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Academia Auxiliar de Biblioteca Proceso Técnico II: Análisis de Contenido de los documentos Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias. Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 1. El análisis de contenido El Análisis de Contenido de los documentos es la otra parte que completa el Análisis Documental dentro de la organización o tratamiento de los fondos junto con el Análisis Formal, que ya hemos visto que lo engloba la descripción bibliográfica y la catalogación. Las tareas que incluye el análisis de contenido son la Indización, la Clasificación y el Resumen. Mientras que el análisis Formal (su propio nombre lo indica) se centra en los aspectos formales del documento, en sus rasgos identificativos de “forma” que permiten recuperar el documento en cuestión por características formales, el análisis de contenido está centrado en el contenido del documento, en su temática, en su materia, en su significado, en lo que contiene. Esquema del análisis documental El análisis de contenido amalgama tres tareas fundamentales: la indización, la clasificación y el resumen. La indización o elaboración de índices consiste en seleccionar y elegir los términos o palabras-claves más apropiadas para representar los contenidos de un documento o agrupación documental, a través de los cuales podamos llegar a ellos. La clasificación (la veremos con detenimiento en un tema venidero) es el proceso por el cual se describe el contenido de los documentos y se les asigna según estos un código numérico o alfanumérico. El resumen documental consiste en una representación abreviada del contenido de los documentos sin exposición crítica alguna ni mención de la autoría. 2 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com El Análisis de Contenido es más complejo de realizar que el análisis formal, o al menos está menos normalizado y esto podríamos entenderlo como de una mayor complicación. En el análisis formal, ya lo hemos visto, contamos con las ISBD y, por extensión, en nuestro país, con las Reglas de Catalogación Españolas. También se cuenta con el formato MARC en la automatización de registros bibliográficos y la normativa es clara y uniforme. Para saber más sobre el formato MARC21, recomendamos la consulta de estos recursos. Operaciones técnicas que se realizan con el documento Pero, para la indización, el resumen y la clasificación, aunque existen unas pautas comunes, no contamos con unas reglas concretas que se deben seguir a rajatabla. El analista o bibliotecario debe poner si cabe un poco más de su cosecha personal para llegar a buen puerto en el tratamiento de los contenidos del documento. Pero ¿Para qué sirve realmente el Análisis de Contenido? Bien, según Pinto Molina, el Análisis de Contenido se reduce a la Indización y el Resumen (incluye la clasificación en la indización) afirmando que no basta con identificar el documento, ya que el investigador necesita conocer su contenido y desenmarañar su mensaje informativo. Las técnicas más generalizadas son la indización y la elaboración de resúmenes. Veamos, pues, en qué consisten estas tres tareas ya mencionadas que se centran en los contenidos de los documentos dentro del Análisis Documental. 3 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Fuente: MONTERO, Yusef Hassan. NÚÑEZ PEÑA, Ana. Diseño de Arquitecturas de Información: Descripción y Clasificación. 2. Indización Del mismo modo que el resumen forma parte del análisis de contenido de los documentos, la indización comparte el mismo objetivo que éste. En ambas operaciones se trata de representar el contenido informativo del documento con la finalidad de facilitar la recuperación de la información, la operación de resumir se realiza mediante un análisis y una síntesis previos a la elaboración definitiva del resumen. Sin embargo, en la indización se produce exclusivamente un análisis de los conceptos y su transformación en términos que puedan representar a esos conceptos para su ordenación y su posterior recuperación. 4 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Por tanto, la diferencia esencial entre la operación de resumir y la de indizar se encuentra, precisamente, en el uso de los términos obtenidos en la indización. Esos términos no forman parte del lenguaje natural de los términos del lenguaje natural empleado en los resúmenes, sino que son los componentes fundamentales de los que llamamos lenguajes documentales. Según definición de la UNESCO, indizar significa: Describir o caracterizar un documento con la ayuda de representaciones de los conceptos contenidos en dicho documento, para permitir una búsqueda eficaz de las informaciones contenidas en el fondo documental. No obstante, investigaciones posteriores (como las de Cooper y Salton) provocaron que también se considerara que los términos que utilizaban los usuarios en sus búsquedas documentales también fueran objeto de la indización. De este modo se completó el esquema donde participa la indización al considerar las preguntas de usuarios como elementos a tener en cuenta al igual que los conceptos de los documentos. Según este esquema en el que intervienen, como hemos dicho, los conceptos del documento y los conceptos de las preguntas de los usuarios, en el que se indiza y después se recurre a un sistema de recuperación de la información, los documentalistas reciben los documentos y proceden a analizar los conceptos por las recomendaciones de su centro de documentación y con los lenguajes documentales empleados. El resultado de este análisis va a ser la selección de términos de indización, por ejemplo, los descriptores de un tesauro, que se incorporarán al sistema de recuperación de información dentro de los registros bibliográficos y dentro de los índices del sistema. De esta forma, los descriptores aparecen en los campos correspondientes dentro de los registros y también en los índices del tesauro, es decir, el sistema actualiza su base de datos y almacena la información. Por otra parte, cuando el usuario pregunta una cuestión al bibliotecario referencista (se define al bibliotecario referencista como aquella persona que asiste, orienta e instruye a los usuarios a utilizar cualquier tipo de recurso) también se produce una segunda operación de indización, realizada sobre los conceptos de la pregunta. El bibliotecario necesita analizar los conceptos antes de convertirlos a términos de indización, por ejemplo, mediante la consulta de un tesauro. La última etapa será la interrogación al sistema de recuperación que dará una respuesta de acuerdo con los términos de indización empleados. Fuente: MONTERO, Yusef Hassan. NÚÑEZ PEÑA, Ana. Diseño de Arquitecturas de Información: Descripción y Clasificación. 5 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 6 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Veamos nuevas visiones, aunque sobre una misma cuestión. Según Claire Guinchat, la indización es el proceso de extracción de los términos que muestran el contenido de los documentos adecuándolos al lenguaje natural o documental previamente escogido por el centro. Su fin es permitir una recuperación eficaz de la información contenida en el documento, ya sea en el sistema manual o automatizado. José Lorenzo Jiménez, en su obra Las bibliotecas por dentro, enumera de esta manera las etapas de la indización:     Estudio del contenido del documento Selección de las materias que representan el tema principal de documento Selección de términos que representen el contenido del documento Traducción de esos términos al lenguaje documental seleccionado Nota: 1. El lenguaje natural es aquel en el que está escrito el documento y del que se extraen los términos de indización. Es de fácil utilización, pero en ocasiones resulta ambiguo, debido a los distintos significados que tienen algunos vocablos. Nota: 2. El lenguaje documental es aquel que se define antes de comenzar la indización e incluye vocabulario artificial y estereotipado; está compuesto por una lista de términos normalizados y sus respectivas relaciones. 3. Los resúmenes documentales La elaboración de un resumen es un proceso único que sigue los siguientes pasos:     Lectura y comprensión: la lectura del texto nos permite identificar la estructura (título, subtítulo, párrafos, gráficos.) y el contenido (ideas principales, ideas secundarias, conclusión.). Es importante hacer dos lecturas, la primera servirá como toma de contacto con el texto mientras que en la segunda iremos deteniéndonos en los párrafos analizando las ideas que contiene. Una vez leído el texto trataremos de comprender su significado. Análisis e interpretación: este paso implica la segmentación del texto, su división en párrafos que nos permitan seleccionar la información más relevante, identificar las ideas principales y organizar esas ideas en función de su grado de importancia. Interpretar el texto implica darle un significado desde nuestro propio conocimiento. Síntesis y producción: utilizando nuestras cualidades, habilidades y conocimientos sintetizaremos el contenido del documento original reduciéndolo a unas cuantas líneas que reflejen los puntos más importantes del mismo. La redacción del resumen debe recoger la información esencial, evitando los comentarios personales. Redacción: La presentación del resumen es variable, desde un único párrafo formado por secuencias de frases organizadas y consistentes (forma aconsejada), hasta varios párrafos en los que cada uno suministra información relativa a metodología, resultados y conclusiones del trabajo. Resumimos en este cuadro el procedimiento para la elaboración del resumen: 7 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com OPERACIÓN FUNCIÓN PRIMERA LECTURA Se reconoce el tema principal. EN EL TEXTO SEGUNDA LECTURA BASE Se reconoce la información imprescindible y se suprime la accesoria. ESQUEMA CONTENIDO de Se organiza visualmente la información. GENERALIZACIÓN Se relacionan objetos particulares con una clase. GLOBALIZACIÓN Se eliminan detalles y se amplían las categorías para expresar ideas o acciones en una proposición. CONCEPTUALIZACIÓN Se incorporan las operaciones anteriores en una red lógica (causa, consecuencia, oposición, comparación, etc.). EN LA REDACCIÓN DEL RESUMEN 4. Pautas de contenido    La primera frase es fundamental para dar una idea global del contenido del documento. El resumen debe ser completo, aunque no exhaustivo, lo importante es que recoja el contenido esencial del documento. Debe tener una estructura coherente y lógica (planteamiento, desarrollo y conclusión). 5. Pautas de estilo             Utilizar frases cortas. Redactar en tercera persona (impersonal: se explica, se analiza, se expone). Forma activa sobre la pasiva, evitando mezclar tiempos verbales. Evitar frases inútiles y expresiones vagas (ej. "los resultados del estudio vienen a decir" podría sustituirse por "se concluye"). Redactar el resumen en un sólo párrafo o a lo sumo dos, estructurado en frases completas con sentido propio. Indicar la categoría del documento (artículo de opinión, etc.). No recoger ejemplos salvo que sean muy importantes. No hacer referencias particulares a un gráfico o imagen. Evitar palabras ambiguas (con doble significado). No utilizar abreviaturas a no ser que sean muy conocidas. Emplear correctamente los signos de puntuación. Evitar superlativos y adjetivos innecesarios. 8 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 6. Normas Las normas que establecen las directrices que han de seguirse para la preparación y la presentación de los resúmenes de los documentos son la UNE 50-103-90 de noviembre de 1990 y la norma ISO 214:1976.   ISO 214-1976: Documentation Abstracts for publications and documentation. Esta norma proporciona una breve introducción y un apartado dedicado a definiciones, se centra principalmente en el tratamiento del contenido de los documentos, en la presentación y estilo, finalizando con una serie de ejemplos. UNE 50-103-1990. AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), es el organismo español encargado de elaborar las normas españolas. La norma UNE 50103-1990, es la equivalente a la ISO 214-1976, con la única diferencia de que incluye sus propios comentarios y, propone ejemplos propios. Las ideas principales recogidas en estas normas son:       El resumen tiene que representar la información cualitativa y cuantitativa contenida en el documento. Un resumen bien elaborado capacita a los lectores para identificar, de forma rápida y precisa, el contenido de un documento, determinar su pertinencia e interés y decidir por tanto si necesita leer el documento en su totalidad. Hay que tener en cuenta la audiencia a la que se dirige el resumen. El resumen debe exponer los objetivos principales y el alcance del estudio o las razones por las cuales se ha escrito el documento. El resumen debe ser autosuficiente puesto que ha de ser inteligible para el lector sin necesidad de referirse al documento original; debe contener la información básica de éste y conservar su estilo. Un resumen no es una anotación (breve comentario o explicación), un extracto (una o varias partes del documento elegidas para representar el todo) ni un sumario (exposición breve de los principales descubrimientos y conclusiones de un documento). De acuerdo con la normativa al respecto (UNE 50-103-90), un resumen es una representación abreviada y precisa del contenido de un documento sin interpretación crítica y sin mención expresa de su autoría. En otros idiomas, los términos más utilizados para el resumen son resumé en francés y en inglés (este término lo escucharemos más en el ámbito bibliotecario) abstract. No obstante, por lo común y proclive a la generalización del concepto, existen otros elementos informativos cercanos al resumen que podrían confundirse con éste, pero que ciñéndonos a la norma UNE anteriormente mencionada no lo son. Un ejemplo de ellos sería: las sinopsis, reseñas, notas informativas, etc. 9 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com La finalidad del resumen no es otra que ser la antesala del documento o, una sustitución abreviada de éste que abra la puerta de los sentidos para el lector y le haga ver si desea realmente, si le interesa consumir el documento completo. Por eso debe reunir unas características concretas: o Entropía: Se debe transmitir la mayor cantidad de información posible economizando al máximo el lenguaje, es decir, utilizando el menor número de palabras posible. Brevedad y precisión, podrían ser las banderas de la entropía. o No ser redundante: Un resumen no debe caer en la redundancia, en la repetición de ideas y giros, ni conceptuales ni lingüísticos en pro de una mejor comprensión e inteligibilidad. o Pertinencia: El resumen debe ir encaminado a los fines para los que fue hecho. o Coherencia: Es el grado de relevancia entre las partes del resumen se trata de conectar lo mejor posible las proposiciones del texto manteniendo el orden del documento original, y esa coherencia, también debe darse en lo lingüístico, siguiendo las normas gramaticales, ortográficas y sintácticas vigentes. o Objetividad: Elaborar un escrito resumido cuyo contenido represente al texto original (resumen) debe ser un acto impregnado de total objetividad, si no, no sería resumen. o Actualidad: Debe reducirse al mínimo el tiempo transcurrido entre la publicación del documento original y la preparación del resumen. 10 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Fuente: Alonso, Mónica Izquierdo, & Domínguez, Carmen Sánchez. (2010). Bases epistemológicas y operativas de la didáctica del resumen documental: un enfoque basado en la competencia resumidora. Perspectivas em Ciência da Informação, 15(3), 2-22. 7.Tipos de resúmenes. El criterio más utilizado para establecer tipologías de resúmenes es la densidad o tamaño del contenido de dicho resumen. Veamos pues, en función de este criterio, con qué tipos de resúmenes nos encontramos.  Resumen indicativo: También llamado descriptivo porque su finalidad es la de describir brevemente el contenido del documento, al que no sustituye, sino que acompaña. Recomendable entre 50 y 200 palabras. 11 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com  Resumen informativo: Este tipo de resumen ya se adentra algo más que el indicativo en el contenido del documento. Aporta información cuantitativa o cualitativa. Puede ser un sustituto o anticipo del documento. Entre 100 y 300 palabras.  Resumen informativo/indicativo: Está situado entre los dos anteriores. Se le da un tratamiento más informativo a los temas principales y un tratamiento más indicativo a los temas secundarios.  Resumen analítico: Describe con mayor detalle los temas tratados y los aspectos relacionados. De acuerdo con las pautas más utilizadas, su extensión no debería sobrepasar las 500 palabras. Su elaboración es muy costosa porque requiere más tiempo que el resto. Es un resumen muy completo.  *Resumen crítico: María Pinto incluye este resumen dentro de la tipología tradicional de resúmenes, pero es rechazado por la mayoría de los autores, ya que una de las características intrínsecas del resumen es que no lleve una carga crítica. Fuente 12 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 8.La clasificación La clasificación en las bibliotecas es un proceso imprescindible para recuperar la información de los documentos basándonos en el contenido de los mismos. Guinchat define clasificar como la operación que describe el contenido de un documento determinado, dando su tema principal y los secundarios valiéndose para ello de un lenguaje documental. El profesor Manuel Carrión Gútiez afirma que, en el mundo de las bibliotecas, clasificar es colocar un documento en una clase dentro de un esquema o bien agrupar los libros por característica comunes y siempre por la razón de sus contenidos. Por eso distingue entre sistemas analíticos o enumerativos que prevén de antemano todas las clases o subdivisiones y los sistemas sintéticos, que deben prever también de antemano las distintas características que pueden resultar comunes a los principales campos del conocimiento. Esto es, un sistema analítico permite extraer todos los asuntos, temas o materias que se han tratado en documento, mientras que un sistema sintético resume todos esos temas en un solo asunto que sintetiza el contenido del documento, de ahí su nombre. Por ejemplo, se pueden ver todas las tareas relacionadas con la clasificación que se realizan en la BNE, a través del servicio de clasificación. El Servicio de Clasificación lleva a cabo la indización y clasificación de las monografías ingresadas en la BN empleando los Encabezamientos de Materia de la Biblioteca Nacional de España (EMBN) y la Clasificación Decimal Universal (CDU)       Indización y clasificación de las monografías que ingresan en la BN en todo tipo de soporte, procedentes de Depósito Legal o de compra, donativo y canje, así como las que, perteneciendo a los fondos de la biblioteca, no han sido indizadas ni clasificadas hasta el momento Elaboración de los registros de autoridad de materia que constituyen la Lista de encabezamientos de materia de la BN (EMBN) Revisión y corrección, en su caso, de los encabezamientos de materia existentes en la base de datos Normalización y establecimiento de directrices para la indización y clasificación Normalización y establecimiento de directrices en lo referente a los registros de autoridad de materia Colaboración y participación en proyectos nacionales relacionados con los encabezamientos de materia y con la Clasificación Decimal Universal 9.Etapas de la clasificación     Fijar el tema del documento. Esto, evidentemente, es un proceso de síntesis, ya que debemos sintetizar a uno solo el contenido del documento, y es una misma tarea para indizador y clasificador. Establecer la clase del documento. En el sistema de clasificación establecido, buscando siempre la coherencia. Averiguar y trabajar con los aspectos secundarios del tema del documento. Disponer la signatura topográfica o notación resultante de la clasificación. 10.Tipos de clasificaciones Expondremos a continuación la tipología de clasificaciones más habitual, según los criterios más comunes. 13 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com  Universales. Son aquellos sistemas que se adaptan a cualquier materia y clasifican cualquier documento. Poseen universalidad en cuanto al contenido que abarcan y el tipo de objeto que clasifican. Son ideales para bibliotecas públicas, pero de difícil manejo para usuarios inexpertos.  Jerárquicas. Son las clasificaciones más usadas, tienen construcción arborescente y generalmente son de estructura decimal. Teóricamente son ilimitadas y responden a una jerarquía de clases. Son fáciles para el usuario, porque le produce la sensación de un control sobre todo el conocimiento, pero pecan de excesiva rigidez y falta de flexibilidad. Entre las clasificaciones jerárquicas se encuentran la CDU (la veremos en tema Posterior ya que es la que se usa en España) y la clasificación de Dewey. Clasificación CD simplificada. Fuente.  Facetadas. Faceta es un punto de vista desde el que se afronta una materia. Las facetas son equivalentes a los criterios de subdivisiones que se aplican a una o a todas las clases (como por ejemplo el espacio o el tiempo) y esto hace que se amplíe en exceso la clasificación, para lo cual se extraen esas constantes y se aplican sobre el índice general. En estas clasificaciones se eliminan las clases y sólo se analizan los puntos de vista. Ranganathan, creador de este tipo de clasificaciones, estableció cinco 14 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com facetas: personalidad, materia, energía, espacio y tiempo. Éstas, tienen que aparecer en la secuencia y se relacionen con la gramática, correspondiendo respectivamente a: sujeto u objeto, complementos, determinantes, verbos, complemento de lugar y complemento de tiempo. Son las clasificaciones más complejas de entender y no vamos a ahondar en ellas. Fuente  Híbridas. Estas clasificaciones son un híbrido entra las clasificaciones jerárquicas y las facetadas. Se trata de clasificaciones monojerárquicas a las que les son aplicadas facetas. Un claro ejemplo de ello serían los auxiliares especiales en la CDU.  Especializadas. Estas clasificaciones se limitan a un campo del conocimiento. Su principal ventaja es la precisión que se consigue en las materias y su mayor inconveniente es la falta de normativa común. Un ejemplo de ello pueden ser las adaptaciones o desarrollo de la CDU en un campo muy específico, como ha hecho el Instituto Papelero Español, por ejemplo. Relacionado con los tipos de clasificaciones especializadas, queremos recordar que esto puede ir vinculado también a la tipología bibliotecaria. La Comisión Técnica de Cooperación de Bibliotecas Especializadas del CCB, ha dado a conocer dos nuevos documentos de trabajo que recogen, por primera vez, una clasificación de las bibliotecas especializadas españolas así como su diversa tipología. Estos documentos son el resultado de un amplio trabajo desarrollado, con el fin de mejorar el desconocimiento que existe en nuestro país sobre estas bibliotecas, debido a la diversidad de sus propias características: diferente tamaño, tipología, dependencia orgánica y temática de sus fondos (clasificación por materias propias, por ejemplo). 15 Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com La necesidad de recoger los datos de bibliotecas especializadas así como la de elaborar directorios en todas las comunidades autónomas de este tipo de bibliotecas, para conocer su número exacto y sus características específicas (como ocurre con las Bibliotecas Públicas), llevó a la Comisión Técnica de Cooperación de Bibliotecas especializadas a la necesidad de abordar el trabajo de revisión de las normas ISO 2789 y la UNE para llegar a un acuerdo sobre las diferentes tipologías de bibliotecas especializadas. El resultado de esta labor queda recogido en el documento “CTC Bibliotecas Especializadas Clasificación temática de Bibliotecas Especializadas (2018)”, en donde quedan reflejadas 19 temáticas diferentes, con un total de 70 subdivisiones. 16