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**TEMA 6** **ARCHIVO DIGITAL** En los últimos años, la tecnología ha llevado a las empresas a migrar documentos y procesos a formatos electrónicos para proporcionar mayor accesibilidad y tener garantías en cuanto a la seguridad de la información. ¿Cómo? Mediante la implementación del archivo digit...

**TEMA 6** **ARCHIVO DIGITAL** En los últimos años, la tecnología ha llevado a las empresas a migrar documentos y procesos a formatos electrónicos para proporcionar mayor accesibilidad y tener garantías en cuanto a la seguridad de la información. ¿Cómo? Mediante la implementación del archivo digital. **6.1. Definición** Un archivo digital es todo fichero que se ha elaborado mediante un programa informático y que se ejecuta en un medio electrónico. El archivo digital puede permanecer almacenado en diversos medios y, dependiendo del programa en que se haya creado, puede modificarse o no. En este sentido, la gestión documental está relacionada con la manipulación de los archivos digitales. El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel: su principal función es almacenar documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser denominado fichero, el cual equivale a una unidad de datos que puede ser utilizada por medio de aplicaciones instaladas en una computadora. Para crear un archivo digital es necesario hacer uso de diversas herramientas digitales también conocidas como programas o aplicaciones. Dependiendo del tipo de información que se vaya a almacenar, se podrá digitalizar con una u otra herramienta. Hay varios tipos de archivo digital. De hecho, se pueden almacenar documentos modificables, documentos no modificables, fotos, información tabulada, videos, audios, entre otros. Las principales necesidades que cubre el archivo digital son la construcción y disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación que facilita el orden de datos y evita la duplicidad de información, cuyo gran objetivo en las organizaciones es ahorrar tiempo y dinero al disponer de una innovadora alternativa para la difusión de documentos. **6.2. Características de los documentos digitales** Un documento digital es aquel que no tiene papel en su formato original, como una factura que se envía como un archivo PDF (por correo electrónico). Las soluciones de documentos digitales permiten que tanto el remitente como el destinatario accedan fácilmente a cualquier información que se comparta, lo que significa que también es más fácil ingresar información relevante en el sistema ERP (por sus siglas en inglés \'Enterprise Resource Planning\' o \'Planificación de Recursos Empresariales\' en español) preferido de su agencia u otro software comercial. Los documentos en formato digital tienen ciertas características que las hacen únicas, como el hecho de ser procesables en un computador, reutilizables, interactivas, actualizables, navegables y recuperables. En esa línea, el ahorro de espacio es uno de esos grandes beneficios de la digitalización, pero también: - **Seguridad:** gracias a la digitalización de los documentos, la **seguridad de la información** queda muy protegida y puede restringir el acceso y generar restricciones, reduciendo así el riesgo a que se pierdan o sean robados. - **Acceso remoto: **la tecnología y la digitalización permite poder acceder a los documentos desde cualquier lugar y sin la necesidad de estar en una oficina físicamente.  Incluso, los documentos pueden ser editados y revisados por distintas personas **en el mismo momento y en tiempo real.** - **Medio ambiente: **actualmente la importancia del medioambiente es una realidad en la concientización de las empresas, por lo que la digitalización permite **eliminar el papel** y cuidar el planeta. - **Ahorro:** los documentos digitales no necesitan de grandes muebles para almacenar, ni tampoco requiere de papel o tinta para imprimir. De esta manera, el **ahorro para la compañía es económico y de espacio.** - **Compartir: **los documentos digitales se pueden compartir con compañeros de trabajo o personas externas, y eso se puede hacer en **tiempo real y desde cualquier lugar.** - **Durabilidad:** a diferencia del papel, los documentos digitales no se deterioran con el paso de los años, por lo que la seguridad de la información también es en el tiempo. **6.2.1. Funcionales** **6.2.1.1. Carácter interactivo de los documentos digitales** El documento electrónico permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además reaccionar ante exigencias del lector, por ejemplo pueden cambiar aspecto del formato a petición de quien lo consulta, presentar parte de la información que contiene como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule lugares, señales o aspectos del documento. **6.2.1.2. Carácter multimediático de los documentos** Los documentos digitales permiten integrar en un solo ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido; Los documentos digitales permites que quien los elabora, combine distintas formas de presentar información en un solo, documento. Puede combinar texto, imágenes y sonido. **6.2.1.3. Carácter hipertextual de los documentos digitales** Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: en un libro se lee desde la primera página hasta la última, en un documento electrónico es posible establecer relaciones entre una palabra o una frase que aparezca en un lugar, Párrafo, pagina o sección; De hecho en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento e información textual. **6.2.1.4. Carácter omniaccesible de los documentos digitales** Los autores de documentos tradicionales sienten la necesidad de extender sus discursos por medios de recursos diversos que lo relacionen con otros discursos y otros autores. Es decir en los documentos digitales se pueden establecer hiperralaciones, vínculos o linkʹs en entre documentos ubicados en distintos sitios Web. A la hora de abordar la definición de link hay que tener en cuenta que tiene el mismo significado de enlace. Se trata de un acoplamiento o hipervínculo que, a través de una URL, crea una conexión con otra parte de la web o incluso con otra página, archivo o documento. **6.2.2. Mutabilidad e identidad en los documentos digitales** **6.2.2.1. Carácter mutable de los documentos digitales** Esta característica da mucha ventaja a la hora de corregir y producir documentos, por ejemplo, un procesador de palabras pero, para documentos que se ofrecen a través de internet es un obstáculo. **6.2.2.2. Volatibilidad de los documentos digitales** Esta característica es muy importante cuando se va a utilizar documentos electrónicos accesibles en línea como apoyo documental en artículos u otro tipo de trabajo científico o académico. Para Lluís Codina las características de los documentos digitales son otras: **Fragilidad física y lógica:** Si hay un error en un solo bit la información que haya en ese archivo puede ser irrecuperable, sin embargo la información de un pergamino se puede leer y comprender aunque le falten trozos, también hay que decir que la incompatibilidad lógica depende de sistemas operativos, codificaciones, lenguajes etc... Este problema tiene una gran importancia dentro del mundo de la documentación y  de la biblioteconomía debido a que la conservación de los documentos es vital para cumplir con el objetivo de las bibliotecas **Mediatización: **este problema se refiere a la continua dependencia de cualquier dispositivo o de una fuente de energía para poder leer cualquier texto o visualizar cualquier documento, por eso en ocasiones es mejor tener documento en papel que un documento digital. **Anti- ergonomía: La lectura de papel tiene una mayor ergonomía que la lectura en documento digital, no es un problema muy grave ya que lo mitigara hasta que desaparezca en el futuro\ 6.3. Tipos de documentos digitales** **6.3.1. Reprografía o impresos digitales** Se entiende por reprografía de documentos como aquel proceso que sirve de gran ayuda a la hora de llevar a cabo la reproducción de documentos impresos a través de técnicas como puede ser la fotocopia, xerocopia, fotografía, etc. dando como resultado una copia del documento original sobre un soporte. Debemos considerar que el término de reprografía está compuesto a su vez por las palabras reproducción y grafía. **¿Qué es la reprografía digital?** Reprografía digital consiste en aquel proceso en el que se escanean y digitalizan documentos, transformándose en soporte digital para poder ser impresos. La digitalización proporciona una calidad de impresión muy alta y una uniformidad en la calidad del color que no se podía conseguir con los sistemas analógicos anteriores. El escáner es un dispositivo que explora un documento, ya sea texto o imágenes, y lo convierte en formato digital. Una vez digitalizado, se puede guardar en formato digital (Disco duro, CD, pendrive, etc.). 6.3.2. Digitales para imprimir Para empezar, es crucial comprender la diferencia entre archivo y formato. Un archivo es una colección de datos almacenados en un medio digital, mientras que el formato se refiere a la estructura y organización de esos datos dentro del archivo. Para que se vea de forma clara, imagina que en tu casa tienes papas. Las papas serían tu archivo y la forma en que las preparas (fritas, en ensalada, como puré) serían el formato. **1. Imagen** **Formatos típicos:**.png,.tiff,.psd,.jpg,.gif,.svg,.eps - **El formato.png **(Portable Network Graphics) es un formato de imagen que admite transparencia y compresión sin pérdida. Es ideal para gráficos de alta calidad con áreas transparentes o detalles nítidos, como logotipos y gráficos con texto. Los mejores editores de imágenes suelen ofrecer este formato. - **El formato.tiff** (Tagged Image File Format) es un formato de imagen de alta calidad que admite múltiples capas, canales alfa y profundidad de color de hasta 48 bits. Es ideal para imágenes de alta resolución y calidad, como fotografías y gráficos profesionales. Si eres fotógrafo profesional (o simplemente sacas muchas fotos), considera guardar tus fotos en la nube. - **El formato.psd** (Photoshop Document) es el formato nativo de Adobe Photoshop y conserva todas las capas, ajustes y efectos utilizados en un diseño. Es ideal para el trabajo de diseño gráfico y la edición de imágenes que requieren flexibilidad y ajustes precisos. **Dónde utilizarlo:** proyectos de diseño gráfico con capas, máscaras, ajustes de color y otros efectos avanzados. - **El formato.eps** (Encapsulated PostScript) es un formato de imagen vectorial que admite gráficos vectoriales y de mapa de bits y es ampliamente utilizado en diseño gráfico y publicación. Es ideal para imprimir en alta resolución y para gráficos complejos que requieren ajustes y ediciones. **Dónde utilizarlo**: proyectos de diseño gráfico y publicación, como carteles, folletos y materiales promocionales. Las ventajas de todos estos formatos es que permiten imprimir imagenes con alta resolución y calidad de color. **2 Texto** **Formatos típicos:**.txt,.docx,.odt - **El formato.txt**, conocido como texto sin formato, almacena texto simple sin ningún formato adicional, como negrita, cursiva o tamaño de fuente. Es el formato más básico para archivos de texto. Es compatible con diferentes plataformas y puede abrirse en casi cualquier editor de texto. - El **formato.docx es** el formato estándar utilizado por Microsoft Word y otros procesadores de texto. Permite la inclusión de formato complejo, como estilos de texto, tablas, imágenes y elementos de diseño. - El **formato.odt es e**l estándar de documento de texto utilizado por aplicaciones de oficina de código abierto, como LibreOffice y OpenOffice. Ofrece funcionalidades similares al.docx, pero sigue un estándar abierto y es compatible con múltiples plataformas.  La elección del tipo de documento digital para imprimir depende del contenido, el propósito y el nivel de diseño requerido. Cada formato tiene sus ventajas y aplicaciones específicas, lo que permite a los usuarios seleccionar el formato que mejor se adapte a sus necesidades de impresión. **6.3.3. Digitales multimedia** Son documentos electrónicos que combinan diferentes tipos de contenido, como textos, gráficos, sonidos, imágenes, videos, programas ejecutables y animaciones, para crear una experiencia de información más rica e interactiva.. Estos documentos permiten la interacción del usuario, y se componen de muchos elementos de información diferentes cuyo contenido puede variar en algunos casos como resultado de la interacción con el usuario. Como ejemplos destacables de este tipo de documentos, podemos citar las páginas web o las enciclopedias interactivas en CD. A continuación se detallan los principales tipos de documentos digitales multimedia: **1. Presentaciones Multimedia (PowerPoint, Keynote)** - **Características:** Combina texto, imágenes, audio, video, y animaciones en diapositivas. Es interactivo, permitiendo la navegación entre diapositivas y la inclusión de enlaces o elementos multimedia embebidos. - **Aplicaciones:** Presentaciones empresariales, educativas, y conferencias. - **Formatos Comunes:** PPT, PPTX (PowerPoint), KEY (Keynote). - **Ventajas:** Fácil de usar, ampliamente compatible, y flexible para diferentes usos. **2. Videos (MP4, AVI, MOV)** - **Características:** Archivos que contienen secuencias de imágenes en movimiento junto con audio. Pueden incluir subtítulos, efectos especiales, y otros elementos interactivos. - **Aplicaciones:** Videos educativos, tutoriales, anuncios, y entretenimiento. - **Formatos Comunes:** MP4, AVI, MOV, WMV. - **Ventajas:** Alto impacto visual y auditivo, ideal para narrativas y demostraciones complejas. **3. Podcasts y Archivos de Audio (MP3, WAV, AAC)** - **Características:** Documentos digitales que contienen únicamente sonido, como grabaciones de voz, música, entrevistas, o efectos de sonido. - **Aplicaciones:** Podcasts, audiolibros, programas de radio, y música. - **Formatos Comunes:** MP3, WAV, AAC, FLAC. - **Ventajas:** Fácil de distribuir y consumir, ideal para contenidos que se pueden escuchar mientras se realizan otras actividades. **4. Animaciones (GIF, SWF, MP4)** - Características: Archivos que contienen gráficos en movimiento o secuencias animadas, que pueden estar acompañadas de sonido o ser simplemente visuales. - Aplicaciones: Publicidad digital, banners web, ilustraciones educativas. - Formatos Comunes: GIF, SWF (Flash), MP4. - Ventajas: Capta la atención del usuario, adecuado para contenido breve y dinámico. **5. Infografías Interactivas** - **Características:** Combinan texto, imágenes, gráficos, y en algunos casos, elementos interactivos que permiten al usuario explorar la información de manera dinámica. - **Aplicaciones**: Presentación de datos complejos, informes visuales, campañas de marketing. - **Formatos Comunes:** PDF interactivo, HTML5. - **Ventajas:** Simplifica la comprensión de información compleja a través de visualizaciones claras y atractivas. **6. E-books Multimedia (ePub, iBooks)** - Características: Libros digitales que incluyen no solo texto, sino también imágenes, videos, audio, y enlaces interactivos. - Aplicaciones: Libros educativos, manuales técnicos, guías interactivas. - Formatos Comunes: ePub, iBooks (Apple Books). - Ventajas: Enriquecen la experiencia de lectura con contenido multimedia, ofreciendo una experiencia interactiva. **7. Documentos Web (HTML, Web Apps)** **Características:** Páginas web o aplicaciones web que combinan texto, imágenes, video, audio, y elementos interactivos como formularios o mapas. Aplicaciones: Sitios web, aplicaciones web interactivas, landing pages. **Formatos Comunes: HTML, CSS, JavaScript (para interactividad).** - **Ventajas:** Accesibles desde cualquier dispositivo con navegador web, permiten la actualización y distribución global instantánea. **8. Juegos Digitales (EXE, APK, WebGL)** - **Características:** Programas interactivos que combinan gráficos, audio, y a veces video, con interacción del usuario a través de controles de juego. - **Aplicaciones:** Entretenimiento, educación (serious games), simulaciones. - **Formatos Comunes:** EXE (Windows), APK (Android), WebGL (para juegos en navegador). - **Ventajas:** Ofrecen una experiencia inmersiva y educativa, además de ser una forma efectiva de entretenimiento. **9. Realidad Aumentada (AR) y Realidad Virtual (VR)** - **Características**: Documentos o aplicaciones que integran elementos del mundo real y digital a través de dispositivos como smartphones, tablets o gafas VR. - **Aplicaciones:** Simulaciones, entrenamientos, marketing interactivo. - **Formatos Comunes:** AR: SDK de plataformas como ARKit (iOS), ARCore (Android); VR: archivos 3D (.obj,.fbx) dentro de aplicaciones como Unity o Unreal Engine. - **Ventajas:** Ofrecen experiencias inmersivas que combinan el mundo físico y digital, ideales para simulaciones realistas y exploración interactiva. **10. Documentos PDF Interactivos** - **Características:** PDFs que incluyen multimedia como videos, enlaces, animaciones, y formularios interactivos, permitiendo al usuario una experiencia más rica que un PDF estático. - **Aplicaciones:** Catálogos de productos, manuales interactivos, presentaciones corporativas. **Formatos Comunes: PDF.** - **Ventajas:** Combina la accesibilidad del PDF con funcionalidades multimedia, ideal para presentaciones y documentos que requieren interacción del usuario. Los documentos digitales multimedia permiten una interacción más rica y dinámica con el contenido, al integrar múltiples formas de información en un solo formato. Esto no solo mejora la experiencia del usuario, sino que también puede aumentar la efectividad de la comunicación, la educación, y el entretenimiento. La elección del tipo de documento multimedia depende del objetivo del contenido y del medio a través del cual se va a distribuir. **Conclusión** Finalmente, es importante considerar que el proceso de digitalización y el hecho de llevar documentos en formato digital obligan a un almacenamiento de los mismos, para lo que herramientas como la nube ofrecen soluciones para poder hacerlo de forma segura, en línea y de forma económica. De esta manera, y gracias a productos como Dropbox y Google Drive, se puede acceder a estos documentos digitales desde cualquier lugar y en tiempo real, pudiendo así administrarlos de forma más eficiente. Los documentos en formato digital forman parte de un proceso que le entrega trascendencia y eficiencia a la empresa, aumentando la agilidad y los flujos de trabajo, entre otras cosas.