Introdução ao MS Outlook: Interface, Gestão de E-mails e Calendário PDF

Storyboard Rise -- Full course ============================== **Título do curso**: Introdução ao MS Outlook: Interface, Gestão de E-mails e Calendário **Tempo previsto**: 3 horas **Designer**: **Especialista**: João Leal e Bruno Almeida +-----------------------+-----------------------+---------...

Storyboard Rise -- Full course ============================== **Título do curso**: Introdução ao MS Outlook: Interface, Gestão de E-mails e Calendário **Tempo previsto**: 3 horas **Designer**: **Especialista**: João Leal e Bruno Almeida +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ | Título do curso | Descrição do curso | Comentários | +=======================+=======================+=======================+ | MS Outlook (Inicial) | Atualmente a | | | | conetividade pessoal | | | | está em constante | | | | aceleramento e a | | | | comunicação eficaz é | | | | mais importante do | | | | que nunca. | | | | | | | | Usamos diariamente | | | | ferramentas e | | | | aplicações de | | | | comunicação em tempo | | | | real, nomeadamente | | | | para o envio e | | | | receção de e-mails. | | | | | | | | Como sabemos, enviar | | | | e receber e-mails | | | | tornou-se prático, | | | | instantâneo e seguro. | | | | O Microsoft (MS) | | | | Outlook faz parte do | | | | Office 365 que a | | | | maioria dos | | | | Profissionais da Rede | | | | de Lojas e Espaços | | | | Cidadão usa no seu | | | | local de trabalho. | | | | | | | | Neste curso de MS | | | | Outlook vai aprender | | | | como: | | | | | | | | Conhecer a | | | | *interface* do MS | | | | Outlook; | | | | | | | | Gerir eficazmente | | | | os e-mails; | | | | | | | | Organizar o | | | | calendário. | | +-----------------------+-----------------------+-----------------------+ +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Conteúdo visual | Comentários | +===================================+===================================+ | \[Cabeçalho do Curso\] | | | | | | \[Heading\] Objetivos Gerais | | | | | | 1. Capacitar os Coordenadores, | | | Atendedores e Mediadores de | | | Lojas de Cidadão (LC) e | | | Espaços Cidadão (EC) a | | | utilizar o MS Outlook de | | | forma eficiente e produtiva; | | | | | | 2. Melhorar a comunicação | | | interna e externa através do | | | uso adequado das ferramentas | | | de e-mail e calendário; | | | | | | 3. Promover a organização | | | pessoal e profissional dos | | | Profissionais de Atendimento | | | das LC e EC. | | | | | | \[Heading\] Objetivos Específicos | | | | | | 1. Mostrar como se organiza a | | | interface do MS Outlook; | | | | | | 2. Ensinar os Coordenadores, | | | Atendedores e Mediadores das | | | LC e EC a compor, enviar e | | | organizar e-mails de maneira | | | eficaz; | | | | | | 3. Demonstrar como utilizar o | | | calendário para agendar e | | | gerir compromissos; | | | | | | \[Rodapé\] | | | | | | \[Botão\] INTRODUÇÃO AO MS | | | OUTLOOK | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ +-----------------------------------+-----------------------------------+ | | Comentários | +===================================+===================================+ | \[Cabeçalho do Módulo\] | | | | | | \[Heading\] 1. INTRODUÇÃO AO MS | | | OUTLOOK | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | Sub-heading\] 1.1 Visão geral do | \[Guião\_Video\_Animado\_Outlook\ | | Outlook | _M1\] | | | | | \[Inserir vídeo 1 | Vídeo explicativo do Mediador | | (Video\_Animado\_Outlook\_M1\] | Artur que mostra a visão geral do | | | Outlook | | O Microsoft Outlook faz parte do | | | pacote Microsoft Office e é | Video\_Animado\_abertura\_do | | amplamente utilizado para a | Outlook\_M1 | | gestão de e-mails, calendários, | | | contactos e tarefas. Permite que | Fazer um vídeo do formando a | | os utilizadores organizem o seu | clicar no ícone do ambiente de | | trabalho de forma eficiente, | trabalho e a aparecer o Outlook. | | oferecendo ferramentas para | | | comunicação e planeamento. | Na opção **quote carousel** | | | existe a possibilidade de colocar | | Para abrir a aplicação deve | uma imagem e um texto. Exemplo 1 | | clicar no ícone do MS Outlook no | - colocar a imagem do ícone do | | ambiente de trabalho. Pode também | correio e o texto da definição de | | clicar no ícone do Windows nas | Correio. | | aplicações disponíveis selecionar | | | a opção Outlook New. | Colocar na imagem da quote o | | | ícone do correio | | \[Inserir vídeo ou GIF da | | | abertura do Outlook. Clicar no | Colocar na imagem da quote o | | ícone do Outlook no ambiente de | ícone do Calendário | | trabalho e mostrar o programa a | | | abrir\] |  | | | | | Sabia que existem diversas | Colocar na imagem da quote os | | versões do Outlook? Qual é a sua | ícones de Pessoas e Grupos | | versão? | | | | Colocar na imagem da quote o | | Atualmente existem as versões | ícone de tarefas | | Outlook Clássico e Novo Outlook.: | | | Dependendo da versão que tem no |  | | seu computador, o Outlook é uma | | | aplicação de ambiente de trabalho | A ideia da ilustração do Mediador | | e já vem incluído no pacote MS | Artur é fazer um resumo no final | | Office. Neste curso iremos | da lição, ao resumir os conteúdos | | focar-nos no Novo Outlook. | e apelando à emoção do formando, | | | encorajando a participação e | | Para saber mais sobre as versões | dando uma mensagem positiva e de | | do Outlook, pode aceder a esta | súmula dos conteúdos. | | ligação. | | | | | | [[Que versão do Outlook | | | possuo?]](https://sup | | | port.microsoft.com/pt-pt/office/q | | | ue-vers%C3%A3o-do-outlook-possuo- | | | b3a9568c-edb5-42b9-9825-d48d82b22 | | | 57c) | | | | | | \[link\] | | | https://support.microsoft.com/pt- | | | pt/office/que-vers%C3%A3o-do-outl | | | ook-possuo-b3a9568c-edb5-42b9-982 | | | 5-d48d82b2257c | | | | | | \[Imagem e texto Tabs\] | | | | | | \[Tab 1\] Outlook Clássico | | | | | | O separador Ficheiro direciona-o | | | para a área da aplicação, onde | | | pode encontrar informações sobre | | | as contas que está a utilizar no | | | Outlook. | | | | | | \[Imagem do Outlook Clássico\] | | | | | | \[Tab 2\] Novo Outlook | | | | | | Esta é a nova aparência do novo | | | correio do Outlook que pode | | | incluir a palavra NOVO. Quando | | | abrir o novo Outlook, verá os | | | seguintes separadores no friso: | | | Base, Vista e Ajuda. | | | | | | \[Imagem do Novo Outlook\] | | | | | |  | | | | | | No canto superior direito do Novo | | | Outlook existem ícones de acesso | | | rápido a áreas com diferentes | | | funcionalidades. Vamos ver as | | | principais: | | | | | | \[Quote on carousel - inserir uma | | | quote carousel onde existe uma | | | imagem e um texto\] | | | | | | Correio | | | | | | É aqui que pode compor, | | | organizar, enviar e receber | | | mensagens, textos, figuras e | | | outros arquivos para o | | | destinatário que desejar. | | | | | | \[Imagem do ícone do correio na | | | quote carousel\] | | | | | | Calendário | | | | | | O Outlook possui um calendário | | | integrado que permite a gestão de | | | compromissos e reuniões. Com o | | | Outlook, também pode definir | | | lembretes de eventos agendados. | | | | | | Os compromissos são atividades | | | agendadas por si no calendário | | | que não envolvem o envio de | | | convites a outras pessoas. | | | | | | \[Imagem do ícone do calendário | | | na quote carousel\] | | | | | | Pessoas e Grupos | | | | | | Serve para guardar e organizar | | | informações de contacto. Aqui | | | pode ver e gerir os seus | | | contactos pessoais e de trabalho. | | | Pode também fazer a gestão dos | | | grupos de pessoas que fazem parte | | | dos seus contactos. | | | | | | \[Imagem dos ícones de pessoas e | | | grupos na quote carousel\] | | | | | | Tarefas | | | | | | No Outlook, pode criar e gerir as | | | suas tarefas controlando o | | | progresso das mesmas, receber | | | lembretes bem como combinar | | | várias listas numa única lista de | | | tarefas. | | | | | | \[Imagem do ícone de tarefas na | | | quote carousel\] | | | | | | O Outlook destaca-se pela sua | | | capacidade de integrar todas | | | essas funções numa única | | | plataforma, proporcionando uma | | | experiência de trabalho mais | | | fluida e produtiva. | | | | | | \[Imagem genérica do Outlook\] | | | | | | \[Separador\] | | | | | | \[Knowledge check\] | | | | | | \[pergunta\] | | | | | | Qual das seguintes NÃO é uma | | | funcionalidade principal do | | | Outlook? | | | | | | a\) Organização de e-mails em | | | pastas personalizadas | | | | | | \[justificação\] Esta é uma | | | funcionalidade principal do | | | Outlook, permitindo aos usuários | | | organizar suas mensagens de forma | | | eficiente. | | | | | | \[Resposta correta\] b) Edição | | | avançada de imagens | | | | | | \[justificação\] Outlook não | | | oferece funcionalidades avançadas | | | de edição de imagens. A sua | | | função principal é a gestão de | | | e-mails, calendários e contactos. | | | | | | c\) Gestão de múltiplas contas | | | de e-mail | | | | | | \[justificação\] Esta é uma | | | funcionalidade principal do | | | Outlook, permitindo ao utilizador | | | gerir várias contas de e-mail. | | | | | | d\) Integração com outras | | | aplicações do MS Office | | | | | | \[Justificação\] Esta é uma | | | funcionalidade principal do | | | Outlook, permitindo uma | | | experiência de trabalho mais | | | fluida e produtiva entre outros | | | vários aplicativos do MS Office. | | | | | | \[Ilustração do Mediador Artur | | | com sorriso a fazer um resumo do | | | conteúdo\] | | | | | | O Outlook não é apenas uma | | | ferramenta para gerir e-mails; é | | | um verdadeiro instrumento da | | | produtividade! Com | | | funcionalidades incríveis de | | | organização, integração ideal com | | | outras ferramentas do MS Office e | | | a capacidade de gerir várias | | | contas, o Outlook torna-se o seu | | | melhor aliado no trabalho. | | | Experienciar as aplicações do | | | Outlook significa comunicar de | | | forma mais eficiente, gerir o seu | | | tempo como um profissional e | | | manter-se sempre organizado/a nas | | | suas tarefas diárias. Prepare-se | | | para elevar a sua produtividade a | | | um novo nível! | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | \[Sub-heading\] 1.2 Interface do | A ideia da ilustração do Mediador | | utilizador e navegação | Artur é fazer um resumo no final | | | da lição, ao resumir os conteúdos | | A *interface* do Outlook é | e apelando à emoção do formando, | | composta por vários elementos | encorajando a participação e | | importantes que que vamos | dando uma mensagem positiva e de | | conhecer para navegar | súmula dos conteúdos | | eficientemente. Clique nos ícones | | | da imagem para uma descrição das | | | funcionalidades correspondentes. | | | | | | \[Labeled Graphic\] | | | | | | 1 -- Caixa de procura | | | | | | Na caixa Procurar, escreva o nome | | | ou endereço de e-mail de uma | | | pessoa ou uma palavra-chave que | | | pretenda procurar e, em seguida, | | | prima "Enter" ou selecione o | | | símbolo da lupa. | | | | | | 2 - Barra de menus | | | | | | Aqui encontra os menus mais | | | usados com as opções Base, Ver e | | | Ajuda. | | | | | | Base -- Disponibiliza a | | | visualização padrão do Outlook; | | | | | | Ver -- Poderá selecionar outros | | | modelos e propriedades de | | | visualização de Correio, | | | Calendário, Pessoas e as | | | respetivas Definições; | | | | | | Ajuda -- Menu de assistência e | | | suporte sobre as funcionalidades | | | do Outlook. | | | | | | 3 - Painel de leitura | | | | | | A mensagem ou conversação que | | | selecionar é apresentada no | | | painel de leitura. Utilize a | | | barra de comando acima do painel | | | de leitura para executar ações | | | comuns, tais como eliminar, | | | arquivar, comunicar, varrer, | | | mover e-mails ou categorizar | | | mensagens. | | | | | | 4 - Barra de acesso rápido | | | | | | No Novo Outlook encontra-se | | | localizada no canto superior | | | esquerdo da janela do Outlook (ou | | | na parte inferior no Outlook | | | Clássico). Aqui pode aceder a | | | botões ou ícones associados a | | | diversas funcionalidades. | | | | | | 5 - Favoritos | | | | | | Os Favoritos podem ser | | | encontrados na parte superior do | | | painel de pastas; inclui atalhos | | | para pastas que utiliza | | | frequentemente. As pastas Caixa | | | de Entrada, Itens Enviados e | | | Itens Eliminados estão incluídas | | | nos Favoritos por predefinição. | | | | | | 6 - Pastas do sistema | | | | | | Incluem itens como Itens | | | Excluídos e Rascunhos. Estas | | | opções funcionam como arquivos | | | físicos, cada um com um propósito | | | específico para manter sua caixa | | | de entrada organizada. | | | | | | 7 -- Lista de mensagens | | | | | | Neste espaço são apresentadas as | | | mensagens recebidas. É como a sua | | | mesa de trabalho digital, onde | | | pode gerir as suas comunicações | | | diárias. | | | | | | 8 - Descrição da mensagem | | | | | | Este espaço é o local de | | | apresentação da mensagem | | | selecionada na lista de | | | mensagens. Aqui podemos ver | | | várias informações tais como: | | | | | | \- Remetente(s) - quem enviou a | | | mensagem; | | | | | | -Destinatário(s) - a quem se | | | destina a mensagem; | | | | | | \- Data -- a data de receção da | | | mensagem; | | | | | | \- Assunto da mensagem -- qual é | | | o assunto da mensagem; | | | | | | \- Responder - responder a um | | | remetente; | | | | | | \- Responder a todos - responder | | | a vários remetentes; | | | | | | \- Reenviar - reenviar a mensagem | | | a outra pessoa ou remetente; | | | | | | \- Descrição da mensagem -- qual | | | é o teor e o conteúdo da | | | mensagem. | | | | | | \[Matching\] | | | | | | Associe as áreas mais comuns do | | | Outlook com as operações que pode | | | realizar em cada uma delas. | | | | | | Caixa de procura Permit | | | e consultar endereço de e-mail de | | | uma pessoa ou uma palavra-chave | | | que pretenda encontrar. | | | ------------------------ ------ | | | --------------------------------- | | | --------------------------------- | | | ------------------------- | | | Barra de menus Aqui p | | | osso ver as opções Base, Ver e Aj | | | uda. | | | Painel de leitura Aqui p | | | osso eliminar, arquivar, comunica | | | r, varrer, mover e-mails. | | | Barra de acesso rápido Aqui s | | | ão mostrados nomes de botões ou í | | | cones associados a nomes de funci | | | onalidades. | | | Favoritos Aqui e | | | stão apresentadas as pastas Caixa | | | de Entrada, Itens Enviados e Ite | | | ns Eliminados. | | | Pastas do sistema Posso | | | ver os Itens Excluídos e Rascunho | | | s. | | | Lista de mensagens Aprese | | | nta o histórico das mensagens rec | | | ebidas. | | | Descrição da mensagem Aqui p | | | osso ver o assunto, remetentes, d | | | estinatários e detalhes da mensag | | | em. | | | | | | \[Ilustração do Mediador Artur | | | com sorriso a fazer um resumo do | | | conteúdo\] | | | | | | Dominar a *interface* do Outlook | | | é essencial para aumentar sua | | | produtividade. Lembre-se de usar | | | os ícones da barra de acesso | | | rápido para aceder a múltiplas | | | funções de maneira fácil e | | | intuitiva. Explore também outras | | | áreas e botões para aceder a | | | tarefas comuns e mantenha suas | | | mensagens organizadas com pastas | | | e categorias. Com prática e | | | rotinas diárias irá tornar-se | | | num/a especialista em navegar | | | pelo Outlook, melhorando | | | significativamente sua eficiência | | | no trabalho de atendimento. | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | \[Botão\] MÓDULO 2 - ESTÃO DE | | | E-MAILS | | | | | | \[Rodapé\] | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ +-----------------------------------+-----------------------------------+ | | Comentários | +===================================+===================================+ | \[Cabeçalho do Módulo\] | | | | | | \[Heading\] 2. GESTÃO DE E-MAILS | | +-----------------------------------+-----------------------------------+ | \[Sub-heading\] 2.1 Composição e | \[Guião\_Video\_Animado\_Outlook\ | | envio de e-mails | _M2\] | | | | | \[Inserir vídeo 2 | Vídeo explicativo do Mediador | | (Video\_Animado\_Outlook\_M2)\] | Artur que mostra a como enviar | | | e-mails. | | Vamos começar por explorar as | | | melhores práticas para criar | Inserir um vídeo ou gif de record | | mensagens claras e eficazes, | screen mostrando como se move uma | | garantindo uma comunicação | pasta usando o friso | | profissional e eficiente no seu | | | dia a dia. |  | | | | | Compor um e-mail eficaz é uma | Inserir um vídeo ou gif de record | | habilidade essencial no ambiente | screen mostrando como se move uma | | de trabalho moderno. Vamos | pasta usando o botão direito do | | explorar os passos fundamentais | rato | | para criar mensagens que | | | transmitam sua intenção com | Inserir um vídeo ou gif de record | | clareza e profissionalismo. | screen mostrando como se move uma | | | pasta usando a opção arrastar e | | Siga os passos numerados para | largar | | enviar o seu e-mail. | | | |  | | \[Labeled Graphic\] | | | | Inserir um vídeo ou gif de record | |  | screen mostrando como se utiliza | | | a opção categorizar um email | | 1- Inicie uma nova mensagem | usando o friso | | | | | Clique no ícone do envelope azul | Inserir um vídeo ou gif de record | | no canto superior esquerdo e no | screen mostrando como se utiliza | | envelope branco clique em "Novo". | a opção categorizar um email | | Irá aparecer uma janela de | usando o botão direito do rato. | | composição de e-mails. | | | |  | | 2 - Preencha o campo "Para" | | | | Inserir um vídeo ou gif de record | | Digite o endereço do destinatário | screen mostrando como se utiliza | | com cuidado. Para múltiplos | a opção criar regra usando o | | destinatários, separe os | friso | | endereços com vírgula e espaço. | | | | Inserir um vídeo ou gif de record | | 3 - Escreva um assunto claro | screen mostrando como se utiliza | | | a opção criar regra usando o | | O campo "Assunto" é sua primeira | botão direito do rato | | impressão. Escreva-o de uma forma | | | concisa e relevante. |  | | | | | 4 - Componha a sua mensagem | Inserir um vídeo ou gif de record | | | screen mostrando como se utiliza | | No corpo do e-mail, escreva seu | a opção procurar e escrever | | conteúdo de forma clara e | algumas palavras para procurar | | objetiva. | | | | Inserir um vídeo ou gif de record | | 5 - Faça uma revisão ao texto | screen mostrando como se utiliza | | antes de enviar o e-mail | a opção filtros de pesquisa (na | | | procura) e selecionar algumas | | Releia sua mensagem, verificando | opções | | gramática, tom e clareza. | | | |  | | Vemos no exemplo que deve haver | | | um espaço entre as palavras | Inserir um vídeo ou gif de record | | "texto" e "serve". | screen mostrando como se utiliza | | | a opção de respostas automáticas | | 6 - Envie a sua mensagem ao/s | | | destinatário/s | | | | | | Para enviar o seu e-mail clique | | | no botão "Enviar". | | | | | | O poder do Assunto | | | | | | O campo "Assunto" do seu e-mail é | | | mais do que uma mera formalidade | | | - é uma ferramenta poderosa para | | | comunicação eficaz. Um assunto | | | bem elaborado pode ser a | | | diferença entre um e-mail lido de | | | imediato e um que fica perdido na | | | caixa de entrada. | | | | | | Elementos essenciais do Assunto | | | | | | Vamos ver quais são os elementos | | | a ter em conta quando se escreve | | | o "Assunto"? | | | | | | \[Accordion\] | | | | | | Clareza | | | | | | O "Assunto" deve indicar | | | precisamente o conteúdo do | | | e-mail. | | | | | | Relevância | | | | | | Inclua informações que destaquem | | | a importância da mensagem. | | | | | | Concisão | | | | | | Mantenha o "Assunto" curto, mas | | | informativo. | | | | | | Profissionalismo | | | | | | Evite linguagem excessivamente | | | casual ou alarmista. | | | | | | \[Image & text\] | | | | | | A importância de um Assunto bem | | | definido | | | | | | Um "Assunto" bem formulado": | | | | | | Ajuda o destinatário a | | | priorizar seus e-mails. | | | | | | Aumenta a probabilidade da sua | | | mensagem ser lida rapidamente. | | | | | | Facilita a pesquisa futura de | | | informações específicas. | | | | | | Demonstra respeito pelo tempo | | | do destinatário. | | | | | | Lembre-se que o seu assunto é o | | | primeiro passo para estabelecer a | | | confiabilidade e a relevância do | | | seu e-mail. Use-o de uma forma | | | sensata! | | | | | | Práticas para compor e-mails | | | claros | | | | | | A clareza é fundamental na | | | comunicação por e-mail. Vamos | | | explorar algumas práticas | | | recomendadas para garantir que | | | suas mensagens sejam | | | compreendidas corretamente. | | | Clique nos cartões para revelar | | | dicas importantes. | | | | | | \[Flashcard stack\] | | | | | | Evite elementos complexos | | | | | | Envie conteúdo limpo, sem | | | imagens, designs complexos, | | | vídeos ou *emojis* (símbolo | | | gráfico, ou sequência de | | | caracteres \[ex.: :-), :-(, | | | \^\_\^\] que expressa uma emoção, | | | uma atitude ou um estado de | | | espírito). Nem todos os | | | servidores de e-mail podem | | | reproduzir esses elementos, | | | comprometendo assim a | | | legibilidade do e-mail. | | | | | | Múltiplos destinatários | | | | | | Ao enviar para vários | | | destinatários, separe os e-mails | | | por vírgula e espaço. Não é | | | necessário colocar vírgula após o | | | último e-mail. | | | | | | A importância de testar o envio | | | do e-mail | | | | | | Envie um teste para si mesmo/a | | | antes de enviar aos destinatários | | | finais. Isso ajuda a verificar se | | | a mensagem chega corretamente e | | | se a formatação está adequada. | | | | | | Estruturar o conteúdo da mensagem | | | | | | Organize as suas ideias em | | | parágrafos curtos. Use | | | espaçamento para melhorar a | | | legibilidade. Se necessário, | | | utilize marcadores para indicar | | | informações importantes. | | | | | | Conselhos do Artur | | | | | | Depois de compor o seu e-mail e | | | antes de o enviar, faça uma pausa | | | e releio-o. Verifique se: | | | | | | Todos os destinatários estão | | | corretos. | | | | | | O assunto está claro e | | | relevante. | | | | | | O conteúdo está completo e bem | | | estruturado. | | | | | | Todos os anexos necessários | | | foram incluídos (caso existam). | | | | | | O e-mail tem um aspeto formal, | | | mantendo o profissionalismo. | | | | | | Esta verificação final pode | | | evitar erros embaraçosos e | | | garantir que sua comunicação seja | | | sempre profissional e eficaz. | | | | | | Lembre-se, cada e-mail que envia | | | representa não apenas a si, mas | | | também sua instituição. Leve o | | | tempo necessário para compor | | | mensagens que reflitam | | | profissionalismo e atenção aos | | | detalhes. | | | | | | \[Colocar uma ilustração do | | | Mediador Artur com ar contente a | | | dar conselhos de compor e-mails\] | | | | | | \[Separador\] | | | | | | \[Knowledge check\] | | | | | | \[pergunta\] | | | | | | Qual é a melhor prática ao compor | | | o campo "Assunto" quando compomos | | | um e-mail? | | | | | | a\) Usar letras maiúsculas para | | | chamar atenção. | | | | | | \[justificação\] Usar letras | | | maiúsculas pode ser interpretado | | | como gritar e não é considerado | | | profissional. | | | | | | b\) Deixar o "Assunto" em branco | | | para criar mistério e | | | expectativa. | | | | | | \[justificação\] Deixar o assunto | | | em branco pode fazer com que seu | | | e-mail seja ignorado ou marcado | | | como spam. | | | | | | c\) Escrever um resumo longo e | | | detalhado. | | | | | | \[justificação\] Um assunto muito | | | longo pode ser cortado e perder | | | eficácia. A concisão é | | | importante. | | | | | | \[Resposta correta\] d) Ser | | | claro, conciso e relevante. | | | | | | \[Justificação\] Um assunto | | | claro, conciso e relevante ajuda | | | o destinatário a entender | | | rapidamente o conteúdo e a | | | importância do e-mail. | | | | | | \[Sub-heading\] 2.2 Organização | | | de e-mails (pastas, categorias, | | | regras) | | | | | | PASTAS | | | | | | Prepare-se para transformar a sua | | | caixa de entrada em um espaço | | | organizado e eficiente. Vamos | | | explorar algumas técnicas para | | | gerir os seus e-mails. | | | | | | Imagine sua caixa de entrada como | | | uma grande biblioteca. Sem | | | organização, encontrar o que | | | necessita seria uma tarefa | | | desafiante. A solução será criar | | | um sistema de pastas no seu | | | e-mail que o/a ajudam a gerir os | | | seus e-mails. | | | | | | Criar pastas específicas é como | | | organizar livros por género. Pode | | | ter pastas para "Projetos em | | | Andamento", "Comunicados | | | Internos", "Atendimento ao | | | Cidadão", entre outras podendo | | | criar quantas pastas quiser! | | | Todas as pastas criadas no seu | | | e-mail são automaticamente | | | atualizadas nas suas contas em | | | qualquer dispositivo. | | | | | | Ao receber um e-mail, reflita: | | | "Em que pasta é que posso colocar | | | este e-mail?". Pode movê-lo | | | imediatamente e assim fica com as | | | pastas organizadas por tipologia | | | de e-mails. É como guardar um | | | livro na prateleira certa assim | | | que terminar de o ler. Ao criar | | | esta rotina, as operações | | | tornam-se um hábito de gestão de | | | pastas e a sua caixa de entrada | | | fica sempre organizada! | | | | | | Vamos então ver como é que pode | | | criar um sistema de astas para | | | organizar melhor os seus e-mails. | | | Siga as instruções: | | | | | | \[Labeled Graphic\] | | | | | | 1 -- Aceder à "Caixa de Entrada" | | | | | | Clique na Caixa de Entrada do seu | | | e-mail e seguidamente no | | | triângulo (com o vértice para o | | | lado direito) para visualizar a | | | extensão total da caixa de | | | entrada. Após esta operação, o | | | triângulo fica com o vértice para | | | baixo. | | | | | | 2 -- Clicar nos três pontinhos da | | | caixa de entrada | | | | | | Clique nos três pontinhos a | | | seguir à "Caixa de Entrada". Irão | | | surgir várias operações relativas | | | à Caixa de Entrada", entre elas a | | | opção "Criar uma nova subpasta". | | | | | | 3 -- Nomear uma nova pasta | | | | | | Dê um nome à sua nova subpasta no | | | espaço que surgiu para o efeito. | | | | | | 4 -- Exemplos | | | | | | Veja alguns exemplos de subpastas | | | já criadas como: "Comentários", | | | "Formações e Cursos", "Formações | | | Externas", "Notícias e | | | Publicidade". | | | | | | A sua nova subpasta ficará | | | associada à sua Caixa de Entrada. | | | | | | Como mover um e-mail para uma | | | pasta? | | | | | | Vamos ver as três formas mais | | | práticas para mover uma mensagem | | | de e-mail para uma nova pasta. | | | | | | \[Tabs\] | | | | | | Utilizando a opção "Mover" no | | | friso do Outlook | | | | | | 1- Selecione o item que pretende | | | mover. | | | | | | 2 - No friso do Outlook, no grupo | | | "Mover", selecione "Mover". | | | | | | 3 - Selecione uma pasta na lista | | | pendente. | | | | | | \[Inserir vídeo M2 -- mover uma | | | pasta usando o friso\] | | | | | | Utilizando o botão direito do | | | rato | | | | | | 1- Selecione o item que pretende | | | mover. | | | | | | 2 - Clique com o botão direito do | | | rato na mensagem que pretende | | | mover e, dependendo do que | | | pretende fazer, selecione "Mover" | | | ou "Copiar" para pasta. | | | | | | 3 - Selecione uma pasta na lista | | | pendente. | | | | | | \[Inserir vídeo M2 -- mover uma | | | pasta usando o botão direito do | | | rato\] | | | | | | Utilizando a opção arrastar e | | | largar | | | | | | 1- Selecione o item que pretende | | | mover. | | | | | | 2 - Arraste para a pasta de | | | destino e, em seguida, solte o | | | botão do rato. | | | | | | \[Inserir vídeo M2 -- mover uma | | | pasta usando a opção arrastar e | | | largar\] | | | | | | \[Separador\] | | | | | | CATEGORIAS | | | | | | As categorias são como etiquetas | | | coloridas que pode associar aos | | | seus e-mails, oferecendo uma | | | camada extra de organização, | | | permitindo que agrupe mensagens | | | relacionadas, mesmo que estejam | | | colocadas em pastas diferentes. | | | | | | Vamos ver então como podemos | | | categorizar as nossas mensagens | | | de e-mail. Existem duas formas | | | práticas de categorizar os | | | e-mails. | | | | | | \[Tabs\] | | | | | | Utilizando a opção "Categorizar" | | | no friso do Outlook | | | | | | 1- Selecione o item que pretende | | | categorizar. | | | | | | 2 - No friso do Outlook, no grupo | | | "Categorizar", escolha a | | | categoria colorida que deseja | | | associar à sua mensagem de | | | e-mail. | | | | | | 3 - A mensagem selecionada | | | aparece com a categoria colorida | | | que selecionou na pasta em que | | | está colocada. | | | | | | \[Inserir vídeo M2 -- categorizar | | | um e-mail usando o friso\] | | | | | | Utilizando o botão direito do | | | rato | | | | | | 1- Selecione o item que pretende | | | categorizar. | | | | | | 2 - Clique com o botão direito do | | | rato na mensagem que pretende | | | categorizar e escolha a categoria | | | colorida que deseja associar à | | | sua mensagem de e-mail. | | | | | | 3 -- A mensagem selecionada | | | aparece com a categoria colorida | | | que selecionou na pasta em que | | | está colocada. | | | | | | \[Inserir vídeo M2 -- categorizar | | | um e-mail usando o botão direito | | | do rato\] | | | | | | Vantagens das Categorias: | | | | | | Localização Rápida: Ao usar o | | | sistema de cores, pode | | | identificar facilmente e-mails do | | | mesmo projeto ou tema. | | | | | | Priorização Visual: Use cores | | | diferentes para níveis de | | | urgência. Vermelho para urgente, | | | verde para concluído, por | | | exemplo. | | | | | | Flexibilidade: Um e-mail pode ter | | | múltiplas categorias, o que pode | | | ser usado para mensagens que se | | | encaixam em mais do que um | | | contexto. | | | | | | Foco: Selecione a sua | | | visualização por categorias | | | quando precisa de se concentrar | | | num assunto específico. | | | | | | Lembre-se: crie um sistema de | | | categorização por cores que faça | | | sentido para si e de acordo com a | | | sua rotina de trabalho. | | | Experimente diferentes | | | combinações até encontrar o | | | equilíbrio perfeito! | | | | | | \[Separador\] | | | | | | REGRAS | | | | | | As regras no Outlook são como ter | | | um assistente dedicado que | | | organiza os seus e-mails 24 horas | | | por dia, 7 dias por semana. O | | | estabelecimento de regras, | | | através de uma automatizada de | | | operações frequentes, potencia o | | | processo de organização do seu | | | e-mail economizando tempo. | | | | | | Como Funcionam as Regras? | | | | | | Definir Critérios: Estabeleça | | | condições específicas, como | | | remetente, palavras-chave no | | | assunto ou no corpo do e-mail. | | | | | | Especificar Ações: Determine o | | | que deve acontecer quando um | | | e-mail coincide com os critérios | | | de regras que estabeleceu. Por | | | exemplo, mover para uma pasta | | | específica ou aplicar uma | | | categoria. | | | | | | Automatização de Processos: Uma | | | vez configuradas, as regras atuam | | | automaticamente sobre os | | | critérios predefinidos por si, | | | mantendo a sua caixa de entrada | | | organizada sem esforço adicional. | | | | | | Imagine receber automaticamente | | | todos os comunicados internos | | | numa pasta dedicada, ou ter todos | | | os e-mails de reuniões | | | importantes categorizados e | | | acessíveis numa determinada | | | pasta. Trata-se de uma fantástica | | | otimização de processos | | | organizacionais! | | | | | | Vamos ver então como podemos | | | criar regras para determinadas | | | mensagens de e-mail. Existem duas | | | formas práticas de aceder à | | | criação de regras no Outlook. | | | | | | \[Tabs\] | | | | | | Utilizando a opção "Regras" no | | | friso do Outlook | | | | | | 1- Selecione o item que pretende | | | categorizar. | | | | | | 2 - No friso do Outlook, no grupo | | | "Regras", crie uma nova regra ou | | | faça a gestão das regras | | | existentes que deseja associar à | | | sua mensagem de e-mail. | | | | | | 3 -- De acordo com os critérios | | | especificados por si, as mensagem | | | selecionada com essa regra irão | | | ser automaticamente automatizadas | | | com a nova regra. | | | | | | \[Inserir vídeo M2 -- criar regra | | | para um e-mail usando o friso\] | | | | | | Utilizando o botão direito do | | | rato | | | | | | 1- Selecione o item que pretende | | | categorizar. | | | | | | 2 - Clique com o botão direito do | | | rato na mensagem à qual pretende | | | adicionar uma regra. Crie uma | | | nova regra ou faça a gestão das | | | regras existentes que deseja | | | associar à sua mensagem de | | | e-mail. | | | | | | 3 -- De acordo com os critérios | | | especificados por si, as mensagem | | | selecionada com essa regra irão | | | ser automaticamente automatizadas | | | com a nova regra. | | | | | | \[Inserir vídeo M2 -- criar regra | | | para um e-mail usando o botão | | | direito do rato\] | | | | | | Casos práticos de aplicação das | | | regras no sistema de mensagens do | | | Outlook | | | | | | No Espaço de Cidadão onde | | | trabalha recebe diariamente | | | dezenas de e-mails sobre diversos | | | assuntos: coordenação do EC, | | | formações, processos seletivos, | | | notícias da AMA entre outros. | | | | | | Para manter tudo organizado, pode | | | criar as seguintes regras: | | | | | | Coordenação do EC: | | | | | | Critério: E-mails com | | | "Coordenação" no" Assunto". | | | | | | Ação: Mover para a pasta | | | "Coordenação" e aplicar categoria | | | "Urgente". | | | | | | Formações: | | | | | | Critério: E-mails do endereço | | | [[academia\@ama.pt]]( | | | mailto:[email protected]) | | | ou com "Convocatória" no | | | "Assunto". | | | | | | Ação: Mover para a pasta | | | "Formações" e aplicar categoria | | | "Planeamento". | | | | | | Notícias da AMA: | | | | | | Critério: E-mails com "Magazine | | | AMA" no "Assunto" ou Agência para | | | a Modernização Administrativa - | | | Comunicação no remetente. | | | | | | Ação: Mover para a pasta "Notícia | | | e publicações" e aplicar | | | categoria "Comunicações" com a | | | cor azul. | | | | | | Com a aplicação destas regras os | | | e-mails são automaticamente | | | organizados assim que chegam à | | | sua "Caixa de Entrada". | | | | | | Quando abre o Outlook de manhã | | | por exemplo, já encontra os | | | e-mails organizados no lugar que | | | designou, prontos para serem | | | tratados de forma eficiente. | | | Estas automatizações economizam | | | tempo e também garantem que | | | nenhuma informação importante | | | passe despercebida. | | | | | | \[Knowledge check 1\#2\] | | | | | | \[pergunta\] | | | | | | Qual é a vantagem chave de usar | | | regras de e-mail? | | | | | | a\) Aumentar o número de e-mails | | | recebidos. | | | | | | \[justificação\] As regras não | | | aumentam o volume de e-mails, mas | | | ajudam a organizá-los de forma | | | eficiente. | | | | | | b\) Boquear todos os remetentes | | | desconhecidos. | | | | | | \[justificação\] Embora seja | | | possível criar regras para gerir | | | e-mails de remetentes | | | desconhecidos, este não é o | | | principal objetivo das regras. | | | | | | c\) Automatizar a organização de | | | mensagens. | | | | | | \[Resposta correta\] As regras | | | automatizam o processo de | | | organização, movendo e-mails para | | | pastas específicas ou aplicando | | | categorias sem intervenção | | | manual. | | | | | | d\) Responder automaticamente a | | | todos os e-mails. | | | | | | \[Justificação\] Embora seja | | | possível configurar respostas | | | automáticas, esta não é a | | | principal função das regras de | | | organização de e-mails. | | | | | | \[Knowledge check 2\#2\] | | | | | | \[pergunta\] | | | | | | Qual das seguintes afirmações | | | sobre a organização de e-mails é | | | FALSA? | | | | | | a\) Podem criar-se pastas | | | ilimitadas no Outlook o número | | | de e-mails recebidos. | | | | | | \[justificação\] Esta afirmação é | | | verdadeira. O Outlook permite | | | criar as pastas que desejarmos no | | | Outlook e não há limite de pastas | | | para organização de e-mails. | | | | | | b\) As categorias só podem ser | | | aplicadas a e-mails numa única | | | pasta. | | | | | | \[Resposta correta\] Esta | | | afirmação é falsa. As categorias | | | podem ser aplicadas a e-mails em | | | qualquer pasta, oferecendo | | | flexibilidade na organização. | | | | | | c\) Regras podem mover e-mails | | | automaticamente para pastas | | | específicas | | | | | | \[justificação\] Esta afirmação é | | | verdadeira. As regras podem ser | | | configuradas para mover | | | automaticamente e-mails para | | | pastas designadas com base em | | | critérios específicos. | | | | | | d\) É possível aplicar múltiplas | | | categorias a um único e-mail. | | | | | | \[Justificação\] Esta afirmação é | | | verdadeira. Podem aplicar-se | | | várias categorias a um único | | | e-mail, permitindo uma | | | organização mais detalhada. | | | | | | Conselhos do Artur | | | | | | Lembre-se: a organização eficaz | | | de e-mails não é apenas sobre ter | | | uma caixa de entrada limpa, mas | | | sobre aumentar a produtividade e | | | a eficiência. Use pastas para | | | estruturar, categorias para | | | classificar visualmente, e regras | | | para automatizar. Adapte essas | | | ferramentas à sua rotina e | | | ajuste-as ao seu sistema de | | | acordo com as suas preferências. | | | Ao manter essa consistência | | | diariamente vai dominar os | | | processos automáticos de gestão e | | | vai usufruir dos benefícios ao | | | longo do tempo! | | | | | | \[Colocar uma ilustração do | | | Mediador Artur com ar contente a | | | dar conselhos de como fazer a | | | gestão dos emaisl\] | | | | | | \[Sub-heading\] 2.3 Pesquisa | | | avançada e filtros | | | | | | PESQUISA AVANÇADA E FILTROS | | | | | | Imagine-se diante de uma montanha | | | de e-mails. Como encontrar aquela | | | mensagem crucial enviada há | | | semanas? É aqui que entra a | | | poderosa ferramenta de pesquisa | | | do Outlook. | | | | | | Como efetuar uma procura no | | | Outlook | | | | | | A caixa de pesquisa do Outlook é | | | uma ferramenta poderosa para o | | | ajudar a encontrar mensagens, | | | contactos, tarefas e entradas de | | | calendário. | | | | | | Pode escrever várias expressões | | | na caixa "Procurar" na parte | | | superior da janela do Outlook. | | | Para além de poder procurar | | | expressões e palavras diferentes, | | | pode utilizar vários operadores e | | | palavras-chave para limitar os | | | resultados da pesquisa. | | | |