Gestión Documental y Archivos Digitales

Questions and Answers

¿Qué es un archivo digital?

Es todo fichero que se ha elaborado mediante un programa informático y que se ejecuta en un medio electrónico.

¿Cuáles son algunas características de los documentos digitales? (Selecciona todas las que apliquen)

Interactivas (correct)

Necesitan papel para su almacenamiento

Procesables en un computador (correct)

Se deterioran con el tiempo

Los documentos digitales requieren papel para su almacenamiento.

False

¿Cuáles son las principales necesidades que cubre el archivo digital?

Construcción y disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación. Signup and view all the answers

¿Qué beneficios proporciona la digitalización de documentos?

Seguridad de la información Signup and view all the answers

¿Cómo se puede acceder a los documentos digitales?

Desde cualquier lugar Signup and view all the answers

¿Cuáles son algunos tipos de archivo digital?

Documentos modificables, documentos no modificables, fotos, información tabulada, videos, audios. Signup and view all the answers

¿Qué permite el carácter interactivo de los documentos digitales?

Permite que el usuario pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. Signup and view all the answers

¿Qué caracteriza a los documentos digitales respecto a su durabilidad?

No se deterioran con el paso de los años. Signup and view all the answers

Study Notes

Archivo Digital

La tecnología ha impulsado a las empresas a adoptar formatos electrónicos para mejorar la accesibilidad y seguridad de la información.
Un archivo digital es un fichero creado mediante programas informáticos, que se ejecuta en medios electrónicos.
Puede almacenarse en varios tipos de medios y variar en su capacidad de modificación.
La gestión documental implica la manipulación de archivos digitales, actuando como sustituto del papel.
Los archivos digitales incluyen documentos modificables, no modificables, fotos, videos y audios, entre otros.
Su principal objetivo es facilitar el acceso a la documentación, evitar duplicidades y ahorrar tiempo y dinero.

Características de los Documentos Digitales

Los documentos digitales no poseen un formato físico; por ejemplo, una factura en formato PDF.
Permiten fácil acceso a la información tanto para remitentes como destinatarios, facilitando su ingreso en sistemas ERP.
Las características únicas incluyen ser procesables, reutilizables, interactivas, actualizables, navegables y recuperables.
La digitalización proporciona beneficios significativos, tales como:
Seguridad: Protege la información, restringe accesos y minimiza riesgos de pérdida o robo.
Acceso Remoto: Posibilita el acceso y edición de documentos desde cualquier lugar, incluso en tiempo real por múltiples personas.
Medio Ambiente: Contribuye a la eliminación del uso de papel, ayudando a cuidar el planeta.
Ahorro: Reduce costos de almacenamiento y materiales como papel o tinta.
Compartir: Facilita el intercambio de documentos en tiempo real desde diversas ubicaciones.
Durabilidad: Los documentos digitales no se deterioran con el tiempo, garantizando la seguridad de la información a largo plazo.

Funciones de los Documentos Digitales

Carácter Interactivo: Permite a los usuarios realizar consultas, agregar comentarios y modificar contenidos, ajustándose a las necesidades del lector.
Carácter Multimediático: Integra información en diversas formas, combinando texto, imágenes, videos y sonidos en un solo documento.

Description

Este cuestionario explora el tema de la gestión documental y los archivos digitales, abordando su importancia en la modernización empresarial. Aprenderás sobre las características, tipos y ventajas del uso de documentos digitales frente al papel. Ideal para quienes buscan mejorar la accesibilidad y seguridad de la información.