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Questions and Answers
¿Qué es un archivo digital?
¿Qué es un archivo digital?
Es todo fichero que se ha elaborado mediante un programa informático y que se ejecuta en un medio electrónico.
¿Cuáles son algunas características de los documentos digitales? (Selecciona todas las que apliquen)
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Los documentos digitales requieren papel para su almacenamiento.
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¿Cuáles son las principales necesidades que cubre el archivo digital?
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¿Qué beneficios proporciona la digitalización de documentos?
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¿Cómo se puede acceder a los documentos digitales?
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¿Cuáles son algunos tipos de archivo digital?
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¿Qué permite el carácter interactivo de los documentos digitales?
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¿Qué caracteriza a los documentos digitales respecto a su durabilidad?
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Study Notes
Archivo Digital
- La tecnología ha impulsado a las empresas a adoptar formatos electrónicos para mejorar la accesibilidad y seguridad de la información.
- Un archivo digital es un fichero creado mediante programas informáticos, que se ejecuta en medios electrónicos.
- Puede almacenarse en varios tipos de medios y variar en su capacidad de modificación.
- La gestión documental implica la manipulación de archivos digitales, actuando como sustituto del papel.
- Los archivos digitales incluyen documentos modificables, no modificables, fotos, videos y audios, entre otros.
- Su principal objetivo es facilitar el acceso a la documentación, evitar duplicidades y ahorrar tiempo y dinero.
Características de los Documentos Digitales
-
Los documentos digitales no poseen un formato físico; por ejemplo, una factura en formato PDF.
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Permiten fácil acceso a la información tanto para remitentes como destinatarios, facilitando su ingreso en sistemas ERP.
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Las características únicas incluyen ser procesables, reutilizables, interactivas, actualizables, navegables y recuperables.
-
La digitalización proporciona beneficios significativos, tales como:
-
Seguridad: Protege la información, restringe accesos y minimiza riesgos de pérdida o robo.
-
Acceso Remoto: Posibilita el acceso y edición de documentos desde cualquier lugar, incluso en tiempo real por múltiples personas.
-
Medio Ambiente: Contribuye a la eliminación del uso de papel, ayudando a cuidar el planeta.
-
Ahorro: Reduce costos de almacenamiento y materiales como papel o tinta.
-
Compartir: Facilita el intercambio de documentos en tiempo real desde diversas ubicaciones.
-
Durabilidad: Los documentos digitales no se deterioran con el tiempo, garantizando la seguridad de la información a largo plazo.
Funciones de los Documentos Digitales
- Carácter Interactivo: Permite a los usuarios realizar consultas, agregar comentarios y modificar contenidos, ajustándose a las necesidades del lector.
- Carácter Multimediático: Integra información en diversas formas, combinando texto, imágenes, videos y sonidos en un solo documento.
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Description
Este cuestionario explora el tema de la gestión documental y los archivos digitales, abordando su importancia en la modernización empresarial. Aprenderás sobre las características, tipos y ventajas del uso de documentos digitales frente al papel. Ideal para quienes buscan mejorar la accesibilidad y seguridad de la información.
