulas y Funciones: Todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Componentes de una fórmula de Excel: Constantes (= 1,5488) o texto (= “Mi Texto”). Referencias a celdas (= C1 + D1). Funciones de Excel. Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Fórmulas y Funciones: Podemos clasificar las fórmulas de Excel en ciertos grupos principales: Fórmulas aritméticas: combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos Fórmulas de comparación: permiten comparar dos o más números o cadenas de texto, devolviendo Verdadero o Falso dependiendo del resultado de la comparación. Fórmulas de texto: podemos manipular texto, por ejemplo el operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto que es equivalente al uso de la función CONCATENAR. Fórmulas de referencia: permiten combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia. ; ; 5  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Fórmulas y Funciones: Si en el resultado de una formula encontramos: ###### … El resultado no cabe en la celda. Ampliar el tamaño visible de la celda. Usar Formato científico. #¡VALOR! Una celda no contiene el valor adecuado para la resolución de la fórmula. Revisar los contenidos de las celdas implicadas. Revisar la fórmula y/o funciones usadas. #¿NOMBRE? Una de las celdas indicadas no existe. Revisar las celdas indicadas en la fórmula y/o funciones. Revisar los nombres asignados a las celdas en el cuadro de nombres o bien en la opción Administrador de Nombres del menú Fórmulas. #¡DIV/0! Existe una división por cero en la fórmula. Revisar los valores las celdas indicadas en la fórmula y/o funciones. Revisar la fórmula y/o funciones implicadas. Podemos invocar una función de múltiples maneras: Invocando al asistente. Haciendo su uso directo en la barra de fórmulas. Usando opciones en la barra de herramientas. Las funciones se pueden combinar. Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Fórmulas y Funciones: Funciones lógicas en Excel: Las funciones lógicas en Excel se usan en la toma de decisiones. Permiten evaluar el cumplimiento de una condición, y según el resultado, decidiremos si se debe ejecutar una determinada acción. Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; …): La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y tenga un resultado FALSO. Ejemplos: =Y(5=5; 16), =Y(5=5; 16; 2222). O(valor_lógico1; [valor_lógico2]; …): Devuelve el valor VERDADERO si alguno de los argumentos es verdadero o FALSO si todos los ellos son falsos. Ejemplos: =O(1=2; 3>4; 55; 7=9), =O(1=1; 3>4; 55; 7=9). SI(condición; [si_verdadero]; [si_falso]) Evalúa una condición y devuelve un valor si la condición es verdadera y otro valor si la condición es falsa. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. Ejemplos: =SI(A2>=5;"APROBADO“;“SUSPENSO"), =SI(A2 < 18; "Menor de edad“; "Mayor de edad"). Función SI anidada: Si tenemos más de dos posibles acciones, y la función SI no podrá resolver por sí sola este problema, por lo que necesitamos recurrir a la función SI anidada la cual nos permitirá resolver cualquier situación en las que necesitemos evaluar más de una prueba lógica y ejecutar más de dos acciones. Ejemplo: Uno de los problemas anteriores lo resolvimos fácilmente con la función SI porque en el resultado final solamente había dos opciones, pero imaginemos que necesitamos desplegar la leyenda “Tercera edad” cuando la persona tenga 65 años o más. Esto nos deja el problema con las siguientes reglas: Menor a 18 años: “Menor de edad” Mayor a 18 años y menor de 65 años: “Mayor de edad” Mayor o igual a 65 años: “Tercera edad” =SI(A2 < 18; "Menor de edad“; SI(A2 < 65; "Mayor de edad“; "Tercera edad")) 6  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Fórmulas y Funciones: Función BUSCARV: Se usa para buscar elementos en una tabla o en un rango de celdas por fila. Aparecerá un error #N/A en caso de no encontrar el valor buscado. Hay cuatro piezas dentro de la sintaxis de la función BUSCARV: El valor a buscar, llamado el valor de búsqueda. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda, dicho valor debe estar siempre en la primera columna del rango para que BUSCARV funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda D2, el rango debe empezar con D. El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si indicamos el rango D2: J14, contaremos D como la primera columna, E como la segunda y así sucesivamente. Opcionalmente, podemos indicar VERDADERO para una coincidencia aproximada o FALSO para que sea exacta. Si no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO, es decir, coincidencia aproximada. BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [opción]) =BUSCARV(B11;$B$2:$E$6;2;FALSO) =BUSCARV(B12;$B$2:$E$6;3;FALSO) =BUSCARV(B13;$B$2:$E$6;4;FALSO) Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Fórmulas y Funciones: Función BUSCARH: La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Hay cuatro piezas dentro de la sintaxis de la función BUSCARH: El valor a buscar, llamado el valor de búsqueda. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda, dicho valor debe estar siempre en la primera fila del rango para que BUSCARH funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda D2, el rango debe empezar con 2. El número de fila del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si indicamos el rango D2: J14, contaremos 2 como la primera fila, 3 como la segunda y así sucesivamente. Opcionalmente, podemos indicar VERDADERO para una coincidencia aproximada o FALSO para que sea exacta. Si no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO, es decir, coincidencia aproximada. BUSCARH(valor_buscado; matriz_buscar_en, indicador_filas; [opción]) =BUSCARH("Preu";B1:E7;7;FALSO) =BUSCARH("Quantitat kg";B1:E7;7;FALSO) =BUSCARH("Total";B1:E7;7;FALSO) 7  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Formato Condicional: El formato condicional en Excel permite aplicar de manera selectiva un formato a las celdas de acuerdo a su contenido, es decir actúa sobre la presentación en función de su contenido. Se aplica de manera automática sobre la celda una vez evaluado el cumplimiento de la regla definida para éste. Lo podemos usar cambiar la apariencia de una celda en base a su valor o al resultado de otra fórmula. Al definir una regla de formato condicional establecemos la condición que ha de cumplirse para que Excel aplique el formato a una celda, si la regla no se cumple entonces no habrá cambios respecto a la apariencia de la celda. Una regla de formato condicional permite especificar dos cosas: El criterio que define si se debe aplicar el formato a una celda. El propio formato a aplicar si la regla se cumple. Cada regla de formato condicional se puede aplicar sobre una única celda o sobre un rango de celdas. Una misma celda puede tener varias reglas de formato condicional Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Gráficos en Excel: Se trata de una forma de presentar valores numéricos que facilita la comprensión de los datos que se encuentran en la hoja. Son una excelente herramienta para resumir la información e identificar fácilmente cualquier tendencia y/o distribución de los datos. Estos objetos los incluiremos en el momento que nos sea de utilidad para representar visualmente una o varias series de datos numéricos. Crearemos el gráfico en Excel en dos pasos: Seleccionamos una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numéricos (No es necesario seleccionar todo el rango porque Excel incluirá automáticamente los datos de las celdas adyacentes). A continuación en el menú Insertar apartado Gráficos elegimos el tipo de gráfico que deseamos insertar para, a continuación, seleccionar el gráfico deseado. 8  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Gráficos en Excel: Una vez creado el gráfico podemos utilizar un conjunto de herramientas para personalizar el gráfico que acabamos de crear. El tipo de gráfico se selecciona en función de lo que se desea presentar. Podemos personalizar títulos, leyendas … Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Tablas Dinámicas en Excel: Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos guardados en Excel. Se trata de una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos permitiéndonos realizar comparaciones, patrones y tendencias en ellos. Permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el informe. Podemos agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes y así obtener la información que necesitamos. Imaginemos que nos proporcionan una tabla que contiene información de las ventas de una empresa con la siguiente información: Artículo o Producto. País. Estado o CCAA (subdivisión del país). Ciudad. Importe Ventas. Sois el director de ventas y el gerente os ha solicitado un informe de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. 9  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Tablas Dinámicas en Excel: Está claro que hemos de sumar las ventas para cada ciudad así como las ventas de cada producto para cumplir con lo que se nos solicita. La idea es montar una tabla dinámica como la de la derecha. Veamos la estrategia a seguir paso a paso. Primero seleccionamos Excel agrupará los valores de las ciudades como las ciudades en la tabla dinámica, filas de nuestra tabla colocando los valores únicos dinámica. de la columna de datos eliminando las repeticiones. Lo mismo con artículos y especificando las Igualmente se han agrupado columnas de la tabla los valores de los productos en dinámica. la tabla dinámica. Para finalizar elegimos Tenemos un informe que una columna de valores compara las ciudades y numéricos que serán los productos y por cada calculados y resumidos combinación el total de en la tabla dinámica ventas. Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Tablas Dinámicas en Excel: Paso 1: Seleccionar las celdas a partir de las que deseamos crear la tabla dinámica. Los datos no deben tener filas o columnas vacías. Deben tener un encabezado de solo una fila. Paso 2: Seleccionar Insertar > Tabla dinámica. Paso 3: “Seleccione los datos que desea analizar”, clic en “Seleccionar una tabla o rango”. Paso 4: En Tabla o rango, ver el rango de celdas. Paso 5: En “Elija dónde desea colocar el …” Usar Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo. Hoja de cálculo existente y, después, seleccionar la ubicación se desea incluir la tabla dinámica. 10  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Tablas Dinámicas en Excel: Creación de la tabla dinámica Para añadir un campo a la tabla dinámica, la casilla del nombre del campo en el panel Campos de tabla dinámica ha de estar accesible. Aparece en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir. Y debajo una zona a donde arrastraremos los campos a incluir, ya sea como columna, fila, valor o filtro. A continuación arrastramos los campos al área correspondiente. En el ejemplo propuesto: Colocamos como columna el campo Artículo. Como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores el campo Ventas. Mediante el uso de una tabla dinámica ha sido posible crear un informe de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Tablas Dinámicas en Excel: Elementos en una tabla dinámica: Filtro de informe. Los campos de esta área crean filtros para la tabla dinámica con los que podrás restringir la información a incluir. Son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Son útiles si deseamos mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica. Etiquetas de columna. Contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica. Etiquetas de fila. Contiene los campos que especifican las filas. ∑ Valores. Son los campos que actúan como “celdas” de la tabla Estructura de una tabla dinámica dinámica y que son totalizados para cada columna y fila. con los diferentes elementos Personalizar la tabla dinámica: La pestaña diseño dentro del anteriormente descritos. grupo “Herramientas de tablas dinámicas” incluyen opciones para dar un formato personalizado a la tabla dinámica. Incluye tres grupos de opciones al respecto: Diseño. Opciones de estilo de tabla dinámica. Estilos de tabla dinámica. 11  31/10/2024 Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Tablas Dinámicas en Excel: Formato. Para dar formato específico a los valores de la tabla dinámica: Paso 1: Seleccionamos el campo correspondiente dentro del área Valores. Paso 2: En el menú mostrado elegimos la opción “Configuración de campo de valor”. Paso 3: En el cuadro de diálogo mostrado hacemos clic en el botón “Formato de número”. Paso 4: Realizamos la personalización oportuna en el conocido cuadro de diálogo “Formato de celdas”. Gráfico dinámico. Éste se basa en los datos de la tabla dinámica y es muy útil para la comprensión de los datos de una tabla dinámica. Lo podemos incluir con la opción “Gráfico dinámico” de la pestaña Analizar dentro de “Herramientas de tablas dinámicas”. A continuación seleccionamos el tipo de gráfico. Gestión de la información en formato digital 2.1 Hojas de Cálculo. Incrustar Excel en un documento de Word: En ciertas ocasiones resulta interesante incluir una hoja de cálculo dentro de un texto. La principal diferencia con una tabla de Word son las opciones que tendremos a nuestro alcance. Cuando los que incrustamos es una hoja de Excel, dentro de ésta tendremos toda la funcionalidad que Excel nos ofrece que es mucho mayor que la ofrecida por una tabla de Word. Para realizar dicha tarea podemos seguir dos caminos: Dentro de la pestaña insertar elegimos tabla y en el menú que se nos presenta elegimos la opción “Hoja de cálculo de Excel”. Dentro de la pestaña insertar elegimos objeto y en el menú que se nos presenta elegimos la opción “objeto”. A continuación aparece una lista de objeto en la que podemos elegir “Hoja de cálculo de Excel”. Cuando hacemos clic sobre la hoja de cálculo insertada, se nos ofrece un conjunto de herramientas disponibles para Excel. 12