Gestión Documental y Archivos Digitales

Archivo Digital

• La tecnología ha impulsado a las empresas a adoptar formatos electrónicos para mejorar la accesibilidad y seguridad de la información.
• Un archivo digital es un fichero creado mediante programas informáticos, que se ejecuta en medios electrónicos.
• Puede almacenarse en varios tipos de medios y variar en su capacidad de modificación.
• La gestión documental implica la manipulación de archivos digitales, actuando como sustituto del papel.
• Los archivos digitales incluyen documentos modificables, no modificables, fotos, videos y audios, entre otros.
• Su principal objetivo es facilitar el acceso a la documentación, evitar duplicidades y ahorrar tiempo y dinero.

Características de los Documentos Digitales

• Los documentos digitales no poseen un formato físico; por ejemplo, una factura en formato PDF.

• Permiten fácil acceso a la información tanto para remitentes como destinatarios, facilitando su ingreso en sistemas ERP.

• Las características únicas incluyen ser procesables, reutilizables, interactivas, actualizables, navegables y recuperables.

• La digitalización proporciona beneficios significativos, tales como:

• Seguridad: Protege la información, restringe accesos y minimiza riesgos de pérdida o robo.

• Acceso Remoto: Posibilita el acceso y edición de documentos desde cualquier lugar, incluso en tiempo real por múltiples personas.

• Medio Ambiente: Contribuye a la eliminación del uso de papel, ayudando a cuidar el planeta.

• Ahorro: Reduce costos de almacenamiento y materiales como papel o tinta.

• Compartir: Facilita el intercambio de documentos en tiempo real desde diversas ubicaciones.

• Durabilidad: Los documentos digitales no se deterioran con el tiempo, garantizando la seguridad de la información a largo plazo.

Funciones de los Documentos Digitales

• Carácter Interactivo: Permite a los usuarios realizar consultas, agregar comentarios y modificar contenidos, ajustándose a las necesidades del lector.
• Carácter Multimediático: Integra información en diversas formas, combinando texto, imágenes, videos y sonidos en un solo documento.