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ACADEMIA AUXILIAR DE BIBLIOTECA El control de la colección: Inventario. Expurgo. Prevención del hurto. Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias. Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 1. El control...

ACADEMIA AUXILIAR DE BIBLIOTECA El control de la colección: Inventario. Expurgo. Prevención del hurto. Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias. Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 1. El control de la colección La colección constituye el elemento fundamental de la biblioteca y su esencia está directamente relacionada con la tipología bibliotecaria. Las generalizaciones sobre desarrollo de colecciones bibliotecarias hay que concretarlas en cada tipo de biblioteca (biblioteca nacional, biblioteca pública, biblioteca escolar, biblioteca universitaria…). La colección o fondo bibliográfico es el conjunto de materiales bibliotecarios que la biblioteca pone a disposición de los usuarios. La gestión de la colección abarca, por tanto, varias actividades como control de adquisiciones de cualquier formato, control de préstamo, control del deterioro de los fondos, estudios del uso de la colección, recuento periódico de los fondos, conservación, evaluación, expurgo, entre otros. Todas ellas deben responder, además, a una labor de planificación previa, materializada en un programa, bien pensado y temporalizado, que refleje las políticas de gestión y desarrollo de colecciones más apropiadas para cada biblioteca. Imagen extraída de la página web: biteca.com El concepto de gestión de la colección, incluye la selección de materiales en cualquier formato, las políticas respecto a la colección, el mantenimiento de la colección (la selección para el expurgo y almacenamiento, la preservación y la cancelación de suscripciones), el presupuesto y demás cuestiones económicas, la valoración de las necesidades de los usuarios reales y potenciales, las actividades de relaciones externas unidas a la colección y a sus usuarios, los estudios de uso de la colección, la evaluación de la colección y la planificación para la cooperación y el uso compartido de recursos. La formación y el desarrollo de la colección es imprescindible para ofrecer los servicios de la biblioteca y satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Para formarla hay que basarse en las colecciones actuales existentes en otras bibliotecas de similares características, en este caso, las universitarias. Es conveniente que la colección inicial no sea demasiado extensa para que pueda ir incrementándose de manera considerable durante los primeros años en función de las necesidades de los usuarios. Para formar la colección inicial hay que tener en cuenta los siguientes aspectos: La colección siempre será incompleta, variando cada una en función de los usuarios. Las características de la colección podrá variar según cambie el grupo de usuarios (en una biblioteca universitaria los usuarios son docentes, estudiantes, investigadores, entre otros) La formación de la colección será distinta si la biblioteca pertenece a una red con alto grado de cooperación. 2 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Tener en cuenta la infraestructura bibliotecaria existente en la zona. La colección de una biblioteca es algo vivo que debe ir cambiando y adaptándose a las necesidades de su entorno, lo que implica una serie de trabajos técnicos, como la búsqueda y selección de los fondos, adquisición, registro, almenamiento, sellado, ordenación, expurgo, prevención del hurto, etc. Las bibliotecas universitarias carecieron durante mucho tiempo del control de los presupuestos destinados a incrementar las colecciones bibliográficas. Con frecuenta las asignacines presupuestarias se hacían a los departamentos académicos, lo que originó la existencia de colecciones descompensadas y duplicaciones innecesarias con el correspondiente derroche económico. Actualmente dichas bibliotecas cuentan con presupuestos cuya dotación está relacionada con el presupuesto de la Universidad. Gracias a esto, a lo largo de los ultimos años, la distribución de dichos presupuestos ha dado origen a una abundante bibliografía en la que se recogen multitud de fórmulas de distribución. El método de distribución del presupuesto debe desarrollarse en conjunción con la política de desarrollo de la colección documental y debe ser flexible para hacer frente a posibles cambios en las necesidades de la institución o del mercado de la información. Las bibliotecas se adaptan a un contexto de cambio con nuevos formatos, es el paso de lo analógico a lo digital. Aparecen nuevos métodos de comunicación: nacimiento de la web 2.0: facebook, Instagram, Twitter, acceso abierto (Open Access), etc. Con la globalidad y el trabajo en red se comparten recursos de “la nube”. 2. Planificación de la colección En los últimos años se habla de gestión de la colección, concepto que va más allá del desarrollo de las colecciones, ya que no solamente implica la formación, mantenimiento y conservación del fondo documental, sino que todas estas tareas deben estar supeditadas a una planificación previa y a un enfoque de las colecciones hacia una mayor calidad o servicio al usuario final. Por ello, para que la gestión de la colección es fundamental que existan: Planificación Financiación Formación de la colección Mantenimiento Evaluación El concepto de desarrollo y mantenimiento de colecciones está implícita la idea de planificación, ya que la ausencia de ésta, propiciaría su proliferación improvisada. La política de desarrollo de colecciones debe plasmarse en un documento escrito, público y sometido a revisión y modificaciones de forma periódica. Se trata del plan de desarrollo y mantenimiento de la colección, que a su vez, debe formar parte del plan estratégico de la biblioteca. La política de colección ha sido definida como: “el conjunto de criterios y directrices establecidas para definir la composición y desarrollo de la colección, ya sea de una biblioteca concreta o de un sistema o red, con el objetivo general de atender las demandas y necesidades de los usuarios y los objetivos específicos definidos a corto, medio o largo plazo para proyectos propios en el contexto de municipio o ciudad”. La política de desarrollo de colecciones, no debe 3 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com centrarse sólo en el fondo propio, sino que debe incluir el acceso a información digital contenida en servidores ajenos a la biblioteca. En cuanto al contenido de la política de desarrollo de colecciones, la descripción más exhaustiva la hemos encontrado en las Directrices IFLA/UNESCO 16, que dividen en tres grupos los elementos que deben incluirse en dicha política: universales, generales y específicos. Aquí recogemos los específicos: Análisis de las necesidades de la comunidad Prioridades de la biblioteca Parámetros de los fondos Principios de y métodos de selección y eliminación de obras Asignación presupuestaria Asignación de la responsabilidad de establecer, seleccionar y eliminar obras Acceso a los recursos electrónicos Desarrollo de la biblioteca como portal electrónico de información Desarrollo de la cooperación con otras bibliotecas e instituciones Políticas de preservación y conservación Criterios para el control de las adquisiciones, el registro, el control, la eliminación o la venta Responsabilidad financiera Política de donaciones Según Concha Varela Orol, podemos concluir que los planes de desarrollo de las colecciones son un instrumento importante para la dirección de una Biblioteca universitaria, ya que su utilización tiene importantes implicaciones en la planificación, financiación y gestión de ésta. Pero además son un instrumento que facilita la comunicación con los usuarios y el mejor conocimiento de éstos de la información que es posible obtener en la biblioteca. Finalmente facilitan a otras Bibliotecas la gestión del préstamo interbibliotecario y ponen las bases para poder elaborar planes cooperativos de desarrollo de las colecciones. Existen, además, dos actividades esenciales para controlar y evaluar periódicamente el estado de la colección: o o La realización de recuentos e inventarios El expurgo 3. Inventario Llevar a cabo un inventario de forma periódica en la biblioteca es una labor necesaria para garantizar la conservación e integridad de las colecciones. Los recuentos detallados permiten conocer el estado real de los fondos que componen la colección y de los elementos necesarios para su buena conservación. El Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas regula el tratamiento administrativo de los fondos de las Bibliotecas en lo concerniente a los registros, inscripción de los fondos, recuentos y expurgos. Para realizar esta labor, las bibliotecas públicas, se rigen por el Real Decreto 582/89, de 19 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Bibliotecas Públicas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas, que establece a este respecto en sus capítulo II y III y especialmente en el 4 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com artículo. 7: "Las Bibliotecas Públicas del Estado deberán realizar periódicamente un recuento de sus fondos, que será total, al menos una vez cada cinco años. En todo caso, el recuento será anual para los fondos a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 de este Reglamento (incunables, manuscritos...)." Las bibliotecas universitarias también se rigen por este decreto, ya que forman parte del Sistema Español de Bibliotecas. Aunque para el caso en concreto del recuento cada cinco años, solo se especifica la obligación para las Bibliotecas Públicas del Estado. El momento más propicio para realizar el recuento en bibliotecas universitarias no está especificado en pautas o recomendaciones. En todo caso habría que elegir el momento más adecuado para cada biblioteca, que puede variar de unas a otras. En el caso de bibliotecas universitarias, lo recomendable sería elegir una época en la que se interrumpa lo menos posible el servicio que se da a la comunidad universitaria, por lo que se debería realizar en fechas no lectivas o en las que haya menos afluencia de usuarios. Imagen extraída de Bibliopos Los recuentos son necesarios e imprescindibles para mantener en buen estado la colección de la biblioteca. El análisis del informe de resultados permitirá corregir errores, localizar e identificar documentos perdidos, iniciar expediente de expurgo sobre aquellos fondos que se considere necesario, restaurar los documentos dañados y adecuar y redistribuir espacios y materiales. Existen objetivos que se pretenden al realizar el recuento de los fondos: Reordenar el fondo de forma exhaustiva para localizar materiales que estén fuera de su ubicación correcta. Reorganizar el fondo adecuando el espacio según las necesidades, por materia y sección, y reubicando los materiales y estanterías si fuera necesario. Expurgar los materiales deteriorados u obsoletos. Detectar carencias en determinadas materias. Controlar el estado del mobiliario existente y valorar la necesidad de adquirir otro nuevo. En general, realizar recuentos implica las siguientes tareas: 5 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Planificación de fechas: tiempo necesario para llevarlo a cabo, necesidad de personal y de material de trabajo (ordenadores, impresora, lector de códigos, mascarillas, guantes…). Redacción del plan de acción fijando objetivos, la organización de los grupos de trabajo y determinando el número aproximado de documentos a recontar. Revisar documento a documento para verificar si están bien colocados, comprobar su estado de conservación y contrastar con las existencias en el catálogo. Para este fin se utilizan listados que previamente se habrán imprimido. Anotar cada incidencia detectada en una plantilla que se entregará a la persona encargada. Enviar las plantillas de incidencias al departamento correspondiente: catalogación, restauración, conservación, etc. Elaborar un informe detallando el número de documentos recontados, deteriorados, las faltas detectadas, los documentos mal colocados y las incidencias encontradas en cada tipo de documento. Para una correcta conservación y control de los fondos es imprescindible la realización periódica de recuentos de los centros. Podemos hablar de dos tipos de revisiones: las diarias y las periódicas. Revisiones diarias: son aquellas cuya función principal es la de localizar los libros descolocados dentro de las estanterías. Es una tarea importante ya que, en definitiva, un libro mal colocado es un libro perdido. Revisiones periódicas: cumplen tres objetivos: o o o Controlar el estado de la colección, tanto físico como de conservación. Detectar los ejemplares deteriorados o desaparecidos. Servir como base para el expurgo, ya que detecta materiales desfasados o no útiles. Cuando se detecte alguna nomalía, como es el caso de un libro desaparecido, posteriormente se evaluará si la biblioteca tiene que comprar un ejemplar nuevo, dependiendo de las necesidades del usuario. 4. Expurgo El desarrollo de las colecciones engloba no sólo la política y planes presupuestarios, de selección, adquisición y evaluación de las colecciones, sino también la política practicada en relación a los donativos y los expurgos. El expurgo consiste en la retirada de las obras obsoletas o inutilizadas y supone una actualización constante de los fondos. Es la operación encargada bajo la supervisión del bibliotecario que consisrte en retirar definitiva o momentáneamente los materiales de la biblioteca con el fin de dar a la misma una mayor eficacia y operatividad. 4.1 Objetivos del expurgo Las bibliotecas deben tener un programa regular de expurgo, que lleve a la retirada de los fondos no relevantes para la política de la biblioteca. El expurgo requiere, como es lógico, una evaluación previa de la colección. Por lo tanto, los objetivos del mismo son los siguientes: Mantener la pertinencia de la colección 6 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Incrementar el uso al presentar una colección más adecuada a las necesidades de los usuarios. Facilitar el manejo de las colecciones por los usuarios. Solucionar el problema derivado de la falta de espacio para albergar las colecciones en libre acceso y optimizar el acceso a los fondos. Detectar los ejemplares dañados que requieren ser eliminados o restaurados. Mejorar la imagen de la biblioteca con un fondo actualizado. 4.2 Causas del expurgo Podemos hablar de diferentes razones para iniciar un expediente de expugo: El crecimiento de la producción bibliográfica La falta de espacio de las bibliotecas El deterioro y desfase de los materiales La accesibilidad y disponibilidad en otras bibliotecas. Es decir, materiales nunca o pocas veces consultados por existir en otras bibliotecas La dificultado de acceso a la colección. Cuanto más grande es una colección, más difícil es su acceso y organización. 4.3 Criterios del expurgo El expurgo de fondos de la colección atiende una serie de razones y a criterios objetivos y subjetivos. Entre los criterios objetivos (aquellos que se pueden medir) estarían la antigüedad (fecha del depósito legal / copyright), la duplicidad (número de ejemplares), el uso (fecha del último préstamo), la accesibilidad (si está disponible en otras bibliotecas), las listas recomendadas (si dicho documento tiene presencia en bibliografías selectivas) y la redundancia (si existe presencia en fuentes más actualizadas). Entre los criterios subjetivos (aquellos que dependen de interpretación y conocimiento intelectual) entra en juego la opinión del personal bibliotecario. Esta serie de criterios atenderían al deterioro del documento, a la calidad y actualidad de la información, y a la adecuación del documento sobre el conjunto de la colección. 4.4 Indicadores del expurgo El expurgo o eliminación de fondos también pasa por una serie de criterios e indicadores comparativos para conocer el estado de la colección de la biblioteca. Existen indicadores para conocer la tasa de renovación y rejuvenecimiento del fondo (tasa de eliminación y ratio altas / bajas), indicadores relacionados con el crecimiento absoluto y relativo de la colección, e indicadores relacionados con el uso de la colección tras el expurgo: Tasa de eliminación: Relación entre el número de documentos expurgados y el número total de documentos del fondo. Ratio altas / bajas: Relación entre la cifra de adquisiciones y la de eliminaciones. Tasa de crecimiento: Se calcula restando al número de adquisiciones la cifra de eliminaciones, relacionando el resultado con el número total de documentos del fondo. Se recomienda realizar un seguimiento de esta tasa por áreas temáticas. 7 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Tasa de rotación: Número de préstamos en relación con el número total de documentos disponibles antes y después del expurgo. 4.5 Plan de expurgo Es recomendable plasmar en un documento todas las variables relacionadas con el plan de expurgo antes de iniciar el mismo: Análisis de necesidades: razones para llevar a cabo el expurgo, objeto y objetivos del mismo. Estudio de viabilidad: situación del centro (personal, colección, espacio de almacenamiento…) Soluciones técnicas: ampliación y/o reestructuración del espacio… Destino de los fondos objeto de expurgo (destrucción física, venta al público de la biblioteca, donación a otros centros, depósito interno, reparación o restauración…etc.) Evaluación del expurgo. El expurgo es una más de las operaciones técnicas relacionadas con la gestión de la colección por lo que su máximo responsable será el Director de la Biblioteca de cada centro, que, con la colaboración del personal bibliotecario que él designe, especialmente del responsable de gestión de las colecciones, elaborará el Plan de Expurgo para cada procedimiento concreto (expurgo general anual, expurgo del libre acceso, expurgo por colecciones...). En definitiva, el expurgo crea colecciones de calidad y pertinentes para los usuarios. 5. Prevención del hurto La seguridad de las colecciones ha tomado especial importancia desde el momento en que sus responsables se esfuerzan en aumentar su visibilidad y utilización, lo que puede dar como resultado una mayor conciencia por parte del público de su valor y el aumento del riesgo de robo. Las medidas de seguridad pueden variar de una institución a otra y dependen de la dotación de personal, de las instalaciones y del uso. La designación de un Responsable de Seguridad de la Biblioteca (RSB), en caso de que lo hubiere, y el desarrollo por escrito de una política de seguridad puede ayudar a asegurar que todo el personal es consciente de sus responsabilidades legales y procedimentales a la hora de aplicar medidas de seguridad. El primer remedio para evitar estos perjuicios es recurrir a la vigilancia por parte del personal y, cuando no es suficiente, se adquieren sistemas anti hurto. La mayoría de las bibliotecas se valen de sistemas tecnológicos para velar por la seguridad del material bibliográfico, y de esta manera tratar de evitar el deterioro y reducir el robo de documentos y material informático. Los sistemas magnéticos anti hurto consisten en un testigo (que son dispositivos magnéticos conocidos usualmente como tiras, por ejemplo, 3MTM Tattle-TapeTM Security Strips) colocado dentro del documento, que se hace presente cuando el libro pretende seguir un camino distinto al que tiene fijado, al pasar entre los detectores magnéticos). Las etiquetas se desactivan cuando el usuario solicita el material en préstamo y se vuelven a activar cuando es devuelto. Se estima que este sistema de tiras o bandas magnéticas es más apropiado que otros similares, por la dificultad de localización del testigo dentro del libro. 8